Es gibt kein "permanent" bei temporären Homeoffice im Ausland

Workations werden immer mehr zu einem wichtigen Benefit für Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Wenn von Arbeitnehmer:innen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten, warum sollten sie dann nur von zu Hause aus arbeiten? Allerdings passen sich nicht alle Menschen gleich schnell an, und viele halten es für seltsam, in einen längeren Urlaub zu fahren, um dann auch von dort aus zu arbeiten. Um genau zu sein, denken unsere Eltern aus der Babyboomer-Generation wahrscheinlich, dass es sich um eine klassische "Millennial"- oder "Gen Z"-Sache handelt. Dennoch erwarten wir, dass Workations sich zu etwas Gewöhnlichem entwickeln wird, da immer mehr Arbeitgeber:innen dies anbieten und die Arbeitnehmer:innen es weiterhin genießen und nutzen.

Arbeitgeber:innen zögern manchmal, Workations zuzulassen, weil sie die Compliance-Risiken abschrecken.

Besonders das Betriebsstättenrisiko (PE-Risiko) gilt als Hindernis. Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen könnte, was bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die im Zielland erzielten Gewinne Körperschaftssteuern zahlen müsste. Da die Präsenz in dem Land jedoch sehr begrenzt ist, sind diese Körperschaftssteuern im Allgemeinen nicht das Hauptproblem. Das größte Problem ist der Verwaltungsaufwand, der mit der Zahlung der Steuern einhergeht und der neben der Einrichtung der Buchhaltung auch die Anmeldung bei den Behörden und die Dokumentation für die konzerninterne Verrechnung und Gewinnverteilung umfasst.

Aus diesem Grund kann man mit Sicherheit sagen, dass die Arbeitgeber:innen nicht wollen, dass ihre Arbeitnehmer:innen eine Betriebsstätte bilden. Schließlich sollten Workations ein Benefit für die Mitarbeitenden sein und keine Belastung für den Arbeitgeber.

Dies wirft die Frage auf, wie ein vorübergehend aus dem Ausland mobil arbeitender Arbeitnehmer ein Betriebsstättenrisiko darstellt und ob (und wie) dies verhindert werden kann. Und hier haben wir eine gute Nachricht: Es gibt keine "Dauerhaftigkeit" bei vorübergehender Arbeit aus dem Ausland. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und daher im Allgemeinen nicht permanent genug. Dies wird sowohl von der OECD als auch von den Vereinten Nationen unterstützt, den beiden Organisationen, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare am weitesten verbreitet sind. Beide stellen fest, dass eine so genannte "feste Geschäftseinrichtung" und eine "Dienstleistungseinrichtung" in der Regel nicht begründet werden, wenn sich die Person weniger als 183 Tage im anderen Land befindet. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. In der Praxis sind Workations im Allgemeinen ohnehin viel kürzer.

Von den mehr als 1.000 Workation-Anfragen, die über unsere Plattform WorkFlex bearbeitet wurden, blieben mehr als 95 % unter 30 Tagen.

Daher ist es höchst unwahrscheinlich, dass diese Workations ein PE-Risiko darstellen, selbst in Ländern, die bis dato strengere Vorschriften für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungs-PEs" als die OECD- und UN-Vorschriften erlassen haben. Dennoch gibt es drei zusätzliche Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:

1. Das Unternehmen hat im Zielland keine Niederlassung oder eigene Einheit. Wenn dies der Fall ist, muss klargestellt werden, dass der Mitarbeitende das Büro dort nicht besucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausgeführt hat. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass Workations kein PE-Risiko darstellen.
2. Um die 183-Tage-Grenze zu erreichen, müsste man möglicherweise mehrere Workations in ein und demselben Zielland betrachten. Mit anderen Worten, eine Ansammlung von Angestellten an einem Ort könnte das PE-Risiko in diesem Land erhöhen. Es wird daher empfohlen, ein einzige Software wie WorkFlex zu verwenden, um alle Anträge des Unternehmens übersichtlich zu verwalten. Es ist auch wichtig zu beachten, dass diese Häufung nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die zufällig in demselben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn mehrere Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, gleichzeitig im selben Zielland sind. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen oft der Fall, aber kaum bei Workations. Es zeigt jedoch, warum es wichtig ist, zwischen beiden zu unterscheiden.
3. Schließlich ist diese die einzige Art von Betriebsstätte - neben der bereits erwähnten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - , die auch bei einer Beschäftigung von weniger als 183 Tagen noch ein erhebliches Risiko darstellen kann. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter". Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der üblicherweise die Verträge abschließt. Es ist allgemein anerkannt, dass "üblicherweise" eine gewisse Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die führende Kraft ist. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Tätigkeit eine Betriebsstättenrisiko darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko von Workations in Bezug auf den abhängigen Vertreter als Betriebsstätte zu minimieren und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer tatsächlich als abhängigen Vertreter gilt. Normalerweise ist die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten nicht als abhängig Beschäftigte einzustufen, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht diese führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeitende, die eher als abhängig Beschäftigte gelten, sind leitende Angestellte und Mitarbeitende in Vertriebs- und Beschaffungsfunktionen. Workation-Anfragen dieser Mitarbeitenden müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko des abhängigen Vertreters für diese Anfragen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeitende normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass diese Tätigkeiten während der geplanten Workation nicht ausführt werden?

Zusammen mit vielen Fachleuten auf diesem Gebiet sind wir der Meinung, dass selbst die ranghöchsten Arbeitnehmer:innen in den Genuss einer 30-tägigen Workation kommen sollten, ohne dass ein wesentliches PE-Risiko für abhängige Arbeitnehmer entsteht.

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Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, um die potenziellen Risiken zu verwalten. Aus diesem Grund führt WorkFlex für jede Workation-Anfrage eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt entsprechende Unterlagen wie Arbeitgebererklärungen und Arbeitnehmeranweisungen. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber bequem auf Workation gehen.