Wie forto in über 45 Ländern 100% compliant mobil arbeitet

Über forto

forto ist ein Unternehmen, das sich auf digitale Lieferketten spezialisiert hat. Die Technologien der forto-Plattform decken den gesamten Prozessablauf ab, von Angebot, Buchung, Dokumentenverwaltung, Tracking und Tracing bis hin zu proaktiver Ausnahmenbearbeitung und Analyse. forto hat global um die 800 Mitarbeitende mit 62 Nationalitäten. Deutsch, Chinesisch, Indisch sind die meisten. Mit dem Hauptsitz in Berlin, beschäftigt das Unternehmen derzeit über Mitarbeitende an 17 Standorten in Europa und Asien, mit Büros in Mailand, Ho-Chi-Minh-Stadt, Singapur, Hongkong und Shanghai.  

Seit Corona bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten – auch temporär im Ausland.  

forto’s „Remote Work“ Richtlinie:  

forto legt Wert darauf, dass Remote Work und Urlaub getrennte Konzepte sind, weswegen Forto anstatt des Begriffs Workations „Remote work“ oder sogar – passend zum Tool - „Workflexing“ benutzt.  

forto erlaubt „workflexing“ derzeit 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr in Ländern, die von Berlin aus gesehen maximum plus minus vier Stunden Zeitunterschied haben, damit die Leute trotzdem halbwegs in der regulären Arbeitszeit anwesend sind. Wenn das Heimatland jetzt dann doch ein bisschen weiter weg als diese vier Stunden ist, dann gibt es auch in Absprache mit dem Manager Ausnahmen. Alle Mitarbeitenden, die in den europäischen Ländern angestellt sind, können WorkFlex nutzen - also auch Praktikanten und Werkstudenten.  

🔥 Challenge

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Seit der Pandemie hat forto mobiles Arbeiten im Ausland angeboten, damit ihre Mitarbeitenden sicher von ihren Heimatländern arbeiten können - aber nur innerhalb der Europäischen Union. Mitarbeitende, aus anderen Ländern, fühlten sich zurecht ungerecht behandelt, was forto bewegt hat sich nach einer externen Lösung umzusehen. Denn es war klar, dass dieser Benefit nicht mehr wegzudenken ist. Erstens, forto hat gesehen, wie hoch die Nachfrage war. Mitarbeitende haben Remote Work Abroad aktiv bei HR nachgefragt und auch immer mal wieder angestoßen. Zweitens, forto hat den hohen Stellenwert gesehen. Mitarbeitende haben ihnen aktiv für die Möglichkeit gedankt, dass sie von ihren Familien arbeiten konnten. Und drittens, weil es einfach funktioniert. Die Mitarbeiter haben von dort gute Arbeit gemacht und haben sich wohl gefühlt.  

Um aber auch Remote Work außerhalb der Europäischen Union anzubieten und dabei die Compliance und rechtlichen Aspekte im Auge zu behalten, war forto auf externe Hilfe angewiesen. Vor der Einführung von WorkFlex hatten sie Schwierigkeiten, klare Antworten auf Fragen zu finden, wie beispielsweise Steuern, Versicherungen und arbeitsrechtliche Bestimmungen im Zusammenhang mit Remote Work außerhalb der EU.  

• Wer zahlt wo Steuern?
• Wie ist das mit der Versicherung?  
• Wie lange darf der Mitarbeiter im Ausland sein?  
• Gilt das Arbeitsrecht jetzt aus Deutschland oder aus einem anderen Land?  
• Wer haftet dann falls doch mal was schiefgehen sollte?  

All diese Fragen konnten durch die WorkFlex Software und das „No-Risk“ Konzept beantwortet werden

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💡Lösung

Im Juni 2023 implementierte forto WorkFlex, um Mitarbeitenden auch außerhalb der EU die Möglichkeit zu geben, von ihrem Heimatland aus zu arbeiten. WorkFlex ermöglichte es dem Unternehmen, klare Richtlinien für Remote Work festzulegen, Compliance zu gewährleisten und den Mitarbeitenden einen strukturierten Prozess für kurzfristige Arbeitsaufenthalte im Ausland anzubieten. Die Einführung erfolgte nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Anbieter, wobei WorkFlex als einziges überzeugte aufgrund des kompletten Pakets:  

Neben klaren Einschätzungen zu den Compliance-Risiken für jeden individuellen Antrag, bot WorkFlex

1. Haftung: Im Falle von Komplikationen, übernahm WorkFlex die finanzielle Haftung sowie professionelle Unterstützung bei Behördengängen. Dies verlieh forto die Gewissheit, Mitarbeitende problemlos weltweit entsenden zu können, ohne sich um rechtliche Stolpersteine sorgen zu müssen.

2. Automatische Ausstellung von A1-Bescheinigungen: WorkFlex übernahm alle komplexen Compliance-Aufgaben wie die Erstellung von A1-Bescheinigungen oder CoC.  

3. Auslandskrankenversicherung: WorkFlex sichert automatisch für jeden Mitarbeitenden eine Reisekrankenversicherung von der "Hallesche Krankenversicherung", die unbegrenzten medizinischen Schutz, inklusive Covid-19-Deckung und Rücktransport aus sämtlichen Ländern sichert. Das Team übernimmt Antragstellung, Kommunikation und Management der Versicherung während des gesamten Reisezeitraums.  

4. 24/7 Hotline bei WorkFlex: WorkFlex bietet eine rund um die Uhr verfügbare Hotline für alle Anliegen, wie Unfälle, Fragen, Compliance Probleme, was forto als großen Vorteil gesehen hat.  

5. Nutzerfreundliche Software: Ohne WorkFlex hatte forto keinen Überblick, wo alle Mitarbeitenden gerade sind, was katastrophale Konsequenzen haben kann. Nun kann forto auf einen Klick im Interface sehen, wo jeder Mitarbeitende ist, wie viele Tage diese schon im Ausland gearbeitet haben, und vieles mehr.  

6. Beste Betreuung: forto‘s eigens zugeteilte Customer Success Managerin antwortet wahnsinnig schnell und hat forto super mit dem Tool vertraut gemacht. Bei der Townhall hat die Customer Success Managerin auch die Plattform gezeigt, was für alle Mitarbeitenden sehr hilfreich war.  

7. Prüfung für alle Zielländer – und Nationalitäten: WorkFlex bildet alle Länder und Nationalitäten Kombinationen ab. So konnte forto WorkFlex auch ohne Probleme in ihren Niederlassungen in z.B. Spanien implementieren und auch hier z.B. den Südamerikanern Arbeiten in deren Heimatländern anbieten.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

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Der Erfolg der Einführung von WorkFlex bei forto zeigt sich in

• Zeit- und Ressourcenersparnis:  Die Nutzung von WorkFlex erwies sich als einfach und effizient, sowohl für die Mitarbeiter als auch für das HR-Team. Die Compliance-bezogenen Herausforderungen wurden durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex erfolgreich bewältigt.  
• Entlastung des HR-Teams: Vorher war nicht einmal wirklich die Zeit, um A1 Bescheinigungen auszustellen. Jetzt braucht das People Ops Team nicht mehr als eine Minute per Request, da die gesamte Arbeit an WorkFlex outgesourced wurde.
• Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit:  Die Einführung von WorkFlex wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. Durch die klaren Richtlinien und die Möglichkeit, bis zu 20 Arbeitstage pro Kalenderjahr im Ausland zu arbeiten, konnte forto die Bedürfnisse seiner globalen Belegschaft besser erfüllen. Die Mitarbeiter schätzten die Flexibilität und die Verbindung von Arbeit und Reisen, insbesondere wenn es darum ging, ihre Familien im Heimatland zu besuchen.
• Erfolg bei der Rekrutierung: forto erlebte einen verringerten administrativen Aufwand und eine positive Resonanz sowohl im Unternehmen als auch während des Einstellungsprozesses, wobei Remote Work – abroad - als entscheidendes Kriterium für potenzielle Mitarbeiter herausgestellt wurde.

"Auf einer Skala von eins bis fünf- mit fünf am wichtigsten - würde ich Remote Work Abroad definitiv bei fünf einordnen, weil Mitarbeiter danach gefragt haben und auch im Vorstellungsprozess aktiv danach gefragt wird und scheinbar sogar die Entscheidung getroffen wird, ob Remote Work abroad angeboten wird. Seit der Pandemie hat sich das einfach geändert, die Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland ist groß und wird es auch in Zukunft weiter sein.“
Carolin Braband, Team Lead People Operations bei forto
Remote work bei Forto:
Das forto Team hat bereits aus 45 verschiedenen Zielländern 3669 Tage (= mehr als 10 Jahre) gearbeitet. Mehr als jeder fünfte Antrag betraf Inder, die von Indien aus zurückkehren und arbeiten wollten.

Insgesamt hat die Einführung von WorkFlex bei forto zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit, einem geringeren administrativen Aufwand und einer gesteigerten Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter geführt. Die Einführung von WorkFlex führte zu einer hybriden Arbeitskultur bei forto, bei der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, flexibel zwischen Homeoffice und Büro zu wählen. Dieses hybride Modell wird positiv aufgenommen und soll im kommenden Jahr weiterentwickelt werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

forto ist überzeugt, dass hybride Arbeitsmodelle und die Möglichkeit von Remote Work die Zukunft der Arbeit gestalten werden.

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