Grenzgänger, Grenzpendler und Mehrstaatler: Herausforderungen und Lösungen von Commuter Management

Was ist ein Commuter?

Ein Commuter ist eine Person, die in einem Land lebt und in einem anderen Land arbeitet. Diese Regelung umfasst oft tägliche oder wöchentliche Fahrten zwischen den Ländern. Der Status eines Commuters kann erhebliche Auswirkungen auf steuerliche Verpflichtungen und die Sozialversicherung haben, die je nach Kombination der Länder und der Verteilung der Arbeitstage variieren können.

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Herausforderungen bei der Verwaltung von Commutern

Die Verwaltung von Commutern stellt für Unternehmen erhebliche Herausforderungen dar. Früher war der Alltag für Commuter einfach: ins Auto steigen, zur Arbeit fahren und am selben Tag nach Hause zurückkehren. Diese Routine hat sich jedoch stark verändert. Heute arbeiten viele Pendler an manchen Tagen von zu Hause, übernachten im Land ihres Arbeitgebers oder sind auf Geschäftsreisen. Daher wird es zunehmend wichtiger, die Tage zu erfassen, die in den verschiedenen Ländern verbracht werden, um steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen zu berücksichtigen.

HR-Abteilungen stehen oft vor der Herausforderung, den Standort dieser Mitarbeiter genau zu erfassen. Selbst wenn dies gelingt, ist es schwierig zu verstehen, wie die tatsächliche Anwesenheit den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Status des Commuters beeinflusst. Die Vorschriften in diesem Bereich sind komplex. Der Mangel an Tracking-Daten und die Vielfalt der Vorschriften führen zu Compliance-Risiken. Zudem fühlen sich Commuter oft unzureichend informiert und wissen nicht genau, was von ihnen erwartet wird oder wo sie sich aufhalten sollen.

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Compliance-Herausforderungen für Commuter

1. Sozialversicherung

Es ist kompliziert zu bestimmen, ob ein Commuter Sozialversicherungsbeiträge im Arbeitsland, im Heimatland oder möglicherweise in beiden zahlen muss. Dies hängt von spezifischen Vereinbarungen zwischen den beiden Ländern, dem Vertragsstatus und der tatsächlichen Anzahl der Tage ab, die in jedem Land verbracht werden. Falsche Zahlungen können zu erheblichen administrativen Aufwänden führen, um bereits gezahlte Beiträge zurückzufordern und rückwirkend Beiträge im anderen Land zu leisten. Innerhalb der Europäischen Union konnten Commuter früher im Arbeitsland versichert bleiben, solange sie maximal 25 % von zu Hause arbeiteten. In den letzten Jahren haben mehr als 20 EWR-Länder ein Rahmenabkommen über grenzüberschreitendes Telearbeiten innerhalb der EU/EWR/Schweiz abgeschlossen, das am 1. Juli 2023 in Kraft trat. Commuter zwischen Ländern, die beide dieses Abkommen unterzeichnet haben, können bis zu 50 % im Heimatland arbeiten und bleiben dennoch sozial versichert im Arbeitsland.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Commuter diese Werte nicht überschreiten.  Eine zusätzliche Herausforderung bei der Verfolgung der Arbeitstage entsteht, wenn Mitarbeiter zu anderen Zielen reisen – sei es für Geschäftsreisen oder Arbeiten von beliebigen Orten aus. Tage an Zielen außerhalb des Arbeits- und Heimatlandes sollten ebenfalls in das Gesamtkonto der Arbeitstage des Mitarbeiters einfließen und hinsichtlich sozialversicherungsrechtlicher Auswirkungen berücksichtigt werden.

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2. Steuern

Der Steuerstatus von Commutern kann noch komplexer sein als ihr sozialversicherungsrechtlicher Status. Grundsätzlich legen Doppelbesteuerungsabkommen fest, dass Einkünfte aus Beschäftigung in dem Land besteuert werden müssen, in dem die Arbeitsleistung erbracht wird. Für Commuter bedeutet dies, dass Arbeitstage im Arbeitsland dort versteuert werden müssen und Arbeitstage im Heimatland im Heimatland versteuert werden müssen. Dies führt zu einer sogenannten Split-Payroll. Ohne eine genaue Nachverfolgung der tatsächlichen Arbeitsorte ist es unmöglich, eine Split-Payroll compliant durchzuführen.

Einige Doppelbesteuerungsabkommen enthalten spezielle Regelungen für Commuter. Beispiele hierfür sind die Abkommen zwischen Deutschland und Österreich  sowie Deutschland und Luxemburg. Diese speziellen Regelungen ermöglichen es Commutern unter bestimmten Bedingungen, dass ihr Einkommen nur im Arbeitsland versteuert wird. Diese Bedingungen variieren je nach Abkommen.

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WorkFlex-Lösung

WorkFlex hat eine automatisierte Softwarelösung entwickelt, die das Management von Commutern für HR-Teams optimiert und gleichzeitig das Erlebnis für die Commuter verbessert.

Mit unserer Lösung erhalten Arbeitgeber:

• Laufende Compliance basierend auf Echtzeitdaten zur Anwesenheit von Commutern
• Proaktive Warnungen bei drohender Nichteinhaltung
• Einfache Nachverfolgung und Berichterstattung

Das Ziel der WorkFlex-Lösung besteht darin, die Anwesenheit von Mitarbeitern in ihren Heimat- und Beschäftigungsländern oder an anderen Standorten wie Reisezielen oder Orten für Arbeiten von überall aus kontinuierlich zu verfolgen sowie ihren steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Status fortlaufend zu bewerten. WorkFlex hilft sowohl HR als auch den Commutern dabei zu verstehen, ob und wie sich die tatsächliche Anwesenheit auf das Sozialversicherungsland und/oder die Gehaltsaufteilung auswirken sollte.

Zwei Hauptindikatoren werden kontinuierlich überwacht:

• Steuerliche Compliance: Diese Kennzahl bewertet die Genauigkeit des gemeldeten Steuerstatus (Gehaltsaufteilung) der Commuter im Vergleich zu ihrer tatsächlichen und prognostizierten Anwesenheit in jedem Land. Sie bestimmt, wo Beschäftigungssteuern gezahlt werden sollten – ob im Heimatland oder Arbeitsland oder aufgeteilt zwischen beiden (mit spezifischen Prozentsätzen). Diese Bewertung hilft sicherzustellen, dass internationale Steuervorschriften eingehalten werden.
• Sozialversicherungsstatus: Dieser Indikator überprüft, ob das Land, in dem der Commuter sozial versichert ist, tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Er vergleicht den vom Arbeitgeber oder Mitarbeiter beanspruchten Status (ob er dem Heimat- oder Arbeitsland zugeordnet ist) mit der tatsächlichen Zeit des Mitarbeiters sowie mit den erwarteten zukünftigen Aufenthalten in jedem Land.

Mit der WorkFlex-Lösung können HR-Teams mühelos durch die Herausforderungen des Managements von Commutern navigieren. Unsere Plattform vereinfacht den Prozess durch automatische Überwachung rechtlicher Anforderungen in verschiedenen Ländern und stellt sicher, dass alle Daten zur Anwesenheit von Commutern genau erfasst werden. Das bedeutet weniger administrativen Aufwand für Ihr Team und mehr Zeit für strategische Initiativen. Vertrauen Sie WorkFlex zur Optimierung Ihres Pendlermanagements und zur Verbesserung der Compliance – so können Sie Top-Talente in einer globalisierten Belegschaft gewinnen und halten.