Warum Mitarbeitende ihre Visa für Geschäftsreisen nicht selbst verwalten sollten

Wenn Mitarbeitende ins Ausland reisen, ist es entscheidend, das richtige Visum zu haben, um eine reibungslose und rechtskonforme Reise zu gewährleisten. Auch wenn es auf den ersten Blick effizient erscheint, den Mitarbeitenden die Verantwortung für ihre Visaanträge zu überlassen, birgt dieser Ansatz erhebliche Risiken. Visa-Vorschriften sind oft komplex, und selbst kleine Fehler können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Nicht jede Geschäftsreise erfordert ein Business-Visum, und das falsche Visum kann zu rechtlichen Problemen, Geldstrafen und betrieblichen Störungen führen. In diesem Artikel beleuchten wir die Risiken einer fehlerhaften Visa-Verwaltung und zeigen, wie HR-Abteilungen und Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden am besten unterstützen können.

Was kann schiefgehen? Beispiele aus der Praxis

Visa-Probleme beeinträchtigen nicht nur den Betrieb eines Unternehmens, indem sie Geschäftsabläufe stören. Mitarbeitende, die mit Visa-Problemen konfrontiert sind, müssen möglicherweise ihre Reisepläne absagen, wichtige Besprechungen verpassen oder lange an der Grenze aufgehalten werden. Diese Verzögerungen können Geschäftsbeziehungen belasten, Projektzeitpläne durcheinanderbringen und zu finanziellen Verlusten führen. Noch schlimmer: Das falsche Visum kann nicht nur zu hohen Geldstrafen für das Unternehmen führen, sondern auch dazu, dass Mitarbeitende für immer von der Einreise in ein bestimmtes Land ausgeschlossen werden.

Beispiele für Visa-Compliance-Strafen und Probleme:

• Infosys-Fall (Indien-USA): Der indische IT-Riese Infosys wurde mit einer Geldstrafe von 31,5 Millionen Euro belegt, weil er B1-Visa anstelle der erforderlichen H1B-Visa in den USA verwendete. Ein scheinbar kleiner Fehler hatte erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen.
• Kanadischer Auftragnehmer abgewiesen: Ein kanadischer Auftragnehmer wurde trotz einer früheren Visa-Befreiung die Einreise in die USA verweigert, was die Unvorhersehbarkeit der Grenzkontrollen und die Notwendigkeit für strenge Compliance verdeutlicht.
• Österreichisches Catering-Unternehmen (USA-Verbot): Ein Unternehmen wurde aufgrund von Dokumentationsfehlern für 35 Jahre von der Entsendung von Mitarbeitern in die USA ausgeschlossen.
• Automobilzulieferer-Compliance-Probleme: Ein rumänischer Mitarbeiter, der nach Mexiko reiste, wurde an der Grenze abgewiesen und über 24 Stunden festgehalten, weil ihm das Arbeitsvisum fehlte. Ein serbischer Mitarbeiter in Deutschland hatte rechtliche Probleme, weil er ein Schengen-Visum falsch verwendet hatte.

Diese Beispiele verdeutlichen, warum Unternehmen Visa-Compliance ernst nehmen müssen. Es reicht nicht aus, sich nur über die grundlegenden Anforderungen zu informieren – Unternehmen müssen mit den Visa-Vorschriften stets auf dem neuesten Stand bleiben und umfassende Visa-Management-Prozesse implementieren.

Warum ist Visa-Management so komplex?

Die Beantragung eines Visums ist häufig zeitaufwändig und erfordert von den Mitarbeitern das Ausfüllen komplexer Formulare, das wiederholte Beantworten gleicher Fragen, das Sammeln von Dokumenten, das Vereinbaren von Interviews und das Nachverfolgen von Behörden. Diese administrativen Aufgaben nehmen den Mitarbeitern wertvolle Zeit von ihren eigentlichen Arbeitsaufgaben und mindern ihre Produktivität und Effizienz. Mitarbeitende müssen:

• Den richtigen Visumtyp für ihre Reise recherchieren.
• Komplexe Formulare ausfüllen und wiederholt dieselben Fragen beantworten.
• Unterstützende Dokumente sammeln.
• Interviews vereinbaren und biometrische Daten liefern, falls erforderlich.
• Änderungen in den Visa-Vorschriften nachverfolgen, da diese häufig variieren.

Verborgene Herausforderungen:

• Verwirrung zwischen Business- und Arbeitsvisum: Viele Mitarbeitende gehen davon aus, dass ein Business-Visum alle arbeitsbezogenen Aktivitäten abdeckt. Doch Tätigkeiten wie manuelle Arbeit oder die Teilnahme an einer Konferenz erfordern oft ein anderes Visum.
• Häufige regulatorische Änderungen: Visa-Vorschriften ändern sich ständig. Einige Länder haben kürzlich elektronische Reisegenehmigungen für bisher visumfreie Reisende eingeführt, während andere längere visumfreie Einreisezeiten gewähren, um die Tourismusbranche zu fördern.
• Unklare Anforderungen für Drittstaatenangehörige: Ein Mitarbeiter mit einem Aufenthaltstitel in Deutschland benötigt möglicherweise eine zusätzliche Genehmigung für Reisen innerhalb der EU. Zudem haben Mitarbeitende aus anderen Ländern sehr unterschiedliche Visabestimmungen, die eine frühzeitige Planung erforderlich machen.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass Mitarbeitende, die ihre Visa selbst verwalten, mit administrativen Aufgaben überlastet sind, die sie von ihren Hauptaufgaben ablenken. Fehler können kostspielige Missverständnisse, verweigerte Einreisen und rechtliche Probleme nach sich ziehen.

Wie können HR und Arbeitgeber ihre Mitarbeitende unterstützen?

Statt die Mitarbeitenden von ihrer eigentlichen Arbeit abzulenken, können Unternehmen für ein reibungsloses Visa-Erlebnis sorgen, indem sie die Verantwortung für die Visaanträge übernehmen. So können sich die Mitarbeitende auf ihre tatsächlichen Aufgaben konzentrieren, während der Visa-Prozess effizient und fehlerfrei abgewickelt wird. Ein weiterer Vorteil: Als Arbeitgeber können auch Sie haftbar gemacht werden – selbst wenn der Mitarbeiter das falsche Visum beantragt hat oder falsche Angaben gemacht hat.

HR-Abteilungen und Arbeitgeber sollten daher eine proaktive Rolle bei der Sicherstellung der Compliance übernehmen. Hier sind einige Maßnahmen:

• Zentralisiertes Visa-Management: Anstatt dass Mitarbeitende eigenständig nach dem richtigen Visum suchen, sollten Unternehmen ein Team oder ein Tool haben, das den passenden Visumtyp für jede Reise ermittelt.
• Compliance-Checks vor der Reise: Vor der Genehmigung einer Geschäftsreise sollte sichergestellt werden, dass der Mitarbeitende das passende Visum besitzt.
• Technologie für automatisierte Compliance nutzen: Plattformen wie WorkFlex bieten automatisierte Lösungen, die das richtige Visum für jede Reise ermitteln und sogar die Haftung für die Compliance übernehmen.
• Visa-Vorschriften regelmäßig überwachen: HR-Teams müssen ständig die Änderungen der Visa-Vorschriften im Blick behalten, um Last-Minute-Komplikationen zu vermeiden.
• Administrative Belastung für Mitarbeiter reduzieren: Durch die Optimierung des Visa-Antragsprozesses können sich Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, ohne sich mit dem Papierkram herumschlagen zu müssen.

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• Zeit sparen und administrative Belastung verringern: Automatisierte Compliance-Prozesse entlasten wertvolle HR-Ressourcen.
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