Mit dem Anstieg von Dienstreisen auf das Niveau vor der Pandemie und der breiten Akzeptanz Workations sind Compliance-Risiken zu einem immer kritischeren Thema für Organisationen geworden. Seit der Pandemie haben sich die Vorschriften für Remote-Arbeit weltweit erheblich verschärft. Während viele Unternehmen die Bedeutung der Bewertung und Minderung von Compliance-Risiken bei Reisen ins Ausland erkannt haben, unterschätzen andere weiterhin die Gefahren einer unzureichenden Handhabung und Dokumentation. Diese Nachlässigkeit ist riskant, da die Nichteinhaltung von Vorschriften wie Einwanderungsrecht, Visa, Arbeitsrecht und Steuerrecht schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen für sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende nach sich ziehen kann.

Obwohl Unternehmen oft versuchen, Verstöße gegen die Compliance aus der öffentlichen Wahrnehmung herauszuhalten – verständlicherweise möchten sie in solchen Angelegenheiten keine negativen Schlagzeilen machen – sind die Risiken sehr real, und die Auswirkungen können erheblich sein. Im Folgenden werden wir reale Beispiele betrachten, die zeigen, was passieren kann, wenn Compliance während Dienstreisen oder Arbeitsreisen von überall ignoriert wird.

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Warum sind Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations so wichtig?

Die Pandemie hat verdeutlicht, wie effektiv Behörden grenzüberschreitend zusammenarbeiten können, um Reisebeschränkungen durchzusetzen. Obwohl die Pandemie möglicherweise vorbei ist, hat sich diese globale Vernetzung unter den Behörden weiter verstärkt. Systeme wie das EU-Einreise-/Ausscheidungssystem und das US-ESTA ermöglichen es den Behörden, beispiellose Informationen über internationale Reisende zu erhalten. Darüber hinaus unterstützt die Europäische Arbeitsbehörde die EU-Mitgliedstaaten dabei, gemeinsame grenzüberschreitende Kontrollen durchzuführen. Diese Inspektionen zielen darauf ab, komplexe grenzüberschreitende Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten zu bekämpfen, indem Ressourcen und Informationen verschiedener Vollzugsbehörden gebündelt werden. Diese verstärkte Zusammenarbeit und der Datenaustausch machen es erheblich schwieriger, „unter dem Radar“ zu reisen, selbst bei kurzen Aufenthalten.

Ein bemerkenswertes Beispiel für diese Sorgfalt ist die Durchsetzung der Entsenderichtlinie (PWD). Laut dieser Vorschrift müssen Mitarbeitende, die für berufliche Zwecke in ein anderes EU-Land reisen, bei den örtlichen Behörden registriert werden, um rechtliche Sanktionen und Geldstrafen zu vermeiden. Allein im Jahr 2023 verhängte die Luxemburger Arbeitsbehörde (ITM) Geldstrafen in Höhe von insgesamt 8,9 Millionen Euro wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern. Auch die Anzahl der Inspektionen stieg von 10.000 im Jahr 2022 auf über 17.300 im Jahr 2023. Da immer mehr Ressourcen für Vor-Ort-Kontrollen bereitgestellt werden und die Strafen für Verstöße gegen die Entsenderichtlinie weiterhin hoch sind, wird die Einhaltung der PWD-Vorschriften zunehmend kritisch – nicht nur in Luxemburg, sondern in der gesamten EU.

Selbst in feierlichen Kontexten bleibt Compliance von entscheidender Bedeutung. Während der Feierlichkeiten zum 80. Jahrestag des D-Day in der Normandie im Jahr 2024 waren britische Fallschirmspringer, die an den Feierlichkeiten teilnahmen, weiterhin verpflichtet, ihre Pässe vorzuzeigen. Dies verdeutlicht, dass Compliance unabhängig vom Zweck der Reise verpflichtend ist.

Diese Beispiele unterstreichen die entscheidende Wichtigkeit, die Compliance-Vorschriften unabhängig vom Ziel, der Dauer oder dem Zweck der Reise einzuhalten. Da die Behörden ihre Überwachungs- und Durchsetzungsmaßnahmen verstärken, steigen die Risiken im Zusammenhang mit Nichteinhaltung weiterhin an. In den folgenden Abschnitten werden wir reale Beispiele von Unternehmen und Mitarbeitenden untersuchen, die nach der Nichteinhaltung von Vorschriften während Dienstreisen und Arbeitsreisen von überall mit erheblichen Konsequenzen konfrontiert wurden.

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Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations: Fälle von schiefgegangenen Reisen

Es gibt sieben zentrale Risikobereiche im Zusammenhang mit der Compliance bei Dienstreisen und Workations: Visa- und Arbeitsberechtigungen, Betriebsstätten, Lohnsteuer, Sozialversicherung, die Entsenderichtlinie, Arbeitsrecht und Datensicherheit.

Jede dieser Dimensionen birgt eigene Risiken und erfordert spezifische Maßnahmen zur Risikominderung, die Sie im WorkFlex-Handbuch zur Compliance für Remote-Arbeit erkunden können. Im Folgenden beleuchten wir reale Beispiele von Reisen, die schiefgegangen sind, und heben dabei mehrere dieser zentralen Risikobereiche hervor.

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Risiko der Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) ist ein Konzept im internationalen Steuerrecht, bei dem ein Unternehmen als steuerlich relevant in einem fremden Land betrachtet wird, wodurch es den lokalen Steuern unterliegt. Diese Einstufung kann eintreten, wenn die Geschäftstätigkeiten im Gastland so bedeutend sind, dass die lokalen Behörden das Unternehmen als steuerpflichtige Einheit ansehen. Mehrere hochkarätige Fälle, wie die von Netflix und Bosch, zeigen, wie Unternehmen mit hohen Strafen konfrontiert wurden, weil ihre Mitarbeitenden im Ausland gearbeitet haben.

Netflix' Steuerrechnung von 2 Millionen Euro in Indien

Netflix stieß 2023 in Indien auf dieses Problem. Obwohl das Unternehmen kein Büro in Indien hatte, argumentierten die lokalen Behörden, dass die Anwesenheit von Mitarbeitenden dort eine PE geschaffen habe. Infolgedessen sah sich Netflix mit einer Steuerrechnung von 2 Millionen Euro konfrontiert. Dies verdeutlicht, dass selbst eine geringe Geschäftspräsenz in einem Land zu erheblichen finanziellen Konsequenzen führen kann. Indien ist bekannt dafür, neue Quellen von Steuereinnahmen zu erschließen, weshalb Unternehmen besonders vorsichtig sein müssen.

Bosch' Vergleich über 320 Millionen Euro in Italien

Bosch hatte in Italien mit einem noch größeren Problem zu kämpfen. Die italienischen Steuerbehörden stellten fest, dass Bosch eine PE etabliert hatte, da einige Mitarbeitende an lokalen Projekten, hauptsächlich auf dem Gelände von Fiat, arbeiteten. Bosch erhielt einen Steuerbescheid über 1,4 Milliarden Euro, und um noch schwerwiegendere Strafen, einschließlich möglicher Haftstrafen für Mitarbeitende, zu vermeiden, einigte sich das Unternehmen auf einen Vergleich über 320 Millionen Euro. Dieser Fall zeigt, dass PE-Risiken real sind und eine unzureichende Verwaltung extrem kostspielig sein kann.

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Visa- und Arbeitsberechtigungsrisiken

Wenn Mitarbeitende auf Dienstreisen oder Workations gehen, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass das richtige Visum eingeholt wurde, um (a) in das Land einzureisen und (b) dort Arbeitstätigkeiten auszuführen. Die Einwanderungsanforderungen hängen von der Nationalität des Reisenden, der Dauer der Reise und deren Zweck ab. Die Nichteinhaltung länderspezifischer Anforderungen kann dazu führen, dass der Geschäftsreisende oder Workation-Mitarbeitende die Einreise verweigert wird. Zudem können sehr hohe Geldstrafen verhängt werden, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Infosys und die Visa-Strafe in den USA

Einer der bekanntesten Fälle von visarelevanten Problemen betrifft den indischen IT-Giganten Infosys, der versehentlich den falschen Visumtyp für seine Mitarbeitenden in den USA verwendete. Anstatt den komplizierteren und teureren Prozess für H1B-Visa zu durchlaufen, entschieden sie sich für die leichter zu erhaltenden B1-Visa. Dieser kleine Fehler führte zu einer Geldstrafe von 31,5 Millionen Euro, der bisher größten Strafe für einen Visa-Verstoß in den USA. Auffällig ist, dass nur 0,02 % der Arbeitstage des Unternehmens in den USA mit dem falschen Visum verbunden waren. Dennoch war die Geldstrafe enorm, was beweist, dass selbst kleine Fehltritte zu großen Problemen führen können.

An der US-Grenze abgewiesen

Ein weiteres Risiko entsteht, wenn Mitarbeitende das Visum, auf dem sie reisen, nicht vollständig verstehen. Ein kanadischer Auftragnehmer, der regelmäßig für Geschäftsbesprechungen in die USA reiste, wurde an der Grenze abgewiesen, obwohl er eine Visumfreistellung nutzte, die in der Vergangenheit funktioniert hatte. Er musste einen Rückzug seines Antrags unterschreiben und verpasste seinen Flug. Dieses Beispiel verdeutlicht die Unberechenbarkeit der Grenzkontrollen. Mitarbeitende müssen gut vorbereitet sein, um den Zweck ihrer Reise und deren Übereinstimmung mit ihrem Visum zu erklären.

Australischer Lehrer in Thailand festgenommen

Ein Beispiel für eine Workation, die schlecht endete und zur Inhaftierung führte, ereignete sich in Thailand. Ein australischer Lehrer, der vorübergehend mit einem Touristenvisum in Thailand war, wurde festgenommen, weil er online für seinen australischen Arbeitgeber arbeitete. Er glaubte fälschlicherweise, dass es für die Behörden irrelevant sei, da er nicht in Thailand bezahlt wurde. Nachdem ein Nachbar ihn gemeldet hatte, wurde er von den Behörden in Gewahrsam genommen. Dieser Fall verdeutlicht, wie leicht Remote-Arbeiter in ernsthafte Schwierigkeiten geraten können, wenn sie nicht das richtige Visum haben, selbst wenn ihre Arbeit rein online und für ein ausländisches Unternehmen erfolgt.

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Datenverletzungen während internationaler Reisen

Ein ernstes Risiko im Zusammenhang mit Dienstreisen und Workations ist die erhöhte Wahrscheinlichkeit von Datenverletzungen. Mitarbeitende, die remote arbeiten, sind viermal häufiger von einem Datenvorfall betroffen als solche, die vor Ort tätig sind. Aufgrund mangelnden Wissens und unzureichender Anweisungen neigen viele Reisende dazu, unsichere öffentliche WLAN-Netzwerke zu nutzen und Passwörter in ungeschützten Dokumenten zu speichern, was sie zu leichten Zielen für Cyberangriffe macht. Im Jahr 2024 betrugen die durchschnittlichen Kosten einer Datenverletzung 4,88 Millionen US-Dollar, was zeigt, wie kostspielig es für Unternehmen sein kann, diese Probleme zu beheben. Diese Situation verdeutlicht die Notwendigkeit robuster Cybersicherheitsmaßnahmen: Eine Datenübertragungsfolgenabschätzung sollte vor Dienstreisen oder Workations durchgeführt werden, ebenso wie klare Richtlinien zu Best Practices für den sicheren Umgang mit Daten im Ausland.

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Mangelnde Richtlinie für Workations: Ein ideales Umfeld für „Hush Trips“

Das Versäumnis, spezifische Compliance-Themen wie das Risiko einer Betriebsstätte und Datensicherheit anzugehen, kann erhebliche Kosten verursachen. Gleichzeitig kann ein Verbot von Workations für Mitarbeitende problematisch sein. In Organisationen, in denen solche Reisen ausdrücklich verboten sind oder das Thema Workation-Politik nicht behandelt wird, neigen viele Mitarbeitende dazu, eigenständig zu handeln und ohne Wissen des Arbeitgebers im Ausland zu arbeiten – eine Praxis, die als „Hush Trips“ bekannt ist.

Ein deutliches Indiz für diesen Trend sind die häufigen Diskussionen in Reddit-Foren. Nutzer stellen dort anonym Fragen und teilen offen ihre Pläne für längere Reisen ins Ausland, während sie weiterhin remote arbeiten. Zu den gängigen Themen gehören Steuerpflichten, Visaanforderungen und Bedenken hinsichtlich der Risiken einer Betriebsstätte (PE). So fragte ein Nutzer, ob ein sechsmonatiger Aufenthalt in Portugal steuerliche Probleme für seinen irischen Arbeitgeber nach sich ziehen würde, während ein anderer sich erkundigte, ob das Arbeiten in China für fünf Monate im Auftrag eines US-Unternehmens zu einem PE-Problem führen könnte. In weiteren Diskussionen gaben Nutzer sogar Tipps, wie sie ihren internationalen Standort vor ihren Arbeitgebern verbergen könnten, unter anderem durch die Verwendung bestimmter Software auf Unternehmensgeräten.

Diese Gespräche zeigen, dass viele Mitarbeitende die ernsthaften Auswirkungen ihrer „Hush Trips“ auf ihre Arbeitgeber nicht vollständig begreifen. Selbst wenn die Nutzer die Risiken anerkennen, sind viele bereit, das Risiko einzugehen, um das Arbeiten aus dem Ausland zu genießen. Für Arbeitgeber stellen solche geheimen Reisen erhebliche Risiken dar – sowohl aus steuerlicher und rechtlicher Sicht als auch hinsichtlich der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden.

Fazit

Die genannten Beispiele verdeutlichen, dass keine Reisenden, unabhängig von der Dauer oder dem Zweck ihrer Reise, vor der Kontrolle durch die Behörden gefeit sind. Dies unterstreicht die dringende Notwendigkeit einer umfassenden Reisepolitik und eines effektiven Reiseverwaltungsprozesses in jeder Organisation, der Reisegenehmigungen, Compliance-Risikoanalysen und die Implementierung von Risikominderungsmaßnahmen umfasst. Im schlimmsten Fall kann das Versäumnis, sicherzustellen, dass Mitarbeitende compliant reisen, zu erheblichen Geldstrafen oder, wie im Fall in Thailand, sogar zu einer Inhaftierung führen. WorkFlex setzt sich dafür ein, seinen Kunden zu 100 % Compliance bei Dienstreisen und Workations zu ermöglichen. Unsere Lösungen helfen Arbeitgebern, die Komplexität der Compliance mit einem integrierten, automatisierten Ansatz zu navigieren und die schwerwiegenden Folgen von Nichteinhaltung zu vermeiden.

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In Unternehmen mit internationalen Beschäftigungsverhältnissen sind Einheitslösungen einfach nicht ausreichend. Bei WorkFlex verstehen wir, dass nicht jedes Arbeitsverhältnis gleich ist, besonders wenn es um grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse und internationale Arbeitskräfte geht. Deshalb verfügt unsere All-in-One-Plattform für HR-Compliance-Management über erweiterte Prüfschemen, um vier Sonderfälle abzudecken – Commuter, Expats, Matrixmanager und Remote-Worker – und stellt sicher, dass die Einhaltung der Compliance nie gefährdet wird, wenn Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise gehen oder vorübergehend remote aus dem Ausland arbeiten.

Diese Fälle erfordern eine genauere Betrachtung, und mit WorkFlex bleibt ihr Unternehmen trotz der Komplexität der Beschäftigungsverhältnisse, compliant.

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Commuter

Commuter sind Arbeitnehmer, die sich täglich von ihrem Wohnsitz über die Grenze an eine Arbeitsstätte im Ausland begeben und täglich zu ihrem Wohnsitz zurückkehren. Dies ist in Europa eine häufige Situation. Ein Beispiel sind Mitarbeiter, die in Frankreich wohnen, aber in der Schweiz arbeiten, sei es aus wirtschaftlichen oder persönlichen Gründen.  

Für diese Arbeitnehmer erfordert die Einhaltung der Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften bei Dienstreisen oder temporärer Arbeit aus dem Ausland besondere Aufmerksamkeit.

Die automatisierte Risikobewertung von WorkFlex berücksichtigt diese Szenarien und stellt sicher, dass Commuter stets compliant grenzüberschreitend reisen.

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Expats

Expats sind Mitarbeiter, die vorübergehend in ein anderes Land entsandt werden, um zu arbeiten. Ein Beispiel wäre, ein deutscher Mitarbeiter, der für zwei Jahre nach Japan entsandt wird, um dort den Aufbau der Unternehmensaktivitäten zu unterstützen. In solchen Fällen verbleiben Expats oft im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes, während die Steuerpflicht teilweise oder vollständig auf das Gastland übergeht.

Die Einhaltung der Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen für Expats auf Geschäftsreisen oder bei Grenzüberschreitender Remote Work erfordert sorgfältige Handhabung. WorkFlex kennzeichnet diese Fälle und sorgt dafür, dass alle notwendigen Dokumente vorbereitet sind, sodass Ihre Expat-Mitarbeiter sowohl im Heimat- als auch im Gastland sowie im Zielland bei Geschäftsreisen oder temporären Auslandsaufenthalten compliant bleiben.

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Matrixmanager

Matrixmanager koordinieren länderübergrenzend Projekte und Teams in verschiedenen Regionen. Zum Beispiel verantwortet ein spanischer Manager zusätzlich den lateinamerikanischen Markt. Wenn diese Mitarbeiter in ein Land reisen, das Sie verantworten, können Sie diverse Risiken triggern, insbesondere in Bezug auf Lohnsteuerpflichten, Betriebsstätte, Datensicherheit und mehr.  

WorkFlex bearbeitet die Geschäftsreisen und Grenzüberschreitende Remote Work von Matrixmitarbeitern detailliert und stellt sicher, dass jeder Arbeitstag in im Ausland erfasst wird und im Einklang mit den lokalen Vorschriften compliant ist.

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Remote-Worker

Remote-Worker, die entweder über ein Employer of Record (EoR)-Modell oder direkt remote tätig sind, bringen eine zusätzliche Komplexität mit sich. In diesem Fall, lebt und arbeitet ein Mitarbeiter in einem anderen Land als der Sitz seines Arbeitgebers, pendelt aber nicht an den Standort. Ein griechischer Mitarbeiter könnte beispielsweise über ein EoR von einem deutschen Unternehmen angestellt sein.

WorkFlex stellt sicher, dass alle grenzüberschreitenden und rechtlichen Verpflichtungen identifiziert werden, selbst, wenn Ihre Remote-Mitarbeiter remote angestellt sind, unabhängig davon, ob direkt oder über einen Drittanbieter.

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Warum Spezialfälle besondere Aufmerksamkeit erfordern

Jedes dieser Beschäftigungsverhältnisse stellt einzigartige Compliance-Herausforderungen dar, insbesondere bei Geschäftsreisen oder Grenzüberschreitender Remote Work. Wenn diese Besonderheiten nicht berücksichtigt werden, können Unternehmen unerwarteten Compliance-Risiken und rechtlichen Sanktionen ausgesetzt sein.

Bei WorkFlex erkennt unsere automatisierte Risikobewertung nicht nur diese besonderen Fälle, sondern verwaltet sie aktiv. Wir kennzeichnen diese Szenarien und bewerten potenzielle Compliance-Risiken in den sieben Risikodimensionen (VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, EU-Meldepflicht, Arbeitsrecht und Datenschutz) und stellen sicher, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um compliant zu bleiben.

Mit einem Klick generiert unsere Plattform die relevanten Dokumente, führt einen Audit-Trail und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos über Grenzen hinweg agiert – unabhängig davon, wie komplex das Arbeitsverhältnis ist.

Bleiben Sie den globalen HR-Compliance-Herausforderungen einen Schritt voraus mit WorkFlex und stellen Sie sicher, dass jede Art von Beschäftigungsverhältnis abgedeckt ist, egal wo oder wie es ausgeführt wird.

Die Arbeitsplatzflexibilität ist heutzutage zu einem zentralen Bestandteil moderner Geschäftspraktiken geworden. Während flexible Arbeitsmodelle häufig mit Büroberufen assoziiert werden, wünschen sich zunehmend auch Frontline-Mitarbeitende – das sind Mitarbeitende, die direkt mit Kunden oder Patienten in Kontakt stehen und traditionell in Rollen tätig sind, in denen physische Präsenz gefordert wird, wie beispielsweise im Einzelhandel, in der Produktion, im Gesundheitswesen und im Transport – anpassungsfähigere Arbeitszeiten. Die Umsetzung von Flexibilität für Büroangestellte gestaltet sich relativ einfach; mit den richtigen Tools können diese Mitarbeitenden ohne Einschränkungen hinsichtlich Zeit und Ort remote arbeiten.

Allerdings hat das WorkFlex-Team häufig Einwände von Arbeitgebern gehört, die argumentieren, dass die Einführung eines Modells für das Arbeiten von überall unfair gegenüber Frontline-Mitarbeitenden wäre. Obwohl die Gewährung von Flexibilität für Frontline-Mitarbeitende tatsächlich komplexer ist, ist sie sowohl möglich als auch notwendig. Unternehmen müssen effektive Strategien entwickeln, um den Frontline-Mitarbeitenden die Flexibilität zu bieten, die sie sich wünschen, da dies entscheidend für die Steigerung der Arbeitszufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und die Talentgewinnung ist.

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Die Notwendigkeit von Flexibilität für Frontline-Mitarbeitende

Der Bedarf an Flexibilität erstreckt sich über alle Berufssektoren. Jüngste Analysen zeigen, dass ein wesentlicher Faktor, der Mitarbeitende dazu veranlasst, Frontline-Positionen zu verlassen, das Fehlen flexibler Arbeitsmöglichkeiten ist. Dies verdeutlicht die dringende Notwendigkeit für Unternehmen, Innovationen voranzutreiben und Flexibilität anzubieten, selbst innerhalb der Rahmenbedingungen vor Ort.
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Operationalen Bedarf mit der Flexibilität der Mitarbeitenden in Einklang bringen

m Flexibilität erfolgreich in Frontline-Rollen zu integrieren, müssen Unternehmen sorgfältig die operationalen Anforderungen mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden abwägen. Verschiedene Strategien haben sich als effektiv erwiesen, um dieses Gleichgewicht zu erreichen:

1. Flexible Arbeitszeiten: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, ihre Arbeitsbeginn innerhalb eines festgelegten Rahmens selbst zu wählen, um persönliche Verpflichtungen zu berücksichtigen.
2. Schichttausch: Geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, Schichten mit Genehmigung der Führungskraft zu tauschen, um zusätzliche Flexibilität bei der Wahrnehmung persönlicher Verantwortung zu bieten.
3. Rotierende Schichten: Bieten Sie verschiedene Schichtzeiten an, um ein vielfältiges Talentpotenzial anzusprechen, einschließlich Personen, die Teilzeit oder unkonventionelle Arbeitszeiten suchen.
4. Abwechslungsreiche Arbeitswochen: Implementieren Sie unterschiedliche Arbeitswochenstrukturen, wie beispielsweise drei 12-Stunden-Tage oder vier 10-Stunden-Tage, um verschiedenen Präferenzen gerecht zu werden.
5. Jobsharing und Gig-Shifts: Nutzen Sie kreative Lösungen wie Jobsharing oder die Einbindung von Gig-Arbeitenden, um Flexibilität zu gewährleisten und gleichzeitig die Abdeckung aufrechtzuerhalten.
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Was Mitarbeitende wollen: Erkenntnisse aus Studien

Das Verständnis darüber, was Mitarbeitende in Bezug auf Flexibilität schätzen, ist entscheidend für die Gestaltung effektiver Arbeitsmodelle. Studien von Gallup liefern wichtige Einblicke in die Präferenzen der Mitarbeitenden:

Bevorzugte Flexibilitätsoptionen:

• Wahl der Arbeitstage: Die Flexibilität, ihre eigenen Arbeitstage wählen zu können, wird von Frontline-Mitarbeitenden hoch geschätzt, anstelle eines starren Zeitplans.
• Kondensierte Arbeitswoche (z. B. vier Tage): Eine komprimierte Arbeitswoche mit längeren Arbeitstagen spricht viele Mitarbeitende an, da sie mehr Freizeit pro Woche ermöglicht.
• Erhöhte bezahlte Freizeit und Urlaubstage: Während Büroangestellte für Arbeitsmodelle von überall in Frage kommen, sind zusätzliche bezahlte Urlaubstage und Freizeit für Frontline-Mitarbeitende von höchster Priorität.

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Weniger attraktive Optionen:

• Flexible Arbeitszeiten: Obwohl sie weiterhin wichtig sind, sinkt die Attraktivität flexibler Start- und Endzeiten sowie kürzerer Schichtlängen. Der Anteil der Mitarbeitenden, die flexible Start- und Endzeiten schätzen, fiel von 36 % im Jahr 2022 auf 34 % im Jahr 2023. Auch der Anteil derjenigen, die Wahlmöglichkeiten hinsichtlich der geleisteten Stunden bevorzugen, sank von 35 % im Jahr 2022 auf 31 % im Jahr 2023.

Diese Präferenzen deuten darauf hin, dass traditionelle Formen der Flexibilität, wie flexible Arbeitszeiten, zwar nach wie vor relevant sind, die Mitarbeitenden jedoch zunehmend Optionen priorisieren, die ihnen helfen, Arbeit und Privatleben besser in Einklang zu bringen. Dazu gehören die Wahl der eigenen Arbeitstage, die Länge der Arbeitswoche und die Urlaubstage.

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Erfolgsgeschichten zur Flexibilität in der Praxis

Mehrere Unternehmen haben erfolgreich Strategien zur Flexibilität für ihre Frontline-Mitarbeitenden umgesetzt:

1. Amazons „Anytime Shifts“

Das Modell „Anytime Shifts“ von Amazon bietet bemerkenswerte Flexibilität für seine Mitarbeitenden:

• Gestalten Sie Ihren eigenen Arbeitszeitplan: Mitarbeitende können bereits vier Stunden pro Woche arbeiten und ihre Arbeitszeiten entsprechend ihren Bedürfnissen festlegen.
• Benachrichtigungen und Anpassungen: Mitarbeitende erhalten Schichtbenachrichtigungen und Updates über ihre Telefone, was es einfacher macht, informiert zu bleiben.
• Einfache Schichtverwaltung: Mitarbeitende können Schichten im Voraus absagen, ohne Fragen oder Sanktionen befürchten zu müssen.
• Autonome Planung: Es ist nicht notwendig, Urlaubstage anzufordern; Mitarbeitende verwalten ihre eigenen Zeitpläne.

Dieser Ansatz ermöglicht es den Frontline-Mitarbeitenden von Amazon, ihre Arbeitszeiten an ihr persönliches Leben anzupassen, was die Arbeitszufriedenheit erhöht. Erfahren Sie mehr über Amazons Anytime Shifts.

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2. Wickes: Flexibles Arbeiten für Filialleiter

Wickes, der britische Einzelhändler für Heimwerkerbedarf, hat bedeutende Schritte unternommen, um Flexibilität in den Führungspositionen seiner Filialen einzuführen. Nach einem sechsmonatigen Pilotprojekt in 14 Filialen hat Wickes nun flexibles Arbeiten in seinen 230 Filialen im ganzen Land eingeführt. In Zusammenarbeit mit Timewise führte Wickes eine Studie durch, um die Hindernisse für flexibles Arbeiten für Filialleiter zu verstehen und entwickelte ein flexibles Arbeitsmodell, das es den Filialleitern ermöglicht, ihre Aufgaben mit größerer Flexibilität und Kontrolle über ihre Arbeitszeiten zu erfüllen.

Während des Versuchs entschieden sich einige Filialleiter, ihre Arbeitszeiten auf vier längere Tage in der Filiale umzustellen, während andere ihre Stunden über die Woche hinweg flexibler gestalten konnten, um besser zu ihrem Leben zu passen. Die Ergebnisse waren überwältigend positiv und zeigten keine negativen Auswirkungen auf die Filialleistung oder die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs). Tatsächlich berichteten 96,5 % der Filialleiter, die am Pilotprojekt teilnahmen, von einer „Zufriedenheit“ oder „sehr hohen Zufriedenheit“ mit ihren Arbeitszeiten, ein signifikanter Anstieg von 66,5 % vor dem Pilotprojekt. Erfahren Sie mehr über Wickes' flexibles Arbeitsmodell.

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Praktische Tipps zur Implementierung von Flexibilität

Für Unternehmen, die Flexibilität für Frontline-Mitarbeitende einführen möchten, sind hier umsetzbare Tipps:

• Verstehen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden: Führen Sie Umfragen oder Fokusgruppen durch, um zu ermitteln, was verschiedene Segmente Ihrer Frontline-Belegschaft in Bezug auf Flexibilität schätzen. Jüngere Eltern könnten beispielsweise flexible Arbeitszeiten bevorzugen, um nachmittags ihre Kinder von der Schule abzuholen. Studierende könnten die Möglichkeit schätzen, eine komprimierte Arbeitswoche zu arbeiten, um Job und Universitätsvorlesungen besser miteinander zu vereinbaren. Passen Sie Ihre Maßnahmen an diese Bedürfnisse an, um maximale Effektivität zu erzielen.

• Definieren Sie Ihre Flexibilitätsphilosophie: Etablieren Sie eine klare Philosophie, die die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt: Was möchten wir mit unseren Flexibilitätspraktiken erreichen? Was steht im Mittelpunkt unserer Philosophie? Welche Ergebnisse erwarten wir? Dies hilft, inklusive Richtlinien zu entwickeln, die verschiedene Rollen in Einklang bringen.

• Bewerten und testen Sie Flexibilitätsoptionen: Evaluieren Sie Ihre betrieblichen Anforderungen zusammen mit den Präferenzen der Mitarbeitenden, um zu bestimmen, welche Flexibilitätsoptionen Sie testen möchten. Pilotieren Sie diese Optionen und sammeln Sie Feedback.

• Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie: Kommunizieren Sie die neuen Flexibilitätsoptionen klar an Vorgesetzte und Mitarbeitende. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Achten Sie darauf, Fragen verschiedener Interessengruppen zu adressieren, einschließlich Frontline-Mitarbeitenden, Büroangestellten und deren jeweiligen Vorgesetzten.

• Bewerten und verfolgen Sie den Erfolg: Entwickeln Sie Systeme zur Verfolgung wichtiger Kennzahlen wie Einstellungsraten, Fluktuationsraten und Mitarbeitendenzufriedenheit. Nutzen Sie diese Daten, um fundierte Entscheidungen über die Fortführung oder Anpassung von Flexibilitätsrichtlinien zu treffen.
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Fazit

Flexibilität ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Beschäftigungspraktiken, selbst für Rollen, die traditionell eine physische Präsenz erforderten. Durch die Einführung innovativer Strategien und das Lernen aus erfolgreichen Beispielen können Unternehmen die Arbeitszufriedenheit erhöhen, die Mitarbeiterbindung verbessern und eine engagiertere Belegschaft fördern. Das Gleichgewicht zwischen operativen Bedürfnissen und Flexibilität ist nicht nur machbar, sondern entscheidend für das Gedeihen im heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt. Mit durchdachter Umsetzung und offener Kommunikation können Organisationen ein flexibles Arbeitsumfeld schaffen, das sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen als Ganzes zugutekommt.

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Jedes Jahr reisen Millionen von Menschen in die und aus den Vereinigten Staaten. Es ist ein beliebtes Ziel für Einwanderung, Geschäft und Tourismus. Wenn Sie kein Bürger der Vereinigten Staaten sind, benötigen Sie wahrscheinlich ein Visum, um in das Land einzureisen.

Der Prozess der Erlangung eines US-Visums kann aufgrund der Vielzahl von Visatypen und der spezifischen Anforderungen, die mit jedem verbunden sind, oft entmutigend erscheinen. Unabhängig davon, ob Sie geschäftlich, zum Vergnügen, zum Studium oder zum Wiedersehen mit der Familie reisen, ist es entscheidend, die verschiedenen Visakategorien und ihre Anforderungen zu verstehen. WorkFlex ist hier, um Ihnen zu helfen, diesen komplexen Prozess zu navigieren und eine reibungslose Antragserfahrung zu gewährleisten.

Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Visakategorien und wie WorkFlex Ihnen bei der Sicherung des richtigen Visums für Ihre Bedürfnisse helfen kann.

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Arten von US-Visa und ihre Anforderungen

ESTA

Das Electronic System for Travel Authorization (ESTA) ermöglicht es Staatsangehörigen bestimmter Länder, ohne Visum für bis zu 90 Tage zu touristischen oder geschäftlichen Zwecken in die USA zu reisen. Antragsteller müssen sich mindestens 72 Stunden vor Abreise bewerben. ESTA ist zwei Jahre oder bis zum Ablauf des Reisepasses gültig.

Berechtigte Länder für ESTA

Bürger aus Ländern wie Großbritannien, Australien, Japan, Südkorea und den meisten europäischen Nationen können sich bewerben. ESTA eignet sich für kurzfristigen Tourismus, Geschäftsreisen oder Transits durch die USA. Personen, die Länder besucht haben, die als Staaten, die den Terrorismus unterstützen, bezeichnet sind, sind jedoch nicht berechtigt und müssen stattdessen ein Visum beantragen.

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ESTA und Dienstreisen

Wann ist ein ESTA für Geschäftsreisen ausreichend?

Berechtigte Aktivitäten:

• Geschäftstreffen und Beratungen: Teilnahme an Besprechungen mit Geschäftspartnern oder Beratung mit Geschäftskunden in den USA.
• Konferenzen und Kongresse: Teilnahme an Kongressen, Konferenzen, Messen oder Seminaren.
• Vertragsverhandlungen: Verhandlung von Verträgen ohne direkte Teilnahme an produktiver Beschäftigung.
• Kurzfristige Schulungen: Durchführung kurzfristiger Schulungen, die keine praktische Arbeit beinhalten, die einem US-Arbeitgeber direkt zugutekommt.

Bedingungen:

• Dauer: Die Reise darf nicht länger als 90 Tage dauern. ESTA deckt mehrere Einreisen ab, aber jeder Aufenthalt darf 90 Tage nicht überschreiten.
• Nationalität: Nur Bürger von VWP-Ländern sind berechtigt. Dazu gehören die meisten europäischen Länder sowie Nationen wie Australien, Japan und Südkorea.
• Reisezweck: Der Besuch muss ausschließlich geschäftlicher Natur sein, wie oben definiert. Beschäftigung oder Zahlung von einer US-Quelle ist unter ESTA nicht erlaubt.
• Gültiger Reisepass: Reisende müssen einen e-Reisepass mit einer maschinenlesbaren Zone auf der biografischen Seite haben.

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Wann reicht ein ESTA nicht aus?

Wenn Ihre Geschäftsreise einen der folgenden Punkte umfasst, müssen Sie statt eines ESTA ein B-1 Business Visa beantragen:

• Beschäftigung oder direkte Einnahmen aus einer US-Quelle.
• Aufenthalt in den USA für mehr als 90 Tage.
• Teilnahme an produktiver Arbeit oder praktischen Aufgaben, die einem US-Arbeitgeber zugutekommen.

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Wie WorkFlex bei ESTA helfen kann

WorkFlex bietet folgende Dienstleistungen, um Ihnen bei Ihrem ESTA-Antrag zu helfen:

• Antragsanleitung: Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum korrekten Ausfüllen des ESTA-Antrags.
• Berechtigungsprüfung: Sicherstellung, dass Sie alle Anforderungen für ein ESTA erfüllen.
• Problemlösung: Unterstützung bei etwaigen Problemen, die während des Antragsprozesses auftreten können.

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Touristen- und Geschäftsvisa

B-1 Visum (Geschäftsreisender)

Für vorübergehende geschäftsbezogene Aktivitäten wie Besprechungen, Konferenzen und Verhandlungen. Antragsteller müssen einen legitimen Geschäftszweck und starke Bindungen zu ihrem Heimatland nachweisen. Typischerweise für bis zu 6 Monate gewährt.

Für Geschäftsreisen ist typischerweise das B-1 Visum erforderlich. Dieses Visum eignet sich für die Teilnahme an Konferenzen, Besprechungen oder Vertragsverhandlungen. Es erlaubt keine Beschäftigung oder den Empfang von Zahlungen aus einer US-Quelle. Für längerfristige Arbeitsaufenthalte können je nach Art der Arbeit und der Beziehung zum sponsorierenden Unternehmen andere Visa wie das H-1B oder L-1 erforderlich sein.

B-2 Visum (Touristenvisum)

Für Tourismus, Besuch von Familie und Freunden sowie medizinische Behandlung. Antragsteller müssen die Absicht nachweisen, nach dem Besuch in ihr Heimatland zurückzukehren. Ebenfalls typischerweise für bis zu 6 Monate gewährt.

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Studenten- und Austauschvisa

F-1 Visum

Für akademische Studenten, die an US-Bildungseinrichtungen eingeschrieben sind. Erfordert einen Zulassungsnachweis, finanzielle Unterstützung und die Absicht, nach dem Studium nach Hause zurückzukehren.

M-1 Visum

Für berufliche oder nicht-akademische Studenten, die technische oder berufliche Schulen besuchen.

J-1 Visum

Für Teilnehmer an Austauschprogrammen, einschließlich Studenten, Forscher und Fachleute. Erfordert Sponsoring durch ein anerkanntes Austauschprogramm.

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Arbeitsvisa

H-1B Visum

Für ausländische Fachkräfte mit speziellen Fähigkeiten und einem Jobangebot in den USA. Erfordert Arbeitgeber-Sponsoring und die Erfüllung spezifischer Lohnanforderungen. Typischerweise bis zu 3 Jahre gültig, verlängerbar auf maximal 6 Jahre.

L-1 Visum

Für Mitarbeiter multinationaler Unternehmen, die in US-Niederlassungen versetzt werden. L-1A für Manager (bis zu 7 Jahre), L-1B für Mitarbeiter mit spezialisiertem Wissen (bis zu 5 Jahre).

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Andere Spezialvisa

O-1 Visum

Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Kunst, Wissenschaft, Sport oder Wirtschaft. Erfordert den Nachweis außergewöhnlicher Fähigkeiten und Anerkennung auf dem Gebiet.

E-1 and E-2 Visa

Für Vertragshändler und Investoren aus Ländern mit Handelsabkommen mit den USA.

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Wie WorkFlex helfen kann

Die Navigation durch den US-Visumprozess kann überwältigend sein, aber WorkFlex hilft Ihnen in jeder Phase:

ESTA

Wenn ein ESTA ausreicht, kann WorkFlex den gesamten Antrag für Sie erledigen – und Ihnen die manuelle Mühe ersparen, das Antragsformular auszufüllen. Wir kümmern uns um den gesamten Prozess für Sie. Basierend auf den bereitgestellten Informationen des Mitarbeiters gibt WorkFlex alle notwendigen Details in das Antragsformular ein, lädt die erforderlichen Dokumente hoch und stellt sicher, dass das Visum sowohl an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als auch an die Personalabteilung gesendet wird.

• Visumberatung: Persönliche Beratung zur Ermittlung des am besten geeigneten Visumtyps für Ihre Bedürfnisse.
• Antragshilfe: Anleitung durch den Antragsprozess, um sicherzustellen, dass alle Formulare und Dokumente korrekt ausgefüllt und eingereicht werden.
• Interviewvorbereitung: Tipps und Probeinterviews, um Ihnen zu helfen, sich mit Vertrauen auf Ihr Visuminterview vorzubereiten.
• Laufende Unterstützung: Unterstützung bei etwaigen Problemen während des Antragsprozesses und Updates zum Status Ihres Antrags.

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Fazit

Das Reisen in die USA erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung, insbesondere bei der Sicherung des richtigen Visums.  

Ein ESTA kann den kurzfristigen Geschäftsreise in die USA für berechtigte Staatsangehörige erheblich vereinfachen. Für Reisen mit längerem Aufenthalt oder Beschäftigungsaktivitäten wäre jedoch ein traditionelles Geschäftsvisum wie das B-1 erforderlich.

WorkFlex ist hier, um Ihnen bei der Navigation durch diese Anforderungen zu helfen und ein reibungsloses Reiseerlebnis zu gewährleisten. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Reise zur Erlangung eines US-Visums mit Zuversicht und Leichtigkeit zu beginnen.

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) ist die neue Einreisebestimmung für visumfreie Reisende, die nach Europa einreisen. Obwohl ETIAS noch nicht in Betrieb ist, wird seine Implementierung mit dem Start des EU-Ein- und Ausreisesystems (EES) beginnen und sich bis 2025 erstrecken bis ETIAS vollständig eingeführt wird. In diesem Artikel werden wir alles Wichtige über die kommenden ETIAS-Anforderungen, einschließlich des Bewerbungsprozesses, der Berechtigung und wichtiger Details zur Implementierung, behandeln.

Bitte beachten Sie: Das ETIAS-System ist noch nicht live. Die offizielle Website wird ab 2025 Anträge entgegennehmen. Jede Website, die vor diesem Datum ETIAS-Dienstleistungen anbietet, ist betrügerisch.

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Was ist ETIAS?

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) wird die neue Einreiseanforderung für visumfreie Reisende, die nach Europa einreisen. Ähnlich wie das elektronische Genehmigungssystem in den Vereinigten Staaten (ESTA) erfordert ETIAS, dass Besuchende mit visumfreiem Zugang zur EU und den Schengen-Mitgliedstaaten sich im System registrieren, wenn sie in diese Mitgliedstaaten reisen.
Es ist wichtig zu beachten, dass ETIAS kein Visum ist; es wird eher als visumfreie Reisegenehmigung beschrieben. Wie das amerikanische ESTA ist ETIAS eine Reisegenehmigung für Reisende, die kein Visum benötigen, um nach Europa zu reisen.

Unter ETIAS werden diese Besucher vor der Einreise in die EU zusätzlichen Sicherheitsüberprüfungen unterzogen. Es gibt zwei Hauptgründe für die Einführung von ETIAS:

1. ‍Erhöhung der Sicherheit: Angesichts globaler Herausforderungen soll das System Reisende identifizieren, die eine Sicherheitsbedrohung für die EU darstellen könnten, und verhindern, dass sie einreisen. ‍
2. Verbesserung des Grenzmanagements: Das System zielt darauf ab, das Management der EU-Landesgrenzen zu verbessern und die Reiseeffizienz zu steigern.

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Wer muss sich für ETIAS bewerben?

Staatsangehörige von Ländern, die visumfrei in die EU reisen, müssen sich eine ETIAS-Reisegenehmigung beantragen. Dazu gehören Bürger aus dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten, Kanada, Australien, Neuseeland und vielen anderen Ländern. Eine vollständige Liste der berechtigten Länder finden Sie auf der offiziellen EU-Website.

Während Staatsangehörige dieser visumfreien Länder eine ETIAS-Genehmigung benötigen, müssen Reisende aus anderen Ländern weiterhin ein Schengen-Visum beantragen, um die 27 Schengen-Länder zu betreten und zu bereisen. Länder, die ein Schengen-Visum benötigen (und nicht für den ETIAS-Visumverzicht berechtigt sind), umfassen Indien, China, Russland, Belarus, die Türkei und andere. Eine vollständige Liste der Länder, die ein Schengen-Visum benötigen, finden Sie hier in den offiziellen EU-Ressourcen.

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Wie beantragt man ETIAS?

Berechtigte Reisende müssen sich über die offizielle EU-Website für ETIAS bewerben.

Um sich zu bewerben, müssen Antragsteller ein gültiges Reisedokument wie einen Reisepass besitzen, in den ein Visum eingetragen werden kann. Dieses Reisedokument darf nicht innerhalb von drei Monaten nach der geplanten Einreise ablaufen und darf nicht älter als 10 Jahre sein. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Reisedokumente für ETIAS akzeptiert werden.

Der Bewerbungsprozess ist schnell und einfach gestaltet. Das Ausfüllen des Formulars sollte nicht länger als 10 Minuten dauern, und die meisten Antragsentscheidungen werden innerhalb von Minuten getroffen. Allerdings können die Bearbeitungszeiten bis zu 4 Tage dauern, wenn zusätzliche Überprüfungen erforderlich sind.

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Ist die Einreise in die EU mit ETIAS garantiert?

Es ist wichtig zu beachten, dass der Erhalt eines ETIAS nicht die Einreise in den Schengen-Raum garantiert und auch nicht das Recht zur Arbeit in diesen Ländern gewährt. Anträge können aus mehreren Gründen abgelehnt werden, unter anderem, wenn der Antragsteller:

• Ein Reisedokument verwendet hat, das als verloren, gestohlen, missbräuchlich verwendet oder ungültig gemeldet wurde.
• Als Sicherheitsrisiko, illegale Einwanderung oder hohes Epidemierisiko angesehen wird.
• Eine Aufforderung zur Vorlage zusätzlicher Informationen oder Dokumentationen innerhalb der gesetzten Frist nicht beantwortet oder an einem Interview nicht teilgenommen hat.
• Zuvor die Einreise und den Aufenthalt verweigert bekam und eine entsprechende Warnung im Informationssystem aufgezeichnet wurde.
• Daten, Aussagen oder Dokumente bereitstellt, die vernünftige Zweifel an ihrer Zuverlässigkeit und Wahrhaftigkeit aufwerfen.

Wenn ein Antrag abgelehnt wird, darf der Antragsteller nicht in die EU reisen. Jeder hat jedoch das Recht, Einspruch einzulegen, und der Einspruch wird von den Behörden des Landes bearbeitet, das den Antrag abgelehnt hat.

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Praktische Informationen zu ETIAS

Gültigkeitsdauer von ETIAS

Genehmigte ETIAS-Anträge sind bis zu drei Jahre gültig oder bis der zugehörige Reisepass abläuft, je nachdem, was zuerst eintritt. ETIAS gilt für Kurzaufenthalte von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen. Wenn Ihr Reisedokument vor Ihrer ETIAS-Genehmigung abläuft, müssen Sie sich erneut für ETIAS bewerben, sobald ein neues Reisedokument ausgestellt wird.

Kosten für ETIAS

Die Kosten für einen ETIAS-Antrag betragen 7 Euro. Reisende unter 18 und über 70 Jahren können ETIAS kostenlos erhalten.

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Fazit

Das European Travel Information and Authorization System (ETIAS) stellt eine bedeutende Veränderung in der Art und Weise dar, wie visumfreie Reisende ab 2025 nach Europa einreisen werden. Mit der Online-Registrierung der Reisenden zielt ETIAS ab, die Sicherheit zu erhöhen und die Effizienz des Grenzmanagements in den EU- und Schengen-Raum-Ländern zu verbessern.

Da die Implementierung von ETIAS näher rückt, ist es wichtig, informiert zu bleiben und sich im Voraus vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang in dieses neue Reisegenehmigungssystem zu gewährleisten. Für weitere Details und die neuesten Updates folgen Sie den Ankündigungen von WorkFlex Visa Services und den offiziellen EU-Ressourcen.

In der dynamischen Welt des Geschäftsreisens zeichnet sich ein neuer Trend ab: „Bleisure“ – eine Verschmelzung von Business und Leisure (Freizeit). Dieses Konzept ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Geschäftsreisen um private Freizeitaktivitäten zu verlängern, was zu einem angenehmeren und erfüllenderen Reiseerlebnis führt. Mit der wachsenden Beliebtheit von Bleisure wird es immer wichtiger, die rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen und dieses Konzept nahtlos in die Unternehmensrichtlinien zu integrieren.

Unter Einbeziehung der Expertise von globalen Mobilitätsexperten – Dorothee Schweigart, Director of Compliance and Research Center bei Workflex, und Daniel Bartoli, Head of Business Travel bei Freenow, einer führenden Mobilitäts-App in Europa – erläutert dieser Artikel, was Bleisure bedeutet, bietet eine präzise Definition, stellt praxisnahe Beispiele vor und erörtert, wie Bleisure erfolgreich in Reiserichtlinien eingebunden werden kann.

Dieser Artikel vermittelt ein umfassendes Verständnis von Bleisure und bietet wertvolle Einblicke in die Entwicklung von Richtlinien, die diesen modernen Ansatz für Geschäftsreisen unterstützen. Bleisure bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Reiseerlebnis ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien sinnvoll zu erweitern.

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Was ist Bleisure? Defining the Blend of Business and Leisure Travel

Der Begriff "Bleisure" vereint die Worte "Business" und "Leisure" und beschreibt die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten. Bleisure kann zum Beispiel bedeuten, eine Geschäftsreise zu verlängern, um persönliche Freizeit zu genießen, oft als "Workation" bezeichnet, bei der sowohl berufliche Verpflichtungen als auch Erholungs- oder Entdeckungsphasen integriert werden.

Obwohl das Konzept einfach erscheint, kann die Umsetzung und Definition von Bleisure je nach Unternehmen stark variieren.

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Die zunehmende Bedeutung von Bleisure-Reisen

Die COVID-19-Pandemie hat den Aufstieg von Bleisure erheblich beschleunigt. Durch die Einschränkungen regulärer Reisen begannen Mitarbeitende, flexible Reisemöglichkeiten mehr zu schätzen als je zuvor.

Warum gewinnt Bleisure an Beliebtheit? Ein typisches Szenario könnte wie folgt aussehen: Ein Geschäftsworkshop ist mitten in der Woche in Barcelona angesetzt. Mitarbeitende, die aus Hamburg anreisen, können ihren Aufenthalt mit minimalem zusätzlichen Urlaubsaufwand bis zum Wochenende verlängern. So verbinden sie ihre beruflichen Verpflichtungen mit Freizeit und bereichern ihr Reiseerlebnis.

Diese Kombination von Freizeit und Geschäftsreisen spricht nicht nur den Entdeckungsdrang moderner Fachkräfte an, sondern bietet auch erhebliche Vorteile für Unternehmen. Arbeitgeber, die Bleisure unterstützen, zeigen ihr Engagement für das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden, was zu höherer Mitarbeiterbindung, einer stärkeren Arbeitgebermarke und einer motivierteren Belegschaft führen kann.

Aktuelle Studien, darunter eine der Global Business Travel Association (GBTA) und Forschungen bei Freenow, zeigen einen deutlichen Anstieg des Interesses an und der Umsetzung von Bleisure-Richtlinien. Beeindruckende 82 % der Travel Manager berichten von einem wachsenden Interesse an Bleisure, während Geschäftsreisende verstärkt den Wunsch nach Richtlinien äußern, die die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten ermöglichen.

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Unterscheidung zwischen Bleisure und traditionellen Geschäftsreisen

Das Verständnis der Unterschiede zwischen traditionellen Geschäftsreisen und Bleisure ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber entscheidend, die sich an die neuen Reisegewohnheiten anpassen möchten.

Traditionelle Geschäftsreisen sind klar definiert: Der Arbeitgeber organisiert die Reiseroute, die in der Regel Meetings, Unterkünfte, Transport und Verpflegungspauschalen umfasst. Diese Reisen sind eng getaktet, mit wenig bis gar keiner Freizeit für persönliche Aktivitäten, und alles – von der Hotelbuchung bis zur Reiseklasse – wird durch strenge Unternehmensrichtlinien geregelt.

Wie unterscheidet sich Bleisure von Geschäftsreisen?

Im Gegensatz dazu bietet Bleisure einen flexibleren Ansatz, bei dem der straff organisierte Zeitplan für geschäftliche Verpflichtungen durch persönliche Freizeitaktivitäten erweitert werden kann. Diese Autonomie verändert die Dynamik der Reise erheblich. Während bei einer Geschäftsreise Unterkünfte und Aktivitäten meist vorgegeben sind, haben Mitarbeitende während einer Bleisure-Reise die Freiheit, selbst zu entscheiden, wo sie übernachten und wie sie ihre Freizeit gestalten möchten – sei es in einem Hotel, einem Airbnb oder sogar in einem Coworking Space. Diese Flexibilität hat Auswirkungen auf Compliance-Risiken und andere Aspekte der Reise, die im weiteren Verlauf des Artikels näher untersucht werden.

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Herausforderungen und Chancen von Bleisure angehen

Trotz seiner wachsenden Beliebtheit ist die Einführung von Bleisure mit einigen Herausforderungen verbunden. Unternehmen müssen sich mit den komplexen steuerlichen Auswirkungen, Fragen der sozialen Sicherheit und der Einhaltung lokaler Gesetze auseinandersetzen – Faktoren, die die Verlängerung von Geschäftsreisen komplizieren können. Darüber hinaus müssen Unternehmen eine Unternehmenskultur fördern, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, Bleisure in Anspruch zu nehmen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Dies erfordert einen offenen Dialog und klare Richtlinien.

Im weiteren Verlauf werden wir untersuchen, wie Unternehmen Bleisure effektiv in ihre Reiserichtlinien integrieren können, um sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden eine Win-Win-Situation zu schaffen.

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Wichtige Aspekte bei der Erstellung von Bleisure-Richtlinien

Die Entwicklung effektiver Bleisure-Richtlinien erfordert eine klare Festlegung der Rahmenbedingungen für erlaubte Aktivitäten und der Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden während des Freizeitteils der Reise. Dazu gehört möglicherweise die Festlegung von Richtlinien für erstattungsfähige Kosten, den Prozess zur Verlängerung des Aufenthalts sowie die Erwartungen an Remote-Arbeit während der Freizeit.

Rechtliche und steuerliche Überlegungen

• Visa und Arbeitserlaubnis: Mitarbeitende müssen sicherstellen, dass ihr Aufenthalt gemäß den Visabestimmungen des Gastlandes legal ist. Innerhalb der Europäischen Union ist die Freizügigkeit zwar in der Regel unkompliziert, jedoch können je nach Art des Aufenthalts und der durchgeführten Aktivitäten spezifische Anforderungen bestehen.
• Steuerpflicht: Ob eine Steuerpflicht im Gastland entsteht, hängt von der Art der während der Bleisure-Tage ausgeführten Tätigkeiten ab. In der Regel führen kurze Aufenthalte nicht zu steuerlichen Verpflichtungen, aber dies kann sich ändern, insbesondere wenn umfangreiche geschäftliche Aktivitäten durchgeführt werden.
• Sozialversicherung: Für Reisende innerhalb Europas ist ein A1-Zertifikat erforderlich, um zu bestätigen, dass während des vorübergehenden Auslandsaufenthalts weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes gilt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Bescheinigungen für die gesamte Dauer der Reise vorliegen, einschließlich der Geschäfts- und Freizeittage.
• Krankenversicherung: Während der geschäftliche Teil der Reise in der Regel durch die Unternehmensreiseversicherung abgedeckt ist, kann für die Freizeittage eine zusätzliche Krankenversicherung erforderlich sein. Unternehmen empfehlen häufig die Nutzung der Europäischen Krankenversicherungskarte (EHIC) oder die Organisation eines erweiterten Versicherungsschutzes, um sicherzustellen, dass medizinische Bedürfnisse während der gesamten Reise abgedeckt sind.
• Beschäftigungspraktiken: Mitarbeitende sollten vermeiden, während ihrer Freizeit signifikante vertragliche Aktivitäten durchzuführen, die neue rechtliche Verpflichtungen oder Geschäftsrisiken für das Unternehmen mit sich bringen könnten.

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Weitere Überlegungen

• ‍Datensicherheit: In Zeiten zunehmender Datenschutzbedenken ist die Gewährleistung sicherer Verbindungen während Workations von größter Bedeutung. Mitarbeitende sollten vorsichtig sein, wenn sie ungesicherte öffentliche WLAN-Netzwerke nutzen, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten. Unternehmen sollten klare Richtlinien bereitstellen und gegebenenfalls technische Lösungen anbieten, um sicherzustellen, dass hohe Sicherheitsstandards auch beim Remote-Arbeiten eingehalten werden.

• Finanzielle Verantwortlichkeiten: Während des Freizeitteils einer Bleisure-Reise ändern sich die finanziellen Zuständigkeiten. Der Arbeitgeber trägt die Kosten für geschäftsbezogene Ausgaben wie Flüge, Unterkünfte und Tagespauschalen für die offizielle Dauer der Reise. Alle zusätzlichen Tage, die für Freizeitaktivitäten genutzt werden, einschließlich verlängerter Aufenthalte oder privater Unternehmungen, müssen von den Mitarbeitenden selbst finanziert werden. Diese klare Trennung hilft, Missverständnisse bezüglich der Kostenübernahme zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen, um Bleisure effektiv in ihre Reiserichtlinien zu integrieren, die damit verbundenen logistischen und Compliance-Herausforderungen umfassend angehen müssen. Dies beinhaltet die Aktualisierung der Reiserichtlinien, um die duale Natur von Bleisure-Reisen zu berücksichtigen, die Schulung der Mitarbeitenden in den neuen Vorgaben und die klare Kommunikation aller rechtlichen, steuerlichen und versicherungstechnischen Anforderungen.

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Richtlinien für Bleisure-Reisen: So gestalten Sie eine erfolgreiche Unternehmenspolicy

Da immer mehr Mitarbeitende danach streben, Geschäftsreisen mit Freizeit zu kombinieren, ist es für Organisationen unerlässlich, ihre Reiserichtlinien entsprechend anzupassen. Dabei geht es nicht nur darum, Flexibilität zu ermöglichen, sondern dies auch verantwortungsvoll und nachhaltig zu tun. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie gut vorbereitet sind:

1. Klare Richtlinien festlegen

Der erste Schritt zur Einhaltung von Bleisure-Compliance besteht darin, klare und umfassende Richtlinien festzulegen, die definieren, was zulässig ist. Dazu gehört:

• Wer kann teilnehmen: Nicht alle Rollen eignen sich für Remote-Arbeit, und nicht jede Reise kann für Freizeitaktivitäten verlängert werden. Setzen Sie klare Erwartungen und Richtlinien fest, welche Jobrollen für dieses Angebot infrage kommen.
• Erlaubte Aktivitäten: Es ist entscheidend, festzulegen, was Mitarbeitende während des Bleisure-Teils ihrer Reise tun dürfen, ob sie remote arbeiten dürfen oder ob sie offiziell im Urlaub sein sollten.
• Dauer und Ort: Die Länge der Geschäftsreise sollte die erlaubte Dauer für Bleisure-Verlängerungen beeinflussen. Unternehmen müssen auch die Zielorte berücksichtigen, die für solche Arrangements geeignet sind.

2. Risiken kommunizieren und managen

Die Kommunikation der Risiken und der Maßnahmen zu deren Minderung ist entscheidend. Mitarbeitende sollten über die potenziellen rechtlichen und sicherheitsrelevanten Risiken informiert werden, die mit der Verlängerung ihrer Geschäftsreisen verbunden sind. Dies umfasst das Verständnis der Auswirkungen lokaler Gesetze, steuerlicher Verpflichtungen sowie Gesundheits- und Sicherheitsstandards.

Arbeitgeber sollten auch auf potenzielle Notfälle vorbereitet sein:

• Verletzung oder Krankheit: Welche Unterstützungssysteme sind vorhanden, wenn ein Mitarbeitender während des Bleisure-Teils seiner Reise verletzt wird oder erkrankt?
• Reiseverzögerungen oder Krisen: Wie sollten Mitarbeitende unerwartete Reiseverzögerungen oder politische Krisen an ihrem Bleisure-Zielort handhaben?

3. Szenarienplanung

Die Einbeziehung von Szenarienplanung in die Reiserichtlinien kann Unternehmen dabei helfen, mögliche Komplikationen vorherzusehen und zu bewältigen. Durch die Berücksichtigung verschiedener Situationen, von einfachen Verlängerungen bis hin zu komplexen rechtlichen Problemen, können Unternehmen robuste Richtlinien entwickeln, die sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden schützen.

4. Dokumentation und Compliance

Die lückenlose Dokumentation aller Bleisure-Aktivitäten ist der Schlüssel zur Einhaltung der Compliance. Dazu gehört die Aufzeichnung der Kommunikation über die Verlängerung, Details zu den geschäftlichen und freizeitlichen Aktivitäten sowie eventuelle Genehmigungen durch das Management. Eine solche Dokumentation unterstützt nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern hilft auch bei der Lösung von Streitigkeiten oder Missverständnissen, die auftreten könnten.

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Implementierung der Richtlinie mit effektiven Tools

Um diese Richtlinien effektiv umzusetzen, sollten Organisationen Tools in Betracht ziehen, die dabei helfen, Bleisure-Aktivitäten zu verfolgen und zu verwalten. Solche Tools stellen sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende sich an die vereinbarten Bedingungen halten und helfen dabei, alle Aspekte der Reise für Compliance- und Prüfungszwecke zu dokumentieren.

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Compliance-Management-Tool

WorkFlex begegnet den administrativen und Compliance-Herausforderungen von Bleisure-Reisen durch eine integrierte, optimierte Lösung für das Management der gesamten Reisedauer. Zu den wichtigsten Funktionen von WorkFlex gehören:

• Umfassende Reisedokumentation: WorkFlex behandelt jede Reise als ein vollständiges Ganzes und sorgt dafür, dass alle Aspekte, von den geschäftlichen Aktivitäten bis hin zu Freizeitverlängerungen, umfassend dokumentiert werden. Dieser ganzheitliche Ansatz erleichtert das Management und die Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch regulatorischer Anforderungen.
• Effizientes Management von Compliance-Dokumenten: WorkFlex unterstützt bei der Beantragung und Verwaltung notwendiger Dokumente wie dem A1-Zertifikat oder der Entsendebescheinigung für die gesamte Reise. Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende für die gesamte Dauer ihrer Reise, unabhängig davon, ob sie arbeiten oder im Urlaub sind, sozialversichert sind.
• Dashboard für Dokumentation und Anträge: Die Plattform bietet ein benutzerfreundliches Dashboard, mit dem Arbeitgeber alle relevanten Reisedokumente effizient beantragen, verwalten und präsentieren können. Dies ist besonders nützlich bei Anfragen von Steuer- und Sozialversicherungsbehörden.
• Flexibilität in der Reiseplanung: Die Tools von WorkFlex ermöglichen auch Flexibilität bei der Rückreiseplanung. Wenn der geschäftliche Aspekt der Reise überwiegt, kann die Rückreise dank klarer Dokumentation und Richtlinieneinhaltung angepasst werden, ohne die steuerlichen Implikationen zu verkomplizieren.

Mobilitätsmanagement-Tool

FreeNow vereinfacht Bleisure-Reisen, indem es private und geschäftliche Mobilitätsbedürfnisse in einer benutzerfreundlichen App vereint:

• Umfassende Mobilitätsoptionen: FreeNow bietet eine breite Palette an Transportmöglichkeiten, darunter Taxis, Roller, E-Bikes, Mopeds und öffentliche Verkehrsmittel in neun Ländern und 170 Städten. Diese umfassende Abdeckung stellt sicher, dass Geschäftsreisende leicht geeignete Transportmittel finden und ihr Reiseerlebnis verbessern können.
• Flexible Reisepolitiken: Unternehmen können ihre Reisepolitiken in der FreeNow-App konfigurieren, um spezifische Verweise wie Projektattribute und Kostenstellen einzuschließen. Besonders für Bleisure-Reisen ermöglicht die App, Einschränkungen wie Zeitblöcke festzulegen oder bestimmte Fahrzeugflotten basierend auf Risikoanalysen zu deaktivieren.
• Anreize für Reisende: FreeNow bietet auch Anreize wie Cashback auf Taxifahrten und die Möglichkeit, Meilen durch Partnerschaften wie Miles & More zu sammeln. Diese Prämien können für private Reisen genutzt werden und bereichern das Bleisure-Erlebnis.
• Komfort einer einzigen App: Mit FreeNow ist es nicht notwendig, mehrere Apps zu verwalten oder separate Profile für unterschiedliche Reisebedürfnisse einzurichten. Alles, von der Buchung einer Geschäftsreise bis hin zur Erkundung einer Stadt während einer Freizeitverlängerung, kann in derselben App organisiert werden, was Komfort und Effizienz steigert.

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Mitarbeitende durch Bleisure stärken

Durch die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten verbessern Unternehmen nicht nur das Reiseerlebnis, sondern stärken auch ihre Mitarbeitenden, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Zeit und ihr Arbeitsumfeld selbst zu gestalten. Diese Flexibilität ist besonders attraktiv für die moderne Belegschaft, in der Work-Life-Balance und persönliches Wohlbefinden zunehmend Priorität haben.

Allerdings erfordert die Integration von Bleisure in traditionelle Reiserichtlinien eine sorgfältige Berücksichtigung verschiedener logistischer Aspekte. Es ist entscheidend, dass sowohl die geschäftlichen als auch die freizeitlichen Komponenten klar definiert sind, um Verwirrung darüber zu vermeiden, was von den Unternehmensrichtlinien abgedeckt ist und was in die persönliche Verantwortung fällt.

Thailands atemberaubende Landschaften, lebendige Städte, spektakuläre Strände, warmes Klima, erschwingliche Preise und eine lebendige digitale Nomadenszene machen es zu einem der meistbesuchten Länder der Welt.

Viele Staatsangehörige aus verschiedenen Ländern können Thailand ohne Visum besuchen. Es ist jedoch wichtig, die gesetzlichen Aufenthaltszeiten einzuhalten und die thailändischen Behörden entsprechend zu informieren, um Konsequenzen wie Geldstrafen, Blacklist oder sogar eine Inhaftierung zu vermeiden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über einen visumfreien Aufenthalt in Thailand wissen müssen, ohne sich um die Compliance sorgen zu müssen.

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Maximale Dauer des visumfreien Aufenthalts in Thailand

Es gibt über 60 Länder, die dank thailändischen Befreiungsregelungen oder bilateralen Abkommen beteiligt sind, visumfreie Einreise für bis zu 30 Tage in Thailand haben. Die Befreiung von der Visumpflicht wird bei der Einreise auf dem Land- oder Seeweg höchstens zweimal pro Kalenderjahr gewährt, bei der Einreise auf dem Luftweg gibt es jedoch keine Beschränkungen.  

Diese Liste umfasst EU-Länder, das Vereinigte Königreich, die Vereinigten Staaten und viele andere. Die thailändischen Behörden aktualisieren die Liste der zulässigen Länder regelmäßig, und Sie können die neuesten Entwicklungen auf ihrer Website verfolgen.  

Die gute Nachricht ist, dass es immer möglich ist, eine 30-tägige Verlängerung des Visums zu beantragen, so dass viele Reisende das Land bis zu 60 Tage lang genießen können, obwohl die maximale Aufenthaltsdauer im Rahmen der Visumbefreiung 30 Tage beträgt. Es ist jedoch zu beachten, dass eine zweite Verlängerung (d. h. ein Aufenthalt von mehr als 60 Tagen) nicht möglich ist.

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Wie beantrage ich eine Visumsverlängerung für Thailand?

Um eine Visumsverlängerung zu beantragen, müssen Sie ein nahe gelegenes Büro der thailändischen Einwanderungsbehörde aufsuchen oder - für ein effizienteres Verfahren ohne lange Wartezeiten- können Sie in den meisten Regionen die erforderlichen Unterlagen online einreichen und Ihre Verlängerung erhalten.

Welche Dokumente muss ich dabei haben?

Dokumente, die Sie vorbereiten müssen, um eine Visumsverlängerung zu beantragen:

• Reisepass(mit dem Einreisestempel, den Sie bei der Einreise nach Thailand erhaltenhaben)

• Ausgefülltes TM7-Formular, der Antrag auf Verlängerung des vorübergehenden Aufenthalts

• Ein Foto in Passgröße, das vor weniger als 6 Monaten aufgenommen wurde

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Dokumente online einreichen mit e-Extension

e-Extension ist ein Online-Antragssystem, das es Ihnen ermöglicht, Ihren Aufenthalt in Thailand effizient zu verlängern, ohne Zeit in langen Warteschlangen in den Einwanderungsbehörden zu verbringen.  

Das thailändische e-Extension-Visumverfahren ist derzeit in ausgewählten Regionen verfügbar: Bangkok, Chiang Mai, Pattaya, Nonthaburi, Pathum Thani, Phuket (nur Blue Tree), Samut Prakan, und Surat Thani (nur Koh Phangan und Koh Samui). Die Liste der verfügbaren Regionen wird regelmäßig aktualisiert. Bitte besuchen Sie daher die offizielle e-Extension-Website, um sich über neue Angebote zu informieren.

Über das e-Extension-Portal können Sie alle erforderlichen Dokumente einreichen und die Visumgebühr online bezahlen. Wenn der Antrag genehmigt wird,

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‍Einreichung der Dokumente bei der thailändischen Einwanderungsbehörde vor Ort

Wenn der e-Extension-Service in der Region, die Sie besuchen, nicht verfügbar ist, müssen Sie einen Termin bei der thailändischen Einwanderungsbehörde vereinbaren, um die Dokumente einzureichen. Es gibt mehrere Büros im ganzen Land, die alle größeren Regionen abdecken. Eine Liste der Adressen der thailändischen Einwanderungsbehörden finden Sie hier.

In der Einwanderungsbehörde werden die Behörden Sie bitten, die oben genannten Dokumente vorzulegen. Obwohl das Verfahren zur Verlängerung des Visums oft noch am selben Tag abgeschlossen wird, empfiehlt es sich, so früh wie möglich damit zu beginnen, um lange Schlangen zu vermeiden.

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Wie viel kostet eine Visumsverlängerung?

Die Antragsgebühr beträgt 1900 Baht (etwa 50 EUR).

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Aufenthalt in Thailand für mehr als 60 Tage

Es ist möglich, länger als 60 Tage in Thailand zu bleiben. Es ist jedoch erwähnenswert, dass das Verfahren komplexer wird und je nach Ihrer Nationalität, dem Zweck Ihres Aufenthalts in Thailand und anderen Faktoren unterschiedliche Regeln gelten.

Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu erfahren, unterstützen wir Sie gerne und sorgen dafür, dass Ihr Aufenthalt in Thailand frei von bürokratischen Problemen ist.

In der heutigen, sich rasant verändernden Geschäftswelt ist eine flexible Arbeitskultur, auch bekannt als flexibles Arbeiten, entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Arbeitgebern. Kürzlich haben Flexa, ein Unternehmen, das flexible Arbeitsplätze unterstützt, und WorkFlex ein Webinar mit dem Titel "Zukunftssicherung Ihrer Belegschaft: So bauen Sie eine flexible Kultur auf, um wettbewerbsfähig zu bleiben" veranstaltet, um dieses wichtige Thema zu beleuchten. Dabei wurden die Vorteile, Herausforderungen und bewährten Methoden für die Implementierung von Flexibilität am Arbeitsplatz hervorgehoben.

In diesem Artikel teilen wir die Erkenntnisse von Flexa und WorkFlex zur Erstellung einer flexiblen Arbeitsrichtlinie—was flexibles Arbeiten bedeutet, die wichtigsten Bestandteile einer flexiblen Arbeitskultur, die Vorteile, Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung einer solchen Unternehmenskultur sowie die Compliance- und rechtlichen Überlegungen, die Arbeitgeber bei der Einführung flexibler Arbeitspraktiken beachten sollten.

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Was ist flexibles Arbeiten?

Flexibles Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeitende die Autonomie haben, selbst zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten. Im Kern basiert Flexibilität auf Vertrauen—dem Vertrauen, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben ohne ständige Überwachung managen können. Dieses Vertrauen fördert eine engagierte, produktive und zufriedene Belegschaft und ist ein Schlüsselelement moderner Geschäftspraktiken.

Wesentliche Bestandteile einer flexiblen Arbeitskultur

Flexas Ansatz zur Messung der Arbeitsplatzflexibilität umfasst sechs zentrale Bereiche: Standort, Arbeitszeiten, Zusatzleistungen, Work-Life-Balance, Autonomie und Vorbildfunktion. Mit 85 Millionen Datenpunkten aus einer Vielzahl von Organisationen, von großen Konzernen bis hin zu kleinen Unternehmen, bietet Flexa einen umfassenden Überblick darüber, was Flexibilität für Mitarbeitende bedeutet und wie Unternehmen sich an diese Erwartungen anpassen können.

1. Standortflexibilität

Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, einschließlich zu Hause, in Co-Working-Spaces oder sogar in verschiedenen Ländern, ist ein wichtiger Aspekt der Flexibilität. Work-from-anywhere-Richtlinien ermöglichen den Mitarbeitenden, persönliche Verpflichtungen nahtlos mit beruflichen Verantwortlichkeiten zu vereinbaren.

2. Zeitflexibilität

Flexible Arbeitszeiten und asynchrone Arbeitsmodelle ermöglichen den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten selbst zu wählen, was ihre Work-Life-Balance verbessert. Laut Daten von Flexa, die von Arbeitgebern in ganz Europa gesammelt wurden, gibt es einen zunehmenden Trend weg von strikten Arbeitszeiten hin zu ergebnisorientiertem Arbeiten. Interessanterweise haben 51 Prozent der Menschen angegeben, dass es ihnen egal ist, ob sie flexible Arbeitszeiten haben oder nicht. Flexas Analyse zeigt eine starke Korrelation zwischen Standortflexibilität und Autonomie sowie der Präferenz für flexible Arbeitszeiten. Daher spielt die Standortflexibilität eine noch größere Rolle in der flexiblen Arbeitsrichtlinie als die Zeitflexibilität.

3. Vielfalt der Zusatzleistungen

Die Menschen suchen zunehmend nach Möglichkeiten, ihre Arbeit mit ihrem Privatleben in Einklang zu bringen. Zusatzleistungen, die mehr Wahlmöglichkeiten darüber bieten, wie wir arbeiten und leben, werden immer beliebter. Traditionelle Vergünstigungen wie kostenlose Getränke am Freitag oder ähnliche Benefits wirken inzwischen etwas altmodisch. Erweiterte Leistungen wie Elternzeit, Unterstützung bei der Kinderbetreuung und Work-from-anywhere-Programme sind entscheidend für die Unterstützung einer flexiblen Arbeitskultur. Diese Leistungen helfen den Mitarbeitenden, ihr Privatleben zu managen und gleichzeitig produktiv und engagiert bei der Arbeit zu bleiben.

4. Autonomie

Den Mitarbeitenden Kontrolle über ihre Arbeit zu geben, fördert ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit. Wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben ohne ständige Überwachung managen können, führt dies zu höherer Motivation und besserer Leistung.

5. Work-Life-Balance

Die Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden ist entscheidend. Möglichkeiten für ein ausgewogenes Leben tragen dazu bei, Burnout zu reduzieren und die allgemeine Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

6. Vorbildfunktion durch Führungskräfte

Führungskräfte müssen die Prinzipien der Flexibilität verkörpern. Wenn die Führung das vorlebt, was sie predigt, setzt dies einen Standard für die gesamte Organisation und ermutigt die Mitarbeitenden, flexible Arbeitsregelungen zu übernehmen.

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Vorteile einer flexiblen Arbeitskultur

Die Implementierung einer flexiblen Arbeitskultur bietet zahlreiche Vorteile, die die Leistung eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich steigern können. Durch die Einführung von Flexibilität können Unternehmen ein vielfältiges Talentpool anziehen, die Mitarbeiterbindung verbessern und die Gesamtproduktivität steigern. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile im Detail erkunden:

1. Verbesserte Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden

Flexible Arbeitsrichtlinien ziehen ein vielfältiges und breit gefächertes Talentpool an. Die Vorteile einer diversen Belegschaft sind eindeutig: eine innovativere, kreativere und kollaborativere Kultur. Ohne Flexibilität kann es jedoch schwierig sein, diese Vielfalt zu erreichen. Flexa hat beispielsweise beobachtet, dass Unternehmen, die zuvor Schwierigkeiten hatten, Frauen in Führungspositionen oder Personen aus unterschiedlichen Hintergründen einzustellen, mit flexiblen Arbeitsrichtlinien erhebliche Verbesserungen in der Vielfalt verzeichnen konnten. Daten zeigen, dass 86 Prozent der Menschen irgendeine Form von flexiblem Arbeiten wünschen, und dieser Wert steigt auf 97 Prozent, wenn man speziell Frauen oder People of Color betrachtet. Durch die Implementierung flexibler Arbeitsrichtlinien wird das Talentpool nicht nur erweitert, sondern auch vielfältiger.

2. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

‍Zufriedene und motivierte Mitarbeitende erbringen bessere Leistungen und bleiben dem Unternehmen länger treu. Wenn die Unternehmenskultur eine Einstellung wie „Es ist mir egal, ob es fünf Stunden oder drei Stunden gedauert hat, diesen Inhalt zu erstellen. Was zählt, ist, dass die Arbeit erledigt wird und wir Fortschritte machen,“ annimmt, steigert dies die Motivation im Team erheblich.

3. Verbesserte Unternehmensleistung

‍Ein Fokus auf Ergebnisse statt auf starre Zeitpläne fördert Innovation und Resilienz. Mit Flexibilität, Vertrauen und Autonomie fühlen sich die Mitarbeitenden stärker mit dem Unternehmen verbunden und tragen mehr zu dessen Erfolg bei.

Insgesamt ermöglicht eine flexible Arbeitskultur Unternehmen, sich besser an die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden anzupassen, was zu einer produktiveren, zufriedeneren und engagierteren Belegschaft führt.

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Erfolgreiche Implementierung einer flexiblen Arbeitsrichtlinie: Herausforderungen und Lösungen

1. Widerstand des Managements

Trotz der klaren Vorteile flexibler Arbeitsrichtlinien gibt es bei der Implementierung Herausforderungen, insbesondere den Widerstand des Managements. Manager befürchten oft einen Kontrollverlust. Um diesen Bedenken zu begegnen, ist es wichtig, ihre Sorgen zu verstehen: Wovor haben sie Angst? Was glauben sie, wird passieren, wenn sie flexible Arbeitsanfragen für alle genehmigen? Diese Ängste sind oft unbegründet, da Daten zeigen, dass flexibles Arbeiten genauso produktiv, wenn nicht sogar produktiver sein kann und gleichzeitig das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden steigert. Es ist wichtig zu identifizieren, welche Teams am widerständigsten sind, und ihre spezifischen Herausforderungen zu verstehen. Beispielsweise könnten Vertriebs- und Kundenerfolgsteams, die stark kundenorientiert sind, es schwieriger finden, sich an flexibles Arbeiten anzupassen. Zudem fürchten Manager oft die Komplexität der Verwaltung unterschiedlicher Arbeitsmuster. Daher ist es ratsam, eine unternehmensweite flexible Arbeitsrichtlinie anstelle individueller Regelungen zu implementieren, da dies das Management vereinfacht und Konsistenz gewährleistet.

2. Konsistenz in flexiblen Arbeitsregelungen

Die Implementierung einer einheitlichen flexiblen Arbeitsrichtlinie im gesamten Unternehmen kann das Management vereinfachen und Fairness gewährleisten. Dieser Ansatz hilft Managern, Flexibilität leichter zu handhaben, da alle, einschließlich der Manager, denselben Richtlinien folgen. Auch wenn es nicht möglich ist, jede flexible Arbeitsanfrage zu erfüllen, sollte das Ziel sein, so viele Mitarbeitende wie möglich zufriedenzustellen und gleichzeitig die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Es ist entscheidend, diese Bedenken durch Schulungen anzusprechen und die geschäftlichen Vorteile von Flexibilität aufzuzeigen, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.

3. Auswirkungen auf Berufseinsteiger

Junge Fachkräfte benötigen oft mehr Anleitung, und eine strukturierte Einarbeitung sowie regelmäßige Check-ins können helfen, dieses Problem zu mindern. Hier wird Managertraining besonders wichtig. Neue Mitarbeitende oder Hochschulabsolventen können wachsen, lernen und sich an die Arbeit anpassen, wenn sie den richtigen Manager und die richtigen Werkzeuge haben. Ohne angemessene Unterstützung kann dies jedoch eine Herausforderung sein. Zusätzlich ist Transparenz im Einstellungsprozess entscheidend, insbesondere für vollständig remote Positionen. Es ist wichtig, die Kandidaten zu fragen, wie sie sich dabei fühlen würden, ihre Teamkollegen möglicherweise nie persönlich zu treffen, um sicherzustellen, dass sie sich der Anforderungen der Remote-Arbeit voll bewusst sind.

Compliance- und rechtliche Überlegungen zur temporären Arbeit aus dem Ausland

Einer der gefragtesten Aspekte flexibler Arbeitsrichtlinien ist die Möglichkeit, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten. Diese Regelung ist jedoch auch eine der kompliziertesten in Bezug auf Compliance. Glücklicherweise können alle Compliance-Aspekte effektiv verwaltet werden, durch die Definition spezifischer Bedingungen in der Work-from-Abroad-Unternehmensrichtlinie und die Implementierung geeigneter Risikominderungsmaßnahmen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Beantwortung mehrerer wichtiger Fragen zur Erstellung Ihrer Unternehmensrichtlinie.

1. Wie viele Tage pro Jahr dürfen Mitarbeitende im Ausland verbringen?

Dies kann von 10 bis 180 Tagen pro Jahr reichen. Durch die Überprüfung der Richtlinien von über hundert Arbeitgebern hat WorkFlex eine erhebliche Variation festgestellt. Während Adidas beispielsweise 10 Tage erlaubt, gestatten einige Unternehmen bis zu 180 Tage. Ein gängiger Schwellenwert liegt bei etwa 30 Tagen, was viele Mitarbeitende als angenehm empfinden. Mit 30 Tagen können Mitarbeitende mehrere verlängerte Urlaube genießen oder einen ganzen Monat von einem anderen Standort aus arbeiten.

Interessanterweise verhindern Unternehmen mit einer Null-Tage-Regelung nicht unbedingt, dass Mitarbeitende im Ausland arbeiten; es bedeutet oft, dass Mitarbeitende "Hush-Trips" unternehmen, ohne ihre Manager zu informieren, was die Arbeitgeber erheblichen Compliance-Risiken aussetzt. Dies ist nicht die ideale Kultur, die gefördert werden sollte, daher ist es entscheidend, proaktiv mit einer ordnungsgemäßen Richtlinie vorzugehen.

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2. Was ist der geografische Umfang Ihrer Richtlinie für flexibles Arbeiten im Ausland?

Unternehmen wählen in der Regel eine von drei Richtlinien: 1) Beschränkung der Arbeit auf die EU (einschließlich Großbritannien und Schweiz), 2) Erlaubnis für globale Remote-Arbeit, 3) Übernahme eines „EU Plus“-Modells. Das „EU Plus“-Modell erlaubt es Mitarbeitenden, innerhalb der EU und ihrem Heimatland zu arbeiten. Beispielsweise könnte ein Entwickler aus Indien, der im Vereinigten Königreich arbeitet, auch aus Indien arbeiten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass der Vorteil nicht nur für Mitarbeitende gilt, die ihren Urlaub in nahegelegenen europäischen Zielen verlängern möchten, sondern auch für diejenigen mit Familie in anderen Ländern.

3. Was sind die spezifischen Bedingungen und Konditionen für flexibles Arbeiten im Ausland?

Es sollten klare Richtlinien festgelegt werden, an die sich Mitarbeitende beim Remote-Arbeiten halten müssen, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Zum Beispiel sollten Mitarbeitende Folgendes berücksichtigen: was beim Betreten des Ziellandes zu beachten ist, welche Dokumente im Ausland mitzuführen sind, welche Aspekte in Bezug auf Arbeitszeiten, Wochenenden und Feiertage zu beachten sind, um den lokalen Arbeitsgesetzen zu entsprechen, und was in Bezug auf Internet- und Datensicherheit zu beachten ist.

WorkFlex unterstützt seine Kunden bei der Entwicklung von Best-Practice-Richtlinien für das Arbeiten aus dem Ausland und Mitarbeitenden-Richtlinien, um die Compliance zu verwalten. Durch die Bereitstellung fachkundiger Beratung und die Überprüfung der Praktiken anderer Arbeitgeber hilft WorkFlex Unternehmen dabei, die beste Lösung für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

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Praktische Schritte zur Implementierung einer flexiblen Arbeitskultur

Durch das Festlegen klarer Richtlinien und das Ansprechen der oben genannten Compliance-Überlegungen können Unternehmen eine transparente und flexible Arbeitsumgebung fördern. Beginnen Sie mit der Umsetzung einiger erster Schritte:

1. Mitarbeitendenbefragungen durchführen: Verstehen Sie die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden durch Umfragen und Fokusgruppen.

2. Realistische Richtlinien festlegen: Definieren Sie klare und erreichbare Flexibilitätsrichtlinien basierend auf den gesammelten Daten. Berücksichtigen Sie dabei alle Compliance-Risiken und notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung, sowohl für das Arbeiten von zu Hause als auch für die temporäre Arbeit im Ausland.

3. Testphasen einführen: Implementieren Sie die Richtlinien zunächst auf Probe, überprüfen Sie deren Auswirkungen und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

4. Transparente Kommunikation: Kommunizieren Sie die Richtlinien und Erwartungen klar an alle Mitarbeitenden.
Fazit

Eine flexible Arbeitskultur ist nicht nur ein Trend, sondern ein strategischer Ansatz, um eine widerstandsfähige, engagierte und produktive Belegschaft aufzubauen. Durch das Verständnis der wesentlichen Komponenten, die Messung der Flexibilität und die direkte Auseinandersetzung mit Herausforderungen können Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeitenden gedeihen.

Für weitere Einblicke und Unterstützung bei der Entwicklung flexibler Arbeitsrichtlinien können Flexa und WorkFlex helfen. Besuchen Sie Flexas Website, um Ihren aktuellen Flexibilitätswert zu messen und Unterstützung bei der Implementierung oder Verbesserung Ihrer flexiblen Arbeitskultur zu erhalten.

Für die 100% konforme und einfache Verwaltung von Remote-Arbeit im Ausland sowie Best-Practice-Vorlagen für Work-from-Anywhere-Richtlinien wenden Sie sich an das WorkFlex-Team.

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Die Aufnahme internationaler (Geschäfts-)Reisen ist aufregend, aber oft beinhaltet sie eine entscheidende Hürde - die Sicherung eines Reisevisums. Leider kann dieser Prozess komplex sein, und mit einer Visumsablehnung konfrontiert zu werden, kann entmutigend sein. Lassen Sie uns über das Gefühl der Nervosität sprechen, das jeder bekommt, wenn er ein Visum beantragt. Es ist verständlich, es besteht immer ein potentielles Risiko der Ablehnung. Und eine Ablehnung kann schwer zu verdauen sein. Insbesondere die Beantragung eines Geschäftsreisevisums kann besonders stressig sein aufgrund der engen Fristen, noch komplexeren Dokumentationen und unsicherem Ausgang. Ein abgelehntes Geschäftsvisum kann wichtige Geschäftstreffen, Konferenzen oder Verhandlungen stören und potenziell Geschäftsbeziehungen und -möglichkeiten beeinträchtigen. Die Einsätze, und damit auch der Druck, alles richtig zu machen, sind oft höher als bei Freizeitreisevisa. Darüber hinaus beinhaltet Geschäftsreisen oft erhebliche finanzielle Investitionen in Flüge, Unterkünfte und andere Ausgaben. Ein abgelehntes Visum kann zu finanziellen Verlusten führen und den Stress der Situation erhöhen. Aber lassen Sie uns noch nicht zu sehr darüber aufregen. In diesem Blogbeitrag werden wir über 5 häufige Gründe für eine Visumablehnung sprechen. So können Sie sich vorbereiten, Ihre Sorgfalt walten lassen und auf das Beste hoffen. Oder Sie können sich an unser WorkFlex Visa Services-Team wenden, das die gesamte Arbeit für Sie erledigt und Ihre Chancen auf Genehmigung maximiert.

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Grund 1: Fehler im Antrag
Einer der Hauptgründe für die Ablehnung von Reisevisa sind Fehler im Antrag. Selbst kleinere Fehler in Ihrem Visumantrag können zur Ablehnung führen. Dazu gehören Inkonsistenzen in persönlichen Informationen, Reisedetails oder Diskrepanzen zwischen Ihrem Antrag und den unterstützenden Dokumenten. Überprüfen Sie alle Einträge vor der Einreichung auf Genauigkeit.

Grund 2: Mangel an ausreichender Dokumentation
Ein weiterer Hauptgrund, warum Reisevisaanträge abgelehnt werden, ist unzureichende Dokumentation. Botschaften verlangen einen umfassenden Satz von Dokumenten, einschließlich Identitätsnachweis, Reiseplan, Unterkunftsbuchungen und mehr. Um dieses Problem zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente genau zusammengestellt, aktuell und übersichtlich präsentiert werden.

Grund 3: Unzureichende Interviewleistung
Das Visuminterview ist entscheidend. Bereiten Sie sich gründlich vor, indem Sie Antworten auf mögliche Fragen üben. Seien Sie während des Interviews ehrlich, klar und präzise. Eine Vorbereitung und Ehrlichkeit können das Ergebnis erheblich beeinflussen.

Grund 4: Zweifel an der Absicht zur Rückkehr
Visumsbeamte bewerten, ob Bewerber starke Gründe haben, nach ihrem Besuch in ihr Heimatland zurückzukehren. Die Vorlage von Bindungen wie Beschäftigung, Familie, Immobilienbesitz oder laufenden Bildungsverpflichtungen kann Bedenken mindern. Je stärker Ihre Bindungen sind, desto unwahrscheinlicher wird Ihr Visum aufgrund dieser Gründe abgelehnt.

Grund 5: Vorherige Visa-Verstöße
Eine Geschichte von Visa-Verstößen oder Überziehungen kann sich negativ auf Ihren aktuellen Antrag auswirken. Adressieren Sie diese Probleme frühzeitig in Ihrem Antrag und bieten Sie eine plausible Erklärung oder Nachweise für die Veränderung an.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die meisten kritischen Fehler bei Visumsablehnungen oft auf Ungenauigkeiten aufgrund von Unsicherheit (wie unvollständige oder falsche Dokumentation, Inkonsistenzen in Informationen oder verdächtige Reisepläne) und unvollständige Dokumentation zurückzuführen sind. Das Verständnis dieser verbreiteten Fallen und das Ergreifen proaktiver Maßnahmen zu deren Bewältigung können Ihre Aussichten auf erfolgreiches Erhalten eines Reisevisums erheblich verbessern.

Für diejenigen, die den Stress bei der Bearbeitung von Visumanträgen reduzieren möchten, kann die Auslagerung dieser Aufgabe an professionelle Dienstleister eine kluge Entscheidung sein. Einwanderungsberater oder Visabüros sind Experten für die Abwicklung von Visaverfahren. Sie bieten persönliche Hilfe und Unterstützung, um den Antragsprozess reibungsloser zu gestalten. Durch das Vertrauen in ihr Wissen und ihre Erfahrung können Sie Ihre Chancen auf Genehmigung Ihres Visums verbessern. Erwägen Sie es, sich an vertrauenswürdige Einwanderungsberatungsunternehmen oder Visadienstleister zu wenden, um den Aufwand bei Visumanträgen zu reduzieren und eine reibungslosere Reise ins Ausland zu gewährleisten.

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Die Visa-Anforderungen für Ihre Geschäftsreisen zu navigieren kann eine echte Herausforderung sein. Fragen Sie sich manchmal, welche Art von Visum Sie benötigen oder ob Sie überhaupt eins brauchen? Und was genau unterscheidet eine Arbeitserlaubnis von einem Geschäftsvisum? In der heutigen Welt, in der Geschäftsreisen kürzer, aber häufiger werden und die globale Geschäftslandschaft immer stärker vernetzt ist, ist es einfach, sich im Dschungel der Visavorschriften zu verlieren. Um die Verwirrung zu beseitigen, hier eine kurze Anleitung, um festzustellen, ob Sie als Geschäftsbesucher gelten oder ob Sie möglicherweise eine Arbeitserlaubnis oder ein Geschäftsvisum benötigen.


Geschäftsvisum: Wird für zulässige Geschäftsaktivitäten wie Meetings, Konferenzen oder die Erkundung von Geschäftsmöglichkeiten ausgestellt.Konzentriert sich ausschließlich auf die Erleichterung geschäftlicher Logistik und Beziehungen, unter Ausschluss von Arbeits- oder Dienstleistungen.

Arbeitserlaubnis: Wird für ausländische Staatsangehörige gewährt, die entlohnte Arbeit oder vertragliche Arbeit verrichten.Konzipiert für Beschäftigungszwecke, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- oder projektbezogener Arbeit.Arbeitserlaubnisse erfordern oft umfangreiche Dokumentationen und persönliche Vorsprachen bei Botschaften. Die Erlangung einer Arbeitserlaubnis umfasst im Allgemeinen einen längeren und komplexeren Prozess im Vergleich zur Erlangung eines Geschäftsvisums.

Im Wesentlichen hängt die Wahl zwischen einem Geschäftsvisum und einer Arbeitserlaubnis von der Art und Dauer der geplanten Aktivitäten im Gastland ab. Während Arbeitserlaubnisse für langfristige Beschäftigungsverhältnisse geeignet sind, bieten Geschäftsvisa eine einfache Lösung für kurzfristige geschäftliche Engagements.

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Unterscheidung zwischen Geschäftsvisa und Arbeitserlaubnissen

1. Art der Aktivitäten:
  - Arbeitserlaubnis: Primär für Beschäftigungszwecke gedacht, berechtigt eine Arbeitserlaubnis ausländische Staatsangehörige zur Arbeit und zum Verdienst in einem Gastland, die an einen bestimmten Job und Arbeitgeber gebunden ist.
  - Geschäftsvisum: Ausgelegt für Personen, die sich mit geschäftsbezogenen Aktivitäten wie Meetings, Konferenzen, Verhandlungen oder der Erkundung von Investitionsmöglichkeiten beschäftigen, ohne formell angestellt zu sein.

2. Beschäftigungsarrangements:
Arbeitserlaubnisse sind direkt mit der Beschäftigung verbunden, während Geschäftsvisa Geschäftsaktivitäten ohne formelle Beschäftigung ermöglichen.

3. Aufenthaltsdauer:
 Geschäftsvisa bieten in der Regel kurzfristige Aufenthalte an, oft 30 bis 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen, während Arbeitserlaubnisse möglicherweise für längere Zeiträume gewährt werden.


Oder praktischer formuliert: Sie werden wahrscheinlich als Geschäftsbesucher eingestuft, wenn:

• Ihre Reise weniger als zwei Wochen dauert.
• Sie das Zielland in den letzten zwölf Monaten weniger als drei Mal besucht haben.
• Ihre Aktivitäten während der Reise auf die Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Messen oder Verhandlungen beschränkt sind.
• Sie außerhalb des Landes, das Sie besuchen, wohnhaft sind.
• Ihr Manager aus einem anderen Land operiert.
• Ihre Beschäftigung und Ihr Gehalt mit einem Unternehmen außerhalb des Gastlandes verbunden sind.

Jedoch benötigen Sie möglicherweise eine Arbeitserlaubnis, wenn:

• Ihre Reise länger als zwei Wochen dauert.
• Sie das Land in den letzten zwölf Monaten häufiger als drei Mal besucht haben.
• Ihre Arbeitsaktivitäten über gelegentliche Meetings hinausgehen und tagtägliche Operationen umfassen.
• Ihre Aktivitäten möglicherweise zu Gewinnerzielung führen.
• Sie technische Ausrüstung für Ihre Aufgaben benötigen.
• Sie von jemandem im Gastland geleitet werden.
• Ihr alleiniger Wohnsitz sich im Land befindet, das Sie besuchen.
• Ihr Gehalt von einem Unternehmen im Gastland stammt.

Bei Zweifeln ist es immer ratsam, sich vor der Festlegung Ihrer Reisepläne mit Ihrem Global Mobility-Team oder der Personalabteilung in Verbindung zu setzen.

Für diejenigen, die als Geschäftsbesucher eingestuft werden, ist es wichtig zu beachten, dass selbst wenn aufgrund Ihrer Staatsangehörigkeit oder anderer Faktoren kein Visum erforderlich ist, Sie dennoch sicherstellen müssen, dass Sie bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Ausreichende finanzielle Mittel, um die Kosten während Ihrer Reise zu decken.
• Ein klar definierter Zeitplan für Ihren Aufenthalt im Gastland.
• Einhaltung der für den Zweck Ihres Besuchs erforderlichen Dauer.
• Ein gültiger Reisepass sowie zusätzliche unterstützende Dokumente wie ein Bestätigungsschreiben Ihres Arbeitgebers, ein Einladungsschreiben aus dem Gastland, Angaben zur Unterkunft, Nachweis des Wohnsitzes und der Krankenversicherung in Ihrem Heimatland sowie eine Kopie Ihres Reiseplans.

Das Verständnis der Feinheiten zwischen Geschäftsvisa und Arbeitserlaubnissen ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, internationale Reise- und Beschäftigungsanforderungen effektiv zu navigieren, um die Einhaltung und reibungslosen Betrieb über Ländergrenzen hinweg zu gewährleisten. Wir hoffen, dass diese kurze Anleitung Ihnen dabei hilft, festzustellen, ob Sie für Ihre bevorstehende Geschäftsreise eine Arbeitserlaubnis benötigen.

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Denken Sie daran, wenn Sie unsicher sind, ist es am besten, sich vorzugsweise von Ihrem Global Mobility-Berater, der Personalabteilung oder einem Rechtsberater beraten zu lassen, bevor Sie fortfahren.

WorkFlex kann Ihnen auch dabei helfen!

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Was sind Visa-Agenten?

Visumagenten sind Fachleute, die darauf spezialisiert sind, Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen bei der Beantragung von Visa für internationale Reisen zu unterstützen. Diese Agenten dienen als Vermittler zwischen Reisenden und den für die Visaerteilung zuständigen Regierungsbehörden.

Visaagenturen bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, um das Visumantragsverfahren zu optimieren, darunter:

1. Beratung: Die Visaagenturen beraten und beraten Sie zu Visabestimmungen, Antragsverfahren und erforderlichen Unterlagen, je nach Zielland und Reisezweck des Reisenden.

2. Unterstützung bei der Dokumentation: Sie helfen Reisenden bei der Vorbereitung und Organisation der erforderlichen Dokumente wie Passkopien, Fotos, Einladungsschreiben, Jahresabschlüsse und Reiserouten und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und gemäß den Visabestimmungen ausgefüllt werden.

3. Einreichung der Bewerbung: Visa-Beauftragte erleichtern die Einreichung von Visumanträgen im Namen von Reisenden, indem sie sie entweder direkt beim zuständigen Konsulat oder der Botschaft einreichen oder indem sie Reisende beim Ausfüllen von Online-Antragsformularen unterstützen.

4. Folgemaßnahmen und Updates: Sie überwachen den Fortschritt der Visumanträge und informieren Reisende regelmäßig über den Status ihrer Anträge, einschließlich aller zusätzlichen Anforderungen oder Informationsanfragen der Visumausstellenden Behörden.

5. Problemlösung: Im Falle von Komplikationen oder Problemen mit Visumanträgen, wie Verzögerungen, Ablehnungen oder Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen, setzen sich die Visabeauftragten mit den zuständigen Behörden in Verbindung, um das Problem effizient zu lösen und Störungen der Reisepläne so gering wie möglich zu halten.

Insgesamt spielen Visaagenturen eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung des Visumantragsverfahrens, sparen Reisenden Zeit und Mühe und stellen sicher, dass die Anforderungen des Ziellandes eingehalten werden. Sie bieten wertvolles Fachwissen und Unterstützung für Einzelpersonen, Unternehmen und Organisationen, die sich mit der Komplexität internationaler Reisen auseinandersetzen wollen.

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Was sind die Vorteile von Visa-Agenten?
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Visaagenturen spielen aus mehreren Gründen eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung von Geschäftsreisevisa:

1. Fachwissen und Erfahrung: Visumagenten sind Fachleute mit fundierten Kenntnissen und Erfahrung in der Bewältigung der Komplexität von Visumantragsverfahren. Sie kennen die spezifischen Anforderungen und Nuancen der Visabestimmungen der einzelnen Länder und stellen sicher, dass Anträge korrekt und effizient ausgefüllt werden.

2. Zeitsparend: Geschäftsleute haben oft einen anspruchsvollen Zeitplan und können nicht die erforderliche Zeit aufwenden, um Visumanträge zu recherchieren und auszufüllen. Visa-Beauftragte rationalisieren den Prozess und sparen sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen Zeit, indem sie administrative Aufgaben erledigen und sicherstellen, dass Anträge umgehend eingereicht werden.

3. Weniger Fehler: Visumanträge erfordern genaue Informationen, und selbst geringfügige Fehler können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen. Visa-Beauftragte minimieren das Fehlerrisiko, indem sie Antragsteller durch das Antragsverfahren führen und die Dokumente vor der Einreichung auf Richtigkeit überprüfen.

4. Bleiben Sie über die Vorschriften auf dem Laufenden: Visabestimmungen und -bestimmungen können sich häufig ändern, was Unternehmen vor die Herausforderung stellt, auf dem Laufenden zu bleiben. Die Visa-Beauftragten halten sich über die neuesten Vorschriften und Änderungen auf dem Laufenden und stellen so sicher, dass die Anträge den aktuellen Anforderungen entsprechen, und minimieren das Risiko unerwarteter Probleme.

5. Personalisierter Support: Visa-Agenten bieten persönliche Unterstützung und Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Sie gehen auf alle Fragen oder Bedenken ein, geben Hinweise zu den erforderlichen Unterlagen und informieren über den Status der Anträge, sodass Reisende und Arbeitgeber gleichermaßen beruhigt sind.

Insgesamt bieten Visaagenturen wertvolles Fachwissen, zeitsparende Vorteile, Fehlerreduzierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und persönliche Unterstützung. Dies macht sie zu unverzichtbaren Partnern für Unternehmen, die die Komplexität von Geschäftsreisevisa effizient und effektiv bewältigen möchten.

Warum WorkFlex mehr als eine traditionelle Visumagentur ist:

WorkFlex übertrifft die traditionelle Rolle eines Visa-Vermittlers, indem es eine umfassende Palette von Dienstleistungen anbietet, die darauf zugeschnitten sind, die weltweiten Reiserichtlinien für Unternehmen zu optimieren. Während sich Visaagenturen in der Regel ausschließlich auf die Bearbeitung von Visumsanträgen konzentrieren, bietet WorkFlex eine ganzheitliche Lösung für die Erfüllung der Anforderungen von Unternehmen an die Einhaltung von Reisekosten. Hier ist der Grund, warum WorkFlex so besonders ist:

1. Integrierte Compliance-Plattform: WorkFlex bietet eine umfassende globale Compliance-Plattform, die über Visadienstleistungen hinausgeht. Zusätzlich zum Visa-Management bietet WorkFlex Lösungen für Reiseversicherungen, A1/COC (Certificates of Coverage), die Einhaltung der PWD-Richtlinie (Posted Worker Directive) und Pakete zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht. Durch die Integration dieser Dienste in eine einzige Plattform bietet WorkFlex Unternehmen eine nahtlose und effiziente Lösung für die Verwaltung verschiedener Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit internationalen Reisen.

2. Risikobewertung und Automatisierung: WorkFlex nutzt fortschrittliche Technologie, um Risikobewertungen durchzuführen und Prozesse zur Dokumentenerstellung zu automatisieren. Durch die Analyse von Reiserouten und Reisezielen hilft WorkFlex Unternehmen dabei, potenzielle Compliance-Risiken zu erkennen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt und effizient erstellt werden.

3. Direkter Visumantrag: Im Gegensatz zu herkömmlichen Visaagenturen, die möglicherweise ausschließlich als Vermittler zwischen Reisenden und Visumbehörden agieren, verfolgt WorkFlex einen praktischen Ansatz, indem Visumanträge direkt bearbeitet werden. Diese direkte Beteiligung stellt sicher, dass Anträge umgehend und korrekt eingereicht werden, wodurch das Risiko von Verzögerungen oder Ablehnungen minimiert wird.

4. Beratung und Unterstützung durch Experten: WorkFlex bietet fachkundige Beratung und persönliche Unterstützung während des gesamten Visumantragsprozesses. Von der ersten Beratung über die Einreichung des Antrags bis hin zur Nachverfolgung steht das Expertenteam von WorkFlex Unternehmen und Reisenden bei allen Fragen oder Bedenken zur Verfügung, bietet Sicherheit und sorgt für ein reibungsloses Reiseerlebnis.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass WorkFlex sich von herkömmlichen Visumagenten durch eine umfassende Compliance-Plattform, fortschrittliche Technologielösungen, direkte Beteiligung an Visumanträgen sowie fachkundige Beratung und Unterstützung unterscheidet. WorkFlex erfüllt die umfassenderen Anforderungen an die Einhaltung von Reiserichtspflichten von Unternehmen und bietet eine Komplettlösung zur Rationalisierung des weltweiten Reiseverkehrs und zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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Haben Sie es satt, dass Visumanträge zu bürokratischen Albträumen werden? Verabschieden Sie sich von endlosen Warteschlangen und Papierkram und begrüßen Sie die Ära der E-Visa — Ihr Reisepass für stressfreies Reisen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über E-Visa wissen müssen, von deren Bedeutung bis hin zu deren Erlangung, damit Sie sich mühelos auf Ihr nächstes Abenteuer vorbereiten können.

E-Visa verstehen:

In einer Welt, in der Zeit entscheidend ist, erweisen sich E-Visa als die ultimative Lösung für Reisende, die Komfort und Effizienz suchen. Aber was genau sind E-Visa?

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Alternativen zu herkömmlichen Visa. Anstatt ein Konsulat oder eine Botschaft aufzusuchen, können Reisende ein Visum online beantragen, die Zahlung abschließen und die Genehmigung per E-Mail erhalten. Es ist ein Wendepunkt für alle, die ihre Reisevorbereitungen optimieren möchten.

Unterschied zwischen einem Online-Visum und einem traditionellen Visum

Der Hauptunterschied zwischen einem Online-Visum und einem (herkömmlichen) Papiervisum besteht darin, dass Sie für die Beantragung eines Visums über das Internet überhaupt keine Botschaft oder ein Konsulat aufsuchen müssen — der gesamte Visumprozess wird aus der Ferne (online) durchgeführt, auch die Visumzahlung und das Ausstellungsdokument. Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass herkömmliche Visa für kurzfristige und langfristige Zwecke ausgestellt werden, während eVisa nur vorübergehend sind.

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Welche Länder stellen Online-Visa aus? ‍

Diese Liste hängt unter anderem stark von Ihrem Reisepass und dem Grund Ihrer Reise ab. Beispielsweise bieten viele Länder keine E-Visa für Geschäftsreisen an; sie sind ausschließlich für Touristen erhältlich. Außerdem müssen Sie bei langfristigen Visa wie Studenten-, Arbeits- oder Familienvisa einen Antrag in Papierform stellen und mehrmals die Botschaft oder das Konsulat aufsuchen, bevor Sie Ihre Genehmigung erhalten. Generell können wir jedoch feststellen, dass die Tendenz zu einer zunehmenden Anzahl von E-Visa geht.
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Die Vorteile von E-Visa:

1. Schnelligkeit und Komfort: Sie müssen nicht mehr in langen Warteschlangen warten oder mehrere Fahrten zu Visabüros unternehmen. E-Visa können bequem von zu Hause aus beantragt werden, oft innerhalb weniger Tage.

2. Barrierefreiheit: Mit E-Visa wird der gesamte Antragsprozess digitalisiert, sodass er Reisenden aus aller Welt zugänglich ist. Verabschieden Sie sich von geografischen Barrieren und begrüßen Sie reibungslose Reiseerlebnisse.

3. Wirtschaftlichkeit: E-Visa haben im Vergleich zu herkömmlichen Visa in der Regel niedrigere Bearbeitungsgebühren, was sie zu einer budgetfreundlichen Option für Reisende macht, die etwas mehr Geld für ihre Abenteuer sparen möchten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa einen bedeutenden Fortschritt in der Welt des Reisens darstellen und Geschwindigkeit, Komfort und Erreichbarkeit wie nie zuvor bieten. Wenn Sie sich für E-Visa entscheiden, können Sie sich von den Problemen herkömmlicher Visumanträge verabschieden und Ihre Reise mit Zuversicht antreten.

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So erhalten Sie ein E-Visum:

Das Verfahren zur Beantragung eines E-Visums ist von Land zu Land unterschiedlich:

1. Recherche: Recherchieren Sie zunächst nach den Visabestimmungen für Ihr Zielland. Nicht alle Länder bieten E-Visa an, daher ist es wichtig, die Eignung vorher zu bestätigen.

2. Bewerbung: Besuchen Sie die offizielle Website der Einwanderungsbehörde oder des Konsulats des Landes und suchen Sie nach der E-Visa-Abteilung. Folgen Sie den Anweisungen, um den Online-Antrag auszufüllen, und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Passinformationen und Reiseroute an.

3. Einreichung des Dokuments: Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor, einschließlich eines Passfotos und einer Kopie Ihres Reisepasses. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente die angegebenen Kriterien erfüllen, um Verzögerungen oder Ablehnung zu vermeiden.

4. Bezahlung: Zahlen Sie die Bearbeitungsgebühr online über ein sicheres Zahlungsgateway. Sobald die Zahlung bestätigt ist, wird Ihr Antrag von den Einwanderungsbehörden bearbeitet.

5. Zulassung: Warten Sie auf die Genehmigung Ihres E-Visums per E-Mail. Nach der Genehmigung drucken Sie einfach das E-Visum aus und nehmen Sie es auf Ihren Reisen mit.

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Erledigen Sie mit WorkFlex den Stress bei der Beantragung von Visa:

Warum sollten Sie Stunden damit verbringen, sich in komplexen Visaverfahren zurechtzufinden, wenn Sie die Aufgabe Experten anvertrauen können? Mit WorkFlex werden (Geschäfts-) Visumanträge zum Kinderspiel.
Lagern Sie alle Compliance-Angelegenheiten aus und sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Überlassen Sie uns den Papierkram, während Sie sich auf die Planung Ihrer Traumreise konzentrieren.
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Tipps für ein reibungsloses E-Visa-Erlebnis:

1. Planen Sie im Voraus: E-Visa bieten zwar schnellere Bearbeitungszeiten, es ist jedoch ratsam, den Antrag rechtzeitig vor Ihren Reisedaten zu stellen, um Komplikationen in letzter Minute zu vermeiden.
2. Überprüfen Sie die Anforderungen noch einmal: Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen für E-Visa-Anträge. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen sorgfältig lesen und alle erforderlichen Dokumente vorlegen, um Verzögerungen zu vermeiden.
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Behalten Sie Ihr E-Mail-Postfach im Auge, nachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben. Die Mitteilung über Ihren E-Visa-Status wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie während des Antragsprozesses angegeben haben.
4. Drucken Sie Ihr E-Visum aus: Die meisten Länder akzeptieren zwar digitale Kopien von E-Visa, aber es ist immer eine gute Idee, für alle Fälle eine gedruckte Kopie bei sich zu haben.

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Im Bereich elektronischer Reisegenehmigungen tauchen häufig zwei Begriffe auf: E-Visa und elektronische Reisegenehmigungen (ETAs). Beide erleichtern zwar die Einreise in bestimmte Länder, aber das Verständnis ihrer Unterschiede kann Reisenden helfen, sich effektiver in der Visalandschaft zurechtzufinden.

E-Visa: Optimierte Lösungen für reibungsloses Reisen

E-Visa oder elektronische Visa sind digitale Versionen traditioneller Visa. Sie werden im Rahmen eines Online-Antragsverfahrens beantragt, bei dem in der Regel Passinformationen, Reiseroute und Belege eingereicht werden. Nach der Genehmigung erhalten Reisende ihre E-Visa per E-Mail, die sie ausdrucken und bei der Ankunft am Zielort vorlegen können.

Hauptmerkmale von E-Visa:

- Online Beantragung
- Erfordert die Vorlage detaillierter Informationen und Dokumente
- Genehmigung per E-Mail
- Oft für kurzfristige Besuche geeignet
- Im Allgemeinen für den einmaligen Gebrauch konzipiert

ETAs: Vereinfachung der Einreise mit elektronischer Autorisierung

Auf der anderen Seite funktionieren elektronische Reisegenehmigungen (ETAs) etwas anders. Eine ETA ist eine digitale Reisegenehmigung, mit der sich ausländische Besucher elektronisch registrieren können, ohne dass ein herkömmliches Visum erforderlich ist. ETAs ähneln zwar in ihrer digitalen Natur E-Visa, beinhalten jedoch in der Regel ein einfacheres Antragsverfahren und werden häufig für kurzfristige Besuche verwendet.

Hauptmerkmale von ETAs:

- Elektronische Registrierung für die Einreise
- Erfordert möglicherweise keine umfangreiche Dokumentation
- Genehmigung digital erteilt
- Oft gültig für mehrere Einträge
- Konzipiert für kurzfristige Besuche, ohne dass ein herkömmlicher Visastempel erforderlich ist

Die Unterschiede verstehen

Der Hauptunterschied zwischen E-Visa und ETAs liegt in den Antragsverfahren, den Dokumentationsanforderungen und dem Verwendungszweck. E-Visa sind umfassender und erfordern detaillierte Informationen und Unterlagen, während ETAs eine vereinfachte Alternative für Reisende bieten, die für kurzfristige Besuche einreisen möchten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Visa und ETAs innovative Lösungen im Bereich digitaler Reisegenehmigungen darstellen und Reisenden bequeme Alternativen zu herkömmlichen Visaverfahren bieten. Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen verstehen, können Sie sich mit Zuversicht in der Visalandschaft zurechtfinden und Ihre Reisen problemlos antreten.

Die richtige Option wählen

Bei der Planung Ihrer Reisen ist es wichtig, die Einreisebestimmungen Ihres Ziellandes zu überprüfen, um festzustellen, ob ein E-Visum oder eine ETA die richtige Option ist. Faktoren wie Aufenthaltsdauer, Reisehäufigkeit und spezifische Visabestimmungen werden Ihre Entscheidung beeinflussen.

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Des Öfteren hören wir von verschiedenen Firmen über die eine anhaltende Diskussion beim Erstellen der Unternehmensrichtlinie: Benutze ich Kalendertage oder Arbeitstage für die Workation-Unternehmensrichtlinie?

Die meisten Unternehmensrichtlinien enthalten eine Höchstzahl (30/60/etc.) von Arbeitstagen, manchmal auch Anwesenheitstagen, die Mitarbeitende im Ausland arbeiten dürfen. Oft ist dies aber nicht klar definiert, ob die Richtlinie von reinen Arbeitstagen oder von Anwesenheitstagen spricht.

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Arbeitstage sind die Tage, an denen Mitarbeitende im Ausland für das Unternehmen arbeiten - unabhängig davon, wie viele Stunden sie dies tun
Anwesenheitstage sind alle Tage, an denen ein Arbeitnehmer im Ausland arbeitet und/oder sich in der Freizeit aufhält (einschließlich der Wochenenden und Feiertage)

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Ob man nun Arbeitstage oder Anwesenheitstage für die Tagesobergrenze benutzen soll, ist ein recht komplexes Thema.

Schließlich haben Sie als Arbeitgeber an Tagen, an denen der Arbeitnehmer nicht arbeitet, wenig zu sagen. Andererseits ist es aufgrund der Compliance-Aspekte rund um die Anwesenheit auch verständlich, dass Unternehmen beschließen, einen Schwellenwert für Anwesenheitstage festzulegen. 

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Warum sind Anwesenheitstage für Compliance wichtig?

Da sich die Tage stark auf die Compliance Risikofaktoren auswirken, wie Lohnsteuer, Betriebsstätte, Arbeitsberechtigung, Sozialversicherung usw., muss der Arbeitgeber die kumulierten Anwesenheitstage pro Land kennen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber das Compliance-Risiko begrenzen - sowohl für sich selbst als auch zum Schutz des Arbeitnehmers. Ein weiterer Grund für die Begrenzung der Zahl der Auslandstage ist die Sicherstellung der Büropräsenz. Hierfür müssen nur die Arbeitstage berücksichtigt werden.

Für Compliance sind sowohl Arbeitstage als auch Anwesenheitstage relevant, da beide rechtliche Auswirkungen haben!

Während bei einigen Aspekten, wie dem Arbeitsrecht oder der Betriebsstätte, (nur) die Arbeitstage berücksichtigt werden müssen, haben bei den meisten Risikofaktoren auch die Anwesenheitstage eine enorme rechtliche Bedeutung:

- z.B. für die Lohnsteuer

- z.B. für die Sozialversicherung

- z.B. für die Arbeitsberechtigung /Anmeldung

Um die Compliance-Risiken richtig einschätzen zu können, muss WorkFlex wissen, wie lange jemand abwesend ist, z. B. für Center of Vital Interest-Diskussionen und die 25%-Regel, die in der Sozialversicherung des Heimatlandes verbleibt.

So löst nicht nur die Arbeit von mehr als 183 Tagen in einem Land Compliance-Risiken aus, sondern auch Urlaube, Geschäftsreisen und Wochenenden werden in die 183-Tage-Regel einbezogen.

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Hintergrund: Was besagt die 183-Tage-Regelung?

Unabhängig davon, ob Sie Geschäftsreisende, internationale Kurzzeitmitarbeiter oder Telearbeiter verwalten, haben Sie zweifellos schon von der "183-Tage-Regel" gehört.

Diese Regel besagt - vereinfacht ausgedrückt - dass ein Arbeitnehmer im Zielland nicht steuerpflichtig wird, solange seine Gesamtpräsenz in diesem Land unter 183 Tagen pro Jahr bleibt (das kann ein Kalenderjahr, ein Steuerjahr oder einbeliebiger laufender 12-Monats-Zeitraum sein). Sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene erwarten viele Steuerbehörden, dass der Arbeitgeber (und auch der Arbeitnehmer) die Geschäftsreisen von Nichtansässigen verfolgt und meldet. Die einfache Anwendung einer "183-Tage"-Grenze reicht jedoch nicht immer aus, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

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Im OECD-Kommentar heißt es dazu:
Obwohl die Mitgliedsländer verschiedeneFormeln zur Berechnung der 183-Tage-Frist verwendet haben, gibt es nur eine Methode, die mit dem Wortlaut dieses Absatzes übereinstimmt: die Methode der "Tage der physischen Anwesenheit". Die Anwendung dieser Methode ist einfach, da die Person entweder in einem Land anwesend ist oder nicht. Daher bezieht sich die 183er-Regel auf Anwesenheitstage (einschließlich Wochenenden),so dass Geschäftsreisen, Urlaub und Arbeitsaufenthalte in diesem Zeitrahmen zählen. Aus diesen Grundsätzen folgt, dass ein ganzer Tag, der außerhalb des Tätigkeitsstaats verbracht wird, sei es für Urlaub, Geschäftsreisen oder aus anderen Gründen, nicht berücksichtigt werden sollte. Ein Tag, an dem sich der Steuerpflichtige, wie kurz auch immer, in einem Staat aufhält, zählt für die Berechnung der 183-Tage-Frist als ein Tag der Anwesenheit in diesem Staat. (Quelle: OECD, Seite 210)

Wird in einem DBA bei der 183-Tage-Frist anstelle eines Zwölf-Monats-Zeitraums auf das Steuerjahr oder Kj. abgestellt, so sind die Aufenthalts-/Ausübungstage für jedes Steuerjahr oder Kj. gesondert zu ermitteln. In Deutschland entspricht das Steuerjahr dem Kj. Entspricht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats ebenfalls dem Kj., ergeben sich keine Besonderheiten, wenn das entsprechende DBA für die Berechnung der 183-Tage-Frist auf das Steuerjahr abstellt (z. B. DBA-Frankreich, DBA-Griechenland, DBA-Italien). Weicht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats vom Steuerjahr Deutschlands (= Kj.) ab, ist jeweils das Steuerjahr des Vertragsstaats maßgebend, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

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WorkFlex Lösung

Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel 5 Tage in Italien im Ausland ist, aber nur 3 Tage dort arbeitet, muss er mit "Nein" antworten und die Anzahl der Arbeitstage hinzufügen. So kann WorkFlex sowohl die Arbeitstage sowie die Anwesenheitstage im Zielland akkurat zählen. Um sicherzustellen, dass die Anwesenheits- und Arbeitstage korrekt gezählt werden, hat WorkFlex die Frage "Werden Sie während des gesamtenAufenthalts arbeiten" in seine Plattform integriert.

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Bei WorkFlex stehen wir an vorderster Front, wenn es darum geht, Unternehmen zu helfen, rechtskonformes mobiles Arbeiten im Ausland anzubieten. Für uns und die Unternehmen, für die wir tätig sind, ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie Workations die Jobzufriedenheit, Berufswahl, das Stressniveau und die Produktivität beeinflussen. Wir haben die Mitarbeiter*innen unserer Kunden befragt - und sie zeichnen ein klares Bild von den Vorteilen der Workation-Richtlinie.

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Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

Unsere Ergebnisse bestätigen, dass Workations die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern. Überwältigende 96 % der Befragten stimmen eher oder voll und ganz zu, dass die Möglichkeit auf Workation zu gehen, ihre Jobzufriedenheit deutlich erhöht hat. Diese Flexibilität ist ein klarer Weg zu glücklicheren und erfüllteren Mitarbeitenden.

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Workations als wichtiger Faktor bei der Jobauswahl

Bei der Wahl eines neuen Arbeitgebers stuften 97 % der Umfrageteilnehmer*innen das Angebot von mobilem Arbeiten als wichtigen Faktor ein. Diese Einschätzung unterstreicht, dass dieser neuer MItarbeiterbenefit bei der Bewerberentscheidung eine sehr wichtige Rolle spielen kann.

Stressabbau & Produktivitätssteigerung

Stressabbau und Produktivität sind eng miteinander verknüpft, und unsere Umfrage zeigt, dass 52% der Teilnehmer der Meinung sind, dass Workations zur Verringerung ihres Stressniveaus beigetragen haben, weitere 35% stimmen zu, dass sich Workations positiv auf ihre Work-Life-Balance und Produktivität auswirkten.

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Diese Perspektive wird durch die Brille unserer Umfrageteilnehmer geteilt, die in erster Linie aus Arbeitnehmern bestehen. Wenn Sie neugierig sind, welche Erfahrungen Personalverantwortliche mit dem Thema mobiles Arbeiten gemacht haben, sehen Sie sich diese Fallstudien von forto oder AutoScout24 an.

Fazit

Die Daten sprechen für sich: Workations sind mehr als nur ein simpler Mitarbeiterbenefit; Mobiles Arbeiten im Ausland ist ein bedeutender Vorteil für den Mitarbeiter UND für den Arbeitgeber. Workations helfen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, das Stressniveau zu senken und die Produktivität zu verbessern.

Diese Ergebnisse sind eine Bestätigung der Arbeit von WorkFlex, Unternehmen beim Workation-Management zu helfen, sodass nicht nur Compliance bewahrt werden kann, sondern auch ein modernes Employer Branding geschaffen werden kann.

Da sich die Arbeitswelt ständig weiterentwickelt, ist es klar, dass flexible Arbeitsmodelle wie z.B. Workations nicht nur ein vorübergehender Trend sind, sondern sich zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitsumgebung entwickeln.
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*Quelle: Daten der WorkFlex-Umfrage von Dez. 23 bis Jan. 24 mit 71 WorkFlex-Kunden und 377 Antworten.

Früher wurde die globale Mobilität im Interesse des Arbeitgebers initiiert. Es gab klassische Modelle wie Long Term Entsendungen, Short Term Entsendungen und Career Assignments. Heute wird die Mobilität auch auf Wunsch des Arbeitnehmers durchgeführt, einschließlich Remote-Arbeit und Workations.


Themen-Schwerpunkte:

• Einwanderung und Visa-Anforderungen
• Arbeitserlaubnisse und Lizenzen
• Sozialversicherung und A1-Bescheinigungen
• Reiseversicherung (Private internationale Krankenversicherung)
• PWD-Benachrichtigung/Anmeldung von Dienstreisen

Diskutieren Sie zusammen die neuen Trends und die damit verbundenen Compliance Probleme mit den renommierten Global Mobility und HR Expert*innen WorkFlex Co-Founder Pieter Manden und Director Compliance Research Center Dorothee Schweigard  sowie Sandra Harting-Richter von der VHV-Gruppe.

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Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt. Ab dem 1. März 2024 muss das A1 Zertifikat nun über das neue SV-Meldeportal beantragt werden.

Was bedeutet das genau für Unternehmen? Inwiefern ändert sich der Prozess und welche Kosten fallen für die Nutzung des neuen Portals an?

Die Antworten und mehr finden Sie in diesem Blog-Beitrag, sodass HR und Unternehmen optimal auf die bevorstehende Abschaltung von sv.net und die Umstellung auf das SV-Meldeportal zum 1. März 2024 vorbereitet sind. Zudem bietet dieser Artikel einen umfassenden Einblick in die wesentlichen Aspekte des A1-Zertifikats. Darüber hinaus wird beleuchtet, warum die A1-Bescheinigung allein nicht ausreicht, um Workations und Dienstreisen compliant zu gestalten, und welche Compliance-Risiken Unternehmen dabei beachten müssen.

Vorneweg: Was ist eine A1- Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung, auch als A1-Zertifikat bekannt, ist ein Dokument, das die Sozialversicherungsrechte einer Person innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) regelt. Sie ist für Personen wichtig, die in einem EU- oder EWR-Land arbeiten oder vorübergehend beschäftigt sind. Die A1 Bescheinigung zeigt, welches Sozialversicherungssystem für diese Personen gilt und verhindert, dass sie doppelt in verschiedene Sozialversicherungssysteme einzahlen müssen. Arbeitnehmer, Beamte und Selbständige benötigen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie vorübergehend grenzüberschreitend innerhalb der EU, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland tätig sind. Dies gilt sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations.

Wie man bisher die A1- Bescheinigung beantragt hat (bis 29. Februar 2024)

Zur Beantragung der A1-Bescheinigung müssen Arbeitgeber und Selbstständige seit 2019 den Antrag elektronisch stellen. Es gibt zwei Hauptwege dafür: Entweder nutzen sie eine Entgeltabrechnungssoftware wie DATEV oder LOGA, die den Antrag unkompliziert weiterleitet, oder sie verwenden die Anwendung sv.net, um den Antrag direkt elektronisch einzureichen. In beiden Fällen erfolgt die automatische Weiterleitung an den zuständigen Sozialversicherungsträger.

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Abschaltung von sv.net - was bedeutet das für Unternehmen ab 1. März 2024?

Nach 23 Jahren wird sv.net durch das SV-Meldeportal ersetzt, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Über sv.net führen jährlich über 500.000 Arbeitgeber rund 25 Millionen Transaktionen durch. Früher wurde sv.net von Krankenkassen für den Sozialversicherungsmeldungsaustausch angeboten.

Das SV-Meldeportal erlaubt den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen für Arbeitgeber und Selbstständige. Eine Registrierung im SV-Meldeportal ist erforderlich, vorzugsweise mit einem Elster-Organisationszertifikat oder alternativ über die BundID.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt ab dem 1. März 2024 ausschließlich im SV-Meldeportal. Bis zum 31. März 2024 ist die Nutzung des Portals kostenfrei, danach fällt eine Nutzungsgebühr an, außer für Selbstständige.

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Wie genau ändert sich der Prozess für Unternehmen?

Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern hat die Umsetzung des "Einheitlichen Unternehmenskontos" auf Basis von ELSTER beschlossen. Unternehmen können Konten über die Webseite mein-unternehmenskonto.de einrichten, wobei die Steuernummer des Unternehmens genutzt wird. Jedes Unternehmenskonto besteht aus einem oder mehreren Benutzerkonten, die einzelnen Personen zugeordnet sind. Bei der Registrierung erhält jedes Benutzerkonto ein ELSTER-Organisationszertifikat per Post, das nicht nur für die Erstregistrierung, sondern auch für jede Anmeldung am SV-Meldeportal verwendet wird.

Ab 2024 können Selbständige und Beschäftigte, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen möchten, sich alternativ auch über das BundID-Konto registrieren und anmelden. Diese erweiterte Registrierung im SV-Meldeportal bietet den Arbeitgebern einen sicheren und benutzerspezifischen Zugang zu den Anwendungen und Daten.

Es ist wichtig zu wissen, dass für jede Niederlassung eine separate Registrierung erforderlich ist, jeweils mit einem eigenen ELSTER-Unternehmenszertifikat. Über die Mandatsverwaltung können Betriebsstätten jedoch zusammengeführt werden.

Allgemein gilt: Daten können nicht direkt von sv.net zum SV-Meldeportal übertragen werden. Jedes Unternehmen muss sich beim SV-Meldeportal registrieren. Das gilt auch für Unternehmen, die zuvor ihre A1-Zertifikate über eine Integration mit einer Entgeltabrechnungssoftware beantragt haben - nun müssen sie dies über das SV-Meldeportal tun. Eine automatische Weiterleitung der Daten ist derzeit nichtmöglich. Das bedeutet einen großen manuellen Aufwand für Unternehmen.

Kleiner Tipp: Mit der All-in-One Software von WorkFlex können Sie A1-Bescheinigungen innerhalb von einer Minute erstellen und sparen somit wertvolle Zeit und Geld. 

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Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

1.    SV-Meldeportal aufrufen

2.    Registrierung zur Nutzung über “Mein Unternehmenskonto” abwickeln

3.    Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren

4.    Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben

5.    Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Posterhalten

6.    Freischaltcode eingeben

7.    Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicherRegistrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Nutzung des SV-Meldeportals unterliegt variablen Gebühren, die sich je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen unterscheiden.

Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante. Bis März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, sind für die Jahre 2023 und 2024 gebührenfrei. Ab dem 1. Januar 2025 fallen Kosten an. Bei einer Registrierung vor dem genannten Datum gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante, die den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern ermöglicht. Im Herbst 2024 müssen Nutzer eine der beiden Varianten wählen, für die ab Januar 2025 eine Gebühr anfällt. Die Kosten betragen 36 Euro plus Umsatzsteuer für eine einzelne Betriebsnummer und 99 Euro plus Umsatzsteuer für mehrere Betriebsnummern, jeweils für einen Zeitraum von 36 Monaten. Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen.

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Mehr Datensicherheit bei SV-Meldeportal 

Der bedeutende Unterschied zum sv.net liegt darin, dass die Datensicherheit aufgrund der Registrierung über das ELSTER-Organisationszertifikat beim SV-Meldeportal für Unternehmen und Mitarbeiter erheblich höher ist. Andere Länder wie die Niederlande, Belgien, Schweden und das Vereinigte Königreich haben bereits seit Jahren deutlich fortgeschrittenere und gründlichere Prozesse eingeführt, um sicherzustellen, dass Daten besser geschützt sind. Deutschland zieht nun mit dem SV-Meldeportal nach.

A1-Bescheinigungen mit WorkFlex beantragen 

Wenn Sie auf der Suche nach einer unkomplizierten und automatisierten Lösung für die Beantragung Ihrer A1-Bescheinigungen sind, ist die Software von WorkFlex die perfekte Lösung. Mit unserer Software können Sie A1-Zertifikate in weniger als einer Minute beantragen - bei Dienstreisen sogar ohne jeglichen extra Aufwand. 

Durch unsere Integrationen mit Reisebuchungstools wie z.B. mit TravelPerk, Navan etc. werden alle relevanten Compliance Dokumente, so auch das A1, für Dienstreisen von WorkFlex automatisch erstellt - ohne jeglichen extra Aufwand für HR oder den Geschäftsreisenden.

Wird hingegen eine A1-Bescheinigung für eine Workation benötigt, muss der Mitarbeitende lediglich die relevanten Daten auf der Plattform angeben. Das dauert ca. 2 Minuten. Nach Zustimmung des Managers kümmern wir uns um die Erstellung aller notwendigen Dokumente. 

Mit WorkFlex gestalten Sie den Prozess der A1-Bescheinigungen um 95% effizienter und sparen so wertvolle Zeit. Zudem minimieren Sie auch das Risiko von Bearbeitungsfehlern - im Falle eines Falles übernimmt WorkFlex die Haftung dafür. 

Webinar zum Thema:

🚨 WICHTIG: Das A1-Zertifikat schützt nicht vor Compliance Strafen

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Obwohl die A1-Bescheinigung ein entscheidendes Dokument für die Compliance bei Workations und Dienstreisen innerhalb Europas ist, reicht sie allein nicht aus, um eine Workation oder Dienstreise "rechtskonform" zu gestalten.

Die rechtliche Lage in Bezug auf Dienstreisen ist den Unternehmen bekannt. Jedoch ist insbesondere im Zuge der zunehmend beliebten "Workations" die Rechtslage im Ausland oft unklar. Eine Herausforderung besteht darin, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften nicht speziell für "Workations" geschrieben wurden. Im Gegenteil, sie wurden verfasst, lange bevor das Konzept der temporären Arbeit im Ausland überhaupt entstand.

Grundsätzlich bestätigt das A1, dass die Sozialversicherungssysteme im Heimatland den Reisenden auch auf seiner Reise, unabhängig davon, ob es sich um eine Workation oder Dienstreise handelt, absichern. Die heimische Versicherung haftet jedoch nur im Rahmen der deutschen Vorgaben. Daher könnte der Arbeitgeber verpflichtet werden, etwaige Restkosten oder überhaupt die medizinischen Kosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall oder eine Erkrankung auf Dienstreise handelt. Des Weiteren ist zu beachten, dass der Krankenversicherungsschutz, den ein Reisender im Zielland erhalten würde, möglicherweise nicht so umfassend ist, wie erwartet, selbst wenn eine gesetzliche oder sogar private Versicherung vorliegt.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Compliance-Risiken, die Unternehmen in Bezug auf Workations und Dienstreisen prüfen und beachten müssen, um hohe Strafen und Bußgelder zu vermeiden: VISA / Arbeitsberechtigung, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Europäische Entsenderichtlinie (PWD), Arbeitsrecht und Datenschutz sowie die Absicherung für Krankheit und Unfall. Wenn Sie mehr Details zu den einzelnen Risiken, deren Komplexität sowie deren rechtlichen und steuerlichen Folgen wissen wollen, werfen Sie gerne einen Blick in unser Compliance Handbuch.

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‍Wie löst WorkFlex diese Compliance Hürden für Unternehmen?

Die Software von WorkFlex prüft alle diese acht Compliance Risiken für jeden Workation- oder Dienstreise-Antrag, erstellt eine individuelle Risikobewertung und alle relevanten Dokumente. Das ganze geschieht ohne Aufwand für HR - und ohne Risiko für Unternehmen - denn WorkFlex übernimmt die Haftung.

Wenn Sie mehr über unsere Compliance Software erfahren wollen, buchen Sie sich gerne hier eine kostenlose Demo mit unserem Team.

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In der Ära von Remote-Arbeit und digitaler Vernetzung ist die Welt unser Büro geworden, von sandigen Stränden Mexikos 🏖️ bis zu belebten Städten in den Vereinigten Staaten 🌆 und Argentiniens 🇦🇷. Doch für diejenigen von uns, die in der Mitteleuropäischen Zeitzone (CET) leben und mit Teams in dieser Zeitzone arbeiten, kann die Überbrückung der Zeitunterschiede eine Herausforderung sein, denn das Arbeiten von Nord & Südamerika bedeutet, zwischen 4 und 9 Stunden hinter der MitteleuropäischenZeit (CET) zu sein!

Also, wie stellt ihr sicher, dass ihr effektiv mit eurem Team zusammenarbeiten könnt – trotz Zeitunterschied?

Hier teilen wir die eigens erprobten wertvollen Tipps, um euch bei derNavigation in der Arbeitswelt über Zeitzonen hinweg zu helfen.

☀️Früh aufstehen: Egal, ob euer Unternehmen asynchrone odersynchrone Kommunikationsmethoden verwendet, je früher ihr aufwacht, desto besser. Dies hilft, eine effektive Kommunikation sicherzustellen, ohne die täglichen Abläufe aller zu stören.

🗣️Transparente Kommunikation ist derSchlüssel: Transparenz über euren Zeitplan ist entscheidend. Informiert euer Team darüber, wo ihr euch befindet, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche flexibler gemanagt werden können. Indem ihr eure zugänglichsten Stunden angebt und wann ihr aufgrund des Zeitunterschieds möglicherweise weniger reaktionsschnell seid, stellt ihr sicher, dass alle auf demselben Stand sind.

⏰ Nutzt die Zeit, wenn euer Team schläft: Ein einzigartigerVorteil der Arbeit über Zeitzonen hinweg besteht darin, die Ruhezeiten effektiv nutzen zu können. Das WorkFlex Team findet, dass das Arbeiten, wenn andere freihaben, unglaublich produktiv ist, dank ungestörter Konzentration und wenigerUnterbrechungen.

🤝 Aufgaben priorisieren: Konzentriert euch auf wichtige oderzeitkritische Aufgaben während der Überlappungszeiten mit eurem europäischenTeam, um Echtzeit-Zusammenarbeit zu erleichtern und ein Gefühl der Einheit zu fördern.

📅 Regelmäßige Meetings: Die Planung wöchentlicher Besprechungen mit eurem Team oder eurem Vorgesetzten ist entscheidend. Diese Besprechungen fördern die offene Kommunikation und stellen sicher, dass alle trotz desZeitunterschieds auf demselben Stand sind.

⏰ Nutzt Zeitzonen-Umrechner: Nutzt Online-Tools oder Anwendungen, umZeitzonen leicht umzurechnen. Dies hilft euch, Meetings und Fristen effektiver zu koordinieren.

🌿 Selbstfürsorge ist wichtig: Das Arbeiten mit einem erheblichen Zeitunterschied kann mental und körperlich sehr herausfordernd sein. Achtet auf eure Gesundheit und euer Wohlbefinden, indem ihr einen ausgewogenen Arbeits- und Lebensrhythmus beibehaltet. Blockt bestimmte Stunden in eurem Kalender, um euch auszuruhen und neue Energie zu tanken.

Indem ihr diesen Tipps folgt und die sich bietenden Chancen nutzt, könnt ihr höhereProduktivitätsniveaus erreichen und gleichzeitig die erstaunlichen Landschaften und Erlebnisse genießen, die die Americas zu bieten haben.

Also, auf geht's, Americas, und lasst euren proaktiven, beharrlichen und optimistischen Geist über Zeitzonen hinweg fliegen und eure Spuren in der Arbeitswelt hinterlassen! 🚀🌍

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Kannst du dir vorstellen, wie du auf einem sandigen Strand in Thailand aufwachst? Oder deine Mittagspause im belebten Gangnam-Viertel in Seoul verbringst? Dennoch gibt es ein Problem, das diese einzigartigen Momente behindert: Zeitunterschiede.

Die effektive Bewältigung der Arbeit bei erheblichen Zeitunterschieden, wie sie EU-Mitarbeiter erleben, wenn sie eine Workation in Asien machen, erfordert einen strategischen Ansatz, um Produktivität und Teamzusammenhalt sicherzustellen. Das Arbeiten von Orten wie Japan, Thailand oder Südkorea bedeutet, zwischen 7 und 9 Stunden vor der Mitteleuropäischen Zeit (MEZ) zu sein! Ganz ehrlich, das ist auch eine ziemliche Herausforderung. 😅

Aber da jeder Mensch seine eigene Arbeitsweise und seinen Produktivitätshöhepunkt hat, passen einige Ziele besser zu Frühaufstehern oder Nachteulen. Das Arbeiten aus Asien kann tatsächlich die Lösung für diejenigen sein, die sich spät abends produktiver fühlen - die Nachteulen 🌃🦉

Im Allgemeinen sind "Nachteulen" zielorientierter, kreativer und genussvoller und können von Zeitunterschieden profitieren, um eine höhere Produktivität zu erreichen. 🚀

Hier sind 7 Tipps, die euch helfen können, aus Asien zu arbeiten, und sicherzustellen, dass ihr das Beste aus eurer Workation herausholen könnt:

🗓 Passt euren Zeitplan an: Wenn möglich, stimmt eure Arbeitszeiten mit den Kernarbeitszeiten eures Teams in der MEZ-Zone ab. Dies bedeutet, abends zu arbeiten, aber durch Anpassung eurer täglichen Routine kann ein guter Koordinationsfluss erreicht werden. Versucht, Besprechungen während der morgendlichen MEZ-Zeiten zu planen, um euch mit den Arbeitszeiten eures Teams in der MEZ-Zone abzustimmen. Nach 16 Uhr kann es ziemlich spät sein, daher ist es eine gute Strategie, eure Nachmittage flexibel zu gestalten.

🚫 Schaut euch morgens nicht sofort eure E-Mails und Nachrichten an: Um zu vermeiden, dass ihr den ganzen Tag und die ganze Nacht arbeitet, ist es wichtig, euch morgens Zeit zu nehmen, um zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen. Frühzeitiges Arbeiten kann zu Burnout führen.

☀ Genießt den ganzen Morgen: Nutzt die Zeit für Erkundungen, probiert lokale Speisen oder geht einkaufen. Morgens ist es ziemlich bequem, eure Arbeitstage zu genießen. Aber ihr könnt auch einfach im Bett liegen und euch ausruhen, schließlich müsst ihr nicht früh aufstehen, um ins Büro zu gehen.

🏢 Überprüft, ob Co-Working-Spaces rund um die Uhr geöffnet sind: Es ist leicht zu vergessen, dass nicht alle Co-Working-Spaces rund um die Uhr zugänglich sind. Stellt sicher, dass ihr einen findet, der zu euren Arbeitszeiten und Vorlieben passt.

🚶 Macht Pausen und priorisiert euer Wohlbefinden: Nachts kann auch für Nachteulen herausfordernd sein. Nehmt euch Pausen, wenn nötig, und priorisiert eine gesunde Work-Life-Balance.

⚖️📊 Balanciert eure Arbeitsbelastung aus: Überlastet euch nicht mit Arbeit, bevor ihr euren Tag beginnt. Erwägt, eure Woche in eine Mischung aus "normalen Arbeitstagen" und "Touristentagen" aufzuteilen, um eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

🛏️ Entspannt euch vor dem Schlafengehen: Um einen guten Schlaf und einen klaren Kopf für den nächsten Tag zu gewährleisten, versucht, mindestens 30-60 Minuten vor dem Schlafengehen mit der Arbeit aufzuhören. Das Einrichten einer Schlafenszeit-Routine wie Meditation, ein kurzer Spaziergang oder das Führen eines Tagebuchs kann hilfreich sein, um nach der Arbeit abzuschalten.

Ganz gleich, ob ihr den Sonnenaufgang genießen oder die Nacht umarmen möchtet, eure Workation in Asien kann ein lohnendes Abenteuer sein. Es geht darum, euren Rhythmus zu finden und das Beste aus jedem Moment zu machen. 🌏✨

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Wir wünschen euch eine wundervolle Workation! Mitarbeiter von WorkFlex haben bereits aus Indien, Indonesien, Thailand, Japan, Korea, Singapur und vielen weiteren asiatischen Ländern remote gearbeitet. Entdeckt weitere Tipps in unserem neuesten Blog.

Die beiden aktuellen Lösungen von WorkFlex decken zwei Arten von temporärer Arbeit im Ausland ab: mobiles Arbeiten und Dienstreisen.

Die neue Arbeitswelt hat diese beiden unterschiedlichen, aber miteinander verknüpften Konzepte in den Vordergrund gerückt. Geschäftsreisen sind schon lange ein Eckpfeiler des beruflichen Lebens. Dabei handelt es sich um Personen, die aus geschäftlichen Gründen an verschiedene Orte reisen, um beispielsweise Meetings, Konferenzen und Kundenbesuche durchzuführen.

Andererseits sind Workations zu einem vielgefragten Vorteil unter den Mitarbeitern geworden und rangieren in aktuellen Umfragen direkt hinter dem Gehalt auf dem zweiten Platz der wichtigsten Gründe, um dem Arbeitgeber treu zu bleiben.

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen diesen beiden mobilen Arbeitsformen im Ausland gibt, ist es dennoch ziemlich einfach, sie zu unterscheiden. Komplikationen treten hauptsächlich auf, wenn Arbeitgeber versuchen, wesentliche Compliance-Risiken für beide Konzepte zu messen und zu mindern.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede zwischen Geschäftsreisen und Workation aus der Sicht von HR und Arbeitgebern erkunden und beleuchten, worauf Arbeitgeber achten müssen und wie sie diese Praktiken effektiv regulieren können.

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Wie unterscheidet man zwischen Dienstreisen und Workations?

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreisen und Workations ist überhaupt nicht schwierig, da es mehrere Unterscheidungsfaktoren gibt, wie z. B. den Grund der Reise, die Dauer des Aufenthalts, den Ort und die Umgebung, die Flexibilität des Arbeitszeitplans, die Kostenzuweisung, die Art formeller Geschäftstreffen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Man kann jedoch sagen, dass die wichtigsten ausschlaggebenden Faktoren Sponsoring und Ziel der Reise sind.

Die während Geschäftsreisen entstehenden Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, da sie direkt mit Arbeitsaktivitäten verbunden. Die Kosten während einer Workation werden in der Regel vom Mitarbeitenden getragen, da der Hauptzweck dieser Reise privater Natur ist, obwohl sie tatsächlich eine Mischung aus Arbeit und persönlichem Vergnügen beinhaltet.

Überschneidende und doch unterschiedliche Compliance-Risiken auf Geschäftsreisen und Workations

Die Definition und Bewertung von Compliance-Risikodimensionen für Geschäftsreisen und Workations durch Arbeitgeber und HR könnte überfordernd und sehr teuer sein. Vor allem, wenn für jede Risikodimension risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Die üblichen Risiken für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

1- Steuerliche Auswirkungen
2- Sozialversicherung
3- Arbeitsrecht und PWD
4- Arbeitsberechtigung
5- Datenschutz

Obwohl beiden Lösungen diese Risikodimensionen gemeinsam haben, unterscheiden sie sich in ihrer Bewertung erheblich.

Steuerliche Auswirkungen können beispielsweise bei Workations strenger sein und bei Geschäftsreisen nachsichtiger sein, da Geschäftsreisen in der Regel kürzere Reisen als Workations beinhalten. Kurzfristige Geschäftsreisen, wie die Teilnahme an Meetings oder Konferenzen, führen in der Regel nicht zu einer dauerhaften Einrichtung. Die meisten Steuerabkommen enthalten Bestimmungen, die bestimmte kurzfristige Aktivitäten von der Auslösung einer dauerhaften Einrichtung befreien. Dies gilt beispielsweise für Absatz 6 des Artikels 5 des OECD-Modellabkommens über die Vermeidung der Doppelbesteuerung, das als Grundlage für viele bilaterale Steuerabkommen dient. Dieser Absatz behandelt speziell Ausnahmen für bestimmte kurzfristige Aktivitäten.

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Im Gegensatz dazu können Arbeitsberechtigung, Arbeitsrecht und PWD für Geschäftsreisen strenger sein und für Workations nachsichtiger sein, da der Hauptzweck der Workation-Reise die Freizeit ist und die geschäftlichen Aktivitäten lediglich eine Nebenrolle spielen.

Dennoch müssen Arbeitgeber für jede Lösung gesondert weitere Aspekte berücksichtigen, wie die Fürsorgepflicht und das Kostenmanagement für Geschäftsreisen sowie das Leistungsmanagement für Workations.

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Geschäftsreisen: Eine strategische geschäftliche Unternehmung

1. Sorgfaltspflicht: Die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter während Geschäftsreisen stehen an erster Stelle. Arbeitgeber müssen umfassende Maßnahmen zur Fürsorgepflicht einführen, einschließlich Notfallhilfe und medizinischer Unterstützung. Auch eine Reisekrankenversicherung ist in diesem Fall notwendig, insbesondere wenn kein Sozialversicherungsabkommen zwischen dem Heimat- und dem Zielland besteht. Deshalb stellt Workflex jedem Geschäftsreiseantrag eine THI zur Verfügung, sobald der Compliance-Bericht abgeschlossen ist.

2. Ausgabenmanagement: Arbeitgeber sollten robuste Systeme zur Verwaltung und Erstattung von Reisekosten in Betracht ziehen. Dazu gehören klare Richtlinien, welche Ausgaben für die Erstattung berechtigt sind, und ein effizienter Prozess zur Einreichung und Genehmigung von Spesenberichten.

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Workation: Balance zwischen Flexibilität und Arbeit

Leistungsmanagement: Eines der Hauptanliegen der Arbeitgeber besteht darin, klare Erwartungen an Arbeitsleistungen während der Workation zu definieren, einschließlich Fristen und Kommunikationsprotokolle. Auch die Zeitverschiebung spielt bei der Definition von Kommunikationsprotokollen eine wichtige Rolle. Während HR dies in kleinen Unternehmen fallweise prüfen kann, ist dies in großen Unternehmen unmöglich zu regulieren. WorkFlex bietet die Lösung, indem es den Vorgesetzten die Möglichkeit gibt, verschiedene Situationen und Arbeitsanforderungen für ihre Teammitglieder zu bewerten, indem sie die Anträge der Mitarbeiter mit nur einem Mausklick in einem robusten, automatisierten und zeitsparenden Softwareprodukt genehmigen oder ablehnen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Geschäftsreisen und Workations zu finden. Vor allem ist es wichtig, ein robustes und effizientes System aufrechtzuerhalten, das den Mitarbeitenden ermöglicht, beides 100% compliant zu tun, und somit rechtliche und administrative Risiken vermieden werden.

Bei WorkFlex bewerten wir nicht nur Compliance-Risiken, sondern implementieren proaktiv Lösungen, um ein reibungsloses Erlebnis sowohl auf Geschäftsreisen als auch auf Arbeitstagen zu gewährleisten.

Unser Ansatz umfasst alles, von gründlichen Compliance-Risikobewertungen bis hin zum Abschluss einer Reisekrankenversicherung. Wir gehen noch einen Schritt weiter und integrieren wichtige risikomindernde Maßnahmen, darunter Transfer Impact Assessments (TIAs) für einen soliden Datenschutz, detaillierte Visaanweisungen für problemloses Reisen und Sozialversicherungsbescheinigungen zur Bewältigung wichtiger regulatorischer Anforderungen. Darüber hinaus tragen wir die finanzielle Verantwortung für den Fall, dass eine Workations oder eine Geschäftsreise schief gelaufen sind.  

Schauen Sie sich hier unsere brandneue Geschäftsreiselösung „NO TOUCH“ an!

Über forto

forto ist ein Unternehmen, das sich auf digitale Lieferketten spezialisiert hat. Die Technologien der forto-Plattform decken den gesamten Prozessablauf ab, von Angebot, Buchung, Dokumentenverwaltung, Tracking und Tracing bis hin zu proaktiver Ausnahmenbearbeitung und Analyse. forto hat global um die 800 Mitarbeitende mit 62 Nationalitäten. Deutsch, Chinesisch, Indisch sind die meisten. Mit dem Hauptsitz in Berlin, beschäftigt das Unternehmen derzeit über Mitarbeitende an 17 Standorten in Europa und Asien, mit Büros in Mailand, Ho-Chi-Minh-Stadt, Singapur, Hongkong und Shanghai.  

Seit Corona bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten – auch temporär im Ausland.  

forto’s „Remote Work“ Richtlinie:  

forto legt Wert darauf, dass Remote Work und Urlaub getrennte Konzepte sind, weswegen Forto anstatt des Begriffs Workations „Remote work“ oder sogar – passend zum Tool - „Workflexing“ benutzt.  

forto erlaubt „workflexing“ derzeit 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr in Ländern, die von Berlin aus gesehen maximum plus minus vier Stunden Zeitunterschied haben, damit die Leute trotzdem halbwegs in der regulären Arbeitszeit anwesend sind. Wenn das Heimatland jetzt dann doch ein bisschen weiter weg als diese vier Stunden ist, dann gibt es auch in Absprache mit dem Manager Ausnahmen. Alle Mitarbeitenden, die in den europäischen Ländern angestellt sind, können WorkFlex nutzen - also auch Praktikanten und Werkstudenten.  

🔥 Challenge

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Seit der Pandemie hat forto mobiles Arbeiten im Ausland angeboten, damit ihre Mitarbeitenden sicher von ihren Heimatländern arbeiten können - aber nur innerhalb der Europäischen Union. Mitarbeitende, aus anderen Ländern, fühlten sich zurecht ungerecht behandelt, was forto bewegt hat sich nach einer externen Lösung umzusehen. Denn es war klar, dass dieser Benefit nicht mehr wegzudenken ist. Erstens, forto hat gesehen, wie hoch die Nachfrage war. Mitarbeitende haben Remote Work Abroad aktiv bei HR nachgefragt und auch immer mal wieder angestoßen. Zweitens, forto hat den hohen Stellenwert gesehen. Mitarbeitende haben ihnen aktiv für die Möglichkeit gedankt, dass sie von ihren Familien arbeiten konnten. Und drittens, weil es einfach funktioniert. Die Mitarbeiter haben von dort gute Arbeit gemacht und haben sich wohl gefühlt.  

Um aber auch Remote Work außerhalb der Europäischen Union anzubieten und dabei die Compliance und rechtlichen Aspekte im Auge zu behalten, war forto auf externe Hilfe angewiesen. Vor der Einführung von WorkFlex hatten sie Schwierigkeiten, klare Antworten auf Fragen zu finden, wie beispielsweise Steuern, Versicherungen und arbeitsrechtliche Bestimmungen im Zusammenhang mit Remote Work außerhalb der EU.  

• Wer zahlt wo Steuern?
• Wie ist das mit der Versicherung?  
• Wie lange darf der Mitarbeiter im Ausland sein?  
• Gilt das Arbeitsrecht jetzt aus Deutschland oder aus einem anderen Land?  
• Wer haftet dann falls doch mal was schiefgehen sollte?  

All diese Fragen konnten durch die WorkFlex Software und das „No-Risk“ Konzept beantwortet werden

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💡Lösung

Im Juni 2023 implementierte forto WorkFlex, um Mitarbeitenden auch außerhalb der EU die Möglichkeit zu geben, von ihrem Heimatland aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es dem Unternehmen, klare Richtlinien für Remote Work festzulegen, Compliance zu gewährleisten und den Mitarbeitenden einen strukturierten Prozess für kurzfristige Arbeitsaufenthalte im Ausland anzubieten. Die Einführung erfolgte nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Anbieter, wobei WorkFlex als einziges überzeugte aufgrund des kompletten Pakets:  

Neben klaren Einschätzungen zu den Compliance-Risiken für jeden individuellen Antrag, bot WorkFlex

1. Haftung: Im Falle von Komplikationen, übernahm WorkFlex die finanzielle Haftung sowie professionelle Unterstützung bei Behördengängen. Dies verlieh forto die Gewissheit, Mitarbeitende problemlos weltweit entsenden zu können, ohne sich um rechtliche Stolpersteine sorgen zu müssen.

2. Automatische Ausstellung von A1-Bescheinigungen: WorkFlex übernahm alle komplexen Compliance-Aufgaben wie die Erstellung von A1-Bescheinigungen oder CoC.  

3. Auslandskrankenversicherung: WorkFlex sichert automatisch für jeden Mitarbeitenden eine Reisekrankenversicherung von der "Hallesche Krankenversicherung", die unbegrenzten medizinischen Schutz, inklusive Covid-19-Deckung und Rücktransport aus sämtlichen Ländern sichert. Das Team übernimmt Antragstellung, Kommunikation und Management der Versicherung während des gesamten Reisezeitraums.  

4. 24/7 Hotline bei WorkFlex: WorkFlex bietet eine rund um die Uhr verfügbare Hotline für alle Anliegen, wie Unfälle, Fragen, Compliance Probleme, was forto als großen Vorteil gesehen hat.  

5. Nutzerfreundliche Software: Ohne WorkFlex hatte forto keinen Überblick, wo alle Mitarbeitenden gerade sind, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Nun kann forto auf einen Klick im Interface sehen, wo jeder Mitarbeitende ist, wie viele Tage diese schon im Ausland gearbeitet haben, und vieles mehr.  

6. Beste Betreuung: forto‘s eigens zugeteilte Customer Success Managerin antwortet wahnsinnig schnell und hat forto super mit dem Tool vertraut gemacht. Bei der Townhall hat die Customer Success Managerin auch die Plattform gezeigt, was für alle Mitarbeitenden sehr hilfreich war.  

7. Prüfung für alle Zielländer – und Nationalitäten: WorkFlex bildet alle Länder und Nationalitäten Kombinationen ab. So konnte forto WorkFlex auch ohne Probleme in ihren Niederlassungen in z.B. Spanien implementieren und auch hier z.B. den Südamerikanern Arbeiten in deren Heimatländern anbieten.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

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Der Erfolg der Einführung von WorkFlex bei forto zeigt sich in

• Zeit- und Ressourcenersparnis:  Die Nutzung von WorkFlex erwies sich als einfach und effizient, sowohl für die Mitarbeiter als auch für das HR-Team. Die Compliance-bezogenen Herausforderungen wurden durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex erfolgreich bewältigt.  
• Entlastung des HR-Teams: Vorher war nicht einmal wirklich die Zeit, um A1 Bescheinigungen auszustellen. Jetzt braucht das People Ops Team nicht mehr als eine Minute per Request, da die gesamte Arbeit an WorkFlex outgesourced wurde.
• Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit:  Die Einführung von WorkFlex wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. Durch die klaren Richtlinien und die Möglichkeit, bis zu 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr im Ausland zu arbeiten, konnte forto die Bedürfnisse seiner globalen Belegschaft besser erfüllen. Die Mitarbeiter schätzten die Flexibilität und die Verbindung von Arbeit und Reisen, insbesondere wenn es darum ging, ihre Familien im Heimatland zu besuchen.
• Erfolg bei der Rekrutierung: forto erlebte einen verringerten administrativen Aufwand und eine positive Resonanz sowohl im Unternehmen als auch während des Einstellungsprozesses, wobei Remote Work – abroad - als entscheidendes Kriterium für potenzielle Mitarbeiter herausgestellt wurde.

"Auf einer Skala von eins bis fünf- mit fünf am wichtigsten - würde ich Remote Work Abroad definitiv bei fünf einordnen, weil Mitarbeiter danach gefragt haben und auch im Vorstellungsprozess aktiv danach gefragt wird und scheinbar sogar die Entscheidung getroffen wird, ob Remote Work abroad angeboten wird. Seit der Pandemie hat sich das einfach geändert, die Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland ist groß und wird es auch in Zukunft weiter sein.“
Carolin Braband, Team Lead People Operations bei forto
Remote work bei Forto:
Das forto Team hat bereits aus 45 verschiedenen Zielländern 3669 Tage (= mehr als 10 Jahre) gearbeitet. Mehr als jeder fünfte Antrag betraf Inder, die von Indien aus zurückkehren und arbeiten wollten.

Insgesamt hat die Einführung von WorkFlex bei forto zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit, einem geringeren administrativen Aufwand und einer gesteigerten Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter geführt. Die Einführung von WorkFlex führte zu einer hybriden Arbeitskultur bei forto, bei der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, flexibel zwischen Homeoffice und Büro zu wählen. Dieses hybride Modell wird positiv aufgenommen und soll im kommenden Jahr weiterentwickelt werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

forto ist überzeugt, dass hybride Arbeitsmodelle und die Möglichkeit von Remote Work die Zukunft der Arbeit gestalten werden.

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‍Über AutoScout24

AutoScout24 ist bekannt als Online-Plattform für den Kauf und Verkauf von neuen und gebrauchten Autos. Obwohl die Plattform ursprünglich auf den deutschen Markt ausgerichtet war, hatAutoScout24 seine Präsenz international erweitert. Diese globale Ausrichtung spiegelt sich auch in der Vielfalt seiner Belegschaft wider, die gerne auch von ihren Heimatländern Homeoffice machen wollten. Aus diesem Grund ermöglicht AutoScout24 seinen Mitarbeitenden seit der Pandemie das weltweite Arbeiten – das sogenannte"Working from Anywhere". Dabei stieß AutoScout24 allerdings auf vieleHerausforderungen, besonders im Hinblick auf Compliance

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🔥 Herausforderung

Vor der Einführung von WorkFlex im September wurde das Arbeiten von überall aus während der Pandemie informell intern abgewickelt. Die Herausforderung bestand darin, eine strukturierte Lösung zu finden, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter weltweit entsprach und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellte. Denn noch kämpfte AutoScout24 mit:

• Unstrukturierter Ansatz: AutoScout24 wollte das Arbeiten von überall strukturierter gestalten, insbesondere nachdem informelles Arbeiten von überall aus während der Pandemie die Norm war. WorkFlex bot eine Lösung, um diese Flexibilität auf organisierte Weise zu ermöglichen.
• Mangelndes internes Know-how: AutoScout24 versuchte zunächst, flexibles Arbeiten von überall intern zu organisieren. Das Unternehmen erkannte jedoch, dass dies ein erheblicher Aufwand war und dass die internen Mitarbeiter nicht über das erforderliche Fachwissen verfügten. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und externe Unterstützung zu erhalten.
• Vielfältige Mitarbeiterbedürfnisse: AutoScout24 beschäftigt Mitarbeiter aus 55 verschiedenen Nationalitäten. Viele Mitarbeiter hatten den Wunsch, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es, diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im September führte AutoScout24 WorkFlex ein, um globales mobiles Arbeiten effizienter zu gestalten.

💡 Lösung

Nach einer sorgfältigen Auswahl von Anbietern entschied sich das Unternehmen aus den folgenden Gründen für WorkFlex:

• Fortgeschrittener  Status: AutoScout24 betonte, dass WorkFlex, obwohl es noch als Start-Up gilt, im Vergleich zu anderen Anbietern in dem Bereich deutlich weiter entwickelt war. Die Plattform war in der Lage, umfassende Dienstleistungen anzubieten, die den globalen Anforderungen von AutoScout24 gerecht wurden.
• Weltweite Abdeckung: WorkFlex bot AutoScout24 die Möglichkeit, nicht nur europäische, sondern weltweite Workations anzubieten – für alle Nationalitäten und alle Niederlassungen. Dies war AutoScout24 aufgrund ihrer diversen Belegschaft besonders wichtig. Die Integration der Niederlande war ebenso erfolgreich wie die Berücksichtigung von Mitarbeitern mit 55 verschiedenen Nationalitäten.
• Eliminierung von Compliance-Risiken: AutoScout24 hat erkannt, dass internationale Workations mit erheblichen Risiken im Bereich Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht verbunden ist. Die Entscheidung für WorkFlex wurde getroffen, um diese Risiken zu minimieren und externes Fachwissen in Anspruch zu nehmen. Besonders das No-Risk Konzept, dass WorkFlex Haftung übernimmt, überzeugte AutoScout24. Die im Preis enthaltene Reisekrankenversicherung war ein weiterer wichtiger Faktor, der für WorkFlex ausschlaggebend war. ‍
• Gute Kommunikation und Support: AutoScout24 lobte die gute Zusammenarbeit mit WorkFlex, die schnelle Reaktion auf Fragen und den 24/7 Support, auch bei den nur selten auftretenden Problemen.
• ‍Einfache Integration und Anwendungsfreundlichkeit: Die Zusammenarbeit mit WorkFlex wurde als unkompliziert und benutzerfreundlich beschrieben. Sowohl die Vorbereitung als auch die fortlaufende Betreuung wurden positiv hervorgehoben.
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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

AutoScout24 hat seine "Working from Anywhere" Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Mitarbeitende bis zu 10 Arbeitstage weltweit arbeiten können.

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Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei AutoScout24 wurde ersichtlich an:

1. Weltweite Zielländer: Durch die Einführung von WorkFlex können Mitarbeiter weltweit arbeiten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, in ihre Heimatländer zurückzukehren und von dort aus zu arbeiten. Die Herausforderung der rechtlichen Komplexität wurde durch WorkFlex bewältigt. Seit September haben AutoScout24 Mitarbeitende bereits aus 20 verschiedenen Ländern weltweit gearbeitet. 57% der Trips ging in Nicht-EU Länder. Die Top Zielländer waren nicht die typischen Urlaubsländer, sondern -passend zur diversen Belegschaft – Indien, USA, Türkei, Griechenland und Südafrika.

2. Strukturierter Rahmen: Vor der Einführung von WorkFlex wurde das Arbeiten von überall aus aufgrund der Pandemie eher informell abgewickelt. Nachdem entschieden wurde, einen strukturierteren Ansatz zu verfolgen, wurde WorkFlex als Lösung eingeführt.

3. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter: WorkFlex ermöglicht es den Mitarbeitern, bis zu zehn Arbeitstage im Ausland zu arbeiten. Dies ist besonders relevant fürMitarbeiter mit 55 verschiedenen Nationalitäten bei AutoScout24, die oft in ihre Heimatländer zurückkehren möchten.

4. Wohlbefinden der Mitarbeiter und Work-Life-Balance: Die Workations-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihre Auslandsaufenthalte verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die Flexibilität, die Workations bot, trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Entlastung der Personalabteilung: Die Expertise und Unterstützung vonWorkFlex haben den internen Aufwand immens reduziert, insbesondere imZusammenhang mit Formularen, Genehmigungen und Anfragen für nichteuropäischeAuslandsaufenthalte. WorkFlex automatisiert viele dieser Prozesse bzw. übernimmt die Ausstellung aller relevanten Dokumente wie A1-Bescheinigungen, CoC, Reiseversicherung

6. Kosteneinsparungen: AutoScout24 spart durch die Nutzung vonWorkFlex in mehreren Bereichen Kosten ein:

• Externe Beratungskosten: Vor derEinführung von WorkFlex hat AutoScout24 oft externe teure Beratungsfirmen fürFragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten beauftragt. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisierte Expertise bietet. Vor der Implementierung von WorkFlex beauftragte AutoScout24 häufig externe teure Beratungsfirmen für Fragen im Zusammenhang mit Lohnsteuer, Sozialversicherungsrecht und anderen rechtlichen Aspekten. Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex können diese Kosten reduziert werden, da die Plattform spezialisiertes Fachwissen bietet.
• Formularkosten: Die Nutzung von WorkFlex eliminiert die Notwendigkeit, aufwendige Formulare fürinternationale Einsätze manuell zu erstellen und zu verwalten. Dies spart nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern auch die Zeit, die Mitarbeiter für das Ausfüllen dieser Dokumente benötigen.
• Zeit- und Kostenersparnis für HR und Mitarbeiter: Die Mitarbeiter von AutoScout24 benötigen weniger Zeit, um Genehmigungen für internationale Einsätze zu erhalten, da der Prozess durch WorkFlex rationalisiert wird. Dies führt zu einer insgesamt effizienteren Nutzung derArbeitszeit.
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"Die Zusammenarbeit mit WorkFlex ist äußerst positiv. Die Vorbereitung, der Support und die Benutzerfreundlichkeit des Tools sind hervorragend. Die Flexibilität von WorkFlex, alle Länder einzubeziehen und der kontinuierliche Support trugen wesentlich zum Erfolg bei. Die Automatisierung von Prozessen, wie z.B. dem Bewerbungsprozess und der Kommunikation mit den Mitarbeitern, führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für AutoScout24"
Katrin Paetzold - Senior HRBP bei AutoScout24‍

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Die Fallstudie verdeutlicht den Erfolg von AutoScout24 durch die Integration von WorkFlex. Insgesamt hat WorkFlex dazu beigetragen, die internen Prozesse zu streamlinen, die Flexibilität der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten für mobiles Arbeiten im Ausland per Trip zu reduzieren.

Über idealo

idealo, eine führende Online-Plattform für Preisvergleiche, stand vor der Herausforderung, ihre Richtlinie für „Workations“ oder mobiles Arbeiten im Ausland, zu verwalten und zu optimieren. Vor August 2022 ermöglichte idealo seinen 1050 Mitarbeitenden aus 60 verschiedenen Nationen, von jedem Standort aus zu arbeiten, verfügte jedoch nicht über ein strukturiertes Tool zur Verwaltung von Anfragen, was zu administrativen Herausforderungen und potenziellen Compliance-Risiken führte.

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🔥 Herausforderung

Da die Nachfrage nach Workations im Ausland immer mehr zunahm, benötigte idealo eine umfassende Lösung, um

• den Prozess zu streamlinen & den Überblick zu behalten, von wo alle arbeiten
• einen geeigneten, offiziellen Rahmen für die Arbeit von überall zu formulieren
• Compliance-Risiken zu vermeiden
• die erforderlichen Unterlagen (PWD; A1; CoC usw.) zentral zu sammeln
• das Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das eine transparente Kommunikation ermöglicht und die Compliance Risiken effektiv bewertet. Darüber hinaus sah sich idealo mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
‍IT-Unterstützung für Mitarbeiter an entfernten Standorten, Probleme mit der Ausrüstung, und Pushback von abgelehnten Anfragen, insbesondere von Mitarbeitenden in der Ukraine und Russland. WorkFlex spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Festlegung klarer Grenzen für Workations.

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💡 Lösung

Im August 2022 ging idealo eine HR Partnerschaft mit WorkFlex ein, um eine robuste Lösung für die Verwaltung der Workations zu implementieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität bietet, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

idealo entschied sich für WorkFlex wegen

• der Transparenz bei der Risikobewertung und schnelle Bearbeitung
• der einfach zu bedienenden Oberfläche mit effizienten Arbeitsablauf
• dem einzigartigen No-Risk Konzept d.h. das WorkFlex Haftung übernimmt bei Compliance Problemen
• der Reisekrankenversicherung, die automatisch für jeden im Ausland tätigen Mitarbeiter ausgestellt wird
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idealo's Workation Richtlinie

idealo hat eine der fortschrittlichsten Richtlinien, die es auf dem Markt gibt, da sie die gesetzliche Grenze von bis zu 183 Tagen widerspiegelt. idealo ermöglicht Workations von jedem Land aus solange es die Sicherheit zulässt. Bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb eines europäischen Landes werden automatisch genehmigt. Dann zwischen 31 und 90 Tagen pro Jahr aus einem beliebigen Land, wenn die WorkFlex-Bewertung gelb oder grün ist. Und dann, zwischen 91 und 182 Tagen, muss die Bewertung von WorkFlex grün sein, damit die Anfrage zugelassen wird.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

Die Implementierung von WorkFlex hatte mehrere positive Auswirkungen für idealo:

1. Effizienz und Zeitersparnis: WorkFlex reduzierte die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand bei idealo erheblich. Durch die automatisierten Funktionen der Plattform, wie z. B. die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen, wurde manueller Papierkram überflüssig und der gesamte Prozess rationalisiert. Heute benötigt die Personalabteilung weniger als 3 Minuten pro Anfrage, während sie früher Stunden benötigte.

2. Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Transparenz des Risikobewertungsprozesses und die einfache Nachverfolgung des Antragsstatus über das WorkFlex-Portal verbesserten die Kommunikation und reduzierten die Notwendigkeit, dass sich Mitarbeitende nach dem Status ihrer Anträge erkundigen müssen.

3. Finanzieller Schutz: WorkFlex deckte die Haftung ab und gab sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Arbeitgeber Sicherheit, was letztlich zum Erfolg von Workations beitrug. Außerdem ist der Arbeitnehmer automatisch über die Reisekrankenversicherung von WorkFlex krankenversichert, was keiner der wenigen bestehenden Wettbewerber angeboten hat.

4. Verbesserte Work-Life-Balance: Die Workation-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihren Auslandsaufenthalt verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die von Workations gebotene Flexibilität trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Attraktivität als Arbeitgeber: Workations wurde zu einem wichtigen Bestandteil der externen Marketingstrategie von idealo und stärkte den Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundliche Organisation, die individuelle Lebensstile unterstützt. Die vielen positiven Rückmeldungen der Bewerber unterstrichen die Attraktivität von idealo als Arbeitgeber.

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Workations in Zahlen bei idealo:

Seit August 2022 hat idealos 577 Aufträge in 64 Zielländern angefordert. 72% wurden genehmigt. In einem Jahr und 3 Monaten arbeitete idealos 11077 Arbeitstage im Ausland — das sind insgesamt über 30 Arbeitsjahre.

idealo bestätigt, dass diese Leistung aufgrund der vielfältigen, internationalen Belegschaft eine der höchsten Nutzungsraten in ihrem Benefit Portfolio aufweist. Die meisten Mitarbeitenden nutzen diesen Vorteil, um vom Heimatland ihrer Familie im Ausland aus zu arbeiten — ein Anwendungsfall, der bei einer Belegschaft aus über 60 Nationalitäten dominiert.
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Für idealo ist klar, dass WorkFlex die beste Lösung auf dem Markt ist. Die Zusammenarbeit mit WorkFlex hat das Workation-Management für idealo grundlegend verändert und zu einem optimierten, effizienten und mitarbeiterfreundlichen Prozess gemacht. Durch die Bewältigung von Herausforderungen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung finanzieller Absicherung spielte WorkFlex eine entscheidende Rolle dabei, Workations zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Modell für idealo zu machen.

Diese harmonische Kombination aus mobilem Arbeiten an typischen Urlaubsorten ermöglicht es das Büro vorübergehend an sonnige Orte zu verlagern und dabei auch ferne Länder zu erkunden, in neue Kulturen einzutauchen, eine neue Sprache zu lernen und in das tägliche Leben eines fremden Landes einzutauchen.

Hier sind unsere Favoriten für ein Workation außerhalb Europas, die wir aufgrund ihres warmen Wetters, Kosten, Aktivitäten und Lebensqualität sorgfältig ausgewählt haben:

Tauchen wir ein in die Top 5 der Workstation-Ziele:

Kolumbien 🇨🇴
Kolumbien bietet für jeden Reisenden etwas. Von den pulsierenden Techno-Partys in Bogota bis zu den ruhigen Stränden in Palomino.
In Medellin und Bogota befinden sich zahlreiche Co-Working Spaces und Cafés, dich sich auch super anbieten zum Networking. Und an den (verlängerten) Wochenenden kann man nutzen um Kolumbiens vielfältige Landschaften zu erkunden, vom Amazonas-Regenwald bis zu den Stränden der Karibik.

🌃 𝗕𝗼𝗴𝗼𝘁𝗮: Wenn du ein Techno-Musik-Enthusiast wie unser BDR Anneke bist, ist Bogotá der Place to be. Das Nachtleben der Stadt begeistert mit einigen der besten Techno-Partys, die dich die ganze Nacht zum Tanzen bringen werden.

🏞️ Medellín: Medellín dreht sich nicht nur um die Stadt selbst; es geht auch um die atemberaubende Natur in der Nähe. Begebe dich zum El Peñón de Guatapé für atemberaubende Ausblicke und eine Klettertour, die du nicht vergessen wirst. Die Anreise mit dem Bus von Medellín ist einfach, und die Reise ist genauso malerisch wie das Ziel.

🏖️ 𝗖𝗮𝗿𝘁𝗮𝗴𝗲𝗻𝗮: Diese Stadt ist selbst ein Kunstwerk. Jede Ecke ist ein Farbtupfer, und die Stadtführungen führen dich durch ihre lebendige Geschichte. Wenn du Kunst und Farben magst, ist Cartagena ein Muss.

🌴 𝗦𝗮𝗻𝘁𝗮 𝗠𝗮𝗿𝘁𝗮: Diese Stadt bietet eine einzigartige Co-Living-Erfahrung im Belafonte. Mit einem Co-Working-Space, zuverlässigem Internet, Klimaanlage und sogar Zugang zum Rooftop-Pool kannst du Arbeit und Entspannung in Balance halten. Plus die Möglichkeit für Yoga- und Tanzkurse! Verpasse nicht den Besuch von Santa Marta und die Erkundung des nahegelegenen Minca für Wanderabenteuer.

🏖️ 𝗣𝗮𝗹𝗼𝗺𝗶𝗻𝗼: Ein Juwel in der Nähe des Tayrona-Nationalparks! Palomino punktet mit einem wunderschönen Strand. Die Tubing-Tour auf dem Rio de Palomino ist ein Muss-Abenteuer. Du kannst sogar in winzigen Hütten direkt am Strand schlafen, mit atemberaubenden Sonnenuntergängen im Hintergrund.

Obwohl Kolumbien große Fortschritte bei der Verbesserung der Sicherheit gemacht hat, ist es wichtig, wachsam zu bleiben. Halte dich an gut bereiste Gebiete und sei vorsichtig mit deinen Wertsachen.

Hast du weitere Fragen zum Arbeiten in Kolumbien? Zögere nicht und schreibe Anneke van Krevel über LinkedIn an.

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Mexiko🇲🇽

Mit seinen atemberaubenden Stränden, dem mexikanischen Essen, dem entspannten Lebensstil, malerischen Städten und fantastischen Möglichkeiten für Roadtrips und Wanderungen ist Mexiko ein großartiges Ziel für eine "Workation". Hier kannst du nicht nur deine Spanischkenntnisse auffrischen (unser Tipp: grundlegende Spanischkenntnisse vorher üben), um mit den Einheimischen und der Kultur in Kontakt zu treten sowie lokale Preise zu zahlen. Deine Bemühungen werden dir ein Lächeln von den stets freundlichen Einheimischen einbringen!

Mexiko ist eine der beliebtesten Destinationen für digitale Nomaden, daher werden auch in den großen Städten Co-Working-Spaces immer beliebter! Stelle außerdem sicher, eine stabile Internetverbindung zu haben, indem du Bewertungen überprüfst oder Einheimische nach den besten Wi-Fi-Spots fragst, um stressfreies Arbeiten zu garantieren!

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Besonders Playa del Carmen wird von unserer BDR und Workation-Expertin Christina Graf empfohlen, die aufgrund ihrer Liebe zu Mexiko zu einem Remote Job gewechselt hat. Playa del Carmen hat ihr Herz erobert, da es die Heimat vieler digitaler Nomaden ist (und somit eine perfekte Internetverbindung bietet), aber auch über eine großartige mexikanische Energie verfügt. Ob du nun Kokoswasser am Strand schlürfst oder von einer Dachterrasse aus kalt akquirierst, Playa del Carmen verbindet Arbeit und Freizeit nahtlos. 🏖🌴

Hier sind Christinas Top Tipps, um das Beste aus deiner Workation in Playa del Carmen zu machen:

🤫 Meide die 𝗤𝘂𝗶𝗻𝘁𝗮 𝗔𝘃𝗲𝗻𝗶𝗱𝗮: Auf dieser Straße ist es laut, teuer und nicht gut zum Arbeiten. Suchst du einen ruhigeren Arbeitsplatz? Tausche den Trubel der Quinta Avenida gegen die Gelassenheit hinter der 15. Avenida.

🌄 Entdecke 𝗬𝘂𝗰𝗮𝘁𝗮́𝗻: Nutze die Zeitunterschiede positiv und gestalte deinen neuen Zeitplan, um mehr von Mexikos Schätzen zu entdecken. Tauche ein in Abenteuer von Holbox bis Bacalar, entdecke die Geheimnisse kristallklarer Cenoten, staune über Chichen Itza und vertiefe dich in das kulturelle Geflecht von Valladolid und Merida.

☕ 𝗖𝗮𝗳𝗲́ mit Aussicht: Sehnst du dich nach frischer Inspiration? Playa hat das Richtige für dich. Schau bei ChouxChoux Cafe, Peace and Bowl, Basic Foodie, Marley Coffee und Fresco Habito vorbei, um lokale Vibes und eine Prise Produktivität zu erleben

🌮 UNESCO-ausgezeichnete Küche: Harte Arbeit verlangt nach köstlichen Bissen! Von lokalen Wundern bis zu globalen Aromen, Playa del Carmen hat deine kulinarische Reise im Griff. Christinas Lieblingsorte sind Ay Taco, Peace & Bowl, Falafel Nessya, Don Mario Les Amis und El Doctorcito.

Die mexikanische Küche ist eine der wenigen, die von der UNESCO geschützt ist. Hab keine Angst, lokale Speisen von den Straßenständen zu probieren. Tauche ein in die lokale Kultur, indem du traditionelle Gerichte probierst, einfache spanische Phrasen lernst und an lokalen Veranstaltungen oder Festivals teilnimmst! So ermöglicht dir deine Workation, wirklich aus deiner Routine im Home Office auszubrechen

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Andere großartige Städte zum Arbeiten und Besuchen in Mexiko sind:
- Puerto Escondido
- Mexiko Stadt
- Oaxaca
- La Paz in Baja California
- Monterrey

Du hast Angst vor dem Zeitunterschied? Dieser kann tatsächlich zu deinem Vorteil genutzt werden! Fang früh an, damit du praktisch den ganzen Tag frei hast, um Mexikos Wunder in deiner Freizeit zu erkunden, sei es der Besuch antiker Ruinen, das Erkunden von Cenoten oder das Genießen lebhafter Straßenmärkte.

Wenn du weitere Fragen dazu hast, zögere nicht, Christina Graf zu kontaktieren, die regelmäßig aus Mexiko arbeitet. Mehr Tipps findest du auch auf ihrem LinkedIn Profil.

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‍Thailand 🇹🇭
Thailand, mit seinen freundlichen Einheimischen, traumhaften Stränden, Paradiesinseln und lebendigen Städten, ist schon lange ein beliebtes Ziel für Touristen und digitale Nomaden. Die günstigen Flüge, das ausgezeichnete Streetfood und erstklassige Hotels und Restaurants machen es zum idealen Ort für eine Workation.

Das Klima ist das ganze Jahr über warm. Die Trockenzeit ist besonders beliebt, um dem Winter auf der Nordhalbkugel zu entkommen. Aber Thailand ist mehr als Partys, Strände und Bootstouren. Es bietet auch eine großartige Gelegenheit, sich in einer reichen Kultur zu vertiefen.

Besonders Bangkok zieht Reisende aller Art magisch an. Mit einem der größten Flughäfen in Südostasien ist es ein Drehpunkt für Geschäfts- und Freizeitreisen, mit bis zu 22 Millionen Besuchern pro Jahr. Bangkok bietet verschiedene Vorteile für digitale Nomaden:

• Schnelles Internet und (öffentliches) WLAN
• Eine große digitale Nomaden- und Expat-Community
• Schnelle öffentliche Verkehrsmittel (AirTrain und U-Bahn)
• Endlose Anzahl von Attraktionen
• Zahlreiche Co-working spaces

MUST-See's in Bangkok:

1.  Grand Palace: Tauche ein in die thailändische Geschichte und Kultur an diesem ikonischen Wahrzeichen.
2. Wat Arun: Erlebe die atemberaubende Schönheit des Tempels der Morgenröte, besonders bei Sonnenuntergang.
3. Chatuchak Weekend Market: Shoppe nach einzigartigen Funden und genieße die lebhafte Atmosphäre eines der größten Märkte der Welt.
4. Chao Phraya River: Mach eine Bootsfahrt, um die Skyline von Bangkok zu erleben und Attraktionen am Flussufer zu entdecken.
5. Lumpini Park: Entkomme dem städtischen Trubel mit einem Spaziergang in dieser grünen Oase.
6. Khao San Road: Genieße die lebhafte Atmosphäre, Straßenvorführungen und vielfältige Nachtlebenoptionen.
7. Take a tuk-tuk ride: Tauche in die lokale Erfahrung mit diesem ikonischen Transportmittel ein.
8. MBK Center: Erkunde eines der vielen Einkaufszentren und genieße die Atmosphäre des Luxus.
9. Octave rooftop: Hier gibt's Bangkok von oben wie nirgendwo sonst in dieser eleganten Rooftop-Bar.
10. Floating Market: Besuche einen dieser einzigartigen Märkte, auf denen lokale Waren auf Booten verkauft werden.

Thailand vereint perfekt Tradition und Fortschritt und bietet viele Gründe, es ganz oben auf deine Reiseliste zu setzen.

Weitere Fragen zu Thailand? Wende dich an unsere BDR Nathalie Eder

Indonesien - Bali 🇮🇩‍

Bali, die perfekte Mischung aus Natur, Kultur und einer lebendigen Community von digitalen Nomaden. Die indonesische Insel bietet eine ideale Kulisse für Arbeit und Entspannung. Von der unberührten Schönheit von Uluwatu über die energetische Atmosphäre von Canggu bis zur spirituellen Stimmung von Ubud spricht Bali unterschiedliche Vorlieben an.

Genieße nahtlose Integration von Arbeit und Leben mit Co-Working-Spaces, Highspeed-Internet und einer lebendigen Gemeinschaft von Expats. Bali ist nicht nur ein Ziel; es ist ein Zentrum der Selbsterkundung, das Workshops in Atemarbeit, Kundalini, Tanz und Yoga anbietet.

Für eine kleine Denkpause erkunde Balis bekannte Surfspots oder entspanne an malerischen Stränden mit atemberaubenden Sonnenuntergängen. Tauche ein in balinesische Traditionen, nehme an lokalen Zeremonien teil und genieße authentische Delikatessen. Jenseits der Arbeit lädt die Landschaft Balis zu Abenteuern ein, von Vulkanen und Reisfeldern über Tempel bis zu nahegelegenen Inseln wie Gili und Nusa Penida. Bali fasziniert mit seiner harmonischen Verbindung von Arbeit und Freizeit und macht es zu einem unwiderstehlichen Reiseziel.

Unsere Growth Marketing Managerin Anna Dung hat mehrere Monate von Bali aus gearbeitet. Hier hat sie ihre Erkenntnisse zusammengefasst:

Beste Orte zum Übernachten & Arbeiten:

- Ubud ist bekannt für seine Kunst und kulturelles Erbe mit den Reisterrassen von Tegallalang und dem Sacred Monkey Forest Sanctuary.

- Seminyak ist ein trendiges Viertel, bekannt für seine gehobenen Einkaufsmöglichkeiten, Restaurants und Nachtleben.

- Canggu, das Paradies für digitale Nomaden

- Lovina, an der Nordküste Balis, ist bekannt für seine schwarzen Sandstrände und Delfinbeobachtungstouren. Es bietet eine entspanntere und ruhigere Atmosphäre.

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Unsere Must-Visits:

• Nusa Penida ist bekannt für seine unberührten Strände, einzigartigen Landschaften und beliebte Sehenswürdigkeiten wie Kelingking Beach, Angel's Billabong und Broken Beach
• Der Uluwatu-Tempel bietet atemberaubende Ausblicke auf den Indischen Ozean. Er ist berühmt für seine traditionellen Kecak-Tanzaufführungen bei Sonnenuntergang.‍
• Tanah Lot: Ein Meeresheiligtum auf einer Felsformation, das spektakuläre Sonnenuntergangsansichten bietet. Der Tempel ist ein bedeutender kultureller und Pilgerort.
• Reisterrassen von Jatiluwih: Diese von der UNESCO gelisteten Reisterrassen in Zentral-Bali bieten atemberaubende Panoramablicke. Es ist eine friedliche Gegend, um traditionelle balinesische Landwirtschaft zu erkunden und zu lernen.

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🏡 Wie viel kostet das Leben auf Bali?

Unterkunft: Zimmer mit Pool, Klimaanlage und Frühstück kosten zwischen €25-35 pro Nacht. Monatsaufenthalte können etwa €450 kosten.

Coworking Space: Tagespreise von €10-15, mit günstigeren monatlichen Pässen.

Scooter-Miete: €3-5 pro Tag, kostengünstiger bei langfristigen Mieten.

Privatfahrer: Ein Tagesdienst kostet etwa €45 für bis zu 6 Personen.

Street Food: Nasi Champur oder Mie Goreng können €2-4 kosten.!

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Achtung! 🌧️ Die Regenzeit beginnt im November und endet im Februar/März: Während der Regenzeit kann es viel regnen - und manchmal regnet es nicht nur für 1 Stunde. Ab Mai/Juni wird die Insel voller & die Preise steigen. Immer mehr Australier entkommen dem Winter. Nach Meinung von Anna Dung und Anna Scheck sind März-Mai und September-November die besten Zeiten, um remote von Bali zu arbeiten.

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Mehr Fragen zu Bali? Wenden Sie sich an unsere Bali-Experten Anna Scheck oder Anna Dung via LinkedIn

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Und zu guter letzt: Südafrika 🇿🇦

Südafrika, mit seinen vielfältigen Landschaften und reichen kulturellen Erbe, ist zu einem begehrten Ziel für Workations geworden. Hier sind einige Gründe, warum Südafrika ganz oben auf deiner Reiseliste stehen sollte:

Am wichtigsten für mobiles Arbeiten ist Südafrika's gut etablierte Infrastruktur, einschließlich zuverlässiger Internetverbindung und Co-Working-Spaces. Und der andere große Vorteil im Vergleich zu anderen Überseereisezielen: Der Zeitzone-Vorteil. Wenn dein Team normalerweise in europäischer Zeit arbeitet, hättest du maximal einen Zeitunterschied von 2 Stunden.

Außerdem bietet Südafrika eine Vielzahl von Freizeitmöglichkeiten. Das Land bietet reichlich Gelegenheiten für Outdoor-Aktivitäten wie Wildtiersafaris, Wanderwege und Wassersport, was es Workationern ermöglicht, Arbeit mit Freizeitabenteuern in Einklang zu bringen. Für weniger Outdoor-begeisterte Personen bietet Südafrika auch eine einzigartige Mischung aus Kulturen, Sprachen und Traditionen, die aufgrund seiner reichen Geschichte eine kulturell bereichernde Erfahrung für Workationer bieten. Stelle sicher, dass du dich mit Einheimischen austauschst, um Einblicke in die reiche Geschichte und die vielfältigen Kulturen Südafrikas zu erhalten. Besuche kulturelle Veranstaltungen oder Museen während deiner Freizeit. Wenn du in Kapstadt bist, erkunde die einzigartigen Viertel, genieße die lokale Küche und nimm die Seilbahn zum Tafelberg für atemberaubende Ausblicke. Plane Wochenendausflüge zu nahegelegenen Zielen wie den Winelands oder der Garden Route für eine erfrischende Pause von der Arbeit. With its diverse landscapes and rich cultural heritage, Cape Town has become a sought-after destination for workations.

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Pro-Tipp für Unterkünfte: Sorge dafür, dass deine Unterkunft einen Generator oder Solarmodule hat. Kapstadt erlebt häufige Stromausfälle, die manchmal mehrere Stunden dauern können. Eine zuverlässige Stromquelle ist entscheidend für unterbrechungsfreies Arbeiten.

Airbnb bietet mehrere wunderschöne Häuser mit Solarmodulen und privaten Pools für eine entspannte Mittagspause. Neighbourgood wurde als Co-Living-Option empfohlen.

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Was du in und um Kapstadt in deiner Freizeit machen kannst:

🌈 Bo-Kaap: Erfasse atemberaubende Fotos von den bunten Häusern

🏖 Clifton Beach: Genieße den weißen Sandstrand mit den Bergen im Hintergrund

⛰ Wandern: Bezwing den Tafelberg, den Lions Head und den Signal Hill bei Sonnenuntergang

🌿 Kirstenbosch Botanischer Garten: Entspanne in diesem wunderschönen botanischen Garten

🚗 Chapman's Peak Drive: Fahre entlang dieser malerischen Strecke

🌊 Kap der Guten Hoffnung: Erlebe den Treffpunkt des Atlantiks und des Indischen Ozeans

🐧 Boulders Beach: Begegne Pinguinen in ihrer natürlichen Umgebung

🍷 Stellenbosch: Mache eiin dieser charmanten Stadt

🚗 Garden Route: Erkunde diese malerische Küstenstrecke

🦁 Safari: Mach dich auf ein Safari-Abenteuer für eine einzigartige Tierwelterfahrung.

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Von atemberaubenden Stränden über majestätische Berge bis hin zu lebendigen Städten bietet Südafrika vielfältige Landschaften, die eine inspirierende Kulisse für die Arbeit bieten. Das Land bietet reichlich Gelegenheiten für Outdoor-Aktivitäten wie Wildtiersafaris, Wanderwege und Wassersport, was es Workationern ermöglicht, Arbeit mit Freizeitabenteuern in Einklang zu bringen.

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Mehr Fragen zu Südafrika? Zögere nicht und schreibe Anna Dung und Anneke van Krevel via LinkedIn.

Denk daran, der Schlüssel zu einer erfolgreichen Workation liegt darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Das ermöglicht es dir nicht nur, deine beruflichen Verpflichtungen zu erfüllen, sondern auch bleibende Erinnerungen an diese unglaublichen Reiseziele zu schaffen. 🌴✨

Vergiss jedoch nicht, vorab mit deinem Arbeitgeber zu klären, ob du über ein A1-Zertifikat und eine gültige Reisekrankenversicherung verfügst, wenn du auf Workation gehst. Gute Reise!

Die Zeitverschiebung hält dich zurück?
Wir haben auch großartige Empfehlungen für europäische Destinationen, in denen du der Kälte entkommen kannst.

Nun weißt du, wohin du gehen sollst? Schau dir unsere Workation-Tipps an, um das Beste aus deiner Workation herauszuholen!

·     How to organize a workation - Insights from a serial workationer

·     The ultimate 5 Step Guide to your Workation

·     7 Mistakes to avoid on your Workation!
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Mit dem richtigen Gleichgewicht kannst du deine Workation zu einem unvergesslichen Erlebnis machen und die Winterkälte weit hinter dir lassen. Auf neue Abenteuer und die Freiheit, von überall dort zu arbeiten, wo die Sonne am hellsten scheint! 🌞✈️

‍Was genau ist eine Workation? Es ist die geniale Kombination von Arbeit und Urlaub, die es dir ermöglicht, vorübergehend von sonnigen Reisezielen aus zu arbeiten. Es ist zwar kein vollständiger Urlaub, bei dem du um 11 Uhr morgens mit Cocktails beginnen kannst, aber trotzdem ist eine Workation perfekt, um einen Tapetenwechsel vorzunehmen.

Warum diese Reiseziele? Im Wesentlichen aufgrund des sonnigen Wetters, warmer Temperaturen, bezahlbarer Kosten, Strände und einer hohen Lebensqualität – und oben drauf kommt eine maximale Zeitverschiebung von einer Stunde!

Hier sind unsere bevorzugten Winterfluchtorte in Europa, die wie für eine Workation gemacht sind:
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Andalusien 🇪🇸

‍Mit traumhaften Stränden, der spanischen Küche, dem entspannten Lebensstil, malerischen Städten und fantastischen Möglichkeiten für Roadtrips und Wanderungen ist Andalusien ein großartiges Ziel für eine Workation. Von den lebhaften Ufern der Costa del Sol bis zu den ruhigen Stränden der Costa de la Luz lädt die Region Besucher ein, das von der Sonne geküsste Paradies zu genießen und den Küstencharme zu erleben.

Insbesondere Sevilla und Malaga werden von uns empfohlen, aber alle Städte bieten mehrere Co-Working-Spaces, laptopfreundliche Cafés sowie Hotels, die auf reisende Remote-Arbeiter vorbereitet sind.

Weitere großartige Städte in Andalusien sind:
- Granada mit der atemberaubenden Alhambra
- Córdoba mit ihrer faszinierenden Mezquita Catedral
- Ronda & der Puente Nuevo
- Cadiz & die Pueblos Blancos
- Jerez de la Frontera: Die Geburtsstätte des Flamenco

Probiere dich durch die Welt der Tapas, wo jeder Bissen ein Genuss ist. Ob Paella am Strand oder traditionelle andalusische Gazpacho, die Küche der Region ist eine köstliche Reise für den Gaumen.Von Siestas unter der warmen Sonne bis zu gemütlichen Spaziergängen durch charmante Straßen ermutigt die Region zu einem langsameren, entspannteren Lebensstil, der enorm dazu beiträgt, den Winterblues loszuwerden.

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‍Athen 🇬🇷
Die griechische Hauptstadt ist bekannt für ihre reichlichen Sonnentage. Mit etwa 2.500 bis 3.000 Sonnenstunden jährlich können Besucher an verschiedenen Outdoor-Aktivitäten teilnehmen, wie zum Beispiel das Erkunden der weitläufigen historischen Stätten, das Schlendern durch malerische Straßen und das Genießen von Mahlzeiten im Freien in der örtlichen griechischen Taverne, alles ohne die Unannehmlichkeiten der Winterkälte. Stell dir vor, wie du eine Pause machst, um durch das historische Viertel Plaka zu schlendern oder nach der Arbeit die Akropolis und das Parthenon zu besuchen. Überlege auch, deinen Aufenthalt zu verlängern, um den Reiz der griechischen Inseln zu entdecken: Santorini, Kos, Paros und Kreta locken mit ihrem ganz eigenen Charme und bieten einen erfrischenden Kontrast zur urbanen Lebendigkeit Athens. Ein weiterer beachtenswerter Vorteil, Griechenland für eine Workation in den Wintermonaten in Betracht zu ziehen, sind die gesenkten Kosten. Inseln wie Santorini, Mykonos und Kreta, die für ihre Beliebtheit in der Hochsaison bekannt sind, werden im Winter zugänglicher und erschwinglicher, was Workationern ermöglicht, den Charme und die Schönheit dieser Ziele ohne die typischen Kosten der Hochsaison zu genießen.

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𝗠𝗮𝗱𝗲𝗶𝗿𝗮 🇵🇹 
Oft als das Hawaii Europas bezeichnet, ist Madeira ein Paradies für diejenigen, die in ihrer Freizeit schöne Wanderungen, ausgezeichnete Internetverbindung und natürlich lokale Köstlichkeiten wie "Bolo do Caco" und "Poncha" suchen. "Bolo do Caco", ein rundes Brot, das traditionell auf einem flachen Basaltstein gebacken wird, wird oft mit Knoblauchbutter genossen oder als Sandwich serviert. "Poncha", ein traditioneller madeirensischer Cocktail, ist eine köstliche Mischung aus lokalem Zuckerrohr-Rum, Honig und Zitrusaromen.

Auch wenn Madeira vielleicht nicht mit makellosen Sandstränden prahlen kann, liegt der Reiz in der zerklüfteten Küste, den hohen Klippen und vulkanischen Landschaften. Madeira ist ein Paradies für Wanderbegeisterte und verfügt über ein umfangreiches Netzwerk von malerischen Wanderwegen, die durch üppige Wälder, dramatische Klippen und pittoreske Landschaften führen. Von der anspruchsvollen Wanderung zum Pico Ruivo, dem höchsten Gipfel der Insel, bis zu den ruhigen Levada-Spaziergängen entfaltet jede Wanderung ein Mosaik natürlicher Pracht. Madeira engagiert sich für nachhaltigen Tourismus und Initiativen des Ökotourismus und betont verantwortungsbewusste Reisepraktiken. Dies gewährleistet die Erhaltung der natürlichen Schönheit der Insel, einschließlich des Laurissilva-Waldes, der zum UNESCO-Weltnaturerbe gehört, und der bezaubernden Laurissilva-gesäumten Berge. Die Insel erwacht auch zu lebendigen Feierlichkeiten, darunter der berühmte Funchal-Karneval, bei dem bunte Paraden und lebendige Aufführungen das reiche kulturelle Erbe Madeiras zeigen. Zusammenfassend lockt Madeira als europäisches Juwel, wo Natur, Kultur und Remote-Arbeit nahtlos miteinander verschmelzen.

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Kanarische Inseln 🇮🇨
m Allgemeinen sind die Kanarischen Inseln ein Traum für digitale Nomaden: Strand, Surfen, schnelle Internetverbindung (35 Mbps) und eine großartige internationale Nomad-Gemeinschaft. Insbesondere die Inseln Teneriffa und Fuerteventura sind ideal, um den Winterblues hinter sich zu lassen. Warum?

Auf Teneriffa musst du zwischen dem Norden und dem Süden wählen. Beide Regionen haben unterschiedliche Gemeinschaften. Der Norden ist grüner, rauer, etwas kälter und weniger touristisch, mit schönen Küstenlinien und beeindruckenden Wanderungen im Anaga-Nationalpark. Der Süden ist sonniger, aber auch touristischer, mit vielen großen Hotels. Wir würden uns immer für den Norden entscheiden, wobei unser Lieblingsort Puerto de la Cruz ist! Stell dir vor, wie du deinen Tag mit einem erfrischenden Bad in den Naturpools von Bajamar beginnst. Erkunde das versteckte Juwel von Masca, das an die Ha Giang Loop in Vietnam erinnert. Genieße die "Goldene Stunde" in Costa El Sauzal. Komm früh an, packe ein Picknick ein und bleibe spät für ein faszinierendes Sonnenerlebnis. Für authentische Küche besuche das "Restaurante Playa Casa Africa". Für etwas Einzigartiges probiere "Restaurante La Ola". Auf der Suche nach lokaler, preisgünstiger Küche? Ab zu "Guachinche Bibi y Mana".

‍Fuerteventura hat möglicherweise nicht die atemberaubendsten Landschaften unter den Kanarischen Inseln, ist jedoch ein absoluter Zufluchtsort für digitale Nomaden! Insbesondere Corralejo veranstaltet zahlreiche Events wie Meet-ups, Atemarbeitssitzungen, Yogakurse, Wanderungen und Partys. Hervorragende Bedingungen zum (Kite-)Surfen 🏄 Unsere Growth Marketing Managerin Anna Dung hat dort 5 Wochen verbracht und viele unglaubliche Menschen getroffen.

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‍Und zu guter letzt: Die Algarve 🇵🇹
‍Die Region Algarve ist ein Traum für Workationer oder digitale Nomaden. Hier findest du atemberaubende Strände, zuverlässige Internetverbindung überall, eine blühende digitale Nomaden-Community in Lagos und atemberaubende Sonnenuntergänge. Es ist ein idealer Ort zum Surfen und Wandern und damit der perfekte Ort, um Arbeit und Freizeit in Einklang zu bringen.

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Ja, diese Orte sind vielleicht keine gut gehüteten Geheimnisse, aber die Wintersaison bedeutet, dass es nicht ihre Hochsaison ist, was wiederum weniger Touristen und niedrigere Preise bedeutet! Nachdem wir einige verlockende Workation-Ziele erkundet haben, die alle warmes Wetter und höchstens eine Stunde Zeitunterschied bieten, stehen dir unzählige Möglichkeiten offen. Du musst nicht in entlegene Ecken der Welt jetten; selbst Südeuropa kann dir die Wärme und die Veränderung der Umgebung bieten, die du suchst. Ob es nun die atemberaubenden Strände der Algarve, der entspannte Charme von Andalusien, die von der Sonne durchfluteten Straßen von Athen, die natürliche Schönheit von Madeira oder die lebendigen Gemeinschaften der Kanarischen Inseln sind - diese Ziele rufen nach Remote-Arbeitern, die eine Atempause von den Winterblues suchen.

Also, wenn die Monotonie deiner täglichen Routine dich nach einer Veränderung sehnen lässt, warum nicht eine Workation in Betracht ziehen? Packe deinen Laptop, mach dich auf den Weg zu wärmeren Horizonten und lass die Mischung aus Arbeit und Freizeit deinen Geist erfrischen. Und vergiss nicht, dich vorher mit deinem Arbeitgeber abzusprechen, um sicherzustellen, dass du bei der Workation über eine A1-Bescheinigung und eine gültige Reisekrankenversicherung verfügst. Gute Reise!

Weißt du jetzt, wohin es gehen soll? Schau dir unsere Workation-Tipps an, um das Beste aus deiner Workation zu machen:

·     Wie man eine Workation organisiert - Einblicke eines digitalen Nomaden

·     Der ultimative 5-Schritte-Guide für Eure Workation

·     77 Fehler, die Ihr bei Eurer Workation vermeiden solltet!

Mit dem richtigen Gleichgewicht kannst du deine Workation zu einer unvergesslichen Erfahrung machen und den Winterblues weit hinter dir lassen. Prost auf neue Abenteuer und die Freiheit, von überall dort zu arbeiten, wo die Sonne am hellsten scheint! 🌞✈️

Was ist ein Sozialversicherungsabkommen?

Ein Sozialversicherungsabkommen ist ein Abkommen zwischen zwei Ländern, das einen gemeinsamen Rahmen für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit festlegt. Dank dieser Verträge ist es möglich, die doppelte Deckung durch die soziale Sicherheit abzuschaffen und Probleme wie die Zahlung von Sozialversicherungssteuern und die Übertragung von Leistungen zwischen Ländern zu lösen.  

Die Auswirkungen des Vertrags treten ein, sobald ein Dokument von den Behörden des Heimatlandes ausgestellt wurde. Dieses Dokument (A1 oder CoC, je nach Land) ist der Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland Sozialversicherungsbeiträge zahlt und bereits durch das Sozialversicherungssystem dieses Landes abgesichert ist.

Was ist das Risiko, dass es keinen Sozialversicherungsvertrag zwischen den Ländern gibt? Wie wirkt sich das auf Telearbeiter aus?

Wenn zwischen zwei Ländern kein Sozialversicherungsabkommen besteht, zahlen Arbeitnehmer möglicherweise in zwei (oder mehr) Ländern Sozialversicherungsprämien für dieselbe Arbeit und verpassen möglicherweise auch die Leistungen, die sie während der Zeit, in der sie in verschiedenen Ländern gearbeitet haben, erhalten haben. Mit anderen Worten, die Existenz dieser Verträge ist unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung der Vorschriften eine Erleichterung, ihr Fehlen kann Kopfschmerzen bereiten.

In der Praxis ergeben sich erhebliche Herausforderungen, wenn ein Mitarbeiter von einem anderen (Ziel-) Land aus arbeitet und keine Vereinbarung getroffen wurde. Zusätzlich zu den oben genannten Problemen könnten beispielsweise das Talent und der Arbeitgeber dazu führen, dass sie einen Beitrag zum Sozialversicherungssystem des Ziellandes leisten, indem sie Sozialversicherungsprämien zahlen.

Alles in allem ist es in der ständig neuen Realität der Telearbeit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, die Nuancen der Sozialversicherungsvereinbarungen zu verstehen. Dies setzt voraus, dass man sich der möglichen Folgen bewusst ist und wie wichtig es ist, stets Dokumente wie A1 oder CoC zur Verfügung zu haben.

Ihre Mitarbeiter lieben zweifellos die Freiheit, ihrer Arbeit nachzugehen! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend, einen Workation-Management-Prozess zu implementieren. Buchen Sie noch heute eine Demo mit WorkFlex, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Der kürzlich veröffentlichte KPMG-Bericht besagt, dass CEOs davon ausgehen, dass alle Firmen innerhalb von weniger als 3 Jahren in ihr Büro zurückzukehren.

Andere Studien zeigen jedoch, dass Mitarbeiter*innen genau das Gegenteil wollen:

• Nur 6% wollen ausschließlich im Büro arbeiten (Quelle: Gallup)
• 93% erwarten, von jedem Ort aus zu arbeiten ((Quelle: Deloitte)
• Flexibilität am Arbeitsplatz ist der zweitwichtigste Faktor für die Mitarbeiterbindung (Quelle: McKinsey)
  

Aber wie können diese beiden Ansätze miteinander in Einklang gebracht werden? Was sollte die Personalabteilung tun? Wie wird das Arbeitsmodell der Zukunft aussehen?

Wir haben ein Webinar organisiert, um diese Fragen zu beantworten, damit Ihr als Arbeitgeber auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben könnt.

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Schaut euch unser exklusives Webinar zur Arbeit in der Post-Covid-Ära an!

Zusammen mit Branchenexperten diskutierten wir:

👉 Werden wir in Zukunft zu 100% remote, hybrid oder mobil im Ausland arbeiten?

👉 Welche Herausforderungen wird das HR-Team zunehmend bewältigen müssen?

👉 Wie kann das HR-Team die Zusammenarbeit im Team und die Unternehmenskultur in einer mobilen oder hybriden Arbeitsumgebung aufrechterhalten?

👉 Wie kann das HR-Team den Übergang zu dieser neuen Arbeitsrealität unterstützen?

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Unsere geschätzten Experten: ‍

• Prof. Dr. Stefan Remhof: Co-Founder und CEO EDNEO AG, MP People Mobility Alliance, Professor für internationales Management an der IU International University
• Johanna Große Daldrup: Consultant torq.partners
• Pieter Manden LL.M.: Co-Founder WorkFlex‍
• Cara Benecke: WorkFlex Team Lead Customer Success

Hier sind sieben Tipps, wie ihr eure Workation umweltfreundlicher gestalten könnt:

1. Entdeckt näher gelegene Reiseziele 🌍: Habt ihr schon einmal daran gedacht, dass das Paradies näher sein könnte, als ihr denkt? Bevor ihr zu weit entfernten Reisezielen fliegt, solltet ihr die versteckten Schätze in unseren Nachbarländern entdecken. Das ist umweltfreundlich und eine gute Möglichkeit, den lokalen Tourismus anzukurbeln.

2. Bleibt länger ⏳: Macht ihr bereits Urlaub im Süden? Warum so schnell zurückfliegen? Verlängert euren Aufenthalt und arbeitet noch mobil im Ausland. Weniger Flüge bedeuten auch zugleich einen geringeren ökologischen Fußabdruck. Zudem könnt ihr tiefer in die lokale Kultur eintauchen.

3. Nutzt umweltfreundliche Verkehrsmittel 🚂: Denkt nochmal nach, ob der Flug wirklich notwendig ist?! Züge oder Busse sind oft eine nachhaltigere Alternative und bieten ein einzigartiges Reiseerlebnis, wo ihr währenddessen die Landschaft seht, WLAN habt, und euch on Top noch das Flughafenchaos spart. Vor Ort haltet Ausschau nach öffentlichen Verkehrsmittel, Fahrräder oder geht zu Füß - so entdeckt von die Destination sowieso nochmal mit ganz neuen Augen! Wenn ihr unbedingt mit dem Auto fahren müssen, macht es elektrisch! 🚴♂️🔌

4. Wählt umweltfreundliche Unterkünfte und Aktivitäten 🏡🌳: Sucht nach nachhaltigen Unterkünften, die ökologische Praktiken anwenden, wie z. B. Wassersparen, Nutzung erneuerbarer Energien und Recycling. Versucht umweltschädliche Aktivitäten zu unterlassen. Zieht zum Beispiel Kajakfahren dem Jetskifahren vor.

5. Geräte ausschalten und Stecker ziehen 🔌: Schaltet alle Lichter, Geräte und Klimaanlagen aus, wenn sie nicht benutzt werden. Nutzt Ventilator anstelle einer Klimaanlage. Zieht den Stecker aus der Steckdose - Fernseher, Laptops, Handy-Ladegeräte und sogar Mikrowellen verbrauchen den ganzen Tag über unnötigen Strom. Steckt sie einfach aus, wenn sie nicht benutzen, um Energie zu sparen.

Und hier noch ein Pro-Tipp: Entrümpelt eure digitalen Geräte! Reduziert unnötige Downloads und die übermäßige Nutzung von Geräten. Das spart nicht nur Energie, sondern steigert auch die Effektivität eurer Geräte.

6. Achtet auf euren Abfall 🚯
Workations bedeuten leider auch oft kurze Aufenthalte, was zu Einwegartikeln und übermäßiger Verpackung führt. Um dies zu vermeiden, könnt ihr:

- Achtet bei der Planung der Unterkunft darauf, dass keine Einwegplastikprodukte, wie z. B. Mini-Shampoos, mehr angeboten werden.

- Packt eine wiederverwendbare Wasserflasche, Besteck, Kaffeetasse, Strohhalm usw. ein.

- Tauscht Duschgel und Shampoo-Plastikflaschen gegen feste Seife ein. Sie sind kompakt und ihr ökologischer Fußabdruck ist etwa 25 % leichter.

- Kauft bei lokalen Märkten ein, um Verpackungsmüll zu reduzieren und die Locals zu unterstützen

- Informiert euch über die örtlichen Vorschriften bezüglich Recycling und Kompostierung

7. Ökologischen Fußabdruck kompensieren🌱
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, CO2-Emissionen auszugleichen, z. B. Aufforstungs- und Abholzungsprojekte, Projekte für erneuerbare Energien oder Technologien, die vorhandenes CO2 auffangen und entfernen.

Mit diesen Tipps könnt ihr produktiv arbeiten und gleichzeitig euren Beitrag zum Umweltschutz leisten. Eine nachhaltige Arbeitsweise kommt allen zugute - Euch, den Locals und unserem Planeten. 🌍🍃

Über Flix
Für Flix, eines der führenden Unternehmen im Mobilitätssektor, ist das Konzept des "ortsunabhängigen Arbeitens" mehr als nur eine Unternehmensrichtlinie; es ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensidentität. Schließlich wäre es auch sehr widersprüchlich, wenn ein Unternehmen, das mit seinen FlixBussen und FlixTrains Menschen weltweit miteinander verbindet, seine eigenen Mitarbeitenden auf einen festen Standort beschränken würde.

Das Unternehmen hat den Mentalitätswechsel in der post-pandemischen Arbeitswelt frühzeitig erkannt und das Programm "work from manywhere" eingeführt. Seit dem 1. Juli 2022 haben Flix Mitarbeitende die Möglichkeit, von fast jedem Ort der Welt aus zu arbeiten - sei es im Garten ihrer Oma oder an einem Sandstrand.

🔥 Herausforderung

Am Ende der Pandemie befragte Flix seine Mitarbeitenden, ob sie gerne von überall aus arbeiten würden. Diese erste Umfrage ergab eine sehr hohe Nachfrage. In Anbetracht der Veränderungen, die die Pandemie in unserer Arbeitsweise mit sich brachte, und der Vielfalt in ihrem Team sah Flix eine große Chance, dieses Programm einzuführen.
Dies brachte jedoch neue Herausforderungen für Flix mit sich:

- Anpassung an die sich rasch ändernden Bedürfnisse der Arbeitnehmenden: Die rasche Ausbreitung von mobiler Arbeit im Ausland während der Pandemie hat bei den Mitarbeitenden ein Verlangen nach mehr Flexibilität geweckt. Dieser Mentalitätswandel - von überall aus arbeiten zu können - führte dazu, dass Flix versuchen musste, komplexe Compliance-Anforderungen, die sich noch nicht an die neue Arbeitsumgebung angepasst haben, mit dem zunehmenden Wunsch der Mitarbeitenden, von überall aus zu arbeiten, in Einklang zu bringen. Flix wusste, dass sie eine externe Lösung brauchten, um sicherzustellen, dass sie zu 100 % rechtskonform handeln.

Ein Verbot von mobiler Arbeit lag nicht im Interesse von Flix, da die internationale Belegschaft auch das Recht auf ein internationales Homeoffice einforderte und dies sowieso- auch ohne Genehmigung - getan hätte.

- Einhaltung von sich ständig ändernder Vorschriften und Gesetze: Die  verschiedenen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbescheide war eine große Herausforderung für Flix. Obwohl die Firma über viel internes Fachwissen verfügte, wie z. B. eine Rechtsabteilung, eine Steuerabteilung und eine Personalabteilung, war dies ein neues Thema, für das niemand bereits Fachwissen erworben hatte.

- Komplexe internationale Belegschaft: Da die Mitarbeitenden aus über 90 verschiedenen Ländern stammen, wurden die rechtlichen Feinheiten der Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Visabestimmungen noch komplexer. Diese Vielfalt, insbesondere in Bezug auf Nicht-EU-Staatsangehörige, machte deutlich, dass Flix einen externen Compliance-Partner benötigte.

💡 Lösung
WorkFlex bot die erforderliche Lösung für diese Herausforderungen:

- Individuelle Risikobewertung: Das Tool von WorkFlex entsprach genau dem, was Flix brauchte, und schaffte ein Gleichgewicht zwischen Benefit und Compliance. WorkFlex' Compliance-Logik und der automatisierte Ansatz prüfen jede Work-from-anywhere-Anfrage einzeln und stellen sicher, dass Flix die Compliance-Vorschriften einhält, egal wo ein Mitarbeiter arbeiten möchte oder in welchem Land er auf der Gehaltsliste steht. Diese sorgfältige Prüfung ist entscheidend, da Flix Mitarbeitende aus vielen Ländern beschäftigt, für die jeweils eigene Regeln gelten.

- Benutzerfreundliche Plattform: Die WorkFlex Plattform vereinfacht den Prozess für Flix. Sie konsolidiert alle Anträge auf ortsunabhängige Arbeit, bereitet die erforderlichen Dokumente vor und sorgt unter anderem dafür, dass die Mitarbeitenden auch im Ausland ausreichend versichert sind.

- Aktuelles Compliance Fachwissen: Dank des Rechtsteams von WorkFlex muss Flix nicht ständig Änderungen der Rechtsvorschriften überwachen.

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📈 Ergebnisse

Flix hat seine "Working from Manywhere " Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Flix Mitarbeitende von überall aus arbeiten können. Bis zu 60 Tage in Ländern dürfen sie dies in Ländern mit geringem und mittlerem Risiko und fünf Tage in Ländern mit hohem Risiko.

Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei Flix wurde ersichtlich an:

- Modernes Employer Branding: Durch das Angebot von Homeoffice im Ausland hat Flix sein Image als zukunftsorientierter Arbeitgeber gestärkt, der den modernen Bedürfnissen seiner Mitarbeitenden gerecht wird.

- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Das positive Feedback der Mitarbeitenden war ein Beweis für den Erfolg der Initiative. Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, sei es in der Heimatstadt oder am Strand, verbesserte die Work-Life-Balance erheblich und stärkte den Ruf von Flix als mitarbeiterorientiertes Unternehmen, das Wert auf Flexibilität legt.

- Leichtere Rekrutierung durch Wettbewerbsvorteile: Der Vorteil des ortsunabhängigen Arbeitens wurde zu einem bedeutenden Pluspunkt für potenzielle Mitarbeiter, der neue Bewerber anspricht. Insbesondere die Generation Z und internationale Talente zeigen während des Einstellungsprozesses großes Interesse an dem Arbeitsmodell.

- Verringerung des manuellen Aufwands: Dank WorkFlex können Mitarbeitende selbstständig von überall aus Workationanträge stellen. Die Personalabteilung wird nur noch für die endgültige Genehmigung benötigt, was ihren Aufwand auf weniger als 5 Minuten pro Antrag reduziert. Es wird keine Zeit benötigt, um die Einhaltung der Vorschriften selbst zu überprüfen oder ganze Rahmenwerke für Nicht-EU-Bürger zu erstellen.

- Einsparungen bei Kosten und Verwaltungsaufwand: Durch die Partnerschaft mit WorkFlex entfiel die Notwendigkeit umfangreicher Recherchen und Beratungen mit Steueranwälten, was indirekt zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Darüber hinaus verringerte sich durch die gestrafften Prozesse der Verwaltungsaufwand, sodass Flix seine Ressourcen für andere wichtige Projekte einsetzen konnte, anstatt sich um die sich ständig ändernden Compliance-Vorschriften für seine internationale Belegschaft kümmern zu müssen.

Zusammenfassung: Arbeiten von überall bei Flix mit WorkFlex
Insgesamt haben die Mitarbeiter von Flix seit dem Start von Work from Anywhere Unternehmensrichtlinie zeitweise aus über 80 verschiedenen Ländern rund um den Globus gearbeitet, wie die Karte zeigt. Allein in diesem Jahr arbeiteten die Flix-Mitarbeiter 1452 Tage lang aus 59 verschiedenen Ländern.

Die meisten Reisen wurden von indischen Arbeitnehmern beantragt (13,40 %), dicht gefolgt von Deutschen Staatsbürgern (8,87 %). Danach folgen brasilianische, US-amerikanische und ägyptische Beschäftigte mit den meisten Anträgen.

Die durchschnittliche Anzahl der Workationtage pro Jahr und Arbeitnehmer betrug 20-25 Tage. Damit liegt er immer noch unter dem von in der Flix' Unternehmensrichtlinie angegebenen Schwellenwert von 60 Tagen.

Die Entscheidung von Flix für dieses Modell beruht im Wesentlichen auf einem starken Mitarbeiterengagement. Das Unternehmen möchte ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und verstanden fühlen und stolz darauf sind, ein Teil des Unternehmens zu sein.

Flix glaubt fest an die Zukunft von mobilem Arbeiten im Ausland. Im Moment aber erlebt Flix immer noch einen großen Wettbewerbsvorteil, da der Benefit noch heraussticht.

Die Partnerschaft mit WorkFlex hat Flix in die Lage versetzt, diese Flexibilität auch auf Regionen wie Asien, Lateinamerika und Afrika auszudehnen und dabei die Einhaltung von Vorschriften strikt zu beachten.

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In der heutigen digitalen Welt entwickelt sich die Arbeitswelt rasant weiter. Personen arbeiten nun von unterschiedlichen Kontinenten und verschiedenen Zeitzonen zusammen. So macht es auch unser Team bei WorkFlex. Dank des 100%igen Remote-Modells arbeiten wir aus 8 verschiedenen Zeitzonen trotzdem gemeinsam. Wir lieben die Flexibilität und Freiheit, die wir durch das Arbeiten von überall und jederzeit erhalten.

Diese neue Arbeitsweise bringt jedoch ihre eigenen Herausforderungen mit sich, aber mit den richtigen Strategien und Tools können Teams auch hier effizient - wenn nicht effizienter - zusammenarbeiten. Hier sind sieben Tipps für das asynchrone Arbeiten aus 10+ verschiedenen Ländern von unserem Co-Founder Patrick Koch:

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‍1. Asynchrone Tools nutzen:
Tools wie Teams Messages und Vidyard/Loom-Videos sind von unschätzbarem Wert für Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg verteilt arbeiten. Diese Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, trotz verschieder Uhrzeiten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ohne dass eine Echtzeit-Interaktion erforderlich ist. Die Mitarbeitenden können sich die Videos ansehen, wann immer es für sie am besten passt, und nicht, wenn eine Besprechung angesetzt ist. Ganz gleich, ob es sich um ein kurzes Nachrichten-Update oder eine ausführliche Videoerläuterung handelt, asynchrone Tools sorgen dafür, dass alle informiert und verbunden bleiben. Darüber hinaus wird alles schriftlich festgehalten oder aufgezeichnet, so dass keine Informationen verloren gehen.  

‍2. Klare Ziele und Prioritäten setzen:
Wenn Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, ist es entscheidend, klare Ziele und Prioritäten zu haben - sei es in Form von OKRs, Deadlines oder Asana To-Do's. Regelmäßige Check-ins und Updates können helfen, alle auf das große Ganze auszurichten. Dies stellt sicher, dass alle Aufgaben erledigt und Fristen konsequent eingehalten werden.

3. Lieber zu viel as zu wenig kommunizieren:
Die Kommunikation ist definitiv schwieriger, wenn man remote arbeitet. Daher ist es beim asynchronen Arbeiten immer besser, zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Klare Updates, Feedback-Gespräche und offene Kommunikationskanäle stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und reduzieren die Chancen für Missverständnisse oder untergegangende Informationen.  

4. Blocker setzen:
Mit der Möglichkeit ständiger Benachrichtigungen und Updates ist es unerlässlich, Zeiten für konzentrierte, ununterbrochene Arbeit zu haben. Das Blockieren spezifischer Zeiten im Kalender und das Pausieren von Benachrichtigungen kann helfen, sich ohne Ablenkungen auf Aufgaben zu konzentrieren und letztendlich zu beenden. Das macht uns somit produktiver und effizienter.

5. Kontrolle ist gut, aber Vertrauen ist besser:
Kontrollverlust kann als Manager manchmal sehr schwierig und beängstigend sein, aber delegieren zu lernen ist wichtig für ein erfolgreiches 100% Arbeitsmodell! Den Teammitgliedern zu vertrauen, ist in einer asynchronen Arbeitsumgebung entscheidend. Anstatt die Arbeitszeiten zu überwachen, richtet den Fokus lieber auf Qualität! Die Arbeitsweise ist sowieso an der Performance ersichtlich! Das Empowerment von Teammitgliedern durch Vertrauen fördert eine positivere Arbeitskultur und ermutigt auch zur Eigenverantwortung.

6. Informationen mit digitalen Werkzeugen zentralisieren:
Ein zentrales Repository für Informationen und Dokumente ist für Teams, die von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, von entscheidender Bedeutung. Tools wie Cloud-Speicher und Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall Zugriff auf die benötigten Informationen haben. Stellt sicher, dass dies auch im Onboarding erklärt wird, damit jeder Neuzugang weiß, wo man suchen muss!  

7. Flexibel und anpassungsfähig bleiben:
Mit einem diversen Team aus verschiedenen Ländern zu arbeiten, bedeutet unterschiedlichen Kulturen, Feiertagen, Arbeitsgewohnheiten und Herausforderungen zu begegnen. Flexibel und offen für Veränderungen zu sein, ist entscheidend, um diese Unterschiede zu navigieren und eine harmonische Arbeitsumgebung zu schaffen.  

Es mag manchmal entmutigend erscheinen, asynchron aus mehreren Ländern zu arbeiten, aber mit den richtigen Strategien und Tools kann es zu einem hochproduktiven und tollen Team führen. Bei WorkFlex könnten wir uns kein anderes Arbeitsmodell vorstellen. Wir lieben es, ein so internationales Team zu haben, mit Menschen, die aus Deutschland, den USA, Südafrika, Spanien, Portugal, Dänemark, Griechenland, Lettland, Ägypten, den Niederlanden und vielen weiteren Ländern zusammen zu arbeiten.

Es bleibt nichts mehr zu sagen als:
Stellt euch den Herausforderungen, profitiert von der Vielfalt und beobachtet, wie asynchrones Arbeiten Eurem Business helfen kann!  

Im Juni letzten Jahres konnte IU ihren WorkFlex-Vorteil auf den Markt bringen, der IU's Mitarbeitern eine ganz neue Arbeitswelt eröffnet. Vorbei sind die endlosen, ewig vorgeplanten Reiseanfragen. Seitdem kann die nächste Workation mit nur wenigen Klicks geplant werden. Wohin waren die Workations bisher? IU hat eine Momentaufnahme der Situation gemacht: 

Workation. Was steckt dahinter?‍

Zuerst zur Erklärung. Worum geht es bei WorkFlex genau? Wie kann man sich eine solche Anwendung vorstellen? Und ist sie nicht immer mit steuerlichen Hürden verbunden?

Wenn uns die letzten Jahre eines gezeigt haben, dann ist es, dass gute Arbeit von überall aus geleistet werden kann! Von einem Tag auf den anderen wurden unsere privaten Räume in Büros umgewandelt. Mit der Erkenntnis, dass es machbar ist — und zwar sehr gut. Wenn die Küche plötzlich zum Büro wird, warum sollte es dann nicht auch das Café in Valencia sein? Oder die Ferienwohnung in Zeeland? Unser WorkFlex-Vorteil macht genau das möglich: Arbeiten, wo immer ihr wollt — bis zu sechs Monate im Jahr. Mit Ausnahme einiger Länder, die aus Sicherheitsgründen leider ausgeschlossen sind, steht die große weite Welt offen. Wir sind der festen Überzeugung, dass mobiles Arbeiten aus dem Ausland (WFA) eine sehr attraktive Leistung ist, die auch sehr gut zur aktuellen und zukünftigen Situation des mobilen Arbeitens passt.

Fallstricke in den Bereichen Steuern, Arbeit und Sozialversicherung? Nicht bei uns!

Mit dem WorkFlex-Benefit bieten wir unseren Mitarbeitern flexible Optionen für Telearbeit im Ausland an. Kombiniert mit einem sehr einfachen Prozess.

Denn ohne dir Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften (wie private Steuern, Visa usw.) oder andere Risiken machen zu müssen, kannst du deinen nächsten Arbeitseinsatz planen. Es ist so einfach wie das Einreichen einer Anfrage über die Plattform mit nur wenigen Klicks. WorkFlex holt dann die Genehmigung des/der Vorgesetzten ein und führt eine Risikobewertung der aktuellen Situation durch. Passt alles? Dann bist du bereit zu reisen. ✈️


Zusammenfassung der IU: Über eintausend zugelassene Workations innerhalb des ersten Jahres!

Die Zahlen sprechen für sich: Ein Blick auf die im letzten Jahr beantragten Stellen zeigt, wie einfach und unkompliziert ein solcher Antrag ist: Im Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2023 hatten wir insgesamt nicht weniger als 1.000 bewilligte Stellen an der IU. Ob ein verlängertes Wochenende in einem der Nachbarländer oder ein Aufenthalt von mehreren Wochen oder sogar mehreren Monaten weiter weg. Aus Australien, Argentinien, Trinidad&Tobago oder Taiwan: Insgesamt wurden im vergangenen Jahr Anträge für 87 Ländern auf der ganzen Welt eingereicht und bewilligt. Die Bewilligungsrate lag hier bei über 95%.

Die Statistiken von WorkFlex zeigen auch, dass wir in Sachen Workation ein absoluter Vorreiter sind: Verschiedene namhafte Unternehmen wurden hinsichtlich ihrer jährlichen Quote an Arbeitstagen pro Person verglichen. Hier wird noch einmal deutlich: Mit 182 möglichen Arbeitstagen pro Jahr und Person liegen wir ganz oben und machen Telearbeit zu dem, was sie sein sollte: Selbstbestimmtes Arbeiten von überall.

Für IU ist dies ein klares Zeichen dafür, dass sie auf dem richtigen Weg sind und dass die Leistung gut und gerne genutzt wird. Sie freuen sich auf das kommende Jahr, seine Ziele und die damit verbundenen Geschichten ihrer Mitarbeiter.

Willst du auch einen Job, der sich deinem Leben anpasst? Dann komm an Bord der IU und checke sehr bald für deine nächste Workation ein. ☀️


Schaut euch den vollständigen Artikel und die IU hier an
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Meldungen über entsandte Arbeitnehmer – oder PWD Meldungen – sind Meldungen basierend auf der EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (PWD). Diese Meldungen sind notwendig, wenn Arbeitnehmer vorübergehend im Rahmen einer Dienstleistung in einem anderen Land der EU/EFTA-Region tätig sind.

Der Zweck der PWD- Meldungen ist es, die lokalen Behörden darüber zu informieren, dass Arbeitnehmer in ihrem Gebiet Dienstleistungen erbringen. Im Falle von Arbeitskontrollen und -inspektionen ist der Nachweis der PWD-Meldung erforderlich. Zudem müssen einige lokale Arbeitsbedingungen eingehalten werden (z.B. hinsichtlich Arbeitszeiten, gleicher Bezahlung und Urlaubsanspruch). Das Unterlassen der Meldepflichten kann mit Geldstrafen von bis zu 5.000 € geahndet werden. Des Weiteren kann die Missachtung von lokalen Arbeitsbedingungen nicht nur zu Geldstrafen im Wert von mehreren Tausend Euro führen, sondern auch zu Sanktionen, wie mehrjährigen Geschäftsbeschränkungen oder sogar zu Haftstrafen.

Der PWD-Meldeprozess unterscheidet sich von Land zu Land. Auch der spezifische Inhalt der Meldung sowie der Einreichungsvorgang bei den örtlichen Behörden variieren. Während die meisten Länder Online-Portale oder digitale Verfahren zur Einreichung von PWD-Meldungen anbieten, ist dies nicht in allen Ländern der Fall. Außerdem kann der Prozess in einigen Ländern so kompliziert sein, dass es für Personen, welche die lokale Sprache nicht beherrschen, nahezu unmöglich ist, die PWD-Meldungen erfolgreich abzuschließen.

WorkFlex ist eine umfassende Softwarelösung, die die Einhaltung von Vorschriften für Remote-Work administriert. Im Rahmen des automatisierten Ablaufs kümmert sich WorkFlex um die PWD-Meldungen als Teil des Reise-Managements.

So funktioniert es: Sobald die Details einer Geschäftsreise in der WorkFlex-Plattform eingegeben werden, prüft das System automatisch, ob für das Reiseziel eine PWD-Meldung erforderlich ist. Ist dies der Fall, wird der länderspezifische Prozess umgehend eingeleitet. Die Bestätigung über die erfolgte Meldung wird dann noch vor Reiseantritt in der WorkFlex-Plattform hochgeladen.

Die umfangreiche Reisemanagement-Logik von WorkFlex berücksichtigt nahezu alle Länder, in denen PWD-Meldungen notwendig sind. Dadurch ist in 98% aller Fälle sichergestellt, dass die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter vollständig compliant sind.

Die Arbeit der Zukunft ist auf dem Vormarsch, und das Arbeiten aus der Ferne gehört heute zum Leben vieler Menschen. Viele Arbeitgeber führen nicht nur nationale hybride Arbeitsmodelle ein, sondern auch Maßnahmen, die es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, vorübergehend im Ausland zu arbeiten. Letzteres ist besonders interessant, weil es eine wichtige Frage aufwirft, noch bevor der Arbeitnehmer das Zielland betritt.

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"Wie sollte jemand, der aus privaten Gründen vorübergehend im Ausland arbeitet, für VISA-Zwecke qualifiziert werden?"

Da es sich hierbei um ein relativ neues Thema handelt, haben sich die Regulierungsbehörden in ihren VISA-Regeln und -Vorschriften nie ausdrücklich mit den temporäre Fernarbeitern befasst. Infolgedessen gibt es kein spezifisches Visum oder einen anwendbaren Rahmen für diese Art von Personen. Im Allgemeinen sehen die VISA-Bestimmungen nur drei mögliche "Titel" für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land vor: Tourismus, lokale Beschäftigung oder Geschäftsreise. Die Frage ist, ob diese Titel eine geeignete Qualifikation für die Website temporäre Remote-Mitarbeitende darstellen, und wenn ja, welche. Diese Frage ist relevant, weil die administrativen Anforderungen für die Einreise und die Erlaubnis, im Land zu arbeiten, je nach Titel stark variieren können.

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Nachfolgend werden wir die drei verschiedenen Titel gesondert erörtern und speziell darauf eingehen, ob sie geeignet sind, temporäre Fernarbeitnehmer zu erfassen.

1. Tourismus

Die meisten Länder schließen ausdrücklich jede Art von bezahlter Tätigkeit aus, um als Tourist zu gelten. Daher ist es unwahrscheinlich, dass die temporäre Remote-Mitarbeitenden ohne Weiteres in diese Länder einreisen und dort arbeiten können. Interessanterweise würde dies bedeuten, dass es gegen die Vorschriften verstößt, wenn Arbeitnehmer während ihres Urlaubs ihre geschäftlichen E-Mails auf ihrem Smartphone abrufen. Gleichzeitig hat, soweit wir wissen, noch nie jemand ein Problem daraus gemacht, weder Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch Regierungen und Behörden. Folglich könnte man argumentieren, dass sogar Touristen praktisch berechtigt sind, einige Arbeitstätigkeiten auszuführen.

In einigen Ländern ist es Touristen ausdrücklich gestattet, für eine begrenzte Anzahl von Tagen für ihren Arbeitgeber im Ausland zu arbeiten. Ein Beispiel dafür sind die Länder des Schengen-Raums: Ausländer, die während ihres Urlaubs in Europa arbeiten möchten, können dies mit einem Touristenvisum oder visumfrei tun, wenn sie aus einem von der Visumspflicht befreiten Land1 kommen. Nach Angaben des Informationszentrums der amerikanischen Zoll- und Grenzschutzbehörde ist es auch möglich, im Rahmen des Programms für visumfreies Arbeiten (Visa Waiver Program) für eine bestimmte Zeit in den USA für ein ausländisches Unternehmen zu arbeiten.

Die Behauptung, diese pragmatische Ausnahme gelte immer und überall für temporäre , erscheint jedoch eher opportunistisch, da ihre Arbeitstätigkeit in der Regel nicht eindeutig sehr begrenzt und höchst nebensächlich ist.

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2. Lokale Beschäftigung

Auf der anderen Seite des Spektrums gibt es die lokale Beschäftigung. Wenn Ausländer irgendwo (dauerhaft) arbeiten wollen, benötigen sie in der Regel eine ordnungsgemäße Arbeitserlaubnis. Ein Beispiel dafür ist die "EU Blue Card". Nur mit dieser Karte dürfen Nicht-EU-Bürger eine Arbeit in dem EU-Land annehmen, das die Karte ausgestellt hat. Lokale Beschäftigung bedeutet in diesem Zusammenhang eine lokale Beschäftigung bei einem lokalen Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer wird in diesem Fall zum Einwohner des betreffenden Landes. Nach Angaben der Europäischen Kommission beziehen sich die Regelungen zu den EU Blue Cards auf die Bedingungen für die Einreise und den Aufenthalt von hochqualifizierten Nicht-EU-Bürgern in EU-Ländern.

Die Hauptgründe für die Regulierung dieses Bereichs liegen darin, dass die Länder sowohl ihre eigenen Bürger als auch die Zuwanderer schützen wollen. Die eigenen Bürger sollen sicherstellen, dass ihre Arbeitsplätze nicht ohne weiteres von Zuwanderern gestohlen werden können. Und diese Einwanderer stellen sicher, dass sie nicht in ein Land gebracht werden, um dort unter Bedingungen zu arbeiten, die viel schlechter sind als die der einheimischen Bevölkerung (Sozialdumping). Betrachtet man diese beiden Schlüsselfaktoren, so wird deutlich, dass die Vorschriften keineswegs dazu gedacht waren, die Zielländer vor temporäre Fernarbeitern zu "schützen".

Es versteht sich von selbst, dass temporäre Fernarbeitnehmer nicht Teil eines Sozialdumpingsystems sind. Das bedeutet nicht, dass es theoretisch möglich ist, dass das Vergütungspaket des temporäre Arbeitnehmers unter den Mindeststandards des Ziellandes liegt. Da dies jedoch sehr unwahrscheinlich ist, wird die Zahl der Fälle, in denen dies der Fall ist, äußerst gering sein. Diese Ausnahmen ändern nichts an der Tatsache, dass temporäre Arbeit aus dem Ausland nichts mit Sozialdumping zu tun hat.

Ebenso klar ist die Tatsache, dass temporäre Fernarbeitskräfte nicht mit den einheimischen Arbeitskräften des Ziellandes um Arbeitsplätze konkurrieren. Temporäre Fernarbeitskräfte haben bereits einen Job! Ihr arbeitet weiterhin für den Arbeitgeber in eurem Heimatland, und eure gesamte Vergütung wird weiterhin von diesem Arbeitgeber im Heimatland gezahlt und getragen. Ihr habt weder die Absicht, sich im Zielland niederzulassen, noch übt ihr irgendwelche Tätigkeiten für lokale Unternehmen aus.

Während es "zu einfach" ist, temporäre als Touristen zu qualifizieren, scheint es gleichzeitig unvernünftig, sie als lokale Arbeitnehmer zu qualifizieren. Dies würde in vielen Fällen einen lokalen Sponsor erfordern. Im Fall von temporäre Remote-Mitarbeitende ist dieser Sponsor nicht verfügbar, es sei denn, der Arbeitgeber im Heimatland wäre bereit, sich auch im Zielland zu registrieren. Dies wird von Arbeitgebern, die ihre Mitarbeitenden lediglich eine Zeit lang im Ausland arbeiten ließen, natürlich nicht akzeptiert. Darüber hinaus ist zu beachten, dass das Verfahren zur Erlangung eines VISA für eine Beschäftigung vor Ort ein langwieriger und manchmal auch kostspieliger Prozess ist. Dies ist ein weiterer Grund, warum, wenn die Schlussfolgerung lautet, dass temporäre Fernarbeitnehmer offiziell ein VISA für eine Beschäftigung vor Ort beantragen müssen, dies in der Praxis wahrscheinlich nur dazu führen wird, dass mehr Fernarbeitnehmer heimlich als "Touristen" irgendwohin gehen.

3. Dienstreisen

Der dritte und letzte Grund für den Aufenthalt von Ausländern in einem Land ist die Geschäftsreise. Nach Angaben des amerikanischen Bureau of Consular ^Affairs2 werden Geschäftsreisen als Reisen definiert, bei denen der Arbeitnehmer vorübergehend geschäftlichen Tätigkeiten nachgeht, wie z. B.:

- Aushandlung von Verträgen;

- Beratung mit Geschäftspartnern;

- Rechtsstreitigkeiten;

- Teilnahme an wissenschaftlichen, pädagogischen, beruflichen oder geschäftlichen Kongressen, Konferenzen oder Seminaren;

- andere rechtmäßige Tätigkeiten kommerzieller oder beruflicher Art.

Ähnliche Aktivitäten wurden von den Ländern des Schengen-Raums als Grund für die Beantragung eines Geschäftsvisums ^angesehen3:

- Treffen oder Schulungen in einer im Zielland ansässigen Geschäftseinheit;

- Kauf und Verkauf von Produkten, Geschäftsabschlüsse und Ausschreibungen;

- Teilnahme an einer Ausstellung, einer Konferenz oder einem Seminar.

Als Geschäftsreisender kann man in der Tat Sitzungen abhalten, Verträge aushandeln und Kunden im Zielland besuchen. Die Frage ist jedoch, ob "mobiles Arbeiten aus dem Ausland" als Geschäftsreise eingestuft werden kann oder nicht. Natürlich sind die Regeln alt und wurden nicht festgelegt, als mobiles Arbeiten aus dem Ausland noch relevant war. Einige wichtige Drehkreuze für temporäre Fernarbeiter, wie Spanien oder Portugal, haben offen erklärt, dass sie keinen spezifischen Rahmen für diese Art von Reisenden haben. So ist die "regelmäßige Arbeit für den Arbeitgeber im Heimatland" nicht ausdrücklich als Arbeitstätigkeit unter der Überschrift Geschäftsreisen abgedeckt.

Heutzutage ist temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland natürlich relevant, und wir sind der Meinung, dass Geschäftsreisen näher an temporäre mobiles Arbeiten aus dem Ausland herankommen als Tourismus (Punkt 1) oder lokale Beschäftigung (Punkt 2). Denn was machen Geschäftsreisende zwischen Meetings und Kundenbesuchen? Genau, reguläre Arbeitstätigkeiten wie das Versenden von E-Mails - was im Grunde genau das ist, was temporäre Fernarbeitnehmer tun. Arbeitgeber und Behörden haben daraus nie ein Problem gemacht, so dass wir es für unwahrscheinlich halten, dass sich dies jetzt ändert.

Einige Regierungen haben bereits inoffiziell bestätigt, dass Fernarbeitnehmer für VISA-/Einwanderungszwecke tatsächlich als Geschäftsreisende gelten. Außerdem ist uns keine Regierung bekannt, die sich gegen diesen Ansatz ausspricht. Das bedeutet jedoch nicht, dass dies nicht irgendwann geschehen könnte. Bis dies geklärt ist, ist die Option "Geschäftsreisender" die beste verfügbare Möglichkeit. Sie ist weder "zu einfach", noch ist sie unangemessen streng. Sie ist eine praktikable Theorie, wenn Arbeitnehmer vorübergehend von außerhalb der EU aus arbeiten möchten, wenn sie nicht die Staatsangehörigkeit des Ziellandes besitzen.

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² Botschaften und Konsulate von U.S. in Großbritannien

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Über TIMOCOM

TIMOCOM, ein führender digitaler Marktplatz für Transportaufträge und Live-Sendungsverfolgung, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Logistikprozesse seiner Kunden zu optimieren und ihnen Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Doch TIMOCOM stand vor einer Herausforderung: die Einführung von Workations, um den wachsenden Wunsch nach Remote-Arbeit zu erfüllen und gleichzeitig die komplexen rechtlichen Anforderungen einer internationalen Belegschaft zu berücksichtigen.  

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🔥 Herausforderung

Bei der Einführung von Workations stand TIMOCOM vor einer Reihe von Herausforderungen und Hindernissen, die es zu bewältigen galt:  

- Wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland: Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie äußerten die Mitarbeiter den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten von zu Hause aus. Diese wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland stellte TIMOCOM vor die Herausforderung, geeignete Lösungen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu finden.

- Vielfältige internationale Belegschaft: TIMOCOM hat eine vielfältige Belegschaft mit Mitarbeitenden aus mehr als 34 Nationen. Daraus ergaben sich komplexe rechtliche Anforderungen, darunter Steuergesetze, Sozialversicherung Vorschriften, Arbeitsgesetze sowie Aufenthalts- und Visabestimmungen. Die Bewältigung dieser rechtlichen Fragen und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften waren eine große Herausforderung für das Unternehmen.  

- Bedenken hinsichtlich der Compliance-Risiken: Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern war es für TIMOCOM schwierig, Workations anzubieten, ohne gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung war eine komplexe Aufgabe.  

- Operative Überlegungen: TIMOCOM musste auch operative Aspekte des Workation Management berücksichtigen. Dazu gehörte die Festlegung der Anzahl der angebotenen Tage für workations, die Unterstützung von Mitarbeitenden mit Familienangehörigen und Zweitwohnsitzen im Ausland sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs während der Abwesenheit von Mitarbeitenden.

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💡Lösung

TIMOCOM entschied sich für WorkFlex als Software für das Workation Management:  

- Employer Branding: Die Einführung von globalen Workations spielte eine maßgebliche Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Durch diese innovative Arbeitsform konnte das Unternehmen seine Attraktivität und seinen Ruf als moderner und fortschrittlicher Arbeitgeber stärken.  

- Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Nach einer internen Umfrage zeigte sich, dass mehr als 50% der Mitarbeiter großes Interesse an der Nutzung von Workations hatten. Die Lösung von WorkFlex erfüllte genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Flexibilität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance.  

- Fachkräftemangel: Als IT-Unternehmen war TIMOCOM kontinuierlich auf der Suche nach qualifizierten IT-Fachkräften. Die Möglichkeit von Workations positionierte das Unternehmen als äußerst attraktiven Arbeitgeber auf dem Markt, was wiederum dabei half, hochqualifizierte Talente anzuziehen.

- Compliance Support & Liability: WorkFlex provided clear assessments of compliance risks for each individual application & handled all complex compliance tasks such as the creation of A1 certificates and the provision of comprehensive travel insurance for all employees. In the event of complications, WorkFlex took care of the financial liability as well as professional support with official procedures. This gave TIMOCOM the confidence to easily send employees worldwide without having to worry about legal stumbling blocks.

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📈 Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung der Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM basierte auf verschiedenen Indikatoren:  

- Verbesserung des Employer Branding: Workations spielten eine bedeutende Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Die Flexibilität und die Unterstützung der Work-Life-Balance durch WorkFlex trugen dazu bei, das Unternehmen als modernen und mitarbeiterorientierten Arbeitgeber zu positionieren.  

- Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Die Mitarbeiter waren begeistert von der Möglichkeit, Workations zu nutzen, um ihre Familie häufiger zu sehen und ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Die positive Rückmeldung der Mitarbeiter bestätigte den Erfolg der Maßnahme. Die jährlichen Mitarbeiterbefragungen zeigten nach der Implementierung von WorkFlex eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit . Die flexible Arbeitsgestaltung und die Möglichkeit, Workations zu nutzen, trugen zur Bindung und Motivation der Mitarbeiter bei.    

- Erfolg bei der Rekrutierung: Als IT-Unternehmen profitierte TIMOCOM von Workations als attraktivem Angebot für potenzielle Fachkräfte. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten und Workations zu nutzen, half dabei, qualifizierte IT-Talente schneller anzuziehen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.  

- Zeit- und Ressourcenersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex musste TIMOCOM keine wertvollen Ressourcen für die Recherche und Abwicklung der komplexen Prozesse aufwenden. Eine intensive Recherche sowie der Einsatz teurer (Steuer-)Anwälte war nicht mehr erforderlich. Dadurch wurden sehr viele Kosten gespart. Zudem konnten die automatisierten Prozesse und die Unterstützung durch WorkFlex den Aufwand für die Abwicklung und Verwaltung von Workations erheblich senken. Es gibt nun für jeden Antrag für mobiles Arbeiten im Ausland gibt es einen klaren Prozess. Die intuitive und benutzerfreundliche WorkFlex-Plattform ermöglichte es jedem Mitarbeiter, den Prozess mühelos zu durchlaufen und die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Der Aufwand für das Timocom hat sich auf 10 Minuten pro Woche reduziert. Diese Effizienzsteigerung ermöglichte es TIMOCOM, sowohl Zeit als auch Ressourcen einzusparen und diese für andere wichtige Projekte zu nutzen.

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Die Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM brachte revolutionäre Veränderungen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes. Workations ermöglichten es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitsumgebung flexibler zu gestalten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Durch die Unterstützung von WorkFlex bei rechtlichen und Compliance-Anforderungen konnte TIMOCOM die Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland für seine internationale Belegschaft problemlos verwalten und gleichzeitig Compliance-Risiken minimieren. Die positiven Auswirkungen von Workations auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Employer Branding und die Talentgewinnung waren deutlich spürbar. TIMOCOM konnte wertvolle Ressourcen einsparen und die Effizienz steigern, während WorkFlex Transparenz, Risikobewertung und eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung stellte. Insgesamt hat die Zusammenarbeit von TIMOCOM und WorkFlex gezeigt, wie Workations die Arbeitswelt transformierenkönnen und einen echten Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bieten.

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Die Anzahl der Geschäftsreisen nimmt wieder zu und spielt eine wichtige Rolle bei der globalen Geschäftsausweitung  📈 Doch hier liegt die Schwierigkeit: HR, Global Mobility und Compliance-Teams stehen vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass die Vorschriften für reisende Mitarbeitende eingehalten werden!

Die Bewältigung von PWD-Meldungen, Einladungsschreiben, PE- und Sozialversicherungsrisiken sowie die Verfolgung von Mitarbeiterreisedaten kann überwältigend sein. Doch die Nichtbeachtung der Compliance könnte Kosten von bis zu 50 Mio. EUR verursachen und eurer Arbeitgebermarke schaden.

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Gemeinsam mit Branchenexperten haben wir diskutiert:

👉 Welche Situation bereitet Unternehmen im Zusammenhang mit Compliance-Verstößen bei Dienstreisen die größten Sorgen?

👉 Welches sind die strengsten Länder in Bezug auf Compliance für Dienstreisen?

👉 Welche wirksamen Strategien gibt es, um die Risiken der Compliance bei Dienstreisen in eurem Unternehmen zu mindern?

👉 Und mehr.

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Unsere geschätzten Experten:‍

• Clarissa Kaiser*, Manager Global Mobility bei BioNTech

• Orsolya Mochlar*, Head of International Careers bei der Merck-Gruppe

• Pieter Manden LLM MBA, Co-Founder von WorkFlex

*Alle Aussagen und Meinungen sind ihre eigenen, nicht die ihres Arbeitgebers.

Wir haben die Daten von mehr als 10.000 Workations in über 100 Unternehmen analysiert, um aufschlussreiche Erkenntnisse und wertvolle Learnings zu gewinnen. 💡

Taucht ein in die Zukunft der Arbeit und erweitert eure Perspektive auf die vielfältigen Möglichkeiten flexibler Arbeitsmodelle. Entdeckt spannende Einblicke und aktuelle Trends in unserer Infografik  – damit seid ihr stets einen bedeutenden Schritt voraus!

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Es gibt viele Arbeitgeber, die Workations innerhalb der Europäischen Union (EU) zulassen, da dies oft weniger Risiken birgt als eine Workation in einen Drittstaat. Es gibt jedoch Gebiete, bei denen unklar ist, ob die gleichen Regeln wie in Kontinentaleuropa gelten. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Unterscheidung zwischen Workations und geschäftsreisebezogenen Compliance-Risiken in Gebieten in äußerster Randlage und Übersee wie den Azoren (PT), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR) ein.

Es gibt über zwanzig Gebiete rund um den Globus im Atlantik, in der Antarktis, in der Arktis, in der Karibik, im Indischen Ozean und im Pazifischen Ozean, deren Status für Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern erlauben, von "überall in Europa" aus zu arbeiten, oft Anlass zur Sorge sind. Aus historischen und geografischen Gründen kann die Beurteilung, ob ein Gebiet Teil der EU ist oder nicht und welche Regeln in einem solchen Gebiet gelten, komplexer sein als erwartet.

Glücklicherweise bringt die Europäische Kommission etwas Licht ins Dunkel, indem sie die folgende Kategorisierung für die Gebiete außerhalb ihrer kontinentalen Grenzen vornimmt:

Regionen in äußerster Randlage‍

Gebiete, die integraler Bestandteil der EU und ihres Binnenmarktes sind. Diese neun Regionen in äußerster Randlage werden, obwohl sie weit vom europäischen Festland entfernt sind, als Erweiterung ihrer jeweiligen Mitgliedstaaten betrachtet und profitieren von den Rechten und Pflichten, die mit der EU-Mitgliedschaft einhergehen. Daher gilt das EU-Recht in vollem Umfang und einheitlich, genau wie in jeder anderen Region innerhalb der EU. Die Inselgruppen der Azoren (PT) und der Kanarischen Inseln (ES) sind Beispiele dafür. Weitere Informationen findet ihr hier.

Überseeische Länder und Hoheitsgebiete (ÜLG)

Gebiete, die eine besondere Beziehung zu einem EU-Mitgliedstaat haben (nämlich Dänemark, Frankreich und die Niederlande), aber nicht Teil der EU sind. Im Gegensatz zu den Regionen in äußerster Randlage sind die ÜLG keine Vollmitglieder der EU, und das EU-Recht gilt nicht automatisch für sie. Allerdings unterhalten die ÜLG durch verschiedene Abkommen und Vereinbarungen zwischen der EU und den jeweiligen Mitgliedstaaten eine Beziehung zur EU. Dabei handelt es sich um Inseln wie Grönland (DK), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR). Weitere Informationen über die überseeischen Gebiete der EU findet ihr hier.

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Diese Einstufung bedeutet, dass Gebiete unter Doppelbesteuerungsabkommen und Sozialversicherung fallen können (oder auch nicht). So würde beispielsweise Aruba (NL) als überseeisches Gebiet nicht unter die meisten von den Niederlanden unterzeichneten Abkommen fallen, während die Azoren (PT) in rechtlicher Hinsicht Portugal gleichgestellt wären und alle potenziellen Risiken, die eine Arbeits- oder Geschäftsreise mit sich bringen könnte, auf dem portugiesischen Festland die gleichen wären wie auf den Inseln.

Kurz gesagt, nicht alle Gebiete außerhalb Kontinentaleuropas sind in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Sozialversicherung und VISA-Angelegenheiten gleich. In der Regel sind die Regionen in äußerster Randlage nicht mit den gleichen Herausforderungen verbunden wie die Überseeterritorien. Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, und es ist wichtig, dass die potenziellen Risiken geprüft werden. Aus diesem Grund führt WorkFlex bei jedem Antrag eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt die entsprechenden Unterlagen, wie z. B. Arbeitgebererklärungen, Entsenderichtlinie, Anweisungen für die Mitarbeitenden etc.. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber einen Arbeitsaufenthalt außerhalb von Kontinentaleuropa ohne Risiko genießen.

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Falsches Timing

Das richtige Timing ist für den Erfolg einer Workation super wichtig. Achtet darauf, dass ihr eure Workation nicht während der Hochsaison an eurem Zielort plant. Zum einen gehen dann die Preise sehr stark hoch, zum anderen wird es überall sehr voll. Sorgt dafür, dass ihr auf der Arbeit keine wichtigen Deadlines habt und eure To-Do-Liste nicht total überladen ist. Sonst führt dies schnell zu Stress - und das ist definitiv nicht Sinn einer Workation 😉 Übrigens, apropos Timing: Denkt daran, die Zeitzone eures Zielorts zu checken, wenn ihr eure Workation bzw. Arbeitstermine plant. Es wäre total frustrierend, wenn ihr zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten müsstet, um mit eurem Team oder euren Kunden in Kontakt zu bleiben. Sorgt dafür, dass ihr einen Zeitplan habt, der es euch ermöglicht, effektiv zu arbeiten und gleichzeitig Zeit zum Erkunden des Zielorts zu haben.    

Keine Eingewöhnungsphase haben

Neben dem Anreisetag empfehlen wir euch dringend, mindestens einen weiteren Tag komplett frei zu nehmen. Das gibt euch die Möglichkeit, euch in eurem Homeoffice im Ausland optimal einzurichten und alles vorzubereiten. Nutzt diesen zusätzlichen Tag, um das Internet zu testen und sicherzustellen, dass ihr eine stabile Verbindung habt. Erkundet eure Umgebung, geht einkaufen und besorgt euch alle wichtigen Dinge, die ihr für euren Arbeitsaufenthalt benötigt. So stellt ihr sicher, dass ihr euch ganz auf eure Arbeit konzentrieren könnt und seid nicht durch organisatorische oder logistische Angelegenheiten abgelenkt. Also nehmt euch diese Zeit, um euch optimal einzurichten und genießt den reibungslosen Übergang in eure Workation!

Zu wenig Zeit für die Workation einplanen!

Wenn ihr nur für ein paar Tage auf Workation geht und keinen freien Tag einplant, kann das oft zu Stress führen. Ihr seid zwar vor Ort, aber habt keine ausreichende Zeit, um eure Workation in vollen Zügen zu erleben. Indem ihr eine längere Dauer für eure Workation wählt, könnt ihr sicherstellen, dass ihr nicht nur produktiv arbeitet, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance habt. Eine Dauer von 2-3 Wochen ermöglicht es euch, sowohl berufliche Ziele zu erreichen als auch die Vorzüge des "Vacation"-Aspekts voll auszuschöpfen. So habt ihr noch genügend Wochenenden und Feierabende zur Verfügung, um das Beste aus eurer Zeit herauszuholen. Ihr könnt an den Strand gehen, eine Wanderung unternehmen, surfen gehen oder Museen und Sehenswürdigkeiten besuchen. Es ist wichtig, dass ihr genug Zeit habt, um eure Workation nicht nur auf die Arbeit zu beschränken, sondern auch die Freizeitaktivitäten und Erkundungsmöglichkeiten vor Ort in vollen Zügen zu genießen.

Ohne Schutz for Compliance-Risiken reisen

Homeoffice im Ausland ist wunderbar - aber es birgt auch Compliance-Risiken: Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Einkommenssteuer, Arbeitsrecht, Arbeitsgenehmigung...🤯 Die Compliance-Risiken von temporäre Arbeit aus dem Ausland werden oft unterschätzt, können aber zu zusätzlichen Gebühren, Steuern und Verwaltungsaufwand führen - nicht nur für Ihren Arbeitgeber! Umso wichtiger ist es, diese Risiken bereits im Vorfeld zu minimieren. Wir von WorkFlex bieten dafür mit unserer Software eine kostengünstige und effiziente Lösung. Neugierig geworden? Klickt hier, um mehr über unsere Workation Management Software zu erfahren und ladet euch hier unser exklusives Whitepaper herunter .

Falsch packen

Für eine Workation müsst ihr definitiv anders packen als für einen normalen Urlaub. Es ist wichtig, dass ihr euch gut darauf vorbereitet. Aber was genau meinen wir damit? Packt bequeme Kleidung ein, die ihr auch im Homeoffice tragt. Ihr werdet die meiste Zeit arbeiten, daher ist es wichtig, dass ihr euch in eurer Kleidung wohl fühlt. Denkt daran, ein paar schicke Oberteile einzupacken, falls ihr wichtige Meetings oder Präsentationen habt. Ihr wollt schließlich einen professionellen Eindruck machen. Zusätzlich empfehlen wir euch, einige technische Gegenstände mitzunehmen, die eure Arbeit erleichtern. Ein zweiter Bildschirm kann zum Beispiel sehr praktisch sein, um effizienter zu arbeiten. Ein Laptop-Ständer sorgt für eine ergonomische Haltung und beugt Rücken- und Nackenbeschwerden vor. Wenn ihr plant, aus einem Coworking Space oder einem Café zu arbeiten, dann sollten Noise-Cancelling-Kopfhörer definitiv auf eurer Packliste stehen. Sie helfen euch, euch auf eure Arbeit zu konzentrieren, auch wenn es um euch herum etwas lauter ist. Achtet auch darauf, dass ihr alle wichtigen Kabel und Adapter dabei habt, um eure Geräte problemlos anschließen zu können. Nichts ist frustrierender, als festzustellen, dass ihr den falschen Adapter für eure Steckdosen habt. Apropos Steckdosen: Packt auf jeden Fall eine Steckdosenleiste ein!
Last but not least: Denkt auch an eure Gesundheit und euer Wohlbefinden. Packt vielleicht ein kleines Fitnessband oder eine Yogamatte ein, um zwischendurch etwas Bewegung und Entspannung zu ermöglichen.

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Kein Internet-Backup haben

Eine stabile Internetverbindung ist das A und O bei eurer Workation. Selbst wenn ihr euch in Europa befindet, wo gute Internetverbindungen in der Regel vorhanden sind, ist es dennoch ratsam, immer auf Nummer sicher zu gehen. Denn ohne eine zuverlässige Internetverbindung kann eure Workation zu einer echten Herausforderung werden. Stellt sicher, dass ihr bereits vor eurer Anreise Informationen über die Internetgeschwindigkeit von eurem Vermieter, der Hotelrezeption oder anderen Quellen einholt. Ein Speedtest gibt euch eine gute Vorstellung von der Qualität der Verbindung vor Ort. Um auf Nummer Sicher zu gehen, empfehlen wir euch, immer genügend mobile Daten als Backup zur Verfügung zu haben. Dies ermöglicht euch, flexibel zu reagieren und auf einen Hotspot zurückzugreifen, falls die Festnetzverbindung ausfällt oder unzuverlässig ist. Plant daher genügend mobile Daten in eurem Tarif ein oder besorgt euch eine lokale SIM-Karte mit einer ausreichenden Datenmenge.    

Falsche Unterkunft buchen

Achtet darauf, dass eure Unterkunft ein Ort ist, an dem ihr abschalten und zur Ruhe kommen könnt. Während eurer Workation ist es besonders wichtig, dass ihr ausreichend Schlaf bekommt und euch erholen könnt, um eure Energie und Konzentration aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund empfehlen wir euch, nicht in einem Hostel im Schlafsaal zu übernachten. Dort gibt es oft zu viele Faktoren, die euren Schlaf beeinträchtigen können, wie zum Beispiel laute Mitbewohner oder unregelmäßige Schlafenszeiten. Eine Unterkunft mit einem eigenen Zimmer (z.B. in einem CoLiving) oder einer Wohnung bietet euch die Privatsphäre und den Raum, den ihr benötigt, um euch zurückzuziehen und euch wohlzufühlen. Wenn ihr plant, aus eurer Unterkunft zu arbeiten, ist es wichtig, dass ihr einen geeigneten Arbeitsplatz habt. Achtet darauf, dass es genügend Platz für euren Laptop, Unterlagen und andere Arbeitsutensilien gibt.

Insgesamt ist eine Workation eine aufregende Möglichkeit, Arbeit und Reisen zu kombinieren und neue Horizonte zu entdecken. Indem ihr diese sieben Fehler vermeidet, könnt ihr sicherstellen, dass eure Workation reibungslos verläuft und ihr das Beste aus dieser einzigartigen Erfahrung herausholt. Nutzt die wertvollen Tipps und Ratschläge, um eure Workation zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen und gleichzeitig produktiv zu sein. Also packt eure Koffer, findet den idealen Zeitpunkt und macht euch bereit für eine Workation, die euren Horizont erweitern wird!

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Workation Schritt 1: Einen passenden Zeitpunkt finden

Bevor ihr euch auf die Suche nach dem perfekten Reiseziel für eure Workation macht, ist es wichtig, den richtigen Zeitraum dafür zu finden. Nehmt euch Zeit, um euren Kalender gründlich zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine wichtigen beruflichen Termine oder Deadlines während oder kurz nach eurer Workation liegen. Das Arbeiten im Ausland soll euch die Möglichkeit geben, produktiv zu arbeiten und die Zeit zu geniessen.

Nicht nur berufliche Termine sollten berücksichtigt werden, sondern auch private Verpflichtungen und Events. Stellt sicher, dass keine wichtigen Arzttermine, Familienfeiern oder andere Verpflichtungen in diesem Zeitraum anstehen. Kalender gecheckt? Dann geht's weiter zum 2. Schritt.

Kalender überprüft? Dann geht es mit dem 2. Schritt weiter.

Workation Schritt 2: Das perfekte Reiseziel finden

Die Auswahl des richtigen Zielortes für eure Workation ist zweifellos einer der aufregendsten Schritte und ihr habt die Qual der Wahl! Deswegen haben wir hier einige Fragen vorbereitet, die euch bei der Entscheidung helfen können:

- Möchtet ihr lieber in den Bergen oder am Meer sein?

- Möchtet ihr unbedingt in der warmen Sonne baden oder ist euch das Wetter nicht so wichtig?  

- Möchtet ihr in belebten Städten sein, um neue Eindrücke zu sammeln und inspiriert zu werden? Oder bevorzugt ihr eher ruhige und abgelegene Orte in der Natur?

- Was hat euch bei vergangenen Reisen besonders glücklich gemacht?

Bei der Wahl der Destinationen solltet ihr auch die Zeitunterschiede berücksichtigen. Besonders für eure ersten Workation empfehlen wir, Destinationen zu wählen, die maximal eine Zeitverschiebung von +/- 2 Stunden haben. Größere Zeitverschiebungen erfordern oft längere Eingewöhnungsphasen und sind eher für erfahrene Workation-Experten geeignet. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Wahl des Zielortes ist die Berücksichtigung lokaler Feiertage. Diese können die Preise für Unterkünfte stark beeinflussen und euch vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Achtet auch auf Preise für Flugverbindungen, um sicherzustellen, dass eure Reiseziele auch bezahlbar erreichbar sind.

Indem ihr diese Fragen beantwortet und verschiedene Aspekte berücksichtigt, könnt ihr die perfekten Destinationen für eure Workations finden.

Workation Schritt 3: Die passende Unterkunft

Jetzt, da ihr den passenden Zeitraum und euer Traumziel für eure Workation festgelegt habt, ist es an der Zeit, eine Unterkunft zu finden, die eure Bedürfnisse für euer Homeoffice im Ausland erfüllt. Bei der Suche nach der idealen Unterkunft gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Zunächst einmal ist eine schnelle und stabile Internetverbindungvon entscheidender Bedeutung.

Stellt sicher, dass die Unterkunft über eine zuverlässige Internetverbindung mit einer Mindestgeschwindigkeit von 30 Mbps verfügt. In einigen Fällen ist die Internetgeschwindigkeit bereits in der Unterkunftsbeschreibung angegeben. Wenn nicht, zögert nicht, den Vermieter vorab zu kontaktieren und nach einem Speedtest zu fragen. Dennoch empfehlen wir immer ausreichend mobile Daten auf eurem Handy als Backup zu haben, so könnt ihr euch zur Not einen Hotspot geben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Arbeitsplatz: Schaut euch die Fotos genau an und stellt sicher, dass ein geeigneter Arbeitsbereich vorhanden ist. Wenn auf den Bildern keine Informationen dazu zu sehen sind, kontaktiert den Vermiert und fragtnach zusätzlichen Informationen.

Ein komfortabler und funktionaler Arbeitsplatz ist entscheidend, um produktiv arbeiten zu können.

Auch die Lage der Unterkunft ist von Bedeutung. Sind Supermärkte, Restaurants und vielleicht sogar der Strand bequem zu Fuß erreichbar? Gibt es öffentliche Verkehrsmittel in der Nähe, falls ihr das Bedürfnis habt, die Umgebung zu erkunden? Überlegt auch, ob ein Mietwagen notwendig ist, um flexibel zu sein und eure Workation optimal zu gestalten.

Indem ihr diese Aspekte bei der Suche nach der perfekten Unterkunft berücksichtigt, schafft ihr die Grundlage für ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld während eurer Workation. Ein Ort, der nicht nur alle technischen Anforderungen erfüllt, sondern auch eine inspirierende Umgebung bietet, um eure Produktivität und Kreativität zu fördern.  

Workation Schritt 4: Plant Eure Freizeitaktivitäten

Während eurer Workation werdet ihr einen großen Teil eurer Zeit mit Arbeiten verbringen, aber es ist genauso wichtig, die freie Zeit zu nutzen und den "Vacation"-Aspekt eurer Workation auszukosten. Damit ihr vor Ort nicht mit der Planung eurer Freizeitaktivitäten Zeit verschwenden müsst, empfehlen wir, bereits im Voraus etwas Recherche zu betreiben.

Fragt euch, wie ihr eure Freizeit verbringen möchtet und welche Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten etc. euch dort zur Verfügung stehen. Plant eure Aktivitäten ähnlich wie bei einem herkömmlichen Urlaub, damit ihr das Beste aus eurer Workation herausholen könnt. Allerdings solltet ihr darauf achten, euch nicht zu viel vorzunehmen. Bedenkt, dass eure Zeit begrenzt ist und ihr immer noch berufliche Verpflichtungen habt. Findet eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit, um eure Workation optimal zu gestalten. Setzt euch realistische Ziele und plant genügend Zeit für Erholung und Entspannung ein.

Auf diese Weise könnt ihr eure Workation genießen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihr die Highlights und Attraktionen eurer Destination nicht verpasst. Lange Rede, kurzer Sinn:

Plant also nicht zu viel - aber auch nicht zu wenig 😉  

Workation Schritt 5: Plant Euer Budget

Last but not least: Die Kostenplanung! Es ist wichtig, den Überblick über die Kosten eurer Workation zu behalten, damit ihr euer Budget im Griff habt. Hier sind einige wichtige Aspekte, die ihr bei der Kostenplanung berücksichtigen solltet.

Zunächst einmal müsst ihr die Kosten für eure Unterkunft im Auge behalten. Vergleicht die Preise verschiedener Unterkünfte und stellt sicher, dass sie eure Anforderungen und euer Budget erfüllen. Denkt auch daran, dass längere Aufenthalte in der Regel günstiger sind als kürzere.

Die Anreisekosten sind ein weiterer Faktor, den ihr berücksichtigen müsst. Überlegt, welche Transportmittel ihr nutzen möchtet, sei es Flugzeug, Zug oder Auto, und plant entsprechend. Vergleicht die Preise und bucht frühzeitig, um die besten Angebote zu bekommen.

Denkt auch an die Kosten für Freizeitaktivitäten vor Ort. Macht eine Liste der Aktivitäten, die ihr gerne unternehmen möchtet, und recherchiert die entsprechenden Preise. Überlegt, welche Aktivitäten euch wirklich wichtig sind und welche möglicherweise außerhalb eures Budgets liegen.

Bei der Mobilität vor Ort müsst ihr ebenfalls die Kosten im Blick behalten. Überlegt, ob ihr einen Mietwagen benötigt oder ob es gute öffentliche Verkehrsmittel gibt, die euch überall hinbringen. Berechnet die Kosten für den Transport in eurem Budget ein.

Je nachdem, wie lange ihr mobil aus dem Ausland arbeiten möchtet, kann es sich lohnen, eure Wohnung unterzuvermieten, um eure Reisekasse etwas aufzustocken. Überprüft auch, ob ihr bestimmte Verträge, wie zum Beispiel Fitnessstudio-Mitgliedschaften, pausieren könnt, um Geld zu sparen.

Die Kostenplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ihr eure Workation im Rahmen eures Budgets genießen könnt. Haltet eure Ausgaben im Blick, plant vorausschauend und schaut auf eure finanziellen Ziele.

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Dies war unser ultimativer Leitfaden für die Planung Eurer Workations. Die Möglichkeit, von überall auf der Welt aus flexibel zu arbeiten, eröffnet ungeahnte Möglichkeiten und bereichert sowohl Euer berufliches als auch Euer privates Leben. Lasst Euch von den zahlreichen Vorteilen einer Workation inspirieren – sei es durch gesteigerte Produktivität, erweiterte Netzwerke oder die kreative Kraft neuer Umgebungen. Worauf wartet Ihr?

Beginnt noch heute mit der Planung Eurer Workation und erlebt die Freiheit, dort zu arbeiten, wo andere Urlaub machen.

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‍Jasmin Laakmann ist Consultant bei WorkFlex. Ursprünglich aus Deutschland stammend, zog sie vor einigen Jahren nach Portugal. Für Jasmin ist die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, nicht nur ein Mitarbeiterbenefit, sondern ein entscheidender Faktor in der Jobwahl, damit sie weiterhin Familie und Freunde öfter und länger besuchen kann.

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Dieser Blog-Artikel behandelt die folgenden Themen:

• Jasmin's Gründe für mobiles Arbeiten im Ausland,
• Ihre besten Tipps für effektives Zeitmanagement,
• Ihre Ratschläge zur Wi-Fi-Infrastruktur und anderen wichtigen Dingen,  
• Ihre Erfahrungen während ihrer letzten 2 Monate Workation in Indien.

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Warumschätzt du mobiles Arbeiten von überall als Benefit?

Für mich, eine in Portugal lebende Deutsche, ist dieser Benefit entscheidend. Die Freiheit, von überall aus zu arbeiten, ist mehr als eine Workation, wo ich vom Strand aus arbeiten kann.

In den 10 Monaten, in denen ich für ein Unternehmen gearbeitet habe, das mir ermöglichte, von überall aus zu arbeiten, habe ich diese Möglichkeit vor allem genutzt, um Familie und Freunde in der Heimat zu besuchen. Vor allem nach Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern liebe ich es, meinen Aufenthalt in Deutschland zu verlängern, ohne unnötige Urlaubstage zu nehmen. Das wäre einfach eine Verschwendung, denn meine Familienmitglieder müssen auch arbeiten gehen. Außerdem kann ich dank WorkFlex weiterhin meinen Beitrag für unser Team und unsere Kunden leisten, ohne Termine oder Deadlines zu verschieben.  

Workflexing eignet sich auch hervorragend, um länger an einem weit entfernten Ort zu bleiben. Ich habe kürzlich eine zweimonatige Reise nach Indien unternommen, bei der ich Arbeiten und Reisen kombiniert habe. Ohne die Flexibilität von Homeoffice im Ausland wäre ich nicht in der Lage gewesen, eine so lange Reise zu unternehmen oder Indien üebrhaupt zu besuchen. Außerdem war es gut, die freie Zeit aufzuteilen, um nicht von Arbeit erschlagen zu werden, die sich bei längerer Abwesenheit ansammelt.

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Wie organisierst du deine Zeit, wenn du im Ausland arbeitest?  

Die vielen Unbekannten machen mobiles Arbeiten sehr spannend: Wird die Internetverbindung stabil genug sein? Wie komme ich mit den Zeitzonen zurecht? Werde ich mich alleine fühlen? Und in meinem Fall: Wie bringe ich Freunde und Arbeit unter einen Hut? Aber ich muss sagen, dass all diese Sorgen mit einer guten Planung und Routine beseitigt werden können. Der perfekte Rhythmus hängt meiner Meinung nach sehr von eurem Typ ab: Reist ihr lieber schneller oder bleibt ihr lieber an einem Ort? Ich ziehe es vor, an einem Ort zu bleiben, damit ich am Wochenende in Ruhe Ausflüge machen kann.  

1. Kombiniert Arbeiten mit einigen freien Tagen, besonders wenn es sich um ein weit entferntes Ziel handelt.  

2. Fragt Euch im Vorfeld: Was will ich in diesem Land machen? Möchte ich Sonne tanken, bestimmten Aktivitäten abhaken, Freunde treffen,... und lassen Faktoren wie meine Arbeitszeiten und Zeitverschiebungen diese Dinge zu? Wenn nicht, ist ein Urlaub vielleicht die bessere Wahl.

3. Bleibt länger im Ausland: Um euren Aufenthalt in vollen Zügen zu genießen und ein Land voll kennenzulernen, solltet Ihr einen längeren Aufenthalt in Erwägung ziehen, als ihr es normalerweise in einem Urlaub tun würdet. Auch der Arbeitgeber sollte sich darüber freuen. Wie wird Eure Arbeitsstimmung aussehen, wenn Ihr nur ein paar Tage bleibt, und wie wird sie aussehen, wenn Ihr drei Wochen oder länger bleiben könnt?

So ist es einfach, Freizeit und Arbeit nicht zu vermischen oder das Gefühl zu haben, nicht genug Zeit zu haben, um das Land zu erkunden oder etwas zu verpassen. Stattdessen könnt ihr schöne, entspannte Stunden mit euren liebsten verbringen und dafür zu anderen Zeiten ohne Ablenkungen arbeiten.

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‍Was sind deine bei der Flexibilisierung der Arbeit wichtig?

Wenn man im Ausland arbeitet, ist mit Abstand das Wichtigste eine stabile, funktionierende Internetverbindung.  

Das habe ich an meinem ersten Arbeitstag in Indien auf die harte Tour gelernt. Obwohl ich extra einen Ort gebucht hatte, der stabiles WLAN versprach (ich hatte den Gastgeber gefragt und Bewertungen gelesen, und bin sogar einen Tag früher angereist, um das Wlan auszuprobieren, weil ich sehr nervös war), fiel der Strom während meines ersten Termins aus. Natürlich musste es genau jetzt einen Stromausfall aufgrund von Bauarbeiten geben. Ich weiß, dass so etwas überall und jederzeit passieren kann, aber ich habe gelernt, dass es für Workflexing am besten ist, nicht nur das Wi-Fi vorher zu überprüfen, sondern auch:  

• immer eine SIM-Karte mit genügend Daten zu haben  
• Macht Euch mit alternativen Orten in der Umgebung vertraut (einige Cafés mit gutem Wi-Fi, Airbnbs, Hotellobby usw.)
• Sucht Euch eine ruhige Umgebung (vor allem, wenn Ihr Anrufe und Besprechungen machen müsst)

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Mein idealer Arbeitsort ist ein Platz im Freien mit einer schönen Aussicht. Ich weiß, dass das nicht jedermanns Sache ist, aber ich fühle mich motivierter, wenn ich mehr mit der Natur verbunden bin, als wenn ich in einem dunklen Raum "gefangen" bin.

Meine Ratschläge für die perfekte Länge einer Workflexing-Reise hängen davon ab, wie weit das Ziel entfernt ist und warum man dorthin reist. Für einen näheren Ort ohne große Zeitverschiebung würde ich mir keine freien Tage nehmen, da abends oder am Wochenende noch genug Zeit zum Erkunden ist.  

Wenn es ein weit entferntes Reiseziel ist, würde ich länger in diesem Land bleiben, damit sich die lange Reise lohnt. Man sollte schon meiner Meinung nach versuchen, mindestens 4 Wochen im Ausland zu bleiben oder, so meine Empfehlung, Arbeit mit richtigem Urlaub kombinieren.  

Auch der Grund, warum ihr vorübergehend im Ausland arbeiten möchtet, ist für die Entscheidung, wie lange ihr bleiben solltet, von essenzieller Bedeutung. Ich möchte immer so lange wie möglich bleiben, da ich Freunde und Familie besuche. Andere nutzen den Aufenthalt eher, um herumzureisen oder um wie ein Einheimischer woanders zu leben - mein Kollege Jascha hat seine Ratschläge dazu gegeben.

Was bedeutet es, mit einer Zeitverschiebung von +5:30 Stunden in Indien zu arbeiten?  

🏄‍ Der Tag beginnt mit einer Auszeit. Das kann eine Herausforderung sein, weil man sein Energieniveau im Griff haben muss. Aber es bedeutet auch, dass ihr euren Arbeitstag in Ruhe beginnen können und nicht in Eile sind, weil ihr befürchtet, etwas zu verpassen.

🍽 Die Mittagspause wird zur Abendessenspause. Das ist keine große Sache. Bei mir funktioniert das sehr gut.

🌚 Du arbeitest, wenn es dunkel ist. Ich habe es auch immer vorgezogen, spät in der Nacht zu arbeiten oder zu lernen. Für mich ist das also kein Problem. Außerdem sieht man in der ersten Hälfte des Tages schon viel Sonnenlicht. Und um ehrlich zu sein, ist es in Ländern wie Indien perfekt, den Morgen für Erkundungen zu nutzen, weil es danach zu heiß wird.

🧘 Nach der Arbeit geht es direkt ins Bett. Das ist schwieriger. Ich musste eine schöne Routine finden, um den Übergang von der Arbeit ins Bett zu schaffen, aber auch das war ohne größere Probleme möglich. Ich meine auch, dass man manchmal nachts noch ausgehen kann, wenn man um 23 Uhr Feierabend hat, weil man morgens nicht früh raus muss.
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Obwohl ich auch Angst vor der Zeitverschiebung hatte, fiel es mir nicht schwer, dort eine Routine zu finden. Denn es hat auch Vorteile, erst um die Mittagszeit mit der Arbeit zu beginnen und den Tag davor zu nutzen.

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Fazit

Workflex hat Jasmin die Freiheit gegeben, zu reisen und Zeit mit ihrer Familie und Freunden zu verbringen, während sie gleichzeitig ihren Beitrag im Unternehmen leistete. So konnte sie mehr Work-Life-Balance finden und das Beste aus beiden Welten genießen. Nachdem sie die Vorteile des mobilen Arbeitens kennengelernt hat, würde sie nie wieder für ein Unternehmen arbeiten, das es seinem Team nicht ermöglicht, ihre Familien zu sehen, ohne dafür extra Urlaubstage zu nehmen.

In einer Zeit, in der Arbeitskräfte immer diverser werden mit Familien verteilt auf der ganzen Welt, trägt Workflex dazu bei, die besten Talente weltweit anzuziehen.

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‍Möchtet Ihrmehr darüber erfahren, wie Ihr Workations auch euren Mitarbeitenden als Benefit anbieten können?

Setzt Euchmit Jasmin oder anderen WorkFlex Beratern in Verbindung!

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i2x ist eines der führenden deutschen KI-Unternehmen, das vom ehemaligen CEO von studyVZ, Michael Brehm, gegründet wurde. i2x hilft Vertriebsmitarbeitenden und Kundendienstmitarbeitenden, ihre Arbeit durch Live-Anleitungen und Vorschläge im Kundengespräch zu verbessern. Als agiles Unternehmen hat i2x im vergangenen Jahr daran gearbeitet, ein sicheres, stabiles und konformes flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen. Und wie? Indem sie ihrem team - dank WorkFlex's Software- ermöglichen konnten, mit vollem Rechtsschutz, im Ausland zu arbeiten.

Leistungskennzahlen (KPIs)

• Gewinnt neues Talent auf dem wettbewerbsorientierten Markt
• Unternehmensweite Workation-Strategie ermöglicht durch WorkFlex
• Arbeit im Ausland ist für 100 % der Mitarbeitenden möglich
• Jeder Mitarbeitende kann sicher im Ausland arbeiten:
• 90 Tage innerhalb der EU
• 30 Tage außerhalb der EU

Herausforderungen

Beim Betrachten der Workation-Unternehmensrichtlinie, kann man mit Sicherheit sagen, dass i2x in Bezug auf flexible Arbeitsbedingungen eine Vorreiterrolle spielt. Während das Unternehmen feststellte, dass das Arbeiten außerhalb des Büros obligatorisch war/ist, begann das Team mit 19 verschiedenen Nationalitäten - von Kolumbien bis China - sich noch mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes zu wünschen: Sie sollten dort bleiben können, wo ihre Familien sind, und nicht ihren gesamten Urlaub auf einmal nehmen müssen. Nachdem das Unternehmen den Bedarf und die Möglichkeit, temporär im Ausland zu arbeiten, erkannt hatte, beschloss es, aus der Grauzone Workation herauszutreten und eine sichere Unternehmensrichtlinie bzeüglich mobieln Arbeitens im Ausland zu erstellen.

Lösung

Das i2x-Team und Narmatha Ravinthiran, die Leiterin des Bereichs Personal und Organisation, haben es vorgemacht und mit WorkFlex eine Lösung eingeführt, die in drei einfachen Schritten mobile Arbeit im Ausland ermöglicht.

Wie? Bei der Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags unterzeichnen neue Mitarbeitende auch eine Änderungsvereinbarung, die den Rahmen für ihre Workation Möglichkeiten absteckt: Wie und wann soll ein VPN genutzt werden? Welche Art von Passwort sollte verwendet werden? Wie kann man die GDPR vollständig einhalten?

Alle Aspekte in Bezug auf die Sozialgesetzgebung, die für i2x, und deren Kunden, wichtig sind. Vom ersten Tag an wird sichergestellt, dass das Team, innerhalb und außerhalb Europas arbeiten kann. i2x konnte eine neue Strategie für mobiles Arbeiten im Unternehmen ermöglichen, ohne die zeitintensiven Einzelanfragen zu bearbeiten. In diesem Prozess, kümmert sich WorkFlex um alle Compliance-Aspekte der Workation-Anfragen von i2x.

Vorteile der Einführung von WorkFlex

Für Unternehmen

• Attraktiver Nutzen für die psychische Gesundheit: Neben anderen Vorteilen für die psychische Gesundheit, wie Meditation oder Sport-Apps, unterstützten Workations das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden in hohem Maße;
• Ein enormer Benefit bei Stellenanzeigen;
• Eine Unternehmensrichtlinie bezüglich mobilen Arbeitens im Ausland  mit klaren Regeln und Rahmenbedingungen: keine Kopfschmerzen mehr wegen Einzelfallprüfungen.

Für Arbeitnehmer:innen

• Die Freiheit, von überall aus rechtskonform und abgesichert zu arbeiten
• Man muss nicht alle Urlaubstage aufbrauchen, um die Familie im Ausland zu besuchen oder von einem Traumziel aus zu arbeiten: Man kann dies tun, während man weiterhin aus der Ferne arbeitet
• Ein Beweis dafür, dass euer Unternehmen euch tatsächlich vertraut
• Zusätzliche Motivation und Engagement

"Einer der größten Vorteile, den ich als Personalleiter durch WorkFlex habe, ist, dass ich nicht mehr eine 270-seitige Vereinbarung über den Brexit durchlesen muss, um zu sagen, ob die Person in London arbeiten kann oder nicht. Die Nutzung von WorkFlex ist eine große Erleichterung für meine Aufgaben: Die Rahmenbedingungen für die Arbeitsplätze sind vollständig und rechtskonform dargelegt. Wir müssen uns nur noch an den Rahmen halten, keine Einzelfallanfragen mehr analysieren, die mich viel Zeit kosteten. Die Personalabteilung hat in dieser Hinsicht keine Probleme mehr, und es ist schön, die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden zu sehen!"

Narmatha Ravinthiran, Head of People and Organization bei i2x

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"Mobile Arbeit im Ausland" ist ein brisantes Thema. Arbeitnehmer:innen lieben die Idee, zu arbeiten, während sie sich zu privaten Zwecken vorübergehend im Ausland aufhalten. Infolgedessen arbeiten viele Arbeitgeber:innen daran, eine Unternehmensrichtlinie dafür zu definieren. Das ist eine gute Nachricht. Die schlechte Nachricht ist, dass die meisten dieser Richtlinien recht konservativ sind. Sie legen sehr genau fest, was nicht möglich ist. Zum Beispiel: "Sie können nicht länger als zwei Wochen vom Ausland aus arbeiten". Oder: "Sie können nicht außerhalb der EU arbeiten". Solche unternehmensweiten Beschränkungen sind in der Regel auf die Angst vor steuerlichen und rechtlichen Verstößen zurückzuführen.

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Aber wir können und sollten es besser machen. Schließlich hängen diese Compliance-Risiken zum Großteil von der jeweiligen Situation ab: Woher kommt der Mitarbeitende? Welches ist das Zielland? Welche Position hat der Angestellte, und welche Tätigkeiten werden während des Auslandsaufenthalts ausgeübt? Offen gesagt ist die Einführung unternehmensweiter Beschränkungen wie ein Schuss ins Blaue. Stattdessen sollten wir uns bemühen, mobile Arbeit möglich zu machen.

Mobile Arbeit im Ausland ist eine große Chance für Arbeitgeber:innen, sich von der Konkurrenz klar abzuheben. Umfassende Daten gibt es bisher nur gering, aber Umfragen deuten darauf hin, dass viele Arbeitnehmer:innen sehr daran interessiert wären, vorübergehend im Ausland zu arbeiten.

Simon-Kucher & Partners, ein in Deutschland ansässiges Beratungsunternehmen, befragte mehr als 7.000 Menschen in China, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Russland und den Vereinigten Staaten. Die überwiegende Mehrheit der Befragten gab an, dass sie ihren Urlaub um ein paar Wochen "Workation" verlängern würden, wenn sie die Möglichkeit dazu hätten - diese Zahlen wurden von den chinesischen Befragten angeführt, bei denen 70 % eine befristete Beschäftigung im Ausland als Vorteil sehen würden. In Deutschland und den Niederlanden lag diese Zahl bei etwa 40 % und im Vereinigten Königreich bei etwa 30 %.  

Eine von HubbleHQ, einer im Vereinigten Königreich ansässigen Arbeitsflächen-Management-Platform, durchgeführte Umfrage zeigt ähnliche Ergebnisse. Insgesamt würden 42 % der befragten Arbeitnehmer:innen das Angebot ihres Unternehmens bezüglich mobiler Arbeit im Ausland nutzen wollen. Bei Arbeitnehmenden im Alter von 41 bis 51 Jahren und aufwärts liegt dieser Prozentsatz jedoch unter 38 %. Dies ist deshalb interessant, weil die wichtigsten Entscheidungsträger der meisten Unternehmen oft älter als 41 Jahre sind. In vielen Unternehmen sind diese Entscheidungsträger in der Altersgruppe zwischen 51-60 Jahren, in der die positive Antwortquote kaum 20 % betrug. Auch wenn die Unternehmen hoffen, dass ihre Entscheidungsträger gegenüber solchen Vorurteilen unvoreingenommen sind, liegt die Vermutung nahe, dass dies ein Grund für eine konservative Politik von Homeoffice im Ausland sein könnte.

Im Vergleich dazu haben 39 % bis 47 % der 26-40 Jährigen Homeoffice im Ausland befürwortet - dieselbe Gruppe, die mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit ihren Arbeitsplatz kündigen würde als Babyboomer, wenn ihre Erwartungen an flexible Arbeitsbedingungen nicht erfüllt werden. Vor diesem Hintergrund ist es wahrscheinlich, dass Arbeitgeber:innen, die schnell flexible Arbeitsbedingungen ermöglichen, den Kampf um Talente eher wahrschienlich gewinnen werden.

Deshalb sollten Arbeitgeber:innen darauf achten, mobile Arbeit im Ausland zu einem festen Bestandteil ihrer Sozialleistungsprogramme zu machen. Die Pandemie hat dafür gesorgt, dass flexibles Arbeiten nicht mehr wegzudenken ist - also nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil. Mobile Arbeit ist kosteneffizient und wird Ihnen helfen, sich als fortschrittlicher und attraktiver Arbeitgeber zu profilieren. Lassen Sie uns zusammen mobile Arbeit im Ausland zu einem grenzenlosen Vorteil machen!

Enpal ist eine B2C-Unternehmensgruppe für die Installation von Solarmodulen mit Hauptsitz in Berlin, die mit zahlreichen Herausforderungen im Personalwesen konfrontiert ist. Daher sind sie sehr daran interessiert, Lösungen zu finden, die ihre Arbeitslast und ihre Prozesse erleichtern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Vorschriften vollständig einhalten. Kurz gesagt: Sie brauchen Einfachheit, wo immer sie sie bekommen können!

Kontext

Mobiles Arbeiten im Ausland Arbeit ist eine komplexe rechtliche Angelegenheit. Sicher, aus der Sicht des Arbeitnehmers scheint es einfach zu sein, vom Ausland aus zu arbeiten: ein Computer und das Internet reichen aus, um die Arbeit zu erledigen! Die andere (HR-)Seite ist jedoch komplexer und erfordert eine Menge juristischen Hintergrund, um die neue Art des Arbeitens zu ermöglichen. Unternehmen auf der ganzen Welt stehen vor einem Eisberg, wenn es um dieses Thema geht, und so auch Enpal. Vor allem wollte die Gruppe bei den von ihr angebotenen Benefits für Mitarbeitende wettbewerbsfähig bleiben, aber auch nicht übertreibe und später von unangenehmen steuerlichen Herausforderungen überrascht werden.

Herausforderung

Angesichts der Pandemie haben die Arbeitnehmer ihr Bedürfnis geäußert, für längere Zeit von ihrem Heimatland aus zu arbeiten oder generell die Möglichkeit zu haben, aus dem Ausland zu arbeiten. In der Tat, ein modernes Problem für eine moderne Unternehmensrichtlinie. Nach der Einführung der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland und der Möglichkeit, einige Zeit im Ausland zu arbeiten, insbesondere vor Weihnachten, erhielt Enpal immer mehr Anfragen von seinen Mitarbeitenden. Da die Personalabteilung über keinerlei rechtliche Kenntnisse in dieser Angelegenheit verfügte, musste sie sich mit Anwälten für Steuer- und Arbeitsrecht in Verbindung setzen: Sie brauchten das rechtlichen Wissen sowie Kenntnisse über mögliche Compliance-Risiken, um die erforderliche Flexibilität bieten zu können.

Prozess

Um ein allgemeines Verständnis für die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu erhalten, hat Enpal Anwälte für Arbeitsrecht konsultiert. Die Mitarbeitenden mussten einen Antrag über ein PDF-Formular einreichen, welches dann manuell geprüft wurde: ein ziemlich komplexer und sehr zeitaufwändiger Prozess. Enpal hat nun die Basis, um eine starke Unternehmensrichtlinie zu erstellen, und die Mitarbeitenden können ohne Probleme und viel Aufwand einen Antrag für mobiles Arbeit im Ausland stellen. Eine automatische Risikobewertung und die Beantragung von Sozialversicherung Bescheinigungen sorgen dafür, dass die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften begrenzt sind. Der Prozess ist effizient, transparent und für alle Beteiligten im Unternehmen einfach zu handhaben.

Vorteile

• Zeitersparnis
• Kosteneffizient im Vergleich zu den Kosten für Leistungen von Steueranwälten
• Starke Leistungen für Arbeitnehmer
• Los geht's! Der Grundstein für eine unternehmensweite Richtlinie für Arbeiten aus dem Ausland wird gelegt

"Vor der Pandemie haben wir gar nicht über die Möglichkeit, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten, nachgedacht. Es war eine ziemliche Herausforderung, all die plötzlich eingehenden Anträge für das Arbeiten im Ausland zu bearbeiten. Mit WorkFlex können wir unseren Mitarbeitenden nun die Möglichkeit bieten, über eine einfach zu bedienende Software einen Antrag für eine Workation zu stellen. Jetzt kann ich getrost sagen, dass wir ein gut aufgestelltes Unternehmen sind, wenn es um Arbeit im Ausland geht.

Sophie Kostka, ehemals Head of HR Operations & Culture bei Enpal

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Pieter Manden ist Co-Founder von WorkFlex und ehemaliger Leiter der Abteilung Trust & Employer Compliance bei WorkMotion. Er ist ein niederländischer zertifizierter Steueranwalt, der sich auf Compliance im Bereich der modernen Mobilität spezialisiert hat. Pieter hat 13 Jahre Berufserfahrung bei PwC in den Niederlanden und Deutschland. Bevor er im Januar 2022 zu WorkMotion kam, war er als Director für mobiles Arbeiten im Ausland von PwC Deutschland verantwortlich.

Gonzalo Corrales Cortes ist Senior Associate Tax & Legal bei WorkFlex. Er hat spanisches Recht studiert und sich auf internationale Steuern spezialisiert. Seine internationale Ausbildung genoss er in Spanien, Frankreich und den Niederlanden. Er verfügt über Berufserfahrung sowohl in Frankreich als auch in Belgien, wo er seine Karriere bei Deloitte begann. Gonzalo ist derzeit in einem Master-Studiengang für Rechtspraxis eingeschrieben, um die Zulassung als Rechtsanwalt in Spanien zu erhalten.

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1. Einleitung

In den letzten Jahren, insbesondere nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020, ist mobiles Arbeiten aus dem Ausland für viele Menschen zur Realität geworden. Die Zahl der Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten, nimmt zu und wird wahrscheinlich auch in Zukunft weiter steigen. Das bedeutet auch, dass die Arbeitnehmer nicht unbedingt ständig von ihrem Wohnsitzland aus arbeiten werden, sondern möglicherweise auch von anderen Ländern aus im Rahmen einer so genannten Workation (einer Kombination aus Arbeit und Urlaub). Vor allem in dieser internationalen Konstellation müssen mehrere Compliance-Themen des Arbeitgebers angesprochen werden, darunter Einwanderung, Sozialversicherung oder Steuern.

Da mobiles Arbeiten aus dem Ausland ein relativ neues Konzept ist, hatten die Regulierungsbehörden, die sich mit arbeitsbezogenen Fragen befassten, es nicht im Hinterkopf. Ein Beispiel dafür ist die Richtlinie 96/71/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember, auch bekannt als Entsenderichtlinie (PWD). Die Entsenderichtlinie schreibt u. a. vor, dass Arbeitgeber die lokalen Behörden informieren müssen, wenn sie einen Arbeitnehmer aus dem Beschäftigungsland in das jeweilige Zielland entsandt haben. Dies stellt einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar, den Arbeitgeber lieber vermeiden möchten. Eine Frage, die uns in diesem Zusammenhang häufig gestellt wird, lautet:

Gelten temporäre Remore-Mitarbeitende als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie?

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2. Definitionen

Temporäre Remote-Mitarbeitende

An employee who works outside the country of employment on a temporary (<183 days) basis, without this trip having any business reason or purpose. The employer has allowed the employee to temporarily work outside the country of employment, but this trip is entirely privately driven.

Entsandter Arbeitnehmer

Ein Arbeitnehmer, der von seinem Arbeitgeber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch ein Zeitarbeitsunternehmen für einen begrenzten Zeitraum zur Erbringung einer Dienstleistung in einen anderen EWR-Mitgliedstaat als den Staat, in dem er normalerweise arbeitet, entsandt wird.

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3. Schlussfolgerung

Wir sind der Meinung, dass diese Frage zu verneinen ist. Temporäre Remote-Mitarbeitende gelten nicht als entsandte Arbeitnehmer im Sinne der EU-Entsenderichtlinie.

Die Tatsache, dass die Umsetzung der EU-Entsenderichtlinie in nationales Recht teilweise etwas unklar ist, ändert nichts an unserer Schlussfolgerung. Unserer Ansicht nach hatten weder die EU noch die einzelnen Länder die Absicht, temporäre Remote-Mitarbeitende unter diese Vorschriften fallen zu lassen. Daraus ergibt sich für uns, dass nach der Entsenderichtlinie keine Meldepflichten in Bezug auf die Entsendung von temporären Remote-Mitarbeitenden bestehen.

Im Folgenden gehen wir auf die Argumente ein, die für unsere Schlussfolgerung sprechen, sowie auf einige Grauzonen ein. Zudem geben wir einen Ausblick für die Zukunft.

4. Das Ziel der Entsenderichtlinie

Ziel der Entsenderichtlinie ist es, die Rechte und Arbeitsbedingungen der entsandten Arbeitnehmer zu schützen und eine Reihe von Problemen wie Sozialdumping anzugehen. Nach der Entsenderichtlinie sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, diesen Arbeitnehmern bestimmte Rechte und Arbeitsbedingungen zu garantieren, die den einheimischen Arbeitnehmern im Gastland gewährt werden.

Remote-Mitarbeitende sollten ursprünglich nicht erfasst werden. Im Hinblick auf das Ziel des Gesetzes sollten sie nicht einmal ein Thema sein, da sie nicht mit den einheimischen Arbeitskräften konkurrieren und Rechte wie die Gewährleistung des Mindestlohns des Gastlandes irrelevant sind, da Remote-Mitarbeitende oft aus Ländern kommen, in denen sie höhere Löhne als einheimische Arbeitskräfte erhalten. Zumindest ist klar, dass es sich nicht um eine Situation des Sozialdumpings handelt.

Die Entsenderichtlinie wurde von allen EWR-Mitgliedstaaten und der Schweiz in nationales Recht umgesetzt, so dass die Definition des Begriffs "entsandte Arbeitnehmer" je nach Land variieren und eine breitere oder engere Bedeutung haben kann. In den meisten Fällen sind Remote-Mitarbeitende eindeutig vom Anwendungsbereich dieser nationalen Vorschriften ausgeschlossen, insbesondere da sie die Hauptmerkmale der entsandten Arbeitnehmer nicht erfüllen. Zur Veranschaulichung können einige Beispiele angeführt werden:

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Spanien

Nach dem Gesetz 45/1999 gilt als entsandter Arbeitnehmer der Arbeitnehmer der in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallenden Unternehmen, der für einen begrenzten Zeitraum im Rahmen der Erbringung grenzüberschreitender Dienstleistungen nach Spanien entsandt wird, unabhängig von seiner Staatsangehörigkeit, sofern während der Entsendung ein Arbeitsverhältnis zwischen diesen Unternehmen und dem Arbeitnehmer besteht.

Frankreich

Der französische Gesetzgeber hat die Entsenderichtlinie in sein Arbeitsgesetzbuch umgesetzt und definiert einen entsandten Arbeitnehmer als einen Arbeitnehmer, der regelmäßig außerhalb Frankreichs niedergelassen ist und seine Tätigkeit für gewöhnlich im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des nationalen Hoheitsgebiets ausübt und seine Arbeit auf Ersuchen des Arbeitgebers für einen begrenzten Zeitraum im nationalen Hoheitsgebiet unter den in den Artikeln L.1262-1 und L.1262-2 festgelegten Bedingungen verrichtet.

Niederlande

Die Entsenderichtlinie wurde über das "WagwEU" in nationales niederländisches Recht umgesetzt. Dieses Gesetz definiert entsandte Arbeitnehmer als ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen einer länderübergreifenden Dienstleistungsvereinbarung für eine begrenzte Zeit in die Niederlande entsandt wurden. Im Rahmen einer solchen transnationalen Dienstleistungsvereinbarung stehen die Arbeitnehmer dem niederländischen Empfänger zur Verfügung, um Arbeitstätigkeiten in den Niederlanden auszuführen.

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Auf der Grundlage der obigen Ausführungen wird noch deutlicher, dass Remote-Mitarbeitende nicht unter die allgemeinen Definitionen für entsandte Arbeitnehmer fallen, so wie sie in den meisten nationalen Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten enthalten sind. Der Grund dafür ist, dass ein entsandter Arbeitnehmer im Allgemeinen eine länderübergreifende Dienstleistung für einen bestimmten Empfänger im Ankunftsland erbringt (d. h. eine Muttergesellschaft oder eine zum Konzern gehörende Tochtergesellschaft), während der aus der Ferne arbeitende Arbeitnehmer die Dienstleistung unabhängig vom Wohnort weiterhin für denselben Arbeitgeber erbringt. Während sich ein Remote-Mitarbeitende aus privaten Gründen im Zielland aufhält, werden entsandte Arbeitnehmer auf Wunsch ihres Arbeitgebers in ein anderes Land geschickt, um bestimmte Aufgaben in einem auftraggebenden Unternehmen zu erfüllen.

5. Gegenargumente: Grauzonen

Andererseits ist anzumerken, dass aufgrund der unterschiedlichen Perspektiven für die Umsetzung der Entsenderichtlinie in den EWR-Mitgliedstaaten einige Länder einen viel stärker auf die Einhaltung der Vorschriften ausgerichteten Ansatz gewählt haben. Sie scheinen den Begriff des entsandten Arbeitnehmers in ihrem lokalen Recht erweitert zu haben. Beispiele hierfür sind Portugal oder Belgien. In diesen Ländern kann jede "berufsbedingte Anwesenheit" die Anwendung der Richtlinie auslösen und dem Arbeitgeber mehr administrative Verpflichtungen auferlegen, um eine Geldstrafe zu vermeiden. Dieser Ansatz würde das Land auch weniger attraktiv für potenzielle Arbeitskräfte machen, die dort einige Wochen oder Monate arbeiten möchten.

Belgien

Nach belgischem Recht ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes arbeitet und ursprünglich eingestellt wurde, aber vorübergehend in Belgien tätig ist.

Portugal

Nach dem portugiesischen Arbeitsgesetzbuch ist ein entsandter Arbeitnehmer ein Arbeitnehmer, der außerhalb des Landes eingestellt wird, aber im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer konzerninternen Entsendung oder einer Überlassung durch eine Zeitarbeitsfirma vorübergehend in Portugal arbeitet.

Im Falle Belgiens scheint die Umsetzung der Entsenderichtlinie auf lokaler Ebene also einen breiteren Sinn zu haben als in anderen Ländern. Dies gilt auch für das Vereinigte Königreich, wo Arbeitnehmer vom ersten Tag an bestimmte gesetzliche Mindestrechte haben. Dies kann ein komplizierender Faktor sein, insbesondere wenn ein Streitfall oder ein Kündigungsszenario eintritt und der Arbeitnehmer geltend macht, dass er Beschäftigungsrechte in einer anderen Gerichtsbarkeit hat... Während in Portugal leicht argumentiert werden könnte, dass der Kontext nicht die Erbringung einer Dienstleistung aufgrund eines bestimmten Vertrags ist, sondern die Gültigkeit desselben Vertrags mit demselben Arbeitgeber.

In der Praxis haben diese Länder zwar zwischen entsandten Arbeitnehmern und vorübergehenden Remote-Mitarbeitenden unterschieden, indem sie die Vorschriften der Entsenderichtlinie nicht auf privat angetriebene Personen angewandt haben. Dies wurde von den lokalen Steuerbehörden auf unsere Anfrage hin bestätigt, wurde jedoch (noch) nicht als offizielle Erklärung veröffentlicht.

Darüber hinaus ist es nicht zu leugnen, dass die Behandlung von entsandten Arbeitnehmern und temporären Remote-Arbeitnehmern im Ausland in einigen spezifischen Bereichen wie der Sozialversicherung oder dem VISA/Einwanderungsrecht gleich bleibt.

Was Sozialversicherung betrifft, so ist zu bedenken, dass Mitarbeitende, die ein Unternehmen temporär in andere EU-Länder entsendet, in den meisten Fällen für Sozialversicherung in dem Land versichert bleiben, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. In diesen Fällen sollte eine A1-Bescheinigung oder ein CoC (Certificate of Coverage) ausgestellt werden. Eine A1-Bescheinigung ist ein europäisches Formular, in dem das Land angegeben ist, in dem ein Arbeitnehmer sozialversichert ist. Unabhängig vom Grund der Reise (privat reisende Arbeitnehmer oder von ihren Arbeitgebern entsandte Arbeitnehmer) müssen Arbeitnehmer immer über die Sozialversicherung versichert sein, da es zum Schutz von Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Möglichkeit geben sollte, ihren Versicherungsschutz während des Auslandsaufenthalts zu bescheinigen.

In Bezug auf das Einwanderungsrecht benötigen Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten, die in ein EU-Land entsandt werden, sowohl ein Visum als auch eine Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung. Das Gleiche gilt für Remote-Mitarbeitende, die sich in Drittländer begeben. Sie benötigen für die Erbringung von Dienstleistungen im Ausland ein Geschäftsvisum anstelle eines Touristenvisums und müssen im Besitz einer gültigen Arbeitserlaubnis sein, wenn sie im Land darum gebeten werden.

6. Zukunftsperspektive

Selbst wenn die Unterschiede größer sind als die Gemeinsamkeiten, können diese beiden Konzepte irreführend sein und den Gesetzgeber dazu verleiten, trotz der Unterschiede vage ähnliche Vorschriften auf beide Fälle anzuwenden. Mehrere Autoren haben Elemente wie die Frage, wer der tatsächliche Empfänger der Dienstleistungen ist, oder das Ersuchen des Arbeitgebers, die Arbeit in einem anderen Land auszuführen, als Schlüsselelemente zur Unterscheidung dieser beiden Realitäten angesehen.

Die meisten Länder haben bereits offen erklärt, dass befristet beschäftigte Remote-Mitarbeitende nicht in den Geltungsbereich ihrer nationalen Rechtsvorschriften zur Umsetzung der Entsenderichtlinie fallen, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine unbestreitbare Flexibilität bedeutet.

In den kommenden Jahren wird die Zahl der Arbeitnehmer, die für eine gewisse Zeit im Ausland arbeiten möchten, weiter zunehmen. Dies bietet eine Chance, Talente aus dem Ausland in unsere Länder zu holen. Um Regelungslücken für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland arbeiten möchten, zu vermeiden und ein sicheres und geeignetes Umfeld sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zu schaffen, ist die Proaktivität der Regierungen und EU-Institutionen von entscheidender Bedeutung. Die Gestaltung von Richtlinine für mobiles Arbeiten aus dem Ausland, die die Harmonisierung der rechtlichen Ansätze der Mitgliedstaaten umfassen, oder die Klärung komplexer und unklarer Punkte in Bezug auf Sozialversicherung, wären ein sehr guter Anfang.

Die Balance zwischen dem Arbeitnehmerinteresse an Workations als Vorteil und den Compliance-Risiken des Arbeitgebers. Wie ist dies in der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu regeln? Was muss in der Unternehmensrichtlinie stehen und was nicht? Wie würden unsere Gäste ihre Unternehmensrichtlinie ändern, wenn sie die Möglichkeit hätten, diese von Grund auf neu zu erstellen?

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Gastredner:

• Sophie Kostka - Head of HR & Culture @ Enpal  
• Małgorzata Miaśkiewicz - Global Mobility Principal bei Delivery Hero  
• Sabine Ziesecke - Tax Partner @ PwC  
• Moritz Gamon - Teamlead People Operations & Services @ IU Internationale Hochschule   

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Risiken im Zusammenhang mit Workations

Workations sind im Allgemeinen mit angenehmen Erlebnissen verbunden — Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Work-Life-Balance zu verbessern, ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden zu verbessern. Jedoch müssen wir anerkennen, dass Gesundheits- und Berufsrisiken bei der Arbeit im Ausland nicht ausgeschlossen werden können, und beide — Arbeitnehmer und Arbeitgeber — sich davor schützen sollten.

Leichte Verletzungen bei der Arbeit im Büro sind keine Seltenheit. Das Gleiche kann passieren — um nur einige generische Beispiele zu nennen: ein schlecht gestalteter Arbeitsplatz in Ihrem Hotelzimmer, der zu Rückenverletzungen führt;  Verletzungen können auch in der Freizeit passieren, wenn

Bedenken des Arbeitgebers

Nachdem die Kunden von WorkFlex von diesen Risiken erfahren haben, fragen sie häufig:

• Wer haftet für den Fall, dass ein Unfall passiert, wenn der Mitarbeiter im Ausland ist?
• Ist eine Reiseversicherung immer erforderlich?
• Kann die Reiseversicherung für Workations dieselbe sein wie für Geschäftsreisen?
• Wie sollten wir mit Versicherungsansprüchen oder anderen medizinischen Problemen umgehen?
• Ist die Krankenversicherung in der A1/CoC enthalten?

Das Frage wer ist im Falle eines Unfalls bei der Arbeit im Ausland der Zahlung von Arztrechnungen ausgesetzt ist legitim! Es mag zwar den Anschein haben, dass die Arbeit zum Abschluss einer umfassenden Reisekrankenversicherung vom Arbeitnehmer selbst erledigt werden muss, aber die rechtlichen Rahmenbedingungen, die festlegen, was ein Arbeitsunfall während der Arbeit ist, sind nicht eindeutig. Daher könnten Arbeitgeber verpflichtet werden, die Krankheitskosten zu übernehmen, wenn es sich um einen Arbeitsunfall handelt.

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung: eine Mutter benötigte eine frühzeitige Notentbindung ihres Babys und postnatale Behandlungen auf Reisen in einem fremden Land. Nach ihrer Entlassung muss sie mit einer Rechnung in Höhe von 950.000$ für medizinische Rehabilitation rechnen, weil sie nicht ausreichend darüber informiert war, was in ihrer bestehenden Versicherung im Heimatland enthalten ist, und weil sie keine angemessene Reisekrankenversicherung abgeschlossen hat (Nelson, 2014).

Ein weitere Sorge ist die Qualität der medizinischen Versorgung, die Mitarbeiter im Falle eines Unfalls erhalten. Der Krankenversicherungsschutz, den wir in Reisezielen erhalten, ist möglicherweise nicht so umfassend wie erwartet, selbst wenn Sie privat versichert sind und Ihr Heimatland ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Zielland hat.

Deckung ohne zusätzliche Krankenversicherung

Kann ich mich auf meine gesetzliche Versicherung verlassen?

Es ist wichtig zu bedenken, dass die gesetzliche Versicherung nur in den EU-Ländern, der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island gültig ist. Generell wird empfohlen, die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) mitzuführen, um den Versicherungsschutz der Versicherung Ihres Heimatlandes bei Auslandsreisen nachzuweisen. Eine gesetzliche Versicherung ist zwar hilfreich, kann sie jedoch all die verschiedenen Situationen abdecken, denen Sie während Ihrer vorübergehenden Arbeit im Ausland begegnen können?

Stell dir vor...

Du bist ein deutscher Staatsbürger, der gesetzlich versichert ist, und du entscheidest temporär in Frankreich mobil zu arbeiten. Es wird Situationen geben, in denen der medizinische Behandlungsstandard bei der Verwendung deiner EHIC-Karte nicht dem Standard entspricht, den du in Deutschland erlebst.

Szenario 1

Wenn aus Notfallgründen eine medizinische Behandlung in Anspruch genommen werden muss, muss sichergestellt werden, dass die medizinische Einrichtung unter das öffentliche Gesundheitssystem fällt. Andernfalls übernimmt die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Behandlungskosten nicht. Auch wenn die deutsche gesetzliche Krankenkasse die Kosten teilweise übernimmt, muss der Arbeitnehmer 30% für die ambulante Versorgung, 80% der Arzneimittelkosten und 20% des Krankenhausaufenthalts zusätzlich zu den zusätzlichen täglichen Kosten für das Krankenhaus zahlen und andere Zuzahlungen, die sich nach der Komplexität der Behandlung richten. Darüber hinaus ist es häufig erforderlich, die Behandlungen in der medizinischen Einrichtung im Voraus zu bezahlen, bevor ein ärztliches Gutachten ausgestellt wird, das dem Versicherungsanbieter vorgelegt werden kann.

Szenario 2

Rücktransport nach Deutschland aus medizinischen Gründen decken die meisten Versicherungen nicht ab.  Wenn du diese Leistung in Anspruch nimmst, musst du oder dein Arbeitgeber (je nach Ursache des Notfalls) Zehntausende von Euro zahlen! Unabhängig davon, in welchem Land sich der Unfall ereignet, solltest du davon ausgehen, einen erheblichen Teil der medizinischen Kosten selbst zu tragen.

Aber was ist mit privaten Versicherungen?

Private Krankenversicherer sind zwar verpflichtet, den Versicherten weltweit mindestens einen Monat lang Versicherungsschutz zu bieten, aber die tatsächliche Versicherungsdauer hängt von dem jeweiligen Anbieter ab.  Die Versicherungsbedingungen können von den Standards des Heimatlandes abweichen (siehe hier für einen Überblick über deutsche private Versicherungsanbieter und ihre eingeschränkten Reiserichtlinien). Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Policen abzuschließen, um den bestehenden Versicherungsumfang zu erweitern. Der Arbeitnehmer sollte auch prüfen, ob eine separate Auslandsreisekrankenversicherung auf der Grundlage von Selbstbehalt empfohlen wird. Diese müssten im Falle eines Schadensersatzanspruchs gezahlt werden und ob die medizinische Rückführung enthalten ist. Darüber hinaus erstatten viele private Krankenversicherer einen Teil der Prämien, wenn innerhalb eines Jahres keine Anträge gestellt wurden. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine separate Reisekrankenversicherung abzuschließen, um die Zahlung abzusichern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Deckung von Workations mit bestehenden öffentlichen oder privaten Versicherungen ist in der Tat äußerst komplizierFür alle Versicherungsanbieter gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Regeln, die auch vom Reiseziel abhängen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Erwerb einer A1-Bescheinigung oder einer Versicherungsbescheinigung (CoC) erforderlich ist Reisen entspricht nicht Ihren Krankenversicherungsbedürfnissen.

Um Ihr finanzielles Risiko einzudämmen und sich die Mühe zu ersparen, die lokalen Versicherungsbedingungen für ein Zielland zu recherchieren, sollten Sie letztendlich eine private Reisekrankenversicherung abschließen für Workflex im Ausland.

Reduzieren Sie das Risiko für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit einer speziellen Arbeitsversicherung

Verletzungen im Ausland können teuer werden — nicht nur emotional, sondern auch finanziell. In dem Wissen, dass für diese Schmerzen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber verantwortlich sein können, lohnt es sich auf jeden Fall, das Risiko abzusichern, indem Sie für jeden Mitarbeiter spezifische Arbeitsversicherungspakete abschließen.

Um das Risiko zu minimieren, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglicherweise die Krankheitskosten für den Arbeitnehmer übernehmen, hat WorkFlex eine Partnerschaft mit der Halleschen Krankenversicherung a.G. Diese bietet eine umfassende Reiseversicherung für Arbeitnehmer, die vorübergehend im Ausland arbeiten, mit WorkFlex.

Mit dieser neuen Funktion hat WorkFlex eine weitere Sicherheitsebene hinzugefügt — Reisekrankenversicherung für Ihre Mitarbeiter arbeitsbeugend Reisen.

Was ist durch die Versicherungsfunktion von WorkFlex abgedeckt?

• Unbegrenzte medizinische Versorgung um Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter im Ausland gerecht zu werden, einschließlich Notsituationen in einer Klinik, zahnärztlichen Behandlungen, Covid-19-Fällen und medizinischer Rückführung
• Keine Einschränkungen für Heimat- und Zielländer: Viele Versicherungsanbieter haben große Einschränkungen in Bezug auf die Länder, die ihre Pakete abdecken. Mit der WorkFlex-Lösung gibt es keine Einschränkungen in Bezug auf Heimat- und Zielländer, die für das Versicherungspaket in Frage kommen
• Einfach zu bedienen und integriert mit WorkFlex-Plattform für eine nahtlose und einfache Anwendung
• Kein Verwaltungsaufwand: Das WorkFlex-Team kümmert sich um die Beantragung, Kommunikation und Verwaltung des Versicherungspakets während des gesamten Reisezeitraums.
• Umfassender und leicht verständlicher Leitfaden der Versicherungspolice, die für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber vorgesehen ist. Die Hallesche Krankenversicherung bietet auch rund um die Uhr Telefon- und E-Mail-Support für alle Fragen zum Versicherungsschutz oder zur Unterstützung im Ausland unter 0049 711 66 03 39 30 in 25 Sprachen.

Wenn Sie mehr über die neue Versicherungsfunktion von WorkFlex erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an eine Demo buchen oder wenden Sie sich an Ihren WorkFlex-Berater!

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Welche Risiken bestehen für den Arbeitgeber bei der Einhaltung der Vorschriften und Datensicherheit im Zusammenhang mit Workations? Wie können Firmen diese Risiken managen und minimieren, damit die Arbeitnehmer:innen diesen Vorteil gut informiert, instruiert und versichert genießen können?

Speaker:

• Jonas Jacobsen, Rechtsanwalt für Datenschutzrecht bei HK2 Rechtsanwälte
• Pieter Manden, LLM MBA & Co-Founder von WorkFlex, ehemaliger Head of Trust & Employer Compliance bei WorkMotion
• Patrick Koch, Co-Founder von WorkFlex

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Wie ermöglichen IU und Enpal ihren Mitarbeitern, rechtskonform im Ausland zu arbeiten?

Erfahrt mehr über die Auswirkungen von Workations auf das Employer Branding und die Unternehmenskultur sowie darüber, wie WorkFlex diese Unternehmen bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen unterstützt.

Scout24 ist eines der führenden Digitalunternehmen in Deutschland und die Heimat von ImmoScout24. Mit 20 Millionen Nutzern pro Monat bringt ImmoScout24 erfolgreich Hausbesitzer, Makler, Mieter und Käufer zusammen.

Wie hat das Unternehmen nun die veränderte Arbeitsweise seiner Mitarbeitenden aufgenommen?

• 850 Mitarbeitende weltweit
• 50 Nationalitäten
• Wichtigste Märkte: Deutschland und Österreich

Die Herausforderung

Wie für Millionen von Unternehmen auf der ganzen Welt war auch für Scout24 das mobile Arbeiten im Ausland eine wichtige Überlegung, als die Pandemie ausbrach. Zwei Jahre später ist Scout24 bestrebt, flexible Regelungen zu formalisieren, ohne Gefahr zu laufen, gegen internationale Steuer- oder Arbeitsvorschriften zu verstoßen. Aus diesem Grund wurde die Möglichkeit geschaffen, mobil im Ausland zu arbeiten. Dabei war es wichtig, sehr klare Regelungen zu schaffen, die die Gesamtstrategie unterstützen.

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Die Lösung

Flexibles oder zumindest hybrides Arbeiten war nun in aller Munde und die Unternehmen mussten sich darauf einstellen. So auch bei Scout24. Sie legten Wert darauf, ihren Mitarbeitenden einen Zusatznutzen zu bieten, der es ihnen ermöglichte, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten. es war klar, dass dies auf klaren Prozessen und Regelungen beruhen musste.

Wenn ein Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland arbeitet, müssen unter normalen Umständen Steuern in diesem Land gezahlt werden, was jedoch von vielen Ländern während der Pandemie gelockert wurde. Konsultationsvereinbarungen für Grenzgänger, die während der Pandemie stattfanden, wurden vorübergehend eingeschränkt.

Scout24 hat sich mit WorkFlex in Verbindung gesetzt, weil sie sich des Potenzials bewusst waren, "Arbeiten von überall" zu ermöglichen. Durch WorkFlex können Genehmigungen, Risikobewertungen, die Ausstellung von A1-Bescheinigungen etc. automatisch erstellt werden. Jetzt können die Mitarbeitenden von Scout 24 bis zu drei Monate pro Jahr innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und bis zu einem Monat außerhalb dieses Raums im Ausland arbeiten.  

1. Positives Feedback von Seiten der Mitarbeitenden: Die Zahl der Anträge für mobiles Arbeiten im Ausland nimmt zu, und das offizielle Antragsverfahren schafft für alle Beteiligten volle Klarheit.
2. Steuer- und Compliance-freundlich: Die Rechts- und Steuerteams können sich auf eine umfassende Dokumentationsverfolgung verlassen. Die Teams können auch leicht auf die Risikobewertungen zugreifen, was das Tool zu einem großartigen Entscheidungshilfe macht.
3. Zeitersparnis dank einer automatischen Risikobewertung.
4. Professionalität und Automatisierung: Anfragen werden vereinfacht.

"Bei Scout24 haben wir uns schon früh entschieden, die neue Arbeitswelt durch flexibles Arbeiten zu nutzen und die Work-Life-Balance unserer Mitarbeitenden zu stärken. Mit WorkFlex haben wir das richtige Werkzeug, um unsere Strategie zu unterstützen. Die Beantragung von Auslandseinsätzen ist automatisiert und gehört nun zu unserer Arbeitsweise. Wir haben die Einhaltung von Steuern und Gesetzen verbessert.Dank deserstklassigen Services können wir schneller auf die Wünsche unserer Mitarbeitenden eingehen, so dass sie schneller aktiv mit der Planung und Gestaltung von Auslandsaufenthalten beginnen können, ohne lange darüber nachdenken zumüssen."

Krzysztof Lysik - Head of Tax bei Scout24

Workations werden immer mehr zu einem wichtigen Benefit für Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Wenn von Arbeitnehmer:innen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten, warum sollten sie dann nur von zu Hause aus arbeiten? Allerdings passen sich nicht alle Menschen gleich schnell an, und viele halten es für seltsam, in einen längeren Urlaub zu fahren, um dann auch von dort aus zu arbeiten. Um genau zu sein, denken unsere Eltern aus der Babyboomer-Generation wahrscheinlich, dass es sich um eine klassische "Millennial"- oder "Gen Z"-Sache handelt. Dennoch erwarten wir, dass Workations sich zu etwas Gewöhnlichem entwickeln wird, da immer mehr Arbeitgeber:innen dies anbieten und die Arbeitnehmer:innen es weiterhin genießen und nutzen.

Arbeitgeber:innen zögern manchmal, Workations zuzulassen, weil sie die Compliance-Risiken abschrecken.

Besonders das Betriebsstättenrisiko (PE-Risiko) gilt als Hindernis. Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen könnte, was bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die im Zielland erzielten Gewinne Körperschaftssteuern zahlen müsste. Da die Präsenz in dem Land jedoch sehr begrenzt ist, sind diese Körperschaftssteuern im Allgemeinen nicht das Hauptproblem. Das größte Problem ist der Verwaltungsaufwand, der mit der Zahlung der Steuern einhergeht und der neben der Einrichtung der Buchhaltung auch die Anmeldung bei den Behörden und die Dokumentation für die konzerninterne Verrechnung und Gewinnverteilung umfasst.

Aus diesem Grund kann man mit Sicherheit sagen, dass die Arbeitgeber:innen nicht wollen, dass ihre Arbeitnehmer:innen eine Betriebsstätte bilden. Schließlich sollten Workations ein Benefit für die Mitarbeitenden sein und keine Belastung für den Arbeitgeber.

Dies wirft die Frage auf, wie ein vorübergehend aus dem Ausland mobil arbeitender Arbeitnehmer ein Betriebsstättenrisiko darstellt und ob (und wie) dies verhindert werden kann. Und hier haben wir eine gute Nachricht: Es gibt keine "Dauerhaftigkeit" bei vorübergehender Arbeit aus dem Ausland. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und daher im Allgemeinen nicht permanent genug. Dies wird sowohl von der OECD als auch von den Vereinten Nationen unterstützt, den beiden Organisationen, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare am weitesten verbreitet sind. Beide stellen fest, dass eine so genannte "feste Geschäftseinrichtung" und eine "Dienstleistungseinrichtung" in der Regel nicht begründet werden, wenn sich die Person weniger als 183 Tage im anderen Land befindet. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. In der Praxis sind Workations im Allgemeinen ohnehin viel kürzer.

Von den mehr als 1.000 Workation-Anfragen, die über unsere Plattform WorkFlex bearbeitet wurden, blieben mehr als 95 % unter 30 Tagen.

Daher ist es höchst unwahrscheinlich, dass diese Workations ein PE-Risiko darstellen, selbst in Ländern, die bis dato strengere Vorschriften für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungs-PEs" als die OECD- und UN-Vorschriften erlassen haben. Dennoch gibt es drei zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:

1. Das Unternehmen hat im Zielland keine Niederlassung oder eigene Einheit. Wenn dies der Fall ist, muss klargestellt werden, dass der Mitarbeitende das Büro dort nicht besucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausgeführt hat. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass Workations kein PE-Risiko darstellen.
2. Um die 183-Tage-Grenze zu erreichen, müsste man möglicherweise mehrere Workations in ein und demselben Zielland betrachten. Mit anderen Worten, eine Ansammlung von Angestellten an einem Ort könnte das PE-Risiko in diesem Land erhöhen. Es wird daher empfohlen, ein einzige Software wie WorkFlex zu verwenden, um alle Anträge des Unternehmens übersichtlich zu verwalten. Es ist auch wichtig zu beachten, dass diese Häufung nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die zufällig in demselben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn mehrere Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, gleichzeitig im selben Zielland sind. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen oft der Fall, aber kaum bei Workations. Es zeigt jedoch, warum es wichtig ist, zwischen beiden zu unterscheiden.
3. Schließlich ist diese die einzige Art von Betriebsstätte - neben der bereits erwähnten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - , die auch bei einer Beschäftigung von weniger als 183 Tagen noch ein erhebliches Risiko darstellen kann. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter". Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der üblicherweise die Verträge abschließt. Es ist allgemein anerkannt, dass "üblicherweise" eine gewisse Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die führende Kraft ist. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Tätigkeit eine Betriebsstättenrisiko darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko von Workations in Bezug auf den abhängigen Vertreter als Betriebsstätte zu minimieren und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer tatsächlich als abhängigen Vertreter gilt. Normalerweise ist die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten nicht als abhängig Beschäftigte einzustufen, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht diese führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeitende, die eher als abhängig Beschäftigte gelten, sind leitende Angestellte und Mitarbeitende in Vertriebs- und Beschaffungsfunktionen. Workation-Anfragen dieser Mitarbeitenden müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko des abhängigen Vertreters für diese Anfragen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeitende normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass diese Tätigkeiten während der geplanten Workation nicht ausführt werden?

Zusammen mit vielen Fachleuten auf diesem Gebiet sind wir der Meinung, dass selbst die ranghöchsten Arbeitnehmer:innen in den Genuss einer 30-tägigen Workation kommen sollten, ohne dass ein wesentliches PE-Risiko für abhängige Arbeitnehmer entsteht.

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Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, um die potenziellen Risiken zu verwalten. Aus diesem Grund führt WorkFlex für jede Workation-Anfrage eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt entsprechende Unterlagen wie Arbeitgebererklärungen und Arbeitnehmeranweisungen. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber bequem auf Workation gehen.

Workations entwickeln sich rasch zu einem wichtigen Benefit für die Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Warum sollten Mitarbeitende nur von zu Hause aus arbeiten, wenn von ihnen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten? Die Möglichkeit, eine Zeit lang im Ausland zu arbeiten, ist ein hervorragendes Beispiel für mehr Flexibilität, ähnlich wie die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Das Schöne an der Flexibilität als Benefit für die Arbeitgeber:innen ist, dass Workations mehr oder weniger keine Kosten verursacht. Das heißt, solange der Arbeitgeber nicht für die Workation selbst bezahlt und die Workation keine unerwarteten Verpflichtungen für die Firma auslöst. Da Arbeitgeber:innen über den ersten Punkt entscheiden kann, konzentriert sich dieses White Paper auf den zweiten Punkt.

Jede unerwartete Verpflichtung für den Arbeitgeber stehen wahrscheinlich im Zusammenhang mit den Compliance-Risiken rund um Workations. Ein praktisches Beispiel wäre die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten, oder die Haftung des Arbeitgebers für den Fall, dass der Arbeitnehmende während der Workation medizinische Hilfe benötigt. Dies wirft die Frage auf, welche Compliance-Risiken mit mobiler Arbeit im Ausland verbunden sind und wie Arbeitgeber:innen diese Risiken bewältigen oder begrenzen können.

Definition von Workation

Bevor wir uns mit Compliance Themen befassen, ist es wichtig, sich die Definition von Workation zu vergegenwärtigen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Situation, in der ein Arbeitnehmender seine Arbeit vorübergehend zu privaten Zwecken im Ausland fortsetzt.

Die folgenden vier Merkmale sind relevant:

1. Im Ausland. Dies bedeutet außerhalb des Landes, in dem der Arbeitnehmende beschäftigt ist und seinen Wohnsitz hat. Der Arbeitnehmende wird seinen Wohnsitz im Heimatland während der Workation nicht aufgeben.

2. Privat. Der Auslandsaufenthalt ist privat motiviert und verfolgt keinerlei geschäftliche Ziele. Eine Workation ist also etwas anderes als eine Geschäftsreise. Jedoch kann eine Workation mit einer Geschäftsreise kombiniert werden, z. B. wenn der Arbeitnehmende nach dem Besuch eines Geschäftsseminars für eine Workation bleibt, sprich mobil aus diesem Land arbeitet.

3. Arbeit. Der Arbeitnehmende übt nur noch Arbeitstätigkeiten zu Gunsten des Arbeitgebenden im Heimatland aus. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmende im Zielland keine lokale Wertschöpfung erbringt.

4. Vorübergehend. Der Aufenthalt ist zeitlich begrenzt, nämlich auf maximal 183 Tage in einem laufenden 12-Monats-Zeitraum (kumuliert pro Land). Viele Arbeitgeber:innen haben jedoch mobiles Arbeiten im Ausland innerhalb ihres Unternehmens auf eine Höchstzahl von Arbeitstagen begrenzt, die deutlich unter diesen sechs Monaten liegt, z. B. 30 oder 60 Tage.

Zusammenfassung der Themen zur Einhaltung der Vorschriften‍

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Steuer

• Körperschaftssteuer: Das Risiko, dass der Arbeitnehmer eine sogenannte Betriebsstätte (PE) darstellt. Dies würde für den Arbeitgeber im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen. Dies ist zwar nicht unbedingt teuer in Bezug auf die fälligen Steuern, aber der mit dieser Haftung verbundene Verwaltungsaufwand ist unverhältnismäßig hoch.
• Lohnsteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitgeber eine Lohnbuchhaltung einrichten muss, um die Lohnsteuer im Zielland zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Wenn eine Remote-Mitarbeiter eine Betriebsstätte im Bestimmungsland darstellt, löst dies auch eine Lohnsteuerpflicht aus. Solange eine Remote-Mitarbeiter jedoch keine Betriebsstätte darstellt, wird die Lohnsteuerpflicht im Allgemeinen nur in Ausnahmefällen ausgelöst.
• Sozialversicherung: Das Sozialversicherung Risiko bei workations ist zweifach. Erstens besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer den Versicherungsschutz durch das Sozialversicherung System des Heimatlandes verliert. Zweitens besteht die Möglichkeit, dass das Sozialversicherung System des Ziellandes zur Anwendung kommt. Beide Risiken sind für Länder innerhalb der EU und für Länder, in denen ein Sozialversicherung Abkommen besteht, relativ einfach zu handhaben.
• Persönliche Einkommensteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland für persönliche Einkommensteuerzwecke steuerpflichtig wird. Wenn sich dies nur indirekt auf den Arbeitgeber auswirkt, kann z. B. die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers die Lohnsteuerpflicht des Arbeitgebers auslösen.

Rechtliches

• VISA / Einwanderung: Hat der Arbeitnehmer das Recht, im Zielland zu arbeiten? Man kann sich fragen, ob ein gültiger Arbeitstitel erforderlich ist, wenn der Hauptzweck des Besuchers der Tourismus ist. Dies ist etwas unklar, da die VISA-/Einwanderungsgesetze nicht mit Blick auf "Workationer" geschrieben wurden. Dennoch ist es wichtig, sich mit diesem Thema zu befassen, da die Bußgelder und Strafen für illegale Arbeit im Allgemeinen hoch sind.
• Lokales Arbeitsrecht: Das Risiko, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Arbeitsrecht des Heimatlandes gilt, ist es unwahrscheinlich, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Dies kann bei bestimmten Vereinbarungen anders sein, z. B. wenn es um Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen geht. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass Meldungen auf der Grundlage der so genannten entsandter Arbeitnehmer -Richtlinie nicht für Arbeitnehmer gelten, die ein Arbeitsverhältnis haben. Schließlich kann der Arbeitgeber die Beschäftigung zwar genehmigt, den Arbeitnehmer aber nicht entsandt haben. Außerdem erbringt der Arbeitnehmer keine Dienstleistungen vor Ort.
• Die Sorgfaltspflicht: Jeder Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Es ist jedoch relativ unklar, worin diese Fürsorgepflicht genau besteht, d.h. wann die Pflicht erfüllt ist. Im Allgemeinen schreibt sie dem Arbeitgeber vor, alles zu tun, was vernünftigerweise erwartet werden kann. Folglich ist die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers während einer Workation wahrscheinlich viel geringer als wenn der Arbeitnehmer vom Büro aus arbeitet. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Unfall während der Arbeit als Arbeitsunfall angesehen wird, für den der Arbeitgeber (teilweise) verantwortlich ist.
• Internet- und Datensicherheit: Das Risiko besteht darin, dass der vom Ausland aus arbeitende Mitarbeiter gegen Sicherheitsvorschriften im Heimatland - wie die GDPR-Vorschriften - oder im Zielland verstößt. Zum Beispiel gegen ein lokales Verbot der Nutzung von VPNs. Der Verstoß könnte auch in Kundenverträgen begründet sein, die es den Dienstleistern verbieten, ihre Dienste von bestimmten Ländern aus zu erbringen.
• Sanktionierte Länder: Betrachtet man unsere Daten von WorkFlex , so ist es eher unwahrscheinlich, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitsaufenthalt in einem Land verbringen wollen, das von Institutionen wie der UN oder der EU sanktioniert wird. Da dies jedoch nicht unmöglich ist, empfiehlt es sich, die Liste dieser Länder zur Verfügung zu haben.

Die lange Liste mag abschrecken, sollte es aber nicht. Die Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die bestehen, wenn Arbeitnehmende aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Auch haben Arbeitnehmende früher ab und zu während ihres Urlaubs gearbeitet, noch bevor der Begriff "Workation" erfunden wurde. Keines dieser Beispiele wurde/wird als großes Problem angesehen, so dass man die oben genannten Risiken nicht plötzlich nur für Workations zur roten Fahne machen sollte. Stattdessen sollte man sich über die Risiken informieren und sie managen und minimieren.

Eingehende Bewertung: PE-Risiko

Bei genauerer Betrachtung kommt man zum Entschluss, dass Workations nur unwahrscheinlich ein signifikantes PE-Risiko darstellen. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Es gibt jedoch keine "ständigen" temporären Arbeitenden im Ausland. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und im Allgemeinen nicht lange genug. Dies wird von der OECD und der UNO unterstützt, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare sehr weit verbreitet sind. Beide stellen fest, dass ein so genannte "fester Geschäftssitz" und eine "Dienstleistungsbetriebsstätte" in der Regel nicht vorliegt, wenn die Anwesenheit im anderen Land weniger als 183 Tage beträgt. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. Infolgedessen werden selbst in Ländern, in denen im Vergleich zu den Regeln der OECD und der UNO noch strengere Regeln für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungsbetriebsstätten" gelten, Arbeitnehmende, die Workations nutzen, kaum jemals eine Betriebsstätte bilden.

Es müssen jedoch drei weitere Faktoren berücksichtigt werden:

1. Lokale Präsenz. Der Arbeitgeber hat keine Niederlassung oder Einrichtung im Zielland. Falls doch, muss klargestellt werden, dass der Arbeitnehmer das Büro nicht aufsucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass die Website workations wahrscheinlich kein PE-Risiko darstellt.

2. Kumulierung. Um die 183-Tage-Schwelle zu erreichen, müssen möglicherweise mehrere Workations im selben Zielland betrachten werden. Mit anderen Worten: Die Akkumulation von Arbeitnehmern in einem Land könnte das Risiko einer Betriebsstätte in diesem Land erhöhen.

Wichtig ist auch, dass diese Regel nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die im selben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. So kumulieren sich beispielsweise verschiedene Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, in demselben Zielland. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen häufig der Fall, jedoch kaum bei Workations. Dennoch zeigt es, warum es wichtig ist, diese beiden Fälle voneinander zu unterscheiden.

3. Abhängiger Vertreter PE. Schließlich kann die einzige Art von Betriebsstätte - neben der zuvor erörterten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - immer noch ein erhebliches Risiko darstellen, selbst wenn die Beschäftigung weniger als 183 Tage beträgt. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter" (unselbstständige Niederlassung). Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der gewöhnlich die entscheidende Rolle spielt, die zum Abschluss von Verträgen führt. Es ist allgemein anerkannt, dass "gewöhnlich" eine bestimmte Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die entscheidende Rolle spielt. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Beschäftigung eine Betriebsstätte darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko des als Betriebsstätte behandelten abhängigen Vertreters im Rahmen von Workations einzudämmen und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer als abhängiger Vertreter gilt. In der Regel sind die meisten Angestellten keine abhängigen Beauftragten, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht die führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeiter, die eher als abhängige Vertreter in Frage kommen, sind leitende Angestellte und Mitarbeiter in Verkaufs- und Beschaffungsfunktionen. Die Arbeitsanforderungen dieser Mitarbeiter müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko für abhängige Vertreter bei diesen Anträgen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeiter normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass er diese Tätigkeiten während des geplanten Arbeitseinsatzes nicht ausüben wird?

Management und Minderung von Risiken

Neben der Aufklärung sollten Arbeitgeber die Compliance-Risiken von Workations managen und minimieren. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Ein gängiger Ansatz ist der Entwurf einer Unternehmensrichtlinie, in der das Unternehmen definiert, was erlaubt ist - und was nicht. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften relevant. Es kann auch verschiedene geschäftliche Einwände gegen Workations geben, z. B. wenn erwartet wird, dass der Mitarbeitende zu einer bestimmten Zeit im Büro ist, oder wenn der Zeitunterschied zwischen dem Heimatort und dem Zielort zu groß ist.

Darüber hinaus ist es für die Verwaltung von Workations von entscheidender Bedeutung, dass ein geregeltes Verfahren existiert. Schließlich ist es schwer etwas zu verwalten, wozu man keinen Leitfaden hat. Das Verfahren beginnt damit, dass der Mitarbeitende einen Antrag auf mobiles Arbeiten im Ausland stellt. Danach sollte er die Genehmigung des Vorgesetzten einholen sowie eine steuerliche und rechtliche Compliance-Prüfung unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte vornehmen. Sobald der Antrag genehmigt wurde, sollte das Verfahren die Anforderung einer Sozialversicherung Bescheinigung vorsehen. Weitere mögliche Maßnahmen sind die Erstellung und Benachrichtigung der Reiseversicherungsgesellschaft des Unternehmens, die Erstellung eines Nachtrags zum Arbeitsvertrag, die Erstellung einer Arbeitgebererklärung und/oder eines Merkblatts für die Mitarbeitenden. Vorzugsweise wird dieser Prozess durch eine Technologie unterstützt, die alle oben genannten Schritte kombiniert. Darüber hinaus spart ein technologiegestütztes Verfahren sowohl dem Arbeitnehmerenden als auch dem Arbeitgebenden Zeit und bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile. Nehmen wir zum Beispiel an, die Zahl der Arbeitsanträge ist hoch: In diesem Fall kann die Technologie helfen, sich auf die Anträge zu konzentrieren, die potenziell problematisch sind. Außerdem kann die Technologie helfen, alle Informationen und Unterlagen leicht zugänglich zu machen. Eine solide Unternehmensrichtlinie und ein (technologiegestütztes) Verfahren sollten den Weg dafür ebnen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber eine rechtskonforme Workation genießen können. Und genau das ist das Ziel: Workations sollen ein Benefit für den Arbeitnehmer sein und nicht zu einer Belastung für den Arbeitgeber werden.

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Auch wenn eine Workation innerhalb der EU weniger Risiken birgt als eine Beschäftigung aus Drittländern, bedeutet dies nicht, dass sie risikofrei ist. In der Praxis haben sich auch diese Workations als erhebliche Belastung für Arbeitgeber erwiesen. Aber warum?

Betriebsstättenrisiko (PE)

Vorsicht! Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten im Auftrag des Unternehmens ausführt, könnte schnell eine Betriebsstätte (unselbstständige Niederlassung) angenommen werden. Einige EU-Länder verfolgen einen strengen Ansatz in Bezug auf die Begründung einer Betriebsstätte. Je nach Standort, an dem der Mitarbeiter tätig ist, könnte sogar eine feste Betriebsstätte entstehen.

Kein Protokoll und Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland

Ein fehlendes Protokoll und eine unzureichende Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland erhöhen das arbeitsrechtliche Risiko, falls während der Workation etwas schiefgeht. Kombiniert mit einer fehlenden Reiseversicherung seitens des Arbeitgebers zeigt sich, dass die Sicherheit nicht so hoch ist, wie man erwarten würde.

Kein Management

Ein effektives Management einer 30-Tage-Workation erfordert Zeit und Planung. Selbst eine Reise innerhalb der EU sollte nicht ohne ordnungsgemäße Anweisungen für den Arbeitnehmer und ohne A1-Zertifikat (oder eine WorkFlex-Erklärung zur Sozialversicherung für Länder, in denen der Erhalt eines A1-Zertifikats länger dauert) durchgeführt werden. Diese Punkte werden manchmal vergessen, sind jedoch unerlässlich.

Kumulierte Präsenz

Aufgepasst! Nicht jedes EU-Land folgt der gleichen Logik bei der Festlegung der steuerlichen Pflichten in Bezug auf die physische Präsenz. Daher kann es in bestimmten Ländern, wie beispielsweise der Tschechischen Republik, komplizierter sein als erwartet, die Vorschriften einzuhalten. Es ist wichtig, sich regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen, da sich lokale Vorschriften häufig ändern.

HR-Risiko

Das Fehlen einer Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland wirkt sich negativ auf die Attraktivität für Mitarbeitende aus. Einige Mitarbeitende könnten sich fragen, warum sie nicht mehr Tage im Ausland verbringen können, wenn sie EU-Bürger sind und diesen Vorteil nutzen möchten.

Auswirkungen von Familienbesuchen

Der Besuch von Familienangehörigen ist einer der Hauptgründe für eine Workation, bringt jedoch zwei Herausforderungen mit sich. Erstens können diese Reisen dazu führen, dass der Mittelpunkt der Lebensinteressen in das andere Land verlagert wird, was steuerliche Auswirkungen haben kann. Zweitens könnte eine Erlaubnis für Workations nur in EU-Ländern dazu führen, dass sich Nicht-EU-Bürger fragen, warum sie ihre Familien nicht besuchen können. Letztendlich kann eine solche Unternehmensrichtlinie das Ansehen des Unternehmens und die Mitarbeiterbindung verringern.

IIhre Mitarbeitenden schätzen die Freiheit, aus dem Ausland zu arbeiten! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Einführung eines Workation-Management-Prozesses, auch wenn Ihre aktuelle Unternehmensrichtlinie Workations innerhalb der EU für weniger als 30 Tage zulässt. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem WorkFlex-Experten und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

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Die Workation Alliance ist eine 2022 gegründete Organisation, die Unternehmen zusammenbringt, die Workations als Benefit für Mitarbeitende anbieten. Die Aufgabe der Alliance besteht darin, die Vorteile von Workations zu fördern und den Mitgliedsunternehmen zu helfen, die mit dem Angebot dieser einzigartigen Zusatzleistung verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. In nur sechs Monaten hat die Workation Alliance bereits über 30 namhafte Unternehmen als Mitglieder gewonnen. Diese Mitglieder kommen aus einer Vielzahl von Branchen und Regionen und haben alle das gemeinsame Ziel, ihren Mitarbeitenden eine innovative Möglichkeit zur Verbesserung ihrer Work-Life-Balance zu bieten.

Kürzlich veranstaltete die Workation Alliance ihr erstes offenes Webinar, um Daten und Erkenntnisse über die Vorteile von Workations in der Zukunft auszutauschen. Unter der Leitung von Pieter Manden LLM - Experte für globale Mobilität und Co-Founder von WorkFlex - berichteten Experten von Unternehmen wie Allianz, Bosch und Clevis über ihre Erfahrungen mit dem Ermöglichen von Workations im Ausland. Webinar verpasst? Kein Problem, hier geht's zu Aufzeichnung.
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Workation ist der Akt des Reisens während der Arbeit im Ausland. Es ist eine großartige Möglichkeit, Arbeitnehmern einen Tapetenwechsel zu ermöglichen, was zu höherer Produktivität, Kreativität und Motivation führen kann. Früher war das Konzept des mobilen Arbeiten im Auslands Freiberuflern und Selbstständigen vorbehalten, doch seit die Pandemie die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert hat, ist es nun auch für Arbeitnehmer möglich.

Die Vorteile von Workations beschränken sich nicht nur auf die Arbeitnehmer, sondern können auch für die Arbeitgeber von großem Nutzen sein. Es kann ein Wettbewerbsvorteil sein, wenn es darum geht, Talente zu werben und zu halten. Zudem kann es zu Kosteneinsparungen für das Unternehmen führen. Wie? Zufriedene Mitarbeitende wollen im Unternehmen bleiben, somit sinkt die Fluktuationsrate.

Einer der Hauptredner des Webinars war Daniel Zinner - Associate Partner bei Clevis Consulting und Gründer der People Mobility Alliance, der darüber sprach, wie Covid-19 die Art und Weise, wie globale Mobilität in Unternehmen funktioniert, revolutioniert hat. Zuvor war die einzige Möglichkeit, international zu arbeiten, ein vom Unternehmen genehmigter Auslandseinsatz. Die Möglichkeiten waren dann auf die Länder beschränkt, in denen das Unternehmen Subventionen und einen Projektbedarf für die betreffende Person hatte. In den letzten drei Jahren hat sich der Ansatz jedoch in Richtung eines individualisierten Ansatzes verschoben. Der Schwerpunkt hat sich auf Technologien verlagert, die die Verwaltung in die Lage versetzen, die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen.

Gudrun Kipp von Robert Bosch war eine der treibenden Kräfte für das Angebot von Workations bei Bosch. Sie hat sehr früh erkannt, dass Workation kein kurzlebiger Trend ist, sondern etwas, das Bestand haben wird. In nur einem Jahr seit der Einführung gab es bereits über 2000 Anfragen, und die Mitarbeitenden würden gerne noch länger im Ausland arbeiten, als es ihnen derzeit erlaubt ist. Gudrun rät, die Unternehmensleitung so früh wie möglich einzubeziehen, da dies die Umsetzung für sie massiv beschleunigt hat.

Für Oana Haiek, Global Mobility bei der Allianz, war es ein kontinuierlicher Lernprozess, bis sie zu der Art und Weise gekommen sind, wie sie Workations jetzt anbieten. Das Feedback, welches sie von ihren Mitarbeitenden darüber bekommt, wie sehr sie die Freiheit des Arbeiten im Ausland genießen, zeigt, dass es sich der Aufwand gelohnt hat.

Alle drei waren sich einig: Workation als Benefit für Mitarbeitende ist ein Trend, der sich durchsetzen wird. Die Erfahrungen von Allianz, Bosch und Clevis zeigen die Vorteile, die Workations sowohl den Mitarbeitenden als auch den Unternehmen bringen können. Da sich die Welt weiterhin an das sich verändernde Arbeitsumfeld anpasst, ist es wichtig, neue Ansätze, wie das flexible Arbeiten aus dem Ausland, in Betracht zu ziehen, um die Produktivität, die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbessern.

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Ihr wollt Workations in Eurem Unternehmenrechtskonform anbieten, aber den Aufwand für die Erstellung eines Workation-Management-Prozesses umgehen?

Bucht Euch jetzt eine Demo mit einem unserer WorkFlex Experten und findet heraus, wie ihr diese Zusatzeistung mit Hilfe von WorkFlex ohne Compliance-Risiken anbieten können.

Eure Mitarbeitenden würden gerne Homeoffice im Ausland machen. Aber Ihr zögert, ihnen die Freiheit zu geben, von überall aus zu arbeiten, weil Ihr Bedenken wegen der Compliance-Risiken habt. Gibt es Gemeinsamkeiten? 🤔  

Ja, es gibt sie! 🙌  

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Seht euch das Webinar über risikofreie Workations an, das von den WorkFlex Co-Foundern Pieter Manden und Patrick Koch geleitet wird. In dem Webinar stellen wir euch das bahnbrechende Konzept der risikofreien Workations vor, das den Arbeitgeber vor den relevanten Compliance-Risiken schützt.

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Jascha Ehleben ist Berater bei WorkFlex. Er das Paradebeispiel dafür, dass man das, was man predigt, auch umsetzen kann, wenn es darum geht, von überall aus zu arbeiten. Seit seinem Einstieg bei WorkMotion als SDR im April 2022 war er auf 9 Workations in Europa und Asien.

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Workationing ist seit geraumer Zeit ein beliebter Trend. Er kombiniert das Beste aus beiden Welten: Ihr habt die Möglichkeit, zu reisen und einen neuen Ort zu erkunden, bleiben aber trotzdem mit eurer Arbeit verbunden (und müssen nicht den gesamten Urlaub nutzen).  

Aber es gibt eine Menge Dinge zu beachten, wenn man im Ausland arbeiten will. Warum solltet ihr eine Workation machen? Wo solltet ihr wohnen? Wie wählt man den richtigen Ort für die Arbeit aus?

Im letzten Jahr war ich auf Workation in 9 verschiedenen Ländern. Hier sind meine besten Tipps.

Warum soll ich eine Workation machen?

Zunächst möchte ich sagen, dass Workations nicht den Urlaub ersetzen können. Workation und Urlaub sind nicht dasselbe und sollten auch nicht so behandelt werden. Wenn man Urlaub hat, ruht man sich aus und arbeitet nicht; wenn man arbeitet, arbeitet man.  

ABER das bedeutet nicht, dass nicht einige der Vorteile eines Urlaubs trotzdem genossen werden können - wie die Erkundung eines neuen Landes, mit all der Aufregung und den Abenteuern, die damit verbunden sind - bei gleicher Produktivität, wie wenn man von zu Hause aus arbeitet.  

Aber was genau sind die Vorteile von Arbeit im Ausland? Hier sind meine fünf besten Gründe, den Job mit ins Ausland zu nehmen:

• Ihr könnt neue Orte bereisenund mehr über deren Kultur und Geschichte erfahren. Wenn ihr euch auf den Weg macht und auf Entdeckungsreise geht, lernt ihr die verschiedensten Orte auf der Welt kennen.
• Erfrischt euren Geist und tankt neue Energie. Wenn ich in meiner Freizeit reise und neue Orte erkunde, erhalte ich immer neue Perspektiven und Inspirationen, was sich in mehr Kreativität und höherer Produktivität bei der Arbeit zeigt.
• Dem kalten Winter entfliehen. Anstatt mehr als 4 Monate im Jahr mit Regen, grauem Himmel und Kälte zu verbringen, kann ich meine Tage in Ländern verbringen, in denen es noch warm genug ist, um Zeit im Freien zu verbringen (und in denen es nicht dunkel wird, bevor ich überhaupt mit der Arbeit fertig bin).
• Trefft Freunde und Verwandte, die im Ausland leben. Viele meiner Freunde und Kollegen leben in anderen Ländern, weswegen ich sie normalerweise nicht sehr oft sehe.
• Und findet neue Freunde während der Reise. Vor allem in Hostels und Wohngemeinschaften ist es so einfach, Menschen aus der ganzen Welt zu treffen. Ich habe auf meinen Reisen so viele tolle Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und aus verschiedenen Kulturen kennengelernt, die ich sonst nie getroffen hätte.

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Wie holen ihr das Beste aus eurer Workation heraus?

Finde eine Unterkunft, die zu Euch passt

Die Wahl der Unterkunft ist eine wichtige Entscheidung. Reist du alleine oder mit Freunden? Wie hoch ist das Budget? Wie viel Privatsphäre wollt ihr oder braucht ihr für eure Arbeit?

• Hostels und Co-Living Spaces sind ideal, um andere Reisende zu treffen, vor allem, wenn man allein reist. Ich würde empfehlen, an diesen Orten zu übernachten, um Kontakte zu knüpfen und zu vermeiden, dass man sich einsam fühlt.
• Wenn ihr Ruhe braucht und euch alleine entspannen wollen, dann ist ein Airbnb oder ein Hotel vielleicht besser geeignet.  
• Wenn Ihr Einheimische kennenlernen möchtet, könnt ihr auch ein Zimmer in einem Airbnb buchen (Hier bekommst du oft tolle Empfehlungen für das beste lokale Essen und die besten Aktivitäten vor Ort). Als jemand, der lange Zeit am Stück reist, ist es wichtig eine Balance zu finden - ich schlage also vor, verschiedene Dinge auszuprobieren, um zu sehen, was für Euch am besten funktioniert, und  dann zu variieren!

Findet den richtigen Arbeitsbereich für Euch

Bei der Entscheidung über den Arbeitsort ist es wichtig, die Art der Arbeit zu berücksichtigen, die ihr ausübt. Einige Berufe eignen sich besser für die Arbeit an gesellschaftlichen Orten als andere.  

• Wenn die Arbeit viele Anrufe oder Besprechungen erfordert, solltet ihr einen Arbeitsplatz in einem offenen, lauten Café vermeiden und euch lieber für einen ruhigeren Ort entscheiden, z. B. einen Co-Working-Space, einer Ferienwohnung mit eigenem Arbeitsbereich oder sogar einem Hotelzimmer.
• Das Arbeiten in gemeinsam genutzten Räumen in Hostels oder Cafés kann eine gute Abwechslung an Tagen sein, an denen nur einfache Aufgaben (keine Anrufe) auf dem Laptop erledigt werden müssen.

Bei beidem ist es wichtig, sich zu vergewissern, dass es zuverlässiges WLAN gibt, bevor ihr euch mit Laptop und Latte niederlasst (es sei denn, ihr wollt mit all euren Sachen herumzulaufen, um eine bessere Verbindung für einen spontanen Anruf zu finden)!

Achtet auf ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeitaktivitäten!

Es ist wichtig, dass ihr ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeitaktivitäten findet. Ihr sind vielleicht auf Reisen, aber trotzdem muss die Arbeit erledigt werden!

• Managt eure Erwartungen: Versucht während der Arbeitszeit so viel wie möglich zu erledigen, und erwartet nicht ständig ein neues Abenteuer.
• Nutzt die Zeitzonen zu eurem Vorteil: Wenn ihr später anfangt, könnt ihr schon morgens auf Erkundungstour gehen oder ein schönes langes Frühstück genießen. Wenn ihr früher anfangt, dann habt ihr nach der Arbeit mehr Freizeit.
• Nutzt die Wochenenden: Ich nehme mir gerne einen zusätzlichen Tag am Montag oder Freitag frei, miete mir ein Auto und erkunde den Ort richtig. Diese Art von Reisen sind immer das Highlight meiner Workation, denn so kann man jedes Wochenende viele neue Orte sehen und sich einfach spontan entscheiden, mehr Natur oder doch eine neue Stadt zu erkunden. So bekommnt man immer andere Eindrücke, die man zu Hause nicht bekommen würde.

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Probiert verschiedene Dinge aus, findet heraus, was für für Euch gut ist, und genießt die Freiheit!
Auch wenn ihr kein Interesse daran habt, digitale:r Nomad:in zu sein bzw. zu werden (oder es euch Job gar nicht zulässt), kann eine Workation ab und zu eine Wohltat für Geist, Körper und Seele sein. Ich persönlich bin durch das Arbeiten im Ausland produktiver, konzentrierter und weniger gestresst geworden.

Es mag Herausforderungen geben, aber es gibt auch genauso viele Chancen. Das Wichtigste ist, realistisch zu sein. Genießt es und macht das Beste aus dieser einzigartigen Erfahrung.

Ich hoffe, ihr findet einige dieser Tipps nützlich und lernt etwas Neues dazu. Und, wer weiß? Vielleicht inspiriert es Euch, selbst den Sprung zu wagen und eine eigene Workation zu planen!

In einer Reihe von drei Webinaren untersuchen wir gemeinsam mit den besten Experten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland alles, was man über die gesetzeskonforme und effiziente Verwaltung von Workations wissen muss. Schaut Euch die Erfahrungsberichte von Arbeitgebern und den Meinungsaustausch an.

Episode 1: Sollte Euer Unternehmen Workations zu einem Mitarbeiter Benefit machen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Flexibilität am Arbeitsplatz gehört zu den am meisten nachgefragten Mitarbeiter Benefits. Diese helfen Arbeitgebern, den Kampf um neue Talente zu gewinnen. Neben der Tatsache, dass solche attraktive Benefits es einfacher machen, neue Mitarbeitende zu gewinnen, bieten Workations viele zusätzliche Vorteile. Dazu gehören eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität. Viele Unternehmen befürchten jedoch auch, dass Workations die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigt.

In diesem Webinar schauen wir uns die Vor- und Nachteile der Einführung von Workations als Mitarbeiter Benefit an.

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Episode 2: Wie geht Workation-Compliance richtig? (🇬🇧 auf Englisch)

Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern inzwischen Workations an. Nicht jeder ist sich jedoch der schwerwiegenden Compliance-Risiken bewusst, die mit dem mobilen Arbeiten im Ausland verbunden sind. Dazu gehören Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung und andere. In diesem Webinar erörtern wir, welche HR-Prozesse und Dokumente unbedingt erforderlich sind, um diese Workation Risiken zu mindern.

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Episode 3: Welches Workation Management-Tool soll ich wählen? (🇩🇪 auf Deutsch)

Eure Mitarbeitenden lieben es, Homeoffice im Ausland zu machen und es gehen demnach viele Anträge für Workations bei Euch ein. Ihr seid Euch der Compliance-Risiken bewusst und wisst, dass diese verwaltet und gemildert werden müssen. In diesem Webinar erörtern wir, welche Tools für die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Workations eingesetzt werden können.

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