Die kostspieligen Folgen ignorierter Compliance-Risiken bei Geschäftsreisen und Workations

Mit dem Anstieg von Dienstreisen auf das Niveau vor der Pandemie und der breiten Akzeptanz Workations sind Compliance-Risiken zu einem immer kritischeren Thema für Organisationen geworden. Seit der Pandemie haben sich die Vorschriften für Remote-Arbeit weltweit erheblich verschärft. Während viele Unternehmen die Bedeutung der Bewertung und Minderung von Compliance-Risiken bei Reisen ins Ausland erkannt haben, unterschätzen andere weiterhin die Gefahren einer unzureichenden Handhabung und Dokumentation. Diese Nachlässigkeit ist riskant, da die Nichteinhaltung von Vorschriften wie Einwanderungsrecht, Visa, Arbeitsrecht und Steuerrecht schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen für sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende nach sich ziehen kann.

Obwohl Unternehmen oft versuchen, Verstöße gegen die Compliance aus der öffentlichen Wahrnehmung herauszuhalten – verständlicherweise möchten sie in solchen Angelegenheiten keine negativen Schlagzeilen machen – sind die Risiken sehr real, und die Auswirkungen können erheblich sein. Im Folgenden werden wir reale Beispiele betrachten, die zeigen, was passieren kann, wenn Compliance während Dienstreisen oder Arbeitsreisen von überall ignoriert wird.

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Warum sind Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations so wichtig?

Die Pandemie hat verdeutlicht, wie effektiv Behörden grenzüberschreitend zusammenarbeiten können, um Reisebeschränkungen durchzusetzen. Obwohl die Pandemie möglicherweise vorbei ist, hat sich diese globale Vernetzung unter den Behörden weiter verstärkt. Systeme wie das EU-Einreise-/Ausscheidungssystem und das US-ESTA ermöglichen es den Behörden, beispiellose Informationen über internationale Reisende zu erhalten. Darüber hinaus unterstützt die Europäische Arbeitsbehörde die EU-Mitgliedstaaten dabei, gemeinsame grenzüberschreitende Kontrollen durchzuführen. Diese Inspektionen zielen darauf ab, komplexe grenzüberschreitende Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten zu bekämpfen, indem Ressourcen und Informationen verschiedener Vollzugsbehörden gebündelt werden. Diese verstärkte Zusammenarbeit und der Datenaustausch machen es erheblich schwieriger, „unter dem Radar“ zu reisen, selbst bei kurzen Aufenthalten.

Ein bemerkenswertes Beispiel für diese Sorgfalt ist die Durchsetzung der Entsenderichtlinie (PWD). Laut dieser Vorschrift müssen Mitarbeitende, die für berufliche Zwecke in ein anderes EU-Land reisen, bei den örtlichen Behörden registriert werden, um rechtliche Sanktionen und Geldstrafen zu vermeiden. Allein im Jahr 2023 verhängte die Luxemburger Arbeitsbehörde (ITM) Geldstrafen in Höhe von insgesamt 8,9 Millionen Euro wegen Nichteinhaltung der Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern. Auch die Anzahl der Inspektionen stieg von 10.000 im Jahr 2022 auf über 17.300 im Jahr 2023. Da immer mehr Ressourcen für Vor-Ort-Kontrollen bereitgestellt werden und die Strafen für Verstöße gegen die Entsenderichtlinie weiterhin hoch sind, wird die Einhaltung der PWD-Vorschriften zunehmend kritisch – nicht nur in Luxemburg, sondern in der gesamten EU.

Selbst in feierlichen Kontexten bleibt Compliance von entscheidender Bedeutung. Während der Feierlichkeiten zum 80. Jahrestag des D-Day in der Normandie im Jahr 2024 waren britische Fallschirmspringer, die an den Feierlichkeiten teilnahmen, weiterhin verpflichtet, ihre Pässe vorzuzeigen. Dies verdeutlicht, dass Compliance unabhängig vom Zweck der Reise verpflichtend ist.

Diese Beispiele unterstreichen die entscheidende Wichtigkeit, die Compliance-Vorschriften unabhängig vom Ziel, der Dauer oder dem Zweck der Reise einzuhalten. Da die Behörden ihre Überwachungs- und Durchsetzungsmaßnahmen verstärken, steigen die Risiken im Zusammenhang mit Nichteinhaltung weiterhin an. In den folgenden Abschnitten werden wir reale Beispiele von Unternehmen und Mitarbeitenden untersuchen, die nach der Nichteinhaltung von Vorschriften während Dienstreisen und Arbeitsreisen von überall mit erheblichen Konsequenzen konfrontiert wurden.

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Compliance-Risiken bei Dienstreisen und Workations: Fälle von schiefgegangenen Reisen

Es gibt sieben zentrale Risikobereiche im Zusammenhang mit der Compliance bei Dienstreisen und Workations: Visa- und Arbeitsberechtigungen, Betriebsstätten, Lohnsteuer, Sozialversicherung, die Entsenderichtlinie, Arbeitsrecht und Datensicherheit.

Jede dieser Dimensionen birgt eigene Risiken und erfordert spezifische Maßnahmen zur Risikominderung, die Sie im WorkFlex-Handbuch zur Compliance für Remote-Arbeit erkunden können. Im Folgenden beleuchten wir reale Beispiele von Reisen, die schiefgegangen sind, und heben dabei mehrere dieser zentralen Risikobereiche hervor.

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Risiko der Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) ist ein Konzept im internationalen Steuerrecht, bei dem ein Unternehmen als steuerlich relevant in einem fremden Land betrachtet wird, wodurch es den lokalen Steuern unterliegt. Diese Einstufung kann eintreten, wenn die Geschäftstätigkeiten im Gastland so bedeutend sind, dass die lokalen Behörden das Unternehmen als steuerpflichtige Einheit ansehen. Mehrere hochkarätige Fälle, wie die von Netflix und Bosch, zeigen, wie Unternehmen mit hohen Strafen konfrontiert wurden, weil ihre Mitarbeitenden im Ausland gearbeitet haben.

Netflix' Steuerrechnung von 2 Millionen Euro in Indien

Netflix stieß 2023 in Indien auf dieses Problem. Obwohl das Unternehmen kein Büro in Indien hatte, argumentierten die lokalen Behörden, dass die Anwesenheit von Mitarbeitenden dort eine PE geschaffen habe. Infolgedessen sah sich Netflix mit einer Steuerrechnung von 2 Millionen Euro konfrontiert. Dies verdeutlicht, dass selbst eine geringe Geschäftspräsenz in einem Land zu erheblichen finanziellen Konsequenzen führen kann. Indien ist bekannt dafür, neue Quellen von Steuereinnahmen zu erschließen, weshalb Unternehmen besonders vorsichtig sein müssen.

Bosch' Vergleich über 320 Millionen Euro in Italien

Bosch hatte in Italien mit einem noch größeren Problem zu kämpfen. Die italienischen Steuerbehörden stellten fest, dass Bosch eine PE etabliert hatte, da einige Mitarbeitende an lokalen Projekten, hauptsächlich auf dem Gelände von Fiat, arbeiteten. Bosch erhielt einen Steuerbescheid über 1,4 Milliarden Euro, und um noch schwerwiegendere Strafen, einschließlich möglicher Haftstrafen für Mitarbeitende, zu vermeiden, einigte sich das Unternehmen auf einen Vergleich über 320 Millionen Euro. Dieser Fall zeigt, dass PE-Risiken real sind und eine unzureichende Verwaltung extrem kostspielig sein kann.

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Visa- und Arbeitsberechtigungsrisiken

Wenn Mitarbeitende auf Dienstreisen oder Workations gehen, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass das richtige Visum eingeholt wurde, um (a) in das Land einzureisen und (b) dort Arbeitstätigkeiten auszuführen. Die Einwanderungsanforderungen hängen von der Nationalität des Reisenden, der Dauer der Reise und deren Zweck ab. Die Nichteinhaltung länderspezifischer Anforderungen kann dazu führen, dass der Geschäftsreisende oder Workation-Mitarbeitende die Einreise verweigert wird. Zudem können sehr hohe Geldstrafen verhängt werden, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Infosys und die Visa-Strafe in den USA

Einer der bekanntesten Fälle von visarelevanten Problemen betrifft den indischen IT-Giganten Infosys, der versehentlich den falschen Visumtyp für seine Mitarbeitenden in den USA verwendete. Anstatt den komplizierteren und teureren Prozess für H1B-Visa zu durchlaufen, entschieden sie sich für die leichter zu erhaltenden B1-Visa. Dieser kleine Fehler führte zu einer Geldstrafe von 31,5 Millionen Euro, der bisher größten Strafe für einen Visa-Verstoß in den USA. Auffällig ist, dass nur 0,02 % der Arbeitstage des Unternehmens in den USA mit dem falschen Visum verbunden waren. Dennoch war die Geldstrafe enorm, was beweist, dass selbst kleine Fehltritte zu großen Problemen führen können.

An der US-Grenze abgewiesen

Ein weiteres Risiko entsteht, wenn Mitarbeitende das Visum, auf dem sie reisen, nicht vollständig verstehen. Ein kanadischer Auftragnehmer, der regelmäßig für Geschäftsbesprechungen in die USA reiste, wurde an der Grenze abgewiesen, obwohl er eine Visumfreistellung nutzte, die in der Vergangenheit funktioniert hatte. Er musste einen Rückzug seines Antrags unterschreiben und verpasste seinen Flug. Dieses Beispiel verdeutlicht die Unberechenbarkeit der Grenzkontrollen. Mitarbeitende müssen gut vorbereitet sein, um den Zweck ihrer Reise und deren Übereinstimmung mit ihrem Visum zu erklären.

Australischer Lehrer in Thailand festgenommen

Ein Beispiel für eine Workation, die schlecht endete und zur Inhaftierung führte, ereignete sich in Thailand. Ein australischer Lehrer, der vorübergehend mit einem Touristenvisum in Thailand war, wurde festgenommen, weil er online für seinen australischen Arbeitgeber arbeitete. Er glaubte fälschlicherweise, dass es für die Behörden irrelevant sei, da er nicht in Thailand bezahlt wurde. Nachdem ein Nachbar ihn gemeldet hatte, wurde er von den Behörden in Gewahrsam genommen. Dieser Fall verdeutlicht, wie leicht Remote-Arbeiter in ernsthafte Schwierigkeiten geraten können, wenn sie nicht das richtige Visum haben, selbst wenn ihre Arbeit rein online und für ein ausländisches Unternehmen erfolgt.

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Datenverletzungen während internationaler Reisen

Ein ernstes Risiko im Zusammenhang mit Dienstreisen und Workations ist die erhöhte Wahrscheinlichkeit von Datenverletzungen. Mitarbeitende, die remote arbeiten, sind viermal häufiger von einem Datenvorfall betroffen als solche, die vor Ort tätig sind. Aufgrund mangelnden Wissens und unzureichender Anweisungen neigen viele Reisende dazu, unsichere öffentliche WLAN-Netzwerke zu nutzen und Passwörter in ungeschützten Dokumenten zu speichern, was sie zu leichten Zielen für Cyberangriffe macht. Im Jahr 2024 betrugen die durchschnittlichen Kosten einer Datenverletzung 4,88 Millionen US-Dollar, was zeigt, wie kostspielig es für Unternehmen sein kann, diese Probleme zu beheben. Diese Situation verdeutlicht die Notwendigkeit robuster Cybersicherheitsmaßnahmen: Eine Datenübertragungsfolgenabschätzung sollte vor Dienstreisen oder Workations durchgeführt werden, ebenso wie klare Richtlinien zu Best Practices für den sicheren Umgang mit Daten im Ausland.

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Mangelnde Richtlinie für Workations: Ein ideales Umfeld für „Hush Trips“

Das Versäumnis, spezifische Compliance-Themen wie das Risiko einer Betriebsstätte und Datensicherheit anzugehen, kann erhebliche Kosten verursachen. Gleichzeitig kann ein Verbot von Workations für Mitarbeitende problematisch sein. In Organisationen, in denen solche Reisen ausdrücklich verboten sind oder das Thema Workation-Politik nicht behandelt wird, neigen viele Mitarbeitende dazu, eigenständig zu handeln und ohne Wissen des Arbeitgebers im Ausland zu arbeiten – eine Praxis, die als „Hush Trips“ bekannt ist.

Ein deutliches Indiz für diesen Trend sind die häufigen Diskussionen in Reddit-Foren. Nutzer stellen dort anonym Fragen und teilen offen ihre Pläne für längere Reisen ins Ausland, während sie weiterhin remote arbeiten. Zu den gängigen Themen gehören Steuerpflichten, Visaanforderungen und Bedenken hinsichtlich der Risiken einer Betriebsstätte (PE). So fragte ein Nutzer, ob ein sechsmonatiger Aufenthalt in Portugal steuerliche Probleme für seinen irischen Arbeitgeber nach sich ziehen würde, während ein anderer sich erkundigte, ob das Arbeiten in China für fünf Monate im Auftrag eines US-Unternehmens zu einem PE-Problem führen könnte. In weiteren Diskussionen gaben Nutzer sogar Tipps, wie sie ihren internationalen Standort vor ihren Arbeitgebern verbergen könnten, unter anderem durch die Verwendung bestimmter Software auf Unternehmensgeräten.

Diese Gespräche zeigen, dass viele Mitarbeitende die ernsthaften Auswirkungen ihrer „Hush Trips“ auf ihre Arbeitgeber nicht vollständig begreifen. Selbst wenn die Nutzer die Risiken anerkennen, sind viele bereit, das Risiko einzugehen, um das Arbeiten aus dem Ausland zu genießen. Für Arbeitgeber stellen solche geheimen Reisen erhebliche Risiken dar – sowohl aus steuerlicher und rechtlicher Sicht als auch hinsichtlich der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden.

Fazit

Die genannten Beispiele verdeutlichen, dass keine Reisenden, unabhängig von der Dauer oder dem Zweck ihrer Reise, vor der Kontrolle durch die Behörden gefeit sind. Dies unterstreicht die dringende Notwendigkeit einer umfassenden Reisepolitik und eines effektiven Reiseverwaltungsprozesses in jeder Organisation, der Reisegenehmigungen, Compliance-Risikoanalysen und die Implementierung von Risikominderungsmaßnahmen umfasst. Im schlimmsten Fall kann das Versäumnis, sicherzustellen, dass Mitarbeitende compliant reisen, zu erheblichen Geldstrafen oder, wie im Fall in Thailand, sogar zu einer Inhaftierung führen. WorkFlex setzt sich dafür ein, seinen Kunden zu 100 % Compliance bei Dienstreisen und Workations zu ermöglichen. Unsere Lösungen helfen Arbeitgebern, die Komplexität der Compliance mit einem integrierten, automatisierten Ansatz zu navigieren und die schwerwiegenden Folgen von Nichteinhaltung zu vermeiden.

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