Das neue Entsendemeldungsportal der EU: Ein Meilenstein für Compliance und Kontrollen

Die Europäische Kommission hat kürzlich Pläne für ein einheitliches Portal zur Meldung von Entsendungen angekündigt – ein bedeutender Wendepunkt für das Management grenzüberschreitender Arbeit in der EU. Während diese Initiative eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands verspricht, verdeutlichen die aktuellen Kosten und Komplexitäten, warum Unternehmen jetzt effiziente Lösungen benötigen.

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Die wahren Kosten der Entsendekompatibilität

Die Zahlen sind beeindruckend: Studien zeigen, dass Unternehmen typischerweise zwischen 150 und 200 Euro pro Entsendung allein für Verwaltungskosten ausgeben. Für die deutsche Maschinenbauindustrie summiert sich dies auf mindestens 31 Millionen Euro pro Jahr für ihre 205.000 registrierten Entsendungen. Diese Kosten setzen sich aus drei Hauptkomponenten zusammen:

• 17% für das Sammeln und Erheben von Daten
• 33% für die Eingabe von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten
• 51% für die Erstellung und Übersetzung von Dokumenten

Die Bearbeitungszeiten variieren innerhalb der EU erheblich. Während estnische Meldungen nur 21 Minuten benötigen, dauern italienische Einreichungen 61 Minuten, griechische sogar bis zu 87 Minuten. Multipliziert mit Hunderten oder Tausenden von Entsendungen wird der Ressourcenaufwand schnell deutlich.

WorkFlex hat diesen Prozess durch intelligente Automatisierung revolutioniert. Unsere Plattform analysiert automatisch den Bedarf für EU-Meldungen bei eingehenden Dienstreiseanfragen, sammelt die erforderlichen Daten und reicht die Meldungen ein – ganz ohne manuelle Eingriffe. Dabei passt das System jede Meldung an die länderspezifischen Anforderungen an, wodurch keine internen Experten für nationale Regelungen benötigt werden.

Was traditionell zwischen 20 Minuten und 1,5 Stunden pro Einreichung dauert, kann mit WorkFlex automatisch abgeschlossen werden – mit minimalem Aufwand über die ursprüngliche Reiseanfrage hinaus. Dadurch sinken die Kosten pro Entsendung deutlich unter den Branchendurchschnitt von 150–200 Euro, während vollständige Compliance in allen EU-Ländern sichergestellt wird.

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Die digitale Transformation der Kontrolle

Das neue Portal soll die Belastungen durch Standardisierung um bis zu 73 % senken, schafft jedoch gleichzeitig beispiellose Transparenz für Behörden. Durch die Zentralisierung der Daten über das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI) erhalten Arbeitsinspektoren leistungsstarke Werkzeuge zur Identifizierung und Untersuchung nicht konformer Unternehmen. Laut Kommission wird das System „zum Schutz der entsandten Arbeitnehmer beitragen“ durch „wirksame und angemessene Kontrollen“.

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Warum das jetzt wichtiger ist als je zuvor

2022 verzeichnete die EU etwa 1,9 Millionen entsandte Arbeitnehmer mit 2,3 Millionen Meldungen und 4,7 Millionen einzelnen Entsendungen. Diese Zahlen stiegen von 2021 bis 2022 um 14 % (ohne Straßenverkehr) – ein klares Zeichen für die zunehmende Komplexität. Obwohl das neue System den Prozess vereinfachen soll, bleibt die zentrale Herausforderung für Unternehmen, die erforderlichen Informationen effizient zu sammeln und zu verwalten.

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Die versteckte Komplexität

Trotz der angestrebten Vereinfachung bleiben die grundlegenden Compliance-Anforderungen bestehen. Unternehmen müssen weiterhin:

• Alle grenzüberschreitenden Bewegungen genau nachverfolgen
• Umfangreiche Dokumentationen gemäß den Anforderungen der Mitgliedstaaten erstellen
• Echtzeit-Compliance mit variierenden nationalen Vorschriften sicherstellen
• Prüfbare Aufzeichnungen führen
• Übersetzungen und lokale Anforderungen managen

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Die Lösung: Automatisierung und Zentralisierung

Hier kommen moderne Plattformen wie WorkFlex ins Spiel. Durch die Automatisierung von Datenerhebung, Einreichungen und zentralisierte Dokumentation hilft WorkFlex Unternehmen, ihre Entsendekosten deutlich unter den aktuellen Durchschnitt von 150–200 Euro pro Entsendung zu senken. Unsere Plattform eliminiert die manuelle Dateneingabe und gewährleistet eine konsistente Compliance in allen EU-Ländern – heute und in der Zukunft.

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Strategischer Weitblick: Handeln Sie jetzt

Die Einführung des Portals bis 2026 und darüber hinaus zeigt klar: Die Zukunft der Kontrolle ist digital. Unternehmen, die ihre Compliance-Ansätze nicht modernisieren, riskieren in diesem neuen digitalen Umfeld verstärkte behördliche Prüfungen.

Die Umstellung auf digitale Kontrolle bedeutet, dass ein „Abwarten und Tee trinken“-Ansatz nicht mehr tragfähig ist. Da Behörden bessere Werkzeuge für Überwachung und Durchsetzung erhalten, werden die Kosten für Nichteinhaltung wahrscheinlich die Investitionen in professionelle Managementsysteme bei Weitem übersteigen.

Für Unternehmen, die in der EU grenzüberschreitend tätig sind, sollte diese Entwicklung ein Weckruf sein, ihre Strategien zur Entsendekompatibilität zu überdenken. Die Frage ist nicht mehr, ob man sich konform verhält, sondern wie man dies effizient in einem zunehmend digitalen Umfeld umsetzt.

Mit Lösungen wie WorkFlex können Unternehmen den derzeitigen administrativen Aufwand in einen optimierten, kosteneffizienten Prozess umwandeln und gleichzeitig sicherstellen, dass sie den sich entwickelnden Vorschriften vollständig entsprechen.