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183 Workationtage pro Jahr: Die Erfolgsgeschichte von idealo im Employer Branding

In dieser Case Study untersuchen wir die Herausforderungen, mit denen idealo konfrontiert war, als das Unternehmen der wachsenden Nachfrage nach Workations gerecht werden und gleichzeitig den komplexen rechtlichen Anforderungen einer internationalen Belegschaft gerecht werden wollte.

Anna Luisa Grebe

Visa Services Manager



Über idealo

idealo, eine fĂŒhrende Online-Plattform fĂŒr Preisvergleiche, stand vor der Herausforderung, ihre Richtlinie fĂŒr „Workations“ oder mobiles Arbeiten im Ausland, zu verwalten und zu optimieren. Vor August 2022 ermöglichte idealo seinen 1050 Mitarbeitenden aus 60 verschiedenen Nationen, von jedem Standort aus zu arbeiten, verfĂŒgte jedoch nicht ĂŒber ein strukturiertes Tool zur Verwaltung von Anfragen, was zu administrativen Herausforderungen und potenziellen Compliance-Risiken fĂŒhrte.

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đŸ”„ Herausforderung

Da die Nachfrage nach Workations im Ausland immer mehr zunahm, benötigte idealo eine umfassende Lösung, um

  • den Prozess zu streamlinen & den Überblick zu behalten, von wo alle arbeiten
  • einen geeigneten, offiziellen Rahmen fĂŒr die Arbeit von ĂŒberall zu formulieren
  • Compliance-Risiken zu vermeiden
  • die erforderlichen Unterlagen (PWD; A1; CoC usw.) zentral zu sammeln
  • das Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das eine transparente Kommunikation ermöglicht und die Compliance Risiken effektiv bewertet. DarĂŒber hinaus sah sich idealo mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
‍IT-UnterstĂŒtzung fĂŒr Mitarbeiter an entfernten Standorten, Probleme mit der AusrĂŒstung, und Pushback von abgelehnten Anfragen, insbesondere von Mitarbeitenden in der Ukraine und Russland. WorkFlex spielte eine entscheidende Rolle bei der BewĂ€ltigung dieser Herausforderungen und der Festlegung klarer Grenzen fĂŒr Workations.

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💡 Lösung

Im August 2022 ging idealo eine HR Partnerschaft mit WorkFlex ein, um eine robuste Lösung fĂŒr die Verwaltung der Workations zu implementieren, die den Mitarbeitenden die FlexibilitĂ€t bietet, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

idealo entschied sich fĂŒr WorkFlex wegen

  • der Transparenz bei der Risikobewertung und schnelle Bearbeitung
  • der einfach zu bedienenden OberflĂ€che mit effizienten Arbeitsablauf
  • dem einzigartigen No-Risk Konzept d.h. das WorkFlex Haftung ĂŒbernimmt bei Compliance Problemen
  • der Reisekrankenversicherung, die automatisch fĂŒr jeden im Ausland tĂ€tigen Mitarbeiter ausgestellt wird
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Erhaltet alle Informationen, um euren Mitarbeitenden das Arbeiten im weltweiten Ausland zu ermöglichen, ohne dabei rechtliche oder steuerliche Risiken einzugehen.

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idealo's Workation Richtlinie

idealo hat eine der fortschrittlichsten Richtlinien, die es auf dem Markt gibt, da sie die gesetzliche Grenze von bis zu 183 Tagen widerspiegelt. idealo ermöglicht Workations von jedem Land aus solange es die Sicherheit zulĂ€sst. Bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb eines europĂ€ischen Landes werden automatisch genehmigt. Dann zwischen 31 und 90 Tagen pro Jahr aus einem beliebigen Land, wenn die WorkFlex-Bewertung gelb oder grĂŒn ist. Und dann, zwischen 91 und 182 Tagen, muss die Bewertung von WorkFlex grĂŒn sein, damit die Anfrage zugelassen wird.

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Workation-Richtlinien im Überblick

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

Die Implementierung von WorkFlex hatte mehrere positive Auswirkungen fĂŒr idealo:

1. Effizienz und Zeitersparnis: WorkFlex reduzierte die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand bei idealo erheblich. Durch die automatisierten Funktionen der Plattform, wie z. B. die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen, wurde manueller Papierkram ĂŒberflĂŒssig und der gesamte Prozess rationalisiert. Heute benötigt die Personalabteilung weniger als 3 Minuten pro Anfrage, wĂ€hrend sie frĂŒher Stunden benötigte.

2. Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Transparenz des Risikobewertungsprozesses und die einfache Nachverfolgung des Antragsstatus ĂŒber das WorkFlex-Portal verbesserten die Kommunikation und reduzierten die Notwendigkeit, dass sich Mitarbeitende nach dem Status ihrer AntrĂ€ge erkundigen mĂŒssen.

3. Finanzieller Schutz: WorkFlex deckte die Haftung ab und gab sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Arbeitgeber Sicherheit, was letztlich zum Erfolg von Workations beitrug. Außerdem ist der Arbeitnehmer automatisch ĂŒber die Reisekrankenversicherung von WorkFlex krankenversichert, was keiner der wenigen bestehenden Wettbewerber angeboten hat.

4. Verbesserte Work-Life-Balance: Die Workation-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere fĂŒr auslĂ€ndische Arbeitnehmer, die ihren Auslandsaufenthalt verlĂ€ngern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die von Workations gebotene FlexibilitĂ€t trug zu einer gesĂŒnderen Work-Life-Balance bei.

5. AttraktivitĂ€t als Arbeitgeber: Workations wurde zu einem wichtigen Bestandteil der externen Marketingstrategie von idealo und stĂ€rkte den Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundliche Organisation, die individuelle Lebensstile unterstĂŒtzt. Die vielen positiven RĂŒckmeldungen der Bewerber unterstrichen die AttraktivitĂ€t von idealo als Arbeitgeber.

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Workations in Zahlen bei idealo:

Seit August 2022 hat idealos 577 AuftrĂ€ge in 64 ZiellĂ€ndern angefordert. 72% wurden genehmigt. In einem Jahr und 3 Monaten arbeitete idealos 11077 Arbeitstage im Ausland — das sind insgesamt ĂŒber 30 Arbeitsjahre.

idealo bestĂ€tigt, dass diese Leistung aufgrund der vielfĂ€ltigen, internationalen Belegschaft eine der höchsten Nutzungsraten in ihrem Benefit Portfolio aufweist. Die meisten Mitarbeitenden nutzen diesen Vorteil, um vom Heimatland ihrer Familie im Ausland aus zu arbeiten — ein Anwendungsfall, der bei einer Belegschaft aus ĂŒber 60 NationalitĂ€ten dominiert.
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Wo idealo-Mitarbeiter dank WorkFlex vorĂŒbergehend gearbeitet haben

FĂŒr idealo ist klar, dass WorkFlex die beste Lösung auf dem Markt ist. Die Zusammenarbeit mit WorkFlex hat das Workation-Management fĂŒr idealo grundlegend verĂ€ndert und zu einem optimierten, effizienten und mitarbeiterfreundlichen Prozess gemacht. Durch die BewĂ€ltigung von Herausforderungen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung finanzieller Absicherung spielte WorkFlex eine entscheidende Rolle dabei, Workations zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Modell fĂŒr idealo zu machen.

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