A1-Zertifikat
So vermeiden Arbeitgeber und Arbeitnehmer Sozialversicherungsrisiken bei EU-Reisen
Seit dem 1. Juli 2019 müssen Arbeitgeber die A1-Bescheinigung ausstellen, wann immer ihre Mitarbeitenden in ein EU-Land für geschäftliche Zwecke oder eine Workation reisen, um das Sozialversicherungsrisiko zu mindern (Informationen aus der Presse).
Wir von WorkFlex helfen Ihnen dabei, für Ihre Erwerbstätigkeit innerhalb des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens zu erstellen. So bekommen Sie keine Probleme mit dem Sozialversicherungsrecht oder der Krankenkasse. Bei einer grenzüberschreitenen Erwerbstätigkeit benötigen Mitarbeiter die Sozialversicherungspflicht, damit Sie als Firmenkunde kein Bussgeld riskieren.
Was ist eine A1-Zertifikat?
Das A1-Zertifikat ist ein Dokument, das festlegt, dass die Sozialversicherungsgesetzgebung des Beschäftigungslandes weiterhin für den Mitarbeitenden gilt, wenn er vorübergehend im Ausland in einem Mitgliedstaat arbeitet. Es ist wichtig für Personen, die geschäftlich oder für eine Workation innerhalb der EU, des EWR sowie der Schweiz reisen. Sie wird von den zuständigen Behörden des Landes ausgestellt, in dem der Mitarbeitende versichert und beschäftigt ist.
Beispiele:
- In Deutschland: Gesetzliche Krankenversicherung und die Deutsche Rentenversicherung
- In Frankreich: Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales (URSSAF)
- Im Vereinigen Königreich: HM Revenue & Customs (HRMC)
Warum ist die A1-Bescheinigung im EU-Ausland wichtig?
Die A1-Bescheinigung dient dazu, Sozialversicherungsrisiken zu mindern. Dieses Dokument bestätigt, dass der Mitarbeitende vollständig durch das Sozialversicherungssystem seines Beschäftigungslandes abgesichert ist, und vermeidet somit Unklarheiten darüber, wo die Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.
Wir helfen Ihnen, die Vorschrift einzuhalten und ihr Formular elektronisch einzureichen. Sie können das auch über das SV-Meldeportal machen, wir sind aber der Experte, der Ihnen im Verfahren für einen A1-Antrag weiterhilft. Wir haben eine einfache Ausfüllhilfe, die bei der a1-Bescheinigung weiterhilt.
Detaillierte Betrachtung der Risiken im EU-Ausland
Wenn ein Mitarbeitender vorübergehend ins Ausland geht, sei es für eine Geschäftsreise oder eine Workation, bestehen zwei Hauptsozialversicherungsrisiken:
- Der Reisende könnte aus dem Sozialversicherungssystem des Heimatlandes herausfallen.
- Der Reisende könnte in das Sozialversicherungssystem des Ziellandes aufgenommen werden.
Beide Szenarien sind unerwünscht, da sie zu doppelten Zahlungen, also zur Abdeckung der Sozialversicherung in zwei Ländern, oder zum Verlust des Zugangs zum heimischen Sozialversicherungssystem führen könnten.
Wenn zwischen dem Heimatland und dem Zielland ein Sozialversicherungsabkommen besteht, kann der Mitarbeitende im heimischen Sozialversicherungssystem versichert bleiben. Innerhalb der EU-Länder wird das durch die Beantragung einer A1-Bescheinigung erreicht. Sollte die Reise zwischen Ländern erfolgen, von denen mindestens eines außerhalb der EU liegt und diese Länder ein Sozialversicherungsabkommen haben, kann das Risiko durch die Beantragung eines Certificate of Coverage (CoC) gemindert werden. Obwohl die Dokumente unterschiedlich benannt sind, funktioniert das CoC in der Praxis genauso wie die A1-Bescheinigung.
In Fällen, in denen kein Sozialversicherungsabkommen besteht, gibt es keine endgültige Möglichkeit, das Sozialversicherungsrisiko vollständig zu mindern. In solchen Situationen profitieren WorkFlex-Kunden von maßgeschneiderten Lösungen, die das Risiko minimieren, wie dem No-Risk-Konzept und der WorkFlex Social Security Statement.
Wann und wer braucht eine A1-Bescheinigung?
Eine A1-Bescheinigung ist erforderlich, wenn ein Mitarbeitender ins Ausland reist, sei es für eine Workation oder eine Geschäftsreise innerhalb der EU sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz oder das Vereinigte Königreich von Großbritannien und Nordirland. Die A1-Bescheinigung sollte bei den lokalen Behörden im Beschäftigungsland beantragt werden.
Spezifische Ausnahmen
Es gibt bestimmte Fälle, in denen keine A1-Bescheinigung beantragt werden sollte. Beispielsweise wird in Spanien dringend empfohlen, keine A1-Bescheinigung für Mitarbeitende zu beantragen (außer in Entsendefällen). In den meisten anderen Fällen sollte jedoch eine A1-Bescheinigung beantragt werden, um das Sozialversicherungsrisiko zu reduzieren.
Erfahren Sie, wie Sie den Bedarf an einer A1-Bescheinigung mit dem WorkFlex A1 Certificate Cheat Sheet bestimmen können.
Wie lange brauchen Sie, um eine A1-Bescheinigung zu beantragen?
Die kurze Antwort: Es kommt darauf an. Die Dauer kann je nach der Struktur des Bewerbungsverfahrens in dem jeweiligen Land und den unternehmensinternen Prozessen variieren.
Bei manueller Bearbeitung ohne den Einsatz automatisierter technologischer Hilfsmittel dauert es in der Regel insgesamt zwischen 40 und 60 Minuten, sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung.
Die Rolle des Mitarbeiters besteht darin, dem HR-Team relevante Informationen, einschließlich persönlicher Daten und Reisespezifikationen, zur Verfügung zu stellen. Für die Personalabteilung besteht die Aufgabe darin, die zuständige länderspezifische Behörde zu ermitteln, die A1-Bescheinigungen ausstellen kann, die Bescheinigung anzufordern, sie intern an den betreffenden Mitarbeiter zu verteilen und ein internes Berichtswesen zu erstellen.
Wenn der Prozess durch ein technologisches Tool wie WorkFlex erleichtert wird, dauert er für das Personalteam und den Mitarbeiter zusammen weniger als eine Minute.
Das liegt daran, dass WorkFlex in den meisten Fällen die Beantragung der A1-Bescheinigung sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber übernimmt.
Wie schnell stellen Behörden eine A1-Bescheinigung aus?
Die Bearbeitungszeit für eine A1-Bescheinigung kann je nach Land variieren, beträgt jedoch in der Regel etwa einen Monat. Allerdings kann der Mitarbeitende auch dann ins Ausland reisen, wenn die Bescheinigung noch nicht vorliegt, sofern der Antrag gestellt wurde. Sollte er von den Sozialversicherungsbehörden befragt werden, ist der Nachweis über die Antragstellung eine akzeptable Antwort.
Insbesondere wenn Sie im Rahmen einer Arbeit schnell ins Ausland reisen müssen, um einer grenzüberschreitenden Erwerbstätigkeit nachzugehen, reicht der Auftrag bei der informationstechnischen Servicestelle für einen anderen Staat derzeit bereits aus.
Unternehmen werden aktuell verstärkt kontrolliert, weil es viel zu Schwarzarbeit und Lohndumping in einigen Bereichen kommt. So werden zum Beispiel Techniker in eine neue Arbeit gebracht und die Rechtsvorschriften dann oft nicht eingehalten.
Was ist das Risiko, wenn keine A1-Bescheinigung beantragt wurde?
Reist ein Mitarbeitender ohne A1-Bescheinigung (sei es für eine Workation oder eine Geschäftsreise) und wird von den lokalen Behörden befragt, kann dies zu erheblichen administrativen Belastungen für den Arbeitgeber und den Mitarbeitenden führen.
Infolgedessen könnte der Mitarbeitende verpflichtet sein, Sozialversicherungsbeiträge sowohl im Heimatland als auch im Land der vorübergehenden Tätigkeit zu zahlen. Diese Situation könnte die Anspruchsberechtigung auf Sozialversicherungsleistungen komplizieren und die Fähigkeit des Mitarbeitenden einschränken, das Sozialversicherungssystem effektiv zu nutzen.
Vertiefende Artikel zur A1-Bescheinigung
- A1 Certificate Cheat Sheet
- Sozialversicherungsabkommen: Was steckt dahinter?
- Sv.net wird abgeschaltet - Wie stellt man jetzt A1-Bescheinigungen aus?
Sind die Mitarbeiter im Einsatzland auch krankenversichert?
Das ist einer der positiven Faktoren der Bescheinigung A1. Was das Thema Krankenversicherung angeht, sind die Mitarbeiter grundsätzlich auch versichert und können alle Leistungen der Krankenkasse inkl einer Reha in Anspruch nehmen. Sie erfüllen also Ihre Pflicht für Entsandte, die dadurch keine Nachteile erhalten. Die ITSG beantwortet Ihnen auch weitere Fragen, wenn es um die Änderung für Mitarbeiter und deren Krankenversicherung geht.
Auch die Rente ist weiterhin abgesichert, denn die Entscheidung oder der Grund für einen Auslandsaufenthalt stellt kein Problem für die Basis der sozialen Verpflichtungen dar.
Falls Sie in unserem Hauptmenü nicht alle Fragen für Sie erfüllt sehen, können Sie gerne auch Kontakt mit uns aufnehmen und eine Beratung von uns erhalten. Kontaktieren Sie uns hierfür im Servicemenü und erfahren Sie weitere Informationen zur A1-Bescheinigung und mehr.
So beantragen Sie A1-Bescheinigungen mühelos
Im Spickzettel für WorkFlex A1-Bescheinigungen finden Sie Tipps für eine effiziente Bearbeitung, häufige Fehler und Lösungen.