Die Compliance Unterschiede zwischen Geschäftsreisen und Workations

Die beiden aktuellen Lösungen von WorkFlex decken zwei Arten von temporärer Arbeit im Ausland ab: mobiles Arbeiten und Dienstreisen.

Die neue Arbeitswelt hat diese beiden unterschiedlichen, aber miteinander verknüpften Konzepte in den Vordergrund gerückt. Geschäftsreisen sind schon lange ein Eckpfeiler des beruflichen Lebens. Dabei handelt es sich um Personen, die aus geschäftlichen Gründen an verschiedene Orte reisen, um beispielsweise Meetings, Konferenzen und Kundenbesuche durchzuführen.

Andererseits sind Workations zu einem vielgefragten Vorteil unter den Mitarbeitern geworden und rangieren in aktuellen Umfragen direkt hinter dem Gehalt auf dem zweiten Platz der wichtigsten Gründe, um dem Arbeitgeber treu zu bleiben.

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen diesen beiden mobilen Arbeitsformen im Ausland gibt, ist es dennoch ziemlich einfach, sie zu unterscheiden. Komplikationen treten hauptsächlich auf, wenn Arbeitgeber versuchen, wesentliche Compliance-Risiken für beide Konzepte zu messen und zu mindern.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede zwischen Geschäftsreisen und Workation aus der Sicht von HR und Arbeitgebern erkunden und beleuchten, worauf Arbeitgeber achten müssen und wie sie diese Praktiken effektiv regulieren können.

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Wie unterscheidet man zwischen Dienstreisen und Workations?

Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreisen und Workations ist überhaupt nicht schwierig, da es mehrere Unterscheidungsfaktoren gibt, wie z. B. den Grund der Reise, die Dauer des Aufenthalts, den Ort und die Umgebung, die Flexibilität des Arbeitszeitplans, die Kostenzuweisung, die Art formeller Geschäftstreffen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Man kann jedoch sagen, dass die wichtigsten ausschlaggebenden Faktoren Sponsoring und Ziel der Reise sind.

Die während Geschäftsreisen entstehenden Kosten werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, da sie direkt mit Arbeitsaktivitäten verbunden. Die Kosten während einer Workation werden in der Regel vom Mitarbeitenden getragen, da der Hauptzweck dieser Reise privater Natur ist, obwohl sie tatsächlich eine Mischung aus Arbeit und persönlichem Vergnügen beinhaltet.

Überschneidende und doch unterschiedliche Compliance-Risiken auf Geschäftsreisen und Workations

Die Definition und Bewertung von Compliance-Risikodimensionen für Geschäftsreisen und Workations durch Arbeitgeber und HR könnte überfordernd und sehr teuer sein. Vor allem, wenn für jede Risikodimension risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Die üblichen Risiken für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl für Geschäftsreisen als auch für Workations lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

1- Steuerliche Auswirkungen
2- Sozialversicherung
3- Arbeitsrecht und PWD
4- Arbeitsberechtigung
5- Datenschutz

Obwohl beiden Lösungen diese Risikodimensionen gemeinsam haben, unterscheiden sie sich in ihrer Bewertung erheblich.

Steuerliche Auswirkungen können beispielsweise bei Workations strenger sein und bei Geschäftsreisen nachsichtiger sein, da Geschäftsreisen in der Regel kürzere Reisen als Workations beinhalten. Kurzfristige Geschäftsreisen, wie die Teilnahme an Meetings oder Konferenzen, führen in der Regel nicht zu einer dauerhaften Einrichtung. Die meisten Steuerabkommen enthalten Bestimmungen, die bestimmte kurzfristige Aktivitäten von der Auslösung einer dauerhaften Einrichtung befreien. Dies gilt beispielsweise für Absatz 6 des Artikels 5 des OECD-Modellabkommens über die Vermeidung der Doppelbesteuerung, das als Grundlage für viele bilaterale Steuerabkommen dient. Dieser Absatz behandelt speziell Ausnahmen für bestimmte kurzfristige Aktivitäten.

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Im Gegensatz dazu können Arbeitsberechtigung, Arbeitsrecht und PWD für Geschäftsreisen strenger sein und für Workations nachsichtiger sein, da der Hauptzweck der Workation-Reise die Freizeit ist und die geschäftlichen Aktivitäten lediglich eine Nebenrolle spielen.

Dennoch müssen Arbeitgeber für jede Lösung gesondert weitere Aspekte berücksichtigen, wie die Fürsorgepflicht und das Kostenmanagement für Geschäftsreisen sowie das Leistungsmanagement für Workations.

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Geschäftsreisen: Eine strategische geschäftliche Unternehmung

1. Sorgfaltspflicht: Die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter während Geschäftsreisen stehen an erster Stelle. Arbeitgeber müssen umfassende Maßnahmen zur Fürsorgepflicht einführen, einschließlich Notfallhilfe und medizinischer Unterstützung. Auch eine Reisekrankenversicherung ist in diesem Fall notwendig, insbesondere wenn kein Sozialversicherungsabkommen zwischen dem Heimat- und dem Zielland besteht. Deshalb stellt Workflex jedem Geschäftsreiseantrag eine THI zur Verfügung, sobald der Compliance-Bericht abgeschlossen ist.

2. Ausgabenmanagement: Arbeitgeber sollten robuste Systeme zur Verwaltung und Erstattung von Reisekosten in Betracht ziehen. Dazu gehören klare Richtlinien, welche Ausgaben für die Erstattung berechtigt sind, und ein effizienter Prozess zur Einreichung und Genehmigung von Spesenberichten.

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Workation: Balance zwischen Flexibilität und Arbeit

Leistungsmanagement: Eines der Hauptanliegen der Arbeitgeber besteht darin, klare Erwartungen an Arbeitsleistungen während der Workation zu definieren, einschließlich Fristen und Kommunikationsprotokolle. Auch die Zeitverschiebung spielt bei der Definition von Kommunikationsprotokollen eine wichtige Rolle. Während HR dies in kleinen Unternehmen fallweise prüfen kann, ist dies in großen Unternehmen unmöglich zu regulieren. WorkFlex bietet die Lösung, indem es den Vorgesetzten die Möglichkeit gibt, verschiedene Situationen und Arbeitsanforderungen für ihre Teammitglieder zu bewerten, indem sie die Anträge der Mitarbeiter mit nur einem Mausklick in einem robusten, automatisierten und zeitsparenden Softwareprodukt genehmigen oder ablehnen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Geschäftsreisen und Workations zu finden. Vor allem ist es wichtig, ein robustes und effizientes System aufrechtzuerhalten, das den Mitarbeitenden ermöglicht, beides 100% compliant zu tun, und somit rechtliche und administrative Risiken vermieden werden.

Bei WorkFlex bewerten wir nicht nur Compliance-Risiken, sondern implementieren proaktiv Lösungen, um ein reibungsloses Erlebnis sowohl auf Geschäftsreisen als auch auf Arbeitstagen zu gewährleisten.

Unser Ansatz umfasst alles, von gründlichen Compliance-Risikobewertungen bis hin zum Abschluss einer Reisekrankenversicherung. Wir gehen noch einen Schritt weiter und integrieren wichtige risikomindernde Maßnahmen, darunter Transfer Impact Assessments (TIAs) für einen soliden Datenschutz, detaillierte Visaanweisungen für problemloses Reisen und Sozialversicherungsbescheinigungen zur Bewältigung wichtiger regulatorischer Anforderungen. Darüber hinaus tragen wir die finanzielle Verantwortung für den Fall, dass eine Workations oder eine Geschäftsreise schief gelaufen sind.  

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