Was ist eine Workation?

Der Begriff "Workation" setzt sich aus den Wörtern "Work" (Arbeit) und "Vacation" (Urlaub) zusammen. Bei einer Workation arbeiten Personen von einem Ort aus, der nicht ihr regulärer Arbeitsplatz ist, sei es innerhalb ihres Wohnsitzlandes oder im Ausland. Andere Begriffe für Workation sind "Workcation", "vorübergehendes Arbeiten aus dem Ausland", "mobiles Arbeiten im Ausland" und "Remote-Arbeit im Ausland". Die letzten drei Begriffe beziehen sich auf Szenarien, bei denen der Mitarbeiter außerhalb seines Heimatlandes arbeitet.

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Was sind die Vorteile von Workations als Benefit?

Studien zeigen, dass Workations von Mitarbeitenden sehr geschätzt werden, da sie Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen. Mitarbeitende können Familie und Freunde im Ausland besuchen oder neue Orte entdecken, ohne ihre Produktivität bei der Arbeit zu verlieren. Es gibt viele Aspekte, die Work-from-anywhere-Möglichkeiten, also Workations, als Vorteil für sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber hervorheben.

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Erhöhte Arbeitszufriedenheit

Laut der WorkFlex-Umfrage zum ortsunabhängigen Arbeiten (2024) steigt die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich, wenn sie die Möglichkeit haben, eine Workation zu machen. Eine Workation bietet die Gelegenheit, den Urlaub zu verlängern und von einem Urlaubsort aus zu arbeiten, die Familie im Ausland zu besuchen und wertvolle Zeit mit ihnen zu verbringen oder die Welt zu entdecken und einige Wochen von einem Traumziel aus zu arbeiten.

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Erhöhte Produktivität

Wenn Mitarbeitende die Freiheit haben, ihren Arbeitsort selbst zu wählen – sei es das Büro, das Homeoffice oder ein Workation-Ziel – fühlen sie sich verstanden, wertgeschätzt und umsorgt.

Dadurch steigt ihre Bindung an das Unternehmen, wie die Daten der WorkFlex-Umfrage (2024) zeigen. Laut einer Studie von Gartner führt größere Flexibilität in der Organisation zu einem Anstieg der Spitzenleistungen um 40 %. Zudem verringert die gewährte Flexibilität das Risiko eines Burnouts.

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Zugang zu einem größeren Talentpool

Über 80 % der Mitarbeitenden geben an, dass die

Möglichkeit, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten, ein entscheidender Faktor bei der Wahl ihres Arbeitgebers ist. Die Covid-Pandemie hat bewiesen, dass die Mehrheit der Wissensarbeitsplätze erfolgreich in einem Remote-Setup ausgeführt werden kann. Mitarbeitende haben sich an die Flexibilität gewöhnt, ihren Arbeitsort selbst zu bestimmen, und sind daher nicht bereit, wieder vollständig ins Büro zurückzukehren. Arbeitgeber, die flexible Arbeitsmodelle anbieten – sei es vollständig remote oder ein hybrides Modell mit der Möglichkeit, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten – genießen ein höheres Ansehen bei Talenten und haben somit Zugang zu einem größeren Talentpool.

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Workations und globale Mobilität

Wie fügen sich Workations in den Bereich der globalen Mitarbeitermobilität ein?

Dieser Artikel konzentriert sich auf jene Form der Workation, bei der Mitarbeitende vorübergehend im Ausland arbeiten, anstatt an einem anderen Ort innerhalb desselben Landes. Grenzüberschreitende Szenarien sind aus Compliance-Perspektive deutlich komplexer.

Traditionell lag der Fokus der globalen Mobilität auf grenzüberschreitenden Reisen von Mitarbeitenden im Interesse des Arbeitgebers, wie etwa Geschäftsreisen. Workations hingegen stellen eine neue Dimension dar, da sie eine Mobilitätsanfrage sind, die von den Interessen der Mitarbeitenden ausgeht.

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Was bedeutet eine Workation aus Compliance-Sicht?

• Der Mitarbeitende arbeitet grenzüberschreitend an einem anderen Ort, was eine kurzfristige Unterbrechung seiner Präsenz am regulären Arbeitsplatz darstellt, jedoch nicht der Arbeit selbst.

• Es handelt sich um einen Vorteil, der durch den persönlichen Wunsch des Mitarbeitenden ausgelöst wird, an einem anderen Ort zu arbeiten.

• Es gibt keinen geschäftlichen Grund oder geschäftliches Interesse an der Reise.

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Entwicklung einer Workation-Richtlinie

Da der Workation-Benefit eine der kompliziertesten Flexibilitätsleistungen in Bezug auf Compliance ist, ist es entscheidend, eine umfassende Work-from-anywhere-Richtlinie umzusetzen. Glücklicherweise können alle Compliance-Aspekte effektiv verwaltet werden, indem spezifische Bedingungen in der Unternehmensrichtlinie für Arbeiten im Ausland festgelegt und geeignete Risikominderungsmaßnahmen implementiert werden. Um eine umfassende Workation-Richtlinie für Ihr Unternehmen zu entwickeln, sollten Sie mit der Definition der folgenden drei Hauptkomponenten beginnen:

1. Berechtigung: Wer kann auf Workation gehen? Welche Mitarbeitergruppen sind für diesen Benefit berechtigt?

2. Maximale Anzahl von Tagen: Wie lange darf man insgesamt jährlich auf Workation verbringen? Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Tage pro Workation?

3. Geografischer Umfang: In welche Länder können Mitarbeitende für eine Workation reisen? Schließen wir bestimmte Länder oder Regionen aus dem Umfang aus?

Diese drei Komponenten sollten im Detail betrachtet und die Best Practices aus anderen Workation-Richtlinien berücksichtigt werden.

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Wer ist für Workations berechtigt?

Nicht alle Mitarbeitenden können remote arbeiten. Aufgrund ihrer Aufgaben oder Teamdynamiken können einige Personen diesen Vorteil nicht nutzen. Um die Berechtigung für Workations festzulegen, sollten die folgenden grundlegenden Annahmen berücksichtigt werden:

1. ‍Fähigkeit zur Remote-Arbeit: Nur Mitarbeitende, die ihre Aufgaben remote erledigen können, sind für Workations berechtigt. Da Workations bedeuten, dass man vom Hauptarbeitsplatz entfernt arbeitet, können Mitarbeitende, die im Büro, in der Produktionsstätte oder in anderen Einrichtungen des Arbeitgebers präsent sein müssen, diesen Vorteil nicht nutzen. Um ihren Flexibilitätsbedürfnissen gerecht zu werden, können andere Vorteile wie flexible Arbeitszeiten angeboten werden.‍
2. Unterstützung durch das Management: Für eine erfolgreiche Workation ist die Zustimmung der direkten Führungskraft erforderlich. Ohne die Unterstützung und das Vertrauen des Managers wird die Workation nicht angenehm sein.
3. Produktivität und Compliance: Mitarbeitende sollten sicherstellen können, dass Änderungen ihres Arbeitsplatzes ihre Produktivität nicht beeinträchtigen und sie ihre Aufgaben weiterhin erledigen können, was eine Frage des individuellen Arbeitsstils ist. Zudem müssen sie der Workation-Richtlinie des Unternehmens zustimmen und diese befolgen, um sicherzustellen, dass dieser Vorteil keine Compliance-Probleme verursacht.

Unter Berücksichtigung dieser drei Aspekte sollte in der Workation-Richtlinie festgelegt werden, welche Mitarbeitendengruppen in Ihrer Organisation für den Workation-Benefit berechtigt sind. Dies kann relevante Einheiten, Abteilungen, Teams und Jobrollen umfassen.

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What is the maximum number of days one can take a workation per year?

Beim Blick auf über 100 Workation-Richtlinien von Arbeitgebern weltweit liegt die häufigste Grenze für Workation-Tage bei 30 Tagen. Mit diesem Kontingent können Mitarbeitende mehrere verlängerte Urlaube genießen oder einen ganzen Monat von einem anderen Ort aus arbeiten. Im Durchschnitt nehmen Mitarbeitende typischerweise eine 8-tägige Workation, was es ihnen ermöglicht, 3 bis 4 Workations pro Jahr zu machen, um die 30-Tage-Grenze zu erreichen.

Zusätzlich erlauben viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden, bis zu 180 Tage im Jahr im Ausland zu arbeiten, was die maximale Schwelle für bestimmte Steuerregelungen darstellt, die im weiteren Verlauf des Artikels näher erläutert werden.

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Wie sieht der geografische Umfang für Workations aus?

Laut Erkenntnissen aus über 10.000 Workations, die von WorkFlex ermöglicht wurden, finden 42 % der Workation-Reisen in Nicht-EU-Länder statt, während der Rest innerhalb der EU bleibt.

Unternehmen verfolgen typischerweise eine von drei Richtlinien in Bezug auf den geografischen Umfang von Workations:

1. Begrenzung der Workations auf die Europäische Union (einschließlich Großbritannien und der Schweiz)
2. Erlaubnis für weltweite Workations
3. Einführung eines "EU Plus"-Modells. Das "EU Plus"-Modell ermöglicht Mitarbeitenden, Workations innerhalb der EU und in ihrem Heimatland zu machen. Beispielsweise könnte ein Entwickler aus Indien, der in den Niederlanden arbeitet, vorübergehend von anderen EU-Ländern und von Indien aus arbeiten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass der Vorteil auch Mitarbeitenden aus Drittländern mit Familie in anderen Ländern zugutekommt und nicht nur denen, die ihren Urlaub in nahegelegenen europäischen Zielen verlängern möchten.

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Was sind die rechtlichen und Compliance-Risiken von Workations?

Obwohl Workations klare Vorteile für Mitarbeitende und Arbeitgeber bieten, müssen bestimmte Compliance-Risiken berücksichtigt werden, bevor eine Workation stattfindet. Die Nichteinhaltung lokaler Gesetze während des Reisens und Arbeitens im Ausland kann zu zusätzlichen Gebühren, Steuern und administrativen Belastungen führen, die alle unerwünscht sind, wenn das Ziel darin besteht, den Vorteil des Arbeitens von überall zu genießen. Im Folgenden sind die einzelnen Risikodimensionen aufgeführt:

• Betriebsstätte: Das Risiko, dass der reisende Mitarbeitende eine Betriebsstätte im Zielland begründet. Dies würde bedeuten, dass das Unternehmen sich lokal registrieren, Gewinne der lokalen Niederlassung zuordnen und Körperschaftssteuer abführen muss.

• Lohnsteuer: Die Verpflichtung, eine Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten. Dies impliziert, dass das Unternehmen dort zum Arbeitgeber wird und Lohnsteuer (bestehend aus Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträgen) zahlen muss.

• Sozialversicherung: Der reisende Mitarbeitende wird im Zielland sozialversichert und/oder fällt aus der Sozialversicherung des Heimatlandes heraus, was beides nicht wünschenswert ist.
• Versicherung: Der reisende Mitarbeitende erleidet einen Arbeitsunfall im Ausland, und der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich.
• Arbeitsrecht: Das lokale Arbeitsrecht wird auf das Arbeitsverhältnis des Reisenden anwendbar. Dies könnte zu erheblichen zusätzlichen finanziellen Verpflichtungen oder Sachleistungen für den Mitarbeitenden führen, wie z.B. Urlaubsgeld (abhängig von den spezifischen Gesetzen im Zielland).
• Arbeitserlaubnis: Der reisende Mitarbeitende hat kein Recht, im Zielland zu arbeiten, was eine illegale Arbeitssituation schafft, die in der Regel sehr schwerwiegend bestraft wird.
• Datenschutz: Unbefugter Zugriff, Verstöße, Diebstahl oder Beschädigung von Daten während der Reise des Mitarbeitenden ins Ausland sowie die Gewährleistung der Abdeckung und Einhaltung angemessener Datenschutzgesetze, ähnlich der DSGVO, im Zielland.

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Compliance-gerechte Workations ermöglichen: Der WorkFlex-Ansatz

Jede Workation-Anfrage erfordert einen individuellen Ansatz, da die Compliance-Risiken von verschiedenen, mitarbeiterspezifischen Faktoren beeinflusst werden: Regelungen des Heimatlandes, Vorschriften des Ziellandes, demografische Merkmale des Mitarbeitenden, Reisedetails sowie Unternehmensrichtlinien.

Um die Arbeitsbelastung von HR- und Mobilitätsspezialisten zu erleichtern und 100%ige Compliance für jede Mitarbeiterreise sicherzustellen, bietet die WorkFlex-Software automatisierte Compliance-Risikoanalysen basierend auf mitarbeiter- und reisespezifischen Details.

Nach Einreichung einer Workation-Anfrage durch den Mitarbeitenden startet der globale Compliance-Engine von WorkFlex einen dreistufigen Prozess.

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Schritt 1: Ermittlung und Bewertung von Compliance-Risiken

Unter Berücksichtigung der Reisedetails und demografischen Merkmale des Mitarbeitenden bewertet die WorkFlex-Compliance-Engine die Compliance-Risiken in sieben Hauptdimensionen:

• Betriebsstätte
• Lohnsteuer
• Sozialversicherung
• Arbeitsrecht
• Versicherung
• Arbeitserlaubnis (z.B. Visum, Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis)
• Datenschutz

Innerhalb von weniger als 24 Stunden wird eine detaillierte Compliance-Risikoanalyse zur spezifischen Reise bereitgestellt, begleitet von einer Endbewertung anhand des Ampelsystems: Grün für geringes Risiko, Gelb für mittleres Risiko und Rot für hohes Risiko.

Schritt 2: Umsetzung von Risikominderungsmaßnahmen

Sobald die Compliance-Risiken identifiziert sind, implementiert WorkFlex automatisch alle relevanten Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken:

• ‍Mitarbeiteranweisungen: Ein Dokument, das den Mitarbeitenden bei der Reise von A bis Z unterstützt, einschließlich Überlegungen zur Einreise in das Zielland, Arbeit im Zielland, sicherem Reisen, Versicherung, Internet- und Datensicherheit und weiteren Details.
• Reisekrankenversicherung: Bietet weltweiten Schutz und versichert den Mitarbeitenden gegen Gesundheits- und Berufsrisiken.
• A1- oder CoC-Zertifikat: Gibt das anwendbare Sozialversicherungssystem für den Reisenden an und hilft, Sozialversicherungsrisiken zu mindern.
• GDPR Transfer Impact Assessment (TIA): Eine systematische Bewertung der potenziellen Auswirkungen der Übertragung personenbezogener Daten von einem Standort oder einer Gerichtsbarkeit zu einer anderen, um die Einhaltung relevanter Datenschutzgesetze und -vorschriften sicherzustellen.
• Audit-Trail: WorkFlex erfasst und speichert automatisch alle Reisedetails, von der anfänglichen Reiseanfrage bis zu den Genehmigungen durch Manager und HR, komplett mit Zeitstempeln. Dies gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten Prozess, wobei alle notwendigen Informationen an einem Ort zugänglich sind.

Schritt 3: Übernahme der Haftung bei Risiken während der Reise

Sollten während der Reise des Mitarbeitenden dennoch Risiken auftreten, was angesichts aller Compliance-Risikoanalysen und bereitgestellten Dokumente höchst unwahrscheinlich ist, übernimmt WorkFlex die volle Haftung und sorgt so für eine risikofreie Erfahrung für sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitenden. WorkFlex bietet dabei folgende Unterstützung:

• 24/7 Verfügbarkeit für Konsultationen: Mitarbeitende erhalten eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse des WorkFlex-Teams, das jederzeit erreichbar ist, falls während der Reise Compliance-Probleme auftreten.
• Haftungsübernahme: WorkFlex übernimmt die Haftung bis zu einem Betrag von 50.000 €, falls es zu rechtlichen Streitigkeiten kommt. Zusätzlich unterstützen wir unsere Kunden bei Gesprächen mit den Behörden eines Landes, wenn diese Kontakt aufnehmen. Der finanzielle Aspekt deckt lokale Körperschaftsteuer, Sozialversicherungsprämien oder Lohnsteuer ab.

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Fazit

Workations bieten eine einzigartige Kombination aus beruflichen und persönlichen Vorteilen, die die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden erheblich steigern können. Indem Unternehmen ihren Mitarbeitenden ermöglichen, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, fördern sie eine flexiblere und ansprechendere Arbeitsumgebung. Diese Flexibilität trägt dazu bei, Burnout zu reduzieren, die Arbeitszufriedenheit zu verbessern und einen größeren Talentpool anzuziehen, was insgesamt zu einer engagierteren und effektiveren Belegschaft führt.

Die Umsetzung von Workations erfordert jedoch eine sorgfältige Berücksichtigung von Compliance- und rechtlichen Risiken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Workation-Richtlinien wesentliche Aspekte wie Berechtigung, Dauer und geografischen Umfang abdecken und gleichzeitig potenzielle Risiken in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Datenschutz mindern.

Durch den Einsatz von Tools wie WorkFlex können Unternehmen Compliance-Prozesse optimieren und eine reibungslose, risikofreie Erfahrung für ihre Mitarbeitenden gewährleisten. Eine gut strukturierte Workation-Richtlinie kann letztendlich ein wertvolles Instrument im heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt sein und eine Win-Win-Situation für sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber bieten.

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