Compliance

Im heutigen globalen Geschäftsumfeld ist der Schutz des Wohlbefindens von Mitarbeitenden während internationaler Reisen wichtiger denn je. Jüngste Studien zeigen, dass 92 % der Travel Manager weltweit die Fürsorgepflicht als oberste Priorität bei der Verwaltung von Reisemanagement-Programmen ansehen – und das aus gutem Grund. Mit der Expansion von Unternehmen auf globaler Ebene und der Einführung flexibler Arbeitsmodelle ist die Komplexität, die Sicherheit und Compliance der Mitarbeitenden zu gewährleisten, erheblich gestiegen.

Wir freuen uns, bekannt zu geben, dass WorkFlex seine Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen mit neuen Features und einer erweiterten Integration verstärkt hat. Aufbauend auf unserer umfassenden Plattform zur Verwaltung von Compliance-Risiken bieten diese Verbesserungen Unternehmen noch effektivere Tools, um ihre globale Belegschaft zu schützen

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Neue Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen

Für Unternehmen, die internationale Geschäftsreisen und Workations verwalten, ist die Fürsorgepflicht nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine grundlegende Verantwortung, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu schützen. Unsere Plattform hat Unternehmen stets dabei unterstützt, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, durch:

• Echtzeit-Tracking der Reiseziele der Mitarbeitenden
• Verhinderung von Datenlecks bei Reisen
• Umfassende weltweite Versicherungsdeckung für jede Reise

Jetzt haben wir diese Funktionen weiter verbessert und den Prozess vereinfacht, wie Unternehmen ihre Fürsorgepflicht erfüllen, während wir gleichzeitig unseren bewährten Ansatz zur umfassenden Risikominderung beibehalten. Lassen Sie uns die erweiterten Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen näher betrachten, die unsere bestehenden Schutzmaßnahmen mit neuen Möglichkeiten kombinieren:

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1. Verbesserte Risikobewertung

Eine neue Unterbewertung für Gesundheits- und Sicherheitsrisiken ist jetzt in jede Risikobewertung für Workations und Geschäftsreisen integriert. Diese liefert eine gründliche Analyse, die:

• Detaillierte Risikobewertungen unter Berücksichtigung von Faktoren wie politischer Stabilität, sozialen Bedingungen und regionalen Sicherheitsunterschieden anhand mehrerer Datenquellen liefert
• Informationen zu allgemeinen Länderratings und regionsspezifischen Warnungen bereitstellt
• Klare Gesundheits- und Sicherheitsrisikoklassifikationen (z.B. "Niedriges Risiko" oder "Abgeschlossen") auf Basis einer umfassenden Analyse bietet

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2. Fortschrittliches Alarmsystem

Unser Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zeigt sich seit den Anfängen von WorkFlex. Zuletzt hat unser Team alle Mitarbeitenden und HR-Manager in den betroffenen Regionen während der schweren Stürme in Spanien im Herbst 2024 persönlich kontaktiert, um ihre Sicherheit zu gewährleisten. Die Reaktion war überwältigend – sowohl Mitarbeitende als auch HR-Manager äußerten ihre tiefste Wertschätzung für diese proaktive Fürsorge.

Aufbauend auf diesem Engagement haben wir dieses Niveau an Schutz durch unser Fortschrittliches Alarmsystem systematisiert, das:

• Echtzeit-Alarmmeldungen zu aufkommenden Gesundheits- und Sicherheitsrisiken liefert
• Automatisch sowohl Mitarbeitende als auch HR-Manager in Notfällen benachrichtigt
• Die Kommunikation aufrechterhält, bis die Situation gelöst ist

Diese Erweiterung automatisiert unseren bewährten Ansatz und sorgt gleichzeitig für das gleiche Maß an persönlicher Fürsorge, das unsere Kunden von uns gewohnt sind.

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3. Optimierter Notfallzugang

Während unser Alarmsystem proaktiv größere Ereignisse und regionale Notfälle überwacht und kommuniziert, wissen wir, dass Mitarbeitende während ihrer Reisen auch mit individuellen Notfällen konfrontiert werden können. Deshalb haben wir einen SOS-Button in die WorkFlex-App integriert, der es Mitarbeitenden ermöglicht, sofort Hilfe anzufordern – unabhängig von der Dringlichkeit der Situation. Ob medizinischer Notfall, Sicherheitsproblem oder eine andere dringende Situation – Hilfe ist nun nur einen Fingertipp entfernt.

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4. Länderleitfäden

Unsere umfassenden Länderleitfäden sind nun weltweit verfügbar und auf jedes Land individuell abgestimmt. Vom etablierten Wirtschaftszentrum bis hin zu aufstrebenden Märkten bietet jeder Leitfaden maßgeschneiderte Informationen, darunter:

• Gesundheits- und Sicherheitsaspekte, die speziell auf das jeweilige Ziel zugeschnitten sind
• Länderspezifische Compliance-Anforderungen für temporäre Arbeitsverhältnisse
• Aktuelle Sicherheitslage und Risikobewertungen
• Regionale Notfallkontakte und -ressourcen
• Kulturelle Besonderheiten und lokale Geschäftspraktiken

Erforschen Sie die zielgerichteten Empfehlungen in unseren Länderleitfäden hier.

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5. Integrierte Compliance-Tools

Wir haben den Zugang zu allen gesundheits- und sicherheitsrelevanten Compliance-Ressourcen optimiert, indem wir diese in einem zentralen Hub zusammengeführt haben. Unser erweitertes Toolkit bietet:

Allgemeine Gesundheits- und Sicherheitsressourcen:

• Tipps und Richtlinien für Gesundheitschecks vor der Reise sowie erforderliche Impfungen
• Sicherheitsprotokolle für Reisezeiten
• Umfassende Richtlinien für Arbeitssicherheit in Auslandbüros, Notfallverfahren und weitere Sicherheitsaspekte vor Ort

Länderspezifische Unterstützung für die Einhaltung der Vorgaben für entsandte Arbeitskräfte:

• Dokumentation zu lokalen Schulungsanforderungen
• Richtlinien zur Einhaltung des Arbeitsrechts
• Anforderungen für präventive medizinische Untersuchungen

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Ausblick

Diese neuen Erweiterungen ergänzen unsere bewährte Reisegesundheitsversicherung und schaffen ein noch umfassenderes Schutzsystem. Die verstärkten Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen unterstreichen unser Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und bewahren gleichzeitig unseren effizienten Ansatz zur Risikomanagement.

Erleben Sie noch heute die erweiterten Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen von WorkFlex und genießen Sie mehr Sicherheit, weil Ihre Mitarbeitenden weltweit weiterhin bestens geschützt sind.

So aktivieren Sie die Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen auf der WorkFlex-Plattform

Für WorkFlex-Kunden: Die erweiterte Risikodimension wird automatisch in Ihre nächsten Anfragen für Geschäftsreisen und Workations integriert. Sie müssen nichts tun, um auf diese verbesserten Funktionen zuzugreifen.

Für potenzielle WorkFlex-Nutzer: Kontaktieren Sie das WorkFlex-Team, um mehr über unsere umfassende Softwarelösung zu erfahren, die Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen nahtlos mit unserer vollständigen Reihe von Compliance-Risikobewertungen und -minderungsmaßnahmen integriert.

Viele Unternehmen in der EU glauben, eine elegante Lösung für die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften gefunden zu haben: die Beantragung von Multi-State A1-Bescheinigungen für Mitarbeitende, die gelegentlich zwischen Mitgliedstaaten reisen. Oft begegnen wir Arbeitgebern, die überzeugt sind:

„Unsere Mitarbeitenden reisen 2–3-mal im Jahr nach Österreich für Kundenprojekte, daher macht eine langfristige A1-Bescheinigung mehr Sinn als einzelne."

„Wir haben 60 Mitarbeitende, die gelegentlich in verschiedene EU-Länder reisen – wir können doch sicher für jeden von ihnen ein Multi-State A1 beantragen, um alle Reisen abzudecken."

Obwohl dieser Ansatz effizient erscheinen mag, birgt er in den meisten Fällen erhebliche Compliance-Risiken, die Ihr Unternehmen unnötigen Prüfungen und potenziellen Sanktionen aussetzen können.

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Artikel 13 vs. Artikel 12: Ein kritischer Unterschied

Verwirrung entsteht häufig durch Missverständnisse in Bezug auf die zwei relevanten Artikel der EU-Verordnung 883/2004:

• Artikel 13 regelt Fälle, in denen Mitarbeitende „normalerweise, bzw üblicherweise, eine Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausüben". Dieser Artikel ist für Situationen gedacht, in denen grenzüberschreitende Tätigkeiten ein regelmäßiger, vertraglich festgelegter Bestandteil der Arbeit sind. Er bestimmt, welche nationale Sozialversicherungsgesetzgebung gilt, basierend darauf, wo wesentliche Arbeit ausgeübt wird.
• Artikel 12 hingegen bezieht sich spezifisch auf „entsandte Arbeitnehmer" – also Personen, die vorübergehend für einen festgelegten Zeitraum (bis zu 24 Monate) in ein anderes EU-Land geschickt werden. Dieser Artikel findet typischerweise Anwendung auf Geschäftsreisen und andere zeitlich begrenzte Einsätze.

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Der eigentliche Zweck von Multi-State A1-Bescheinigungen

Artikel 13 wurde für Mitarbeitende entwickelt, deren regelmäßige Arbeitstätigkeit wesentliche Aktivitäten in mehreren Ländern umfasst. Im Detail sind folgende Anforderungen entscheidend:

1. Vertragliche Vereinbarung

• Die Vereinbarung überdas Arbeiten in mehreren Staaten muss aus den Regelungen des Arbeitsvertragshervorgehen.
• Der Vertrag sollteeindeutig festhalten, dass die Tätigkeit regelmäßig in bestimmtenMitgliedstaaten erfolgt.
• Ad-hoc-Vereinbarungenoder mündliche Absprachen reichen nicht aus.

2. Regelmäßige Ausübung der Tätigkeit

• Die Tätigkeit muss regelmäßig und über einen längeren Zeitraum in mehreren Mitgliedstaaten ausgeübt werden.
• Gelegentliche oder spontane Reisen erfüllen diese Voraussetzung nicht.
• Die grenzüberschreitende Tätigkeit sollte ein fester Bestandteil des regulären Arbeitens sein, nicht die Ausnahme.

3. Wesentliche Tätigkeit

• Die Arbeit in verschiedenen Ländern muss einen nicht-unwesentlichen Teil der Aufgaben des Arbeitnehmers ausmachen.
• Dies bedeutet regelmäßige, kontinuierliche Verantwortung für ein Arbeitsergebnis an mehreren Standorten.
• Gelegentliche Meetings oder kurzfristige Projekte qualifizieren sich nicht als erhebliche Tätigkeit.

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Warum Geschäftsreisen deshalb dafür normalerweise nicht in Frage kommen

Geschäftsreisen, auch wenn diese häufig erfolgen, erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht, weil:

• Sie typischerweise Ad-hoc-Arrangements und keine vertraglichen Verpflichtungen darstellen.
• Sie temporäre Abweichungen von den normalen Arbeitstätigkeiten und keine „regelmäßige Ausübung der Tätigkeit" sind.
• Sie unter Artikel 12 fallen, der speziell für „entsandte Arbeitnehmer" bei temporären Einsätzen konzipiert wurde.

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Rechtsprechung: Was Gerichte über „regelmäßige Ausübung" sagen

Gerichtsentscheidungen haben klargestellt, was als „normalerweise eine Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausüben" gilt. Ein bemerkenswerter Fall, der ein polnisches Unternehmen betraf, führte zu folgenden Prinzipien:

1. Das Arbeitsmuster in verschiedenen Ländern sollte Teil der regulären Beschäftigungsvereinbarung sein.
2. Längere zusammenhängende Zeiträume (12+ Monate) in einem einzigen Land qualifizieren sich nicht als Multi-State-Arbeit, da sie eher einer Entsendung ähneln.

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Diese Auslegungen stützen weiter, warum typische Geschäftsreisen nicht für Multi-State A1-Bescheinigungen qualifizieren:

• Geschäftsreisen folgen keinem regelmäßigen Arbeitsschema.
• Sie repräsentieren kurzfristige Anwesenheiten statt kontinuierliche Arbeitszeiträume.

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Die Risiken der falschen Anwendung von Multi-State A1-Bescheinigungen

Die unangemessene Verwendung von Multi-State A1-Bescheinigungen birgt mehrere Risiken:

1. Non-compliance: Sozialversicherungsbehörden können aus Basis des Art 13 ausgestellte A1-Bescheinigungen widerrufen, falls der geltend gemachte Sachverhalt nicht vorliegt. Dies wurde vom den deutschen und österreichischen Behörden gegenüber WorkFlex bestätigt.
2. Risiko einer Betriebsstätte: Die nicht zutreffende Deklaration regelmäßiger Arbeitsaktivitäten in einem anderen Land durch einen ausgestelltes Multi-State A1 kann unbeabsichtigte steuerliche Risiken nach sich ziehen.
3. Doppelte Sozialversicherungspflicht: Wenn Ihre A1-Bescheinigung widerrufen wird, könnten Sie rückwirkend Sozialversicherungsansprüche in mehreren Ländern erfüllen müssen.

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Compliance leicht gemacht mit WorkFlex

Die richtige Lösung ist einfach, erfordert jedoch strukturierte Prozesse:

1. Beantragen Sie individuelle A1-Bescheinigungen gemäß Artikel 12 für jede Geschäftsreise oder Workation.
2. Stellen Sie sicher, dass diese Bescheinigungen vor Reisebeginn beantragt oder zumindest eingereicht werden.
3. Führen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation aller grenzüberschreitenden Arbeitstätigkeiten.

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Moderne Lösungen wie WorkFlex automatisieren diesen Prozess und ermöglichen:

• Automatische Beantragung von A1-Bescheinigungen bei Reiseanfragen.
• Einhaltung der Compliance ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
• Lückenlose Dokumentation aller grenzüberschreitenden Tätigkeiten.

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Fazit

Multi-State A1-Bescheinigungen können in den besonderen Situationen, in denen grenzüberschreitende Arbeit geboten ist, geeignet sein. Sie sind jedoch für die meisten Geschäftsreisen ungeeignet. Die Risiken einer falschen Verwendung überwiegen über alle jeglichen vermeintlichen administrativen Vorteile. Mit automatisierten Lösungen müssen bei der Compliance keine Abstriche gemacht werden.

Denken Sie daran: Eine Multi-State A1-Bescheinigung ist ein spezialisiertes Werkzeug für spezifische Situationen. Für die meisten Geschäftsreisen und Workations sind individuelle A1-Bescheinigungen weiterhin die einzig rechtskonforme Option.

Da Thailand immer mehr als Zentrum für Remote-Arbeit und digitale Nomaden aufsteigt, hat die thailändische Regierung das Destination Thailand Visa (DTV) eingeführt. Dieses neue Visum, insbesondere das DTV1 (Workcation) Visum, ermöglicht längere legale Aufenthalte für Remote-Arbeiter, die Thailands Kultur erleben möchten. Für Arbeitgeber, insbesondere solche mit Mitarbeitern, die an Workations interessiert sind, ist es entscheidend, die DTV1-Visumregeln zu verstehen, um Probleme in den Bereichen Visum, Sozialversicherung und Steuern zu vermeiden.

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Bedeutung des DTV-Visums und Compliance-Risiken

Das DTV-Visum richtet sich an Remote-Arbeiter, digitale Nomaden, Freiberufler und Unternehmer. Es deckt keine Personen ab, die direkt für thailändische Unternehmen arbeiten möchten; diese benötigen eine separate Arbeitserlaubnis und ein anderes Visum. Diese Unterscheidung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig, da eine falsche Nutzung zu Compliance-Problemen führen kann.

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Überblick über das DTV-Visum

Das DTV-Visum wurde am 15. Juli 2024 eingeführt und richtet sich an Personen, die länger in Thailand remote arbeiten oder an "Thai Soft Power"-Aktivitäten (z. B. Thaiboxen, Kochkurse, Sporttraining) teilnehmen möchten. Auch Ehepartner und Kinder von DTV-Inhabern können dieses Visum beantragen. Die wichtigsten Merkmale sind:

• Gültigkeit: Fünf Jahre, verlängerbar
• Kosten: Ca. 270 € (10.000 THB)
• Einreise: Mehrfacheinreisen erlaubt
• Zielgruppe: Digitale Nomaden, Freiberufler und Unternehmer, die remote arbeiten
• Einkommensnachweis: Nachweis über ausreichende finanzielle Mittel zur Sicherung des Lebensunterhalts während des Aufenthalts

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Aufenthaltsdauer

Das DTV-Visum ermöglicht mehrfache Einreisen für fünf Jahre mit einem Aufenthalt von bis zu 180 Tagen pro Einreise, der einmalig um weitere 180 Tage bei der thailändischen Einwanderungsbehörde verlängert werden kann, was insgesamt 360 Tage ergibt. Nach dieser Frist kann die Person erneut einreisen, um den Aufenthalt zurückzusetzen. Verlängerungen erfordern eine Gebühr von 10.000 THB, und Einreisegebühren entfallen. Personen, die sich mehr als 180 Tage im Jahr in Thailand aufhalten, können steuerpflichtige Einwohner Thailands werden, was steuerliche Verpflichtungen auslöst.

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Antragsprozess

Der Antrag für das DTV-Visum kann komplex sein, und die Antragsgebühr ist nicht erstattungsfähig. Die Zusammenarbeit mit einer professionellen Agentur wie WorkFlex kann helfen, häufige Fehler zu vermeiden und die Genehmigung zu beschleunigen.

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Arbeiten in Thailand mit dem DTV-Visum

Inhaber des DTV-Visums, die für nicht-thailändische Unternehmen unter der Workcation-Bestimmung arbeiten, benötigen keine Arbeitserlaubnis. Die Arbeit für thailändische Unternehmen erfordert jedoch eine separate Arbeitserlaubnis und ein anderes Visum. Laut thailändischem Steuerrecht werden Personen, die sich länger als 180 Tage in Thailand aufhalten, steuerpflichtig, was zu Einkommenssteuerverpflichtungen und gegebenenfalls zu Lohnsteuerpflichten für den Arbeitgeber führen kann.

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Wichtige Aspekte für Arbeitgeber

1. Sozialversicherung: Mit dem Digital Nomad-Visum erklären Arbeitnehmer und Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber in Thailand arbeitet, da für das Visum ein vom Arbeitgeber ausgestelltes Dokument erforderlich ist, das die Arbeitserlaubnis für diesen Zeitraum in Thailand bestätigt. Das Sozialversicherungsrisiko des thailändischen DTV-Visums ergibt sich aus dem Territorialitätsprinzip Thailands, wonach jede Arbeit im Land Sozialversicherungsbeiträge auslösen könnte, auch wenn die Beschäftigung bei einem nicht-thailändischen Unternehmen liegt. Dies stellt besonders für deutsche Arbeitgeber ein Problem dar, da Deutschland kein Sozialversicherungsabkommen mit Thailand hat. Arbeitgeber könnten daher in beiden Ländern Beiträge leisten müssen und damit eine doppelte Sozialversicherungsbelastung tragen.
   Für deutsche Arbeitgeber kann zwar die Ausstrahlungsregel (§4 SGB IV) genutzt werden, um die deutsche Sozialversicherung für ihre im Ausland tätigen Mitarbeiter beizubehalten, jedoch schließt dies parallele Verpflichtungen in Thailand nicht aus. Mitarbeiter, die über längere Zeiträume remote aus Thailand arbeiten, können unter dem DTV-Visum thailändische Sozialversicherungspflichten auslösen, da es kein bilaterales Sozialversicherungsabkommen gibt.
2. Compliance und Dokumentation: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Mitarbeiter alle Anforderungen des DTV-Visums erfüllen, einschließlich Einkommensnachweis und Beschäftigungsnachweis. Es ist wichtig, mit rechtlichen Experten zu arbeiten, um die Einhaltung der thailändischen und der heimischen Vorschriften zu gewährleisten.
3. Steuerliche Auswirkungen: Arbeitgeber sollten ihre Gehaltsabrechnungsprozesse anpassen, um steuerliche Verpflichtungen sowohl in Thailand als auch im Heimatland des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Zudem könnten betriebliche Steuerfragen wie eine Betriebsstätte (PE) auftreten, die eine zusätzliche Bewertung erfordern.

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Weitere Visumoptionen in Thailand

Neben dem DTV-Visum bietet Thailand weitere Visumtypen an:

• Nicht-Immigrant B2-Visum: Für Personen, die in Thailand arbeiten oder Geschäfte tätigen.
• Nicht-Immigrant B3-Visum: Für häufige Geschäftsreisen.
• DTV-Visum (Digital Nomad-Visum): Für digitale Nomaden und Freiberufler, gültig bis zu einem Jahr, mit möglicher Verlängerung.

Jeder Visumtyp hat spezifische Anforderungen, und Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter das passende Visum für die geplanten Tätigkeiten beantragen.

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Fazit

Das DTV-Visum ist ein bedeutender Fortschritt für digitale Nomaden und Remote-Arbeiter, da es eine strukturierte, legale Möglichkeit bietet, in Thailand zu leben und zu arbeiten. Arbeitgeber können einen reibungslosen Übergang für remote arbeitende Mitarbeiter erleichtern, indem sie informiert bleiben und rechtliche Beratung in Anspruch nehmen.

➡️ What does it take for a company to remain fully compliant when employees go on work-from-anywhere trips? Is an A1 certificate and visa enough? What measures should HR and travel teams take to ensure the employer's duty of care is fulfilled when employees travel?

Our experts, Pieter Manden, LLM, MBA, Co-founder of WorkFlex, and Brock Dale, Senior WorkFlex Consultant, guide you through the critical aspects of compliant work-from-anywhere policy management.

In the session, you learn about key things to consider when creating and managing your work-from-anywhere policy. 🧐

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In einer zunehmend globalisierten Welt ist das Management internationaler Compliance für Arbeitskräfte entscheidend, aber anspruchsvoll. In den vergangenen Monaten hat WorkFlex wichtige neue Entwicklungen eingeführt, die diese Komplexität reduzieren und erstklassigen Compliance-Support für globale Arbeitssituationen bieten. Ob bei Work-from-Anywhere-Reisen, Dienstreisen oder grenzüberschreitenden Commutern – WorkFlex geht über eine reine Risikobewertung hinaus. Unser Team setzt entscheidende Maßnahmen aktiv um: von der Einreichung von PWD-Meldungen und der Beschaffung von A1/CoC-Bescheinigungen bis hin zu Reisegenehmigungen und Visa. So können unsere Kunden sicher sein, dass ihre globale Belegschaft jederzeit compliant ist – ohne versteckte Kosten. Entdecken Sie unsere neuesten Fortschritte für eine rechtskonforme und effiziente Compliance-Lösung weltweit.

 Eu-Meldung‍

• Wir können EU-Meldungen (PWD) in allen 31 Ländern einreichen, einschließlich regionaler Meldungen in der Schweiz und Spanien.
• Im Durchschnitt reichen wir PWD-Meldungen innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der Reiseanfrage auf der WorkFlex-Plattform ein.
• Erfolgreich haben wir drei PWD-Prüfungen unterstützt, die von den lokalen Behörden in Österreich und der Schweiz durchgeführt wurden.
• Nach regulatorischen und verfahrensbedingten Anpassungen für die PWD-Compliance in Rumänien und der Tschechischen Republik haben wir die WorkFlex-Plattform aktualisiert.
• Dank optimierter Datenerfassung für PWD-Meldungen auf der WorkFlex-Plattform ist das Teilen notwendiger Informationen für Reisende nun einfacher denn je.

A1/Certificate of Coverage (CoC)‍

• Wir können A1/CoC-Bescheinigungen in 24 Ländern erhalten.
• Zudem haben wir erfolgreich spezielle A1-Bescheinigungen für Mehrstaatenarbeitnehmer, selbstständige gesetzliche Geschäftsführer und Mitarbeitende mit privater Altersvorsorge erwirkt.

Reisegenehmigungen und Visa

• Wir haben erfolgreich Schweizer Arbeitsbewilligungen für kumulierte Entsendungen von über 90 Tagen sowie Sonntagsarbeitsgenehmigungen in der Schweiz erhalten.
• Allein im September haben wir Reisegenehmigungen und Visa für Australien, Kanada, China, Indien, Italien, Jordanien, Kenia, Namibia, die Niederlande, Saudi-Arabien, Südafrika, Südkorea, Sri Lanka, Tunesien, das Vereinigte Königreich und die Vereinigten Staaten beantragt.
• Unsere Bearbeitungsgeschwindigkeit hat sich deutlich verbessert: Ein chinesisches Expressvisum wurde innerhalb von drei Tagen nach Einreichung der Reiseanfrage auf der WorkFlex-Plattform ausgestellt.
• … und noch schneller: Eine australische Reisegenehmigung wurde bereits innerhalb von fünf Stunden nach Einreichung der Reiseanfrage erteilt.
   

Mit diesen umfassenden Funktionen setzt WorkFlex einen neuen Standard in der Global Mobility-Compliance. Durch eine einheitliche Lösung, die sowohl die Risikobewertung als auch das gesamte Spektrum an Compliance-Dienstleistungen abdeckt, ermöglichen wir unseren Kunden grenzüberschreitende Reisen mit maximaler Sicherheit und Leichtigkeit. Während WorkFlex kontinuierlich Innovationen vorantreibt und sich an weltweite Regulierungsänderungen anpasst, bleiben wir unserem Ziel verpflichtet, globale Mobilität einfacher, schneller und sicherer zu gestalten.

Bereit, Ihr Team mit effizienten Compliance-Lösungen zu stärken? WorkFlex begleitet Sie in jedem Schritt.

Was ist ein Commuter?

Ein Commuter ist eine Person, die in einem Land lebt und in einem anderen Land arbeitet. Diese Regelung umfasst oft tägliche oder wöchentliche Fahrten zwischen den Ländern. Der Status eines Commuters kann erhebliche Auswirkungen auf steuerliche Verpflichtungen und die Sozialversicherung haben, die je nach Kombination der Länder und der Verteilung der Arbeitstage variieren können.

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Herausforderungen bei der Verwaltung von Commutern

Die Verwaltung von Commutern stellt für Unternehmen erhebliche Herausforderungen dar. Früher war der Alltag für Commuter einfach: ins Auto steigen, zur Arbeit fahren und am selben Tag nach Hause zurückkehren. Diese Routine hat sich jedoch stark verändert. Heute arbeiten viele Pendler an manchen Tagen von zu Hause, übernachten im Land ihres Arbeitgebers oder sind auf Geschäftsreisen. Daher wird es zunehmend wichtiger, die Tage zu erfassen, die in den verschiedenen Ländern verbracht werden, um steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen zu berücksichtigen.

HR-Abteilungen stehen oft vor der Herausforderung, den Standort dieser Mitarbeiter genau zu erfassen. Selbst wenn dies gelingt, ist es schwierig zu verstehen, wie die tatsächliche Anwesenheit den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Status des Commuters beeinflusst. Die Vorschriften in diesem Bereich sind komplex. Der Mangel an Tracking-Daten und die Vielfalt der Vorschriften führen zu Compliance-Risiken. Zudem fühlen sich Commuter oft unzureichend informiert und wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird oder wo sie sich aufhalten sollen.

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Compliance-Herausforderungen für Commuter

1. Sozialversicherung

Es ist kompliziert zu bestimmen, ob ein Commuter Sozialversicherungsbeiträge im Arbeitsland, im Heimatland oder möglicherweise in beiden zahlen muss. Dies hängt von spezifischen Vereinbarungen zwischen den beiden Ländern, dem Vertragsstatus und der tatsächlichen Anzahl der Tage ab, die in jedem Land verbracht werden. Falsche Zahlungen können zu erheblichen administrativen Aufwänden führen, um bereits gezahlte Beiträge zurückzufordern und rückwirkend Beiträge im anderen Land zu leisten. Innerhalb der Europäischen Union konnten Commuter früher im Arbeitsland versichert bleiben, solange sie maximal 25 % von zu Hause arbeiteten. In den letzten Jahren haben mehr als 20 EWR-Länder ein Rahmenabkommen über grenzüberschreitendes Telearbeiten innerhalb der EU/EWR/Schweiz abgeschlossen, das am 1. Juli 2023 in Kraft trat. Commuter zwischen Ländern, die beide dieses Abkommen unterzeichnet haben, können bis zu 50 % im Heimatland arbeiten und bleiben dennoch sozial versichert im Arbeitsland.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Commuter diese Werte nicht überschreiten.  Eine zusätzliche Herausforderung bei der Verfolgung der Arbeitstage entsteht, wenn Mitarbeiter zu anderen Zielen reisen – sei es für Geschäftsreisen oder Arbeiten von beliebigen Orten aus. Tage an Zielen außerhalb des Arbeits- und Heimatlandes sollten ebenfalls in das Gesamtkonto der Arbeitstage des Mitarbeiters einfließen und hinsichtlich sozialversicherungsrechtlicher Auswirkungen berücksichtigt werden.

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2. Steuern

Der Steuerstatus von Commutern kann noch komplexer sein als ihr sozialversicherungsrechtlicher Status. Grundsätzlich legen Doppelbesteuerungsabkommen fest, dass Einkünfte aus Beschäftigung in dem Land besteuert werden müssen, in dem die Arbeitsleistung erbracht wird. Für Commuter bedeutet dies, dass Arbeitstage im Arbeitsland dort versteuert werden müssen und Arbeitstage im Heimatland im Heimatland versteuert werden müssen. Dies führt zu einer sogenannten Split-Payroll. Ohne eine genaue Nachverfolgung der tatsächlichen Arbeitsorte ist es unmöglich, eine Split-Payroll compliant durchzuführen.

Einige Doppelbesteuerungsabkommen enthalten spezielle Regelungen für Commuter. Beispiele hierfür sind die Abkommen zwischen Deutschland und Österreich  sowie Deutschland und Luxemburg. Diese speziellen Regelungen ermöglichen es Commutern unter bestimmten Bedingungen, dass ihr Einkommen nur im Arbeitsland versteuert wird. Diese Bedingungen variieren je nach Abkommen.

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WorkFlex-Lösung

WorkFlex hat eine automatisierte Softwarelösung entwickelt, die das Management von Commutern für HR-Teams optimiert und gleichzeitig das Erlebnis für die Commuter verbessert.

Mit unserer Lösung erhalten Arbeitgeber:

• Laufende Compliance basierend auf Echtzeitdaten zur Anwesenheit von Commutern
• Proaktive Warnungen bei drohender Nichteinhaltung
• Einfache Nachverfolgung und Berichterstattung

Das Ziel der WorkFlex-Lösung besteht darin, die Anwesenheit von Mitarbeitern in ihren Heimat- und Beschäftigungsländern oder an anderen Standorten wie Reisezielen oder Orten für Arbeiten von überall aus kontinuierlich zu verfolgen sowie ihren steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Status fortlaufend zu bewerten. WorkFlex hilft sowohl HR als auch den Commutern dabei zu verstehen, ob und wie sich die tatsächliche Anwesenheit auf das Sozialversicherungsland und/oder die Gehaltsaufteilung auswirken sollte.

Zwei Hauptindikatoren werden kontinuierlich überwacht:

• Steuerliche Compliance: Diese Kennzahl bewertet die Genauigkeit des gemeldeten Steuerstatus (Gehaltsaufteilung) der Commuter im Vergleich zu ihrer tatsächlichen und prognostizierten Anwesenheit in jedem Land. Sie bestimmt, wo Beschäftigungssteuern gezahlt werden sollten – ob im Heimatland oder Arbeitsland oder aufgeteilt zwischen beiden (mit spezifischen Prozentsätzen). Diese Bewertung hilft sicherzustellen, dass internationale Steuervorschriften eingehalten werden.
• Sozialversicherungsstatus: Dieser Indikator überprüft, ob das Land, in dem der Commuter sozial versichert ist, tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Er vergleicht den vom Arbeitgeber oder Mitarbeiter beanspruchten Status (ob er dem Heimat- oder Arbeitsland zugeordnet ist) mit der tatsächlichen Zeit des Mitarbeiters sowie mit den erwarteten zukünftigen Aufenthalten in jedem Land.

Mit der WorkFlex-Lösung können HR-Teams mühelos durch die Herausforderungen des Managements von Commutern navigieren. Unsere Plattform vereinfacht den Prozess durch automatische Überwachung rechtlicher Anforderungen in verschiedenen Ländern und stellt sicher, dass alle Daten zur Anwesenheit von Commutern genau erfasst werden. Das bedeutet weniger administrativen Aufwand für Ihr Team und mehr Zeit für strategische Initiativen. Vertrauen Sie WorkFlex zur Optimierung Ihres Pendlermanagements und zur Verbesserung der Compliance – so können Sie Top-Talente in einer globalisierten Belegschaft gewinnen und halten.

Mit dem Anstieg von Dienstreisen auf das Niveau vor der Pandemie und der breiten Akzeptanz Workations sind Compliance-Risiken zu einem immer kritischeren Thema für Organisationen geworden. Seit der Pandemie haben sich die Vorschriften für Remote-Arbeit weltweit erheblich verschärft. Während viele Unternehmen die Bedeutung der Bewertung und Minderung von Compliance-Risiken bei Reisen ins Ausland erkannt haben, unterschätzen andere weiterhin die Gefahren einer unzureichenden Handhabung und Dokumentation. Diese Nachlässigkeit ist riskant, da die Nichteinhaltung von Vorschriften wie Einwanderungsrecht, Visa, Arbeitsrecht und Steuerrecht schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen für sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende nach sich ziehen kann.

Obwohl Unternehmen oft versuchen, Verstöße gegen die Compliance aus der öffentlichen Wahrnehmung herauszuhalten – verständlicherweise möchten sie in solchen Angelegenheiten keine negativen Schlagzeilen machen – sind die Risiken sehr real, und die Auswirkungen können erheblich sein. Im Folgenden werden wir reale Beispiele betrachten, die zeigen, was passieren kann, wenn Compliance während Dienstreisen oder Arbeitsreisen von überall ignoriert wird.

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Warum sind Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations so wichtig?

Die Pandemie hat verdeutlicht, wie effektiv Behörden grenzüberschreitend zusammenarbeiten können, um Reisebeschränkungen durchzusetzen. Obwohl die Pandemie möglicherweise vorbei ist, hat sich diese globale Vernetzung unter den Behörden weiter verstärkt. Systeme wie das EU-Einreise-/Ausscheidungssystem und das US-ESTA ermöglichen es den Behörden, beispiellose Informationen über internationale Reisende zu erhalten. Darüber hinaus unterstützt die Europäische Arbeitsbehörde die EU-Mitgliedstaaten dabei, gemeinsame grenzüberschreitende Kontrollen durchzuführen. Diese Inspektionen zielen darauf ab, komplexe grenzüberschreitende Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten zu bekämpfen, indem Ressourcen und Informationen verschiedener Vollzugsbehörden gebündelt werden. Diese verstärkte Zusammenarbeit und der Datenaustausch machen es erheblich schwieriger, „unter dem Radar“ zu reisen, selbst bei kurzen Aufenthalten.

Ein bemerkenswertes Beispiel für diese Sorgfalt ist die Durchsetzung der Entsenderichtlinie (PWD). Laut dieser Vorschrift müssen Mitarbeitende, die für berufliche Zwecke in ein anderes EU-Land reisen, bei den örtlichen Behörden registriert werden, um rechtliche Sanktionen und Geldstrafen zu vermeiden. Allein im Jahr 2023 verhängte die Luxemburger Arbeitsbehörde (ITM) Geldstrafen in Höhe von insgesamt 8,9 Millionen Euro wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern. Auch die Anzahl der Inspektionen stieg von 10.000 im Jahr 2022 auf über 17.300 im Jahr 2023. Da immer mehr Ressourcen für Vor-Ort-Kontrollen bereitgestellt werden und die Strafen für Verstöße gegen die Entsenderichtlinie weiterhin hoch sind, wird die Einhaltung der PWD-Vorschriften zunehmend kritisch – nicht nur in Luxemburg, sondern in der gesamten EU.

Selbst in feierlichen Kontexten bleibt Compliance von entscheidender Bedeutung. Während der Feierlichkeiten zum 80. Jahrestag des D-Day in der Normandie im Jahr 2024 waren britische Fallschirmspringer, die an den Feierlichkeiten teilnahmen, weiterhin verpflichtet, ihre Pässe vorzuzeigen. Dies verdeutlicht, dass Compliance unabhängig vom Zweck der Reise verpflichtend ist.

Diese Beispiele unterstreichen die entscheidende Wichtigkeit, die Compliance-Vorschriften unabhängig vom Ziel, der Dauer oder dem Zweck der Reise einzuhalten. Da die Behörden ihre Überwachungs- und Durchsetzungsmaßnahmen verstärken, steigen die Risiken im Zusammenhang mit Nichteinhaltung weiterhin an. In den folgenden Abschnitten werden wir reale Beispiele von Unternehmen und Mitarbeitenden untersuchen, die nach der Nichteinhaltung von Vorschriften während Dienstreisen und Arbeitsreisen von überall mit erheblichen Konsequenzen konfrontiert wurden.

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Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations: Fälle von schiefgegangenen Reisen

Es gibt sieben zentrale Risikobereiche im Zusammenhang mit der Compliance bei Dienstreisen und Workations: Visa- und Arbeitsberechtigungen, Betriebsstätten, Lohnsteuer, Sozialversicherung, die Entsenderichtlinie, Arbeitsrecht und Datensicherheit.

Jede dieser Dimensionen birgt eigene Risiken und erfordert spezifische Maßnahmen zur Risikominderung, die Sie im WorkFlex-Handbuch zur Compliance für Remote-Arbeit erkunden können. Im Folgenden beleuchten wir reale Beispiele von Reisen, die schiefgegangen sind, und heben dabei mehrere dieser zentralen Risikobereiche hervor.

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Risiko der Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) ist ein Konzept im internationalen Steuerrecht, bei dem ein Unternehmen als steuerlich relevant in einem fremden Land betrachtet wird, wodurch es den lokalen Steuern unterliegt. Diese Einstufung kann eintreten, wenn die Geschäftstätigkeiten im Gastland so bedeutend sind, dass die lokalen Behörden das Unternehmen als steuerpflichtige Einheit ansehen. Mehrere hochkarätige Fälle, wie die von Netflix und Bosch, zeigen, wie Unternehmen mit hohen Strafen konfrontiert wurden, weil ihre Mitarbeitenden im Ausland gearbeitet haben.

Netflix' Steuerrechnung von 2 Millionen Euro in Indien

Netflix stieß 2023 in Indien auf dieses Problem. Obwohl das Unternehmen kein Büro in Indien hatte, argumentierten die lokalen Behörden, dass die Anwesenheit von Mitarbeitenden dort eine PE geschaffen habe. Infolgedessen sah sich Netflix mit einer Steuerrechnung von 2 Millionen Euro konfrontiert. Dies verdeutlicht, dass selbst eine geringe Geschäftspräsenz in einem Land zu erheblichen finanziellen Konsequenzen führen kann. Indien ist bekannt dafür, neue Quellen von Steuereinnahmen zu erschließen, weshalb Unternehmen besonders vorsichtig sein müssen.

Bosch' Vergleich über 320 Millionen Euro in Italien

Bosch hatte in Italien mit einem noch größeren Problem zu kämpfen. Die italienischen Steuerbehörden stellten fest, dass Bosch eine PE etabliert hatte, da einige Mitarbeitende an lokalen Projekten, hauptsächlich auf dem Gelände von Fiat, arbeiteten. Bosch erhielt einen Steuerbescheid über 1,4 Milliarden Euro, und um noch schwerwiegendere Strafen, einschließlich möglicher Haftstrafen für Mitarbeitende, zu vermeiden, einigte sich das Unternehmen auf einen Vergleich über 320 Millionen Euro. Dieser Fall zeigt, dass PE-Risiken real sind und eine unzureichende Verwaltung extrem kostspielig sein kann.

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Visa- und Arbeitsberechtigungsrisiken

Wenn Mitarbeitende auf Dienstreisen oder Workations gehen, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass das richtige Visum eingeholt wurde, um (a) in das Land einzureisen und (b) dort Arbeitstätigkeiten auszuführen. Die Einwanderungsanforderungen hängen von der Nationalität des Reisenden, der Dauer der Reise und deren Zweck ab. Die Nichteinhaltung länderspezifischer Anforderungen kann dazu führen, dass der Geschäftsreisende oder Workation-Mitarbeitende die Einreise verweigert wird. Zudem können sehr hohe Geldstrafen verhängt werden, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Infosys und die Visa-Strafe in den USA

Einer der bekanntesten Fälle von visarelevanten Problemen betrifft den indischen IT-Giganten Infosys, der versehentlich den falschen Visumtyp für seine Mitarbeitenden in den USA verwendete. Anstatt den komplizierteren und teureren Prozess für H1B-Visa zu durchlaufen, entschieden sie sich für die leichter zu erhaltenden B1-Visa. Dieser kleine Fehler führte zu einer Geldstrafe von 31,5 Millionen Euro, der bisher größten Strafe für einen Visa-Verstoß in den USA. Auffällig ist, dass nur 0,02 % der Arbeitstage des Unternehmens in den USA mit dem falschen Visum verbunden waren. Dennoch war die Geldstrafe enorm, was beweist, dass selbst kleine Fehltritte zu großen Problemen führen können.

An der US-Grenze abgewiesen

Ein weiteres Risiko entsteht, wenn Mitarbeitende das Visum, auf dem sie reisen, nicht vollständig verstehen. Ein kanadischer Auftragnehmer, der regelmäßig für Geschäftsbesprechungen in die USA reiste, wurde an der Grenze abgewiesen, obwohl er eine Visumfreistellung nutzte, die in der Vergangenheit funktioniert hatte. Er musste einen Rückzug seines Antrags unterschreiben und verpasste seinen Flug. Dieses Beispiel verdeutlicht die Unberechenbarkeit der Grenzkontrollen. Mitarbeitende müssen gut vorbereitet sein, um den Zweck ihrer Reise und deren Übereinstimmung mit ihrem Visum zu erklären.

Australischer Lehrer in Thailand festgenommen

Ein Beispiel für eine Workation, die schlecht endete und zur Inhaftierung führte, ereignete sich in Thailand. Ein australischer Lehrer, der vorübergehend mit einem Touristenvisum in Thailand war, wurde festgenommen, weil er online für seinen australischen Arbeitgeber arbeitete. Er glaubte fälschlicherweise, dass es für die Behörden irrelevant sei, da er nicht in Thailand bezahlt wurde. Nachdem ein Nachbar ihn gemeldet hatte, wurde er von den Behörden in Gewahrsam genommen. Dieser Fall verdeutlicht, wie leicht Remote-Arbeiter in ernsthafte Schwierigkeiten geraten können, wenn sie nicht das richtige Visum haben, selbst wenn ihre Arbeit rein online und für ein ausländisches Unternehmen erfolgt.

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Datenverletzungen während internationaler Reisen

Ein ernstes Risiko im Zusammenhang mit Dienstreisen und Workations ist die erhöhte Wahrscheinlichkeit von Datenverletzungen. Mitarbeitende, die remote arbeiten, sind viermal häufiger von einem Datenvorfall betroffen als solche, die vor Ort tätig sind. Aufgrund mangelnden Wissens und unzureichender Anweisungen neigen viele Reisende dazu, unsichere öffentliche WLAN-Netzwerke zu nutzen und Passwörter in ungeschützten Dokumenten zu speichern, was sie zu leichten Zielen für Cyberangriffe macht. Im Jahr 2024 betrugen die durchschnittlichen Kosten einer Datenverletzung 4,88 Millionen US-Dollar, was zeigt, wie kostspielig es für Unternehmen sein kann, diese Probleme zu beheben. Diese Situation verdeutlicht die Notwendigkeit robuster Cybersicherheitsmaßnahmen: Eine Datenübertragungsfolgenabschätzung sollte vor Dienstreisen oder Workations durchgeführt werden, ebenso wie klare Richtlinien zu Best Practices für den sicheren Umgang mit Daten im Ausland.

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Mangelnde Richtlinie für Workations: Ein ideales Umfeld für „Hush Trips“

Das Versäumnis, spezifische Compliance-Themen wie das Risiko einer Betriebsstätte und Datensicherheit anzugehen, kann erhebliche Kosten verursachen. Gleichzeitig kann ein Verbot von Workations für Mitarbeitende problematisch sein. In Organisationen, in denen solche Reisen ausdrücklich verboten sind oder das Thema Workation-Politik nicht behandelt wird, neigen viele Mitarbeitende dazu, eigenständig zu handeln und ohne Wissen des Arbeitgebers im Ausland zu arbeiten – eine Praxis, die als „Hush Trips“ bekannt ist.

Ein deutliches Indiz für diesen Trend sind die häufigen Diskussionen in Reddit-Foren. Nutzer stellen dort anonym Fragen und teilen offen ihre Pläne für längere Reisen ins Ausland, während sie weiterhin remote arbeiten. Zu den gängigen Themen gehören Steuerpflichten, Visaanforderungen und Bedenken hinsichtlich der Risiken einer Betriebsstätte (PE). So fragte ein Nutzer, ob ein sechsmonatiger Aufenthalt in Portugal steuerliche Probleme für seinen irischen Arbeitgeber nach sich ziehen würde, während ein anderer sich erkundigte, ob das Arbeiten in China für fünf Monate im Auftrag eines US-Unternehmens zu einem PE-Problem führen könnte. In weiteren Diskussionen gaben Nutzer sogar Tipps, wie sie ihren internationalen Standort vor ihren Arbeitgebern verbergen könnten, unter anderem durch die Verwendung bestimmter Software auf Unternehmensgeräten.

Diese Gespräche zeigen, dass viele Mitarbeitende die ernsthaften Auswirkungen ihrer „Hush Trips“ auf ihre Arbeitgeber nicht vollständig begreifen. Selbst wenn die Nutzer die Risiken anerkennen, sind viele bereit, das Risiko einzugehen, um das Arbeiten aus dem Ausland zu genießen. Für Arbeitgeber stellen solche geheimen Reisen erhebliche Risiken dar – sowohl aus steuerlicher und rechtlicher Sicht als auch hinsichtlich der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden.

Fazit

Die genannten Beispiele verdeutlichen, dass keine Reisenden, unabhängig von der Dauer oder dem Zweck ihrer Reise, vor der Kontrolle durch die Behörden gefeit sind. Dies unterstreicht die dringende Notwendigkeit einer umfassenden Reisepolitik und eines effektiven Reiseverwaltungsprozesses in jeder Organisation, der Reisegenehmigungen, Compliance-Risikoanalysen und die Implementierung von Risikominderungsmaßnahmen umfasst. Im schlimmsten Fall kann das Versäumnis, sicherzustellen, dass Mitarbeitende compliant reisen, zu erheblichen Geldstrafen oder, wie im Fall in Thailand, sogar zu einer Inhaftierung führen. WorkFlex setzt sich dafür ein, seinen Kunden zu 100 % Compliance bei Dienstreisen und Workations zu ermöglichen. Unsere Lösungen helfen Arbeitgebern, die Komplexität der Compliance mit einem integrierten, automatisierten Ansatz zu navigieren und die schwerwiegenden Folgen von Nichteinhaltung zu vermeiden.

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In Unternehmen mit internationalen Beschäftigungsverhältnissen sind Einheitslösungen einfach nicht ausreichend. Bei WorkFlex verstehen wir, dass nicht jedes Arbeitsverhältnis gleich ist, besonders wenn es um grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse und internationale Arbeitskräfte geht. Deshalb verfügt unsere All-in-One-Plattform für HR-Compliance-Management über erweiterte Prüfschemen, um vier Sonderfälle abzudecken – Commuter, Expats, Matrixmanager und Remote-Worker – und stellt sicher, dass die Einhaltung der Compliance nie gefährdet wird, wenn Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise gehen oder vorübergehend remote aus dem Ausland arbeiten.

Diese Fälle erfordern eine genauere Betrachtung, und mit WorkFlex bleibt ihr Unternehmen trotz der Komplexität der Beschäftigungsverhältnisse, compliant.

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Commuter

Commuter sind Arbeitnehmer, die sich täglich von ihrem Wohnsitz über die Grenze an eine Arbeitsstätte im Ausland begeben und täglich zu ihrem Wohnsitz zurückkehren. Dies ist in Europa eine häufige Situation. Ein Beispiel sind Mitarbeiter, die in Frankreich wohnen, aber in der Schweiz arbeiten, sei es aus wirtschaftlichen oder persönlichen Gründen.  

Für diese Arbeitnehmer erfordert die Einhaltung der Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften bei Dienstreisen oder temporärer Arbeit aus dem Ausland besondere Aufmerksamkeit.

Die automatisierte Risikobewertung von WorkFlex berücksichtigt diese Szenarien und stellt sicher, dass Commuter stets compliant grenzüberschreitend reisen.

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Expats

Expats sind Mitarbeiter, die vorübergehend in ein anderes Land entsandt werden, um zu arbeiten. Ein Beispiel wäre, ein deutscher Mitarbeiter, der für zwei Jahre nach Japan entsandt wird, um dort den Aufbau der Unternehmensaktivitäten zu unterstützen. In solchen Fällen verbleiben Expats oft im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes, während die Steuerpflicht teilweise oder vollständig auf das Gastland übergeht.

Die Einhaltung der Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen für Expats auf Geschäftsreisen oder bei Grenzüberschreitender Remote Work erfordert sorgfältige Handhabung. WorkFlex kennzeichnet diese Fälle und sorgt dafür, dass alle notwendigen Dokumente vorbereitet sind, sodass Ihre Expat-Mitarbeiter sowohl im Heimat- als auch im Gastland sowie im Zielland bei Geschäftsreisen oder temporären Auslandsaufenthalten compliant bleiben.

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Matrixmanager

Matrixmanager koordinieren länderübergrenzend Projekte und Teams in verschiedenen Regionen. Zum Beispiel verantwortet ein spanischer Manager zusätzlich den lateinamerikanischen Markt. Wenn diese Mitarbeiter in ein Land reisen, das Sie verantworten, können Sie diverse Risiken triggern, insbesondere in Bezug auf Lohnsteuerpflichten, Betriebsstätte, Datensicherheit und mehr.  

WorkFlex bearbeitet die Geschäftsreisen und Grenzüberschreitende Remote Work von Matrixmitarbeitern detailliert und stellt sicher, dass jeder Arbeitstag in im Ausland erfasst wird und im Einklang mit den lokalen Vorschriften compliant ist.

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Remote-Worker

Remote-Worker, die entweder über ein Employer of Record (EoR)-Modell oder direkt remote tätig sind, bringen eine zusätzliche Komplexität mit sich. In diesem Fall, lebt und arbeitet ein Mitarbeiter in einem anderen Land als der Sitz seines Arbeitgebers, pendelt aber nicht an den Standort. Ein griechischer Mitarbeiter könnte beispielsweise über ein EoR von einem deutschen Unternehmen angestellt sein.

WorkFlex stellt sicher, dass alle grenzüberschreitenden und rechtlichen Verpflichtungen identifiziert werden, selbst, wenn Ihre Remote-Mitarbeiter remote angestellt sind, unabhängig davon, ob direkt oder über einen Drittanbieter.

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Warum Spezialfälle besondere Aufmerksamkeit erfordern

Jedes dieser Beschäftigungsverhältnisse stellt einzigartige Compliance-Herausforderungen dar, insbesondere bei Geschäftsreisen oder Grenzüberschreitender Remote Work. Wenn diese Besonderheiten nicht berücksichtigt werden, können Unternehmen unerwarteten Compliance-Risiken und rechtlichen Sanktionen ausgesetzt sein.

Bei WorkFlex erkennt unsere automatisierte Risikobewertung nicht nur diese besonderen Fälle, sondern verwaltet sie aktiv. Wir kennzeichnen diese Szenarien und bewerten potenzielle Compliance-Risiken in den sieben Risikodimensionen (VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, EU-Meldepflicht, Arbeitsrecht und Datenschutz) und stellen sicher, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um compliant zu bleiben.

Mit einem Klick generiert unsere Plattform die relevanten Dokumente, führt einen Audit-Trail und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos über Grenzen hinweg agiert – unabhängig davon, wie komplex das Arbeitsverhältnis ist.

Bleiben Sie den globalen HR-Compliance-Herausforderungen einen Schritt voraus mit WorkFlex und stellen Sie sicher, dass jede Art von Beschäftigungsverhältnis abgedeckt ist, egal wo oder wie es ausgeführt wird.

Jedes Jahr reisen Millionen von Menschen in die und aus den Vereinigten Staaten. Es ist ein beliebtes Ziel für Einwanderung, Geschäft und Tourismus. Wenn Sie kein Bürger der Vereinigten Staaten sind, benötigen Sie wahrscheinlich ein Visum, um in das Land einzureisen.

Der Prozess der Erlangung eines US-Visums kann aufgrund der Vielzahl von Visatypen und der spezifischen Anforderungen, die mit jedem verbunden sind, oft entmutigend erscheinen. Unabhängig davon, ob Sie geschäftlich, zum Vergnügen, zum Studium oder zum Wiedersehen mit der Familie reisen, ist es entscheidend, die verschiedenen Visakategorien und ihre Anforderungen zu verstehen. WorkFlex ist hier, um Ihnen zu helfen, diesen komplexen Prozess zu navigieren und eine reibungslose Antragserfahrung zu gewährleisten.

Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Visakategorien und wie WorkFlex Ihnen bei der Sicherung des richtigen Visums für Ihre Bedürfnisse helfen kann.

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Arten von US-Visa und ihre Anforderungen

ESTA

Das Electronic System for Travel Authorization (ESTA) ermöglicht es Staatsangehörigen bestimmter Länder, ohne Visum für bis zu 90 Tage zu touristischen oder geschäftlichen Zwecken in die USA zu reisen. Antragsteller müssen sich mindestens 72 Stunden vor Abreise bewerben. ESTA ist zwei Jahre oder bis zum Ablauf des Reisepasses gültig.

Berechtigte Länder für ESTA

Bürger aus Ländern wie Großbritannien, Australien, Japan, Südkorea und den meisten europäischen Nationen können sich bewerben. ESTA eignet sich für kurzfristigen Tourismus, Geschäftsreisen oder Transits durch die USA. Personen, die Länder besucht haben, die als Staaten, die den Terrorismus unterstützen, bezeichnet sind, sind jedoch nicht berechtigt und müssen stattdessen ein Visum beantragen.

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ESTA und Dienstreisen

Wann ist ein ESTA für Geschäftsreisen ausreichend?

Berechtigte Aktivitäten:

• Geschäftstreffen und Beratungen: Teilnahme an Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Beratung mit Geschäftskunden in den USA.
• Konferenzen und Kongresse: Teilnahme an Kongressen, Konferenzen, Messen oder Seminaren.
• Vertragsverhandlungen: Verhandlung von Verträgen ohne direkte Teilnahme an produktiver Beschäftigung.
• Kurzfristige Schulungen: Durchführung kurzfristiger Schulungen, die keine praktische Arbeit beinhalten, die einem US-Arbeitgeber direkt zugutekommt.

Bedingungen:

• Dauer: Die Reise darf nicht länger als 90 Tage dauern. ESTA deckt mehrere Einreisen ab, aber jeder Aufenthalt darf 90 Tage nicht überschreiten.
• Nationalität: Nur Bürger von VWP-Ländern sind berechtigt. Dazu gehören die meisten europäischen Länder sowie Nationen wie Australien, Japan und Südkorea.
• Reisezweck: Der Besuch muss ausschließlich geschäftlicher Natur sein, wie oben definiert. Beschäftigung oder Zahlung von einer US-Quelle ist unter ESTA nicht erlaubt.
• Gültiger Reisepass: Reisende müssen einen e-Reisepass mit einer maschinenlesbaren Zone auf der biografischen Seite haben.

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Wann reicht ein ESTA nicht aus?

Wenn Ihre Geschäftsreise einen der folgenden Punkte umfasst, müssen Sie statt eines ESTA ein B-1 Business Visa beantragen:

• Beschäftigung oder direkte Einnahmen aus einer US-Quelle.
• Aufenthalt in den USA für mehr als 90 Tage.
• Teilnahme an produktiver Arbeit oder praktischen Aufgaben, die einem US-Arbeitgeber zugutekommen.

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Wie WorkFlex bei ESTA helfen kann

WorkFlex bietet folgende Dienstleistungen, um Ihnen bei Ihrem ESTA-Antrag zu helfen:

• Antragsanleitung: Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum korrekten Ausfüllen des ESTA-Antrags.
• Berechtigungsprüfung: Sicherstellung, dass Sie alle Anforderungen für ein ESTA erfüllen.
• Problemlösung: Unterstützung bei etwaigen Problemen, die während des Antragsprozesses auftreten können.

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Touristen- und Geschäftsvisa

B-1 Visum (Geschäftsreisender)

Für vorübergehende geschäftsbezogene Aktivitäten wie Besprechungen, Konferenzen und Verhandlungen. Antragsteller müssen einen legitimen Geschäftszweck und starke Bindungen zu ihrem Heimatland nachweisen. Typischerweise für bis zu 6 Monate gewährt.

Für Geschäftsreisen ist typischerweise das B-1 Visum erforderlich. Dieses Visum eignet sich für die Teilnahme an Konferenzen, Besprechungen oder Vertragsverhandlungen. Es erlaubt keine Beschäftigung oder den Empfang von Zahlungen aus einer US-Quelle. Für längerfristige Arbeitsaufenthalte können je nach Art der Arbeit und der Beziehung zum sponsorierenden Unternehmen andere Visa wie das H-1B oder L-1 erforderlich sein.

B-2 Visum (Touristenvisum)

Für Tourismus, Besuch von Familie und Freunden sowie medizinische Behandlung. Antragsteller müssen die Absicht nachweisen, nach dem Besuch in ihr Heimatland zurückzukehren. Ebenfalls typischerweise für bis zu 6 Monate gewährt.

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Studenten- und Austauschvisa

F-1 Visum

Für akademische Studenten, die an US-Bildungseinrichtungen eingeschrieben sind. Erfordert einen Zulassungsnachweis, finanzielle Unterstützung und die Absicht, nach dem Studium nach Hause zurückzukehren.

M-1 Visum

Für berufliche oder nicht-akademische Studenten, die technische oder berufliche Schulen besuchen.

J-1 Visum

Für Teilnehmer an Austauschprogrammen, einschließlich Studenten, Forscher und Fachleute. Erfordert Sponsoring durch ein anerkanntes Austauschprogramm.

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Arbeitsvisa

H-1B Visum

Für ausländische Fachkräfte mit speziellen Fähigkeiten und einem Jobangebot in den USA. Erfordert Arbeitgeber-Sponsoring und die Erfüllung spezifischer Lohnanforderungen. Typischerweise bis zu 3 Jahre gültig, verlängerbar auf maximal 6 Jahre.

L-1 Visum

Für Mitarbeiter multinationaler Unternehmen, die in US-Niederlassungen versetzt werden. L-1A für Manager (bis zu 7 Jahre), L-1B für Mitarbeiter mit spezialisiertem Wissen (bis zu 5 Jahre).

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Andere Spezialvisa

O-1 Visum

Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Kunst, Wissenschaft, Sport oder Wirtschaft. Erfordert den Nachweis außergewöhnlicher Fähigkeiten und Anerkennung auf dem Gebiet.

E-1 and E-2 Visa

Für Vertragshändler und Investoren aus Ländern mit Handelsabkommen mit den USA.

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Wie WorkFlex helfen kann

Die Navigation durch den US-Visumprozess kann überwältigend sein, aber WorkFlex hilft Ihnen in jeder Phase:

ESTA

Wenn ein ESTA ausreicht, kann WorkFlex den gesamten Antrag für Sie erledigen – und Ihnen die manuelle Mühe ersparen, das Antragsformular auszufüllen. Wir kümmern uns um den gesamten Prozess für Sie. Basierend auf den bereitgestellten Informationen des Mitarbeiters gibt WorkFlex alle notwendigen Details in das Antragsformular ein, lädt die erforderlichen Dokumente hoch und stellt sicher, dass das Visum sowohl an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als auch an die Personalabteilung gesendet wird.

• Visumberatung: Persönliche Beratung zur Ermittlung des am besten geeigneten Visumtyps für Ihre Bedürfnisse.
• Antragshilfe: Anleitung durch den Antragsprozess, um sicherzustellen, dass alle Formulare und Dokumente korrekt ausgefüllt und eingereicht werden.
• Interviewvorbereitung: Tipps und Probeinterviews, um Ihnen zu helfen, sich mit Vertrauen auf Ihr Visuminterview vorzubereiten.
• Laufende Unterstützung: Unterstützung bei etwaigen Problemen während des Antragsprozesses und Updates zum Status Ihres Antrags.

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Fazit

Das Reisen in die USA erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung, insbesondere bei der Sicherung des richtigen Visums.  

Ein ESTA kann den kurzfristigen Geschäftsreise in die USA für berechtigte Staatsangehörige erheblich vereinfachen. Für Reisen mit längerem Aufenthalt oder Beschäftigungsaktivitäten wäre jedoch ein traditionelles Geschäftsvisum wie das B-1 erforderlich.

WorkFlex ist hier, um Ihnen bei der Navigation durch diese Anforderungen zu helfen und ein reibungsloses Reiseerlebnis zu gewährleisten. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Reise zur Erlangung eines US-Visums mit Zuversicht und Leichtigkeit zu beginnen.

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) ist die neue Einreisebestimmung für visumfreie Reisende, die nach Europa einreisen. Obwohl ETIAS noch nicht in Betrieb ist, wird seine Implementierung mit dem Start des EU-Ein- und Ausreisesystems (EES) beginnen und sich bis 2025 erstrecken bis ETIAS vollständig eingeführt wird. In diesem Artikel werden wir alles Wichtige über die kommenden ETIAS-Anforderungen, einschließlich des Bewerbungsprozesses, der Berechtigung und wichtiger Details zur Implementierung, behandeln.

Bitte beachten Sie: Das ETIAS-System ist noch nicht live. Die offizielle Website wird ab 2025 Anträge entgegennehmen. Jede Website, die vor diesem Datum ETIAS-Dienstleistungen anbietet, ist betrügerisch.

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Was ist ETIAS?

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) wird die neue Einreiseanforderung für visumfreie Reisende, die nach Europa einreisen. Ähnlich wie das elektronische Genehmigungssystem in den Vereinigten Staaten (ESTA) erfordert ETIAS, dass Besuchende mit visumfreiem Zugang zur EU und den Schengen-Mitgliedstaaten sich im System registrieren, wenn sie in diese Mitgliedstaaten reisen.
Es ist wichtig zu beachten, dass ETIAS kein Visum ist; es wird eher als visumfreie Reisegenehmigung beschrieben. Wie das amerikanische ESTA ist ETIAS eine Reisegenehmigung für Reisende, die kein Visum benötigen, um nach Europa zu reisen.

Unter ETIAS werden diese Besucher vor der Einreise in die EU zusätzlichen Sicherheitsüberprüfungen unterzogen. Es gibt zwei Hauptgründe für die Einführung von ETIAS:

1. ‍Erhöhung der Sicherheit: Angesichts globaler Herausforderungen soll das System Reisende identifizieren, die eine Sicherheitsbedrohung für die EU darstellen könnten, und verhindern, dass sie einreisen. ‍
2. Verbesserung des Grenzmanagements: Das System zielt darauf ab, das Management der EU-Landesgrenzen zu verbessern und die Reiseeffizienz zu steigern.

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Wer muss sich für ETIAS bewerben?

Staatsangehörige von Ländern, die visumfrei in die EU reisen, müssen sich eine ETIAS-Reisegenehmigung beantragen. Dazu gehören Bürger aus dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten, Kanada, Australien, Neuseeland und vielen anderen Ländern. Eine vollständige Liste der berechtigten Länder finden Sie auf der offiziellen EU-Website.

Während Staatsangehörige dieser visumfreien Länder eine ETIAS-Genehmigung benötigen, müssen Reisende aus anderen Ländern weiterhin ein Schengen-Visum beantragen, um die 27 Schengen-Länder zu betreten und zu bereisen. Länder, die ein Schengen-Visum benötigen (und nicht für den ETIAS-Visumverzicht berechtigt sind), umfassen Indien, China, Russland, Belarus, die Türkei und andere. Eine vollständige Liste der Länder, die ein Schengen-Visum benötigen, finden Sie hier in den offiziellen EU-Ressourcen.

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Wie beantragt man ETIAS?

Berechtigte Reisende müssen sich über die offizielle EU-Website für ETIAS bewerben.

Um sich zu bewerben, müssen Antragsteller ein gültiges Reisedokument wie einen Reisepass besitzen, in den ein Visum eingetragen werden kann. Dieses Reisedokument darf nicht innerhalb von drei Monaten nach der geplanten Einreise ablaufen und darf nicht älter als 10 Jahre sein. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Reisedokumente für ETIAS akzeptiert werden.

Der Bewerbungsprozess ist schnell und einfach gestaltet. Das Ausfüllen des Formulars sollte nicht länger als 10 Minuten dauern, und die meisten Antragsentscheidungen werden innerhalb von Minuten getroffen. Allerdings können die Bearbeitungszeiten bis zu 4 Tage dauern, wenn zusätzliche Überprüfungen erforderlich sind.

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Ist die Einreise in die EU mit ETIAS garantiert?

Es ist wichtig zu beachten, dass der Erhalt eines ETIAS nicht die Einreise in den Schengen-Raum garantiert und auch nicht das Recht zur Arbeit in diesen Ländern gewährt. Anträge können aus mehreren Gründen abgelehnt werden, unter anderem, wenn der Antragsteller:

• Ein Reisedokument verwendet hat, das als verloren, gestohlen, missbräuchlich verwendet oder ungültig gemeldet wurde.
• Als Sicherheitsrisiko, illegale Einwanderung oder hohes Epidemierisiko angesehen wird.
• Eine Aufforderung zur Vorlage zusätzlicher Informationen oder Dokumentationen innerhalb der gesetzten Frist nicht beantwortet oder an einem Interview nicht teilgenommen hat.
• Zuvor die Einreise und den Aufenthalt verweigert bekam und eine entsprechende Warnung im Informationssystem aufgezeichnet wurde.
• Daten, Aussagen oder Dokumente bereitstellt, die vernünftige Zweifel an ihrer Zuverlässigkeit und Wahrhaftigkeit aufwerfen.

Wenn ein Antrag abgelehnt wird, darf der Antragsteller nicht in die EU reisen. Jeder hat jedoch das Recht, Einspruch einzulegen, und der Einspruch wird von den Behörden des Landes bearbeitet, das den Antrag abgelehnt hat.

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Praktische Informationen zu ETIAS

Gültigkeitsdauer von ETIAS

Genehmigte ETIAS-Anträge sind bis zu drei Jahre gültig oder bis der zugehörige Reisepass abläuft, je nachdem, was zuerst eintritt. ETIAS gilt für Kurzaufenthalte von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen. Wenn Ihr Reisedokument vor Ihrer ETIAS-Genehmigung abläuft, müssen Sie sich erneut für ETIAS bewerben, sobald ein neues Reisedokument ausgestellt wird.

Kosten für ETIAS

Die Kosten für einen ETIAS-Antrag betragen 7 Euro. Reisende unter 18 und über 70 Jahren können ETIAS kostenlos erhalten.

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Fazit

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) stellt eine bedeutende Veränderung in der Art und Weise dar, wie visumfreie Reisende ab 2025 nach Europa einreisen werden. Mit der Online-Registrierung der Reisenden zielt ETIAS ab, die Sicherheit zu erhöhen und die Effizienz des Grenzmanagements in den EU- und Schengen-Raum-Ländern zu verbessern.

Da die Implementierung von ETIAS näher rückt, ist es wichtig, informiert zu bleiben und sich im Voraus vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang in dieses neue Reisegenehmigungssystem zu gewährleisten. Für weitere Details und die neuesten Updates folgen Sie den Ankündigungen von WorkFlex Visa Services und den offiziellen EU-Ressourcen.

Thailands atemberaubende Landschaften, lebendige Städte, spektakuläre Strände, warmes Klima, erschwingliche Preise und eine lebendige digitale Nomadenszene machen es zu einem der meistbesuchten Länder der Welt.

Viele Staatsangehörige aus verschiedenen Ländern können Thailand ohne Visum besuchen. Es ist jedoch wichtig, die gesetzlichen Aufenthaltszeiten einzuhalten und die thailändischen Behörden entsprechend zu informieren, um Konsequenzen wie Geldstrafen, Blacklist oder sogar eine Inhaftierung zu vermeiden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über einen visumfreien Aufenthalt in Thailand wissen müssen, ohne sich um die Compliance sorgen zu müssen.

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Maximale Dauer des visumfreien Aufenthalts in Thailand

Es gibt über 60 Länder, die dank thailändischen Befreiungsregelungen oder bilateralen Abkommen beteiligt sind, visumfreie Einreise für bis zu 30 Tage in Thailand haben. Die Befreiung von der Visumpflicht wird bei der Einreise auf dem Land- oder Seeweg höchstens zweimal pro Kalenderjahr gewährt, bei der Einreise auf dem Luftweg gibt es jedoch keine Beschränkungen.  

Diese Liste umfasst EU-Länder, das Vereinigte Königreich, die Vereinigten Staaten und viele andere. Die thailändischen Behörden aktualisieren die Liste der zulässigen Länder regelmäßig, und Sie können die neuesten Entwicklungen auf ihrer Website verfolgen.  

Die gute Nachricht ist, dass es immer möglich ist, eine 30-tägige Verlängerung des Visums zu beantragen, so dass viele Reisende das Land bis zu 60 Tage lang genießen können, obwohl die maximale Aufenthaltsdauer im Rahmen der Visumbefreiung 30 Tage beträgt. Es ist jedoch zu beachten, dass eine zweite Verlängerung (d. h. ein Aufenthalt von mehr als 60 Tagen) nicht möglich ist.

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Wie beantrage ich eine Visumsverlängerung für Thailand?

Um eine Visumsverlängerung zu beantragen, müssen Sie ein nahe gelegenes Büro der thailändischen Einwanderungsbehörde aufsuchen oder - für ein effizienteres Verfahren ohne lange Wartezeiten- können Sie in den meisten Regionen die erforderlichen Unterlagen online einreichen und Ihre Verlängerung erhalten.

Welche Dokumente muss ich dabei haben?

Dokumente, die Sie vorbereiten müssen, um eine Visumsverlängerung zu beantragen:

• Reisepass(mit dem Einreisestempel, den Sie bei der Einreise nach Thailand erhaltenhaben)

• Ausgefülltes TM7-Formular, der Antrag auf Verlängerung des vorübergehenden Aufenthalts

• Ein Foto in Passgröße, das vor weniger als 6 Monaten aufgenommen wurde

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Dokumente online einreichen mit e-Extension

e-Extension ist ein Online-Antragssystem, das es Ihnen ermöglicht, Ihren Aufenthalt in Thailand effizient zu verlängern, ohne Zeit in langen Warteschlangen in den Einwanderungsbehörden zu verbringen.  

Das thailändische e-Extension-Visumverfahren ist derzeit in ausgewählten Regionen verfügbar: Bangkok, Chiang Mai, Pattaya, Nonthaburi, Pathum Thani, Phuket (nur Blue Tree), Samut Prakan, und Surat Thani (nur Koh Phangan und Koh Samui). Die Liste der verfügbaren Regionen wird regelmäßig aktualisiert. Bitte besuchen Sie daher die offizielle e-Extension-Website, um sich über neue Angebote zu informieren.

Über das e-Extension-Portal können Sie alle erforderlichen Dokumente einreichen und die Visumgebühr online bezahlen. Wenn der Antrag genehmigt wird,

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‍Einreichung der Dokumente bei der thailändischen Einwanderungsbehörde vor Ort

Wenn der e-Extension-Service in der Region, die Sie besuchen, nicht verfügbar ist, müssen Sie einen Termin bei der thailändischen Einwanderungsbehörde vereinbaren, um die Dokumente einzureichen. Es gibt mehrere Büros im ganzen Land, die alle größeren Regionen abdecken. Eine Liste der Adressen der thailändischen Einwanderungsbehörden finden Sie hier.

In der Einwanderungsbehörde werden die Behörden Sie bitten, die oben genannten Dokumente vorzulegen. Obwohl das Verfahren zur Verlängerung des Visums oft noch am selben Tag abgeschlossen wird, empfiehlt es sich, so früh wie möglich damit zu beginnen, um lange Schlangen zu vermeiden.

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Wie viel kostet eine Visumsverlängerung?

Die Antragsgebühr beträgt 1900 Baht (etwa 50 EUR).

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Aufenthalt in Thailand für mehr als 60 Tage

Es ist möglich, länger als 60 Tage in Thailand zu bleiben. Es ist jedoch erwähnenswert, dass das Verfahren komplexer wird und je nach Ihrer Nationalität, dem Zweck Ihres Aufenthalts in Thailand und anderen Faktoren unterschiedliche Regeln gelten.

Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu erfahren, unterstützen wir Sie gerne und sorgen dafür, dass Ihr Aufenthalt in Thailand frei von bürokratischen Problemen ist.

Die Aufnahme internationaler (Geschäfts-)Reisen ist aufregend, aber oft beinhaltet sie eine entscheidende Hürde - die Sicherung eines Reisevisums. Leider kann dieser Prozess komplex sein, und mit einer Visumsablehnung konfrontiert zu werden, kann entmutigend sein. Lassen Sie uns über das Gefühl der Nervosität sprechen, das jeder bekommt, wenn er ein Visum beantragt. Es ist verständlich, es besteht immer ein potentielles Risiko der Ablehnung. Und eine Ablehnung kann schwer zu verdauen sein. Insbesondere die Beantragung eines Geschäftsreisevisums kann besonders stressig sein aufgrund der engen Fristen, noch komplexeren Dokumentationen und unsicherem Ausgang. Ein abgelehntes Geschäftsvisum kann wichtige Geschäftstreffen, Konferenzen oder Verhandlungen stören und potenziell Geschäftsbeziehungen und -möglichkeiten beeinträchtigen. Die Einsätze, und damit auch der Druck, alles richtig zu machen, sind oft höher als bei Freizeitreisevisa. Darüber hinaus beinhaltet Geschäftsreisen oft erhebliche finanzielle Investitionen in Flüge, Unterkünfte und andere Ausgaben. Ein abgelehntes Visum kann zu finanziellen Verlusten führen und den Stress der Situation erhöhen. Aber lassen Sie uns noch nicht zu sehr darüber aufregen. In diesem Blogbeitrag werden wir über 5 häufige Gründe für eine Visumablehnung sprechen. So können Sie sich vorbereiten, Ihre Sorgfalt walten lassen und auf das Beste hoffen. Oder Sie können sich an unser WorkFlex Visa Services-Team wenden, das die gesamte Arbeit für Sie erledigt und Ihre Chancen auf Genehmigung maximiert.

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Grund 1: Fehler im Antrag
Einer der Hauptgründe für die Ablehnung von Reisevisa sind Fehler im Antrag. Selbst kleinere Fehler in Ihrem Visumantrag können zur Ablehnung führen. Dazu gehören Inkonsistenzen in persönlichen Informationen, Reisedetails oder Diskrepanzen zwischen Ihrem Antrag und den unterstützenden Dokumenten. Überprüfen Sie alle Einträge vor der Einreichung auf Genauigkeit.

Grund 2: Mangel an ausreichender Dokumentation
Ein weiterer Hauptgrund, warum Reisevisaanträge abgelehnt werden, ist unzureichende Dokumentation. Botschaften verlangen einen umfassenden Satz von Dokumenten, einschließlich Identitätsnachweis, Reiseplan, Unterkunftsbuchungen und mehr. Um dieses Problem zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente genau zusammengestellt, aktuell und übersichtlich präsentiert werden.

Grund 3: Unzureichende Interviewleistung
Das Visuminterview ist entscheidend. Bereiten Sie sich gründlich vor, indem Sie Antworten auf mögliche Fragen üben. Seien Sie während des Interviews ehrlich, klar und präzise. Eine Vorbereitung und Ehrlichkeit können das Ergebnis erheblich beeinflussen.

Grund 4: Zweifel an der Absicht zur Rückkehr
Visumsbeamte bewerten, ob Bewerber starke Gründe haben, nach ihrem Besuch in ihr Heimatland zurückzukehren. Die Vorlage von Bindungen wie Beschäftigung, Familie, Immobilienbesitz oder laufenden Bildungsverpflichtungen kann Bedenken mindern. Je stärker Ihre Bindungen sind, desto unwahrscheinlicher wird Ihr Visum aufgrund dieser Gründe abgelehnt.

Grund 5: Vorherige Visa-Verstöße
Eine Geschichte von Visa-Verstößen oder Überziehungen kann sich negativ auf Ihren aktuellen Antrag auswirken. Adressieren Sie diese Probleme frühzeitig in Ihrem Antrag und bieten Sie eine plausible Erklärung oder Nachweise für die Veränderung an.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die meisten kritischen Fehler bei Visumsablehnungen oft auf Ungenauigkeiten aufgrund von Unsicherheit (wie unvollständige oder falsche Dokumentation, Inkonsistenzen in Informationen oder verdächtige Reisepläne) und unvollständige Dokumentation zurückzuführen sind. Das Verständnis dieser verbreiteten Fallen und das Ergreifen proaktiver Maßnahmen zu deren Bewältigung können Ihre Aussichten auf erfolgreiches Erhalten eines Reisevisums erheblich verbessern.

Für diejenigen, die den Stress bei der Bearbeitung von Visumanträgen reduzieren möchten, kann die Auslagerung dieser Aufgabe an professionelle Dienstleister eine kluge Entscheidung sein. Einwanderungsberater oder Visabüros sind Experten für die Abwicklung von Visaverfahren. Sie bieten persönliche Hilfe und Unterstützung, um den Antragsprozess reibungsloser zu gestalten. Durch das Vertrauen in ihr Wissen und ihre Erfahrung können Sie Ihre Chancen auf Genehmigung Ihres Visums verbessern. Erwägen Sie es, sich an vertrauenswürdige Einwanderungsberatungsunternehmen oder Visadienstleister zu wenden, um den Aufwand bei Visumanträgen zu reduzieren und eine reibungslosere Reise ins Ausland zu gewährleisten.

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Die Visa-Anforderungen für Ihre Geschäftsreisen zu navigieren kann eine echte Herausforderung sein. Fragen Sie sich manchmal, welche Art von Visum Sie benötigen oder ob Sie überhaupt eins brauchen? Und was genau unterscheidet eine Arbeitserlaubnis von einem Geschäftsvisum? In der heutigen Welt, in der Geschäftsreisen kürzer, aber häufiger werden und die globale Geschäftslandschaft immer stärker vernetzt ist, ist es einfach, sich im Dschungel der Visavorschriften zu verlieren. Um die Verwirrung zu beseitigen, hier eine kurze Anleitung, um festzustellen, ob Sie als Geschäftsbesucher gelten oder ob Sie möglicherweise eine Arbeitserlaubnis oder ein Geschäftsvisum benötigen.


Geschäftsvisum: Wird für zulässige Geschäftsaktivitäten wie Meetings, Konferenzen oder die Erkundung von Geschäftsmöglichkeiten ausgestellt.Konzentriert sich ausschließlich auf die Erleichterung geschäftlicher Logistik und Beziehungen, unter Ausschluss von Arbeits- oder Dienstleistungen.

Arbeitserlaubnis: Wird für ausländische Staatsangehörige gewährt, die entlohnte Arbeit oder vertragliche Arbeit verrichten.Konzipiert für Beschäftigungszwecke, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- oder projektbezogener Arbeit.Arbeitserlaubnisse erfordern oft umfangreiche Dokumentationen und persönliche Vorsprachen bei Botschaften. Die Erlangung einer Arbeitserlaubnis umfasst im Allgemeinen einen längeren und komplexeren Prozess im Vergleich zur Erlangung eines Geschäftsvisums.

Im Wesentlichen hängt die Wahl zwischen einem Geschäftsvisum und einer Arbeitserlaubnis von der Art und Dauer der geplanten Aktivitäten im Gastland ab. Während Arbeitserlaubnisse für langfristige Beschäftigungsverhältnisse geeignet sind, bieten Geschäftsvisa eine einfache Lösung für kurzfristige geschäftliche Engagements.

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Unterscheidung zwischen Geschäftsvisa und Arbeitserlaubnissen

1. Art der Aktivitäten:
  - Arbeitserlaubnis: Primär für Beschäftigungszwecke gedacht, berechtigt eine Arbeitserlaubnis ausländische Staatsangehörige zur Arbeit und zum Verdienst in einem Gastland, die an einen bestimmten Job und Arbeitgeber gebunden ist.
  - Geschäftsvisum: Ausgelegt für Personen, die sich mit geschäftsbezogenen Aktivitäten wie Meetings, Konferenzen, Verhandlungen oder der Erkundung von Investitionsmöglichkeiten beschäftigen, ohne formell angestellt zu sein.

2. Beschäftigungsarrangements:
Arbeitserlaubnisse sind direkt mit der Beschäftigung verbunden, während Geschäftsvisa Geschäftsaktivitäten ohne formelle Beschäftigung ermöglichen.

3. Aufenthaltsdauer:
 Geschäftsvisa bieten in der Regel kurzfristige Aufenthalte an, oft 30 bis 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen, während Arbeitserlaubnisse möglicherweise für längere Zeiträume gewährt werden.


Oder praktischer formuliert: Sie werden wahrscheinlich als Geschäftsbesucher eingestuft, wenn:

• Ihre Reise weniger als zwei Wochen dauert.
• Sie das Zielland in den letzten zwölf Monaten weniger als drei Mal besucht haben.
• Ihre Aktivitäten während der Reise auf die Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Messen oder Verhandlungen beschränkt sind.
• Sie außerhalb des Landes, das Sie besuchen, wohnhaft sind.
• Ihr Manager aus einem anderen Land operiert.
• Ihre Beschäftigung und Ihr Gehalt mit einem Unternehmen außerhalb des Gastlandes verbunden sind.

Jedoch benötigen Sie möglicherweise eine Arbeitserlaubnis, wenn:

• Ihre Reise länger als zwei Wochen dauert.
• Sie das Land in den letzten zwölf Monaten häufiger als drei Mal besucht haben.
• Ihre Arbeitsaktivitäten über gelegentliche Meetings hinausgehen und tagtägliche Operationen umfassen.
• Ihre Aktivitäten möglicherweise zu Gewinnerzielung führen.
• Sie technische Ausrüstung für Ihre Aufgaben benötigen.
• Sie von jemandem im Gastland geleitet werden.
• Ihr alleiniger Wohnsitz sich im Land befindet, das Sie besuchen.
• Ihr Gehalt von einem Unternehmen im Gastland stammt.

Bei Zweifeln ist es immer ratsam, sich vor der Festlegung Ihrer Reisepläne mit Ihrem Global Mobility-Team oder der Personalabteilung in Verbindung zu setzen.

Für diejenigen, die als Geschäftsbesucher eingestuft werden, ist es wichtig zu beachten, dass selbst wenn aufgrund Ihrer Staatsangehörigkeit oder anderer Faktoren kein Visum erforderlich ist, Sie dennoch sicherstellen müssen, dass Sie bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Ausreichende finanzielle Mittel, um die Kosten während Ihrer Reise zu decken.
• Ein klar definierter Zeitplan für Ihren Aufenthalt im Gastland.
• Einhaltung der für den Zweck Ihres Besuchs erforderlichen Dauer.
• Ein gültiger Reisepass sowie zusätzliche unterstützende Dokumente wie ein Bestätigungsschreiben Ihres Arbeitgebers, ein Einladungsschreiben aus dem Gastland, Angaben zur Unterkunft, Nachweis des Wohnsitzes und der Krankenversicherung in Ihrem Heimatland sowie eine Kopie Ihres Reiseplans.

Das Verständnis der Feinheiten zwischen Geschäftsvisa und Arbeitserlaubnissen ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, internationale Reise- und Beschäftigungsanforderungen effektiv zu navigieren, um die Einhaltung und reibungslosen Betrieb über Ländergrenzen hinweg zu gewährleisten. Wir hoffen, dass diese kurze Anleitung Ihnen dabei hilft, festzustellen, ob Sie für Ihre bevorstehende Geschäftsreise eine Arbeitserlaubnis benötigen.

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Denken Sie daran, wenn Sie unsicher sind, ist es am besten, sich vorzugsweise von Ihrem Global Mobility-Berater, der Personalabteilung oder einem Rechtsberater beraten zu lassen, bevor Sie fortfahren.

WorkFlex kann Ihnen auch dabei helfen!

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Was sind Visa-Agenten?

Visumagenten sind Fachleute, die darauf spezialisiert sind, Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen bei der Beantragung von Visa für internationale Reisen zu unterstützen. Diese Agenten dienen als Vermittler zwischen Reisenden und den für die Visaerteilung zuständigen Regierungsbehörden.

Visaagenturen bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, um das Visumantragsverfahren zu optimieren, darunter:

1. Beratung: Die Visaagenturen beraten und beraten Sie zu Visabestimmungen, Antragsverfahren und erforderlichen Unterlagen, je nach Zielland und Reisezweck des Reisenden.

2. Unterstützung bei der Dokumentation: Sie helfen Reisenden bei der Vorbereitung und Organisation der erforderlichen Dokumente wie Passkopien, Fotos, Einladungsschreiben, Jahresabschlüsse und Reiserouten und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und gemäß den Visabestimmungen ausgefüllt werden.

3. Einreichung der Bewerbung: Visa-Beauftragte erleichtern die Einreichung von Visumanträgen im Namen von Reisenden, indem sie sie entweder direkt beim zuständigen Konsulat oder der Botschaft einreichen oder indem sie Reisende beim Ausfüllen von Online-Antragsformularen unterstützen.

4. Folgemaßnahmen und Updates: Sie überwachen den Fortschritt der Visumanträge und informieren Reisende regelmäßig über den Status ihrer Anträge, einschließlich aller zusätzlichen Anforderungen oder Informationsanfragen der Visumausstellenden Behörden.

5. Problemlösung: Im Falle von Komplikationen oder Problemen mit Visumanträgen, wie Verzögerungen, Ablehnungen oder Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen, setzen sich die Visabeauftragten mit den zuständigen Behörden in Verbindung, um das Problem effizient zu lösen und Störungen der Reisepläne so gering wie möglich zu halten.

Insgesamt spielen Visaagenturen eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung des Visumantragsverfahrens, sparen Reisenden Zeit und Mühe und stellen sicher, dass die Anforderungen des Ziellandes eingehalten werden. Sie bieten wertvolles Fachwissen und Unterstützung für Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen, die sich mit der Komplexität internationaler Reisen auseinandersetzen wollen.

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Was sind die Vorteile von Visa-Agenten?
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Visaagenturen spielen aus mehreren Gründen eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung von Geschäftsreisevisa:

1. Fachwissen und Erfahrung: Visumagenten sind Fachleute mit fundierten Kenntnissen und Erfahrung in der Bewältigung der Komplexität von Visumantragsverfahren. Sie kennen die spezifischen Anforderungen und Nuancen der Visabestimmungen der einzelnen Länder und stellen sicher, dass Anträge korrekt und effizient ausgefüllt werden.

2. Zeitsparend: Geschäftsleute haben oft einen anspruchsvollen Zeitplan und können nicht die erforderliche Zeit aufwenden, um Visumanträge zu recherchieren und auszufüllen. Visa-Beauftragte rationalisieren den Prozess und sparen sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen Zeit, indem sie administrative Aufgaben erledigen und sicherstellen, dass Anträge umgehend eingereicht werden.

3. Weniger Fehler: Visumanträge erfordern genaue Informationen, und selbst geringfügige Fehler können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen. Visa-Beauftragte minimieren das Fehlerrisiko, indem sie Antragsteller durch das Antragsverfahren führen und die Dokumente vor der Einreichung auf Richtigkeit überprüfen.

4. Bleiben Sie über die Vorschriften auf dem Laufenden: Visabestimmungen und -bestimmungen können sich häufig ändern, was Unternehmen vor die Herausforderung stellt, auf dem Laufenden zu bleiben. Die Visa-Beauftragten halten sich über die neuesten Vorschriften und Änderungen auf dem Laufenden und stellen so sicher, dass die Anträge den aktuellen Anforderungen entsprechen, und minimieren das Risiko unerwarteter Probleme.

5. Personalisierter Support: Visa-Agenten bieten persönliche Unterstützung und Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Sie gehen auf alle Fragen oder Bedenken ein, geben Hinweise zu den erforderlichen Unterlagen und informieren über den Status der Anträge, sodass Reisende und Arbeitgeber gleichermaßen beruhigt sind.

Insgesamt bieten Visaagenturen wertvolles Fachwissen, zeitsparende Vorteile, Fehlerreduzierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und persönliche Unterstützung. Dies macht sie zu unverzichtbaren Partnern für Unternehmen, die die Komplexität von Geschäftsreisevisa effizient und effektiv bewältigen möchten.

Warum WorkFlex mehr als eine traditionelle Visumagentur ist:

WorkFlex übertrifft die traditionelle Rolle eines Visa-Vermittlers, indem es eine umfassende Palette von Dienstleistungen anbietet, die darauf zugeschnitten sind, die weltweiten Reiserichtlinien für Unternehmen zu optimieren. Während sich Visaagenturen in der Regel ausschließlich auf die Bearbeitung von Visumsanträgen konzentrieren, bietet WorkFlex eine ganzheitliche Lösung für die Erfüllung der Anforderungen von Unternehmen an die Einhaltung von Reisekosten. Hier ist der Grund, warum WorkFlex so besonders ist:

1. Integrierte Compliance-Plattform: WorkFlex bietet eine umfassende globale Compliance-Plattform, die über Visadienstleistungen hinausgeht. Zusätzlich zum Visa-Management bietet WorkFlex Lösungen für Reiseversicherungen, A1/COC (Certificates of Coverage), die Einhaltung der PWD-Richtlinie (Posted Worker Directive) und Pakete zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht. Durch die Integration dieser Dienste in eine einzige Plattform bietet WorkFlex Unternehmen eine nahtlose und effiziente Lösung für die Verwaltung verschiedener Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit internationalen Reisen.

2. Risikobewertung und Automatisierung: WorkFlex nutzt fortschrittliche Technologie, um Risikobewertungen durchzuführen und Prozesse zur Dokumentenerstellung zu automatisieren. Durch die Analyse von Reiserouten und Reisezielen hilft WorkFlex Unternehmen dabei, potenzielle Compliance-Risiken zu erkennen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und effizient erstellt werden.

3. Direkter Visumantrag: Im Gegensatz zu herkömmlichen Visaagenturen, die möglicherweise ausschließlich als Vermittler zwischen Reisenden und Visumbehörden agieren, verfolgt WorkFlex einen praktischen Ansatz, indem Visumanträge direkt bearbeitet werden. Diese direkte Beteiligung stellt sicher, dass Anträge umgehend und korrekt eingereicht werden, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Ablehnungen minimiert wird.

4. Beratung und Unterstützung durch Experten: WorkFlex bietet fachkundige Beratung und persönliche Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Von der ersten Beratung über die Einreichung des Antrags bis hin zur Nachverfolgung steht das Expertenteam von WorkFlex Unternehmen und Reisenden bei allen Fragen oder Bedenken zur Verfügung, bietet Sicherheit und sorgt für ein reibungsloses Reiseerlebnis.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass WorkFlex sich von herkömmlichen Visumagenten durch eine umfassende Compliance-Plattform, fortschrittliche Technologielösungen, direkte Beteiligung an Visumanträgen sowie fachkundige Beratung und Unterstützung unterscheidet. WorkFlex erfüllt die umfassenderen Anforderungen an die Einhaltung von Reiserichtspflichten von Unternehmen und bietet eine Komplettlösung zur Rationalisierung des weltweiten Reiseverkehrs und zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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Haben Sie es satt, dass Visumanträge zu bürokratischen Albträumen werden? Verabschieden Sie sich von endlosen Warteschlangen und Papierkram und begrüßen Sie die Ära der E-Visa — Ihr Reisepass für stressfreies Reisen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über E-Visa wissen müssen, von deren Bedeutung bis hin zu deren Erlangung, damit Sie sich mühelos auf Ihr nächstes Abenteuer vorbereiten können.

E-Visa verstehen:

In einer Welt, in der Zeit entscheidend ist, erweisen sich E-Visa als die ultimative Lösung für Reisende, die Komfort und Effizienz suchen. Aber was genau sind E-Visa?

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Alternativen zu herkömmlichen Visa. Anstatt ein Konsulat oder eine Botschaft aufzusuchen, können Reisende ein Visum online beantragen, die Zahlung abschließen und die Genehmigung per E-Mail erhalten. Es ist ein Wendepunkt für alle, die ihre Reisevorbereitungen optimieren möchten.

Unterschied zwischen einem Online-Visum und einem traditionellen Visum

Der Hauptunterschied zwischen einem Online-Visum und einem (herkömmlichen) Papiervisum besteht darin, dass Sie für die Beantragung eines Visums über das Internet überhaupt keine Botschaft oder ein Konsulat aufsuchen müssen — der gesamte Visumprozess wird aus der Ferne (online) durchgeführt, auch die Visumzahlung und das Ausstellungsdokument. Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass herkömmliche Visa für kurzfristige und langfristige Zwecke ausgestellt werden, während eVisa nur vorübergehend sind.

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Welche Länder stellen Online-Visa aus? ‍

Diese Liste hängt unter anderem stark von Ihrem Reisepass und dem Grund Ihrer Reise ab. Beispielsweise bieten viele Länder keine E-Visa für Geschäftsreisen an; sie sind ausschließlich für Touristen erhältlich. Außerdem müssen Sie bei langfristigen Visa wie Studenten-, Arbeits- oder Familienvisa einen Antrag in Papierform stellen und mehrmals die Botschaft oder das Konsulat aufsuchen, bevor Sie Ihre Genehmigung erhalten. Generell können wir jedoch feststellen, dass die Tendenz zu einer zunehmenden Anzahl von E-Visa geht.
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Die Vorteile von E-Visa:

1. Schnelligkeit und Komfort: Sie müssen nicht mehr in langen Warteschlangen warten oder mehrere Fahrten zu Visabüros unternehmen. E-Visa können bequem von zu Hause aus beantragt werden, oft innerhalb weniger Tage.

2. Barrierefreiheit: Mit E-Visa wird der gesamte Antragsprozess digitalisiert, sodass er Reisenden aus aller Welt zugänglich ist. Verabschieden Sie sich von geografischen Barrieren und begrüßen Sie reibungslose Reiseerlebnisse.

3. Wirtschaftlichkeit: E-Visa haben im Vergleich zu herkömmlichen Visa in der Regel niedrigere Bearbeitungsgebühren, was sie zu einer budgetfreundlichen Option für Reisende macht, die etwas mehr Geld für ihre Abenteuer sparen möchten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa einen bedeutenden Fortschritt in der Welt des Reisens darstellen und Geschwindigkeit, Komfort und Erreichbarkeit wie nie zuvor bieten. Wenn Sie sich für E-Visa entscheiden, können Sie sich von den Problemen herkömmlicher Visumanträge verabschieden und Ihre Reise mit Zuversicht antreten.

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So erhalten Sie ein E-Visum:

Das Verfahren zur Beantragung eines E-Visums ist von Land zu Land unterschiedlich:

1. Recherche: Recherchieren Sie zunächst nach den Visabestimmungen für Ihr Zielland. Nicht alle Länder bieten E-Visa an, daher ist es wichtig, die Eignung vorher zu bestätigen.

2. Bewerbung: Besuchen Sie die offizielle Website der Einwanderungsbehörde oder des Konsulats des Landes und suchen Sie nach der E-Visa-Abteilung. Folgen Sie den Anweisungen, um den Online-Antrag auszufüllen, und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Passinformationen und Reiseroute an.

3. Einreichung des Dokuments: Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor, einschließlich eines Passfotos und einer Kopie Ihres Reisepasses. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente die angegebenen Kriterien erfüllen, um Verzögerungen oder Ablehnung zu vermeiden.

4. Bezahlung: Zahlen Sie die Bearbeitungsgebühr online über ein sicheres Zahlungsgateway. Sobald die Zahlung bestätigt ist, wird Ihr Antrag von den Einwanderungsbehörden bearbeitet.

5. Zulassung: Warten Sie auf die Genehmigung Ihres E-Visums per E-Mail. Nach der Genehmigung drucken Sie einfach das E-Visum aus und nehmen Sie es auf Ihren Reisen mit.

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Erledigen Sie mit WorkFlex den Stress bei der Beantragung von Visa:

Warum sollten Sie Stunden damit verbringen, sich in komplexen Visaverfahren zurechtzufinden, wenn Sie die Aufgabe Experten anvertrauen können? Mit WorkFlex werden (Geschäfts-) Visumanträge zum Kinderspiel.
Lagern Sie alle Compliance-Angelegenheiten aus und sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Überlassen Sie uns den Papierkram, während Sie sich auf die Planung Ihrer Traumreise konzentrieren.
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Tipps für ein reibungsloses E-Visa-Erlebnis:

1. Planen Sie im Voraus: E-Visa bieten zwar schnellere Bearbeitungszeiten, es ist jedoch ratsam, den Antrag rechtzeitig vor Ihren Reisedaten zu stellen, um Komplikationen in letzter Minute zu vermeiden.
2. Überprüfen Sie die Anforderungen noch einmal: Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen für E-Visa-Anträge. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen sorgfältig lesen und alle erforderlichen Dokumente vorlegen, um Verzögerungen zu vermeiden.
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Behalten Sie Ihr E-Mail-Postfach im Auge, nachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben. Die Mitteilung über Ihren E-Visa-Status wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie während des Antragsprozesses angegeben haben.
4. Drucken Sie Ihr E-Visum aus: Die meisten Länder akzeptieren zwar digitale Kopien von E-Visa, aber es ist immer eine gute Idee, für alle Fälle eine gedruckte Kopie bei sich zu haben.

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Im Bereich elektronischer Reisegenehmigungen tauchen häufig zwei Begriffe auf: E-Visa und elektronische Reisegenehmigungen (ETAs). Beide erleichtern zwar die Einreise in bestimmte Länder, aber das Verständnis ihrer Unterschiede kann Reisenden helfen, sich effektiver in der Visalandschaft zurechtzufinden.

E-Visa: Optimierte Lösungen für reibungsloses Reisen

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Versionen traditioneller Visa. Sie werden im Rahmen eines Online-Antragsverfahrens beantragt, bei dem in der Regel Passinformationen, Reiseroute und Belege eingereicht werden. Nach der Genehmigung erhalten Reisende ihre E-Visa per E-Mail, die sie ausdrucken und bei der Ankunft am Zielort vorlegen können.

Hauptmerkmale von E-Visa:

- Online Beantragung
- Erfordert die Vorlage detaillierter Informationen und Dokumente
- Genehmigung per E-Mail
- Oft für kurzfristige Besuche geeignet
- Im Allgemeinen für den einmaligen Gebrauch konzipiert

ETAs: Vereinfachung der Einreise mit elektronischer Autorisierung

Auf der anderen Seite funktionieren elektronische Reisegenehmigungen (ETAs) etwas anders. Eine ETA ist eine digitale Reisegenehmigung, mit der sich ausländische Besucher elektronisch registrieren können, ohne dass ein herkömmliches Visum erforderlich ist. ETAs ähneln zwar in ihrer digitalen Natur E-Visa, beinhalten jedoch in der Regel ein einfacheres Antragsverfahren und werden häufig für kurzfristige Besuche verwendet.

Hauptmerkmale von ETAs:

- Elektronische Registrierung für die Einreise
- Erfordert möglicherweise keine umfangreiche Dokumentation
- Genehmigung digital erteilt
- Oft gültig für mehrere Einträge
- Konzipiert für kurzfristige Besuche, ohne dass ein herkömmlicher Visastempel erforderlich ist

Die Unterschiede verstehen

Der Hauptunterschied zwischen E-Visa und ETAs liegt in den Antragsverfahren, den Dokumentationsanforderungen und dem Verwendungszweck. E-Visa sind umfassender und erfordern detaillierte Informationen und Unterlagen, während ETAs eine vereinfachte Alternative für Reisende bieten, die für kurzfristige Besuche einreisen möchten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa und ETAs innovative Lösungen im Bereich digitaler Reisegenehmigungen darstellen und Reisenden bequeme Alternativen zu herkömmlichen Visaverfahren bieten. Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen verstehen, können Sie sich mit Zuversicht in der Visalandschaft zurechtfinden und Ihre Reisen problemlos antreten.

Die richtige Option wählen

Bei der Planung Ihrer Reisen ist es wichtig, die Einreisebestimmungen Ihres Ziellandes zu überprüfen, um festzustellen, ob ein E-Visum oder eine ETA die richtige Option ist. Faktoren wie Aufenthaltsdauer, Reisehäufigkeit und spezifische Visabestimmungen werden Ihre Entscheidung beeinflussen.

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Des Öfteren hören wir von verschiedenen Firmen über die eine anhaltende Diskussion beim Erstellen der Unternehmensrichtlinie: Benutze ich Kalendertage oder Arbeitstage für die Workation-Unternehmensrichtlinie?

Die meisten Unternehmensrichtlinien enthalten eine Höchstzahl (30/60/etc.) von Arbeitstagen, manchmal auch Anwesenheitstagen, die Mitarbeitende im Ausland arbeiten dürfen. Oft ist dies aber nicht klar definiert, ob die Richtlinie von reinen Arbeitstagen oder von Anwesenheitstagen spricht.

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Arbeitstage sind die Tage, an denen Mitarbeitende im Ausland für das Unternehmen arbeiten - unabhängig davon, wie viele Stunden sie dies tun
Anwesenheitstage sind alle Tage, an denen ein Arbeitnehmer im Ausland arbeitet und/oder sich in der Freizeit aufhält (einschließlich der Wochenenden und Feiertage)

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Ob man nun Arbeitstage oder Anwesenheitstage für die Tagesobergrenze benutzen soll, ist ein recht komplexes Thema.

Schließlich haben Sie als Arbeitgeber an Tagen, an denen der Arbeitnehmer nicht arbeitet, wenig zu sagen. Andererseits ist es aufgrund der Compliance-Aspekte rund um die Anwesenheit auch verständlich, dass Unternehmen beschließen, einen Schwellenwert für Anwesenheitstage festzulegen. 

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Warum sind Anwesenheitstage für Compliance wichtig?

Da sich die Tage stark auf die Compliance Risikofaktoren auswirken, wie Lohnsteuer, Betriebsstätte, Arbeitsberechtigung, Sozialversicherung usw., muss der Arbeitgeber die kumulierten Anwesenheitstage pro Land kennen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber das Compliance-Risiko begrenzen - sowohl für sich selbst als auch zum Schutz des Arbeitnehmers. Ein weiterer Grund für die Begrenzung der Zahl der Auslandstage ist die Sicherstellung der Büropräsenz. Hierfür müssen nur die Arbeitstage berücksichtigt werden.

Für Compliance sind sowohl Arbeitstage als auch Anwesenheitstage relevant, da beide rechtliche Auswirkungen haben!

Während bei einigen Aspekten, wie dem Arbeitsrecht oder der Betriebsstätte, (nur) die Arbeitstage berücksichtigt werden müssen, haben bei den meisten Risikofaktoren auch die Anwesenheitstage eine enorme rechtliche Bedeutung:

- z.B. für die Lohnsteuer

- z.B. für die Sozialversicherung

- z.B. für die Arbeitsberechtigung /Anmeldung

Um die Compliance-Risiken richtig einschätzen zu können, muss WorkFlex wissen, wie lange jemand abwesend ist, z. B. für Center of Vital Interest-Diskussionen und die 25%-Regel, die in der Sozialversicherung des Heimatlandes verbleibt.

So löst nicht nur die Arbeit von mehr als 183 Tagen in einem Land Compliance-Risiken aus, sondern auch Urlaube, Geschäftsreisen und Wochenenden werden in die 183-Tage-Regel einbezogen.

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Hintergrund: Was besagt die 183-Tage-Regelung?

Unabhängig davon, ob Sie Geschäftsreisende, internationale Kurzzeitmitarbeiter oder Telearbeiter verwalten, haben Sie zweifellos schon von der "183-Tage-Regel" gehört.

Diese Regel besagt - vereinfacht ausgedrückt - dass ein Arbeitnehmer im Zielland nicht steuerpflichtig wird, solange seine Gesamtpräsenz in diesem Land unter 183 Tagen pro Jahr bleibt (das kann ein Kalenderjahr, ein Steuerjahr oder einbeliebiger laufender 12-Monats-Zeitraum sein). Sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene erwarten viele Steuerbehörden, dass der Arbeitgeber (und auch der Arbeitnehmer) die Geschäftsreisen von Nichtansässigen verfolgt und meldet. Die einfache Anwendung einer "183-Tage"-Grenze reicht jedoch nicht immer aus, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

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Im OECD-Kommentar heißt es dazu:
Obwohl die Mitgliedsländer verschiedeneFormeln zur Berechnung der 183-Tage-Frist verwendet haben, gibt es nur eine Methode, die mit dem Wortlaut dieses Absatzes übereinstimmt: die Methode der "Tage der physischen Anwesenheit". Die Anwendung dieser Methode ist einfach, da die Person entweder in einem Land anwesend ist oder nicht. Daher bezieht sich die 183er-Regel auf Anwesenheitstage (einschließlich Wochenenden),so dass Geschäftsreisen, Urlaub und Arbeitsaufenthalte in diesem Zeitrahmen zählen. Aus diesen Grundsätzen folgt, dass ein ganzer Tag, der außerhalb des Tätigkeitsstaats verbracht wird, sei es für Urlaub, Geschäftsreisen oder aus anderen Gründen, nicht berücksichtigt werden sollte. Ein Tag, an dem sich der Steuerpflichtige, wie kurz auch immer, in einem Staat aufhält, zählt für die Berechnung der 183-Tage-Frist als ein Tag der Anwesenheit in diesem Staat. (Quelle: OECD, Seite 210)

Wird in einem DBA bei der 183-Tage-Frist anstelle eines Zwölf-Monats-Zeitraums auf das Steuerjahr oder Kj. abgestellt, so sind die Aufenthalts-/Ausübungstage für jedes Steuerjahr oder Kj. gesondert zu ermitteln. In Deutschland entspricht das Steuerjahr dem Kj. Entspricht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats ebenfalls dem Kj., ergeben sich keine Besonderheiten, wenn das entsprechende DBA für die Berechnung der 183-Tage-Frist auf das Steuerjahr abstellt (z. B. DBA-Frankreich, DBA-Griechenland, DBA-Italien). Weicht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats vom Steuerjahr Deutschlands (= Kj.) ab, ist jeweils das Steuerjahr des Vertragsstaats maßgebend, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

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WorkFlex Lösung

Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel 5 Tage in Italien im Ausland ist, aber nur 3 Tage dort arbeitet, muss er mit "Nein" antworten und die Anzahl der Arbeitstage hinzufügen. So kann WorkFlex sowohl die Arbeitstage sowie die Anwesenheitstage im Zielland akkurat zählen. Um sicherzustellen, dass die Anwesenheits- und Arbeitstage korrekt gezählt werden, hat WorkFlex die Frage "Werden Sie während des gesamtenAufenthalts arbeiten" in seine Plattform integriert.

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Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt. Ab dem 1. März 2024 muss das A1 Zertifikat nun über das neue SV-Meldeportal beantragt werden.

Was bedeutet das genau für Unternehmen? Inwiefern ändert sich der Prozess und welche Kosten fallen für die Nutzung des neuen Portals an?

Die Antworten und mehr finden Sie in diesem Blog-Beitrag, sodass HR und Unternehmen optimal auf die bevorstehende Abschaltung von sv.net und die Umstellung auf das SV-Meldeportal zum 1. März 2024 vorbereitet sind. Zudem bietet dieser Artikel einen umfassenden Einblick in die wesentlichen Aspekte des A1-Zertifikats. Darüber hinaus wird beleuchtet, warum die A1-Bescheinigung allein nicht ausreicht, um Workations und Dienstreisen compliant zu gestalten, und welche Compliance-Risiken Unternehmen dabei beachten müssen.

Vorneweg: Was ist eine A1- Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung, auch als A1-Zertifikat bekannt, ist ein Dokument, das die Sozialversicherungsrechte einer Person innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) regelt. Sie ist für Personen wichtig, die in einem EU- oder EWR-Land arbeiten oder vorübergehend beschäftigt sind. Die A1 Bescheinigung zeigt, welches Sozialversicherungssystem für diese Personen gilt und verhindert, dass sie doppelt in verschiedene Sozialversicherungssysteme einzahlen müssen. Arbeitnehmer, Beamte und Selbständige benötigen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie vorübergehend grenzüberschreitend innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland tätig sind. Dies gilt sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations.

Wie man bisher die A1- Bescheinigung beantragt hat (bis 29. Februar 2024)

Zur Beantragung der A1-Bescheinigung müssen Arbeitgeber und Selbstständige seit 2019 den Antrag elektronisch stellen. Es gibt zwei Hauptwege dafür: Entweder nutzen sie eine Entgeltabrechnungssoftware wie DATEV oder LOGA, die den Antrag unkompliziert weiterleitet, oder sie verwenden die Anwendung sv.net, um den Antrag direkt elektronisch einzureichen. In beiden Fällen erfolgt die automatische Weiterleitung an den zuständigen Sozialversicherungsträger.

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Abschaltung von sv.net - was bedeutet das für Unternehmen ab 1. März 2024?

Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Über sv.net führen jährlich über 500.000 Arbeitgeber rund 25 Millionen Transaktionen durch. Früher wurde sv.net von Krankenkassen für den Sozialversicherungsmeldungsaustausch angeboten.

Das SV-Meldeportal erlaubt den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen für Arbeitgeber und Selbstständige. Eine Registrierung im SV-Meldeportal ist erforderlich, vorzugsweise mit einem Elster-Organisationszertifikat oder alternativ über die BundID.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt ab dem 1. März 2024 ausschließlich im SV-Meldeportal. Bis zum 31. März 2024 ist die Nutzung des Portals kostenfrei, danach fällt eine Nutzungsgebühr an, außer für Selbstständige.

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Wie genau ändert sich der Prozess für Unternehmen?

Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern hat die Umsetzung des "Einheitlichen Unternehmenskontos" auf Basis von ELSTER beschlossen. Unternehmen können Konten über die Webseite mein-unternehmenskonto.de einrichten, wobei die Steuernummer des Unternehmens genutzt wird. Jedes Unternehmenskonto besteht aus einem oder mehreren Benutzerkonten, die einzelnen Personen zugeordnet sind. Bei der Registrierung erhält jedes Benutzerkonto ein ELSTER-Organisationszertifikat per Post, das nicht nur für die Erstregistrierung, sondern auch für jede Anmeldung am SV-Meldeportal verwendet wird.

Ab 2024 können Selbständige und Beschäftigte, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten, sich alternativ auch über das BundID-Konto registrieren und anmelden. Diese erweiterte Registrierung im SV-Meldeportal bietet den Arbeitgebern einen sicheren und benutzerspezifischen Zugang zu den Anwendungen und Daten.

Es ist wichtig zu wissen, dass für jede Niederlassung eine separate Registrierung erforderlich ist, jeweils mit einem eigenen ELSTER-Unternehmenszertifikat. Über die Mandatsverwaltung können Betriebsstätten jedoch zusammengeführt werden.

Allgemein gilt: Daten können nicht direkt von sv.net zum SV-Meldeportal übertragen werden. Jedes Unternehmen muss sich beim SV-Meldeportal registrieren. Das gilt auch für Unternehmen, die zuvor ihre A1-Zertifikate über eine Integration mit einer Entgeltabrechnungssoftware beantragt haben - nun müssen sie dies über das SV-Meldeportal tun. Eine automatische Weiterleitung der Daten ist derzeit nichtmöglich. Das bedeutet einen großen manuellen Aufwand für Unternehmen.

Kleiner Tipp: Mit der All-in-One Software von WorkFlex können Sie A1-Bescheinigungen innerhalb von einer Minute erstellen und sparen somit wertvolle Zeit und Geld. 

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Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

1.    SV-Meldeportal aufrufen

2.    Registrierung zur Nutzung über “Mein Unternehmenskonto” abwickeln

3.    Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren

4.    Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben

5.    Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Posterhalten

6.    Freischaltcode eingeben

7.    Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicherRegistrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Nutzung des SV-Meldeportals unterliegt variablen Gebühren, die sich je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen unterscheiden.

Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante. Bis März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, sind für die Jahre 2023 und 2024 gebührenfrei. Ab dem 1. Januar 2025 fallen Kosten an. Bei einer Registrierung vor dem genannten Datum gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante, die den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern ermöglicht. Im Herbst 2024 müssen Nutzer eine der beiden Varianten wählen, für die ab Januar 2025 eine Gebühr anfällt. Die Kosten betragen 36 Euro plus Umsatzsteuer für eine einzelne Betriebsnummer und 99 Euro plus Umsatzsteuer für mehrere Betriebsnummern, jeweils für einen Zeitraum von 36 Monaten. Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen.

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Mehr Datensicherheit bei SV-Meldeportal 

Der bedeutende Unterschied zum sv.net liegt darin, dass die Datensicherheit aufgrund der Registrierung über das ELSTER-Organisationszertifikat beim SV-Meldeportal für Unternehmen und Mitarbeiter erheblich höher ist. Andere Länder wie die Niederlande, Belgien, Schweden und das Vereinigte Königreich haben bereits seit Jahren deutlich fortgeschrittenere und gründlichere Prozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass Daten besser geschützt sind. Deutschland zieht nun mit dem SV-Meldeportal nach.

A1-Bescheinigungen mit WorkFlex beantragen 

Wenn Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten und automatisierten Lösung für die Beantragung Ihrer A1-Bescheinigungen sind, ist die Software von WorkFlex die perfekte Lösung. Mit unserer Software können Sie A1-Zertifikate in weniger als einer Minute beantragen - bei Dienstreisen sogar ohne jeglichen extra Aufwand. 

Durch unsere Integrationen mit Reisebuchungstools wie z.B. mit TravelPerk, Navan etc. werden alle relevanten Compliance Dokumente, so auch das A1, für Dienstreisen von WorkFlex automatisch erstellt - ohne jeglichen extra Aufwand für HR oder den Geschäftsreisenden.

Wird hingegen eine A1-Bescheinigung für eine Workation benötigt, muss der Mitarbeitende lediglich die relevanten Daten auf der Plattform angeben. Das dauert ca. 2 Minuten. Nach Zustimmung des Managers kümmern wir uns um die Erstellung aller notwendigen Dokumente. 

Mit WorkFlex gestalten Sie den Prozess der A1-Bescheinigungen um 95% effizienter und sparen so wertvolle Zeit. Zudem minimieren Sie auch das Risiko von Bearbeitungsfehlern - im Falle eines Falles übernimmt WorkFlex die Haftung dafür. 

Webinar zum Thema:

🚨 WICHTIG: Das A1-Zertifikat schützt nicht vor Compliance Strafen

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Obwohl die A1-Bescheinigung ein entscheidendes Dokument für die Compliance bei Workations und Dienstreisen innerhalb Europas ist, reicht sie allein nicht aus, um eine Workation oder Dienstreise "rechtskonform" zu gestalten.

Die rechtliche Lage in Bezug auf Dienstreisen ist den Unternehmen bekannt. Jedoch ist insbesondere im Zuge der zunehmend beliebten "Workations" die Rechtslage im Ausland oft unklar. Eine Herausforderung besteht darin, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften nicht speziell für "Workations" geschrieben wurden. Im Gegenteil, sie wurden verfasst, lange bevor das Konzept der temporären Arbeit im Ausland überhaupt entstand.

Grundsätzlich bestätigt das A1, dass die Sozialversicherungssysteme im Heimatland den Reisenden auch auf seiner Reise, unabhängig davon, ob es sich um eine Workation oder Dienstreise handelt, absichern. Die heimische Versicherung haftet jedoch nur im Rahmen der deutschen Vorgaben. Daher könnte der Arbeitgeber verpflichtet werden, etwaige Restkosten oder überhaupt die medizinischen Kosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall oder eine Erkrankung auf Dienstreise handelt. Des Weiteren ist zu beachten, dass der Krankenversicherungsschutz, den ein Reisender im Zielland erhalten würde, möglicherweise nicht so umfassend ist, wie erwartet, selbst wenn eine gesetzliche oder sogar private Versicherung vorliegt.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Compliance-Risiken, die Unternehmen in Bezug auf Workations und Dienstreisen prüfen und beachten müssen, um hohe Strafen und Bußgelder zu vermeiden: VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Europäische Entsenderichtlinie (PWD), Arbeitsrecht und Datenschutz sowie die Absicherung für Krankheit und Unfall. Wenn Sie mehr Details zu den einzelnen Risiken, deren Komplexität sowie deren rechtlichen und steuerlichen Folgen wissen wollen, werfen Sie gerne einen Blick in unser Compliance Handbuch.

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‍Wie löst WorkFlex diese Compliance Hürden für Unternehmen?

Die Software von WorkFlex prüft alle diese acht Compliance Risiken für jeden Workation- oder Dienstreise-Antrag, erstellt eine individuelle Risikobewertung und alle relevanten Dokumente. Das ganze geschieht ohne Aufwand für HR - und ohne Risiko für Unternehmen - denn WorkFlex übernimmt die Haftung.

Wenn Sie mehr über unsere Compliance Software erfahren wollen, buchen Sie sich gerne hier eine kostenlose Demo mit unserem Team.

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Die beiden aktuellen Lösungen von WorkFlex decken zwei Arten von temporärer Arbeit im Ausland ab: mobiles Arbeiten und Dienstreisen.

Die neue Arbeitswelt hat diese beiden unterschiedlichen, aber miteinander verknüpften Konzepte in den Vordergrund gerückt. Geschäftsreisen sind schon lange ein Eckpfeiler des beruflichen Lebens. Dabei handelt es sich um Personen, die aus geschäftlichen Gründen an verschiedene Orte reisen, um beispielsweise Meetings, Konferenzen und Kundenbesuche durchzuführen.

Andererseits sind Workations zu einem vielgefragten Vorteil unter den Mitarbeitern geworden und rangieren in aktuellen Umfragen direkt hinter dem Gehalt auf dem zweiten Platz der wichtigsten Gründe, um dem Arbeitgeber treu zu bleiben.

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen diesen beiden mobilen Arbeitsformen im Ausland gibt, ist es dennoch ziemlich einfach, sie zu unterscheiden. Komplikationen treten hauptsächlich auf, wenn Arbeitgeber versuchen, wesentliche Compliance-Risiken für beide Konzepte zu messen und zu mindern.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede zwischen Geschäftsreisen und Workation aus der Sicht von HR und Arbeitgebern erkunden und beleuchten, worauf Arbeitgeber achten müssen und wie sie diese Praktiken effektiv regulieren können.

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Wie unterscheidet man zwischen Dienstreisen und Workations?

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreisen und Workations ist überhaupt nicht schwierig, da es mehrere Unterscheidungsfaktoren gibt, wie z. B. den Grund der Reise, die Dauer des Aufenthalts, den Ort und die Umgebung, die Flexibilität des Arbeitszeitplans, die Kostenzuweisung, die Art formeller Geschäftstreffen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Man kann jedoch sagen, dass die wichtigsten ausschlaggebenden Faktoren Sponsoring und Ziel der Reise sind.

Die während Geschäftsreisen entstehenden Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, da sie direkt mit Arbeitsaktivitäten verbunden. Die Kosten während einer Workation werden in der Regel vom Mitarbeitenden getragen, da der Hauptzweck dieser Reise privater Natur ist, obwohl sie tatsächlich eine Mischung aus Arbeit und persönlichem Vergnügen beinhaltet.

Überschneidende und doch unterschiedliche Compliance-Risiken auf Geschäftsreisen und Workations

Die Definition und Bewertung von Compliance-Risikodimensionen für Geschäftsreisen und Workations durch Arbeitgeber und HR könnte überfordernd und sehr teuer sein. Vor allem, wenn für jede Risikodimension risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Die üblichen Risiken für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

1- Steuerliche Auswirkungen
2- Sozialversicherung
3- Arbeitsrecht und PWD
4- Arbeitsberechtigung
5- Datenschutz

Obwohl beiden Lösungen diese Risikodimensionen gemeinsam haben, unterscheiden sie sich in ihrer Bewertung erheblich.

Steuerliche Auswirkungen können beispielsweise bei Workations strenger sein und bei Geschäftsreisen nachsichtiger sein, da Geschäftsreisen in der Regel kürzere Reisen als Workations beinhalten. Kurzfristige Geschäftsreisen, wie die Teilnahme an Meetings oder Konferenzen, führen in der Regel nicht zu einer dauerhaften Einrichtung. Die meisten Steuerabkommen enthalten Bestimmungen, die bestimmte kurzfristige Aktivitäten von der Auslösung einer dauerhaften Einrichtung befreien. Dies gilt beispielsweise für Absatz 6 des Artikels 5 des OECD-Modellabkommens über die Vermeidung der Doppelbesteuerung, das als Grundlage für viele bilaterale Steuerabkommen dient. Dieser Absatz behandelt speziell Ausnahmen für bestimmte kurzfristige Aktivitäten.

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Im Gegensatz dazu können Arbeitsberechtigung, Arbeitsrecht und PWD für Geschäftsreisen strenger sein und für Workations nachsichtiger sein, da der Hauptzweck der Workation-Reise die Freizeit ist und die geschäftlichen Aktivitäten lediglich eine Nebenrolle spielen.

Dennoch müssen Arbeitgeber für jede Lösung gesondert weitere Aspekte berücksichtigen, wie die Fürsorgepflicht und das Kostenmanagement für Geschäftsreisen sowie das Leistungsmanagement für Workations.

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Geschäftsreisen: Eine strategische geschäftliche Unternehmung

1. Sorgfaltspflicht: Die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter während Geschäftsreisen stehen an erster Stelle. Arbeitgeber müssen umfassende Maßnahmen zur Fürsorgepflicht einführen, einschließlich Notfallhilfe und medizinischer Unterstützung. Auch eine Reisekrankenversicherung ist in diesem Fall notwendig, insbesondere wenn kein Sozialversicherungsabkommen zwischen dem Heimat- und dem Zielland besteht. Deshalb stellt Workflex jedem Geschäftsreiseantrag eine THI zur Verfügung, sobald der Compliance-Bericht abgeschlossen ist.

2. Ausgabenmanagement: Arbeitgeber sollten robuste Systeme zur Verwaltung und Erstattung von Reisekosten in Betracht ziehen. Dazu gehören klare Richtlinien, welche Ausgaben für die Erstattung berechtigt sind, und ein effizienter Prozess zur Einreichung und Genehmigung von Spesenberichten.

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Workation: Balance zwischen Flexibilität und Arbeit

Leistungsmanagement: Eines der Hauptanliegen der Arbeitgeber besteht darin, klare Erwartungen an Arbeitsleistungen während der Workation zu definieren, einschließlich Fristen und Kommunikationsprotokolle. Auch die Zeitverschiebung spielt bei der Definition von Kommunikationsprotokollen eine wichtige Rolle. Während HR dies in kleinen Unternehmen fallweise prüfen kann, ist dies in großen Unternehmen unmöglich zu regulieren. WorkFlex bietet die Lösung, indem es den Vorgesetzten die Möglichkeit gibt, verschiedene Situationen und Arbeitsanforderungen für ihre Teammitglieder zu bewerten, indem sie die Anträge der Mitarbeiter mit nur einem Mausklick in einem robusten, automatisierten und zeitsparenden Softwareprodukt genehmigen oder ablehnen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Geschäftsreisen und Workations zu finden. Vor allem ist es wichtig, ein robustes und effizientes System aufrechtzuerhalten, das den Mitarbeitenden ermöglicht, beides 100% compliant zu tun, und somit rechtliche und administrative Risiken vermieden werden.

Bei WorkFlex bewerten wir nicht nur Compliance-Risiken, sondern implementieren proaktiv Lösungen, um ein reibungsloses Erlebnis sowohl auf Geschäftsreisen als auch auf Arbeitstagen zu gewährleisten.

Unser Ansatz umfasst alles, von gründlichen Compliance-Risikobewertungen bis hin zum Abschluss einer Reisekrankenversicherung. Wir gehen noch einen Schritt weiter und integrieren wichtige risikomindernde Maßnahmen, darunter Transfer Impact Assessments (TIAs) für einen soliden Datenschutz, detaillierte Visaanweisungen für problemloses Reisen und Sozialversicherungsbescheinigungen zur Bewältigung wichtiger regulatorischer Anforderungen. Darüber hinaus tragen wir die finanzielle Verantwortung für den Fall, dass eine Workations oder eine Geschäftsreise schief gelaufen sind.  

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Was ist ein Sozialversicherungsabkommen?

Ein Sozialversicherungsabkommen ist ein Abkommen zwischen zwei Ländern, das einen gemeinsamen Rahmen für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit festlegt. Dank dieser Verträge ist es möglich, die doppelte Deckung durch die soziale Sicherheit abzuschaffen und Probleme wie die Zahlung von Sozialversicherungssteuern und die Übertragung von Leistungen zwischen Ländern zu lösen.  

Die Auswirkungen des Vertrags treten ein, sobald ein Dokument von den Behörden des Heimatlandes ausgestellt wurde. Dieses Dokument (A1 oder CoC, je nach Land) ist der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland Sozialversicherungsbeiträge zahlt und bereits durch das Sozialversicherungssystem dieses Landes abgesichert ist.

Was ist das Risiko, dass es keinen Sozialversicherungsvertrag zwischen den Ländern gibt? Wie wirkt sich das auf Telearbeiter aus?

Wenn zwischen zwei Ländern kein Sozialversicherungsabkommen besteht, zahlen Arbeitnehmer möglicherweise in zwei (oder mehr) Ländern Sozialversicherungsprämien für dieselbe Arbeit und verpassen möglicherweise auch die Leistungen, die sie während der Zeit, in der sie in verschiedenen Ländern gearbeitet haben, erhalten haben. Mit anderen Worten, die Existenz dieser Verträge ist unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung der Vorschriften eine Erleichterung, ihr Fehlen kann Kopfschmerzen bereiten.

In der Praxis ergeben sich erhebliche Herausforderungen, wenn ein Mitarbeiter von einem anderen (Ziel-) Land aus arbeitet und keine Vereinbarung getroffen wurde. Zusätzlich zu den oben genannten Problemen könnten beispielsweise das Talent und der Arbeitgeber dazu führen, dass sie einen Beitrag zum Sozialversicherungssystem des Ziellandes leisten, indem sie Sozialversicherungsprämien zahlen.

Alles in allem ist es in der ständig neuen Realität der Telearbeit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, die Nuancen der Sozialversicherungsvereinbarungen zu verstehen. Dies setzt voraus, dass man sich der möglichen Folgen bewusst ist und wie wichtig es ist, stets Dokumente wie A1 oder CoC zur Verfügung zu haben.

Ihre Mitarbeiter lieben zweifellos die Freiheit, ihrer Arbeit nachzugehen! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend, einen Workation-Management-Prozess zu implementieren. Buchen Sie noch heute eine Demo mit WorkFlex, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Die Arbeit der Zukunft ist auf dem Vormarsch, und das Arbeiten aus der Ferne gehört heute zum Leben vieler Menschen. Viele Arbeitgeber führen nicht nur nationale hybride Arbeitsmodelle ein, sondern auch Maßnahmen, die es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, vorübergehend im Ausland zu arbeiten. Letzteres ist besonders interessant, weil es eine wichtige Frage aufwirft, noch bevor der Arbeitnehmer das Zielland betritt.

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"Wie sollte jemand, der aus privaten Gründen vorübergehend im Ausland arbeitet, für VISA-Zwecke qualifiziert werden?"

Da es sich hierbei um ein relativ neues Thema handelt, haben sich die Regulierungsbehörden in ihren VISA-Regeln und -Vorschriften nie ausdrücklich mit den temporäre Fernarbeitern befasst. Infolgedessen gibt es kein spezifisches Visum oder einen anwendbaren Rahmen für diese Art von Personen. Im Allgemeinen sehen die VISA-Bestimmungen nur drei mögliche "Titel" für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land vor: Tourismus, lokale Beschäftigung oder Geschäftsreise. Die Frage ist, ob diese Titel eine geeignete Qualifikation für die Website temporäre Remote-Mitarbeitende darstellen, und wenn ja, welche. Diese Frage ist relevant, weil die administrativen Anforderungen für die Einreise und die Erlaubnis, im Land zu arbeiten, je nach Titel stark variieren können.

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Nachfolgend werden wir die drei verschiedenen Titel gesondert erörtern und speziell darauf eingehen, ob sie geeignet sind, temporäre Fernarbeitnehmer zu erfassen.

1. Tourismus

Die meisten Länder schließen ausdrücklich jede Art von bezahlter Tätigkeit aus, um als Tourist zu gelten. Daher ist es unwahrscheinlich, dass die temporäre Remote-Mitarbeitenden ohne Weiteres in diese Länder einreisen und dort arbeiten können. Interessanterweise würde dies bedeuten, dass es gegen die Vorschriften verstößt, wenn Arbeitnehmer während ihres Urlaubs ihre geschäftlichen E-Mails auf ihrem Smartphone abrufen. Gleichzeitig hat, soweit wir wissen, noch nie jemand ein Problem daraus gemacht, weder Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch Regierungen und Behörden. Folglich könnte man argumentieren, dass sogar Touristen praktisch berechtigt sind, einige Arbeitstätigkeiten auszuführen.

In einigen Ländern ist es Touristen ausdrücklich gestattet, für eine begrenzte Anzahl von Tagen für ihren Arbeitgeber im Ausland zu arbeiten. Ein Beispiel dafür sind die Länder des Schengen-Raums: Ausländer, die während ihres Urlaubs in Europa arbeiten möchten, können dies mit einem Touristenvisum oder visumfrei tun, wenn sie aus einem von der Visumspflicht befreiten Land1 kommen. Nach Angaben des Informationszentrums der amerikanischen Zoll- und Grenzschutzbehörde ist es auch möglich, im Rahmen des Programms für visumfreies Arbeiten (Visa Waiver Program) für eine bestimmte Zeit in den USA für ein ausländisches Unternehmen zu arbeiten.

Die Behauptung, diese pragmatische Ausnahme gelte immer und überall für temporäre , erscheint jedoch eher opportunistisch, da ihre Arbeitstätigkeit in der Regel nicht eindeutig sehr begrenzt und höchst nebensächlich ist.

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2. Lokale Beschäftigung

Auf der anderen Seite des Spektrums gibt es die lokale Beschäftigung. Wenn Ausländer irgendwo (dauerhaft) arbeiten wollen, benötigen sie in der Regel eine ordnungsgemäße Arbeitserlaubnis. Ein Beispiel dafür ist die "EU Blue Card". Nur mit dieser Karte dürfen Nicht-EU-Bürger eine Arbeit in dem EU-Land annehmen, das die Karte ausgestellt hat. Lokale Beschäftigung bedeutet in diesem Zusammenhang eine lokale Beschäftigung bei einem lokalen Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer wird in diesem Fall zum Einwohner des betreffenden Landes. Nach Angaben der Europäischen Kommission beziehen sich die Regelungen zu den EU Blue Cards auf die Bedingungen für die Einreise und den Aufenthalt von hochqualifizierten Nicht-EU-Bürgern in EU-Ländern.

Die Hauptgründe für die Regulierung dieses Bereichs liegen darin, dass die Länder sowohl ihre eigenen Bürger als auch die Zuwanderer schützen wollen. Die eigenen Bürger sollen sicherstellen, dass ihre Arbeitsplätze nicht ohne weiteres von Zuwanderern gestohlen werden können. Und diese Einwanderer stellen sicher, dass sie nicht in ein Land gebracht werden, um dort unter Bedingungen zu arbeiten, die viel schlechter sind als die der einheimischen Bevölkerung (Sozialdumping). Betrachtet man diese beiden Schlüsselfaktoren, so wird deutlich, dass die Vorschriften keineswegs dazu gedacht waren, die Zielländer vor temporäre Fernarbeitern zu "schützen".

Es versteht sich von selbst, dass temporäre Fernarbeitnehmer nicht Teil eines Sozialdumpingsystems sind. Das bedeutet nicht, dass es theoretisch möglich ist, dass das Vergütungspaket des temporäre Arbeitnehmers unter den Mindeststandards des Ziellandes liegt. Da dies jedoch sehr unwahrscheinlich ist, wird die Zahl der Fälle, in denen dies der Fall ist, äußerst gering sein. Diese Ausnahmen ändern nichts an der Tatsache, dass temporäre Arbeit aus dem Ausland nichts mit Sozialdumping zu tun hat.

Ebenso klar ist die Tatsache, dass temporäre Fernarbeitskräfte nicht mit den einheimischen Arbeitskräften des Ziellandes um Arbeitsplätze konkurrieren. Temporäre Fernarbeitskräfte haben bereits einen Job! Ihr arbeitet weiterhin für den Arbeitgeber in eurem Heimatland, und eure gesamte Vergütung wird weiterhin von diesem Arbeitgeber im Heimatland gezahlt und getragen. Ihr habt weder die Absicht, sich im Zielland niederzulassen, noch übt ihr irgendwelche Tätigkeiten für lokale Unternehmen aus.

Während es "zu einfach" ist, temporäre als Touristen zu qualifizieren, scheint es gleichzeitig unvernünftig, sie als lokale Arbeitnehmer zu qualifizieren. Dies würde in vielen Fällen einen lokalen Sponsor erfordern. Im Fall von temporäre Remote-Mitarbeitende ist dieser Sponsor nicht verfügbar, es sei denn, der Arbeitgeber im Heimatland wäre bereit, sich auch im Zielland zu registrieren. Dies wird von Arbeitgebern, die ihre Mitarbeitenden lediglich eine Zeit lang im Ausland arbeiten ließen, natürlich nicht akzeptiert. Darüber hinaus ist zu beachten, dass das Verfahren zur Erlangung eines VISA für eine Beschäftigung vor Ort ein langwieriger und manchmal auch kostspieliger Prozess ist. Dies ist ein weiterer Grund, warum, wenn die Schlussfolgerung lautet, dass temporäre Fernarbeitnehmer offiziell ein VISA für eine Beschäftigung vor Ort beantragen müssen, dies in der Praxis wahrscheinlich nur dazu führen wird, dass mehr Fernarbeitnehmer heimlich als "Touristen" irgendwohin gehen.

3. Dienstreisen

Der dritte und letzte Grund für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land ist die Geschäftsreise. Nach Angaben des amerikanischen Bureau of Consular ^Affairs2 werden Geschäftsreisen als Reisen definiert, bei denen der Arbeitnehmer vorübergehend geschäftlichen Tätigkeiten nachgeht, wie z. B.:

- Aushandlung von Verträgen;

- Beratung mit Geschäftspartnern;

- Rechtsstreitigkeiten;

- Teilnahme an wissenschaftlichen, pädagogischen, beruflichen oder geschäftlichen Kongressen, Konferenzen oder Seminaren;

- andere rechtmäßige Tätigkeiten kommerzieller oder beruflicher Art.

Ähnliche Aktivitäten wurden von den Ländern des Schengen-Raums als Grund für die Beantragung eines Geschäftsvisums ^angesehen3:

- Treffen oder Schulungen in einer im Zielland ansässigen Geschäftseinheit;

- Kauf und Verkauf von Produkten, Geschäftsabschlüsse und Ausschreibungen;

- Teilnahme an einer Ausstellung, einer Konferenz oder einem Seminar.

Als Geschäftsreisender kann man in der Tat Sitzungen abhalten, Verträge aushandeln und Kunden im Zielland besuchen. Die Frage ist jedoch, ob "mobiles Arbeiten aus dem Ausland" als Geschäftsreise eingestuft werden kann oder nicht. Natürlich sind die Regeln alt und wurden nicht festgelegt, als mobiles Arbeiten aus dem Ausland noch relevant war. Einige wichtige Drehkreuze für temporäre Fernarbeiter, wie Spanien oder Portugal, haben offen erklärt, dass sie keinen spezifischen Rahmen für diese Art von Reisenden haben. So ist die "regelmäßige Arbeit für den Arbeitgeber im Heimatland" nicht ausdrücklich als Arbeitstätigkeit unter der Überschrift Geschäftsreisen abgedeckt.

Heutzutage ist temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland natürlich relevant, und wir sind der Meinung, dass Geschäftsreisen näher an temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland herankommen als Tourismus (Punkt 1) oder lokale Beschäftigung (Punkt 2). Denn was machen Geschäftsreisende zwischen Meetings und Kundenbesuchen? Genau, reguläre Arbeitstätigkeiten wie das Versenden von E-Mails - was im Grunde genau das ist, was temporäre Fernarbeitnehmer tun. Arbeitgeber und Behörden haben daraus nie ein Problem gemacht, so dass wir es für unwahrscheinlich halten, dass sich dies jetzt ändert.

Einige Regierungen haben bereits inoffiziell bestätigt, dass Fernarbeitnehmer für VISA-/Einwanderungszwecke tatsächlich als Geschäftsreisende gelten. Außerdem ist uns keine Regierung bekannt, die sich gegen diesen Ansatz ausspricht. Das bedeutet jedoch nicht, dass dies nicht irgendwann geschehen könnte. Bis dies geklärt ist, ist die Option "Geschäftsreisender" die beste verfügbare Möglichkeit. Sie ist weder "zu einfach", noch ist sie unangemessen streng. Sie ist eine praktikable Theorie, wenn Arbeitnehmer vorübergehend von außerhalb der EU aus arbeiten möchten, wenn sie nicht die Staatsangehörigkeit des Ziellandes besitzen.

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² Botschaften und Konsulate von U.S. in Großbritannien

³ IND  

Meldungen über entsandte Arbeitnehmer – oder PWD Meldungen – sind Meldungen basierend auf der EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (PWD). Diese Meldungen sind notwendig, wenn Arbeitnehmer vorübergehend im Rahmen einer Dienstleistung in einem anderen Land der EU/EFTA-Region tätig sind.

Der Zweck der PWD- Meldungen ist es, die lokalen Behörden darüber zu informieren, dass Arbeitnehmer in ihrem Gebiet Dienstleistungen erbringen. Im Falle von Arbeitskontrollen und -inspektionen ist der Nachweis der PWD-Meldung erforderlich. Zudem müssen einige lokale Arbeitsbedingungen eingehalten werden (z.B. hinsichtlich Arbeitszeiten, gleicher Bezahlung und Urlaubsanspruch). Das Unterlassen der Meldepflichten kann mit Geldstrafen von bis zu 5.000 € geahndet werden. Des Weiteren kann die Missachtung von lokalen Arbeitsbedingungen nicht nur zu Geldstrafen im Wert von mehreren Tausend Euro führen, sondern auch zu Sanktionen, wie mehrjährigen Geschäftsbeschränkungen oder sogar zu Haftstrafen.

Der PWD-Meldeprozess unterscheidet sich von Land zu Land. Auch der spezifische Inhalt der Meldung sowie der Einreichungsvorgang bei den örtlichen Behörden variieren. Während die meisten Länder Online-Portale oder digitale Verfahren zur Einreichung von PWD-Meldungen anbieten, ist dies nicht in allen Ländern der Fall. Außerdem kann der Prozess in einigen Ländern so kompliziert sein, dass es für Personen, welche die lokale Sprache nicht beherrschen, nahezu unmöglich ist, die PWD-Meldungen erfolgreich abzuschließen.

WorkFlex ist eine umfassende Softwarelösung, die die Einhaltung von Vorschriften für Remote-Work administriert. Im Rahmen des automatisierten Ablaufs kümmert sich WorkFlex um die PWD-Meldungen als Teil des Reise-Managements.

So funktioniert es: Sobald die Details einer Geschäftsreise in der WorkFlex-Plattform eingegeben werden, prüft das System automatisch, ob für das Reiseziel eine PWD-Meldung erforderlich ist. Ist dies der Fall, wird der länderspezifische Prozess umgehend eingeleitet. Die Bestätigung über die erfolgte Meldung wird dann noch vor Reiseantritt in der WorkFlex-Plattform hochgeladen.

Die umfangreiche Reisemanagement-Logik von WorkFlex berücksichtigt nahezu alle Länder, in denen PWD-Meldungen notwendig sind. Dadurch ist in 98% aller Fälle sichergestellt, dass die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter vollständig compliant sind.

Die Anzahl der Geschäftsreisen nimmt wieder zu und spielt eine wichtige Rolle bei der globalen Geschäftsausweitung  📈 Doch hier liegt die Schwierigkeit: HR, Global Mobility und Compliance-Teams stehen vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass die Vorschriften für reisende Mitarbeitende eingehalten werden!

Die Bewältigung von PWD-Meldungen, Einladungsschreiben, PE- und Sozialversicherungsrisiken sowie die Verfolgung von Mitarbeiterreisedaten kann überwältigend sein. Doch die Nichtbeachtung der Compliance könnte Kosten von bis zu 50 Mio. EUR verursachen und eurer Arbeitgebermarke schaden.

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Gemeinsam mit Branchenexperten haben wir diskutiert:

👉 Welche Situation bereitet Unternehmen im Zusammenhang mit Compliance-Verstößen bei Dienstreisen die größten Sorgen?

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👉 Und mehr.

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Unsere geschätzten Experten:‍

• Clarissa Kaiser*, Manager Global Mobility bei BioNTech

• Orsolya Mochlar*, Head of International Careers bei der Merck-Gruppe

• Pieter Manden LLM MBA, Co-Founder von WorkFlex

*Alle Aussagen und Meinungen sind ihre eigenen, nicht die ihres Arbeitgebers.

Es gibt viele Arbeitgeber, die Workations innerhalb der Europäischen Union (EU) zulassen, da dies oft weniger Risiken birgt als eine Workation in einen Drittstaat. Es gibt jedoch Gebiete, bei denen unklar ist, ob die gleichen Regeln wie in Kontinentaleuropa gelten. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Unterscheidung zwischen Workations und geschäftsreisebezogenen Compliance-Risiken in Gebieten in äußerster Randlage und Übersee wie den Azoren (PT), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR) ein.

Es gibt über zwanzig Gebiete rund um den Globus im Atlantik, in der Antarktis, in der Arktis, in der Karibik, im Indischen Ozean und im Pazifischen Ozean, deren Status für Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern erlauben, von "überall in Europa" aus zu arbeiten, oft Anlass zur Sorge sind. Aus historischen und geografischen Gründen kann die Beurteilung, ob ein Gebiet Teil der EU ist oder nicht und welche Regeln in einem solchen Gebiet gelten, komplexer sein als erwartet.

Glücklicherweise bringt die Europäische Kommission etwas Licht ins Dunkel, indem sie die folgende Kategorisierung für die Gebiete außerhalb ihrer kontinentalen Grenzen vornimmt:

Regionen in äußerster Randlage‍

Gebiete, die integraler Bestandteil der EU und ihres Binnenmarktes sind. Diese neun Regionen in äußerster Randlage werden, obwohl sie weit vom europäischen Festland entfernt sind, als Erweiterung ihrer jeweiligen Mitgliedstaaten betrachtet und profitieren von den Rechten und Pflichten, die mit der EU-Mitgliedschaft einhergehen. Daher gilt das EU-Recht in vollem Umfang und einheitlich, genau wie in jeder anderen Region innerhalb der EU. Die Inselgruppen der Azoren (PT) und der Kanarischen Inseln (ES) sind Beispiele dafür. Weitere Informationen findet ihr hier.

Überseeische Länder und Hoheitsgebiete (ÜLG)

Gebiete, die eine besondere Beziehung zu einem EU-Mitgliedstaat haben (nämlich Dänemark, Frankreich und die Niederlande), aber nicht Teil der EU sind. Im Gegensatz zu den Regionen in äußerster Randlage sind die ÜLG keine Vollmitglieder der EU, und das EU-Recht gilt nicht automatisch für sie. Allerdings unterhalten die ÜLG durch verschiedene Abkommen und Vereinbarungen zwischen der EU und den jeweiligen Mitgliedstaaten eine Beziehung zur EU. Dabei handelt es sich um Inseln wie Grönland (DK), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR). Weitere Informationen über die überseeischen Gebiete der EU findet ihr hier.

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Diese Einstufung bedeutet, dass Gebiete unter Doppelbesteuerungsabkommen und Sozialversicherung fallen können (oder auch nicht). So würde beispielsweise Aruba (NL) als überseeisches Gebiet nicht unter die meisten von den Niederlanden unterzeichneten Abkommen fallen, während die Azoren (PT) in rechtlicher Hinsicht Portugal gleichgestellt wären und alle potenziellen Risiken, die eine Arbeits- oder Geschäftsreise mit sich bringen könnte, auf dem portugiesischen Festland die gleichen wären wie auf den Inseln.

Kurz gesagt, nicht alle Gebiete außerhalb Kontinentaleuropas sind in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Sozialversicherung und VISA-Angelegenheiten gleich. In der Regel sind die Regionen in äußerster Randlage nicht mit den gleichen Herausforderungen verbunden wie die Überseeterritorien. Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, und es ist wichtig, dass die potenziellen Risiken geprüft werden. Aus diesem Grund führt WorkFlex bei jedem Antrag eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt die entsprechenden Unterlagen, wie z. B. Arbeitgebererklärungen, Entsenderichtlinie, Anweisungen für die Mitarbeitenden etc.. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber einen Arbeitsaufenthalt außerhalb von Kontinentaleuropa ohne Risiko genießen.

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Pieter Manden ist Co-Founder von WorkFlex und ehemaliger Leiter der Abteilung Trust & Employer Compliance bei WorkMotion. Er ist ein niederländischer zertifizierter Steueranwalt, der sich auf Compliance im Bereich der modernen Mobilität spezialisiert hat. Pieter hat 13 Jahre Berufserfahrung bei PwC in den Niederlanden und Deutschland. Bevor er im Januar 2022 zu WorkMotion kam, war er als Director für mobiles Arbeiten im Ausland von PwC Deutschland verantwortlich.

Gonzalo Corrales Cortes ist Senior Associate Tax & Legal bei WorkFlex. Er hat spanisches Recht studiert und sich auf internationale Steuern spezialisiert. Seine internationale Ausbildung genoss er in Spanien, Frankreich und den Niederlanden. Er verfügt über Berufserfahrung sowohl in Frankreich als auch in Belgien, wo er seine Karriere bei Deloitte begann. Gonzalo ist derzeit in einem Master-Studiengang für Rechtspraxis eingeschrieben, um die Zulassung als Rechtsanwalt in Spanien zu erhalten.

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1. Einleitung

In den letzten Jahren, insbesondere nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020, ist mobiles Arbeiten aus dem Ausland für viele Menschen zur Realität geworden. Die Zahl der Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten, nimmt zu und wird wahrscheinlich auch in Zukunft weiter steigen. Das bedeutet auch, dass die Arbeitnehmer nicht unbedingt ständig von ihrem Wohnsitzland aus arbeiten werden, sondern möglicherweise auch von anderen Ländern aus im Rahmen einer so genannten Workation (einer Kombination aus Arbeit und Urlaub). Vor allem in dieser internationalen Konstellation müssen mehrere Compliance-Themen des Arbeitgebers angesprochen werden, darunter Einwanderung, Sozialversicherung oder Steuern.

Da mobiles Arbeiten aus dem Ausland ein relativ neues Konzept ist, hatten die Regulierungsbehörden, die sich mit arbeitsbezogenen Fragen befassten, es nicht im Hinterkopf. Ein Beispiel dafür ist die Richtlinie 96/71/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember, auch bekannt als Entsenderichtlinie (PWD). Die Entsenderichtlinie schreibt u. a. vor, dass Arbeitgeber die lokalen Behörden informieren müssen, wenn sie einen Arbeitnehmer aus dem Beschäftigungsland in das jeweilige Zielland entsandt haben. Dies stellt einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar, den Arbeitgeber lieber vermeiden möchten. Eine Frage, die uns in diesem Zusammenhang häufig gestellt wird, lautet:

Gelten temporäre Remore-Mitarbeitende als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie?

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2. Definitionen

Temporäre Remote-Mitarbeitende

An employee who works outside the country of employment on a temporary (<183 days) basis, without this trip having any business reason or purpose. The employer has allowed the employee to temporarily work outside the country of employment, but this trip is entirely privately driven.

Entsandter Arbeitnehmer

Ein Arbeitnehmer, der von seinem Arbeitgeber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch ein Zeitarbeitsunternehmen für einen begrenzten Zeitraum zur Erbringung einer Dienstleistung in einen anderen EWR-Mitgliedstaat als den Staat, in dem er normalerweise arbeitet, entsandt wird.

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3. Schlussfolgerung

Wir sind der Meinung, dass diese Frage zu verneinen ist. Temporäre Remote-Mitarbeitende gelten nicht als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie.

Die Tatsache, dass die Umsetzung der EU-Entsenderichtlinie in nationales Recht teilweise etwas unklar ist, ändert nichts an unserer Schlussfolgerung. Unserer Ansicht nach hatten weder die EU noch die einzelnen Länder die Absicht, temporäre Remote-Mitarbeitende unter diese Vorschriften fallen zu lassen. Daraus ergibt sich für uns, dass nach der Entsenderichtlinie keine Meldepflichten in Bezug auf die Entsendung von temporären Remote-Mitarbeitenden bestehen.

Im Folgenden gehen wir auf die Argumente ein, die für unsere Schlussfolgerung sprechen, sowie auf einige Grauzonen ein. Zudem geben wir einen Ausblick für die Zukunft.

4. Das Ziel der Entsenderichtlinie

Ziel der Entsenderichtlinie ist es, die Rechte und Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer zu schützen und eine Reihe von Problemen wie Sozialdumping anzugehen. Nach der Entsenderichtlinie sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, diesen Arbeitnehmern bestimmte Rechte und Arbeitsbedingungen zu garantieren, die den einheimischen Arbeitnehmern im Gastland gewährt werden.

Remote-Mitarbeitende sollten ursprünglich nicht erfasst werden. Im Hinblick auf das Ziel des Gesetzes sollten sie nicht einmal ein Thema sein, da sie nicht mit den einheimischen Arbeitskräften konkurrieren und Rechte wie die Gewährleistung des Mindestlohns des Gastlandes irrelevant sind, da Remote-Mitarbeitende oft aus Ländern kommen, in denen sie höhere Löhne als einheimische Arbeitskräfte erhalten. Zumindest ist klar, dass es sich nicht um eine Situation des Sozialdumpings handelt.

Die Entsenderichtlinie wurde von allen EWR-Mitgliedstaaten und der Schweiz in nationales Recht umgesetzt, so dass die Definition des Begriffs "entsandte Arbeitnehmer" je nach Land variieren und eine breitere oder engere Bedeutung haben kann. In den meisten Fällen sind Remote-Mitarbeitende eindeutig vom Anwendungsbereich dieser nationalen Vorschriften ausgeschlossen, insbesondere da sie die Hauptmerkmale der entsandten Arbeitnehmer nicht erfüllen. Zur Veranschaulichung können einige Beispiele angeführt werden:

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Spanien

Nach dem Gesetz 45/1999 gilt als entsandter Arbeitnehmer der Arbeitnehmer der in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallenden Unternehmen, der für einen begrenzten Zeitraum im Rahmen der Erbringung grenzüberschreitender Dienstleistungen nach Spanien entsandt wird, unabhängig von seiner Staatsangehörigkeit, sofern während der Entsendung ein Arbeitsverhältnis zwischen diesen Unternehmen und dem Arbeitnehmer besteht.

Frankreich

Der französische Gesetzgeber hat die Entsenderichtlinie in sein Arbeitsgesetzbuch umgesetzt und definiert einen entsandten Arbeitnehmer als einen Arbeitnehmer, der regelmäßig außerhalb Frankreichs niedergelassen ist und seine Tätigkeit für gewöhnlich im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des nationalen Hoheitsgebiets ausübt und seine Arbeit auf Ersuchen des Arbeitgebers für einen begrenzten Zeitraum im nationalen Hoheitsgebiet unter den in den Artikeln L.1262-1 und L.1262-2 festgelegten Bedingungen verrichtet.

Niederlande

Die Entsenderichtlinie wurde über das "WagwEU" in nationales niederländisches Recht umgesetzt. Dieses Gesetz definiert entsandte Arbeitnehmer als ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen einer länderübergreifenden Dienstleistungsvereinbarung für eine begrenzte Zeit in die Niederlande entsandt wurden. Im Rahmen einer solchen transnationalen Dienstleistungsvereinbarung stehen die Arbeitnehmer dem niederländischen Empfänger zur Verfügung, um Arbeitstätigkeiten in den Niederlanden auszuführen.

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Auf der Grundlage der obigen Ausführungen wird noch deutlicher, dass Remote-Mitarbeitende nicht unter die allgemeinen Definitionen für entsandte Arbeitnehmer fallen, so wie sie in den meisten nationalen Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten enthalten sind. Der Grund dafür ist, dass ein entsandter Arbeitnehmer im Allgemeinen eine länderübergreifende Dienstleistung für einen bestimmten Empfänger im Ankunftsland erbringt (d. h. eine Muttergesellschaft oder eine zum Konzern gehörende Tochtergesellschaft), während der aus der Ferne arbeitende Arbeitnehmer die Dienstleistung unabhängig vom Wohnort weiterhin für denselben Arbeitgeber erbringt. Während sich ein Remote-Mitarbeitende aus privaten Gründen im Zielland aufhält, werden entsandte Arbeitnehmer auf Wunsch ihres Arbeitgebers in ein anderes Land geschickt, um bestimmte Aufgaben in einem auftraggebenden Unternehmen zu erfüllen.

5. Gegenargumente: Grauzonen

Andererseits ist anzumerken, dass aufgrund der unterschiedlichen Perspektiven für die Umsetzung der Entsenderichtlinie in den EWR-Mitgliedstaaten einige Länder einen viel stärker auf die Einhaltung der Vorschriften ausgerichteten Ansatz gewählt haben. Sie scheinen den Begriff des entsandten Arbeitnehmers in ihrem lokalen Recht erweitert zu haben. Beispiele hierfür sind Portugal oder Belgien. In diesen Ländern kann jede "berufsbedingte Anwesenheit" die Anwendung der Richtlinie auslösen und dem Arbeitgeber mehr administrative Verpflichtungen auferlegen, um eine Geldstrafe zu vermeiden. Dieser Ansatz würde das Land auch weniger attraktiv für potenzielle Arbeitskräfte machen, die dort einige Wochen oder Monate arbeiten möchten.

Belgien

Nach belgischem Recht ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes arbeitet und ursprünglich eingestellt wurde, aber vorübergehend in Belgien tätig ist.

Portugal

Nach dem portugiesischen Arbeitsgesetzbuch ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes eingestellt wird, aber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch eine Zeitarbeitsfirma vorübergehend in Portugal arbeitet.

Im Falle Belgiens scheint die Umsetzung der Entsenderichtlinie auf lokaler Ebene also einen breiteren Sinn zu haben als in anderen Ländern. Dies gilt auch für das Vereinigte Königreich, wo Arbeitnehmer vom ersten Tag an bestimmte gesetzliche Mindestrechte haben. Dies kann ein komplizierender Faktor sein, insbesondere wenn ein Streitfall oder ein Kündigungsszenario eintritt und der Arbeitnehmer geltend macht, dass er Beschäftigungsrechte in einer anderen Gerichtsbarkeit hat... Während in Portugal leicht argumentiert werden könnte, dass der Kontext nicht die Erbringung einer Dienstleistung aufgrund eines bestimmten Vertrags ist, sondern die Gültigkeit desselben Vertrags mit demselben Arbeitgeber.

In der Praxis haben diese Länder zwar zwischen entsandten Arbeitnehmern und vorübergehenden Remote-Mitarbeitenden unterschieden, indem sie die Vorschriften der Entsenderichtlinie nicht auf privat angetriebene Personen angewandt haben. Dies wurde von den lokalen Steuerbehörden auf unsere Anfrage hin bestätigt, wurde jedoch (noch) nicht als offizielle Erklärung veröffentlicht.

Darüber hinaus ist es nicht zu leugnen, dass die Behandlung von entsandten Arbeitnehmern und temporären Remote-Arbeitnehmern im Ausland in einigen spezifischen Bereichen wie der Sozialversicherung oder dem VISA/Einwanderungsrecht gleich bleibt.

Was Sozialversicherung betrifft, so ist zu bedenken, dass Mitarbeitende, die ein Unternehmen temporär in andere EU-Länder entsendet, in den meisten Fällen für Sozialversicherung in dem Land versichert bleiben, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. In diesen Fällen sollte eine A1-Bescheinigung oder ein CoC (Certificate of Coverage) ausgestellt werden. Eine A1-Bescheinigung ist ein europäisches Formular, in dem das Land angegeben ist, in dem ein Arbeitnehmer sozialversichert ist. Unabhängig vom Grund der Reise (privat reisende Arbeitnehmer oder von ihren Arbeitgebern entsandte Arbeitnehmer) müssen Arbeitnehmer immer über die Sozialversicherung versichert sein, da es zum Schutz von Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Möglichkeit geben sollte, ihren Versicherungsschutz während des Auslandsaufenthalts zu bescheinigen.

In Bezug auf das Einwanderungsrecht benötigen Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten, die in ein EU-Land entsandt werden, sowohl ein Visum als auch eine Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung. Das Gleiche gilt für Remote-Mitarbeitende, die sich in Drittländer begeben. Sie benötigen für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland ein Geschäftsvisum anstelle eines Touristenvisums und müssen im Besitz einer gültigen Arbeitserlaubnis sein, wenn sie im Land darum gebeten werden.

6. Zukunftsperspektive

Selbst wenn die Unterschiede größer sind als die Gemeinsamkeiten, können diese beiden Konzepte irreführend sein und den Gesetzgeber dazu verleiten, trotz der Unterschiede vage ähnliche Vorschriften auf beide Fälle anzuwenden. Mehrere Autoren haben Elemente wie die Frage, wer der tatsächliche Empfänger der Dienstleistungen ist, oder das Ersuchen des Arbeitgebers, die Arbeit in einem anderen Land auszuführen, als Schlüsselelemente zur Unterscheidung dieser beiden Realitäten angesehen.

Die meisten Länder haben bereits offen erklärt, dass befristet beschäftigte Remote-Mitarbeitende nicht in den Geltungsbereich ihrer nationalen Rechtsvorschriften zur Umsetzung der Entsenderichtlinie fallen, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine unbestreitbare Flexibilität bedeutet.

In den kommenden Jahren wird die Zahl der Arbeitnehmer, die für eine gewisse Zeit im Ausland arbeiten möchten, weiter zunehmen. Dies bietet eine Chance, Talente aus dem Ausland in unsere Länder zu holen. Um Regelungslücken für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten möchten, zu vermeiden und ein sicheres und geeignetes Umfeld sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zu schaffen, ist die Proaktivität der Regierungen und EU-Institutionen von entscheidender Bedeutung. Die Gestaltung von Richtlinine für mobiles Arbeiten aus dem Ausland, die die Harmonisierung der rechtlichen Ansätze der Mitgliedstaaten umfassen, oder die Klärung komplexer und unklarer Punkte in Bezug auf Sozialversicherung, wären ein sehr guter Anfang.

Die Balance zwischen dem Arbeitnehmerinteresse an Workations als Vorteil und den Compliance-Risiken des Arbeitgebers. Wie ist dies in der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu regeln? Was muss in der Unternehmensrichtlinie stehen und was nicht? Wie würden unsere Gäste ihre Unternehmensrichtlinie ändern, wenn sie die Möglichkeit hätten, diese von Grund auf neu zu erstellen?

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Gastredner:

• Sophie Kostka - Head of HR & Culture @ Enpal  
• Małgorzata Miaśkiewicz - Global Mobility Principal bei Delivery Hero  
• Sabine Ziesecke - Tax Partner @ PwC  
• Moritz Gamon - Teamlead People Operations & Services @ IU Internationale Hochschule   

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Risiken im Zusammenhang mit Workations

Workations sind im Allgemeinen mit angenehmen Erlebnissen verbunden — Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Work-Life-Balance zu verbessern, ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden zu verbessern. Jedoch müssen wir anerkennen, dass Gesundheits- und Berufsrisiken bei der Arbeit im Ausland nicht ausgeschlossen werden können, und beide — Arbeitnehmer und Arbeitgeber — sich davor schützen sollten.

Leichte Verletzungen bei der Arbeit im Büro sind keine Seltenheit. Das Gleiche kann passieren — um nur einige generische Beispiele zu nennen: ein schlecht gestalteter Arbeitsplatz in Ihrem Hotelzimmer, der zu Rückenverletzungen führt;  Verletzungen können auch in der Freizeit passieren, wenn

Bedenken des Arbeitgebers

Nachdem die Kunden von WorkFlex von diesen Risiken erfahren haben, fragen sie häufig:

• Wer haftet für den Fall, dass ein Unfall passiert, wenn der Mitarbeiter im Ausland ist?
• Ist eine Reiseversicherung immer erforderlich?
• Kann die Reiseversicherung für Workations dieselbe sein wie für Geschäftsreisen?
• Wie sollten wir mit Versicherungsansprüchen oder anderen medizinischen Problemen umgehen?
• Ist die Krankenversicherung in der A1/CoC enthalten?

Das Frage wer ist im Falle eines Unfalls bei der Arbeit im Ausland der Zahlung von Arztrechnungen ausgesetzt ist legitim! Es mag zwar den Anschein haben, dass die Arbeit zum Abschluss einer umfassenden Reisekrankenversicherung vom Arbeitnehmer selbst erledigt werden muss, aber die rechtlichen Rahmenbedingungen, die festlegen, was ein Arbeitsunfall während der Arbeit ist, sind nicht eindeutig. Daher könnten Arbeitgeber verpflichtet werden, die Krankheitskosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall handelt.

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung: eine Mutter benötigte eine frühzeitige Notentbindung ihres Babys und postnatale Behandlungen auf Reisen in einem fremden Land. Nach ihrer Entlassung muss sie mit einer Rechnung in Höhe von 950.000$ für medizinische Rehabilitation rechnen, weil sie nicht ausreichend darüber informiert war, was in ihrer bestehenden Versicherung im Heimatland enthalten ist, und weil sie keine angemessene Reisekrankenversicherung abgeschlossen hat (Nelson, 2014).

Ein weitere Sorge ist die Qualität der medizinischen Versorgung, die Mitarbeiter im Falle eines Unfalls erhalten. Der Krankenversicherungsschutz, den wir in Reisezielen erhalten, ist möglicherweise nicht so umfassend wie erwartet, selbst wenn Sie privat versichert sind und Ihr Heimatland ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Zielland hat.

Deckung ohne zusätzliche Krankenversicherung

Kann ich mich auf meine gesetzliche Versicherung verlassen?

Es ist wichtig zu bedenken, dass die gesetzliche Versicherung nur in den EU-Ländern, der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island gültig ist. Generell wird empfohlen, die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) mitzuführen, um den Versicherungsschutz der Versicherung Ihres Heimatlandes bei Auslandsreisen nachzuweisen. Eine gesetzliche Versicherung ist zwar hilfreich, kann sie jedoch all die verschiedenen Situationen abdecken, denen Sie während Ihrer vorübergehenden Arbeit im Ausland begegnen können?

Stell dir vor...

Du bist ein deutscher Staatsbürger, der gesetzlich versichert ist, und du entscheidest temporär in Frankreich mobil zu arbeiten. Es wird Situationen geben, in denen der medizinische Behandlungsstandard bei der Verwendung deiner EHIC-Karte nicht dem Standard entspricht, den du in Deutschland erlebst.

Szenario 1

Wenn aus Notfallgründen eine medizinische Behandlung in Anspruch genommen werden muss, muss sichergestellt werden, dass die medizinische Einrichtung unter das öffentliche Gesundheitssystem fällt. Andernfalls übernimmt die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Behandlungskosten nicht. Auch wenn die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Kosten teilweise übernimmt, muss der Arbeitnehmer 30% für die ambulante Versorgung, 80% der Arzneimittelkosten und 20% des Krankenhausaufenthalts zusätzlich zu den zusätzlichen täglichen Kosten für das Krankenhaus zahlen und andere Zuzahlungen, die sich nach der Komplexität der Behandlung richten. Darüber hinaus ist es häufig erforderlich, die Behandlungen in der medizinischen Einrichtung im Voraus zu bezahlen, bevor ein ärztliches Gutachten ausgestellt wird, das dem Versicherungsanbieter vorgelegt werden kann.

Szenario 2

Rücktransport nach Deutschland aus medizinischen Gründen decken die meisten Versicherungen nicht ab.  Wenn du diese Leistung in Anspruch nimmst, musst du oder dein Arbeitgeber (je nach Ursache des Notfalls) Zehntausende von Euro zahlen! Unabhängig davon, in welchem Land sich der Unfall ereignet, solltest du davon ausgehen, einen erheblichen Teil der medizinischen Kosten selbst zu tragen.

Aber was ist mit privaten Versicherungen?

Private Krankenversicherer sind zwar verpflichtet, den Versicherten weltweit mindestens einen Monat lang Versicherungsschutz zu bieten, aber die tatsächliche Versicherungsdauer hängt von dem jeweiligen Anbieter ab.  Die Versicherungsbedingungen können von den Standards des Heimatlandes abweichen (siehe hier für einen Überblick über deutsche private Versicherungsanbieter und ihre eingeschränkten Reiserichtlinien). Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Policen abzuschließen, um den bestehenden Versicherungsumfang zu erweitern. Der Arbeitnehmer sollte auch prüfen, ob eine separate Auslandsreisekrankenversicherung auf der Grundlage von Selbstbehalt empfohlen wird. Diese müssten im Falle eines Schadensersatzanspruchs gezahlt werden und ob die medizinische Rückführung enthalten ist. Darüber hinaus erstatten viele private Krankenversicherer einen Teil der Prämien, wenn innerhalb eines Jahres keine Anträge gestellt wurden. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine separate Reisekrankenversicherung abzuschließen, um die Zahlung abzusichern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Deckung von Workations mit bestehenden öffentlichen oder privaten Versicherungen ist in der Tat äußerst komplizierFür alle Versicherungsanbieter gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Regeln, die auch vom Reiseziel abhängen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Erwerb einer A1-Bescheinigung oder einer Versicherungsbescheinigung (CoC) erforderlich ist Reisen entspricht nicht Ihren Krankenversicherungsbedürfnissen.

Um Ihr finanzielles Risiko einzudämmen und sich die Mühe zu ersparen, die lokalen Versicherungsbedingungen für ein Zielland zu recherchieren, sollten Sie letztendlich eine private Reisekrankenversicherung abschließen für Workflex im Ausland.

Reduzieren Sie das Risiko für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit einer speziellen Arbeitsversicherung

Verletzungen im Ausland können teuer werden — nicht nur emotional, sondern auch finanziell. In dem Wissen, dass für diese Schmerzen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber verantwortlich sein können, lohnt es sich auf jeden Fall, das Risiko abzusichern, indem Sie für jeden Mitarbeiter spezifische Arbeitsversicherungspakete abschließen.

Um das Risiko zu minimieren, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglicherweise die Krankheitskosten für den Arbeitnehmer übernehmen, hat WorkFlex eine Partnerschaft mit der Halleschen Krankenversicherung a.G. Diese bietet eine umfassende Reiseversicherung für Arbeitnehmer, die vorübergehend im Ausland arbeiten, mit WorkFlex.

Mit dieser neuen Funktion hat WorkFlex eine weitere Sicherheitsebene hinzugefügt — Reisekrankenversicherung für Ihre Mitarbeiter arbeitsbeugend Reisen.

Was ist durch die Versicherungsfunktion von WorkFlex abgedeckt?

• Unbegrenzte medizinische Versorgung um Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter im Ausland gerecht zu werden, einschließlich Notsituationen in einer Klinik, zahnärztlichen Behandlungen, Covid-19-Fällen und medizinischer Rückführung
• Keine Einschränkungen für Heimat- und Zielländer: Viele Versicherungsanbieter haben große Einschränkungen in Bezug auf die Länder, die ihre Pakete abdecken. Mit der WorkFlex-Lösung gibt es keine Einschränkungen in Bezug auf Heimat- und Zielländer, die für das Versicherungspaket in Frage kommen
• Einfach zu bedienen und integriert mit WorkFlex-Plattform für eine nahtlose und einfache Anwendung
• Kein Verwaltungsaufwand: Das WorkFlex-Team kümmert sich um die Beantragung, Kommunikation und Verwaltung des Versicherungspakets während des gesamten Reisezeitraums.
• Umfassender und leicht verständlicher Leitfaden der Versicherungspolice, die für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber vorgesehen ist. Die Hallesche Krankenversicherung bietet auch rund um die Uhr Telefon- und E-Mail-Support für alle Fragen zum Versicherungsschutz oder zur Unterstützung im Ausland unter 0049 711 66 03 39 30 in 25 Sprachen.

Wenn Sie mehr über die neue Versicherungsfunktion von WorkFlex erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an eine Demo buchen oder wenden Sie sich an Ihren WorkFlex-Berater!

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Welche Risiken bestehen für den Arbeitgeber bei der Einhaltung der Vorschriften und Datensicherheit im Zusammenhang mit Workations? Wie können Firmen diese Risiken managen und minimieren, damit die Arbeitnehmer:innen diesen Vorteil gut informiert, instruiert und versichert genießen können?

Speaker:

• Jonas Jacobsen, Rechtsanwalt für Datenschutzrecht bei HK2 Rechtsanwälte
• Pieter Manden, LLM MBA & Co-Founder von WorkFlex, ehemaliger Head of Trust & Employer Compliance bei WorkMotion
• Patrick Koch, Co-Founder von WorkFlex

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Workations werden immer mehr zu einem wichtigen Benefit für Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Wenn von Arbeitnehmer:innen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten, warum sollten sie dann nur von zu Hause aus arbeiten? Allerdings passen sich nicht alle Menschen gleich schnell an, und viele halten es für seltsam, in einen längeren Urlaub zu fahren, um dann auch von dort aus zu arbeiten. Um genau zu sein, denken unsere Eltern aus der Babyboomer-Generation wahrscheinlich, dass es sich um eine klassische "Millennial"- oder "Gen Z"-Sache handelt. Dennoch erwarten wir, dass Workations sich zu etwas Gewöhnlichem entwickeln wird, da immer mehr Arbeitgeber:innen dies anbieten und die Arbeitnehmer:innen es weiterhin genießen und nutzen.

Arbeitgeber:innen zögern manchmal, Workations zuzulassen, weil sie die Compliance-Risiken abschrecken.

Besonders das Betriebsstättenrisiko (PE-Risiko) gilt als Hindernis. Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen könnte, was bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die im Zielland erzielten Gewinne Körperschaftssteuern zahlen müsste. Da die Präsenz in dem Land jedoch sehr begrenzt ist, sind diese Körperschaftssteuern im Allgemeinen nicht das Hauptproblem. Das größte Problem ist der Verwaltungsaufwand, der mit der Zahlung der Steuern einhergeht und der neben der Einrichtung der Buchhaltung auch die Anmeldung bei den Behörden und die Dokumentation für die konzerninterne Verrechnung und Gewinnverteilung umfasst.

Aus diesem Grund kann man mit Sicherheit sagen, dass die Arbeitgeber:innen nicht wollen, dass ihre Arbeitnehmer:innen eine Betriebsstätte bilden. Schließlich sollten Workations ein Benefit für die Mitarbeitenden sein und keine Belastung für den Arbeitgeber.

Dies wirft die Frage auf, wie ein vorübergehend aus dem Ausland mobil arbeitender Arbeitnehmer ein Betriebsstättenrisiko darstellt und ob (und wie) dies verhindert werden kann. Und hier haben wir eine gute Nachricht: Es gibt keine "Dauerhaftigkeit" bei vorübergehender Arbeit aus dem Ausland. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und daher im Allgemeinen nicht permanent genug. Dies wird sowohl von der OECD als auch von den Vereinten Nationen unterstützt, den beiden Organisationen, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare am weitesten verbreitet sind. Beide stellen fest, dass eine so genannte "feste Geschäftseinrichtung" und eine "Dienstleistungseinrichtung" in der Regel nicht begründet werden, wenn sich die Person weniger als 183 Tage im anderen Land befindet. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. In der Praxis sind Workations im Allgemeinen ohnehin viel kürzer.

Von den mehr als 1.000 Workation-Anfragen, die über unsere Plattform WorkFlex bearbeitet wurden, blieben mehr als 95 % unter 30 Tagen.

Daher ist es höchst unwahrscheinlich, dass diese Workations ein PE-Risiko darstellen, selbst in Ländern, die bis dato strengere Vorschriften für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungs-PEs" als die OECD- und UN-Vorschriften erlassen haben. Dennoch gibt es drei zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:

1. Das Unternehmen hat im Zielland keine Niederlassung oder eigene Einheit. Wenn dies der Fall ist, muss klargestellt werden, dass der Mitarbeitende das Büro dort nicht besucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausgeführt hat. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass Workations kein PE-Risiko darstellen.
2. Um die 183-Tage-Grenze zu erreichen, müsste man möglicherweise mehrere Workations in ein und demselben Zielland betrachten. Mit anderen Worten, eine Ansammlung von Angestellten an einem Ort könnte das PE-Risiko in diesem Land erhöhen. Es wird daher empfohlen, ein einzige Software wie WorkFlex zu verwenden, um alle Anträge des Unternehmens übersichtlich zu verwalten. Es ist auch wichtig zu beachten, dass diese Häufung nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die zufällig in demselben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn mehrere Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, gleichzeitig im selben Zielland sind. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen oft der Fall, aber kaum bei Workations. Es zeigt jedoch, warum es wichtig ist, zwischen beiden zu unterscheiden.
3. Schließlich ist diese die einzige Art von Betriebsstätte - neben der bereits erwähnten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - , die auch bei einer Beschäftigung von weniger als 183 Tagen noch ein erhebliches Risiko darstellen kann. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter". Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der üblicherweise die Verträge abschließt. Es ist allgemein anerkannt, dass "üblicherweise" eine gewisse Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die führende Kraft ist. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Tätigkeit eine Betriebsstättenrisiko darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko von Workations in Bezug auf den abhängigen Vertreter als Betriebsstätte zu minimieren und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer tatsächlich als abhängigen Vertreter gilt. Normalerweise ist die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten nicht als abhängig Beschäftigte einzustufen, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht diese führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeitende, die eher als abhängig Beschäftigte gelten, sind leitende Angestellte und Mitarbeitende in Vertriebs- und Beschaffungsfunktionen. Workation-Anfragen dieser Mitarbeitenden müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko des abhängigen Vertreters für diese Anfragen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeitende normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass diese Tätigkeiten während der geplanten Workation nicht ausführt werden?

Zusammen mit vielen Fachleuten auf diesem Gebiet sind wir der Meinung, dass selbst die ranghöchsten Arbeitnehmer:innen in den Genuss einer 30-tägigen Workation kommen sollten, ohne dass ein wesentliches PE-Risiko für abhängige Arbeitnehmer entsteht.

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Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, um die potenziellen Risiken zu verwalten. Aus diesem Grund führt WorkFlex für jede Workation-Anfrage eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt entsprechende Unterlagen wie Arbeitgebererklärungen und Arbeitnehmeranweisungen. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber bequem auf Workation gehen.

Workations entwickeln sich rasch zu einem wichtigen Benefit für die Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Warum sollten Mitarbeitende nur von zu Hause aus arbeiten, wenn von ihnen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten? Die Möglichkeit, eine Zeit lang im Ausland zu arbeiten, ist ein hervorragendes Beispiel für mehr Flexibilität, ähnlich wie die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Das Schöne an der Flexibilität als Benefit für die Arbeitgeber:innen ist, dass Workations mehr oder weniger keine Kosten verursacht. Das heißt, solange der Arbeitgeber nicht für die Workation selbst bezahlt und die Workation keine unerwarteten Verpflichtungen für die Firma auslöst. Da Arbeitgeber:innen über den ersten Punkt entscheiden kann, konzentriert sich dieses White Paper auf den zweiten Punkt.

Jede unerwartete Verpflichtung für den Arbeitgeber stehen wahrscheinlich im Zusammenhang mit den Compliance-Risiken rund um Workations. Ein praktisches Beispiel wäre die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten, oder die Haftung des Arbeitgebers für den Fall, dass der Arbeitnehmende während der Workation medizinische Hilfe benötigt. Dies wirft die Frage auf, welche Compliance-Risiken mit mobiler Arbeit im Ausland verbunden sind und wie Arbeitgeber:innen diese Risiken bewältigen oder begrenzen können.

Definition von Workation

Bevor wir uns mit Compliance Themen befassen, ist es wichtig, sich die Definition von Workation zu vergegenwärtigen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Situation, in der ein Arbeitnehmender seine Arbeit vorübergehend zu privaten Zwecken im Ausland fortsetzt.

Die folgenden vier Merkmale sind relevant:

1. Im Ausland. Dies bedeutet außerhalb des Landes, in dem der Arbeitnehmende beschäftigt ist und seinen Wohnsitz hat. Der Arbeitnehmende wird seinen Wohnsitz im Heimatland während der Workation nicht aufgeben.

2. Privat. Der Auslandsaufenthalt ist privat motiviert und verfolgt keinerlei geschäftliche Ziele. Eine Workation ist also etwas anderes als eine Geschäftsreise. Jedoch kann eine Workation mit einer Geschäftsreise kombiniert werden, z. B. wenn der Arbeitnehmende nach dem Besuch eines Geschäftsseminars für eine Workation bleibt, sprich mobil aus diesem Land arbeitet.

3. Arbeit. Der Arbeitnehmende übt nur noch Arbeitstätigkeiten zu Gunsten des Arbeitgebenden im Heimatland aus. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmende im Zielland keine lokale Wertschöpfung erbringt.

4. Vorübergehend. Der Aufenthalt ist zeitlich begrenzt, nämlich auf maximal 183 Tage in einem laufenden 12-Monats-Zeitraum (kumuliert pro Land). Viele Arbeitgeber:innen haben jedoch mobiles Arbeiten im Ausland innerhalb ihres Unternehmens auf eine Höchstzahl von Arbeitstagen begrenzt, die deutlich unter diesen sechs Monaten liegt, z. B. 30 oder 60 Tage.

Zusammenfassung der Themen zur Einhaltung der Vorschriften‍

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Steuer

• Körperschaftssteuer: Das Risiko, dass der Arbeitnehmer eine sogenannte Betriebsstätte (PE) darstellt. Dies würde für den Arbeitgeber im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen. Dies ist zwar nicht unbedingt teuer in Bezug auf die fälligen Steuern, aber der mit dieser Haftung verbundene Verwaltungsaufwand ist unverhältnismäßig hoch.
• Lohnsteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitgeber eine Lohnbuchhaltung einrichten muss, um die Lohnsteuer im Zielland zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Wenn eine Remote-Mitarbeiter eine Betriebsstätte im Bestimmungsland darstellt, löst dies auch eine Lohnsteuerpflicht aus. Solange eine Remote-Mitarbeiter jedoch keine Betriebsstätte darstellt, wird die Lohnsteuerpflicht im Allgemeinen nur in Ausnahmefällen ausgelöst.
• Sozialversicherung: Das Sozialversicherung Risiko bei workations ist zweifach. Erstens besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer den Versicherungsschutz durch das Sozialversicherung System des Heimatlandes verliert. Zweitens besteht die Möglichkeit, dass das Sozialversicherung System des Ziellandes zur Anwendung kommt. Beide Risiken sind für Länder innerhalb der EU und für Länder, in denen ein Sozialversicherung Abkommen besteht, relativ einfach zu handhaben.
• Persönliche Einkommensteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland für persönliche Einkommensteuerzwecke steuerpflichtig wird. Wenn sich dies nur indirekt auf den Arbeitgeber auswirkt, kann z. B. die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers die Lohnsteuerpflicht des Arbeitgebers auslösen.

Rechtliches

• VISA / Einwanderung: Hat der Arbeitnehmer das Recht, im Zielland zu arbeiten? Man kann sich fragen, ob ein gültiger Arbeitstitel erforderlich ist, wenn der Hauptzweck des Besuchers der Tourismus ist. Dies ist etwas unklar, da die VISA-/Einwanderungsgesetze nicht mit Blick auf "Workationer" geschrieben wurden. Dennoch ist es wichtig, sich mit diesem Thema zu befassen, da die Bußgelder und Strafen für illegale Arbeit im Allgemeinen hoch sind.
• Lokales Arbeitsrecht: Das Risiko, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Arbeitsrecht des Heimatlandes gilt, ist es unwahrscheinlich, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Dies kann bei bestimmten Vereinbarungen anders sein, z. B. wenn es um Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen geht. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass Meldungen auf der Grundlage der so genannten entsandter Arbeitnehmer -Richtlinie nicht für Arbeitnehmer gelten, die ein Arbeitsverhältnis haben. Schließlich kann der Arbeitgeber die Beschäftigung zwar genehmigt, den Arbeitnehmer aber nicht entsandt haben. Außerdem erbringt der Arbeitnehmer keine Dienstleistungen vor Ort.
• Die Sorgfaltspflicht: Jeder Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Es ist jedoch relativ unklar, worin diese Fürsorgepflicht genau besteht, d.h. wann die Pflicht erfüllt ist. Im Allgemeinen schreibt sie dem Arbeitgeber vor, alles zu tun, was vernünftigerweise erwartet werden kann. Folglich ist die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers während einer Workation wahrscheinlich viel geringer als wenn der Arbeitnehmer vom Büro aus arbeitet. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Unfall während der Arbeit als Arbeitsunfall angesehen wird, für den der Arbeitgeber (teilweise) verantwortlich ist.
• Internet- und Datensicherheit: Das Risiko besteht darin, dass der vom Ausland aus arbeitende Mitarbeiter gegen Sicherheitsvorschriften im Heimatland - wie die GDPR-Vorschriften - oder im Zielland verstößt. Zum Beispiel gegen ein lokales Verbot der Nutzung von VPNs. Der Verstoß könnte auch in Kundenverträgen begründet sein, die es den Dienstleistern verbieten, ihre Dienste von bestimmten Ländern aus zu erbringen.
• Sanktionierte Länder: Betrachtet man unsere Daten von WorkFlex , so ist es eher unwahrscheinlich, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitsaufenthalt in einem Land verbringen wollen, das von Institutionen wie der UN oder der EU sanktioniert wird. Da dies jedoch nicht unmöglich ist, empfiehlt es sich, die Liste dieser Länder zur Verfügung zu haben.

Die lange Liste mag abschrecken, sollte es aber nicht. Die Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die bestehen, wenn Arbeitnehmende aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Auch haben Arbeitnehmende früher ab und zu während ihres Urlaubs gearbeitet, noch bevor der Begriff "Workation" erfunden wurde. Keines dieser Beispiele wurde/wird als großes Problem angesehen, so dass man die oben genannten Risiken nicht plötzlich nur für Workations zur roten Fahne machen sollte. Stattdessen sollte man sich über die Risiken informieren und sie managen und minimieren.

Eingehende Bewertung: PE-Risiko

Bei genauerer Betrachtung kommt man zum Entschluss, dass Workations nur unwahrscheinlich ein signifikantes PE-Risiko darstellen. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Es gibt jedoch keine "ständigen" temporären Arbeitenden im Ausland. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und im Allgemeinen nicht lange genug. Dies wird von der OECD und der UNO unterstützt, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare sehr weit verbreitet sind. Beide stellen fest, dass ein so genannte "fester Geschäftssitz" und eine "Dienstleistungsbetriebsstätte" in der Regel nicht vorliegt, wenn die Anwesenheit im anderen Land weniger als 183 Tage beträgt. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. Infolgedessen werden selbst in Ländern, in denen im Vergleich zu den Regeln der OECD und der UNO noch strengere Regeln für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungsbetriebsstätten" gelten, Arbeitnehmende, die Workations nutzen, kaum jemals eine Betriebsstätte bilden.

Es müssen jedoch drei weitere Faktoren berücksichtigt werden:

1. Lokale Präsenz. Der Arbeitgeber hat keine Niederlassung oder Einrichtung im Zielland. Falls doch, muss klargestellt werden, dass der Arbeitnehmer das Büro nicht aufsucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass die Website workations wahrscheinlich kein PE-Risiko darstellt.

2. Kumulierung. Um die 183-Tage-Schwelle zu erreichen, müssen möglicherweise mehrere Workations im selben Zielland betrachten werden. Mit anderen Worten: Die Akkumulation von Arbeitnehmern in einem Land könnte das Risiko einer Betriebsstätte in diesem Land erhöhen.

Wichtig ist auch, dass diese Regel nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die im selben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. So kumulieren sich beispielsweise verschiedene Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, in demselben Zielland. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen häufig der Fall, jedoch kaum bei Workations. Dennoch zeigt es, warum es wichtig ist, diese beiden Fälle voneinander zu unterscheiden.

3. Abhängiger Vertreter PE. Schließlich kann die einzige Art von Betriebsstätte - neben der zuvor erörterten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - immer noch ein erhebliches Risiko darstellen, selbst wenn die Beschäftigung weniger als 183 Tage beträgt. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter" (unselbstständige Niederlassung). Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der gewöhnlich die entscheidende Rolle spielt, die zum Abschluss von Verträgen führt. Es ist allgemein anerkannt, dass "gewöhnlich" eine bestimmte Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die entscheidende Rolle spielt. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Beschäftigung eine Betriebsstätte darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko des als Betriebsstätte behandelten abhängigen Vertreters im Rahmen von Workations einzudämmen und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer als abhängiger Vertreter gilt. In der Regel sind die meisten Angestellten keine abhängigen Beauftragten, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht die führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeiter, die eher als abhängige Vertreter in Frage kommen, sind leitende Angestellte und Mitarbeiter in Verkaufs- und Beschaffungsfunktionen. Die Arbeitsanforderungen dieser Mitarbeiter müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko für abhängige Vertreter bei diesen Anträgen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeiter normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass er diese Tätigkeiten während des geplanten Arbeitseinsatzes nicht ausüben wird?

Management und Minderung von Risiken

Neben der Aufklärung sollten Arbeitgeber die Compliance-Risiken von Workations managen und minimieren. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Ein gängiger Ansatz ist der Entwurf einer Unternehmensrichtlinie, in der das Unternehmen definiert, was erlaubt ist - und was nicht. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften relevant. Es kann auch verschiedene geschäftliche Einwände gegen Workations geben, z. B. wenn erwartet wird, dass der Mitarbeitende zu einer bestimmten Zeit im Büro ist, oder wenn der Zeitunterschied zwischen dem Heimatort und dem Zielort zu groß ist.

Darüber hinaus ist es für die Verwaltung von Workations von entscheidender Bedeutung, dass ein geregeltes Verfahren existiert. Schließlich ist es schwer etwas zu verwalten, wozu man keinen Leitfaden hat. Das Verfahren beginnt damit, dass der Mitarbeitende einen Antrag auf mobiles Arbeiten im Ausland stellt. Danach sollte er die Genehmigung des Vorgesetzten einholen sowie eine steuerliche und rechtliche Compliance-Prüfung unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte vornehmen. Sobald der Antrag genehmigt wurde, sollte das Verfahren die Anforderung einer Sozialversicherung Bescheinigung vorsehen. Weitere mögliche Maßnahmen sind die Erstellung und Benachrichtigung der Reiseversicherungsgesellschaft des Unternehmens, die Erstellung eines Nachtrags zum Arbeitsvertrag, die Erstellung einer Arbeitgebererklärung und/oder eines Merkblatts für die Mitarbeitenden. Vorzugsweise wird dieser Prozess durch eine Technologie unterstützt, die alle oben genannten Schritte kombiniert. Darüber hinaus spart ein technologiegestütztes Verfahren sowohl dem Arbeitnehmerenden als auch dem Arbeitgebenden Zeit und bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile. Nehmen wir zum Beispiel an, die Zahl der Arbeitsanträge ist hoch: In diesem Fall kann die Technologie helfen, sich auf die Anträge zu konzentrieren, die potenziell problematisch sind. Außerdem kann die Technologie helfen, alle Informationen und Unterlagen leicht zugänglich zu machen. Eine solide Unternehmensrichtlinie und ein (technologiegestütztes) Verfahren sollten den Weg dafür ebnen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber eine rechtskonforme Workation genießen können. Und genau das ist das Ziel: Workations sollen ein Benefit für den Arbeitnehmer sein und nicht zu einer Belastung für den Arbeitgeber werden.

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Auch wenn eine Workation innerhalb der EU weniger Risiken birgt als eine Beschäftigung aus Drittländern, bedeutet dies nicht, dass sie risikofrei ist. In der Praxis haben sich auch diese Workations als erhebliche Belastung für Arbeitgeber erwiesen. Aber warum?

Betriebsstättenrisiko (PE)

Vorsicht! Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten im Auftrag des Unternehmens ausführt, könnte schnell eine Betriebsstätte (unselbstständige Niederlassung) angenommen werden. Einige EU-Länder verfolgen einen strengen Ansatz in Bezug auf die Begründung einer Betriebsstätte. Je nach Standort, an dem der Mitarbeiter tätig ist, könnte sogar eine feste Betriebsstätte entstehen.

Kein Protokoll und Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland

Ein fehlendes Protokoll und eine unzureichende Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland erhöhen das arbeitsrechtliche Risiko, falls während der Workation etwas schiefgeht. Kombiniert mit einer fehlenden Reiseversicherung seitens des Arbeitgebers zeigt sich, dass die Sicherheit nicht so hoch ist, wie man erwarten würde.

Kein Management

Ein effektives Management einer 30-Tage-Workation erfordert Zeit und Planung. Selbst eine Reise innerhalb der EU sollte nicht ohne ordnungsgemäße Anweisungen für den Arbeitnehmer und ohne A1-Zertifikat (oder eine WorkFlex-Erklärung zur Sozialversicherung für Länder, in denen der Erhalt eines A1-Zertifikats länger dauert) durchgeführt werden. Diese Punkte werden manchmal vergessen, sind jedoch unerlässlich.

Kumulierte Präsenz

Aufgepasst! Nicht jedes EU-Land folgt der gleichen Logik bei der Festlegung der steuerlichen Pflichten in Bezug auf die physische Präsenz. Daher kann es in bestimmten Ländern, wie beispielsweise der Tschechischen Republik, komplizierter sein als erwartet, die Vorschriften einzuhalten. Es ist wichtig, sich regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen, da sich lokale Vorschriften häufig ändern.

HR-Risiko

Das Fehlen einer Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland wirkt sich negativ auf die Attraktivität für Mitarbeitende aus. Einige Mitarbeitende könnten sich fragen, warum sie nicht mehr Tage im Ausland verbringen können, wenn sie EU-Bürger sind und diesen Vorteil nutzen möchten.

Auswirkungen von Familienbesuchen

Der Besuch von Familienangehörigen ist einer der Hauptgründe für eine Workation, bringt jedoch zwei Herausforderungen mit sich. Erstens können diese Reisen dazu führen, dass der Mittelpunkt der Lebensinteressen in das andere Land verlagert wird, was steuerliche Auswirkungen haben kann. Zweitens könnte eine Erlaubnis für Workations nur in EU-Ländern dazu führen, dass sich Nicht-EU-Bürger fragen, warum sie ihre Familien nicht besuchen können. Letztendlich kann eine solche Unternehmensrichtlinie das Ansehen des Unternehmens und die Mitarbeiterbindung verringern.

IIhre Mitarbeitenden schätzen die Freiheit, aus dem Ausland zu arbeiten! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Einführung eines Workation-Management-Prozesses, auch wenn Ihre aktuelle Unternehmensrichtlinie Workations innerhalb der EU für weniger als 30 Tage zulässt. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem WorkFlex-Experten und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Eure Mitarbeitenden würden gerne Homeoffice im Ausland machen. Aber Ihr zögert, ihnen die Freiheit zu geben, von überall aus zu arbeiten, weil Ihr Bedenken wegen der Compliance-Risiken habt. Gibt es Gemeinsamkeiten? 🤔  

Ja, es gibt sie! 🙌  

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Seht euch das Webinar über risikofreie Workations an, das von den WorkFlex Co-Foundern Pieter Manden und Patrick Koch geleitet wird. In dem Webinar stellen wir euch das bahnbrechende Konzept der risikofreien Workations vor, das den Arbeitgeber vor den relevanten Compliance-Risiken schützt.

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In einer Reihe von drei Webinaren untersuchen wir gemeinsam mit den besten Experten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland alles, was man über die gesetzeskonforme und effiziente Verwaltung von Workations wissen muss. Schaut Euch die Erfahrungsberichte von Arbeitgebern und den Meinungsaustausch an.

Episode 1: Sollte Euer Unternehmen Workations zu einem Mitarbeiter Benefit machen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Flexibilität am Arbeitsplatz gehört zu den am meisten nachgefragten Mitarbeiter Benefits. Diese helfen Arbeitgebern, den Kampf um neue Talente zu gewinnen. Neben der Tatsache, dass solche attraktive Benefits es einfacher machen, neue Mitarbeitende zu gewinnen, bieten Workations viele zusätzliche Vorteile. Dazu gehören eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität. Viele Unternehmen befürchten jedoch auch, dass Workations die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigt.

In diesem Webinar schauen wir uns die Vor- und Nachteile der Einführung von Workations als Mitarbeiter Benefit an.

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Episode 2: Wie geht Workation-Compliance richtig? (🇬🇧 auf Englisch)

Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern inzwischen Workations an. Nicht jeder ist sich jedoch der schwerwiegenden Compliance-Risiken bewusst, die mit dem mobilen Arbeiten im Ausland verbunden sind. Dazu gehören Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung und andere. In diesem Webinar erörtern wir, welche HR-Prozesse und Dokumente unbedingt erforderlich sind, um diese Workation Risiken zu mindern.

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Episode 3: Welches Workation Management-Tool soll ich wählen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Eure Mitarbeitenden lieben es, Homeoffice im Ausland zu machen und es gehen demnach viele Anträge für Workations bei Euch ein. Ihr seid Euch der Compliance-Risiken bewusst und wisst, dass diese verwaltet und gemildert werden müssen. In diesem Webinar erörtern wir, welche Tools für die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Workations eingesetzt werden können.

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Background

In early September 2024, one of WorkFlex's clients faced a labour inspection during a cross-border business trip. The case involved an employee traveling to their client’s office in Switzerland when Swiss labor authorities conducted a routine workplace inspection. This case proved to be a significant milestone, demonstrating the effectiveness of WorkFlex's compliance management system and proactive approach to cross-border workforce management, particularly in managing business travel compliance.

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The situation

During a workplace inspection, the labour authorities identified an employee that was not physically present during the check in that specific location at the client's premises. The Swiss authorities, known for conducting random compliance checks without prior notice, subsequently issued an official letter requesting documentation verification.

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Compliance risks and challenges

The case involved assessment and verification of critical compliance areas under Swiss regulations, such as Posted Workers Directive (PWD) compliance requirements and employment conditions verification, including working hours and salary documentation.

In cases like these, non-compliance with these aspects could lead to consequences ranging from minor implications to serious sanctions depending on the company-specific background, for example:

1. Fines of up to CHF 30,000
2. Risk of business restrictions in Switzerland, including possible country-wide bans for severe violations

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WorkFlex's response and action

Upon notification, WorkFlex swiftly implemented a comprehensive response strategy. Our team immediately assumed direct communication with the Swiss authorities. We conducted a thorough review of all client documentation while standardizing document formatting to meet strict authority requirements. Throughout this process, we reviewed the Swiss-specific salary calculations conducted by the client, ensuring all submissions met local regulations. After managing the submission of required documentation, we maintained proactive communication, following up with authorities to ensure all requirements were satisfied.

After our thorough preparation and submission of documentation, the Swiss authorities completed their inspection within a few weeks.

They confirmed all documentation was in order, resulting in a successful resolution without any penalties or warnings for our client. This outcome validated our systematic approach to compliance management and authority engagement.

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Key learnings and impact

This case serves as a compelling demonstration of why business travel compliance cannot be overlooked in today's global regulatory environment. While this particular inspection occurred in Switzerland, it reflects a broader reality: authorities worldwide are increasingly vigilant about cross-border business travel compliance. Labor inspections, taking place systematically on a random and unpredictable basis, are becoming more common across jurisdictions as countries strengthen their enforcement of employment, tax, and immigration regulations.

WorkFlex's handling of this Swiss authority inspection showcased our deep expertise and professional approach to compliance management that extends across multiple countries and regulatory frameworks. Our ability to swiftly take charge of authority communications, provide all necessary documentation, and successfully resolve the inspection without any penalties validates our comprehensive compliance management approach.

As global mobility continues to increase and regulatory scrutiny intensifies worldwide, our proven ability to navigate these challenges provides essential peace of mind for companies managing international business travel.