Unfälle von Mitarbeitern im Ausland: Wie deutsche Arbeitgeber sich vor finanziellen Risiken schützen können

Wenn Mitarbeiter während der Arbeit im Ausland – sei es auf Geschäftsreise oder Workation– Unfälle haben, stellen viele deutsche Unternehmen oft zu spät fest, dass sie erheblichen finanziellen Risiken ausgesetzt sind. Im Folgenden einige realistische Szenarien:

1. Ihr Sales Manager hat während eines Kundentermins in Barcelona einen Autounfall. Die Reisekrankenversicherung übernimmt die sofortige Behandlung im Krankenhaus, jedoch müssen nach der Rückkehr sechs Monate Rehabilitation abgedeckt werden.
2. Oder stellen Sie sich vor, Ihr Software Developer, der zwei Wochen remote von Mallorca aus arbeitet, erleidet einen schweren Sturz an seinem temporären Arbeitsplatz. Der Unfall erfordert sofortige Operationen und später monatelange Physiotherapie.

Egal, ob es sich um eine kurze Geschäftsreise oder eine längere Workation handelt, Arbeitgeber müssen das komplexe Zusammenspiel verschiedener Versicherungsarten und Dokumentationsanforderungen verstehen, um zu verhindern, dass sie in Situationen geraten, in denen sie für langfristige Gesundheitskosten ihrer Mitarbeiter haften. Diese finanziellen Belastungen können von Tausenden bis zu Millionen von Euro betragen.

‍

Das Versicherungsumfeld verstehen

Drei Versicherungsarten sind entscheidend, wenn deutsche Mitarbeiter im Ausland arbeiten:

Zunächst gibt es die Krankenversicherung (gesetzliche oder private Krankenversicherung), die die allgemeine medizinische Versorgung abdeckt, einschließlich akuter Behandlungen wie Krankenhausaufenthalte, Notfallversorgung und erste Nachbehandlungen. Wenn Mitarbeiter im Ausland arbeiten, erfordert diese Versicherung spezielle Dokumentation der Weitergeltung – A1-Bescheinigung oder ein Certificate of Coverage (CoC). Wir werden die entscheidende Rolle dieser Dokumente später im Detail erläutern.

Zweitens gibt es die zusätzliche Reise-Krankenversicherung, die etwaige Lücken in der Akutversorgung schließt, insbesondere in Ländern, in denen die medizinischen Kosten höher sind als die deutschen Standards.

Drittens gibt es die Berufsunfallversicherung, die vor allem über die Berufsgenossenschaft (BG) abgewickelt wird. Diese spezialisierten Versicherungen decken arbeitsbedingte Unfälle und deren langfristige Folgen ab, einschließlich Rehabilitation, Invaliditätsleistungen und möglicher Rentenzahlungen. Es ist entscheidend, ab dem Moment des Unfalls eine detaillierte Dokumentation zu führen, da die BG-Versicherungsträger alle Ansprüche gründlich prüfen, bevor sie eine Deckung gewähren.

‍

Die drei wesentlichen Komponenten

Um kostspielige Konsequenzen durch Mitarbeiterunfälle im Ausland zu vermeiden, müssen deutsche Unternehmen sicherstellen, dass sie drei zentrale Aspekte im Vorfeld klären:

1. Die A1-Bescheinigung/Certificate of Coverage: Entscheidend für den Schutz im Ausland

Das A1-Formular ist ein grundlegendes Element des Arbeitnehmerschutzes im Ausland in Bezug auf die sozialversicherungsrechtliche Absicherung. Dieses Dokument stellt sicher, dass der Sozialversicherungsschutz, einschließlich Kranken- und Unfallversicherung, während der grenzüberschreitenden Arbeit weiterhin gültig bleibt. Ohne dieses Dokument könnten Ansprüche auf Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung bei Arbeitsunfällen im Ausland möglicherweise abgelehnt werden, was Arbeitgeber erheblichen Behandlungskosten und sonstigen damit zusammenhängenden Aufwendungen aussetzen würde.

Die A1-Bescheinigung/CoC ist für alle Arbeiten im Ausland innerhalb der EU/EEA-Staaten und in allen Ländern mit Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland verpflichtend. Sie dient als entscheidender Nachweis dafür, dass der Arbeitnehmer im Rahmen des deutschen Sozialversicherungsrechts abgesichert ist und stellt sicher, dass der Sozialversicherungsschutz auch während der Arbeit im Ausland aufrechterhalten bleibt.

2. Zusätzliche Travel Health Insurance: Schließt die Lücke im Falle einer Notfallversorgung

Während die A1-Bescheinigung/CoC den Krankenversicherungsschutz aufrechterhält, kann dieser in manchen Fällen unzureichend sein. Krankenversicherungen erstatten normalerweise nur die Kosten, die für eine vergleichbare Behandlung im Heimatland anfallen würden, was bei Auslandsbehandlungen zu signifikanten zusätzlichen Eigenanteilen für Patienten führen kann, besonders wenn die Behandlungskosten im Zielland die heimischen Standards übersteigen. Die zusätzliche Reise-Krankenversicherung füllt diese Lücke und sorgt dafür, dass Mitarbeiter die notwendige Notfallversorgung erhalten, ohne dass das Unternehmen unverhältnismäßigen Kosten ausgesetzt wird.

Diese Versicherung gewährleistet bei Unfällen eine prompte Versorgung – von der Notfallbeförderung bis hin zu dringende medizinische Eingriffe zu den vor Ort geltenden Tarifen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass die Travel Health Insurance allein nicht ausreicht, um einen vollständigen Schutz zu gewährleisten.

3. Umfassende Dokumentation: Sichert die BG (Unfall) Versicherung ab

Der wohl wichtigste, aber häufig übersehene Punkt ist die Dokumentation aller Cross-border Arbeitsvereinbarungen. Diese sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, um Unfallversicherungsansprüche bei der Berufsgenossenschaft (BG) geltend zu machen, insbesondere für mögliche Spätfolgen von Arbeitsunfällen.

Das BG-Versicherungssystem erfordert spezifische Unterlagen von zugelassenen Ärzten (D-Ärzte) sowie den Nachweis, dass der Unfall während genehmigter beruflicher Tätigkeit stattgefunden hat. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation, riskieren Unternehmen, die Deckung für möglicherweise umfangreiche Langzeitpflegekosten zu verlieren. Das A1-Zertifikat / Certificate of Coverage trägt dazu bei, dieses Risiko zu minimieren, wie wir in den nächsten Abschnitten näher erläutern werden

‍

Die Folgen unzureichender Absicherung

Wenn diese drei Komponenten nicht richtig organisiert werden, laufen Unternehmen ernsthafte finanzielle Risiken:

• Die volle Verantwortung für Behandlungskosten, die häufig die deutschen Standardsätze übersteigen.
• Langfristige Rehabilitationskosten
• Fortzahlung des Gehalts während der Ruhezeiten
• Kosten für barrierefreie Unterbringung
• Rechtliche Kosten in Deutschland und im Gastland

Die BG-Versicherungsfonds sind bei der Prüfung von Ansprüchen streng und können versuchen, den Versicherungsschutz abzulehnen, wenn nicht ausreichend nachgewiesen wird, dass der Unfall arbeitsbedingt war oder das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin gilt. Diese Prüfung wird noch intensiver bei modernen Arbeitsmodellen wie Workations, bei denen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen können.

‍

Die Lösung: Automatisiertes Compliance-Management

Die manuelle Verwaltung dieser drei wesentlichen Komponenten ist komplex und anfällig für Fehler. Moderne Lösungen von WorkFlex bieten integrierten Schutz für jede Geschäftsreise und Workation, indem sie automatisch folgende Aufgaben übernehmen:

• A1-Bescheinigung/CoC-Generierung und -Management
• Umfassende Reisekrankenversicherung
• Überprüfbare Dokumentation für die BG-Compliance
• Echtzeit-Tracking von Mitarbeiterstandorten und Arbeitsvereinbarungen

Für deutsche Unternehmen, die internationale Arbeitsarrangements nutzen, ist die richtige Versicherung und Dokumentation verpflichtend – sie sind essenziell für den finanziellen Schutz. Indem Sie sicherstellen, dass alle drei Komponenten vor Beginn von Tätigkeiten im Ausland vorhanden sind, schützen Sie Ihre Organisation vor unerwarteten Kosten und gewährleisten gleichzeitig, dass Ihre Mitarbeiter die ihnen zustehende Absicherung gemäß deutschem Recht erhalten.