Compliance rund um mobiles Arbeiten im Ausland

Workations entwickeln sich rasch zu einem wichtigen Benefit für die Arbeitnehmer:innen, und das aus gutem Grund. Warum sollten Mitarbeitende nur von zu Hause aus arbeiten, wenn von ihnen nicht mehr erwartet wird, dass sie im Büro arbeiten? Die Möglichkeit, eine Zeit lang im Ausland zu arbeiten, ist ein hervorragendes Beispiel für mehr Flexibilität, ähnlich wie die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Das Schöne an der Flexibilität als Benefit für die Arbeitgeber:innen ist, dass Workations mehr oder weniger keine Kosten verursacht. Das heißt, solange der Arbeitgeber nicht für die Workation selbst bezahlt und die Workation keine unerwarteten Verpflichtungen für die Firma auslöst. Da Arbeitgeber:innen über den ersten Punkt entscheiden kann, konzentriert sich dieses White Paper auf den zweiten Punkt.

Jede unerwartete Verpflichtung für den Arbeitgeber stehen wahrscheinlich im Zusammenhang mit den Compliance-Risiken rund um Workations. Ein praktisches Beispiel wäre die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland einzurichten, oder die Haftung des Arbeitgebers für den Fall, dass der Arbeitnehmende während der Workation medizinische Hilfe benötigt. Dies wirft die Frage auf, welche Compliance-Risiken mit mobiler Arbeit im Ausland verbunden sind und wie Arbeitgeber:innen diese Risiken bewältigen oder begrenzen können.

Definition von Workation

Bevor wir uns mit Compliance Themen befassen, ist es wichtig, sich die Definition von Workation zu vergegenwärtigen. Kurz gesagt handelt es sich um eine Situation, in der ein Arbeitnehmender seine Arbeit vorübergehend zu privaten Zwecken im Ausland fortsetzt.

Die folgenden vier Merkmale sind relevant:

1. Im Ausland. Dies bedeutet außerhalb des Landes, in dem der Arbeitnehmende beschäftigt ist und seinen Wohnsitz hat. Der Arbeitnehmende wird seinen Wohnsitz im Heimatland während der Workation nicht aufgeben.

2. Privat. Der Auslandsaufenthalt ist privat motiviert und verfolgt keinerlei geschäftliche Ziele. Eine Workation ist also etwas anderes als eine Geschäftsreise. Jedoch kann eine Workation mit einer Geschäftsreise kombiniert werden, z. B. wenn der Arbeitnehmende nach dem Besuch eines Geschäftsseminars für eine Workation bleibt, sprich mobil aus diesem Land arbeitet.

3. Arbeit. Der Arbeitnehmende übt nur noch Arbeitstätigkeiten zu Gunsten des Arbeitgebenden im Heimatland aus. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmende im Zielland keine lokale Wertschöpfung erbringt.

4. Vorübergehend. Der Aufenthalt ist zeitlich begrenzt, nämlich auf maximal 183 Tage in einem laufenden 12-Monats-Zeitraum (kumuliert pro Land). Viele Arbeitgeber:innen haben jedoch mobiles Arbeiten im Ausland innerhalb ihres Unternehmens auf eine Höchstzahl von Arbeitstagen begrenzt, die deutlich unter diesen sechs Monaten liegt, z. B. 30 oder 60 Tage.

Zusammenfassung der Themen zur Einhaltung der Vorschriften‍

‍

Steuer

• Körperschaftssteuer: Das Risiko, dass der Arbeitnehmer eine sogenannte Betriebsstätte (PE) darstellt. Dies würde für den Arbeitgeber im Zielland eine Körperschaftssteuerpflicht auslösen. Dies ist zwar nicht unbedingt teuer in Bezug auf die fälligen Steuern, aber der mit dieser Haftung verbundene Verwaltungsaufwand ist unverhältnismäßig hoch.
• Lohnsteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitgeber eine Lohnbuchhaltung einrichten muss, um die Lohnsteuer im Zielland zu berechnen, einzubehalten und abzuführen. Wenn eine Remote-Mitarbeiter eine Betriebsstätte im Bestimmungsland darstellt, löst dies auch eine Lohnsteuerpflicht aus. Solange eine Remote-Mitarbeiter jedoch keine Betriebsstätte darstellt, wird die Lohnsteuerpflicht im Allgemeinen nur in Ausnahmefällen ausgelöst.
• Sozialversicherung: Das Sozialversicherung Risiko bei workations ist zweifach. Erstens besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer den Versicherungsschutz durch das Sozialversicherung System des Heimatlandes verliert. Zweitens besteht die Möglichkeit, dass das Sozialversicherung System des Ziellandes zur Anwendung kommt. Beide Risiken sind für Länder innerhalb der EU und für Länder, in denen ein Sozialversicherung Abkommen besteht, relativ einfach zu handhaben.
• Persönliche Einkommensteuer: Das Risiko besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Zielland für persönliche Einkommensteuerzwecke steuerpflichtig wird. Wenn sich dies nur indirekt auf den Arbeitgeber auswirkt, kann z. B. die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers die Lohnsteuerpflicht des Arbeitgebers auslösen.

Rechtliches

• VISA / Einwanderung: Hat der Arbeitnehmer das Recht, im Zielland zu arbeiten? Man kann sich fragen, ob ein gültiger Arbeitstitel erforderlich ist, wenn der Hauptzweck des Besuchers der Tourismus ist. Dies ist etwas unklar, da die VISA-/Einwanderungsgesetze nicht mit Blick auf "Workationer" geschrieben wurden. Dennoch ist es wichtig, sich mit diesem Thema zu befassen, da die Bußgelder und Strafen für illegale Arbeit im Allgemeinen hoch sind.
• Lokales Arbeitsrecht: Das Risiko, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Arbeitsrecht des Heimatlandes gilt, ist es unwahrscheinlich, dass das lokale Arbeitsrecht zur Anwendung kommt. Dies kann bei bestimmten Vereinbarungen anders sein, z. B. wenn es um Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen geht. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass Meldungen auf der Grundlage der so genannten entsandter Arbeitnehmer -Richtlinie nicht für Arbeitnehmer gelten, die ein Arbeitsverhältnis haben. Schließlich kann der Arbeitgeber die Beschäftigung zwar genehmigt, den Arbeitnehmer aber nicht entsandt haben. Außerdem erbringt der Arbeitnehmer keine Dienstleistungen vor Ort.
• Die Sorgfaltspflicht: Jeder Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern. Es ist jedoch relativ unklar, worin diese Fürsorgepflicht genau besteht, d.h. wann die Pflicht erfüllt ist. Im Allgemeinen schreibt sie dem Arbeitgeber vor, alles zu tun, was vernünftigerweise erwartet werden kann. Folglich ist die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers während einer Workation wahrscheinlich viel geringer als wenn der Arbeitnehmer vom Büro aus arbeitet. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Unfall während der Arbeit als Arbeitsunfall angesehen wird, für den der Arbeitgeber (teilweise) verantwortlich ist.
• Internet- und Datensicherheit: Das Risiko besteht darin, dass der vom Ausland aus arbeitende Mitarbeiter gegen Sicherheitsvorschriften im Heimatland - wie die GDPR-Vorschriften - oder im Zielland verstößt. Zum Beispiel gegen ein lokales Verbot der Nutzung von VPNs. Der Verstoß könnte auch in Kundenverträgen begründet sein, die es den Dienstleistern verbieten, ihre Dienste von bestimmten Ländern aus zu erbringen.
• Sanktionierte Länder: Betrachtet man unsere Daten von WorkFlex , so ist es eher unwahrscheinlich, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitsaufenthalt in einem Land verbringen wollen, das von Institutionen wie der UN oder der EU sanktioniert wird. Da dies jedoch nicht unmöglich ist, empfiehlt es sich, die Liste dieser Länder zur Verfügung zu haben.

Die lange Liste mag abschrecken, sollte es aber nicht. Die Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die bestehen, wenn Arbeitnehmende aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Auch haben Arbeitnehmende früher ab und zu während ihres Urlaubs gearbeitet, noch bevor der Begriff "Workation" erfunden wurde. Keines dieser Beispiele wurde/wird als großes Problem angesehen, so dass man die oben genannten Risiken nicht plötzlich nur für Workations zur roten Fahne machen sollte. Stattdessen sollte man sich über die Risiken informieren und sie managen und minimieren.

Eingehende Bewertung: PE-Risiko

Bei genauerer Betrachtung kommt man zum Entschluss, dass Workations nur unwahrscheinlich ein signifikantes PE-Risiko darstellen. Wie der Name schon sagt, erfordern PEs ein gewisses Maß an Dauerhaftigkeit. Es gibt jedoch keine "ständigen" temporären Arbeitenden im Ausland. Eine Workation ist ihrem Wesen nach vorübergehend und im Allgemeinen nicht lange genug. Dies wird von der OECD und der UNO unterstützt, deren Steuerabkommensmodelle und Kommentare sehr weit verbreitet sind. Beide stellen fest, dass ein so genannte "fester Geschäftssitz" und eine "Dienstleistungsbetriebsstätte" in der Regel nicht vorliegt, wenn die Anwesenheit im anderen Land weniger als 183 Tage beträgt. Dies ist einer der Gründe, warum ein Auslandsaufenthalt, der diese Schwelle überschreitet, nicht mehr als "vorübergehend" eingestuft wird. Infolgedessen werden selbst in Ländern, in denen im Vergleich zu den Regeln der OECD und der UNO noch strengere Regeln für "feste Geschäftssitze" oder "Dienstleistungsbetriebsstätten" gelten, Arbeitnehmende, die Workations nutzen, kaum jemals eine Betriebsstätte bilden.

Es müssen jedoch drei weitere Faktoren berücksichtigt werden:

1. Lokale Präsenz. Der Arbeitgeber hat keine Niederlassung oder Einrichtung im Zielland. Falls doch, muss klargestellt werden, dass der Arbeitnehmer das Büro nicht aufsucht oder Tätigkeiten zugunsten der lokalen Einheit ausübt. Eine Abweichung hiervon führt nicht immer und nicht automatisch zu einem erheblichen PE-Risiko. Es wäre jedoch schwierig, mit Gewissheit zu sagen, dass die Website workations wahrscheinlich kein PE-Risiko darstellt.

2. Kumulierung. Um die 183-Tage-Schwelle zu erreichen, müssen möglicherweise mehrere Workations im selben Zielland betrachten werden. Mit anderen Worten: Die Akkumulation von Arbeitnehmern in einem Land könnte das Risiko einer Betriebsstätte in diesem Land erhöhen.

Wichtig ist auch, dass diese Regel nicht nur für Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gilt, die im selben Land arbeiten. Das PE-Risiko erhöht sich eher, wenn es gewisse organisatorische Überschneidungen gibt. So kumulieren sich beispielsweise verschiedene Mitarbeitende, die an demselben Projekt arbeiten, in demselben Zielland. Dies ist zwar bei Geschäftsreisen häufig der Fall, jedoch kaum bei Workations. Dennoch zeigt es, warum es wichtig ist, diese beiden Fälle voneinander zu unterscheiden.

3. Abhängiger Vertreter PE. Schließlich kann die einzige Art von Betriebsstätte - neben der zuvor erörterten "festen Niederlassung" und der "Dienstleistungsbetriebsstätte" - immer noch ein erhebliches Risiko darstellen, selbst wenn die Beschäftigung weniger als 183 Tage beträgt. Es handelt sich um den so genannten "abhängigen Vertreter" (unselbstständige Niederlassung). Kurz gesagt, die OECD und die Vereinten Nationen betrachten einen "abhängigen Vertreter" als einen Arbeitnehmer, der gewöhnlich die entscheidende Rolle spielt, die zum Abschluss von Verträgen führt. Es ist allgemein anerkannt, dass "gewöhnlich" eine bestimmte Häufigkeit impliziert. Zum Beispiel fünf Verträge, bei denen die Person die entscheidende Rolle spielt. Dies schließt jedoch nicht die theoretische Möglichkeit aus, dass ein abhängiger Vertreter während einer eintägigen Beschäftigung eine Betriebsstätte darstellt. Aus diesem Grund wird empfohlen, zwei zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko des als Betriebsstätte behandelten abhängigen Vertreters im Rahmen von Workations einzudämmen und zu verwalten.

Zunächst ist zu bestimmen, wer als abhängiger Vertreter gilt. In der Regel sind die meisten Angestellten keine abhängigen Beauftragten, da sie beim Abschluss von Verträgen gewöhnlich nicht die führende Rolle spielen. Beispiele für Mitarbeiter, die eher als abhängige Vertreter in Frage kommen, sind leitende Angestellte und Mitarbeiter in Verkaufs- und Beschaffungsfunktionen. Die Arbeitsanforderungen dieser Mitarbeiter müssen hervorgehoben werden. Eine zweite Maßnahme besteht darin, das tatsächliche PE-Risiko für abhängige Vertreter bei diesen Anträgen zu bewerten. Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen: Wie oft führt der Mitarbeiter normalerweise risikoreiche Tätigkeiten aus? Ist es realistisch, dass er diese Tätigkeiten während des geplanten Arbeitseinsatzes nicht ausüben wird?

Management und Minderung von Risiken

Neben der Aufklärung sollten Arbeitgeber die Compliance-Risiken von Workations managen und minimieren. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Ein gängiger Ansatz ist der Entwurf einer Unternehmensrichtlinie, in der das Unternehmen definiert, was erlaubt ist - und was nicht. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften relevant. Es kann auch verschiedene geschäftliche Einwände gegen Workations geben, z. B. wenn erwartet wird, dass der Mitarbeitende zu einer bestimmten Zeit im Büro ist, oder wenn der Zeitunterschied zwischen dem Heimatort und dem Zielort zu groß ist.

Darüber hinaus ist es für die Verwaltung von Workations von entscheidender Bedeutung, dass ein geregeltes Verfahren existiert. Schließlich ist es schwer etwas zu verwalten, wozu man keinen Leitfaden hat. Das Verfahren beginnt damit, dass der Mitarbeitende einen Antrag auf mobiles Arbeiten im Ausland stellt. Danach sollte er die Genehmigung des Vorgesetzten einholen sowie eine steuerliche und rechtliche Compliance-Prüfung unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte vornehmen. Sobald der Antrag genehmigt wurde, sollte das Verfahren die Anforderung einer Sozialversicherung Bescheinigung vorsehen. Weitere mögliche Maßnahmen sind die Erstellung und Benachrichtigung der Reiseversicherungsgesellschaft des Unternehmens, die Erstellung eines Nachtrags zum Arbeitsvertrag, die Erstellung einer Arbeitgebererklärung und/oder eines Merkblatts für die Mitarbeitenden. Vorzugsweise wird dieser Prozess durch eine Technologie unterstützt, die alle oben genannten Schritte kombiniert. Darüber hinaus spart ein technologiegestütztes Verfahren sowohl dem Arbeitnehmerenden als auch dem Arbeitgebenden Zeit und bietet darüber hinaus einige weitere Vorteile. Nehmen wir zum Beispiel an, die Zahl der Arbeitsanträge ist hoch: In diesem Fall kann die Technologie helfen, sich auf die Anträge zu konzentrieren, die potenziell problematisch sind. Außerdem kann die Technologie helfen, alle Informationen und Unterlagen leicht zugänglich zu machen. Eine solide Unternehmensrichtlinie und ein (technologiegestütztes) Verfahren sollten den Weg dafür ebnen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber eine rechtskonforme Workation genießen können. Und genau das ist das Ziel: Workations sollen ein Benefit für den Arbeitnehmer sein und nicht zu einer Belastung für den Arbeitgeber werden.

‍

{{download-box}}

‍