A1-Zertifikat & CoC
Risikoanalyse
EU-Meldung
Datenschutz
Versicherung
Audit-Trail
Compliance für internationale Reisen automatisieren
WorkFlex ist eine All-in-One-Software für Unternehmen, um A1-Bescheinigungen, Visa, EU-Meldungen, Steuern und alle weiteren Compliance-Anforderungen für Geschäftsreisen, Entsendungen und Workations zu automatisieren
Über 5.000 HR- und Global Mobility Manager setzen auf WorkFlex, um ihre Global Mobility Compliance zu optimieren
Lösungen
Entdecken Sie unsere
All-in-One Compliance Software
Erhalten Sie rechtskonforme Risikobewertungen, A1-Bescheinigungen, EU-Meldungen, Reisekrankenversicherungen, Visa und mehr – alles an einem Ort, mit einem Klick
Bye Bye Compliance-Risiken! Sorgenfrei auf Dienstreise
Compliance auf Knopfdruck! Die All-in-one Software von WorkFlex macht's möglich
Mobiles Arbeiten im Ausland als Benefit anbieten. Weltweit.
Die WorkFlex Software beseitigt alle steuerlichen und rechtlichen Risiken von Workations mit wenigen Klicks!
Mitarbeiterentsendungen mit
WorkFlex rechtskonform automatisieren
Compliance & internationales Entsendungsmanagement auf Knopfdruck – digital, schnell, effizient
Relevanz
Warum Sie Global Mobility Risiken nicht ignorieren können
Anstieg grenzüberschreitender Mitarbeiterreisen
Geschäftsreisen sind auf dem Niveau vor der Pandemie zurück, und Arbeiten von überall wird immer beliebter, was die Compliance für HR- und Reiseteams komplizierter macht
Zunehmender Datenaustausch
Steuer- und Einwanderungsbehörden, besonders in der EU, verstärken den Datenaustausch. Luxembourgs Bußgelder in Höhe von 9 Millionen Euro für Nichteinhaltung der Entsenderichtlinie zeigen die Notwendigkeit verstärkter Wachsamkeit
Folgen von Nichteinhaltung
Unternehmen wie Infosys, Netflix und Bosch wurden mit Bußgeldern von über 300 Millionen Euro belegt und sahen sich erheblichen Imageschäden ausgesetzt, weil sie Mobilitätsrichtlinien missachtet haben. Das zeigt, wie wichtig konsequente Compliance ist
COMPLIANCE
Verabschieden Sie sich
von allen Compliance-Risiken
Alle Risiken rund um Dienstreisen und Workations?
Wir decken sie ab.
Arbeitsberechtigung
Was ist das Risiko? Die reisenden Mitarbeitenden haben kein Recht, im Zielland zu arbeiten, wodurch eine illegale Arbeitssituation entsteht, die in der Regel sehr hart bestraft wird.
Was tut WorkFlex ? Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das Recht und das richtige Visum haben, um im Zielland zu arbeiten.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder von mehr als 5.000 €
Verbot der Einreise für Unternehmen und/oder Mitarbeitende in das Land
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Betriebsstätte
Worin besteht das Risiko? Reisende Arbeitnehmer:innen begründen im Zielland eine Betriebsstätte. Dies könnte bedeuten, dass lokale Unternehmensregistrierungen, Gewinnzuordnungen und steuerliche Verpflichtungen erforderlich sind.
Was macht WorkFlex? Wir helfen, die Auslösung der Körperschaftssteuerpflicht im Zielland zu vermeiden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Körperschaftssteuer in Höhe von 20 % bis 35 % des zurechenbaren Gewinns
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 50.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Zinsen für die verspätete Abführung der Körperschaftssteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Lohnsteuer
Worin besteht das Risiko? Die Verpflichtung, im Zielland eine Lohn- und Gehaltsabrechnung einzurichten. Dies bedeutet, dass Euer Unternehmen dort als Arbeitgeber tätig wird und Lohnsteuer abführen muss (im Allgemeinen bestehend aus Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen).
Was tut WorkFlex ? Wir helfen dabei, die Verpflichtung zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland zu vermeiden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Lohnsteuer bis zu 60% oder sogar 150% (hochgerechnet)
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Abführung der Lohnsteuer
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Sozialversicherung
Was ist das Risiko? Die Sozialversicherungssituation von reisenden Mitarbeitenden im Zielland kann komplex sein und unter Umständen aus der Deckung der Sozialversicherung des Heimatlandes fallen. Dies eröffnet Herausforderungen, die vermieden werden sollten.
Was macht WorkFlex ? Wir stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden weiterhin durch das System ihres Heimatlandes sozialversichert sind.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Beiträge von 5.000 € bis 15.000 € pro Jahr
Verwaltungsverpflichtungen von mehr als 5.000 €
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung und/oder Einreichung
Verzugszinsen für die Überweisung von Sozialversicherungsbeiträgen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Richtlinie über die Entsendung von
Arbeitnehmern (Entsenderichtlinie)
Was ist das Risiko? Arbeitnehmer:innen, die auf eine Geschäftsreise in ein anderes EU-Land gehen, um dort eine Arbeit zu verrichten, müssen bei den örtlichen Behörden des Ziellandes angemeldet werden, um gesetzliche Strafen, Geldbußen und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Was tut WorkFlex ? Wir stellen sicher, dass die Arbeitnehmer:innen ordnungsgemäß angemeldet sind, bevor wir mit der Entsendung beginnen.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Sanktionen bei nicht (rechtzeitiger) Eintragung
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Arbeitsrecht
Was ist das Risiko? Das örtliche Arbeitsrecht wird auf die Beschäftigung der Reisenden anwendbar. Dies könnte zu erheblichen zusätzlichen finanziellen Verpflichtungen oder Sachleistungen für den Arbeitnehmer führen, wie z. B. Urlaubsgeld (je nach den spezifischen Gesetzen im Zielland).
Was tut WorkFlex ? Wir tragen dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass während der Auslandsreisen die örtlichen Arbeitsgesetze auf Ihre Mitarbeitenden angewendet werden.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder bis zu 5.000 €
Lokale Ansprüche wie Kündigungsregelungen
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Gesundheit und Sicherheit
Was ist das Risiko? Ohne Unterstützung sind reisende Mitarbeitende im Ausland gesundheitlichen und sicherheitstechnischen Risiken ausgesetzt. Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht und können haftbar gemacht werden, wenn diese nicht erfüllt wird.
Was leistet WorkFlex ? Wir bieten Risikobewertungen, Echtzeitüberwachung, Notfallunterstützung, länderspezifische Leitlinien und umfassende Reiseversicherungen, um Ihre Mitarbeitenden zu schützen und die Fürsorgepflicht zu erfüllen.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Hohe medizinische Kosten und Notfallevakuierungen
Unvorhergesehene Ausgaben durch Versicherungslücken
Rechtliche Haftung und Imageverlust
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Datenschutz
Was ist das Risiko? Unbefugter Zugriff, Verstöße, Diebstahl oder Beschädigung von Daten während der Auslandsreise ihres Mitarbeiters sowie die Sicherstellung der Abdeckung und Einhaltung angemessener Datenschutzgesetze, die dem GDPR im Zielland ähnlich sind.
Was macht WorkFlex ? Wir prüfen die Anwendbarkeit der DSGVO und überprüfen die Gesetze des Ziellandes sowie Angemessenheitsentscheidungen. Wir führen Folgenabschätzungen für den Datentransfer durch und bieten Mitarbeiteranweisungen zur Einhaltung der DSGVO.
Das kann passieren, wenn Sie es nicht verhindern:
Bußgelder von mehr als 5.000 €
Rufschädigung und andere nicht-finanzielle Schäden
Vorteile
Dienstreisen, Workations und Entsendungen – ohne die Compliance-Kopfschmerzen
WorkFlex unterstützt Sie dabei, internationale Vorschriften einzuhalten, während Ihre Mitarbeitenden reisen und im Ausland arbeiten. So vermeiden Sie zusätzliche Gebühren, Steuern und administrative Belastungen
Compliance-Risiken eliminieren
WorkFlex übernimmt die steuerlichen und rechtlichen Risiken für Dienstreisen oder Workations Ihrer Mitarbeitenden und verhindert kostspielige Strafen, wie die 300 Millionen Euro, die von nicht-konformen Unternehmen gezahlt wurden. Wir tragen die volle Verantwortung und schützen Ihr Unternehmen
Kosten senken & Zeit sparen
Es ist nicht notwendig, teure Anwälte, Visa-Agenturen oder zusätzliches HR-Personal einzusetzen. Vermeiden Sie Strafen und entlasten Sie Ihre Personalabteilung durch das automatisierte Management von Auslandsaufenthalten
Mitarbeitende unterstützen und entlasten
Ihre Mitarbeitenden reisen gerne, aber die Verwaltung von Reisedokumenten ist oft lästig. Optimieren Sie das Erlebnis Ihrer Mitarbeitenden mit der benutzerfreundlichen und automatisierten WorkFlex-Plattform, die den Aufwand für wiederkehrende Papierarbeiten reduziert
Kundenreferenzen
Hunderte von Unternehmen setzen auf WorkFlex, um ihre globale Mobility Compliance zu optimieren
"Mit WorkFlex haben wir das passende Tool, um unsere flexible Arbeitsstrategie optimal zu unterstützen. Anfragen für Auslandsarbeit werden automatisiert, und die Einhaltung von Steuer- und Rechtsvorschriften wird verbessert."
Krzysztof Lysik
Head of Tax at Scout24
"Die Anwendung ist unglaublich einfach. Die Mitarbeitenden melden sich einfach an, und wir müssen uns nicht selbst um die A1-Bescheinigungen kümmern, da alles über WorkFlex abgewickelt wird. Auch andere Dokumente müssen wir selbst nicht ausstellen. Ein Klick genügt, um den Prozess zu starten, und dann läuft alles wie von selbst."
Carolin Braband
Team Lead People Operations at forto
"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex war hervorragend. Schon in der Vorbereitung wurde ich jederzeit unterstützt, und alle Fragen wurden umgehend beantwortet."
Katrin Paetzold
Senior HRBP at AutoScout24
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Reiseplattformen
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