Workations und Betriebsstättenrisiko: Leitfaden für Unternehmen zu internationalen Aufenthalten innerhalb Europas

Auch wenn eine Workation innerhalb der EU weniger betriebsstättenrechtliche und steuerliche Risiken birgt als eine Tätigkeit in Drittländern, bedeutet dies nicht, dass sie risikofrei ist. Unter bestimmten Umständen kann es zur Begründung einer Betriebsstätte kommen, was Arbeitgeber mit zusätzlichen Anforderungen und einer potenziellen Steuerpflicht im Zielland belastet. Diese Form des grenzüberschreitenden Arbeitens kann somit erhebliche Belastungen im Steuerrecht und bei der Einhaltung nationaler Vorschriften mit sich bringen. In der Praxis haben sich solche Aufenthalte daher als Herausforderung für Unternehmen erwiesen. Aber warum genau entsteht hier ein Betriebsstättenrisiko?

Betriebsstättenrisiko (PE)

Vorsicht! Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten im Auftrag des Unternehmens ausführt, könnte schnell eine Betriebsstätte (unselbstständige Niederlassung) angenommen werden. Einige EU-Länder verfolgen einen strengen Ansatz in Bezug auf die Begründung einer Betriebsstätte. Je nach Standort, an dem der Mitarbeiter tätig ist, könnte sogar eine feste Betriebsstätte entstehen.

Kein Protokoll und Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland

Ein fehlendes Protokoll und eine unzureichende Bestätigung der Mitarbeitenden bezüglich der Richtlinie für das Arbeiten aus dem Ausland erhöhen das arbeitsrechtliche Risiko, falls während der Workation etwas schiefgeht. Kombiniert mit einer fehlenden Reiseversicherung seitens des Arbeitgebers zeigt sich, dass die Sicherheit nicht so hoch ist, wie man erwarten würde.

Kein Management

Ein effektives Management einer 30-Tage-Workation erfordert Zeit und Planung. Selbst eine Reise innerhalb der EU sollte nicht ohne ordnungsgemäße Anweisungen für den Arbeitnehmer und ohne A1-Zertifikat (oder eine WorkFlex-Erklärung zur Sozialversicherung für Länder, in denen der Erhalt eines A1-Zertifikats länger dauert) durchgeführt werden. Diese Punkte werden manchmal vergessen, sind jedoch unerlässlich.

Kumulierte Präsenz

Aufgepasst! Nicht jedes EU-Land folgt der gleichen Logik bei der Festlegung der steuerlichen Pflichten in Bezug auf die physische Präsenz. Daher kann es in bestimmten Ländern, wie beispielsweise der Tschechischen Republik, komplizierter sein als erwartet, die Vorschriften einzuhalten. Es ist wichtig, sich regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen, da sich lokale Vorschriften häufig ändern.

HR-Risiko

Das Fehlen einer Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland wirkt sich negativ auf die Attraktivität für Mitarbeitende aus. Einige Mitarbeitende könnten sich fragen, warum sie nicht mehr Tage im Ausland verbringen können, wenn sie EU-Bürger sind und diesen Vorteil nutzen möchten.

Auswirkungen von Familienbesuchen

Der Besuch von Familienangehörigen ist einer der Hauptgründe für eine Workation, bringt jedoch zwei Herausforderungen mit sich. Erstens können diese Reisen dazu führen, dass der Mittelpunkt der Lebensinteressen in das andere Land verlagert wird, was steuerliche Auswirkungen haben kann. Zweitens könnte eine Erlaubnis für Workations nur in EU-Ländern dazu führen, dass sich Nicht-EU-Bürger fragen, warum sie ihre Familien nicht besuchen können. Letztendlich kann eine solche Unternehmensrichtlinie das Ansehen des Unternehmens und die Mitarbeiterbindung verringern.

IIhre Mitarbeitenden schätzen die Freiheit, aus dem Ausland zu arbeiten! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Einführung eines Workation-Management-Prozesses, auch wenn Ihre aktuelle Unternehmensrichtlinie Workations innerhalb der EU für weniger als 30 Tage zulässt. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem WorkFlex-Experten und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu reduzieren.

Remote-Arbeit im Ausland – Was sollten Unternehmen wissen?

Arbeitnehmer, die mobil arbeiten möchten, also die Arbeit vorübergehend aus dem Ausland verrichten, können von den Vorteilen dieser Arbeitsform profitieren, aber auch rechtliche Risiken auslösen. Die Einführung eines klaren Systems für das Arbeiten im Ausland sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden wissen, welche Regelungen gelten, ab wann ein Aufenthalt im Ausland steuerliche Folgen hat und welche Schritte zur Absicherung notwendig sind.

Checkliste für Unternehmen

Um sicherzustellen, dass die Arbeit im Ausland reibungslos verläuft und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, können Unternehmen eine Checkliste für Workations entwickeln. Diese sollte folgende Punkte umfassen:

• Klärung der steuerlichen Steuerpflicht im Ausland.
• Regelungen zur Betriebsstättenbegründung und deren Vermeidung.
• Sicherstellung einer A1-Bescheinigung oder einer entsprechenden Nachweisregelung.
• Anpassung des Arbeitsvertrags, um die rechtlichen Rahmenbedingungen zu aktualisieren.
• Einholung von rechtlichen und steuerlichen Beratungen, insbesondere bei längeren Aufenthalten im Ausland.

Die Rolle des Unternehmers

Für Unternehmer ist es wichtig, Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Probleme zu verhindern. Eine unverbindliche erste Beratung und die Erstellung eines detaillierten Workation-Systems helfen dabei, die Arbeit im Ausland sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden attraktiv und risikofrei zu gestalten.

Fazit

Mitarbeitende schätzen die Freiheit, aus dem Ausland zu arbeiten! Um Compliance-Risiken zu vermeiden, empfehlen wir dringend die Einführung eines Workation-Management-Prozesses, auch wenn Ihre aktuelle Unternehmensrichtlinie Workations innerhalb der EU für weniger als 30 Tage zulässt. Unternehmen sollten nicht nur die Risiken für den Steuerpflichtig und die Betriebsstättenbegründung im Auge behalten, sondern auch die rechtlichen Anforderungen regelmäßig überprüfen und anpassen. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem WorkFlex-Experten und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, diesen Prozess zu optimieren und potenzielle Risiken zu reduzieren.