WorkFlex in Aktion: Wie TIMOCOM mit Workations als Benefit neue Maßstäbe setzt

Über TIMOCOM

TIMOCOM, ein führender digitaler Marktplatz für Transportaufträge und Live-Sendungsverfolgung, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Logistikprozesse seiner Kunden zu optimieren und ihnen Zeit- und Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Doch TIMOCOM stand vor einer Herausforderung: die Einführung von Workations, um den wachsenden Wunsch nach Remote-Arbeit zu erfüllen und gleichzeitig die komplexen rechtlichen Anforderungen einer internationalen Belegschaft zu berücksichtigen.  

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🔥 Herausforderung

Bei der Einführung von Workations stand TIMOCOM vor einer Reihe von Herausforderungen und Hindernissen, die es zu bewältigen galt:  

- Wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland: Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie äußerten die Mitarbeiter den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten von zu Hause aus. Diese wachsende Nachfrage nach mobilem Arbeiten im Ausland stellte TIMOCOM vor die Herausforderung, geeignete Lösungen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu finden.

- Vielfältige internationale Belegschaft: TIMOCOM hat eine vielfältige Belegschaft mit Mitarbeitenden aus mehr als 34 Nationen. Daraus ergaben sich komplexe rechtliche Anforderungen, darunter Steuergesetze, Sozialversicherung Vorschriften, Arbeitsgesetze sowie Aufenthalts- und Visabestimmungen. Die Bewältigung dieser rechtlichen Fragen und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften waren eine große Herausforderung für das Unternehmen.  

- Bedenken hinsichtlich der Compliance-Risiken: Aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern war es für TIMOCOM schwierig, Workations anzubieten, ohne gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung war eine komplexe Aufgabe.  

- Operative Überlegungen: TIMOCOM musste auch operative Aspekte des Workation Management berücksichtigen. Dazu gehörte die Festlegung der Anzahl der angebotenen Tage für workations, die Unterstützung von Mitarbeitenden mit Familienangehörigen und Zweitwohnsitzen im Ausland sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs während der Abwesenheit von Mitarbeitenden.

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💡Lösung

TIMOCOM entschied sich für WorkFlex als Software für das Workation Management:  

- Employer Branding: Die Einführung von globalen Workations spielte eine maßgebliche Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Durch diese innovative Arbeitsform konnte das Unternehmen seine Attraktivität und seinen Ruf als moderner und fortschrittlicher Arbeitgeber stärken.  

- Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Nach einer internen Umfrage zeigte sich, dass mehr als 50% der Mitarbeiter großes Interesse an der Nutzung von Workations hatten. Die Lösung von WorkFlex erfüllte genau die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach Flexibilität und einer ausgewogenen Work-Life-Balance.  

- Fachkräftemangel: Als IT-Unternehmen war TIMOCOM kontinuierlich auf der Suche nach qualifizierten IT-Fachkräften. Die Möglichkeit von Workations positionierte das Unternehmen als äußerst attraktiven Arbeitgeber auf dem Markt, was wiederum dabei half, hochqualifizierte Talente anzuziehen.

- Compliance Support & Liability: WorkFlex provided clear assessments of compliance risks for each individual application & handled all complex compliance tasks such as the creation of A1 certificates and the provision of comprehensive travel insurance for all employees. In the event of complications, WorkFlex took care of the financial liability as well as professional support with official procedures. This gave TIMOCOM the confidence to easily send employees worldwide without having to worry about legal stumbling blocks.

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📈 Erfolgsmessung

Die Erfolgsmessung der Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM basierte auf verschiedenen Indikatoren:  

- Verbesserung des Employer Branding: Workations spielten eine bedeutende Rolle bei der Steigerung der Arbeitgebermarke von TIMOCOM. Die Flexibilität und die Unterstützung der Work-Life-Balance durch WorkFlex trugen dazu bei, das Unternehmen als modernen und mitarbeiterorientierten Arbeitgeber zu positionieren.  

- Steigerung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Die Mitarbeiter waren begeistert von der Möglichkeit, Workations zu nutzen, um ihre Familie häufiger zu sehen und ihre Work-Life-Balance zu verbessern. Die positive Rückmeldung der Mitarbeiter bestätigte den Erfolg der Maßnahme. Die jährlichen Mitarbeiterbefragungen zeigten nach der Implementierung von WorkFlex eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit . Die flexible Arbeitsgestaltung und die Möglichkeit, Workations zu nutzen, trugen zur Bindung und Motivation der Mitarbeiter bei.    

- Erfolg bei der Rekrutierung: Als IT-Unternehmen profitierte TIMOCOM von Workations als attraktivem Angebot für potenzielle Fachkräfte. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten und Workations zu nutzen, half dabei, qualifizierte IT-Talente schneller anzuziehen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.  

- Zeit- und Ressourcenersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit WorkFlex musste TIMOCOM keine wertvollen Ressourcen für die Recherche und Abwicklung der komplexen Prozesse aufwenden. Eine intensive Recherche sowie der Einsatz teurer (Steuer-)Anwälte war nicht mehr erforderlich. Dadurch wurden sehr viele Kosten gespart. Zudem konnten die automatisierten Prozesse und die Unterstützung durch WorkFlex den Aufwand für die Abwicklung und Verwaltung von Workations erheblich senken. Es gibt nun für jeden Antrag für mobiles Arbeiten im Ausland gibt es einen klaren Prozess. Die intuitive und benutzerfreundliche WorkFlex-Plattform ermöglichte es jedem Mitarbeiter, den Prozess mühelos zu durchlaufen und die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Der Aufwand für das Timocom hat sich auf 10 Minuten pro Woche reduziert. Diese Effizienzsteigerung ermöglichte es TIMOCOM, sowohl Zeit als auch Ressourcen einzusparen und diese für andere wichtige Projekte zu nutzen.

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Die Einführung von WorkFlex bei TIMOCOM brachte revolutionäre Veränderungen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes. Workations ermöglichten es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitsumgebung flexibler zu gestalten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Durch die Unterstützung von WorkFlex bei rechtlichen und Compliance-Anforderungen konnte TIMOCOM die Anfragen für mobiles Arbeiten im Ausland für seine internationale Belegschaft problemlos verwalten und gleichzeitig Compliance-Risiken minimieren. Die positiven Auswirkungen von Workations auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Employer Branding und die Talentgewinnung waren deutlich spürbar. TIMOCOM konnte wertvolle Ressourcen einsparen und die Effizienz steigern, während WorkFlex Transparenz, Risikobewertung und eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung stellte. Insgesamt hat die Zusammenarbeit von TIMOCOM und WorkFlex gezeigt, wie Workations die Arbeitswelt transformierenkönnen und einen echten Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bieten.

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