Wenn die Behörden anklopfen: Eine WorkFlex-Fallstudie zum Compliance-Management

Hintergrund‍

Anfang September 2024 wurde ein Kunde von WorkFlex während einer grenzüberschreitenden Geschäftsreise einer Arbeitsinspektion unterzogen. Der Fall betraf einen Mitarbeiter, der ins Büro seines Kunden in die Schweiz reiste, als die Schweizer Arbeitsbehörden eine routinemäßige Arbeitsplatzinspektion durchführten. Dieser Vorfall stellte einen wichtigen Meilenstein dar und zeigte die Effektivität von WorkFlex' Compliance-Management-System sowie den proaktiven Ansatz im grenzüberschreitenden Workforce-Management, insbesondere im Bereich der Compliance bei Geschäftsreisen.

‍

Die Situation‍

Während der Inspektion stellten die Arbeitsbehörden fest, dass ein Mitarbeiter nicht physisch an dem überprüften Standort in den Räumlichkeiten des Kunden anwesend war. Die Schweizer Behörden, bekannt für unangekündigte und zufällige Compliance-Checks, forderten daraufhin in einem offiziellen Schreiben die Verifizierung relevanter Dokumente.

‍

Compliance-Risiken und Herausforderungen

‍Der Fall erforderte eine gründliche Prüfung und Verifizierung wesentlicher Compliance-Bereiche gemäß den Schweizer Vorschriften, wie der Entsenderichtlinie (PWD) sowie der Überprüfung der Arbeitsbedingungen, einschließlich Arbeitszeiten und Gehaltsdokumentation.

In solchen Fällen kann Nichteinhaltung der Vorschriften zu Konsequenzen führen, die je nach Unternehmenshintergrund von geringfügigen Auswirkungen bis hin zu schwerwiegenden Sanktionen reichen, wie etwa:

• Geldstrafen von bis zu CHF 30.000
• Risiko von Geschäftsbeschränkungen in der Schweiz, einschließlich möglicher landesweiter Verbote bei schwerwiegenden Verstößen.

‍

WorkFlex' Reaktion und Maßnahmen

Nach der Benachrichtigung ergriff WorkFlex schnell eine umfassende Reaktionsstrategie. Unser Team nahm sofort den direkten Kontakt mit den Schweizer Behörden auf. Wir führten eine gründliche Überprüfung aller Kundendokumente durch und standardisierten die Dokumentenformate, um den strengen Anforderungen der Behörden gerecht zu werden. Im Rahmen dieses Prozesses überprüften wir die speziell auf die Schweiz bezogenen Gehaltsberechnungen des Kunden, um sicherzustellen, dass alle Einreichungen den lokalen Vorschriften entsprachen. Nachdem wir die erforderlichen Dokumente eingereicht hatten, hielten wir den proaktiven Kontakt aufrecht und folgten den Behörden nach, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.

Nach unserer gründlichen Vorbereitung und der Einreichung der Dokumentation schlossen die Schweizer Behörden ihre Inspektion innerhalb weniger Wochen ab.

Sie bestätigten, dass alle Dokumente in Ordnung waren, was zu einer erfolgreichen Lösung ohne Strafen oder Verwarnungen für unseren Kunden führte. Dieses Ergebnis unterstrich die Wirksamkeit unseres systematischen Ansatzes im Compliance-Management und der Zusammenarbeit mit den Behörden.

‍

Wichtige Erkenntnisse und Auswirkungen

Dieser Fall verdeutlicht eindrucksvoll, warum Compliance bei Geschäftsreisen in der heutigen globalen Regulierungslandschaft nicht vernachlässigt werden darf. Obwohl diese Inspektion in der Schweiz stattfand, zeigt sie eine größere Realität: Behörden weltweit werden zunehmend auf die Einhaltung von Vorschriften im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Geschäftsreisen achten. Arbeitsinspektionen, die häufig zufällig und ohne Vorankündigung durchgeführt werden, nehmen zu, da Länder ihre Durchsetzung von Arbeits-, Steuer- und Einwanderungsbestimmungen verstärken.

Die Bearbeitung dieser Schweizer Inspektion durch WorkFlex demonstrierte unser tiefes Fachwissen und unseren professionellen Ansatz im Compliance-Management, der auf mehrere Länder und regulatorische Rahmenwerke ausgeweitet werden kann. Unsere Fähigkeit, die Kommunikation mit den Behörden schnell zu übernehmen, alle erforderlichen Dokumente vorzulegen und die Inspektion erfolgreich ohne Strafen zu lösen, bestätigte die Effektivität unseres umfassenden Compliance-Management-Ansatzes.

Angesichts der steigenden globalen Mobilität und der zunehmenden regulatorischen Überprüfungen weltweit bietet unsere nachgewiesene Fähigkeit, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, den Unternehmen, die internationale Geschäftsreisen organisieren, wichtige Sicherheit und Vertrauen.