🔎 Über Quest One

Quest One: A global leader in aerospace procurement with international operations

Quest One (ehemals H-TEC SYSTEMS) ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der PEM-Elektrolyse. Das Unternehmen entwickelt und produziert innovative Elektrolyseure sowie Elektrolyse-Stacks für eine wirtschaftliche, effiziente und zuverlässige Produktion von Grünem Wasserstoff. Bekannt für Zuverlässigkeit und Effizienz ist Quest One ein vertrauenswürdiger Partner für Luft- und Raumfahrtunternehmen auf der ganzen Welt.

Mit einem vielfältigen und wachsenden Team, das 35 Nationalitäten repräsentiert, und umfangreichen internationalen Geschäftsreisen, setzt Quest One alles daran, diese Aktivitäten rechtlich konform und effizient zu gestalten. Diese Verpflichtung macht die WorkFlex-Dienstleistungen zur nahtlosen Abwicklung von Visa-Angelegenheiten für Geschäftsreisen und Arbeitsurlaube zu einer intelligenten Lösung für Quest One.

Erfahren Sie mehr über die Erfahrungen von Quest One mit WorkFlex im Video:

🔥 Herausforderung

Solving last-minute visa processing needs rapidly

Die rechtlich einwandfreie Organisation von Geschäftsreisen hat bei Quest One oberste Priorität. Um sicherzustellen, dass alle Reisevorbereitungen zu 100 % compliant und rechtssicher sind, setzt Quest One bereits seit einiger Zeit auf die Unterstützung von WorkFlex.

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Mit der Erweiterung des Serviceangebots von WorkFlex, das nun auch Visa-Management umfasst, hat Quest One diese neue Lösung schnell in Anspruch genommen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Jeder Visumantrag muss individuell geprüft und bearbeitet werden – eine Aufgabe, die für das Team bei Quest One bislang mit hohem Aufwand und viel Recherche verbunden war. Gerade bei kurzfristigen Geschäftsreisen, die oft in letzter Minute organisiert werden, führt der dringende Bedarf an Visa nur zu zusätzlichen Engpässen im Team.

Dabei ist es aus rechtlichen Gründen keinesfalls eine Option, den Mitarbeitenden die Verantwortung für die Visa-Beantragung selbst zu überlassen. Auch Quest One ist sich bewusst, dass dies nicht nur zu rechtlichen Unsicherheiten führen kann, sondern die Mitarbeiter auch in ihren Reiseplänen und beruflichen Verpflichtungen beeinträchtigt.

Komplexe, kurzfristige Visa-Anträge können die Reisepläne durcheinanderbringen, Projektverantwortungen gefährden und letztlich die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden negativ beeinflussen. Auch die ständigen Änderungen der Einreisebestimmungen stellen eine zusätzliche Herausforderung dar.

All diese Faktoren machten die Visabearbeitung zu einem zeitraubenden und kritischen Punkt für Quest One – bis WorkFlex mit einer effizienten und rechtssicheren Lösung zur Entlastung des Teams und der Sicherstellung der Compliance eingriff.

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In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt gehört Last-Minute-Reisen zur Realität. Als ein russischer, in Deutschland angestellter, Geschäftsreisender unerwartet für ein dringendes Meeting nach China musste, stellte der enge Zeitrahmen den Visabeschaffungsprozess vor eine große Herausforderung. Normalerweise dauert es, ein chinesisches Visum zu erhalten, da verschiedene Schritte erforderlich sind – von der Dokumentenvorbereitung über den persönlichen Termin, die Antragsstellung bis hin zur Genehmigung.

Hier kam WorkFlex ins Spiel. Mit starken Partnerschaften konnte WorkFlex den gesamten Prozess beschleunigen und helfen, sodass das Visum des Reisenden in nur drei Tagen ausstellt werden konnte. Durch die Übernahme aller komplexen Schritte und die Koordination mit den Konsulaten sorgte WorkFlex für eine stressfreie und reibungslose Erfahrung, sodass sich der Reisende ganz auf die Vorbereitung seines wichtigen Meetings konzentrieren konnte, ohne sich um sein Visa sorgen zu müssen.

WorkFlex nimmt den Stress aus Last-Minute-Reisen und bietet eine zuverlässige, pünktliche Visalösung – selbst bei den knappsten Fristen – und das ganz ohne zusätzliche EXPRESS-Gebühren.

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🎉 Lösung

Implementing WorkFlex for effective and compliant travel management

Mit WorkFlex an der Seite von Quest One blickt das Unternehmen nun zuversichtlich in eine sichere Reisezukunft. Die Verwaltung von Workations, Geschäftsreisen und Visaanträgen über eine einzige externe Plattform vereinfacht die Prozesse und steigert die betriebliche Effizienz.

WorkFlex bietet Quest One:

• Schnelle Visaantragsbearbeitung: WorkFlex optimiert den Prozess der schnellen und mühelosen Visabeschaffung, wodurch Arbeitgeber und Arbeitnehmer von administrativen Aufgaben entlastet werden und sich voll und ganz auf ihre jeweiligen Rollen konzentrieren können.
• Sichere Dienstleistungen: Angesichts der hohen Sensibilität von Visaantragsdaten legt WorkFlex größten Wert auf Vertraulichkeit. Unsere WorkFlex-Software ist ISO-zertifiziert und gewährleistet damit branchenführenden Schutz.
• Compliance: Die Visalösung von WorkFlex wurde entwickelt, um weltweite Geschäftsabläufe zu unterstützen und gleichzeitig die rechtliche Konformität sowohl für das Unternehmen als auch für Workationer oder Geschäftsreisende zu wahren.

Erfahren Sie, wie Quest One die komplexe Visabearbeitung für Reisen effizient verwaltet und dabei sowohl Geschwindigkeit als auch Compliance gewährleistet – selbst unter engen Fristen, dank der Unterstützung von WorkFlex.

🔎 ÜBER LONDON & PARTNERS

Effektives Compliance- und Prozessmanagement für die erfolgreiche Umsetzung einer Work-from-anywhere-Richtlinie

2022 führte London & Partners, eine Wachstumsagentur aus London, eine Richtlinie ein, die es Mitarbeitenden ermöglicht, vorübergehend von überall aus zu arbeiten – auch bekannt als „Workations“. Diese Initiative entstand, während der Covid-Pandemie, als viele internationale Mitarbeitende den Wunsch äußerten, mehr Zeit mit ihren Familien im Ausland zu verbringen, während sie weiterhin arbeiten konnten. Um diese neue Arbeitsweise zu unterstützen und die Einhaltung von Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften sicherzustellen, suchte London & Partners nach einer Lösung, die diese Prozesse effizienter gestaltet. WorkFlex erwies sich als die ideale Lösung.

🔥 HERAUSFORDERUNG

Compliance-Herausforderungen und der Bedarf an einer klaren Richtlinie

Mit der steigenden Nachfrage nach Workations stand London & Partners vor mehreren Herausforderungen:

• Fehlende Work-from-anywhere-Richtlinie: Der Anstieg der Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland verdeutlichte die Notwendigkeit einer offiziellen Richtlinie, um unzulässige Reisen, sogenannte ‚Hush-Trips‘, zu verhindern – Fälle, in denen Mitarbeitende ohne Genehmigung vorübergehend aus dem Ausland arbeiten. Solche inoffiziellen Reisen können erhebliche Compliance-Risiken und betriebliche Schwierigkeiten verursachen.
• Mangelnde Transparenz für Führungskräfte: Es war entscheidend, dass Führungskräfte jederzeit über den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeitenden informiert sind, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
• Komplexe Compliance-Anforderungen: London & Partners benötigte eine Lösung, die die komplexen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Risiken im Zusammenhang mit der Arbeit in verschiedenen Ländern effektiv bewältigt.

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🎉 LÖSUNG

WorkFlex: Effizientes und sicheres Management von Workations

Um die Herausforderungen unkontrollierter Compliance und mangelnder Transparenz bei den Auslandsaufenthalten der Mitarbeitenden zu meistern, führte London & Partners WorkFlex zur effektiven Verwaltung von Workations ein.

London & Partners entschied sich für WorkFlex aufgrund folgender Vorteile:

• Detaillierte Risikobewertungen: Die Plattform bietet detaillierte Risikobewertungen für Reiseziele weltweit und stellt die Einhaltung sowohl lokaler als auch internationaler Vorschriften sicher.
• Benutzerfreundlichkeit: Das intuitive Dashboard ermöglicht eine einfache Bedienung für sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte.
• Effiziente Richtlinienverwaltung: WorkFlex vereinfacht die Verwaltung der Unternehmensrichtlinie für Workations und sorgt für Transparenz darüber, von wo die Mitarbeitenden arbeiten

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🎯 VORTEILE

Höhere Zufriedenheit, mehr Eigenverantwortung und gesteigerte Attraktivität für Talente

Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, fand bei den Mitarbeitenden von London & Partners großen Anklang.

Das Feedback zur Work-from-Aanywhere-Richtlinie war durchweg positiv. Unsere Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass wir wirklich flexible Arbeitsbedingungen bieten. Es wird von allen sehr geschätzt. Auch unser CEO nutzt WorkFlex , was großartig ist! Wir fördern es, weil wir wirklich glauben, dass es nicht nur die Work-Life-Balance verbessert, sondern auch Stress reduziert.

– Linda Adams-Avornyo, HR Business Partner bei London & Partners

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Die flexible Arbeitsplatzgestaltung hat folgende positive Auswirkungen:

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende berichten von höherer Zufriedenheit und einer besseren Work-Life-Balance.
• Gestärktes Vertrauen und mehr Eigenverantwortung: Flexible Arbeitsmöglichkeiten fördern das gegenseitige Vertrauen und die Eigenverantwortung – beides entscheidende Faktoren für das Engagement der Mitarbeitende
• Attraktivität für Top-Talente: Bewerberinnen und Bewerber geben häufig an, dass das WorkFlex-Programm ein ausschlaggebender Grund für ihre Entscheidung war, sich zu bewerben.

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Wenn wir Kandidaten fragen, was sie an London & Partners gereizt hat, sagen sie: ‚Ihre Benefits! Insbesondere die Nutzung von WorkFlex. Das spricht sich herum!
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– Linda Adams-Avornyo, HR Business Partner at London & Partners

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Die Einführung von WorkFlex bei London & Partners hat sich als großer Erfolg erwiesen. Die Plattform ermöglicht nicht nur ein effizientes Management von Workations, sondern minimiert auch Compliance-Risiken. Dadurch können Mitarbeitende und Führungskräfte mit einem Gefühl der Sicherheit und Zuversicht arbeiten.

Über forto

forto ist ein Unternehmen, das sich auf digitale Lieferketten spezialisiert hat. Die Technologien der forto-Plattform decken den gesamten Prozessablauf ab, von Angebot, Buchung, Dokumentenverwaltung, Tracking und Tracing bis hin zu proaktiver Ausnahmenbearbeitung und Analyse. forto hat global um die 800 Mitarbeitende mit 62 Nationalitäten. Deutsch, Chinesisch, Indisch sind die meisten. Mit dem Hauptsitz in Berlin, beschäftigt das Unternehmen derzeit über Mitarbeitende an 17 Standorten in Europa und Asien, mit Büros in Mailand, Ho-Chi-Minh-Stadt, Singapur, Hongkong und Shanghai.  

Seit Corona bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten – auch temporär im Ausland.  

forto’s „Remote Work“ Richtlinie:  

forto legt Wert darauf, dass Remote Work und Urlaub getrennte Konzepte sind, weswegen Forto anstatt des Begriffs Workations „Remote work“ oder sogar – passend zum Tool - „Workflexing“ benutzt.  

forto erlaubt „workflexing“ derzeit 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr in Ländern, die von Berlin aus gesehen maximum plus minus vier Stunden Zeitunterschied haben, damit die Leute trotzdem halbwegs in der regulären Arbeitszeit anwesend sind. Wenn das Heimatland jetzt dann doch ein bisschen weiter weg als diese vier Stunden ist, dann gibt es auch in Absprache mit dem Manager Ausnahmen. Alle Mitarbeitenden, die in den europäischen Ländern angestellt sind, können WorkFlex nutzen - also auch Praktikanten und Werkstudenten.  

🔥 Challenge

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Seit der Pandemie hat forto mobiles Arbeiten im Ausland angeboten, damit ihre Mitarbeitenden sicher von ihren Heimatländern arbeiten können - aber nur innerhalb der Europäischen Union. Mitarbeitende, aus anderen Ländern, fühlten sich zurecht ungerecht behandelt, was forto bewegt hat sich nach einer externen Lösung umzusehen. Denn es war klar, dass dieser Benefit nicht mehr wegzudenken ist. Erstens, forto hat gesehen, wie hoch die Nachfrage war. Mitarbeitende haben Remote Work Abroad aktiv bei HR nachgefragt und auch immer mal wieder angestoßen. Zweitens, forto hat den hohen Stellenwert gesehen. Mitarbeitende haben ihnen aktiv für die Möglichkeit gedankt, dass sie von ihren Familien arbeiten konnten. Und drittens, weil es einfach funktioniert. Die Mitarbeiter haben von dort gute Arbeit gemacht und haben sich wohl gefühlt.  

Um aber auch Remote Work außerhalb der Europäischen Union anzubieten und dabei die Compliance und rechtlichen Aspekte im Auge zu behalten, war forto auf externe Hilfe angewiesen. Vor der Einführung von WorkFlex hatten sie Schwierigkeiten, klare Antworten auf Fragen zu finden, wie beispielsweise Steuern, Versicherungen und arbeitsrechtliche Bestimmungen im Zusammenhang mit Remote Work außerhalb der EU.  

• Wer zahlt wo Steuern?
• Wie ist das mit der Versicherung?  
• Wie lange darf der Mitarbeiter im Ausland sein?  
• Gilt das Arbeitsrecht jetzt aus Deutschland oder aus einem anderen Land?  
• Wer haftet dann falls doch mal was schiefgehen sollte?  

All diese Fragen konnten durch die WorkFlex Software und das „No-Risk“ Konzept beantwortet werden

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💡Lösung

Im Juni 2023 implementierte forto WorkFlex, um Mitarbeitenden auch außerhalb der EU die Möglichkeit zu geben, von ihrem Heimatland aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es dem Unternehmen, klare Richtlinien für Remote Work festzulegen, Compliance zu gewährleisten und den Mitarbeitenden einen strukturierten Prozess für kurzfristige Arbeitsaufenthalte im Ausland anzubieten. Die Einführung erfolgte nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Anbieter, wobei WorkFlex als einziges überzeugte aufgrund des kompletten Pakets:  

Neben klaren Einschätzungen zu den Compliance-Risiken für jeden individuellen Antrag, bot WorkFlex

1. Haftung: Im Falle von Komplikationen, übernahm WorkFlex die finanzielle Haftung sowie professionelle Unterstützung bei Behördengängen. Dies verlieh forto die Gewissheit, Mitarbeitende problemlos weltweit entsenden zu können, ohne sich um rechtliche Stolpersteine sorgen zu müssen.

2. Automatische Ausstellung von A1-Bescheinigungen: WorkFlex übernahm alle komplexen Compliance-Aufgaben wie die Erstellung von A1-Bescheinigungen oder CoC.  

3. Auslandskrankenversicherung: WorkFlex sichert automatisch für jeden Mitarbeitenden eine Reisekrankenversicherung von der "Hallesche Krankenversicherung", die unbegrenzten medizinischen Schutz, inklusive Covid-19-Deckung und Rücktransport aus sämtlichen Ländern sichert. Das Team übernimmt Antragstellung, Kommunikation und Management der Versicherung während des gesamten Reisezeitraums.  

4. 24/7 Hotline bei WorkFlex: WorkFlex bietet eine rund um die Uhr verfügbare Hotline für alle Anliegen, wie Unfälle, Fragen, Compliance Probleme, was forto als großen Vorteil gesehen hat.  

5. Nutzerfreundliche Software: Ohne WorkFlex hatte forto keinen Überblick, wo alle Mitarbeitenden gerade sind, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Nun kann forto auf einen Klick im Interface sehen, wo jeder Mitarbeitende ist, wie viele Tage diese schon im Ausland gearbeitet haben, und vieles mehr.  

6. Beste Betreuung: forto‘s eigens zugeteilte Customer Success Managerin antwortet wahnsinnig schnell und hat forto super mit dem Tool vertraut gemacht. Bei der Townhall hat die Customer Success Managerin auch die Plattform gezeigt, was für alle Mitarbeitenden sehr hilfreich war.  

7. Prüfung für alle Zielländer – und Nationalitäten: WorkFlex bildet alle Länder und Nationalitäten Kombinationen ab. So konnte forto WorkFlex auch ohne Probleme in ihren Niederlassungen in z.B. Spanien implementieren und auch hier z.B. den Südamerikanern Arbeiten in deren Heimatländern anbieten.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

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Der Erfolg der Einführung von WorkFlex bei forto zeigt sich in

• Zeit- und Ressourcenersparnis:  Die Nutzung von WorkFlex erwies sich als einfach und effizient, sowohl für die Mitarbeiter als auch für das HR-Team. Die Compliance-bezogenen Herausforderungen wurden durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex erfolgreich bewältigt.  
• Entlastung des HR-Teams: Vorher war nicht einmal wirklich die Zeit, um A1 Bescheinigungen auszustellen. Jetzt braucht das People Ops Team nicht mehr als eine Minute per Request, da die gesamte Arbeit an WorkFlex outgesourced wurde.
• Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit:  Die Einführung von WorkFlex wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. Durch die klaren Richtlinien und die Möglichkeit, bis zu 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr im Ausland zu arbeiten, konnte forto die Bedürfnisse seiner globalen Belegschaft besser erfüllen. Die Mitarbeiter schätzten die Flexibilität und die Verbindung von Arbeit und Reisen, insbesondere wenn es darum ging, ihre Familien im Heimatland zu besuchen.
• Erfolg bei der Rekrutierung: forto erlebte einen verringerten administrativen Aufwand und eine positive Resonanz sowohl im Unternehmen als auch während des Einstellungsprozesses, wobei Remote Work – abroad - als entscheidendes Kriterium für potenzielle Mitarbeiter herausgestellt wurde.

"Auf einer Skala von eins bis fünf- mit fünf am wichtigsten - würde ich Remote Work Abroad definitiv bei fünf einordnen, weil Mitarbeiter danach gefragt haben und auch im Vorstellungsprozess aktiv danach gefragt wird und scheinbar sogar die Entscheidung getroffen wird, ob Remote Work abroad angeboten wird. Seit der Pandemie hat sich das einfach geändert, die Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland ist groß und wird es auch in Zukunft weiter sein.“
Carolin Braband, Team Lead People Operations bei forto
Remote work bei Forto:
Das forto Team hat bereits aus 45 verschiedenen Zielländern 3669 Tage (= mehr als 10 Jahre) gearbeitet. Mehr als jeder fünfte Antrag betraf Inder, die von Indien aus zurückkehren und arbeiten wollten.

Insgesamt hat die Einführung von WorkFlex bei forto zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit, einem geringeren administrativen Aufwand und einer gesteigerten Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter geführt. Die Einführung von WorkFlex führte zu einer hybriden Arbeitskultur bei forto, bei der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, flexibel zwischen Homeoffice und Büro zu wählen. Dieses hybride Modell wird positiv aufgenommen und soll im kommenden Jahr weiterentwickelt werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

forto ist überzeugt, dass hybride Arbeitsmodelle und die Möglichkeit von Remote Work die Zukunft der Arbeit gestalten werden.

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‍Über AutoScout24

AutoScout24 ist bekannt als Online-Plattform für den Kauf und Verkauf von neuen und gebrauchten Autos. Obwohl die Plattform ursprünglich auf den deutschen Markt ausgerichtet war, hatAutoScout24 seine Präsenz international erweitert. Diese globale Ausrichtung spiegelt sich auch in der Vielfalt seiner Belegschaft wider, die gerne auch von ihren Heimatländern Homeoffice machen wollten. Aus diesem Grund ermöglicht AutoScout24 seinen Mitarbeitenden seit der Pandemie das weltweite Arbeiten – das sogenannte"Working from Anywhere". Dabei stieß AutoScout24 allerdings auf vieleHerausforderungen, besonders im Hinblick auf Compliance

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🔥 Herausforderung

Vor der Einführung von WorkFlex im September wurde das Arbeiten von überall aus während der Pandemie informell intern abgewickelt. Die Herausforderung bestand darin, eine strukturierte Lösung zu finden, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter weltweit entsprach und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellte. Denn noch kämpfte AutoScout24 mit:

• Unstrukturierter Ansatz: AutoScout24 wollte das Arbeiten von überall strukturierter gestalten, insbesondere nachdem informelles Arbeiten von überall aus während der Pandemie die Norm war. WorkFlex bot eine Lösung, um diese Flexibilität auf organisierte Weise zu ermöglichen.
• Mangelndes internes Know-how: AutoScout24 versuchte zunächst, flexibles Arbeiten von überall intern zu organisieren. Das Unternehmen erkannte jedoch, dass dies ein erheblicher Aufwand war und dass die internen Mitarbeiter nicht über das erforderliche Fachwissen verfügten. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und externe Unterstützung zu erhalten.
• Vielfältige Mitarbeiterbedürfnisse: AutoScout24 beschäftigt Mitarbeiter aus 55 verschiedenen Nationalitäten. Viele Mitarbeiter hatten den Wunsch, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es, diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im September führte AutoScout24 WorkFlex ein, um globales mobiles Arbeiten effizienter zu gestalten.

💡 Lösung

Nach einer sorgfältigen Auswahl von Anbietern entschied sich das Unternehmen aus den folgenden Gründen für WorkFlex:

• Fortgeschrittener  Status: AutoScout24 betonte, dass WorkFlex, obwohl es noch als Start-Up gilt, im Vergleich zu anderen Anbietern in dem Bereich deutlich weiter entwickelt war. Die Plattform war in der Lage, umfassende Dienstleistungen anzubieten, die den globalen Anforderungen von AutoScout24 gerecht wurden.
• Weltweite Abdeckung: WorkFlex bot AutoScout24 die Möglichkeit, nicht nur europäische, sondern weltweite Workations anzubieten – für alle Nationalitäten und alle Niederlassungen. Dies war AutoScout24 aufgrund ihrer diversen Belegschaft besonders wichtig. Die Integration der Niederlande war ebenso erfolgreich wie die Berücksichtigung von Mitarbeitern mit 55 verschiedenen Nationalitäten.
• Eliminierung von Compliance-Risiken: AutoScout24 hat erkannt, dass internationale Workations mit erheblichen Risiken im Bereich Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht verbunden ist. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Risiken zu minimieren und externes Fachwissen in Anspruch zu nehmen. Besonders das No-Risk Konzept, dass WorkFlex Haftung übernimmt, überzeugte AutoScout24. Die im Preis enthaltene Reisekrankenversicherung war ein weiterer wichtiger Faktor, der für WorkFlex ausschlaggebend war. ‍
• Gute Kommunikation und Support: AutoScout24 lobte die gute Zusammenarbeit mit WorkFlex, die schnelle Reaktion auf Fragen und den 24/7 Support, auch bei den nur selten auftretenden Problemen.
• ‍Einfache Integration und Anwendungsfreundlichkeit: Die Zusammenarbeit mit WorkFlex wurde als unkompliziert und benutzerfreundlich beschrieben. Sowohl die Vorbereitung als auch die fortlaufende Betreuung wurden positiv hervorgehoben.
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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

AutoScout24 hat seine "Working from Anywhere" Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Mitarbeitende bis zu 10 Arbeitstage weltweit arbeiten können.

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Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei AutoScout24 wurde ersichtlich an:

1. Weltweite Zielländer: Durch die Einführung von WorkFlex können Mitarbeiter weltweit arbeiten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. Die Herausforderung der rechtlichen Komplexität wurde durch WorkFlex bewältigt. Seit September haben AutoScout24 Mitarbeitende bereits aus 20 verschiedenen Ländern weltweit gearbeitet. 57% der Trips ging in Nicht-EU Länder. Die Top Zielländer waren nicht die typischen Urlaubsländer, sondern -passend zur diversen Belegschaft – Indien, USA, Türkei, Griechenland und Südafrika.

2. Strukturierter Rahmen: Vor der Einführung von WorkFlex wurde das Arbeiten von überall aus aufgrund der Pandemie eher informell abgewickelt. Nachdem entschieden wurde, einen strukturierteren Ansatz zu verfolgen, wurde WorkFlex als Lösung eingeführt.

3. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter: WorkFlex ermöglicht es den Mitarbeitern, bis zu zehn Arbeitstage im Ausland zu arbeiten. Dies ist besonders relevant fürMitarbeiter mit 55 verschiedenen Nationalitäten bei AutoScout24, die oft in ihre Heimatländer zurückkehren möchten.

4. Wohlbefinden der Mitarbeiter und Work-Life-Balance: Die Workations-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihre Auslandsaufenthalte verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die Flexibilität, die Workations bot, trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Entlastung der Personalabteilung: Die Expertise und Unterstützung vonWorkFlex haben den internen Aufwand immens reduziert, insbesondere imZusammenhang mit Formularen, Genehmigungen und Anfragen für nichteuropäischeAuslandsaufenthalte. WorkFlex automatisiert viele dieser Prozesse bzw. übernimmt die Ausstellung aller relevanten Dokumente wie A1-Bescheinigungen, CoC, Reiseversicherung

6. Kosteneinsparungen: AutoScout24 spart durch die Nutzung vonWorkFlex in mehreren Bereichen Kosten ein:

• Externe Beratungskosten: Vor derEinführung von WorkFlex hat AutoScout24 oft externe teure Beratungsfirmen fürFragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten beauftragt. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisierte Expertise bietet. Vor der Implementierung von WorkFlex beauftragte AutoScout24 häufig externe teure Beratungsfirmen für Fragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisiertes Fachwissen bietet.
• Formularkosten: Die Nutzung von WorkFlex eliminiert die Notwendigkeit, aufwendige Formulare fürinternationale Einsätze manuell zu erstellen und zu verwalten. Dies spart nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern auch die Zeit, die Mitarbeiter für das Ausfüllen dieser Dokumente benötigen.
• Zeit- und Kostenersparnis für HR und Mitarbeiter: Die Mitarbeiter von AutoScout24 benötigen weniger Zeit, um Genehmigungen für internationale Einsätze zu erhalten, da der Prozess durch WorkFlex rationalisiert wird. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung derArbeitszeit.
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"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex ist äußerst positiv. Die Vorbereitung, der Support und die Benutzerfreundlichkeit des Tools sind hervorragend. Die Flexibilität von WorkFlex, alle Länder einzubeziehen und der kontinuierliche Support trugen wesentlich zum Erfolg bei. Die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. dem Bewerbungsprozess und der Kommunikation mit den Mitarbeitern, führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für AutoScout24"
Katrin Paetzold - Senior HRBP bei AutoScout24‍

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Die Fallstudie verdeutlicht den Erfolg von AutoScout24 durch die Integration von WorkFlex. Insgesamt hat WorkFlex dazu beigetragen, die internen Prozesse zu streamlinen, die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten für mobiles Arbeiten im Ausland per Trip zu reduzieren.

Über idealo

idealo, eine führende Online-Plattform für Preisvergleiche, stand vor der Herausforderung, ihre Richtlinie für „Workations“ oder mobiles Arbeiten im Ausland, zu verwalten und zu optimieren. Vor August 2022 ermöglichte idealo seinen 1050 Mitarbeitenden aus 60 verschiedenen Nationen, von jedem Standort aus zu arbeiten, verfügte jedoch nicht über ein strukturiertes Tool zur Verwaltung von Anfragen, was zu administrativen Herausforderungen und potenziellen Compliance-Risiken führte.

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🔥 Herausforderung

Da die Nachfrage nach Workations im Ausland immer mehr zunahm, benötigte idealo eine umfassende Lösung, um

• den Prozess zu streamlinen & den Überblick zu behalten, von wo alle arbeiten
• einen geeigneten, offiziellen Rahmen für die Arbeit von überall zu formulieren
• Compliance-Risiken zu vermeiden
• die erforderlichen Unterlagen (PWD; A1; CoC usw.) zentral zu sammeln
• das Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das eine transparente Kommunikation ermöglicht und die Compliance Risiken effektiv bewertet. Darüber hinaus sah sich idealo mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
‍IT-Unterstützung für Mitarbeiter an entfernten Standorten, Probleme mit der Ausrüstung, und Pushback von abgelehnten Anfragen, insbesondere von Mitarbeitenden in der Ukraine und Russland. WorkFlex spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Festlegung klarer Grenzen für Workations.

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💡 Lösung

Im August 2022 ging idealo eine HR Partnerschaft mit WorkFlex ein, um eine robuste Lösung für die Verwaltung der Workations zu implementieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität bietet, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

idealo entschied sich für WorkFlex wegen

• der Transparenz bei der Risikobewertung und schnelle Bearbeitung
• der einfach zu bedienenden Oberfläche mit effizienten Arbeitsablauf
• dem einzigartigen No-Risk Konzept d.h. das WorkFlex Haftung übernimmt bei Compliance Problemen
• der Reisekrankenversicherung, die automatisch für jeden im Ausland tätigen Mitarbeiter ausgestellt wird
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idealo's Workation Richtlinie

idealo hat eine der fortschrittlichsten Richtlinien, die es auf dem Markt gibt, da sie die gesetzliche Grenze von bis zu 183 Tagen widerspiegelt. idealo ermöglicht Workations von jedem Land aus solange es die Sicherheit zulässt. Bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb eines europäischen Landes werden automatisch genehmigt. Dann zwischen 31 und 90 Tagen pro Jahr aus einem beliebigen Land, wenn die WorkFlex-Bewertung gelb oder grün ist. Und dann, zwischen 91 und 182 Tagen, muss die Bewertung von WorkFlex grün sein, damit die Anfrage zugelassen wird.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

Die Implementierung von WorkFlex hatte mehrere positive Auswirkungen für idealo:

1. Effizienz und Zeitersparnis: WorkFlex reduzierte die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand bei idealo erheblich. Durch die automatisierten Funktionen der Plattform, wie z. B. die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen, wurde manueller Papierkram überflüssig und der gesamte Prozess rationalisiert. Heute benötigt die Personalabteilung weniger als 3 Minuten pro Anfrage, während sie früher Stunden benötigte.

2. Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Transparenz des Risikobewertungsprozesses und die einfache Nachverfolgung des Antragsstatus über das WorkFlex-Portal verbesserten die Kommunikation und reduzierten die Notwendigkeit, dass sich Mitarbeitende nach dem Status ihrer Anträge erkundigen müssen.

3. Finanzieller Schutz: WorkFlex deckte die Haftung ab und gab sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Arbeitgeber Sicherheit, was letztlich zum Erfolg von Workations beitrug. Außerdem ist der Arbeitnehmer automatisch über die Reisekrankenversicherung von WorkFlex krankenversichert, was keiner der wenigen bestehenden Wettbewerber angeboten hat.

4. Verbesserte Work-Life-Balance: Die Workation-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihren Auslandsaufenthalt verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die von Workations gebotene Flexibilität trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Attraktivität als Arbeitgeber: Workations wurde zu einem wichtigen Bestandteil der externen Marketingstrategie von idealo und stärkte den Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundliche Organisation, die individuelle Lebensstile unterstützt. Die vielen positiven Rückmeldungen der Bewerber unterstrichen die Attraktivität von idealo als Arbeitgeber.

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Workations in Zahlen bei idealo:

Seit August 2022 hat idealos 577 Aufträge in 64 Zielländern angefordert. 72% wurden genehmigt. In einem Jahr und 3 Monaten arbeitete idealos 11077 Arbeitstage im Ausland — das sind insgesamt über 30 Arbeitsjahre.

idealo bestätigt, dass diese Leistung aufgrund der vielfältigen, internationalen Belegschaft eine der höchsten Nutzungsraten in ihrem Benefit Portfolio aufweist. Die meisten Mitarbeitenden nutzen diesen Vorteil, um vom Heimatland ihrer Familie im Ausland aus zu arbeiten — ein Anwendungsfall, der bei einer Belegschaft aus über 60 Nationalitäten dominiert.
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Für idealo ist klar, dass WorkFlex die beste Lösung auf dem Markt ist. Die Zusammenarbeit mit WorkFlex hat das Workation-Management für idealo grundlegend verändert und zu einem optimierten, effizienten und mitarbeiterfreundlichen Prozess gemacht. Durch die Bewältigung von Herausforderungen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung finanzieller Absicherung spielte WorkFlex eine entscheidende Rolle dabei, Workations zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Modell für idealo zu machen.

Über Flix
Für Flix, eines der führenden Unternehmen im Mobilitätssektor, ist das Konzept des "ortsunabhängigen Arbeitens" mehr als nur eine Unternehmensrichtlinie; es ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensidentität. Schließlich wäre es auch sehr widersprüchlich, wenn ein Unternehmen, das mit seinen FlixBussen und FlixTrains Menschen weltweit miteinander verbindet, seine eigenen Mitarbeitenden auf einen festen Standort beschränken würde.

Das Unternehmen hat den Mentalitätswechsel in der post-pandemischen Arbeitswelt frühzeitig erkannt und das Programm "work from manywhere" eingeführt. Seit dem 1. Juli 2022 haben Flix Mitarbeitende die Möglichkeit, von fast jedem Ort der Welt aus zu arbeiten - sei es im Garten ihrer Oma oder an einem Sandstrand.

🔥 Herausforderung

Am Ende der Pandemie befragte Flix seine Mitarbeitenden, ob sie gerne von überall aus arbeiten würden. Diese erste Umfrage ergab eine sehr hohe Nachfrage. In Anbetracht der Veränderungen, die die Pandemie in unserer Arbeitsweise mit sich brachte, und der Vielfalt in ihrem Team sah Flix eine große Chance, dieses Programm einzuführen.
Dies brachte jedoch neue Herausforderungen für Flix mit sich:

- Anpassung an die sich rasch ändernden Bedürfnisse der Arbeitnehmenden: Die rasche Ausbreitung von mobiler Arbeit im Ausland während der Pandemie hat bei den Mitarbeitenden ein Verlangen nach mehr Flexibilität geweckt. Dieser Mentalitätswandel - von überall aus arbeiten zu können - führte dazu, dass Flix versuchen musste, komplexe Compliance-Anforderungen, die sich noch nicht an die neue Arbeitsumgebung angepasst haben, mit dem zunehmenden Wunsch der Mitarbeitenden, von überall aus zu arbeiten, in Einklang zu bringen. Flix wusste, dass sie eine externe Lösung brauchten, um sicherzustellen, dass sie zu 100 % rechtskonform handeln.

Ein Verbot von mobiler Arbeit lag nicht im Interesse von Flix, da die internationale Belegschaft auch das Recht auf ein internationales Homeoffice einforderte und dies sowieso- auch ohne Genehmigung - getan hätte.

- Einhaltung von sich ständig ändernder Vorschriften und Gesetze: Die  verschiedenen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbescheide war eine große Herausforderung für Flix. Obwohl die Firma über viel internes Fachwissen verfügte, wie z. B. eine Rechtsabteilung, eine Steuerabteilung und eine Personalabteilung, war dies ein neues Thema, für das niemand bereits Fachwissen erworben hatte.

- Komplexe internationale Belegschaft: Da die Mitarbeitenden aus über 90 verschiedenen Ländern stammen, wurden die rechtlichen Feinheiten der Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Visabestimmungen noch komplexer. Diese Vielfalt, insbesondere in Bezug auf Nicht-EU-Staatsangehörige, machte deutlich, dass Flix einen externen Compliance-Partner benötigte.

💡 Lösung
WorkFlex bot die erforderliche Lösung für diese Herausforderungen:

- Individuelle Risikobewertung: Das Tool von WorkFlex entsprach genau dem, was Flix brauchte, und schaffte ein Gleichgewicht zwischen Benefit und Compliance. WorkFlex' Compliance-Logik und der automatisierte Ansatz prüfen jede Work-from-anywhere-Anfrage einzeln und stellen sicher, dass Flix die Compliance-Vorschriften einhält, egal wo ein Mitarbeiter arbeiten möchte oder in welchem Land er auf der Gehaltsliste steht. Diese sorgfältige Prüfung ist entscheidend, da Flix Mitarbeitende aus vielen Ländern beschäftigt, für die jeweils eigene Regeln gelten.

- Benutzerfreundliche Plattform: Die WorkFlex Plattform vereinfacht den Prozess für Flix. Sie konsolidiert alle Anträge auf ortsunabhängige Arbeit, bereitet die erforderlichen Dokumente vor und sorgt unter anderem dafür, dass die Mitarbeitenden auch im Ausland ausreichend versichert sind.

- Aktuelles Compliance Fachwissen: Dank des Rechtsteams von WorkFlex muss Flix nicht ständig Änderungen der Rechtsvorschriften überwachen.

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📈 Ergebnisse

Flix hat seine "Working from Manywhere " Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Flix Mitarbeitende von überall aus arbeiten können. Bis zu 60 Tage in Ländern dürfen sie dies in Ländern mit geringem und mittlerem Risiko und fünf Tage in Ländern mit hohem Risiko.

Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei Flix wurde ersichtlich an:

- Modernes Employer Branding: Durch das Angebot von Homeoffice im Ausland hat Flix sein Image als zukunftsorientierter Arbeitgeber gestärkt, der den modernen Bedürfnissen seiner Mitarbeitenden gerecht wird.

- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Das positive Feedback der Mitarbeitenden war ein Beweis für den Erfolg der Initiative. Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, sei es in der Heimatstadt oder am Strand, verbesserte die Work-Life-Balance erheblich und stärkte den Ruf von Flix als mitarbeiterorientiertes Unternehmen, das Wert auf Flexibilität legt.

- Leichtere Rekrutierung durch Wettbewerbsvorteile: Der Vorteil des ortsunabhängigen Arbeitens wurde zu einem bedeutenden Pluspunkt für potenzielle Mitarbeiter, der neue Bewerber anspricht. Insbesondere die Generation Z und internationale Talente zeigen während des Einstellungsprozesses großes Interesse an dem Arbeitsmodell.

- Verringerung des manuellen Aufwands: Dank WorkFlex können Mitarbeitende selbstständig von überall aus Workationanträge stellen. Die Personalabteilung wird nur noch für die endgültige Genehmigung benötigt, was ihren Aufwand auf weniger als 5 Minuten pro Antrag reduziert. Es wird keine Zeit benötigt, um die Einhaltung der Vorschriften selbst zu überprüfen oder ganze Rahmenwerke für Nicht-EU-Bürger zu erstellen.

- Einsparungen bei Kosten und Verwaltungsaufwand: Durch die Partnerschaft mit WorkFlex entfiel die Notwendigkeit umfangreicher Recherchen und Beratungen mit Steueranwälten, was indirekt zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Darüber hinaus verringerte sich durch die gestrafften Prozesse der Verwaltungsaufwand, sodass Flix seine Ressourcen für andere wichtige Projekte einsetzen konnte, anstatt sich um die sich ständig ändernden Compliance-Vorschriften für seine internationale Belegschaft kümmern zu müssen.

Zusammenfassung: Arbeiten von überall bei Flix mit WorkFlex
Insgesamt haben die Mitarbeiter von Flix seit dem Start von Work from Anywhere Unternehmensrichtlinie zeitweise aus über 80 verschiedenen Ländern rund um den Globus gearbeitet, wie die Karte zeigt. Allein in diesem Jahr arbeiteten die Flix-Mitarbeiter 1452 Tage lang aus 59 verschiedenen Ländern.

Die meisten Reisen wurden von indischen Arbeitnehmern beantragt (13,40 %), dicht gefolgt von Deutschen Staatsbürgern (8,87 %). Danach folgen brasilianische, US-amerikanische und ägyptische Beschäftigte mit den meisten Anträgen.

Die durchschnittliche Anzahl der Workationtage pro Jahr und Arbeitnehmer betrug 20-25 Tage. Damit liegt er immer noch unter dem von in der Flix' Unternehmensrichtlinie angegebenen Schwellenwert von 60 Tagen.

Die Entscheidung von Flix für dieses Modell beruht im Wesentlichen auf einem starken Mitarbeiterengagement. Das Unternehmen möchte ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und verstanden fühlen und stolz darauf sind, ein Teil des Unternehmens zu sein.

Flix glaubt fest an die Zukunft von mobilem Arbeiten im Ausland. Im Moment aber erlebt Flix immer noch einen großen Wettbewerbsvorteil, da der Benefit noch heraussticht.

Die Partnerschaft mit WorkFlex hat Flix in die Lage versetzt, diese Flexibilität auch auf Regionen wie Asien, Lateinamerika und Afrika auszudehnen und dabei die Einhaltung von Vorschriften strikt zu beachten.

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Im Juni letzten Jahres konnte IU ihren WorkFlex-Vorteil auf den Markt bringen, der IU's Mitarbeitern eine ganz neue Arbeitswelt eröffnet. Vorbei sind die endlosen, ewig vorgeplanten Reiseanfragen. Seitdem kann die nächste Workation mit nur wenigen Klicks geplant werden. Wohin waren die Workations bisher? IU hat eine Momentaufnahme der Situation gemacht: 

Workation. Was steckt dahinter?‍

Zuerst zur Erklärung. Worum geht es bei WorkFlex genau? Wie kann man sich eine solche Anwendung vorstellen? Und ist sie nicht immer mit steuerlichen Hürden verbunden?

Wenn uns die letzten Jahre eines gezeigt haben, dann ist es, dass gute Arbeit von überall aus geleistet werden kann! Von einem Tag auf den anderen wurden unsere privaten Räume in Büros umgewandelt. Mit der Erkenntnis, dass es machbar ist — und zwar sehr gut. Wenn die Küche plötzlich zum Büro wird, warum sollte es dann nicht auch das Café in Valencia sein? Oder die Ferienwohnung in Zeeland? Unser WorkFlex-Vorteil macht genau das möglich: Arbeiten, wo immer ihr wollt — bis zu sechs Monate im Jahr. Mit Ausnahme einiger Länder, die aus Sicherheitsgründen leider ausgeschlossen sind, steht die große weite Welt offen. Wir sind der festen Überzeugung, dass mobiles Arbeiten aus dem Ausland (WFA) eine sehr attraktive Leistung ist, die auch sehr gut zur aktuellen und zukünftigen Situation des mobilen Arbeitens passt.

Fallstricke in den Bereichen Steuern, Arbeit und Sozialversicherung? Nicht bei uns!

Mit dem WorkFlex-Benefit bieten wir unseren Mitarbeitern flexible Optionen für Telearbeit im Ausland an. Kombiniert mit einem sehr einfachen Prozess.

Denn ohne dir Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften (wie private Steuern, Visa usw.) oder andere Risiken machen zu müssen, kannst du deinen nächsten Arbeitseinsatz planen. Es ist so einfach wie das Einreichen einer Anfrage über die Plattform mit nur wenigen Klicks. WorkFlex holt dann die Genehmigung des/der Vorgesetzten ein und führt eine Risikobewertung der aktuellen Situation durch. Passt alles? Dann bist du bereit zu reisen. ✈️


Zusammenfassung der IU: Über eintausend zugelassene Workations innerhalb des ersten Jahres!

Die Zahlen sprechen für sich: Ein Blick auf die im letzten Jahr beantragten Stellen zeigt, wie einfach und unkompliziert ein solcher Antrag ist: Im Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2023 hatten wir insgesamt nicht weniger als 1.000 bewilligte Stellen an der IU. Ob ein verlängertes Wochenende in einem der Nachbarländer oder ein Aufenthalt von mehreren Wochen oder sogar mehreren Monaten weiter weg. Aus Australien, Argentinien, Trinidad&Tobago oder Taiwan: Insgesamt wurden im vergangenen Jahr Anträge für 87 Ländern auf der ganzen Welt eingereicht und bewilligt. Die Bewilligungsrate lag hier bei über 95%.

Die Statistiken von WorkFlex zeigen auch, dass wir in Sachen Workation ein absoluter Vorreiter sind: Verschiedene namhafte Unternehmen wurden hinsichtlich ihrer jährlichen Quote an Arbeitstagen pro Person verglichen. Hier wird noch einmal deutlich: Mit 182 möglichen Arbeitstagen pro Jahr und Person liegen wir ganz oben und machen Telearbeit zu dem, was sie sein sollte: Selbstbestimmtes Arbeiten von überall.

Für IU ist dies ein klares Zeichen dafür, dass sie auf dem richtigen Weg sind und dass die Leistung gut und gerne genutzt wird. Sie freuen sich auf das kommende Jahr, seine Ziele und die damit verbundenen Geschichten ihrer Mitarbeiter.

Willst du auch einen Job, der sich deinem Leben anpasst? Dann komm an Bord der IU und checke sehr bald für deine nächste Workation ein. ☀️


Schaut euch den vollständigen Artikel und die IU hier an
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Über TIMOCOM

TIMOCOM, ein führender digitaler Marktplatz für Transportaufträge und Live-Sendungsverfolgung, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Logistikprozesse seiner Kunden zu optimieren und ihnen Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Doch TIMOCOM stand vor einer Herausforderung: die Einführung von Workations, um den wachsenden Wunsch nach Remote-Arbeit zu erfüllen und gleichzeitig die komplexen rechtlichen Anforderungen einer internationalen Belegschaft zu berücksichtigen.  

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🔥 Herausforderung

Bei der Einführung von Workations stand TIMOCOM vor einer Reihe von Herausforderungen und Hindernissen, die es zu bewältigen galt:  

- Wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland: Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie äußerten die Mitarbeiter den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten von zu Hause aus. Diese wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland stellte TIMOCOM vor die Herausforderung, geeignete Lösungen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu finden.

- Vielfältige internationale Belegschaft: TIMOCOM hat eine vielfältige Belegschaft mit Mitarbeitenden aus mehr als 34 Nationen. Daraus ergaben sich komplexe rechtliche Anforderungen, darunter Steuergesetze, Sozialversicherung Vorschriften, Arbeitsgesetze sowie Aufenthalts- und Visabestimmungen. Die Bewältigung dieser rechtlichen Fragen und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften waren eine große Herausforderung für das Unternehmen.  

- Bedenken hinsichtlich der Compliance-Risiken: Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern war es für TIMOCOM schwierig, Workations anzubieten, ohne gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung war eine komplexe Aufgabe.  

- Operative Überlegungen: TIMOCOM musste auch operative Aspekte des Workation Management berücksichtigen. Dazu gehörte die Festlegung der Anzahl der angebotenen Tage für workations, die Unterstützung von Mitarbeitenden mit Familienangehörigen und Zweitwohnsitzen im Ausland sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs während der Abwesenheit von Mitarbeitenden.

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💡Lösung

TIMOCOM entschied sich für WorkFlex als Software für das Workation Management:  

- Employer Branding: Die Einführung von globalen Workations spielte eine maßgebliche Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Durch diese innovative Arbeitsform konnte das Unternehmen seine Attraktivität und seinen Ruf als moderner und fortschrittlicher Arbeitgeber stärken.  

- Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Nach einer internen Umfrage zeigte sich, dass mehr als 50% der Mitarbeiter großes Interesse an der Nutzung von Workations hatten. Die Lösung von WorkFlex erfüllte genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Flexibilität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance.  

- Fachkräftemangel: Als IT-Unternehmen war TIMOCOM kontinuierlich auf der Suche nach qualifizierten IT-Fachkräften. Die Möglichkeit von Workations positionierte das Unternehmen als äußerst attraktiven Arbeitgeber auf dem Markt, was wiederum dabei half, hochqualifizierte Talente anzuziehen.

- Compliance Support & Liability: WorkFlex provided clear assessments of compliance risks for each individual application & handled all complex compliance tasks such as the creation of A1 certificates and the provision of comprehensive travel insurance for all employees. In the event of complications, WorkFlex took care of the financial liability as well as professional support with official procedures. This gave TIMOCOM the confidence to easily send employees worldwide without having to worry about legal stumbling blocks.

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📈 Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung der Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM basierte auf verschiedenen Indikatoren:  

- Verbesserung des Employer Branding: Workations spielten eine bedeutende Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Die Flexibilität und die Unterstützung der Work-Life-Balance durch WorkFlex trugen dazu bei, das Unternehmen als modernen und mitarbeiterorientierten Arbeitgeber zu positionieren.  

- Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Die Mitarbeiter waren begeistert von der Möglichkeit, Workations zu nutzen, um ihre Familie häufiger zu sehen und ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Die positive Rückmeldung der Mitarbeiter bestätigte den Erfolg der Maßnahme. Die jährlichen Mitarbeiterbefragungen zeigten nach der Implementierung von WorkFlex eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit . Die flexible Arbeitsgestaltung und die Möglichkeit, Workations zu nutzen, trugen zur Bindung und Motivation der Mitarbeiter bei.    

- Erfolg bei der Rekrutierung: Als IT-Unternehmen profitierte TIMOCOM von Workations als attraktivem Angebot für potenzielle Fachkräfte. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten und Workations zu nutzen, half dabei, qualifizierte IT-Talente schneller anzuziehen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.  

- Zeit- und Ressourcenersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex musste TIMOCOM keine wertvollen Ressourcen für die Recherche und Abwicklung der komplexen Prozesse aufwenden. Eine intensive Recherche sowie der Einsatz teurer (Steuer-)Anwälte war nicht mehr erforderlich. Dadurch wurden sehr viele Kosten gespart. Zudem konnten die automatisierten Prozesse und die Unterstützung durch WorkFlex den Aufwand für die Abwicklung und Verwaltung von Workations erheblich senken. Es gibt nun für jeden Antrag für mobiles Arbeiten im Ausland gibt es einen klaren Prozess. Die intuitive und benutzerfreundliche WorkFlex-Plattform ermöglichte es jedem Mitarbeiter, den Prozess mühelos zu durchlaufen und die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Der Aufwand für das Timocom hat sich auf 10 Minuten pro Woche reduziert. Diese Effizienzsteigerung ermöglichte es TIMOCOM, sowohl Zeit als auch Ressourcen einzusparen und diese für andere wichtige Projekte zu nutzen.

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Die Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM brachte revolutionäre Veränderungen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes. Workations ermöglichten es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitsumgebung flexibler zu gestalten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Durch die Unterstützung von WorkFlex bei rechtlichen und Compliance-Anforderungen konnte TIMOCOM die Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland für seine internationale Belegschaft problemlos verwalten und gleichzeitig Compliance-Risiken minimieren. Die positiven Auswirkungen von Workations auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Employer Branding und die Talentgewinnung waren deutlich spürbar. TIMOCOM konnte wertvolle Ressourcen einsparen und die Effizienz steigern, während WorkFlex Transparenz, Risikobewertung und eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung stellte. Insgesamt hat die Zusammenarbeit von TIMOCOM und WorkFlex gezeigt, wie Workations die Arbeitswelt transformierenkönnen und einen echten Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bieten.

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i2x ist eines der führenden deutschen KI-Unternehmen, das vom ehemaligen CEO von studyVZ, Michael Brehm, gegründet wurde. i2x hilft Vertriebsmitarbeitenden und Kundendienstmitarbeitenden, ihre Arbeit durch Live-Anleitungen und Vorschläge im Kundengespräch zu verbessern. Als agiles Unternehmen hat i2x im vergangenen Jahr daran gearbeitet, ein sicheres, stabiles und konformes flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen. Und wie? Indem sie ihrem team - dank WorkFlex's Software- ermöglichen konnten, mit vollem Rechtsschutz, im Ausland zu arbeiten.

Leistungskennzahlen (KPIs)

• Gewinnt neues Talent auf dem wettbewerbsorientierten Markt
• Unternehmensweite Workation-Strategie ermöglicht durch WorkFlex
• Arbeit im Ausland ist für 100 % der Mitarbeitenden möglich
• Jeder Mitarbeitende kann sicher im Ausland arbeiten:
• 90 Tage innerhalb der EU
• 30 Tage außerhalb der EU

Herausforderungen

Beim Betrachten der Workation-Unternehmensrichtlinie, kann man mit Sicherheit sagen, dass i2x in Bezug auf flexible Arbeitsbedingungen eine Vorreiterrolle spielt. Während das Unternehmen feststellte, dass das Arbeiten außerhalb des Büros obligatorisch war/ist, begann das Team mit 19 verschiedenen Nationalitäten - von Kolumbien bis China - sich noch mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes zu wünschen: Sie sollten dort bleiben können, wo ihre Familien sind, und nicht ihren gesamten Urlaub auf einmal nehmen müssen. Nachdem das Unternehmen den Bedarf und die Möglichkeit, temporär im Ausland zu arbeiten, erkannt hatte, beschloss es, aus der Grauzone Workation herauszutreten und eine sichere Unternehmensrichtlinie bzeüglich mobieln Arbeitens im Ausland zu erstellen.

Lösung

Das i2x-Team und Narmatha Ravinthiran, die Leiterin des Bereichs Personal und Organisation, haben es vorgemacht und mit WorkFlex eine Lösung eingeführt, die in drei einfachen Schritten mobile Arbeit im Ausland ermöglicht.

Wie? Bei der Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags unterzeichnen neue Mitarbeitende auch eine Änderungsvereinbarung, die den Rahmen für ihre Workation Möglichkeiten absteckt: Wie und wann soll ein VPN genutzt werden? Welche Art von Passwort sollte verwendet werden? Wie kann man die GDPR vollständig einhalten?

Alle Aspekte in Bezug auf die Sozialgesetzgebung, die für i2x, und deren Kunden, wichtig sind. Vom ersten Tag an wird sichergestellt, dass das Team, innerhalb und außerhalb Europas arbeiten kann. i2x konnte eine neue Strategie für mobiles Arbeiten im Unternehmen ermöglichen, ohne die zeitintensiven Einzelanfragen zu bearbeiten. In diesem Prozess, kümmert sich WorkFlex um alle Compliance-Aspekte der Workation-Anfragen von i2x.

Vorteile der Einführung von WorkFlex

Für Unternehmen

• Attraktiver Nutzen für die psychische Gesundheit: Neben anderen Vorteilen für die psychische Gesundheit, wie Meditation oder Sport-Apps, unterstützten Workations das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden in hohem Maße;
• Ein enormer Benefit bei Stellenanzeigen;
• Eine Unternehmensrichtlinie bezüglich mobilen Arbeitens im Ausland  mit klaren Regeln und Rahmenbedingungen: keine Kopfschmerzen mehr wegen Einzelfallprüfungen.

Für Arbeitnehmer:innen

• Die Freiheit, von überall aus rechtskonform und abgesichert zu arbeiten
• Man muss nicht alle Urlaubstage aufbrauchen, um die Familie im Ausland zu besuchen oder von einem Traumziel aus zu arbeiten: Man kann dies tun, während man weiterhin aus der Ferne arbeitet
• Ein Beweis dafür, dass euer Unternehmen euch tatsächlich vertraut
• Zusätzliche Motivation und Engagement

"Einer der größten Vorteile, den ich als Personalleiter durch WorkFlex habe, ist, dass ich nicht mehr eine 270-seitige Vereinbarung über den Brexit durchlesen muss, um zu sagen, ob die Person in London arbeiten kann oder nicht. Die Nutzung von WorkFlex ist eine große Erleichterung für meine Aufgaben: Die Rahmenbedingungen für die Arbeitsplätze sind vollständig und rechtskonform dargelegt. Wir müssen uns nur noch an den Rahmen halten, keine Einzelfallanfragen mehr analysieren, die mich viel Zeit kosteten. Die Personalabteilung hat in dieser Hinsicht keine Probleme mehr, und es ist schön, die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden zu sehen!"

Narmatha Ravinthiran, Head of People and Organization bei i2x

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Enpal ist eine B2C-Unternehmensgruppe für die Installation von Solarmodulen mit Hauptsitz in Berlin, die mit zahlreichen Herausforderungen im Personalwesen konfrontiert ist. Daher sind sie sehr daran interessiert, Lösungen zu finden, die ihre Arbeitslast und ihre Prozesse erleichtern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Vorschriften vollständig einhalten. Kurz gesagt: Sie brauchen Einfachheit, wo immer sie sie bekommen können!

Kontext

Mobiles Arbeiten im Ausland Arbeit ist eine komplexe rechtliche Angelegenheit. Sicher, aus der Sicht des Arbeitnehmers scheint es einfach zu sein, vom Ausland aus zu arbeiten: ein Computer und das Internet reichen aus, um die Arbeit zu erledigen! Die andere (HR-)Seite ist jedoch komplexer und erfordert eine Menge juristischen Hintergrund, um die neue Art des Arbeitens zu ermöglichen. Unternehmen auf der ganzen Welt stehen vor einem Eisberg, wenn es um dieses Thema geht, und so auch Enpal. Vor allem wollte die Gruppe bei den von ihr angebotenen Benefits für Mitarbeitende wettbewerbsfähig bleiben, aber auch nicht übertreibe und später von unangenehmen steuerlichen Herausforderungen überrascht werden.

Herausforderung

Angesichts der Pandemie haben die Arbeitnehmer ihr Bedürfnis geäußert, für längere Zeit von ihrem Heimatland aus zu arbeiten oder generell die Möglichkeit zu haben, aus dem Ausland zu arbeiten. In der Tat, ein modernes Problem für eine moderne Unternehmensrichtlinie. Nach der Einführung der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland und der Möglichkeit, einige Zeit im Ausland zu arbeiten, insbesondere vor Weihnachten, erhielt Enpal immer mehr Anfragen von seinen Mitarbeitenden. Da die Personalabteilung über keinerlei rechtliche Kenntnisse in dieser Angelegenheit verfügte, musste sie sich mit Anwälten für Steuer- und Arbeitsrecht in Verbindung setzen: Sie brauchten das rechtlichen Wissen sowie Kenntnisse über mögliche Compliance-Risiken, um die erforderliche Flexibilität bieten zu können.

Prozess

Um ein allgemeines Verständnis für die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu erhalten, hat Enpal Anwälte für Arbeitsrecht konsultiert. Die Mitarbeitenden mussten einen Antrag über ein PDF-Formular einreichen, welches dann manuell geprüft wurde: ein ziemlich komplexer und sehr zeitaufwändiger Prozess. Enpal hat nun die Basis, um eine starke Unternehmensrichtlinie zu erstellen, und die Mitarbeitenden können ohne Probleme und viel Aufwand einen Antrag für mobiles Arbeit im Ausland stellen. Eine automatische Risikobewertung und die Beantragung von Sozialversicherung Bescheinigungen sorgen dafür, dass die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften begrenzt sind. Der Prozess ist effizient, transparent und für alle Beteiligten im Unternehmen einfach zu handhaben.

Vorteile

• Zeitersparnis
• Kosteneffizient im Vergleich zu den Kosten für Leistungen von Steueranwälten
• Starke Leistungen für Arbeitnehmer
• Los geht's! Der Grundstein für eine unternehmensweite Richtlinie für Arbeiten aus dem Ausland wird gelegt

"Vor der Pandemie haben wir gar nicht über die Möglichkeit, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten, nachgedacht. Es war eine ziemliche Herausforderung, all die plötzlich eingehenden Anträge für das Arbeiten im Ausland zu bearbeiten. Mit WorkFlex können wir unseren Mitarbeitenden nun die Möglichkeit bieten, über eine einfach zu bedienende Software einen Antrag für eine Workation zu stellen. Jetzt kann ich getrost sagen, dass wir ein gut aufgestelltes Unternehmen sind, wenn es um Arbeit im Ausland geht.

Sophie Kostka, ehemals Head of HR Operations & Culture bei Enpal

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Wie ermöglichen IU und Enpal ihren Mitarbeitern, rechtskonform im Ausland zu arbeiten?

Erfahrt mehr über die Auswirkungen von Workations auf das Employer Branding und die Unternehmenskultur sowie darüber, wie WorkFlex diese Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen unterstützt.

Scout24 ist eines der führenden Digitalunternehmen in Deutschland und die Heimat von ImmoScout24. Mit 20 Millionen Nutzern pro Monat bringt ImmoScout24 erfolgreich Hausbesitzer, Makler, Mieter und Käufer zusammen.

Wie hat das Unternehmen nun die veränderte Arbeitsweise seiner Mitarbeitenden aufgenommen?

• 850 Mitarbeitende weltweit
• 50 Nationalitäten
• Wichtigste Märkte: Deutschland und Österreich

Die Herausforderung

Wie für Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt war auch für Scout24 das mobile Arbeiten im Ausland eine wichtige Überlegung, als die Pandemie ausbrach. Zwei Jahre später ist Scout24 bestrebt, flexible Regelungen zu formalisieren, ohne Gefahr zu laufen, gegen internationale Steuer- oder Arbeitsvorschriften zu verstoßen. Aus diesem Grund wurde die Möglichkeit geschaffen, mobil im Ausland zu arbeiten. Dabei war es wichtig, sehr klare Regelungen zu schaffen, die die Gesamtstrategie unterstützen.

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Die Lösung

Flexibles oder zumindest hybrides Arbeiten war nun in aller Munde und die Unternehmen mussten sich darauf einstellen. So auch bei Scout24. Sie legten Wert darauf, ihren Mitarbeitenden einen Zusatznutzen zu bieten, der es ihnen ermöglichte, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten. es war klar, dass dies auf klaren Prozessen und Regelungen beruhen musste.

Wenn ein Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland arbeitet, müssen unter normalen Umständen Steuern in diesem Land gezahlt werden, was jedoch von vielen Ländern während der Pandemie gelockert wurde. Konsultationsvereinbarungen für Grenzgänger, die während der Pandemie stattfanden, wurden vorübergehend eingeschränkt.

Scout24 hat sich mit WorkFlex in Verbindung gesetzt, weil sie sich des Potenzials bewusst waren, "Arbeiten von überall" zu ermöglichen. Durch WorkFlex können Genehmigungen, Risikobewertungen, die Ausstellung von A1-Bescheinigungen etc. automatisch erstellt werden. Jetzt können die Mitarbeitenden von Scout 24 bis zu drei Monate pro Jahr innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und bis zu einem Monat außerhalb dieses Raums im Ausland arbeiten.  

1. Positives Feedback von Seiten der Mitarbeitenden: Die Zahl der Anträge für mobiles Arbeiten im Ausland nimmt zu, und das offizielle Antragsverfahren schafft für alle Beteiligten volle Klarheit.
2. Steuer- und Compliance-freundlich: Die Rechts- und Steuerteams können sich auf eine umfassende Dokumentationsverfolgung verlassen. Die Teams können auch leicht auf die Risikobewertungen zugreifen, was das Tool zu einem großartigen Entscheidungshilfe macht.
3. Zeitersparnis dank einer automatischen Risikobewertung.
4. Professionalität und Automatisierung: Anfragen werden vereinfacht.

"Bei Scout24 haben wir uns schon früh entschieden, die neue Arbeitswelt durch flexibles Arbeiten zu nutzen und die Work-Life-Balance unserer Mitarbeitenden zu stärken. Mit WorkFlex haben wir das richtige Werkzeug, um unsere Strategie zu unterstützen. Die Beantragung von Auslandseinsätzen ist automatisiert und gehört nun zu unserer Arbeitsweise. Wir haben die Einhaltung von Steuern und Gesetzen verbessert.Dank deserstklassigen Services können wir schneller auf die Wünsche unserer Mitarbeitenden eingehen, so dass sie schneller aktiv mit der Planung und Gestaltung von Auslandsaufenthalten beginnen können, ohne lange darüber nachdenken zumüssen."

Krzysztof Lysik - Head of Tax bei Scout24