Warum Arbeitgeber die Verantwortung für die Visa ihrer Mitarbeitenden übernehmen sollten – auch bei Workations

Visa für Workations: Welche Verantwortung tragen Arbeitgeber?

Der Trend flexibler Arbeitsmodelle führt dazu, dass immer mehr Mitarbeitende Reisen mit Remote-Arbeiten kombinieren – sogenannte Workations. Diese Trips, bei denen berufliche Aufgaben mit Urlaubsaktivitäten verbunden werden, werden meist aus privaten Gründen vom Mitarbeitenden selbst organisiert. Doch welche Art von Visum ist dafür erforderlich? Handelt es sich um ein Geschäftsvisum, da aus dem Ausland gearbeitet wird, oder wird ein Arbeitsvisum benötigt? Reicht ein Touristenvisum aus, da die Reise privat motiviert ist? Oder ist ein Visum für digitale Nomaden erforderlich?

Diese Fragen sind nicht nur für Mitarbeitende wichtig, sondern auch für Arbeitgeber, da das eigenständige Management von Visa durch Mitarbeitende erhebliche Risiken mit sich bringen kann. Im Folgenden erklären wir, warum Unternehmen eine aktive Rolle bei der Visa-Compliance übernehmen sollten – auch wenn Workations von Mitarbeitenden persönlich organisiert werden.

1. Rechtliche und Compliance-Aspekte‍

Auch wenn Mitarbeitende entscheiden, remote aus einem anderen Land zu arbeiten, besteht oft eine gesetzliche Verpflichtung, ein spezielles Visum oder eine Arbeitserlaubnis zu beantragen. Einige Länder erlauben es, kurzfristig auf einem Touristenvisum zu arbeiten, andere verlangen ein Visum für digitale Nomaden. In manchen Ländern sind berufliche Tätigkeiten mit einem Touristenvisum jedoch strikt verboten. Verstöße gegen diese Regelungen können erhebliche Folgen haben, wie hohe Geldstrafen, Ausweisung oder Einreiseverbote. Wenn Mitarbeitende ohne das richtige Visum arbeiten, kann auch der Arbeitgeber haftbar gemacht werden. Durch eine genaue Kontrolle der Visa-Prozesse können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie und ihre Mitarbeitenden internationalen Arbeitsgesetzen entsprechen.

2. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen‍

Ein unregulierter oder schlecht gemanagter Workation kann steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Probleme für beide Seiten mit sich bringen. In einigen Ländern könnte die Tätigkeit des Mitarbeitenden als "permanente Niederlassung" des Unternehmens angesehen werden, was zu Steuerverpflichtungen im jeweiligen Land führt. Zudem kann ein falsches Visum unerwartete Sozialversicherungsbeiträge oder andere rechtliche Verpflichtungen für den Arbeitgeber nach sich ziehen. Eine sorgfältige Überwachung des Visa-Antragsprozesses hilft, versteckte Risiken zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

3. Risikominimierung für Mitarbeitende‍

Visa-Vorschriften sind oft komplex und ändern sich häufig, was für Mitarbeitende, die remote im Ausland arbeiten, überfordernd sein kann. Mitarbeitende könnten annehmen, dass sie kein spezielles Visum benötigen, nur um dann bei der Einreise oder während ihres Aufenthalts mit unerwarteten Problemen konfrontiert zu werden. Ein solches Missverständnis kann zu Einreiseverweigerungen, Geldstrafen oder sogar Ausweisungen führen – was auch die betrieblichen Abläufe des Unternehmens beeinträchtigen könnte. Arbeitgeber können dieses Risiko verringern, indem sie den Visa-Prozess für Mitarbeitende überwachen und unterstützen.

4. Sicherstellung der Datensicherheit und Stabilität der Geschäftsabläufe‍

Remote-Arbeit aus dem Ausland kann zusätzliche Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit und den Schutz sensibler Unternehmensinformationen mit sich bringen. Da jedes Land unterschiedliche Datenschutzbestimmungen hat, können Verstöße gegen diese Gesetze zu Datenpannen oder rechtlichen Problemen führen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden die Datenschutzvorgaben des jeweiligen Landes einhalten. Visa-bezogene Probleme könnten auch Projekte verzögern oder die Kontinuität des Unternehmens stören, wenn Mitarbeitende unerwartet festgehalten oder ausgewiesen werden. Durch die Verwaltung des Visa-Prozesses können Arbeitgeber diese Risiken minimieren und die Geschäftskontinuität gewährleisten.

5. Verbesserung des Arbeitgeber-Brandings und Mitarbeitendenbindung‍

Unternehmen, die eine strukturierte und regelkonforme Workation-Politik anbieten, können ihre Arbeitgebermarke stärken und sich als attraktiver Arbeitgeber für Talente positionieren. Flexibilität und Work-Life-Balance sind für viele Mitarbeitende von hoher Bedeutung. Wenn ein Unternehmen Remote-Arbeit unterstützt und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleistet, stärkt dies das Vertrauen der Mitarbeitenden. Eine proaktive Haltung bei der Visa-Verwaltung zeigt, dass das Unternehmen sowohl die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden als auch die gesetzlichen Anforderungen ernst nimmt. Dies führt zu höherer Mitarbeitendenzufriedenheit und stärkt die langfristige Bindung.

Die Verantwortung des Arbeitgebers bei der Visa-Unterstützung‍

Obwohl es verständlich ist, dass der Arbeitgeber nicht die Kosten für das Visum trägt, da Workations aus privaten Gründen erfolgen, trägt er dennoch Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften. Unternehmen sollten mindestens:

• Mitarbeitende über das notwendige Visum für Workations informieren.
• Den Visa-Prozess überwachen und sicherstellen, dass das richtige Visum beantragt wird.
• Gegebenenfalls die Kosten für externe Experten oder Visa-Dienstleister übernehmen, die Mitarbeitende zu den gesetzlichen Anforderungen beraten können.

Durch diese Maßnahmen können Arbeitgeber sich vor rechtlichen Risiken schützen und ihre Mitarbeitenden bei einer reibungslosen und regelkonformen Workation unterstützen. Zur Sicherstellung einer umfassenden Compliance können Unternehmen mit spezialisierten Anbietern wie WorkFlex zusammenarbeiten, die Expertenrat und Visa-Management anbieten. Dies hilft, Risiken zu minimieren und sowohl die Mitarbeitendenzufriedenheit als auch die internationale Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

‍