Der Aufstieg von Bleisure: Die nahtlose Integration von Freizeit in Geschäftsreisen

In der dynamischen Welt des Geschäftsreisens zeichnet sich ein neuer Trend ab: „Bleisure“ – eine Verschmelzung von Business und Leisure (Freizeit). Dieses Konzept ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Geschäftsreisen um private Freizeitaktivitäten zu verlängern, was zu einem angenehmeren und erfüllenderen Reiseerlebnis führt. Mit der wachsenden Beliebtheit von Bleisure wird es immer wichtiger, die rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen und dieses Konzept nahtlos in die Unternehmensrichtlinien zu integrieren.

Unter Einbeziehung der Expertise von globalen Mobilitätsexperten – Dorothee Schweigart, Director of Compliance and Research Center bei Workflex, und Daniel Bartoli, Head of Business Travel bei Freenow, einer führenden Mobilitäts-App in Europa – erläutert dieser Artikel, was Bleisure bedeutet, bietet eine präzise Definition, stellt praxisnahe Beispiele vor und erörtert, wie Bleisure erfolgreich in Reiserichtlinien eingebunden werden kann.

Dieser Artikel vermittelt ein umfassendes Verständnis von Bleisure und bietet wertvolle Einblicke in die Entwicklung von Richtlinien, die diesen modernen Ansatz für Geschäftsreisen unterstützen. Bleisure bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Reiseerlebnis ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien sinnvoll zu erweitern.

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Was ist Bleisure? Defining the Blend of Business and Leisure Travel

Der Begriff "Bleisure" vereint die Worte "Business" und "Leisure" und beschreibt die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten. Bleisure kann zum Beispiel bedeuten, eine Geschäftsreise zu verlängern, um persönliche Freizeit zu genießen, oft als "Workation" bezeichnet, bei der sowohl berufliche Verpflichtungen als auch Erholungs- oder Entdeckungsphasen integriert werden.

Obwohl das Konzept einfach erscheint, kann die Umsetzung und Definition von Bleisure je nach Unternehmen stark variieren.

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Die zunehmende Bedeutung von Bleisure-Reisen

Die COVID-19-Pandemie hat den Aufstieg von Bleisure erheblich beschleunigt. Durch die Einschränkungen regulärer Reisen begannen Mitarbeitende, flexible Reisemöglichkeiten mehr zu schätzen als je zuvor.

Warum gewinnt Bleisure an Beliebtheit? Ein typisches Szenario könnte wie folgt aussehen: Ein Geschäftsworkshop ist mitten in der Woche in Barcelona angesetzt. Mitarbeitende, die aus Hamburg anreisen, können ihren Aufenthalt mit minimalem zusätzlichen Urlaubsaufwand bis zum Wochenende verlängern. So verbinden sie ihre beruflichen Verpflichtungen mit Freizeit und bereichern ihr Reiseerlebnis.

Diese Kombination von Freizeit und Geschäftsreisen spricht nicht nur den Entdeckungsdrang moderner Fachkräfte an, sondern bietet auch erhebliche Vorteile für Unternehmen. Arbeitgeber, die Bleisure unterstützen, zeigen ihr Engagement für das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden, was zu höherer Mitarbeiterbindung, einer stärkeren Arbeitgebermarke und einer motivierteren Belegschaft führen kann.

Aktuelle Studien, darunter eine der Global Business Travel Association (GBTA) und Forschungen bei Freenow, zeigen einen deutlichen Anstieg des Interesses an und der Umsetzung von Bleisure-Richtlinien. Beeindruckende 82 % der Travel Manager berichten von einem wachsenden Interesse an Bleisure, während Geschäftsreisende verstärkt den Wunsch nach Richtlinien äußern, die die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten ermöglichen.

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Unterscheidung zwischen Bleisure und traditionellen Geschäftsreisen

Das Verständnis der Unterschiede zwischen traditionellen Geschäftsreisen und Bleisure ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber entscheidend, die sich an die neuen Reisegewohnheiten anpassen möchten.

Traditionelle Geschäftsreisen sind klar definiert: Der Arbeitgeber organisiert die Reiseroute, die in der Regel Meetings, Unterkünfte, Transport und Verpflegungspauschalen umfasst. Diese Reisen sind eng getaktet, mit wenig bis gar keiner Freizeit für persönliche Aktivitäten, und alles – von der Hotelbuchung bis zur Reiseklasse – wird durch strenge Unternehmensrichtlinien geregelt.

Wie unterscheidet sich Bleisure von Geschäftsreisen?

Im Gegensatz dazu bietet Bleisure einen flexibleren Ansatz, bei dem der straff organisierte Zeitplan für geschäftliche Verpflichtungen durch persönliche Freizeitaktivitäten erweitert werden kann. Diese Autonomie verändert die Dynamik der Reise erheblich. Während bei einer Geschäftsreise Unterkünfte und Aktivitäten meist vorgegeben sind, haben Mitarbeitende während einer Bleisure-Reise die Freiheit, selbst zu entscheiden, wo sie übernachten und wie sie ihre Freizeit gestalten möchten – sei es in einem Hotel, einem Airbnb oder sogar in einem Coworking Space. Diese Flexibilität hat Auswirkungen auf Compliance-Risiken und andere Aspekte der Reise, die im weiteren Verlauf des Artikels näher untersucht werden.

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Herausforderungen und Chancen von Bleisure angehen

Trotz seiner wachsenden Beliebtheit ist die Einführung von Bleisure mit einigen Herausforderungen verbunden. Unternehmen müssen sich mit den komplexen steuerlichen Auswirkungen, Fragen der sozialen Sicherheit und der Einhaltung lokaler Gesetze auseinandersetzen – Faktoren, die die Verlängerung von Geschäftsreisen komplizieren können. Darüber hinaus müssen Unternehmen eine Unternehmenskultur fördern, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, Bleisure in Anspruch zu nehmen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Dies erfordert einen offenen Dialog und klare Richtlinien.

Im weiteren Verlauf werden wir untersuchen, wie Unternehmen Bleisure effektiv in ihre Reiserichtlinien integrieren können, um sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden eine Win-Win-Situation zu schaffen.

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Wichtige Aspekte bei der Erstellung von Bleisure-Richtlinien

Die Entwicklung effektiver Bleisure-Richtlinien erfordert eine klare Festlegung der Rahmenbedingungen für erlaubte Aktivitäten und der Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden während des Freizeitteils der Reise. Dazu gehört möglicherweise die Festlegung von Richtlinien für erstattungsfähige Kosten, den Prozess zur Verlängerung des Aufenthalts sowie die Erwartungen an Remote-Arbeit während der Freizeit.

Rechtliche und steuerliche Überlegungen

• Visa und Arbeitserlaubnis: Mitarbeitende müssen sicherstellen, dass ihr Aufenthalt gemäß den Visabestimmungen des Gastlandes legal ist. Innerhalb der Europäischen Union ist die Freizügigkeit zwar in der Regel unkompliziert, jedoch können je nach Art des Aufenthalts und der durchgeführten Aktivitäten spezifische Anforderungen bestehen.
• Steuerpflicht: Ob eine Steuerpflicht im Gastland entsteht, hängt von der Art der während der Bleisure-Tage ausgeführten Tätigkeiten ab. In der Regel führen kurze Aufenthalte nicht zu steuerlichen Verpflichtungen, aber dies kann sich ändern, insbesondere wenn umfangreiche geschäftliche Aktivitäten durchgeführt werden.
• Sozialversicherung: Für Reisende innerhalb Europas ist ein A1-Zertifikat erforderlich, um zu bestätigen, dass während des vorübergehenden Auslandsaufenthalts weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes gilt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Bescheinigungen für die gesamte Dauer der Reise vorliegen, einschließlich der Geschäfts- und Freizeittage.
• Krankenversicherung: Während der geschäftliche Teil der Reise in der Regel durch die Unternehmensreiseversicherung abgedeckt ist, kann für die Freizeittage eine zusätzliche Krankenversicherung erforderlich sein. Unternehmen empfehlen häufig die Nutzung der Europäischen Krankenversicherungskarte (EHIC) oder die Organisation eines erweiterten Versicherungsschutzes, um sicherzustellen, dass medizinische Bedürfnisse während der gesamten Reise abgedeckt sind.
• Beschäftigungspraktiken: Mitarbeitende sollten vermeiden, während ihrer Freizeit signifikante vertragliche Aktivitäten durchzuführen, die neue rechtliche Verpflichtungen oder Geschäftsrisiken für das Unternehmen mit sich bringen könnten.

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Weitere Überlegungen

• ‍Datensicherheit: In Zeiten zunehmender Datenschutzbedenken ist die Gewährleistung sicherer Verbindungen während Workations von größter Bedeutung. Mitarbeitende sollten vorsichtig sein, wenn sie ungesicherte öffentliche WLAN-Netzwerke nutzen, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten. Unternehmen sollten klare Richtlinien bereitstellen und gegebenenfalls technische Lösungen anbieten, um sicherzustellen, dass hohe Sicherheitsstandards auch beim Remote-Arbeiten eingehalten werden.

• Finanzielle Verantwortlichkeiten: Während des Freizeitteils einer Bleisure-Reise ändern sich die finanziellen Zuständigkeiten. Der Arbeitgeber trägt die Kosten für geschäftsbezogene Ausgaben wie Flüge, Unterkünfte und Tagespauschalen für die offizielle Dauer der Reise. Alle zusätzlichen Tage, die für Freizeitaktivitäten genutzt werden, einschließlich verlängerter Aufenthalte oder privater Unternehmungen, müssen von den Mitarbeitenden selbst finanziert werden. Diese klare Trennung hilft, Missverständnisse bezüglich der Kostenübernahme zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen, um Bleisure effektiv in ihre Reiserichtlinien zu integrieren, die damit verbundenen logistischen und Compliance-Herausforderungen umfassend angehen müssen. Dies beinhaltet die Aktualisierung der Reiserichtlinien, um die duale Natur von Bleisure-Reisen zu berücksichtigen, die Schulung der Mitarbeitenden in den neuen Vorgaben und die klare Kommunikation aller rechtlichen, steuerlichen und versicherungstechnischen Anforderungen.

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Richtlinien für Bleisure-Reisen: So gestalten Sie eine erfolgreiche Unternehmenspolicy

Da immer mehr Mitarbeitende danach streben, Geschäftsreisen mit Freizeit zu kombinieren, ist es für Organisationen unerlässlich, ihre Reiserichtlinien entsprechend anzupassen. Dabei geht es nicht nur darum, Flexibilität zu ermöglichen, sondern dies auch verantwortungsvoll und nachhaltig zu tun. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie gut vorbereitet sind:

1. Klare Richtlinien festlegen

Der erste Schritt zur Einhaltung von Bleisure-Compliance besteht darin, klare und umfassende Richtlinien festzulegen, die definieren, was zulässig ist. Dazu gehört:

• Wer kann teilnehmen: Nicht alle Rollen eignen sich für Remote-Arbeit, und nicht jede Reise kann für Freizeitaktivitäten verlängert werden. Setzen Sie klare Erwartungen und Richtlinien fest, welche Jobrollen für dieses Angebot infrage kommen.
• Erlaubte Aktivitäten: Es ist entscheidend, festzulegen, was Mitarbeitende während des Bleisure-Teils ihrer Reise tun dürfen, ob sie remote arbeiten dürfen oder ob sie offiziell im Urlaub sein sollten.
• Dauer und Ort: Die Länge der Geschäftsreise sollte die erlaubte Dauer für Bleisure-Verlängerungen beeinflussen. Unternehmen müssen auch die Zielorte berücksichtigen, die für solche Arrangements geeignet sind.

2. Risiken kommunizieren und managen

Die Kommunikation der Risiken und der Maßnahmen zu deren Minderung ist entscheidend. Mitarbeitende sollten über die potenziellen rechtlichen und sicherheitsrelevanten Risiken informiert werden, die mit der Verlängerung ihrer Geschäftsreisen verbunden sind. Dies umfasst das Verständnis der Auswirkungen lokaler Gesetze, steuerlicher Verpflichtungen sowie Gesundheits- und Sicherheitsstandards.

Arbeitgeber sollten auch auf potenzielle Notfälle vorbereitet sein:

• Verletzung oder Krankheit: Welche Unterstützungssysteme sind vorhanden, wenn ein Mitarbeitender während des Bleisure-Teils seiner Reise verletzt wird oder erkrankt?
• Reiseverzögerungen oder Krisen: Wie sollten Mitarbeitende unerwartete Reiseverzögerungen oder politische Krisen an ihrem Bleisure-Zielort handhaben?

3. Szenarienplanung

Die Einbeziehung von Szenarienplanung in die Reiserichtlinien kann Unternehmen dabei helfen, mögliche Komplikationen vorherzusehen und zu bewältigen. Durch die Berücksichtigung verschiedener Situationen, von einfachen Verlängerungen bis hin zu komplexen rechtlichen Problemen, können Unternehmen robuste Richtlinien entwickeln, die sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden schützen.

4. Dokumentation und Compliance

Die lückenlose Dokumentation aller Bleisure-Aktivitäten ist der Schlüssel zur Einhaltung der Compliance. Dazu gehört die Aufzeichnung der Kommunikation über die Verlängerung, Details zu den geschäftlichen und freizeitlichen Aktivitäten sowie eventuelle Genehmigungen durch das Management. Eine solche Dokumentation unterstützt nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern hilft auch bei der Lösung von Streitigkeiten oder Missverständnissen, die auftreten könnten.

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Implementierung der Richtlinie mit effektiven Tools

Um diese Richtlinien effektiv umzusetzen, sollten Organisationen Tools in Betracht ziehen, die dabei helfen, Bleisure-Aktivitäten zu verfolgen und zu verwalten. Solche Tools stellen sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende sich an die vereinbarten Bedingungen halten und helfen dabei, alle Aspekte der Reise für Compliance- und Prüfungszwecke zu dokumentieren.

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Compliance-Management-Tool

WorkFlex begegnet den administrativen und Compliance-Herausforderungen von Bleisure-Reisen durch eine integrierte, optimierte Lösung für das Management der gesamten Reisedauer. Zu den wichtigsten Funktionen von WorkFlex gehören:

• Umfassende Reisedokumentation: WorkFlex behandelt jede Reise als ein vollständiges Ganzes und sorgt dafür, dass alle Aspekte, von den geschäftlichen Aktivitäten bis hin zu Freizeitverlängerungen, umfassend dokumentiert werden. Dieser ganzheitliche Ansatz erleichtert das Management und die Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch regulatorischer Anforderungen.
• Effizientes Management von Compliance-Dokumenten: WorkFlex unterstützt bei der Beantragung und Verwaltung notwendiger Dokumente wie dem A1-Zertifikat oder der Entsendebescheinigung für die gesamte Reise. Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende für die gesamte Dauer ihrer Reise, unabhängig davon, ob sie arbeiten oder im Urlaub sind, sozialversichert sind.
• Dashboard für Dokumentation und Anträge: Die Plattform bietet ein benutzerfreundliches Dashboard, mit dem Arbeitgeber alle relevanten Reisedokumente effizient beantragen, verwalten und präsentieren können. Dies ist besonders nützlich bei Anfragen von Steuer- und Sozialversicherungsbehörden.
• Flexibilität in der Reiseplanung: Die Tools von WorkFlex ermöglichen auch Flexibilität bei der Rückreiseplanung. Wenn der geschäftliche Aspekt der Reise überwiegt, kann die Rückreise dank klarer Dokumentation und Richtlinieneinhaltung angepasst werden, ohne die steuerlichen Implikationen zu verkomplizieren.

Mobilitätsmanagement-Tool

FreeNow vereinfacht Bleisure-Reisen, indem es private und geschäftliche Mobilitätsbedürfnisse in einer benutzerfreundlichen App vereint:

• Umfassende Mobilitätsoptionen: FreeNow bietet eine breite Palette an Transportmöglichkeiten, darunter Taxis, Roller, E-Bikes, Mopeds und öffentliche Verkehrsmittel in neun Ländern und 170 Städten. Diese umfassende Abdeckung stellt sicher, dass Geschäftsreisende leicht geeignete Transportmittel finden und ihr Reiseerlebnis verbessern können.
• Flexible Reisepolitiken: Unternehmen können ihre Reisepolitiken in der FreeNow-App konfigurieren, um spezifische Verweise wie Projektattribute und Kostenstellen einzuschließen. Besonders für Bleisure-Reisen ermöglicht die App, Einschränkungen wie Zeitblöcke festzulegen oder bestimmte Fahrzeugflotten basierend auf Risikoanalysen zu deaktivieren.
• Anreize für Reisende: FreeNow bietet auch Anreize wie Cashback auf Taxifahrten und die Möglichkeit, Meilen durch Partnerschaften wie Miles & More zu sammeln. Diese Prämien können für private Reisen genutzt werden und bereichern das Bleisure-Erlebnis.
• Komfort einer einzigen App: Mit FreeNow ist es nicht notwendig, mehrere Apps zu verwalten oder separate Profile für unterschiedliche Reisebedürfnisse einzurichten. Alles, von der Buchung einer Geschäftsreise bis hin zur Erkundung einer Stadt während einer Freizeitverlängerung, kann in derselben App organisiert werden, was Komfort und Effizienz steigert.

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Mitarbeitende durch Bleisure stärken

Durch die Kombination von Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten verbessern Unternehmen nicht nur das Reiseerlebnis, sondern stärken auch ihre Mitarbeitenden, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Zeit und ihr Arbeitsumfeld selbst zu gestalten. Diese Flexibilität ist besonders attraktiv für die moderne Belegschaft, in der Work-Life-Balance und persönliches Wohlbefinden zunehmend Priorität haben.

Allerdings erfordert die Integration von Bleisure in traditionelle Reiserichtlinien eine sorgfältige Berücksichtigung verschiedener logistischer Aspekte. Es ist entscheidend, dass sowohl die geschäftlichen als auch die freizeitlichen Komponenten klar definiert sind, um Verwirrung darüber zu vermeiden, was von den Unternehmensrichtlinien abgedeckt ist und was in die persönliche Verantwortung fällt.