So schaffen Sie eine flexible Arbeitskultur

In der heutigen, sich rasant verändernden Geschäftswelt ist eine flexible Arbeitskultur, auch bekannt als flexibles Arbeiten, entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Arbeitgebern. Kürzlich haben Flexa, ein Unternehmen, das flexible Arbeitsplätze unterstützt, und WorkFlex ein Webinar mit dem Titel "Zukunftssicherung Ihrer Belegschaft: So bauen Sie eine flexible Kultur auf, um wettbewerbsfähig zu bleiben" veranstaltet, um dieses wichtige Thema zu beleuchten. Dabei wurden die Vorteile, Herausforderungen und bewährten Methoden für die Implementierung von Flexibilität am Arbeitsplatz hervorgehoben.

In diesem Artikel teilen wir die Erkenntnisse von Flexa und WorkFlex zur Erstellung einer flexiblen Arbeitsrichtlinie—was flexibles Arbeiten bedeutet, die wichtigsten Bestandteile einer flexiblen Arbeitskultur, die Vorteile, Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung einer solchen Unternehmenskultur sowie die Compliance- und rechtlichen Überlegungen, die Arbeitgeber bei der Einführung flexibler Arbeitspraktiken beachten sollten.

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Was ist flexibles Arbeiten?

Flexibles Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeitende die Autonomie haben, selbst zu entscheiden, wie, wann und wo sie arbeiten. Im Kern basiert Flexibilität auf Vertrauen—dem Vertrauen, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben ohne ständige Überwachung managen können. Dieses Vertrauen fördert eine engagierte, produktive und zufriedene Belegschaft und ist ein Schlüsselelement moderner Geschäftspraktiken.

Wesentliche Bestandteile einer flexiblen Arbeitskultur

Flexas Ansatz zur Messung der Arbeitsplatzflexibilität umfasst sechs zentrale Bereiche: Standort, Arbeitszeiten, Zusatzleistungen, Work-Life-Balance, Autonomie und Vorbildfunktion. Mit 85 Millionen Datenpunkten aus einer Vielzahl von Organisationen, von großen Konzernen bis hin zu kleinen Unternehmen, bietet Flexa einen umfassenden Überblick darüber, was Flexibilität für Mitarbeitende bedeutet und wie Unternehmen sich an diese Erwartungen anpassen können.

1. Standortflexibilität

Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, einschließlich zu Hause, in Co-Working-Spaces oder sogar in verschiedenen Ländern, ist ein wichtiger Aspekt der Flexibilität. Work-from-anywhere-Richtlinien ermöglichen den Mitarbeitenden, persönliche Verpflichtungen nahtlos mit beruflichen Verantwortlichkeiten zu vereinbaren.

2. Zeitflexibilität

Flexible Arbeitszeiten und asynchrone Arbeitsmodelle ermöglichen den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten selbst zu wählen, was ihre Work-Life-Balance verbessert. Laut Daten von Flexa, die von Arbeitgebern in ganz Europa gesammelt wurden, gibt es einen zunehmenden Trend weg von strikten Arbeitszeiten hin zu ergebnisorientiertem Arbeiten. Interessanterweise haben 51 Prozent der Menschen angegeben, dass es ihnen egal ist, ob sie flexible Arbeitszeiten haben oder nicht. Flexas Analyse zeigt eine starke Korrelation zwischen Standortflexibilität und Autonomie sowie der Präferenz für flexible Arbeitszeiten. Daher spielt die Standortflexibilität eine noch größere Rolle in der flexiblen Arbeitsrichtlinie als die Zeitflexibilität.

3. Vielfalt der Zusatzleistungen

Die Menschen suchen zunehmend nach Möglichkeiten, ihre Arbeit mit ihrem Privatleben in Einklang zu bringen. Zusatzleistungen, die mehr Wahlmöglichkeiten darüber bieten, wie wir arbeiten und leben, werden immer beliebter. Traditionelle Vergünstigungen wie kostenlose Getränke am Freitag oder ähnliche Benefits wirken inzwischen etwas altmodisch. Erweiterte Leistungen wie Elternzeit, Unterstützung bei der Kinderbetreuung und Work-from-anywhere-Programme sind entscheidend für die Unterstützung einer flexiblen Arbeitskultur. Diese Leistungen helfen den Mitarbeitenden, ihr Privatleben zu managen und gleichzeitig produktiv und engagiert bei der Arbeit zu bleiben.

4. Autonomie

Den Mitarbeitenden Kontrolle über ihre Arbeit zu geben, fördert ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit. Wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben ohne ständige Überwachung managen können, führt dies zu höherer Motivation und besserer Leistung.

5. Work-Life-Balance

Die Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden ist entscheidend. Möglichkeiten für ein ausgewogenes Leben tragen dazu bei, Burnout zu reduzieren und die allgemeine Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

6. Vorbildfunktion durch Führungskräfte

Führungskräfte müssen die Prinzipien der Flexibilität verkörpern. Wenn die Führung das vorlebt, was sie predigt, setzt dies einen Standard für die gesamte Organisation und ermutigt die Mitarbeitenden, flexible Arbeitsregelungen zu übernehmen.

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Vorteile einer flexiblen Arbeitskultur

Die Implementierung einer flexiblen Arbeitskultur bietet zahlreiche Vorteile, die die Leistung eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich steigern können. Durch die Einführung von Flexibilität können Unternehmen ein vielfältiges Talentpool anziehen, die Mitarbeiterbindung verbessern und die Gesamtproduktivität steigern. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile im Detail erkunden:

1. Verbesserte Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden

Flexible Arbeitsrichtlinien ziehen ein vielfältiges und breit gefächertes Talentpool an. Die Vorteile einer diversen Belegschaft sind eindeutig: eine innovativere, kreativere und kollaborativere Kultur. Ohne Flexibilität kann es jedoch schwierig sein, diese Vielfalt zu erreichen. Flexa hat beispielsweise beobachtet, dass Unternehmen, die zuvor Schwierigkeiten hatten, Frauen in Führungspositionen oder Personen aus unterschiedlichen Hintergründen einzustellen, mit flexiblen Arbeitsrichtlinien erhebliche Verbesserungen in der Vielfalt verzeichnen konnten. Daten zeigen, dass 86 Prozent der Menschen irgendeine Form von flexiblem Arbeiten wünschen, und dieser Wert steigt auf 97 Prozent, wenn man speziell Frauen oder People of Color betrachtet. Durch die Implementierung flexibler Arbeitsrichtlinien wird das Talentpool nicht nur erweitert, sondern auch vielfältiger.

2. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

‍Zufriedene und motivierte Mitarbeitende erbringen bessere Leistungen und bleiben dem Unternehmen länger treu. Wenn die Unternehmenskultur eine Einstellung wie „Es ist mir egal, ob es fünf Stunden oder drei Stunden gedauert hat, diesen Inhalt zu erstellen. Was zählt, ist, dass die Arbeit erledigt wird und wir Fortschritte machen,“ annimmt, steigert dies die Motivation im Team erheblich.

3. Verbesserte Unternehmensleistung

‍Ein Fokus auf Ergebnisse statt auf starre Zeitpläne fördert Innovation und Resilienz. Mit Flexibilität, Vertrauen und Autonomie fühlen sich die Mitarbeitenden stärker mit dem Unternehmen verbunden und tragen mehr zu dessen Erfolg bei.

Insgesamt ermöglicht eine flexible Arbeitskultur Unternehmen, sich besser an die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden anzupassen, was zu einer produktiveren, zufriedeneren und engagierteren Belegschaft führt.

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Erfolgreiche Implementierung einer flexiblen Arbeitsrichtlinie: Herausforderungen und Lösungen

1. Widerstand des Managements

Trotz der klaren Vorteile flexibler Arbeitsrichtlinien gibt es bei der Implementierung Herausforderungen, insbesondere den Widerstand des Managements. Manager befürchten oft einen Kontrollverlust. Um diesen Bedenken zu begegnen, ist es wichtig, ihre Sorgen zu verstehen: Wovor haben sie Angst? Was glauben sie, wird passieren, wenn sie flexible Arbeitsanfragen für alle genehmigen? Diese Ängste sind oft unbegründet, da Daten zeigen, dass flexibles Arbeiten genauso produktiv, wenn nicht sogar produktiver sein kann und gleichzeitig das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden steigert. Es ist wichtig zu identifizieren, welche Teams am widerständigsten sind, und ihre spezifischen Herausforderungen zu verstehen. Beispielsweise könnten Vertriebs- und Kundenerfolgsteams, die stark kundenorientiert sind, es schwieriger finden, sich an flexibles Arbeiten anzupassen. Zudem fürchten Manager oft die Komplexität der Verwaltung unterschiedlicher Arbeitsmuster. Daher ist es ratsam, eine unternehmensweite flexible Arbeitsrichtlinie anstelle individueller Regelungen zu implementieren, da dies das Management vereinfacht und Konsistenz gewährleistet.

2. Konsistenz in flexiblen Arbeitsregelungen

Die Implementierung einer einheitlichen flexiblen Arbeitsrichtlinie im gesamten Unternehmen kann das Management vereinfachen und Fairness gewährleisten. Dieser Ansatz hilft Managern, Flexibilität leichter zu handhaben, da alle, einschließlich der Manager, denselben Richtlinien folgen. Auch wenn es nicht möglich ist, jede flexible Arbeitsanfrage zu erfüllen, sollte das Ziel sein, so viele Mitarbeitende wie möglich zufriedenzustellen und gleichzeitig die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Es ist entscheidend, diese Bedenken durch Schulungen anzusprechen und die geschäftlichen Vorteile von Flexibilität aufzuzeigen, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.

3. Auswirkungen auf Berufseinsteiger

Junge Fachkräfte benötigen oft mehr Anleitung, und eine strukturierte Einarbeitung sowie regelmäßige Check-ins können helfen, dieses Problem zu mindern. Hier wird Managertraining besonders wichtig. Neue Mitarbeitende oder Hochschulabsolventen können wachsen, lernen und sich an die Arbeit anpassen, wenn sie den richtigen Manager und die richtigen Werkzeuge haben. Ohne angemessene Unterstützung kann dies jedoch eine Herausforderung sein. Zusätzlich ist Transparenz im Einstellungsprozess entscheidend, insbesondere für vollständig remote Positionen. Es ist wichtig, die Kandidaten zu fragen, wie sie sich dabei fühlen würden, ihre Teamkollegen möglicherweise nie persönlich zu treffen, um sicherzustellen, dass sie sich der Anforderungen der Remote-Arbeit voll bewusst sind.

Compliance- und rechtliche Überlegungen zur temporären Arbeit aus dem Ausland

Einer der gefragtesten Aspekte flexibler Arbeitsrichtlinien ist die Möglichkeit, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten. Diese Regelung ist jedoch auch eine der kompliziertesten in Bezug auf Compliance. Glücklicherweise können alle Compliance-Aspekte effektiv verwaltet werden, durch die Definition spezifischer Bedingungen in der Work-from-Abroad-Unternehmensrichtlinie und die Implementierung geeigneter Risikominderungsmaßnahmen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Beantwortung mehrerer wichtiger Fragen zur Erstellung Ihrer Unternehmensrichtlinie.

1. Wie viele Tage pro Jahr dürfen Mitarbeitende im Ausland verbringen?

Dies kann von 10 bis 180 Tagen pro Jahr reichen. Durch die Überprüfung der Richtlinien von über hundert Arbeitgebern hat WorkFlex eine erhebliche Variation festgestellt. Während Adidas beispielsweise 10 Tage erlaubt, gestatten einige Unternehmen bis zu 180 Tage. Ein gängiger Schwellenwert liegt bei etwa 30 Tagen, was viele Mitarbeitende als angenehm empfinden. Mit 30 Tagen können Mitarbeitende mehrere verlängerte Urlaube genießen oder einen ganzen Monat von einem anderen Standort aus arbeiten.

Interessanterweise verhindern Unternehmen mit einer Null-Tage-Regelung nicht unbedingt, dass Mitarbeitende im Ausland arbeiten; es bedeutet oft, dass Mitarbeitende "Hush-Trips" unternehmen, ohne ihre Manager zu informieren, was die Arbeitgeber erheblichen Compliance-Risiken aussetzt. Dies ist nicht die ideale Kultur, die gefördert werden sollte, daher ist es entscheidend, proaktiv mit einer ordnungsgemäßen Richtlinie vorzugehen.

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2. Was ist der geografische Umfang Ihrer Richtlinie für flexibles Arbeiten im Ausland?

Unternehmen wählen in der Regel eine von drei Richtlinien: 1) Beschränkung der Arbeit auf die EU (einschließlich Großbritannien und Schweiz), 2) Erlaubnis für globale Remote-Arbeit, 3) Übernahme eines „EU Plus“-Modells. Das „EU Plus“-Modell erlaubt es Mitarbeitenden, innerhalb der EU und ihrem Heimatland zu arbeiten. Beispielsweise könnte ein Entwickler aus Indien, der im Vereinigten Königreich arbeitet, auch aus Indien arbeiten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass der Vorteil nicht nur für Mitarbeitende gilt, die ihren Urlaub in nahegelegenen europäischen Zielen verlängern möchten, sondern auch für diejenigen mit Familie in anderen Ländern.

3. Was sind die spezifischen Bedingungen und Konditionen für flexibles Arbeiten im Ausland?

Es sollten klare Richtlinien festgelegt werden, an die sich Mitarbeitende beim Remote-Arbeiten halten müssen, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Zum Beispiel sollten Mitarbeitende Folgendes berücksichtigen: was beim Betreten des Ziellandes zu beachten ist, welche Dokumente im Ausland mitzuführen sind, welche Aspekte in Bezug auf Arbeitszeiten, Wochenenden und Feiertage zu beachten sind, um den lokalen Arbeitsgesetzen zu entsprechen, und was in Bezug auf Internet- und Datensicherheit zu beachten ist.

WorkFlex unterstützt seine Kunden bei der Entwicklung von Best-Practice-Richtlinien für das Arbeiten aus dem Ausland und Mitarbeitenden-Richtlinien, um die Compliance zu verwalten. Durch die Bereitstellung fachkundiger Beratung und die Überprüfung der Praktiken anderer Arbeitgeber hilft WorkFlex Unternehmen dabei, die beste Lösung für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

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Praktische Schritte zur Implementierung einer flexiblen Arbeitskultur

Durch das Festlegen klarer Richtlinien und das Ansprechen der oben genannten Compliance-Überlegungen können Unternehmen eine transparente und flexible Arbeitsumgebung fördern. Beginnen Sie mit der Umsetzung einiger erster Schritte:

1. Mitarbeitendenbefragungen durchführen: Verstehen Sie die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden durch Umfragen und Fokusgruppen.

2. Realistische Richtlinien festlegen: Definieren Sie klare und erreichbare Flexibilitätsrichtlinien basierend auf den gesammelten Daten. Berücksichtigen Sie dabei alle Compliance-Risiken und notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung, sowohl für das Arbeiten von zu Hause als auch für die temporäre Arbeit im Ausland.

3. Testphasen einführen: Implementieren Sie die Richtlinien zunächst auf Probe, überprüfen Sie deren Auswirkungen und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

4. Transparente Kommunikation: Kommunizieren Sie die Richtlinien und Erwartungen klar an alle Mitarbeitenden.
Fazit

Eine flexible Arbeitskultur ist nicht nur ein Trend, sondern ein strategischer Ansatz, um eine widerstandsfähige, engagierte und produktive Belegschaft aufzubauen. Durch das Verständnis der wesentlichen Komponenten, die Messung der Flexibilität und die direkte Auseinandersetzung mit Herausforderungen können Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeitenden gedeihen.

Für weitere Einblicke und Unterstützung bei der Entwicklung flexibler Arbeitsrichtlinien können Flexa und WorkFlex helfen. Besuchen Sie Flexas Website, um Ihren aktuellen Flexibilitätswert zu messen und Unterstützung bei der Implementierung oder Verbesserung Ihrer flexiblen Arbeitskultur zu erhalten.

Für die 100% konforme und einfache Verwaltung von Remote-Arbeit im Ausland sowie Best-Practice-Vorlagen für Work-from-Anywhere-Richtlinien wenden Sie sich an das WorkFlex-Team.

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