A1 Bescheinigung: Der einfachste Weg zur Beantragung sowohl bei Dienstreisen und Workations

Sozialversicherungs-Compliance im Ausland: Warum A1-Bescheinigung und CoC unerlässlich sind

Die A1-Bescheinigung gilt für Mitarbeitende, die vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, einem EWR-Land (Island, Liechtenstein, Norwegen) oder in der Schweiz tätig sind. Sie ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die geltenden Rechtsvorschriften im Bereich der Sozialversicherung eingehalten werden, wenn Mitarbeitende grenzüberschreitend innerhalb dieser Regionen arbeiten, sei es für Dienst- oder Geschäftsreisen oder Workations. Mit dem A1-Zertifikat, das elektronisch zu beantragen ist, sichern sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften, wodurch die Sozialversicherung des Heimatlandes weiterhin gültig bleibt.

Für Beschäftigte, die in Länder außerhalb der EU und des EWR temporär arbeiten, in denen bilaterale Sozialversicherungsabkommen bestehen, wird stattdessen eine Certificate of Coverage (CoC)-Bescheinigung benötigt. Diese gilt beispielsweise für Länder wie die USA oder China. Während die A1-Bescheinigung ausschließlich innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz verwendet wird, kann das CoC in allen Ländern ausgestellt werden, mit denen ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen besteht.

Ohne eine A1- oder CoC-Bescheinigung besteht das Risiko, dass Mitarbeitende doppelte Sozialversicherungsbeiträge sowohl im Heimatland als auch im Zielland zahlen müssen. Diese Bescheinigungen legen fest, welches Sozialversicherungssystem während der Entsendung für den Mitarbeitenden gilt, und verhindern so die doppelte Beitragspflicht.

Mit WorkFlex ist die Ausstellung der A1 oder CoC Bescheinigung ganz einfach

Optimierter Prozess: Initiieren Sie die Beantragung der A1- oder CoC-Bescheinigung ganz ohne manuellen Aufwand! 

Das SV-Meldeportal als gängigste Methode zum beantragen und abrufen von A1-Bescheinigungen

Das SV-Meldeportal ist der meistgenutzte Weg, um A1-Bescheinigungen zu beantragen und abzurufen. Arbeitgeber, die eine A1-Bescheinigung für ihre Beschäftigten benötigen, können über das Portal ganz einfach A1-Anträge für Entsendungen ins EU-Ausland online einreichen. Selbstständige haben zudem die Möglichkeit, A1-Anträge für ihre eigene vorübergehende Tätigkeit im Ausland zu stellen. Mit SV.net lässt sich die A1-Bescheinigung elektronisch beantragen. Das Portal bietet eine hilfreiche Ausfüllhilfe, die die erforderlichen Angaben für den A1-Antrag unkompliziert macht. Bereits ausgestellte A1-Bescheinigungen sind im Portal für Arbeitgeber und Selbstständige verfügbar und können bei Bedarf jederzeit, etwa für Kontrollen, abgerufen werden.

Mit WorkFlex wird der Prozess der Beantragung von A1- oder CoC-Bescheinigungen deutlich vereinfacht: WorkFlex beantragt die Bescheinigungen im Namen der Mitarbeitenden, sodass diese keine zusätzlichen Formulare ausfüllen müssen – nur der Reiseantrag ist erforderlich. Damit sind Ihre Mitarbeitenden während ihrer Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat abgesichert, selbst bei kurzfristigen oder vorübergehenden Geschäftsreisen oder Workations.

Die A1-oder CoC Bescheinigung  bestätigt, dass der Arbeitnehmer weiterhin im Heimatland sozialversichert bleibt und deckt alle Zweige der Sozialversicherung ab, einschließlich Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Unfall- und Pflegeversicherung. Natürlich können Sie den Antrag auch direkt bei der DVKA oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen stellen, jedoch macht es WorkFlex wesentlich einfacher, den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung zu erstellen und einzureichen.

WELTWEITE ABDECKUNG

Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden weltweit vor sozialen Sicherheitsrisiken mit einer A1- oder CoC-Bescheinigung für temporäres Arbeiten aus dem Ausland.

Mit Hilfe von A1- und CoC-Bescheinigungen stellt WorkFlex die Einhaltung des Sozialversicherungsrechts in über 20 Ländern sicher, darunter Deutschland, Großbritannien, die Niederlande, die Schweiz sowie die USA und China.

Das WorkFlex-Sozialversicherungszertifikat bietet globalen Schutz und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden, egal wohin sie reisen. Im Zweifelsfall müssen Sie als Arbeitgeber in Deutschland die A1-Bescheinigung nachweisen, wozu Sie Ihre deutsche betriebliche Steuernummer nutzen. Fehlt die A1-Bescheinigung, tragen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer das Risiko, in beiden Ländern Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.

ALL-IN-ONE-COMPLIANCE-SOFTWARE

Die Einhaltung von Sozialversicherungsvorschriften ist nur ein Teil der gesamten Compliance-Herausforderungen

WorkFlex unterstützt Unternehmen dabei, dass Mitarbeitende rechtskonform und ohne Compliance-Risiken mobil im Ausland und auf Geschäftsreisen arbeiten können. Die Software hilft bei der Evaluierung von Compliance-Risiken und der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen, wie dem Beantragen von A1-Bescheinigungen, der EU-Meldepflicht (PWD), Versicherungsschutz und mehr.

WorkFlex schützt Unternehmen vor allen steuerlichen Risiken. Sollte es dennoch zu Risiken kommen, wird die Haftung übernommen. Entlasten Sie die Personalabteilung und vermeiden Sie potenzielle Bußgelder sowie hohe Anwaltskosten. Stechen Sie im Arbeitsmarkt hervor und ziehen Sie Top-Talente an, indem Sie 100 % compliant mehr Flexibilität bieten.

Weitere Risiken die Sie während einer Geschäftsreise oder Workation nicht außer Acht lassen sollten  

Neben dem Sozialversicherungsrisiko gibt es noch weitere wichtige Aspekte, die bei temporären Arbeiten aus dem Ausland, sei es während einer Workation oder auf einer Geschäftsreisen, berücksichtigt werden sollten.

Rentenversicherung: Risiken bei längeren Auslandsaufenthalten

Ein zentrales Risiko ist die Rentenversicherung. Bei einer Geschäftsreise bleibt der Mitarbeitende, der seine Erwerbstätigkeit in Deutschland hat, in der Regel im Heimatland bei der Deutschen Rentenversicherung versichert, solange die Reise vorübergehend ist und die Beiträge weiterhin gezahlt werden. Anders sieht es jedoch bei einer Workation aus. Hier könnte die Dauer des Aufenthalts dazu führen, dass der Mitarbeitende im Gastland rentenversicherungspflichtig wird, insbesondere wenn er dort für längere Zeit arbeitet. Dies kann Auswirkungen auf die Rentenansprüche haben und erfordert eine genaue Klärung der bestehenden bilateralen Abkommen zwischen dem Heimatland und dem Gastland.

Krankenversicherung: Notwendigkeit einer Absicherung im Ausland

Auch die Krankenversicherung ist ein wichtiger Aspekt. Während einer Geschäftsreise wird die europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) in der EU, im EWR und in der Schweiz akzeptiert, was eine grundlegende medizinische Versorgung sicherstellt. Außerhalb dieser Regionen kann der Schutz der gesetzlichen Krankenkasse jedoch eingeschränkt sein, weshalb eine private Auslandskrankenversicherung empfohlen wird. Bei einer Workation hingegen könnte die Abdeckung durch die Krankenkasse komplizierter werden, da der Aufenthalt oft länger ist. Hier ist es entscheidend, sich über die spezifischen Versicherungsbedingungen zu informieren und gegebenenfalls eine private Krankenversicherung abzuschließen, um umfassenden Schutz während des Aufenthalts zu gewährleisten.

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