Betriebsstättenrisiken im Zusammenhang mit grenzüberschreitender Reise-Compliance

Die Betriebsstätte (PE) wird in einer Welt, in der Remote-Arbeit und grenzüberschreitende Mobilität von Mitarbeitern, einschließlich Workations und Geschäftsreisen, weit verbreitet sind, immer wichtiger. Eine falsche Handhabung der PE kann zu erheblichen administrativen Belastungen, Geldstrafen und Bußgeldern für Ihr Unternehmen führen. Dennoch sollten die Risiken Ihre Mitarbeiter nicht davon abhalten, Geschäftsreisen ins Ausland zu unternehmen oder von temporärem Arbeiten im Ausland zu profitieren.

In diesem Artikel untersuchen wir die mit Workations und Geschäftsreisen verbundenen PE-Risiken und erörtern Strategien, um diese Risiken während des Aufenthalts der Mitarbeiter im Ausland zu mindern.

Was ist eine Betriebsstätte (Permanent Establishment)?

Eine Betriebsstätte (PE) ist ein fester Geschäftsort, der außerhalb des Heimatlandes des Unternehmens für die Durchführung von Unternehmensaktivitäten genutzt wird.

Es gibt mehrere Arten von Betriebsstätten, zum Beispiel:

• Feste Betriebsstätte: Ein physischer Standort oder eine Niederlassung in einem fremden Land, den/die das Unternehmen für bedeutende Geschäftstätigkeiten nutzt (z. B. ein Büro).
• Abhängiger Agent: Eine Betriebsstätte, die entsteht, wenn ein Mitarbeiter oder eine Entität regelmäßig Verträge abschließt oder verhandelt, die ausschließlich (oder fast ausschließlich) für das ausländische Unternehmen (die PE) bestimmt sind.
• Service-Betriebsstätte: Eine Situation, in der ein Mitarbeiter Dienstleistungen aus einem fremden Land im Auftrag der Muttergesellschaft für einen bestimmten Zeitraum erbringt.

Im Gegensatz zu einer festen Betriebsstätte kann eine Service-Betriebsstätte aufgrund der Präsenz und der Tätigkeiten von Mitarbeitern über einen bestimmten Zeitraum entstehen, auch ohne einen physischen Standort für Geschäftstätigkeiten. Im Gegensatz zu einer abhängigen Agenturbetriebsstätte basiert eine Service-Betriebsstätte auf der Dauer und der Art der im Gastland erbrachten Dienstleistungen, anstatt auf der Befugnis, Verträge abzuschließen.

Temporäre Arbeitsarrangements im Ausland, wie Workations und Geschäftsreisen, bergen das Risiko, eine Betriebsstätte zu begründen, wenn sie nicht richtig verwaltet werden. Das Vorliegen einer Betriebsstätte wird auf der Grundlage bestimmter Kriterien festgestellt, die von den lokalen Behörden festgelegt und je nach Land unterschiedlich sind. Daher ist es wichtig, das Risiko einer Betriebsstätte für jede Reise und jedes Mitarbeiterprofil spezifisch zu bewerten, um das Risiko zu mindern.

Risiken der Betriebsstättenbegründung bei temporären Mitarbeitereinsätzen im Ausland

Betriebsstättenrisiko bei Workations

Workations sind in der Regel kurzfristige, temporäre Arbeitsarrangements, bei denen Mitarbeiter remote aus einem fremden Land arbeiten. Aufgrund der grundsätzlich vorübergehenden Natur von Workations führen diese in der Regel nicht zur Begründung einer Betriebsstätte. Die OECD- und UN-Richtlinien legen nahe, dass bei einem Aufenthalt im Gastland von weniger als 183 Tagen innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums kein Risiko für die Schaffung einer festen Betriebsstätte oder einer servicebasierten Besteuerung besteht.

Übersteigt die Dauer jedoch 183 Tage oder übernimmt der Mitarbeiter bestimmte Tätigkeiten (wie z. B. das regelmäßige Aushandeln von Verträgen), erhöht sich das Risiko, eine Betriebsstätte zu begründen. Selbst ein kurzer Aufenthalt könnte potenziell ein Risiko für einen abhängigen Agenten darstellen, wenn der Mitarbeiter die Befugnis hat, wesentliche Geschäftstätigkeiten wie das Unterzeichnen von Verträgen oder das Aushandeln von Vereinbarungen durchzuführen.

Betriebsstättenrisiko bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisen beinhalten, dass Mitarbeiter ins Ausland reisen, um beruflichen Verpflichtungen nachzukommen, wie z. B. Kunden zu treffen oder an Geschäftsevents teilzunehmen. Das Risiko einer Betriebsstätte bei Geschäftsreisen ist höher, da die Präsenz von Mitarbeitern im Gastland zur Begründung einer Betriebsstätte führen kann, wenn das Unternehmen dort eine bedeutendere Präsenz hat (z. B. bei häufigen oder langfristigen Aufenthalten).

Faktoren wie die Hierarchieebene des Mitarbeiters, seine Rolle, die Befugnis, Vereinbarungen zu verhandeln, und die Dauer des Aufenthalts sind entscheidend für die Einschätzung, wie wahrscheinlich es ist, dass Betriebsstättenbesteuerungsrisiken, wie Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer oder Mehrwertsteuerpflichten im Gastland, ausgelöst werden.

Auswirkungen der Begründung einer Betriebsstätte für Unternehmen

Wenn ein Unternehmen versehentlich eine Betriebsstätte in einem anderen Land begründet, entstehen diverse rechtliche und finanzielle Verpflichtungen. Dazu gehören unter anderem:

• Einkommensteuerpflichten: Steuersätze von 20 % bis 35 % auf zuzurechnende Gewinne
• Registrierungspflichten: Anmeldung bei lokalen Behörden und Einreichung von Steuererklärungen für Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer und andere Abgaben
• Strafzahlungen: Bußgelder bei Nichteinhaltung von Registrierungs- oder Meldepflichten
• Verspätungszuschläge: Zusatzkosten für verspätete Steuerzahlungen
• Reputationsrisiken: Potenzieller Schaden für die Arbeitgebermarke

Das Versäumnis, diese Anforderungen zu erfüllen, kann schwerwiegende finanzielle und nicht-finanzielle Folgen für ein Unternehmen haben.

So minimieren Sie Betriebsstättenrisiken bei Work-from-Anywhere-Modellen und Geschäftsreisen

Um Risiken zu vermeiden, sollten Arbeitgeber Aufenthalte und Tätigkeiten der Mitarbeiter im Ausland sorgfältig prüfen. Wichtige Kriterien dabei sind:

• Grund des Aufenthalts: Ist es eine privat initiierte Work-from-Anywhere-Reise oder eine geschäftlich bedingte Reise?
• Dauer des Aufenthalts: Wie lange bleibt der Mitarbeiter im Ausland?
• Vorherige Reisen: Wie oft hat der Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten das betreffende Land bereist?
• Tätigkeiten im Ausland: Welche Aktivitäten führt der Mitarbeiter während des Aufenthalts aus?
• Steuerliche Regelungen: Werden alle relevanten Steuerpflichten berücksichtigt?

Das Risiko einer Betriebsstätte kann erheblich steigen, wenn bestimmte Tätigkeiten ausgeübt werden. Beispielsweise birgt das Verhandeln oder Abschließen von Verträgen ein deutlich höheres Risiko als unterstützende Tätigkeiten.

Die Dauer des Aufenthalts ist ebenfalls ein entscheidender Faktor. Ein Überschreiten von Zeitgrenzen, wie etwa 183 Tagen innerhalb eines rollierenden 12-Monats-Zeitraums, kann dazu führen, dass lokale Behörden eine Betriebsstätte annehmen. Dabei ist es wichtig, auch frühere Aufenthalte im jeweiligen Land zu berücksichtigen, da die kumulierte Aufenthaltsdauer bei der Bewertung herangezogen werden kann.

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WorkFlex-Ansatz zur Verwaltung von Betriebsstättenrisiken bei Workations

Auch wenn Workations und Geschäftsreisen das Risiko einer Betriebsstättenbegründung bergen, lässt sich dieses erfolgreich managen, sodass grenzüberschreitende Aktivitäten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer weiterhin attraktiv bleiben. Um Unternehmen bei der Risikobewältigung zu unterstützen, hat WorkFlex ein fortschrittliches Risikobewertungs-Framework entwickelt.

Für jede Mitarbeiterreise bewertet WorkFlex verschiedene Faktoren, darunter die Rolle und Seniorität des Mitarbeiters, die Befugnis zur Unterzeichnung von Verträgen, die Dauer der Reise sowie weitere relevante Details zum Reisezweck und -ort. Durch die Berücksichtigung von mitarbeiterspezifischen und länderspezifischen Aspekten bestimmt WorkFlex das potenzielle Risiko einer Betriebsstättenbegründung.

Arbeitgeber profitieren von einer umfassenden Übersicht über das PE-Risiko, der Umsetzung von Risikominderungsmaßnahmen und dem No-Risk-Konzept von WorkFlex, das die Haftung übernimmt, falls während der Reise Risiken auftreten. Für eine detailliertere Einsicht in die Logik der PE-Risikobewertung können Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit dem WorkFlex-Team buchen.

Fazit

Die Begründung einer Betriebsstätte ist in der heutigen Arbeitswelt, geprägt von Remote Work und grenzüberschreitender Mitarbeiter-Mobilität, ein zunehmend wichtiger Aspekt. Falsches Management von PE kann Unternehmen erhebliche administrative Belastungen, Geldstrafen und Bußgelder auferlegen. Richtig gemanagt stellt PE jedoch kein Hindernis für internationale Geschäftsreisen oder temporäre Work-from-Anywhere-Vorteile dar.

In diesem Artikel haben wir die Risiken im Zusammenhang mit PE bei Workations und Geschäftsreisen untersucht und die Bedeutung einer proaktiven Risikobewertung und -minderung hervorgehoben. Durch die Bewertung von Faktoren wie dem Zweck der Reise, der Aufenthaltsdauer und der Mitarbeiterrolle können Unternehmen PE-Risiken effektiv managen und die Einhaltung internationaler Steueranforderungen sicherstellen.

Ein solcher proaktiver Ansatz schützt nicht nur vor potenziellen Haftungsrisiken, sondern ermöglicht es Organisationen, die Chancen der globalen Mobilität verantwortungsvoll zu nutzen.

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