Die 183-Tage Regelung: Kalendertage versus Arbeitstage

Des Öfteren hören wir von verschiedenen Firmen über die eine anhaltende Diskussion beim Erstellen der Unternehmensrichtlinie: Benutze ich Kalendertage oder Arbeitstage für die Workation-Unternehmensrichtlinie?

Die meisten Unternehmensrichtlinien enthalten eine Höchstzahl (30/60/etc.) von Arbeitstagen, manchmal auch Anwesenheitstagen, die Mitarbeitende im Ausland arbeiten dürfen. Oft ist dies aber nicht klar definiert, ob die Richtlinie von reinen Arbeitstagen oder von Anwesenheitstagen spricht.

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Arbeitstage sind die Tage, an denen Mitarbeitende im Ausland für das Unternehmen arbeiten - unabhängig davon, wie viele Stunden sie dies tun
Anwesenheitstage sind alle Tage, an denen ein Arbeitnehmer im Ausland arbeitet und/oder sich in der Freizeit aufhält (einschließlich der Wochenenden und Feiertage)

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Ob man nun Arbeitstage oder Anwesenheitstage für die Tagesobergrenze benutzen soll, ist ein recht komplexes Thema.

Schließlich haben Sie als Arbeitgeber an Tagen, an denen der Arbeitnehmer nicht arbeitet, wenig zu sagen. Andererseits ist es aufgrund der Compliance-Aspekte rund um die Anwesenheit auch verständlich, dass Unternehmen beschließen, einen Schwellenwert für Anwesenheitstage festzulegen. 

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Warum sind Anwesenheitstage für Compliance wichtig?

Da sich die Tage stark auf die Compliance Risikofaktoren auswirken, wie Lohnsteuer, Betriebsstätte, Arbeitsberechtigung, Sozialversicherung usw., muss der Arbeitgeber die kumulierten Anwesenheitstage pro Land kennen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber das Compliance-Risiko begrenzen - sowohl für sich selbst als auch zum Schutz des Arbeitnehmers. Ein weiterer Grund für die Begrenzung der Zahl der Auslandstage ist die Sicherstellung der Büropräsenz. Hierfür müssen nur die Arbeitstage berücksichtigt werden.

Für Compliance sind sowohl Arbeitstage als auch Anwesenheitstage relevant, da beide rechtliche Auswirkungen haben!

Während bei einigen Aspekten, wie dem Arbeitsrecht oder der Betriebsstätte, (nur) die Arbeitstage berücksichtigt werden müssen, haben bei den meisten Risikofaktoren auch die Anwesenheitstage eine enorme rechtliche Bedeutung:

- z.B. für die Lohnsteuer

- z.B. für die Sozialversicherung

- z.B. für die Arbeitsberechtigung /Anmeldung

Um die Compliance-Risiken richtig einschätzen zu können, muss WorkFlex wissen, wie lange jemand abwesend ist, z. B. für Center of Vital Interest-Diskussionen und die 25%-Regel, die in der Sozialversicherung des Heimatlandes verbleibt.

So löst nicht nur die Arbeit von mehr als 183 Tagen in einem Land Compliance-Risiken aus, sondern auch Urlaube, Geschäftsreisen und Wochenenden werden in die 183-Tage-Regel einbezogen.

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Hintergrund: Was besagt die 183-Tage-Regelung?

Unabhängig davon, ob Sie Geschäftsreisende, internationale Kurzzeitmitarbeiter oder Telearbeiter verwalten, haben Sie zweifellos schon von der "183-Tage-Regel" gehört.

Diese Regel besagt - vereinfacht ausgedrückt - dass ein Arbeitnehmer im Zielland nicht steuerpflichtig wird, solange seine Gesamtpräsenz in diesem Land unter 183 Tagen pro Jahr bleibt (das kann ein Kalenderjahr, ein Steuerjahr oder einbeliebiger laufender 12-Monats-Zeitraum sein). Sowohl auf internationaler als auch auf nationaler Ebene erwarten viele Steuerbehörden, dass der Arbeitgeber (und auch der Arbeitnehmer) die Geschäftsreisen von Nichtansässigen verfolgt und meldet. Die einfache Anwendung einer "183-Tage"-Grenze reicht jedoch nicht immer aus, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

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Im OECD-Kommentar heißt es dazu:
Obwohl die Mitgliedsländer verschiedeneFormeln zur Berechnung der 183-Tage-Frist verwendet haben, gibt es nur eine Methode, die mit dem Wortlaut dieses Absatzes übereinstimmt: die Methode der "Tage der physischen Anwesenheit". Die Anwendung dieser Methode ist einfach, da die Person entweder in einem Land anwesend ist oder nicht. Daher bezieht sich die 183er-Regel auf Anwesenheitstage (einschließlich Wochenenden),so dass Geschäftsreisen, Urlaub und Arbeitsaufenthalte in diesem Zeitrahmen zählen. Aus diesen Grundsätzen folgt, dass ein ganzer Tag, der außerhalb des Tätigkeitsstaats verbracht wird, sei es für Urlaub, Geschäftsreisen oder aus anderen Gründen, nicht berücksichtigt werden sollte. Ein Tag, an dem sich der Steuerpflichtige, wie kurz auch immer, in einem Staat aufhält, zählt für die Berechnung der 183-Tage-Frist als ein Tag der Anwesenheit in diesem Staat. (Quelle: OECD, Seite 210)

Wird in einem DBA bei der 183-Tage-Frist anstelle eines Zwölf-Monats-Zeitraums auf das Steuerjahr oder Kj. abgestellt, so sind die Aufenthalts-/Ausübungstage für jedes Steuerjahr oder Kj. gesondert zu ermitteln. In Deutschland entspricht das Steuerjahr dem Kj. Entspricht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats ebenfalls dem Kj., ergeben sich keine Besonderheiten, wenn das entsprechende DBA für die Berechnung der 183-Tage-Frist auf das Steuerjahr abstellt (z. B. DBA-Frankreich, DBA-Griechenland, DBA-Italien). Weicht das Steuerjahr des anderen Vertragsstaats vom Steuerjahr Deutschlands (= Kj.) ab, ist jeweils das Steuerjahr des Vertragsstaats maßgebend, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

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WorkFlex Lösung

Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel 5 Tage in Italien im Ausland ist, aber nur 3 Tage dort arbeitet, muss er mit "Nein" antworten und die Anzahl der Arbeitstage hinzufügen. So kann WorkFlex sowohl die Arbeitstage sowie die Anwesenheitstage im Zielland akkurat zählen. Um sicherzustellen, dass die Anwesenheits- und Arbeitstage korrekt gezählt werden, hat WorkFlex die Frage "Werden Sie während des gesamtenAufenthalts arbeiten" in seine Plattform integriert.

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