Jenseits der Grenzen: Wie Flix's 90+ Nationalitäten aus 80+ Ländern rechtskonform arbeiten

Über Flix
Für Flix, eines der führenden Unternehmen im Mobilitätssektor, ist das Konzept des "ortsunabhängigen Arbeitens" mehr als nur eine Unternehmensrichtlinie; es ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensidentität. Schließlich wäre es auch sehr widersprüchlich, wenn ein Unternehmen, das mit seinen FlixBussen und FlixTrains Menschen weltweit miteinander verbindet, seine eigenen Mitarbeitenden auf einen festen Standort beschränken würde.

Das Unternehmen hat den Mentalitätswechsel in der post-pandemischen Arbeitswelt frühzeitig erkannt und das Programm "work from manywhere" eingeführt. Seit dem 1. Juli 2022 haben Flix Mitarbeitende die Möglichkeit, von fast jedem Ort der Welt aus zu arbeiten - sei es im Garten ihrer Oma oder an einem Sandstrand.

🔥 Herausforderung

Am Ende der Pandemie befragte Flix seine Mitarbeitenden, ob sie gerne von überall aus arbeiten würden. Diese erste Umfrage ergab eine sehr hohe Nachfrage. In Anbetracht der Veränderungen, die die Pandemie in unserer Arbeitsweise mit sich brachte, und der Vielfalt in ihrem Team sah Flix eine große Chance, dieses Programm einzuführen.
Dies brachte jedoch neue Herausforderungen für Flix mit sich:

- Anpassung an die sich rasch ändernden Bedürfnisse der Arbeitnehmenden: Die rasche Ausbreitung von mobiler Arbeit im Ausland während der Pandemie hat bei den Mitarbeitenden ein Verlangen nach mehr Flexibilität geweckt. Dieser Mentalitätswandel - von überall aus arbeiten zu können - führte dazu, dass Flix versuchen musste, komplexe Compliance-Anforderungen, die sich noch nicht an die neue Arbeitsumgebung angepasst haben, mit dem zunehmenden Wunsch der Mitarbeitenden, von überall aus zu arbeiten, in Einklang zu bringen. Flix wusste, dass sie eine externe Lösung brauchten, um sicherzustellen, dass sie zu 100 % rechtskonform handeln.

Ein Verbot von mobiler Arbeit lag nicht im Interesse von Flix, da die internationale Belegschaft auch das Recht auf ein internationales Homeoffice einforderte und dies sowieso- auch ohne Genehmigung - getan hätte.

- Einhaltung von sich ständig ändernder Vorschriften und Gesetze: Die  verschiedenen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbescheide war eine große Herausforderung für Flix. Obwohl die Firma über viel internes Fachwissen verfügte, wie z. B. eine Rechtsabteilung, eine Steuerabteilung und eine Personalabteilung, war dies ein neues Thema, für das niemand bereits Fachwissen erworben hatte.

- Komplexe internationale Belegschaft: Da die Mitarbeitenden aus über 90 verschiedenen Ländern stammen, wurden die rechtlichen Feinheiten der Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Visabestimmungen noch komplexer. Diese Vielfalt, insbesondere in Bezug auf Nicht-EU-Staatsangehörige, machte deutlich, dass Flix einen externen Compliance-Partner benötigte.

💡 Lösung
WorkFlex bot die erforderliche Lösung für diese Herausforderungen:

- Individuelle Risikobewertung: Das Tool von WorkFlex entsprach genau dem, was Flix brauchte, und schaffte ein Gleichgewicht zwischen Benefit und Compliance. WorkFlex' Compliance-Logik und der automatisierte Ansatz prüfen jede Work-from-anywhere-Anfrage einzeln und stellen sicher, dass Flix die Compliance-Vorschriften einhält, egal wo ein Mitarbeiter arbeiten möchte oder in welchem Land er auf der Gehaltsliste steht. Diese sorgfältige Prüfung ist entscheidend, da Flix Mitarbeitende aus vielen Ländern beschäftigt, für die jeweils eigene Regeln gelten.

- Benutzerfreundliche Plattform: Die WorkFlex Plattform vereinfacht den Prozess für Flix. Sie konsolidiert alle Anträge auf ortsunabhängige Arbeit, bereitet die erforderlichen Dokumente vor und sorgt unter anderem dafür, dass die Mitarbeitenden auch im Ausland ausreichend versichert sind.

- Aktuelles Compliance Fachwissen: Dank des Rechtsteams von WorkFlex muss Flix nicht ständig Änderungen der Rechtsvorschriften überwachen.

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📈 Ergebnisse

Flix hat seine "Working from Manywhere " Unternehmensrichtlinie entwickelt, welche besagt, dass Flix Mitarbeitende von überall aus arbeiten können. Bis zu 60 Tage in Ländern dürfen sie dies in Ländern mit geringem und mittlerem Risiko und fünf Tage in Ländern mit hohem Risiko.

Der Erfolg der Implementierung von WorkFlex bei Flix wurde ersichtlich an:

- Modernes Employer Branding: Durch das Angebot von Homeoffice im Ausland hat Flix sein Image als zukunftsorientierter Arbeitgeber gestärkt, der den modernen Bedürfnissen seiner Mitarbeitenden gerecht wird.

- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Das positive Feedback der Mitarbeitenden war ein Beweis für den Erfolg der Initiative. Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, sei es in der Heimatstadt oder am Strand, verbesserte die Work-Life-Balance erheblich und stärkte den Ruf von Flix als mitarbeiterorientiertes Unternehmen, das Wert auf Flexibilität legt.

- Leichtere Rekrutierung durch Wettbewerbsvorteile: Der Vorteil des ortsunabhängigen Arbeitens wurde zu einem bedeutenden Pluspunkt für potenzielle Mitarbeiter, der neue Bewerber anspricht. Insbesondere die Generation Z und internationale Talente zeigen während des Einstellungsprozesses großes Interesse an dem Arbeitsmodell.

- Verringerung des manuellen Aufwands: Dank WorkFlex können Mitarbeitende selbstständig von überall aus Workationanträge stellen. Die Personalabteilung wird nur noch für die endgültige Genehmigung benötigt, was ihren Aufwand auf weniger als 5 Minuten pro Antrag reduziert. Es wird keine Zeit benötigt, um die Einhaltung der Vorschriften selbst zu überprüfen oder ganze Rahmenwerke für Nicht-EU-Bürger zu erstellen.

- Einsparungen bei Kosten und Verwaltungsaufwand: Durch die Partnerschaft mit WorkFlex entfiel die Notwendigkeit umfangreicher Recherchen und Beratungen mit Steueranwälten, was indirekt zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Darüber hinaus verringerte sich durch die gestrafften Prozesse der Verwaltungsaufwand, sodass Flix seine Ressourcen für andere wichtige Projekte einsetzen konnte, anstatt sich um die sich ständig ändernden Compliance-Vorschriften für seine internationale Belegschaft kümmern zu müssen.

Zusammenfassung: Arbeiten von überall bei Flix mit WorkFlex
Insgesamt haben die Mitarbeiter von Flix seit dem Start von Work from Anywhere Unternehmensrichtlinie zeitweise aus über 80 verschiedenen Ländern rund um den Globus gearbeitet, wie die Karte zeigt. Allein in diesem Jahr arbeiteten die Flix-Mitarbeiter 1452 Tage lang aus 59 verschiedenen Ländern.

Die meisten Reisen wurden von indischen Arbeitnehmern beantragt (13,40 %), dicht gefolgt von Deutschen Staatsbürgern (8,87 %). Danach folgen brasilianische, US-amerikanische und ägyptische Beschäftigte mit den meisten Anträgen.

Die durchschnittliche Anzahl der Workationtage pro Jahr und Arbeitnehmer betrug 20-25 Tage. Damit liegt er immer noch unter dem von in der Flix' Unternehmensrichtlinie angegebenen Schwellenwert von 60 Tagen.

Die Entscheidung von Flix für dieses Modell beruht im Wesentlichen auf einem starken Mitarbeiterengagement. Das Unternehmen möchte ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und verstanden fühlen und stolz darauf sind, ein Teil des Unternehmens zu sein.

Flix glaubt fest an die Zukunft von mobilem Arbeiten im Ausland. Im Moment aber erlebt Flix immer noch einen großen Wettbewerbsvorteil, da der Benefit noch heraussticht.

Die Partnerschaft mit WorkFlex hat Flix in die Lage versetzt, diese Flexibilität auch auf Regionen wie Asien, Lateinamerika und Afrika auszudehnen und dabei die Einhaltung von Vorschriften strikt zu beachten.

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