Der Irrtum der Multi-State A1-Bescheinigung: Warum sie keine umfassende Lösung für Geschäftsreisen darstellt

Viele Unternehmen in der EU glauben, eine elegante Lösung für die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften gefunden zu haben: die Beantragung von Multi-State A1-Bescheinigungen für Mitarbeitende, die gelegentlich zwischen Mitgliedstaaten reisen. Oft begegnen wir Arbeitgebern, die überzeugt sind:

„Unsere Mitarbeitenden reisen 2–3-mal im Jahr nach Österreich für Kundenprojekte, daher macht eine langfristige A1-Bescheinigung mehr Sinn als einzelne."

„Wir haben 60 Mitarbeitende, die gelegentlich in verschiedene EU-Länder reisen – wir können doch sicher für jeden von ihnen ein Multi-State A1 beantragen, um alle Reisen abzudecken."

Obwohl dieser Ansatz effizient erscheinen mag, birgt er in den meisten Fällen erhebliche Compliance-Risiken, die Ihr Unternehmen unnötigen Prüfungen und potenziellen Sanktionen aussetzen können.

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Artikel 13 vs. Artikel 12: Ein kritischer Unterschied

Verwirrung entsteht häufig durch Missverständnisse in Bezug auf die zwei relevanten Artikel der EU-Verordnung 883/2004:

• Artikel 13 regelt Fälle, in denen Mitarbeitende „normalerweise, bzw üblicherweise, eine Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausüben". Dieser Artikel ist für Situationen gedacht, in denen grenzüberschreitende Tätigkeiten ein regelmäßiger, vertraglich festgelegter Bestandteil der Arbeit sind. Er bestimmt, welche nationale Sozialversicherungsgesetzgebung gilt, basierend darauf, wo wesentliche Arbeit ausgeübt wird.
• Artikel 12 hingegen bezieht sich spezifisch auf „entsandte Arbeitnehmer" – also Personen, die vorübergehend für einen festgelegten Zeitraum (bis zu 24 Monate) in ein anderes EU-Land geschickt werden. Dieser Artikel findet typischerweise Anwendung auf Geschäftsreisen und andere zeitlich begrenzte Einsätze.

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Der eigentliche Zweck von Multi-State A1-Bescheinigungen

Artikel 13 wurde für Mitarbeitende entwickelt, deren regelmäßige Arbeitstätigkeit wesentliche Aktivitäten in mehreren Ländern umfasst. Im Detail sind folgende Anforderungen entscheidend:

1. Vertragliche Vereinbarung

• Die Vereinbarung überdas Arbeiten in mehreren Staaten muss aus den Regelungen des Arbeitsvertragshervorgehen.
• Der Vertrag sollteeindeutig festhalten, dass die Tätigkeit regelmäßig in bestimmtenMitgliedstaaten erfolgt.
• Ad-hoc-Vereinbarungenoder mündliche Absprachen reichen nicht aus.

2. Regelmäßige Ausübung der Tätigkeit

• Die Tätigkeit muss regelmäßig und über einen längeren Zeitraum in mehreren Mitgliedstaaten ausgeübt werden.
• Gelegentliche oder spontane Reisen erfüllen diese Voraussetzung nicht.
• Die grenzüberschreitende Tätigkeit sollte ein fester Bestandteil des regulären Arbeitens sein, nicht die Ausnahme.

3. Wesentliche Tätigkeit

• Die Arbeit in verschiedenen Ländern muss einen nicht-unwesentlichen Teil der Aufgaben des Arbeitnehmers ausmachen.
• Dies bedeutet regelmäßige, kontinuierliche Verantwortung für ein Arbeitsergebnis an mehreren Standorten.
• Gelegentliche Meetings oder kurzfristige Projekte qualifizieren sich nicht als erhebliche Tätigkeit.

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Warum Geschäftsreisen deshalb dafür normalerweise nicht in Frage kommen

Geschäftsreisen, auch wenn diese häufig erfolgen, erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht, weil:

• Sie typischerweise Ad-hoc-Arrangements und keine vertraglichen Verpflichtungen darstellen.
• Sie temporäre Abweichungen von den normalen Arbeitstätigkeiten und keine „regelmäßige Ausübung der Tätigkeit" sind.
• Sie unter Artikel 12 fallen, der speziell für „entsandte Arbeitnehmer" bei temporären Einsätzen konzipiert wurde.

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Rechtsprechung: Was Gerichte über „regelmäßige Ausübung" sagen

Gerichtsentscheidungen haben klargestellt, was als „normalerweise eine Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten ausüben" gilt. Ein bemerkenswerter Fall, der ein polnisches Unternehmen betraf, führte zu folgenden Prinzipien:

1. Das Arbeitsmuster in verschiedenen Ländern sollte Teil der regulären Beschäftigungsvereinbarung sein.
2. Längere zusammenhängende Zeiträume (12+ Monate) in einem einzigen Land qualifizieren sich nicht als Multi-State-Arbeit, da sie eher einer Entsendung ähneln.

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Diese Auslegungen stützen weiter, warum typische Geschäftsreisen nicht für Multi-State A1-Bescheinigungen qualifizieren:

• Geschäftsreisen folgen keinem regelmäßigen Arbeitsschema.
• Sie repräsentieren kurzfristige Anwesenheiten statt kontinuierliche Arbeitszeiträume.

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Die Risiken der falschen Anwendung von Multi-State A1-Bescheinigungen

Die unangemessene Verwendung von Multi-State A1-Bescheinigungen birgt mehrere Risiken:

1. Non-compliance: Sozialversicherungsbehörden können aus Basis des Art 13 ausgestellte A1-Bescheinigungen widerrufen, falls der geltend gemachte Sachverhalt nicht vorliegt. Dies wurde vom den deutschen und österreichischen Behörden gegenüber WorkFlex bestätigt.
2. Risiko einer Betriebsstätte: Die nicht zutreffende Deklaration regelmäßiger Arbeitsaktivitäten in einem anderen Land durch einen ausgestelltes Multi-State A1 kann unbeabsichtigte steuerliche Risiken nach sich ziehen.
3. Doppelte Sozialversicherungspflicht: Wenn Ihre A1-Bescheinigung widerrufen wird, könnten Sie rückwirkend Sozialversicherungsansprüche in mehreren Ländern erfüllen müssen.

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Compliance leicht gemacht mit WorkFlex

Die richtige Lösung ist einfach, erfordert jedoch strukturierte Prozesse:

1. Beantragen Sie individuelle A1-Bescheinigungen gemäß Artikel 12 für jede Geschäftsreise oder Workation.
2. Stellen Sie sicher, dass diese Bescheinigungen vor Reisebeginn beantragt oder zumindest eingereicht werden.
3. Führen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation aller grenzüberschreitenden Arbeitstätigkeiten.

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Moderne Lösungen wie WorkFlex automatisieren diesen Prozess und ermöglichen:

• Automatische Beantragung von A1-Bescheinigungen bei Reiseanfragen.
• Einhaltung der Compliance ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
• Lückenlose Dokumentation aller grenzüberschreitenden Tätigkeiten.

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Fazit

Multi-State A1-Bescheinigungen können in den besonderen Situationen, in denen grenzüberschreitende Arbeit geboten ist, geeignet sein. Sie sind jedoch für die meisten Geschäftsreisen ungeeignet. Die Risiken einer falschen Verwendung überwiegen über alle jeglichen vermeintlichen administrativen Vorteile. Mit automatisierten Lösungen müssen bei der Compliance keine Abstriche gemacht werden.

Denken Sie daran: Eine Multi-State A1-Bescheinigung ist ein spezialisiertes Werkzeug für spezifische Situationen. Für die meisten Geschäftsreisen und Workations sind individuelle A1-Bescheinigungen weiterhin die einzig rechtskonforme Option.