Wie WorkFlex mit den EU- Meldungen für sogenannte Posted Workers umgeht

Meldungen über entsandte Arbeitnehmer – oder PWD Meldungen – sind Meldungen basierend auf der EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (PWD). Diese Meldungen sind notwendig, wenn Arbeitnehmer vorübergehend im Rahmen einer Dienstleistung in einem anderen Land der EU/EFTA-Region tätig sind.

Der Zweck der PWD- Meldungen ist es, die lokalen Behörden darüber zu informieren, dass Arbeitnehmer in ihrem Gebiet Dienstleistungen erbringen. Im Falle von Arbeitskontrollen und -inspektionen ist der Nachweis der PWD-Meldung erforderlich. Zudem müssen einige lokale Arbeitsbedingungen eingehalten werden (z.B. hinsichtlich Arbeitszeiten, gleicher Bezahlung und Urlaubsanspruch). Das Unterlassen der Meldepflichten kann mit Geldstrafen von bis zu 5.000 € geahndet werden. Des Weiteren kann die Missachtung von lokalen Arbeitsbedingungen nicht nur zu Geldstrafen im Wert von mehreren Tausend Euro führen, sondern auch zu Sanktionen, wie mehrjährigen Geschäftsbeschränkungen oder sogar zu Haftstrafen.

Der PWD-Meldeprozess unterscheidet sich von Land zu Land. Auch der spezifische Inhalt der Meldung sowie der Einreichungsvorgang bei den örtlichen Behörden variieren. Während die meisten Länder Online-Portale oder digitale Verfahren zur Einreichung von PWD-Meldungen anbieten, ist dies nicht in allen Ländern der Fall. Außerdem kann der Prozess in einigen Ländern so kompliziert sein, dass es für Personen, welche die lokale Sprache nicht beherrschen, nahezu unmöglich ist, die PWD-Meldungen erfolgreich abzuschließen.

WorkFlex ist eine umfassende Softwarelösung, die die Einhaltung von Vorschriften für Remote-Work administriert. Im Rahmen des automatisierten Ablaufs kümmert sich WorkFlex um die PWD-Meldungen als Teil des Reise-Managements.

So funktioniert es: Sobald die Details einer Geschäftsreise in der WorkFlex-Plattform eingegeben werden, prüft das System automatisch, ob für das Reiseziel eine PWD-Meldung erforderlich ist. Ist dies der Fall, wird der länderspezifische Prozess umgehend eingeleitet. Die Bestätigung über die erfolgte Meldung wird dann noch vor Reiseantritt in der WorkFlex-Plattform hochgeladen.

Die umfangreiche Reisemanagement-Logik von WorkFlex berücksichtigt nahezu alle Länder, in denen PWD-Meldungen notwendig sind. Dadurch ist in 98% aller Fälle sichergestellt, dass die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter vollständig compliant sind.