Workations in Überseegebieten: Tipps für HR und Legal Teams

Es gibt viele Arbeitgeber, die Workations innerhalb der Europäischen Union (EU) zulassen, da dies oft weniger Risiken birgt als eine Workation in einen Drittstaat. Es gibt jedoch Gebiete, bei denen unklar ist, ob die gleichen Regeln wie in Kontinentaleuropa gelten. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Unterscheidung zwischen Workations und geschäftsreisebezogenen Compliance-Risiken in Gebieten in äußerster Randlage und Übersee wie den Azoren (PT), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR) ein.

Es gibt über zwanzig Gebiete rund um den Globus im Atlantik, in der Antarktis, in der Arktis, in der Karibik, im Indischen Ozean und im Pazifischen Ozean, deren Status für Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern erlauben, von "überall in Europa" aus zu arbeiten, oft Anlass zur Sorge sind. Aus historischen und geografischen Gründen kann die Beurteilung, ob ein Gebiet Teil der EU ist oder nicht und welche Regeln in einem solchen Gebiet gelten, komplexer sein als erwartet.

Glücklicherweise bringt die Europäische Kommission etwas Licht ins Dunkel, indem sie die folgende Kategorisierung für die Gebiete außerhalb ihrer kontinentalen Grenzen vornimmt:

Regionen in äußerster Randlage‍

Gebiete, die integraler Bestandteil der EU und ihres Binnenmarktes sind. Diese neun Regionen in äußerster Randlage werden, obwohl sie weit vom europäischen Festland entfernt sind, als Erweiterung ihrer jeweiligen Mitgliedstaaten betrachtet und profitieren von den Rechten und Pflichten, die mit der EU-Mitgliedschaft einhergehen. Daher gilt das EU-Recht in vollem Umfang und einheitlich, genau wie in jeder anderen Region innerhalb der EU. Die Inselgruppen der Azoren (PT) und der Kanarischen Inseln (ES) sind Beispiele dafür. Weitere Informationen findet ihr hier.

Überseeische Länder und Hoheitsgebiete (ÜLG)

Gebiete, die eine besondere Beziehung zu einem EU-Mitgliedstaat haben (nämlich Dänemark, Frankreich und die Niederlande), aber nicht Teil der EU sind. Im Gegensatz zu den Regionen in äußerster Randlage sind die ÜLG keine Vollmitglieder der EU, und das EU-Recht gilt nicht automatisch für sie. Allerdings unterhalten die ÜLG durch verschiedene Abkommen und Vereinbarungen zwischen der EU und den jeweiligen Mitgliedstaaten eine Beziehung zur EU. Dabei handelt es sich um Inseln wie Grönland (DK), Aruba (NL) oder Französisch-Polynesien (FR). Weitere Informationen über die überseeischen Gebiete der EU findet ihr hier.

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Diese Einstufung bedeutet, dass Gebiete unter Doppelbesteuerungsabkommen und Sozialversicherung fallen können (oder auch nicht). So würde beispielsweise Aruba (NL) als überseeisches Gebiet nicht unter die meisten von den Niederlanden unterzeichneten Abkommen fallen, während die Azoren (PT) in rechtlicher Hinsicht Portugal gleichgestellt wären und alle potenziellen Risiken, die eine Arbeits- oder Geschäftsreise mit sich bringen könnte, auf dem portugiesischen Festland die gleichen wären wie auf den Inseln.

Kurz gesagt, nicht alle Gebiete außerhalb Kontinentaleuropas sind in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Sozialversicherung und VISA-Angelegenheiten gleich. In der Regel sind die Regionen in äußerster Randlage nicht mit den gleichen Herausforderungen verbunden wie die Überseeterritorien. Es ist jedoch immer eine Einzelfallprüfung erforderlich, und es ist wichtig, dass die potenziellen Risiken geprüft werden. Aus diesem Grund führt WorkFlex bei jedem Antrag eine individuelle Risikobewertung durch und erstellt die entsprechenden Unterlagen, wie z. B. Arbeitgebererklärungen, Entsenderichtlinie, Anweisungen für die Mitarbeitenden etc.. Auf diese Weise können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber einen Arbeitsaufenthalt außerhalb von Kontinentaleuropa ohne Risiko genießen.

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