183 Workationtage pro Jahr: Die Erfolgsgeschichte von idealo im Employer Branding

Über idealo

idealo, eine führende Online-Plattform für Preisvergleiche, stand vor der Herausforderung, ihre Richtlinie für „Workations“ oder mobiles Arbeiten im Ausland, zu verwalten und zu optimieren. Vor August 2022 ermöglichte idealo seinen 1050 Mitarbeitenden aus 60 verschiedenen Nationen, von jedem Standort aus zu arbeiten, verfügte jedoch nicht über ein strukturiertes Tool zur Verwaltung von Anfragen, was zu administrativen Herausforderungen und potenziellen Compliance-Risiken führte.

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🔥 Herausforderung

Da die Nachfrage nach Workations im Ausland immer mehr zunahm, benötigte idealo eine umfassende Lösung, um

• den Prozess zu streamlinen & den Überblick zu behalten, von wo alle arbeiten
• einen geeigneten, offiziellen Rahmen für die Arbeit von überall zu formulieren
• Compliance-Risiken zu vermeiden
• die erforderlichen Unterlagen (PWD; A1; CoC usw.) zentral zu sammeln
• das Mitarbeitererlebnis zu verbessern

Das Unternehmen suchte nach einem Tool, das eine transparente Kommunikation ermöglicht und die Compliance Risiken effektiv bewertet. Darüber hinaus sah sich idealo mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
‍IT-Unterstützung für Mitarbeiter an entfernten Standorten, Probleme mit der Ausrüstung, und Pushback von abgelehnten Anfragen, insbesondere von Mitarbeitenden in der Ukraine und Russland. WorkFlex spielte eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Festlegung klarer Grenzen für Workations.

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💡 Lösung

Im August 2022 ging idealo eine HR Partnerschaft mit WorkFlex ein, um eine robuste Lösung für die Verwaltung der Workations zu implementieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität bietet, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

idealo entschied sich für WorkFlex wegen

• der Transparenz bei der Risikobewertung und schnelle Bearbeitung
• der einfach zu bedienenden Oberfläche mit effizienten Arbeitsablauf
• dem einzigartigen No-Risk Konzept d.h. das WorkFlex Haftung übernimmt bei Compliance Problemen
• der Reisekrankenversicherung, die automatisch für jeden im Ausland tätigen Mitarbeiter ausgestellt wird
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idealo's Workation Richtlinie

idealo hat eine der fortschrittlichsten Richtlinien, die es auf dem Markt gibt, da sie die gesetzliche Grenze von bis zu 183 Tagen widerspiegelt. idealo ermöglicht Workations von jedem Land aus solange es die Sicherheit zulässt. Bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb eines europäischen Landes werden automatisch genehmigt. Dann zwischen 31 und 90 Tagen pro Jahr aus einem beliebigen Land, wenn die WorkFlex-Bewertung gelb oder grün ist. Und dann, zwischen 91 und 182 Tagen, muss die Bewertung von WorkFlex grün sein, damit die Anfrage zugelassen wird.

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📈 Positive Auswirkungen und erzielte Vorteile:

Die Implementierung von WorkFlex hatte mehrere positive Auswirkungen für idealo:

1. Effizienz und Zeitersparnis: WorkFlex reduzierte die Verwaltungskosten und den Verwaltungsaufwand bei idealo erheblich. Durch die automatisierten Funktionen der Plattform, wie z. B. die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen, wurde manueller Papierkram überflüssig und der gesamte Prozess rationalisiert. Heute benötigt die Personalabteilung weniger als 3 Minuten pro Anfrage, während sie früher Stunden benötigte.

2. Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit: Die Transparenz des Risikobewertungsprozesses und die einfache Nachverfolgung des Antragsstatus über das WorkFlex-Portal verbesserten die Kommunikation und reduzierten die Notwendigkeit, dass sich Mitarbeitende nach dem Status ihrer Anträge erkundigen müssen.

3. Finanzieller Schutz: WorkFlex deckte die Haftung ab und gab sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Arbeitgeber Sicherheit, was letztlich zum Erfolg von Workations beitrug. Außerdem ist der Arbeitnehmer automatisch über die Reisekrankenversicherung von WorkFlex krankenversichert, was keiner der wenigen bestehenden Wettbewerber angeboten hat.

4. Verbesserte Work-Life-Balance: Die Workation-Richtlinie wirkte sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus, insbesondere für ausländische Arbeitnehmer, die ihren Auslandsaufenthalt verlängern konnten, ohne ihr Urlaubsbudget aufzubrauchen. Die von Workations gebotene Flexibilität trug zu einer gesünderen Work-Life-Balance bei.

5. Attraktivität als Arbeitgeber: Workations wurde zu einem wichtigen Bestandteil der externen Marketingstrategie von idealo und stärkte den Ruf des Unternehmens als mitarbeiterfreundliche Organisation, die individuelle Lebensstile unterstützt. Die vielen positiven Rückmeldungen der Bewerber unterstrichen die Attraktivität von idealo als Arbeitgeber.

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Workations in Zahlen bei idealo:

Seit August 2022 hat idealos 577 Aufträge in 64 Zielländern angefordert. 72% wurden genehmigt. In einem Jahr und 3 Monaten arbeitete idealos 11077 Arbeitstage im Ausland — das sind insgesamt über 30 Arbeitsjahre.

idealo bestätigt, dass diese Leistung aufgrund der vielfältigen, internationalen Belegschaft eine der höchsten Nutzungsraten in ihrem Benefit Portfolio aufweist. Die meisten Mitarbeitenden nutzen diesen Vorteil, um vom Heimatland ihrer Familie im Ausland aus zu arbeiten — ein Anwendungsfall, der bei einer Belegschaft aus über 60 Nationalitäten dominiert.
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Für idealo ist klar, dass WorkFlex die beste Lösung auf dem Markt ist. Die Zusammenarbeit mit WorkFlex hat das Workation-Management für idealo grundlegend verändert und zu einem optimierten, effizienten und mitarbeiterfreundlichen Prozess gemacht. Durch die Bewältigung von Herausforderungen, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung finanzieller Absicherung spielte WorkFlex eine entscheidende Rolle dabei, Workations zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Modell für idealo zu machen.