A1 Zertifikat

Stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeitender unternimmt eine Geschäftsreise oder eine Workation in ein europäisches Land und kehrt entweder mit einer saftigen Geldstrafe zurück oder berichtet von einer Befragung durch die Behörden wegen eines fehlenden Sozialversicherungsnachweises. Wie konnte das passieren? Die Antwort ist einfach: Es fehlte die A1-Bescheinigung.

Seit dem 1. Juli 2019 müssen Arbeitgeber dieses Dokument ausstellen, wann immer ihre Mitarbeitenden in ein EU-Land für geschäftliche Zwecke oder eine Workation reisen, um das Sozialversicherungsrisiko zu mindern.

In diesem Artikel bieten wir einen umfassenden Überblick über die Bedeutung und den Antragsprozess für A1-Bescheinigungen. Wir erklären die Relevanz dieses Dokuments, beleuchten typische Herausforderungen und bieten praktische Lösungen zur Optimierung des Prozesses. Erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools den Antrag auf A1-Bescheinigungen effizient und schnell gestalten können, um Strafen und unnötige administrative Belastungen zu vermeiden.

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Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein Dokument, das festlegt, dass die Sozialversicherungsgesetzgebung des Beschäftigungslandes weiterhin für den Mitarbeitenden gilt, wenn er vorübergehend im Ausland arbeitet. Die A1-Bescheinigung ist wichtig für Personen, die geschäftlich oder für eine Workation innerhalb der EU, des EWR sowie der Schweiz reisen. Sie wird von den zuständigen Behörden des Landes ausgestellt, in dem der Mitarbeitende versichert und beschäftigt ist.

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Beispiele:

• ‍In Deutschland: Gesetzliche Krankenversicherung und die Deutsche Rentenversicherung
• In Frankreich: Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales (URSSAF)
• Im Vereinigen Königreich: HM Revenue & Customs (HRMC)

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Warum ist die A1-Bescheinigung wichtig?

Die A1-Bescheinigung dient dazu, Sozialversicherungsrisiken zu mindern. Dieses Dokument bestätigt, dass der Mitarbeitende vollständig durch das Sozialversicherungssystem seines Beschäftigungslandes abgesichert ist, und vermeidet somit Unklarheiten darüber, wo die Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.

Detaillierte Betrachtung der Risiken
Wenn ein Mitarbeitender vorübergehend ins Ausland geht, sei es für eine Geschäftsreise oder eine Workation, bestehen zwei Hauptsozialversicherungsrisiken:

1. Der Reisende könnte aus dem Sozialversicherungssystem des Heimatlandes herausfallen.
2. Der Reisende könnte in das Sozialversicherungssystem des Ziellandes aufgenommen werden.

Beide Szenarien sind unerwünscht, da sie zu doppelten Zahlungen, also zur Abdeckung der Sozialversicherung in zwei Ländern, oder zum Verlust des Zugangs zum heimischen Sozialversicherungssystem führen könnten.

Wenn zwischen dem Heimatland und dem Zielland ein Sozialversicherungsabkommen besteht, kann der Mitarbeitende im heimischen Sozialversicherungssystem versichert bleiben. Innerhalb der EU-Länder wird dies durch die Beantragung einer A1-Bescheinigung erreicht. Sollte die Reise zwischen Ländern erfolgen, von denen mindestens eines außerhalb der EU liegt und diese Länder ein Sozialversicherungsabkommen haben, kann das Risiko durch die Beantragung eines Certificate of Coverage (CoC) gemindert werden. Obwohl die Dokumente unterschiedlich benannt sind, funktioniert das CoC in der Praxis genauso wie die A1-Bescheinigung.

In Fällen, in denen kein Sozialversicherungsabkommen besteht, gibt es keine endgültige Möglichkeit, das Sozialversicherungsrisiko vollständig zu mindern. In solchen Situationen profitieren WorkFlex-Kunden von maßgeschneiderten Lösungen, die das Risiko minimieren, wie dem No-Risk-Konzept und der WorkFlex Social Security Statement.

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Wann wird eine A1-Bescheinigung benötigt?

Eine A1-Bescheinigung ist erforderlich, wenn ein Mitarbeitender ins Ausland reist, sei es für eine Workation oder eine Geschäftsreise innerhalb der EU sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz oder das Vereinigte Königreich von Großbritannien und Nordirland. Die A1-Bescheinigung sollte bei den lokalen Behörden im Beschäftigungsland beantragt werden.

Spezifische Ausnahmen
Es gibt bestimmte Fälle, in denen keine A1-Bescheinigung beantragt werden sollte. Beispielsweise wird in Spanien dringend empfohlen, keine A1-Bescheinigung für Mitarbeitende zu beantragen (außer in Entsendefällen). In den meisten anderen Fällen sollte jedoch eine A1-Bescheinigung beantragt werden, um das Sozialversicherungsrisiko zu reduzieren.

Erfahren Sie, wie Sie den Bedarf an einer A1-Bescheinigung mit dem WorkFlex A1 Certificate Cheat Sheet bestimmen können.

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Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu beantragen?

Die kurze Antwort: Es kommt darauf an. Die Dauer kann je nach der Struktur des Bewerbungsverfahrens in dem jeweiligen Land und den unternehmensinternen Prozessen variieren.

Bei manueller Bearbeitung ohne den Einsatz automatisierter technologischer Hilfsmittel dauert es in der Regel insgesamt zwischen 40 und 60 Minuten, sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung.

Die Rolle des Mitarbeiters besteht darin, dem HR-Team relevante Informationen, einschließlich persönlicher Daten und Reisespezifikationen, zur Verfügung zu stellen. Für die Personalabteilung besteht die Aufgabe darin, die zuständige länderspezifische Behörde zu ermitteln, die A1-Bescheinigungen ausstellen kann, die Bescheinigung anzufordern, sie intern an den betreffenden Mitarbeiter zu verteilen und ein internes Berichtswesen zu erstellen.

Wenn der Prozess durch ein technologisches Tool wie WorkFlex erleichtert wird, dauert er für das Personalteam und den Mitarbeiter zusammen weniger als eine Minute.

Das liegt daran, dass WorkFlex in den meisten Fällen die Beantragung der A1-Bescheinigung sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber übernimmt.‍

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Wie schnell stellen Behörden eine A1-Bescheinigung aus?

Die Bearbeitungszeit für eine A1-Bescheinigung kann je nach Land variieren, beträgt jedoch in der Regel etwa einen Monat. Allerdings kann der Mitarbeitende auch dann ins Ausland reisen, wenn die Bescheinigung noch nicht vorliegt, sofern der Antrag gestellt wurde. Sollte er von den Sozialversicherungsbehörden befragt werden, ist der Nachweis über die Antragstellung eine akzeptable Antwort.

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Was ist das Risiko, wenn keine A1-Bescheinigung beantragt wurde?

Reist ein Mitarbeitender ohne A1-Bescheinigung (sei es für eine Workation oder eine Geschäftsreise) und wird von den lokalen Behörden befragt, kann dies zu erheblichen administrativen Belastungen für den Arbeitgeber und den Mitarbeitenden führen.

Infolgedessen könnte der Mitarbeitende verpflichtet sein, Sozialversicherungsbeiträge sowohl im Heimatland als auch im Land der vorübergehenden Tätigkeit zu zahlen. Diese Situation könnte die Anspruchsberechtigung auf Sozialversicherungsleistungen komplizieren und die Fähigkeit des Mitarbeitenden einschränken, das Sozialversicherungssystem effektiv zu nutzen.

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Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die A1-Bescheinigung ein unverzichtbares Instrument ist, um sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber vor Sozialversicherungsrisiken bei internationalen Geschäftsreisen oder Workations zu schützen. Indem sichergestellt wird, dass Mitarbeitende im heimischen Sozialversicherungssystem bleiben, während sie vorübergehend im Ausland arbeiten, verhindert die A1-Bescheinigung potenzielle Probleme wie doppelte Sozialversicherungsbeiträge und den Verlust von Leistungen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt der internationalen Reise des Mitarbeitenden beantragt wird. Die Bescheinigung kann im Heimatland durch Kontaktaufnahme mit den zuständigen Behörden des jeweiligen Landes erhalten werden. Da globale Arbeitsarrangements immer häufiger werden, schützt dieser proaktive Ansatz nicht nur die Mitarbeitenden, sondern unterstützt auch den Arbeitgeber dabei, die Einhaltung internationaler Sozialversicherungsvorschriften zu gewährleisten.

Um administrative Belastungen und manuelle Aufgaben zu vermeiden, stehen technologische Werkzeuge wie WorkFlex zur Verfügung, die den Antrag auf eine A1-Bescheinigung nahtlos und unabhängig vom Aufenthaltsland des Mitarbeitenden ermöglichen.

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Vertiefende Artikel zur A1-Bescheinigung

• A1 Certificate Cheat Sheet
• Sozialversicherungsabkommen: Was steckt dahinter?
• Sv.net wird abgeschaltet - Wie stellt man jetzt A1-Bescheinigungen aus?

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