Posted Worker Management im digitalen Zeitalter

Das Management der Posted Worker-Compliance befindet sich an einem entscheidenden Wendepunkt. Da grenzüberschreitende Arbeit in Europa und weltweit zunehmend an Bedeutung gewinnt, stehen Arbeitgeber unter immer größerem Druck, ihre Posting-Compliance effektiv zu managen. Es steht viel auf dem Spiel - die neusten Durchsetzungsmaßnahmen Luxemburgs, die in nur einem Jahr zu Bußgeldern in Höhe von 9 Mio. € wegen Nichteinhaltung der Vorschriften durch Arbeitgeber führten, zeigen, dass die Behörden die Durchsetzung zunehmend ernst nehmen¹.

Die Europäische Kommission hat kürzlich die Einführung eines einheitlichen Portals für Posted Worker vorgeschlagen, das sowohl eine Chance als auch eine Warnung darstellt. Das neue digitale System verspricht zwar eine Verringerung des Verwaltungsaufwands für die Posted Worker Notification um bis zu 73 %, schafft aber gleichzeitig eine noch nie dagewesene Transparenz und Durchsetzungsmöglichkeit für die Behörden. Unternehmen, die grenzüberschreitende Arbeit verwalten, stehen vor einer klaren Entscheidung: Sie müssen ihren Compliance-Ansatz jetzt modernisieren oder riskieren, in einem zunehmen digitalen Umfeld aufzufliegen.

Dieses Whitepaper stellt dar, wie sich die Posted Worker-Compliance-Umfeld verändert, was diese Veränderungen für HR- und Global Mobility-Teams bedeuten und warum es keine Option ist, abzuwarten und sich nicht anzupassen. Am wichtigsten ist, dass ein klarer Weg aufgezeigt wird, wie Organisationen diese Herausforderung nutzen können, um ein effizientes und zukunftssicheres Compliance-Management zu etablieren.

¹ Centre commun de la securite sociale (2023). Rapport Annuel 2023.

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1. Einführung: Verständnis der Posted Worker Directive

Eine Posted Worker Notification ist eine verpflichtende Registrierung für Arbeitnehmer, die vorübergehend in einem EU- oder EWR-Land arbeiten. Diese Meldungen sind durch die Posted Workers Directive (PWD) vorgeschrieben und informieren die lokalen Behörden darüber, wenn Arbeitnehmer in deren Hoheitsgebiet eintreten. Dies ermöglicht es den Behörden, die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze zu überwachen und die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen. Nicht jede Geschäftsreise erfordert eine solche Meldung. In der Regel wird dies jedoch durch die Erbringung von grenzüberschreitenden Dienstleistungen ausgelöst. Bitte beachten Sie, dass jedes Land auf nationaler Ebene definiert, was als „Dienstleistungserbringung“ gilt. Daher werden Aktivitäten in jedem Land unterschiedlich behandelt, und es können verschiedene Ausnahmen gelten. Zum Beispiel verlangt Belgien sogar eine PWD-Meldung für Workations. Darüber hinaus fordern einige Länder eine PWD-Meldung nur, wenn das entsendende Unternehmen in der EU ansässig ist, während in anderen Ländern dies auch für Unternehmen aus Drittländern erforderlich ist. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter vor Reisebeginn über länderspezifische Portale registrieren. Aufgrund der unterschiedlichen Verfahren und Anforderungen in den nationalen Rechtssystemen sowie der erheblichen Strafen bei Nichteinhaltung sind diese Meldungen zu einer wesentlichen Überlegung für jede Organisation geworden, die grenzüberschreitende Arbeit in der EU und darüber hinaus verwaltet.

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2. Die aktuelle Realität des Managements von entsandten Arbeitnehmern

2.1 Der Zweck und die Bedeutung der Meldungen

Für Arbeitsbehörden sind Posted Worker Notifications ein wichtiges Instrument zur Durchsetzung, das es ihnen ermöglicht, sowohl die Arbeitnehmer als auch den fairen Wettbewerb auf den Arbeitsmärkten zu schützen. Diese Meldungen bieten den Behörden wertvolle Einblicke in grenzüberschreitende Arbeitsaktivitäten und ermöglichen es ihnen:

• Die Einhaltung der lokalen Beschäftigungsbedingungen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer ordnungsgemäße Arbeitsbedingungen erhalten, insbesondere in Bezug auf Löhne und angemessene Arbeitszeiten
• Zu überprüfen, dass der Sozialversicherungsschutz während der Entsendung gültig bleibt
• Sozialdumping zu verhindern und den fairen Wettbewerb auf den lokalen Arbeitsmärkten aufrechtzuerhalten
• Sicherzustellen, dass die entsandten Arbeitnehmer im Aufnahmeland alle ihnen zustehenden Schutzmaßnahmen erhalten
• Verfolgung der ordnungsgemäßen Dokumentation für steuerliche und rechtliche Zwecke

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2.2. Systemkomplexität

HR- und Global Mobility-Manager in globalen Unternehmen stehen vor einer gewaltigen Aufgabe: Die Verwaltung der Posted Worker-Notifications über 31 verschiedene Systeme² in ganz Europa. Für jedes Zielland muss das HR-Team ein anderes Meldungsportal bedienen, einzigartige lokale Anforderungen verstehen, separate Login-Daten verwalten und unterschiedliche Einreichungsverfahren managen. Ohne dedizierte Ressourcen oder technologische Unterstützung wird diese Aufgabe nahezu unmöglich.

Zur Veranschaulichung dieser Komplexität betrachten wir drei nationale Systeme, die die unterschiedlichen Schwierigkeitsgrade für HR-Teams aufzeigen:

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² 27 EU member countries and 4 EFTA countries (Norway, Switzerland, Liechtenstein, Iceland)

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2.3. Administrative Belastung

Diese komplexe Struktur resultiert in erheblichen administrativen Aufwänden für Arbeitgeber. Aktuelle Studien zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt zwischen 150 und 200 Euro pro Entsendung allein für administrative Kosten ausgeben, wobei die Bearbeitungszeiten je nach Land erheblich variieren – von 21 Minuten in Estland bis zu 61 Minuten in Italien und bis zu 87 Minuten in Griechenland pro Entsendung.

Die administrative Arbeitsbelastung lässt sich in drei Hauptkategorien unterteilen:

• Datensammlung (17%)
• Dateneingabe (33%)
• Dokumentenmanagement (51%)

Zum Vergleich: Die deutsche Maschinenbauindustrie, mit jährlich 205.000 registrierten Entsendungen, gibt jährlich mindestens 31 Millionen Euro nur für administrative Kosten aus.

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2.4. Compliance-Risiken und Konsequenzen

Trotz der erheblichen administrativen Belastungen können es sich Unternehmen nicht leisten, die Anforderungen zu ignorieren. Die Missachtung der Vorschriften kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Luxemburg hat kürzlich unter Beweis gestellt, wie ernst die Behörden die Durchsetzung nehmen, indem innerhalb eines Jahres Strafen in Höhe von 9 Millionen Euro für die non-compliance verhängt wurden.

Die Schwere der Konsequenzen variiert je nach Land:

• Einige Länder erteilen zunächst Verwarnungen.
• Andere haben strenge Vorschriften mit sofortigen wirtschaftlichen Sanktionen.
• In der Schweiz werden Strafen von bis zu 5.000 Euro für fehlende oder verspätete Meldungen verhängt.
• Weitere Sanktionen für Verstöße gegen Arbeitsbedingungen können 50.000 Euro überschreiten.
• Serviceverbote können Geschäftsaktivitäten bis zu fünf Jahre lang verhindern.
• Unternehmen können auf öffentlich zugänglichen Listen der Arbeitsbehörden veröffentlicht werden, was den Ruf schädigen kann.
• Praktische Konsequenzen können den Zugang zu Arbeitsplätzen verwehren, insbesondere in skandinavischen Ländern.
• Reputationsschäden als Arbeitgeber und als Unternehmen (z.B. in der Schweiz werden schwere Verstöße auf einer öffentlich zugänglichen Online-Liste veröffentlicht).

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3. Die neue Portal-Initiative der Europäischen Kommission

3.1. Hintergrund und Ziele

Die zunehmende Komplexität bei der Verwaltung von 31 verschiedenen Meldesystemen ist den europäischen Behörden nicht entgangen. Angesichts der erheblichen administrativen Belastung für Unternehmen und der damit verbundenen Herausforderungen für eine effektive Durchsetzung hat die Europäische Kommission eine einheitliche Lösung vorgeschlagen: ein einziges Portal für alle Meldungen von entsandten Arbeitnehmern in der gesamten EU. Es ist wichtig zu betonen, dass es sich hierbei um einen Vorschlag handelt und daher noch nicht garantiert ist, ob dieser letztendlich umgesetzt wird. Weiterhin muss beachtet werden, dass sich der Vorschlag nur auf das Meldesystem bezieht. Nationale Gesetzgebungen werden auch dann weiterhin anwendbar sein, wenn dieser angenommen wird. Dies betrifft insbesondere Sanktionen und Konsequenzen bei Verstößen sowie spezifische Anforderungen, wie etwa die Frage, ob eine Meldung für bestimmte Tätigkeiten von Arbeitnehmern, die vorübergehend im Ausland arbeiten, erforderlich ist. Der Vorschlag der Kommission zielt darauf ab, den Prozess für Unternehmen zu vereinfachen und gleichzeitig die Möglichkeit der Behörden zu stärken, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Wesentliche Merkmale des Portals:

1. Einheitliche mehrsprachige Plattform

• Zugang in allen offiziellen EU-Sprachen
• Standardisierte Terminologie über alle Länder hinweg
• Einheitliche Benutzeroberfläche für alle Meldungen

2. Standardisierte Prozesse:

• Gemeinsame Datenformate
• Vereinheitlichte Meldeverfahren
• Standardisierte Dokumentationsanforderungen
• Konsistente Fristen für Meldungen

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3. Daten Speicherung und Wiederverwendung

• Informationen werden für zukünftige Meldungen gespeichert
• Arbeitnehmerdaten werden sicher gespeichert
• Unternehmensdetails werden für wiederholte Verwendung gespeichert
• Historische Buchungsdaten werden beibehalten

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4. Integration des IMI-Systems

• Anbindung an das System für den Binnenmarkt (IMI)
• Verbesserte Datenweitergabe zwischen den Behörden
• Optimierte Verifizierungsprozesse
• Integrierte Compliance-Prüfungen

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3.2. Vorteile und ihre Implikationen: Die zwei Seiten der digitalen Transformation

Der Vorschlag der Kommission für das Portal verspricht eine spürbare Verbesserung der Effizienz, allerdings birgt jede Weiterentwicklung neue Herausforderungen für Unternehmen, die die Compliance-Anforderungen für entsandte Mitarbeiter bewältigen müssen.

Optimierte Dateneingabe und verbesserte Sichtbarkeit

Das neue System verspricht eine 73-prozentige Reduzierung der Einreichungszeit durch standardisierte Formulare und vereinfachte Prozesse. Dies wird als unmittelbare praktische Konsequenz eine beispiellose Transparenz schaffen. Folglich erhalten Behörden sofortigen Zugriff auf standardisierte, vergleichbare Daten über alle Postings hinweg, wodurch Pattern Recognition und Compliance-Monitoring effektiver als je zuvor werden.

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Zentralisierte Datenspeicherung und grenzüberschreitende Datenweitergabe

Die Möglichkeit, Informationen zu speichern und wiederzuverwenden, wird eine doppelte Dateneingaben eliminieren und die administrative Belastung um 25 % verringern. Diese Zentralisierung bedeutet auch, dass Behörden in verschiedenen Ländern Informationen leicht teilen und abgleichen können, was koordinierte Durchsetzungsmaßnahmen ermöglicht.

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Standardisierte Dokumentation und erhöhte Kontrolle

Die Abschaffung landesspezifischer Dokumentationsanforderungen wird den Meldeprozess erheblich vereinfachen. Die erhöhte Standardisierung bedeutet auch, dass Compliance-Lücken sofort erkennbar werden, da die Behörden Dokumentationen über verschiedene Entsendungen und Organisationen hinweg leichter vergleichen können.

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Kostenreduktion und Durchsetzungseffizienz

Die Abschaffung administrativer Gebühren und die verkürzte Bearbeitungszeit führen einerseits zu Kosteneinsparungen für Unternehmen und erleichtern andererseits den Behörden die Durchführung systematischer Compliance-Kontrollen. Was zuvor manuelle Untersuchungen und Koordination erfordert hat, wird automatisiert und sofort verfügbar sein.

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Diese digitale Transformation bedeutet, dass Organisationen ihr Posting Management mit neuen Überlegungen angehen müssen. Unternehmen, die bisher Schwierigkeiten mit Compliance hatten, deren Bedeutung unterschätzten, auf manuelle Prozesse setzten oder dezentral agierten, könnten sich in diesem neuen transparenten Umfeld besonders verwundbar zeigen. Die Efficiency Gains des geplanten Portals könnten – sofern es tatsächlich eingeführt wird – beträchtlich sein. Allerdings gehen damit auch höhere Erwartungen an Compliance Standards und eine strengere Durchsetzung einher.

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4. Vorbereitung auf den digitalen Übergang

4.1. Ein Zeitrahmen für Veränderungen

Der Vorschlag der Europäischen Kommission stellt einen bedeutenden Fortschritt dar, ist jedoch derzeit nur ein Entwurf ohne Garantie für eine tatsächliche Umsetzung. Selbst bei einer Umsetzung wird die Einführung schrittweise erfolgen. Ein genaues Startdatum steht noch nicht fest, aber es ist mit einem 13-monatigen Annahmeprozess und einer zwei- bis dreijährigen Umsetzungsphase zu rechnen. Da die Einführung für die Mitgliedstaaten freiwillig ist, werden Unternehmen voraussichtlich bis mindestens Mitte 2026 sowohl das neue einheitliche Portal als auch bestehende nationale Systeme parallel nutzen müssen. Zudem ist die Reaktion der EFTA-Länder auf die vorgeschlagenen Änderungen noch ungewiss.

Dieser Implementierungszeitrahmen stellt jedoch sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Während das einheitliche Portal noch einige Zeit entfernt ist, ist der Übergang zur digitalen Durchsetzung bereits im Gange. Unternehmen, die ihre Vorgehensweise erst nach der vollständigen Umsetzung anpassen, laufen Gefahr, in zwei wesentlichen Aspekten den Anschluss zu verlieren:

• Verwaltung der aktuellen Compliance-Anforderungen über 31 Systeme
• Vorbereitung auf die erhöhte Transparenz der zukünftigen digitalen Landschaft

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4.2. Aufbau einer zukunftsfähigen Compliance

Obwohl Unternehmen ein einheitliches Portal befürworten, erfordern Compliance-Verpflichtungen sowohl gegenwärtig als auch künftig besondere Aufmerksamkeit. Unternehmen müssen nach wie vor komplexe Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen erfüllen. Es ist zu beachten, dass der Vorschlag lediglich das Meldesystem betrifft und nicht andere Aspekte der PWD-Compliance umfasst.

Dokumentenmanagement

Über grundlegende Meldungen hinaus müssen Unternehmen umfassende Aufzeichnungen von Arbeitsverträgen, Entsendevereinbarungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und anderen wesentlichen Dokumenten führen. Diese Unterlagen müssen für mögliche Kontrollen griffbereit sein und gemäß den jeweiligen nationalen Vorschriften aufbewahrt werden.

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Einhaltung lokaler Gesetze

Jede Entsendung muss den Vorschriften des Gastlandes entsprechen, insbesondere in Bezug auf:

• Mindestlohn und gleiche Bezahlung
• Arbeitszeitregelungen
• Health and safety standards
• Branchenspezifische Anforderungen

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Verwaltung mehrerer Systeme

Während der Übergangsphase müssen Unternehmen sowohl bestehende nationale Systeme als auch das neue einheitliche Portal verwalten, was zusätzliche Komplexität im Dokumentations- und Compliance-Tracking mit sich bringt.

Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Verpflichtungen bei gleichzeitiger Vorbereitung auf die digitale Zukunft liegt in der Automatisierung. Moderne Compliance-Management-Systeme können Unternehmen dabei helfen:

1. Aktuelle Multi-System-Anforderungen effizient zu bewältigen
2. Digitalisierte Prozesse für die Zukunft zu entwickeln
3. Eine konsistente Compliance über verschiedene Rechtsordnungen hinweg sicherzustellen
4. Prüfbereite Audit-Trails zu schaffen

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4.3. Automatisierung in der Praxis: Der WorkFlex-Ansatz

Die Lösung von WorkFlex zeigt, wie Automatisierung das Management von entsandten Arbeitnehmern von einem belastenden manuellen Prozess in eine optimierte, zukunftsfähige Operation verwandeln kann. Das System integriert sich nahtlos in bestehende Business Travel Prozesse, um:

1. Die Anwendbarkeit von Meldepflichten automatisch zu prüfen, wenn Reisen gebucht werden
2. Erforderliche Meldungen zu generieren und einzureichen
3. Dokumentation über Rechtsordnungen hinweg zu verwalten
4. Die Einhaltung der Vorschriften vor Reiseantritt sicherzustellen
5. Umfassende Audit-Trails  zu pflegen

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Dieser automatisierte Ansatz löst nicht nur aktuelle Herausforderungen, sondern positioniert Unternehmen für den Erfolg in der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung. Durch die Implementierung solcher Lösungen können Unternehmen:

• Aktuelle Verwaltungskosten senken
• Eine konsistente Compliance über Systeme hinweg sicherstellen
• Digitalisierte Prozesse aufbauen
• Sich auf erhöhte Transparenz vorbereiten
• Skalierbares, zukunftssicheres Compliance-Management entwickeln

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Der Übergang zur Digitalisierung ist unvermeidlich. Unternehmen, die jetzt handeln, um ihren Compliance-Ansatz zu modernisieren, werden nicht nur die aktuellen Anforderungen effizienter bewältigen, sondern auch gut positioniert sein, um in der fortschreitenden Digitalisierung des Posted Worker Managements erfolgreich zu sein.

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