Mobiles Arbeiten im Ausland: Wie Enpal eine einfache Lösung für ein komplexes Problem fand

Enpal ist eine B2C-Unternehmensgruppe für die Installation von Solarmodulen mit Hauptsitz in Berlin, die mit zahlreichen Herausforderungen im Personalwesen konfrontiert ist. Daher sind sie sehr daran interessiert, Lösungen zu finden, die ihre Arbeitslast und ihre Prozesse erleichtern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Vorschriften vollständig einhalten. Kurz gesagt: Sie brauchen Einfachheit, wo immer sie sie bekommen können!

Kontext

Mobiles Arbeiten im Ausland Arbeit ist eine komplexe rechtliche Angelegenheit. Sicher, aus der Sicht des Arbeitnehmers scheint es einfach zu sein, vom Ausland aus zu arbeiten: ein Computer und das Internet reichen aus, um die Arbeit zu erledigen! Die andere (HR-)Seite ist jedoch komplexer und erfordert eine Menge juristischen Hintergrund, um die neue Art des Arbeitens zu ermöglichen. Unternehmen auf der ganzen Welt stehen vor einem Eisberg, wenn es um dieses Thema geht, und so auch Enpal. Vor allem wollte die Gruppe bei den von ihr angebotenen Benefits für Mitarbeitende wettbewerbsfähig bleiben, aber auch nicht übertreibe und später von unangenehmen steuerlichen Herausforderungen überrascht werden.

Herausforderung

Angesichts der Pandemie haben die Arbeitnehmer ihr Bedürfnis geäußert, für längere Zeit von ihrem Heimatland aus zu arbeiten oder generell die Möglichkeit zu haben, aus dem Ausland zu arbeiten. In der Tat, ein modernes Problem für eine moderne Unternehmensrichtlinie. Nach der Einführung der Unternehmensrichtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland und der Möglichkeit, einige Zeit im Ausland zu arbeiten, insbesondere vor Weihnachten, erhielt Enpal immer mehr Anfragen von seinen Mitarbeitenden. Da die Personalabteilung über keinerlei rechtliche Kenntnisse in dieser Angelegenheit verfügte, musste sie sich mit Anwälten für Steuer- und Arbeitsrecht in Verbindung setzen: Sie brauchten das rechtlichen Wissen sowie Kenntnisse über mögliche Compliance-Risiken, um die erforderliche Flexibilität bieten zu können.

Prozess

Um ein allgemeines Verständnis für die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten aus dem Ausland zu erhalten, hat Enpal Anwälte für Arbeitsrecht konsultiert. Die Mitarbeitenden mussten einen Antrag über ein PDF-Formular einreichen, welches dann manuell geprüft wurde: ein ziemlich komplexer und sehr zeitaufwändiger Prozess. Enpal hat nun die Basis, um eine starke Unternehmensrichtlinie zu erstellen, und die Mitarbeitenden können ohne Probleme und viel Aufwand einen Antrag für mobiles Arbeit im Ausland stellen. Eine automatische Risikobewertung und die Beantragung von Sozialversicherung Bescheinigungen sorgen dafür, dass die Risiken für die Einhaltung der Vorschriften begrenzt sind. Der Prozess ist effizient, transparent und für alle Beteiligten im Unternehmen einfach zu handhaben.

Vorteile

• Zeitersparnis
• Kosteneffizient im Vergleich zu den Kosten für Leistungen von Steueranwälten
• Starke Leistungen für Arbeitnehmer
• Los geht's! Der Grundstein für eine unternehmensweite Richtlinie für Arbeiten aus dem Ausland wird gelegt

"Vor der Pandemie haben wir gar nicht über die Möglichkeit, flexibel aus dem Ausland zu arbeiten, nachgedacht. Es war eine ziemliche Herausforderung, all die plötzlich eingehenden Anträge für das Arbeiten im Ausland zu bearbeiten. Mit WorkFlex können wir unseren Mitarbeitenden nun die Möglichkeit bieten, über eine einfach zu bedienende Software einen Antrag für eine Workation zu stellen. Jetzt kann ich getrost sagen, dass wir ein gut aufgestelltes Unternehmen sind, wenn es um Arbeit im Ausland geht.

Sophie Kostka, ehemals Head of HR Operations & Culture bei Enpal

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